คอมพวเตอรเบองตน ฉบบปรบปรงป ๒๕๕๒

โดย กวก.สอ.ทอ.

1

ค าน า

หนงสอคอมพวเตอรเบองตนฉบบปรบปรงป ๒๕๕๒ นน เปนหนงสอทเขยนขนมาเพอใชเปนต าราในการสอบเลอนฐานะจาก น.ประทวน เปน น.สญญาบตร ในสวนสายวทยาการสอสารอเลกทรอนกส

หนงสอเลมนมเนอหาเรยงจากงายไปยาก มการอธบายวธการใชเปนขนตอนพรอมภาพหนาจอและตวอยางการใชประกอบ งายตอการเรยนร สามารถใชคนควาอางองไดตามสมควร

ขอขอบคณ ทมงานฝายวชาการทกทานทชวยกน ปรบปรงเรยบเรยง ตลอดจนการจดพมพรปเลมจนแลวเสรจเปนทเรยบรอย และขอขอบคณทานผอาน หวงเปนอยางยงวาหนงสอเลมนคงจะมประโยชนส าหรบทานตามสมควร หากพบขอบกพรองผดพลาดในหนงสอเลมน หรอมขอแนะน าใดๆ กรณาแจงใหผเขยนทราบจกเปนพระคณอยางสง

เรยบเรยง และท ารปเลม ร.อ. วรพจน โชคนาคะวโร วศวกร ผวรอ.กวก.สอ.ทอ. เรยบเรยง ร.อ. จตรนต เพงฉย วศวกร ผวคพ.กวก.สอ.ทอ. เรยบเรยง ร.อ. มงคล จ านงคศร วศวกร ผวสท.กวก.สอ.ทอ.

2

สารบญ หนา

บทท 1 การใช Microsoft Windows XP 3 บทท 2 การใช Microsoft Word 7 บทท 3 การใช Microsoft Excel 41

3

บทท 1 การใช Microsoft Windows XP

การเขาส Microsoft Windows XP

การใชเครองคอมพวเตอรส าหรบท างานใด ๆ กอนใชจะตองรนระบบปฏบตการกอนเสมอ ส าหรบเครองคอมพวเตอรทมระบบปฏบตการ Windows XP กเชนเดยวกน ถาตองการใชระบบปฏบตการ ผใชจะตองท าการตดตงระบบปฏบตการ Windows XP ลงบนฮารดดสกของเครองใหเรยบรอยกอน และเนองดวย Windows XP นนสนบสนนการท างานของผใชหลายๆคนซงสามารถแบงกนใชงานเครองคอมพวเตอรเครองเดยวกนได ดงนนกอนเขาสระบบ Windows XP จะตองมการ Log On ส าหรบผใชแตละคนกอน จงจะสามารถเขาไปท างานกบเครองคอมพวเตอรได ซงจะใชงานไดตามขนตอนดงน

1. หลงจากการเปดสวตซเครองจะเขาสขนตอนการบตระบบ

2. เมอเขาสระบบปฏบตการ Windows XP แลวจะพบกบหนาจอแรกทเรยกวา Welcome Screen ใหเราคลกเลอก User Account ทตองการเขาใชงาน

3. จะปรากฏชองใหเราใสพาสเวรดในกรณทไดท าการตงพาสเวรดไวกใหปอนพาสเวรดลงไป แตหากในกรณทไมไดตงพาสเวรดเอาไวกใหคลกผาน หรอEnter เพอ Log On เขาใชงาน Windows XP

การ Log On เขาส Windows XP

2. คลกเลอก User Accounts 3. พมพรหสผาน

4

การปด Microsoft Windows XP เมอตองการออกจาก Windows XP จ าเปนตอง Shut Down Windows กอนทจะปดเครองคอมพวเตอร ทงนเพอปองกนปญหาท

อาจเกดขนกบระบบวนโดวหรอฮารดดสก การ Shut Down Windows ท าไดตามขนตอนดงน

1. คลกทปม Start > Turn Off Computer

2. คลกปม เพอท าการปด Windows XP อยางถกวธ

การปด Windows XP

พนฐานการใชงานเมาส เมาสเปนอปกรณทใชชและควบคมสงตาง ๆ ในจอภาพ โดยทมตวแทนของต าแหนงช เรยกวา " ตวชเมาส " ซงมสญลกษณตาง ๆ

มากมาย ตามรปแบบของการใชงานในขณะนน ซงการใชงาน Windows XP นนมดงน 1. การเลอนเมาส เพอส าหรบเลอนเมาสในมอเรา เพอเลอนตวชเมาสไปยงต าแหนงตาง ๆ บนจอภาพ 2. การคลก สามารถท าไดโดยการเคาะปมเมาสดานซาย 1 ครงเทานน 3. สวนค าสงคลกขวา เปนการเคาะปมเมาสดานขวา 1 ครง 4. การแดรกเมาสคอ การกดปมเมาสดานขวาหรอดานซายคางไว แลวเลอนตวชเมาสไปยงต าแหนงตาง ๆ โดยยงกดเมาสดานขวา

หรอดานซายคางอยเมอถงทหมายแลวกปลอยเมาสทเรากดคางไว 5. การดบเบลคลกคอ การคลกเมาส 2 ครงตดกนเรว ๆ นนเอง

1. คลกทปม Start > Turn Off Computer

2. คลกปม Turn Off

5

การจดการกบไฟล และโฟลเดอร การจดเกบขอมลใน Windows XP มลกษณะคลายกบการจดเกบแฟมเอกสาร โดยขอมลตาง ๆ จะถกจดเกบอยในรปแบบของไฟล ( File) หากผใชมไฟลจ านวนมากและไฟลทงหมดถกจดเกบไวในทเดยวกนจะท าใหเปนอปสรรคตอการคนหาหรอเรยกใชไฟล เนองจากไฟลตางๆ เหลานนถกเกบปะปนกน ดงนนเพอใหงายตอการคนหาหรอน าไฟลมาใช ผใชควรมการจดแบงเนอทในการจดเกบขอมลใหเปนหมวดหม โดยจดใหกลมงานทมความเกยวของกนมารวมไวในโฟลเดอร ( Folder ) เดยวกน ซงเปรยบเสมอนการน าเอกสารมาจดเกบลงในแฟมนนเอง องคประกอบของไฟล

ใน Windows XP จะแทนไฟลตาง ๆ ดวยสญลกษณภาพทเรยกวาไอคอน โดยอนญาตใหสามารถตงชอไฟลไดยาวถง 255 ตวอกษร ตามดวยสวนขยายระบประเภทของไฟลอก 3 ตวอกษร

การจดการกบไฟลและโฟลเดอร การจดเกบไฟลขอมลตางๆ ทมความเกยวของกนในโฟลเดอรนน หากขอมลในโฟลเดอรยงมจ านวนมาก ซงอาจสงผลใหเกดความยงยากตอการคนหาไฟลเพอเรยกใชงาน ผใชสามารถทจะท าการสรางโฟลเดอรยอยลงไปจากโฟลเดอรเดมเพอท าการแบงขอมลลงในโฟลเดอรยอยนน ๆ

การเปดดไฟลและโฟลเดอรดวย My Computer

ใน Windows XP ไดมการเปลยนแปลงรปแบบของ My Computer โดยมการเปลยนในสวนของไอคอนเพอเพมความสวยงามรวมไปถงการเพมเมนทางดานซายเพอความสะดวกรวดเรวในการเขาถงสวนตางๆ ใน Windows XP มากขน

การใช My Computer เพอเปดดไฟลถอเปนอกวธทงายตอการใชงาน มการแสดงการเกบไฟลและโฟลเดอรโดยการอางองจากไดรฟ ซงเปนสวนทสามารถเขาถงอปกรณตางๆ รวมทงระบบไฟลทถกจดเกบไวในเครอง มขนตอนการเปดดไฟลดงน

1. คลกปม Start > My Computer 2. ดบเบลคลกเพอเลอกไดรฟทตองการเปด 3. ดบเบลคลกโฟลเดอรหรอไฟลขอมลทตองการเปด

การเรยกใชงาน My Computer

1. คลกปม Start > My Computer

6

การท างานกบหนาตางโปรแกรม วนโดวส ( Windows ) หมายถงหนาตางหรอจอภาพของโปรแกรมใดโปรแกรมหนงทเราเรยกขนมาซงในหนาจอหนง ๆ สามารถเปดขนมากโปรแกรมกได และเมอเปดหลายโปรแกรมจงมหลายวนโดวสหลงจากเปดขนมาแลวเรากสามารถจดการกบวนโดวสเหลานนไดไมวาจะเปนการควบคมวนโดวส การปรบขนาดของวนโดวส การเคลอนยายวนโดวส การจดเรยงวนโดวส ซงมขนตอนการจดการโดยแยกเปนประเภทดงน

ปมควบคมวนโดวส

ปม ชอปม ผลของการใชงาน

ปมยบ ( Minimize )

เปนปมส าหรบยบโปรแกรมซอนเปนไอคอนเลก ๆ อย แถบงานหรอทาสกบาร ในชวงเวลาทไมตองการใชงาน โดยเมอใดทใชงานกน าเมาสไปคลกทไอคอนนนกเปดเปนวนโดวส

ปมยอหรอคนขนาด ( Restore ) เปนปมส าหรบยอหรอคนขนาดวนโดวสใหมขนาดเทา เดมกอนหนาการยบ (Minimize) หรอขยาย (Maximize)

ปมขยาย ( Maximize ) เปนปมส าหรบขยายวนโดวสใหมขนาดใหญทสด หรอเตมหนาจอภาพ

ปมปด ( Close ) เปนปมส าหรบปดวนโดวสเมอเลกการใชงาน หรอกรณเปนวนโดวสของโปรแกรมกจะเปนการปดโปรแกรม เพอเลกท างานนนเอง

การปรบขนาดของวนโดวส เราสามารถปรบขนาดของวนโดวสไดตามความตองการ นอกเหนอจากปมยอหรอปมขยายวนโดวสวธการน าพอยเตอรของเมาสไปยง บรเวณขอบของวนโดวส สญลกษณของพอยเตอรจะเปลยนเปนลกศร 2 หวตามหมายเลข 1.- 8. ในรปแบบทแตกตางกนขนอยกบต าแหนงทอย ของพอยเตอร ไปตามทศทางของหวลกศรเพอทจะยอหรอขยาย ดงรป

7

การปรบขนาดของวนโดวส 1. น าพอยเตอรไวตามหมายเลข 2. หรอ 6. แลวลากขนบนหรอลงลางตามหวลกศร จะเปนการยอขยายในแนวตง 2. น าพอยเตอรไวตามหมายเลข 4. หรอ 8. แลวลากขนบนหรอลงลางตามหวลกศร จะเปนการยอขยายในแนวนอน 3. น าพอยเตอรไวตามหมายเลข 1. หรอ 3. หรอ 5. หรอ 7. แลวลากไปในแนวทแยงตามหวลกศรจะเปนการยอขยายในแนวตง

และแนวนอนเปนระยะทเทา ๆ กน การเคลอนยายและการจดเรยงวนโดวส หลงจากทไดปรบขนาดของวนโดวสไปแลว ในบางครงอาจมความจ าเปนตองการเคลอนยายวนโดวสเชนการคดลอกขอมลดวยเมาสในการแดรกไฟลมความจ าเปนทจะตองเหนทงสองวนโดวส ซงการเคลอนยายนนท าไมยากมขนตอน ดงน

1. น าพอยเตอรของเมาสไปวางบนแถบชอเรอง ( Title bar ) พอยเตอรจะมสญลกษณเปน 2. หลงจากนนแดรกเมาส หรอคลกเมาสแลวลาก

3. นอกจากการยายวนโดวสแลว เรายงสามารถจดเรยงวนโดวสโดยอตโนมต อยางรวดเรว ดวยการคลกเมาสปมขวามอบรเวณทวางบนแถบงานหรอทาสกบาร จะปรากฏเมนลด ( ShortCut Menu )

การสรางโฟลเดอรใหม สามารถท าการสรางโฟลเดอรเพอใชในการเกบไฟลได ดงน

1. เลอกไดรฟหรอโฟลเดอรทตองการสรางโฟลเดอรใหม

2. คลกเมาสขวาบรเวณพนทวาง > New > Folder

3. หรอคลกทค าสง Make a new folder ในหนาตาง File and Folder Tasks ซงแสดงอยทางดานซายของ Windows

4. เมอไดโฟลเดอรใหมหนงโฟลเดอร ใหท าการตงชอโฟลเดอรตามความเหมาะสมกบงานของผใช

การคดลอกไฟลและโฟลเดอร สามารถท าการคดลอกไฟลและโฟลเดอรไปเกบยงต าแหนงทตองการไดดงน

1. เลอกไฟลหรอโฟลเดอรทตองการคดลอก

2. คลกทค าสง Copy this file ทหนาตาง File and Folder Tasks จากเมนทางดานซายของ Windows

3. ปรากฏหนาตาง Copy Items ขนมาเพอใหผใชเลอกต าแหนงทจะวาง

4. คลกทปม

5. หากตองการสรางโฟลเดอรเพมขนมาใหม ใหคลกปม

โฟลเดอรทสรางขนมาใหม

ใหม 5. คลก Make New Folder เพอสรางโฟลเดอรใหม

8

การยายไฟลและโฟลเดอร การใชค าสง Copy เพอท าการคดลอกไฟลไปยงต าแหนงอนทตองการนน ไฟลตนฉบบจะยงคงอย ณ ต าแหนงเดม หากผใชตองการยายไฟลหรอโฟลเดอรไปยงต าแหนงใหม สามารถท าไดตามขนตอนดงน

1. เลอกไฟลหรอโฟลเดอรทตองการยายต าแหนง

2. คลกค าสง Move this file ในหนาตาง File and Folder Tasks จากเมนทางดานซายของ Windows

3. ปรากฏหนาตาง Move Item เพอใหผใชเลอกต าแหนงทจะวาง

4. คลกทปม

5. หากตองการสรางโฟลเดอรส าหรบเกบไฟลขนมาใหมใหคลกปม

การเปลยนชอไฟลและโฟลเดอร เราสามารถเปลยนชอไฟลหรอโฟลเดอร เพอใหสอความหมาย และไมซ ากบไฟลหรอโฟลเดอรอนไดดงน

1. เลอกไฟลหรอโฟลเดอรทตองการเปลยนชอ

2. คลกทค าสง Rename this file ทหนาตาง File and Folder Tasks จากเมนทางดานซายของ Windows

3. พมพชอไฟลหรอโฟลเดอรทตองการ

ขนตอนการเปลยนชอไฟล

การจดเรยงไฟลและโฟลเดอร เราสามารถทจะท าการจดเรยงไฟลหรอโฟลเดอรตาง ๆ ใหเปนระเบยบเพอสะดวกตอการคนหาหรอเรยกใชงาน ไดดวยวธการ

ดงน

1. คลกเมาสขวาบรเวณพนทวาง > Arrange Icons By

2. เลอกรปแบบการจดเรยง โดยมค าสงใหเลอกดงน

2. คลกเลอกค าสง Rename this file

1. เลอกไฟลหรอโฟลเดอรทตองการเปลยนชอ

9

Name : ก าหนดการจดเรยงไอคอนตามชอ Size : ก าหนดการจดเรยงไอคอนตามขนาดของไฟล Type : ก าหนดการจดเรยงไอคอนตามชนดของไฟล Modified : ก าหนดการจดเรยงไอคอนตามวน/เวลาทแกไขไฟลครงลาสด Auto Arrange : ก าหนดการจดเรยงไอคอนโดยอตโนมต Align to Grid : ก าหนดการจดเรยงไอคอนตามแนวเสนกรด Show in Groups : ก าหนดการจดเรยงไอคอนตามกลมตวอกษรทน าหนาชอไฟล

แสดงการใชค าสงในการจดเรยงไอคอน

การลบไฟลและโฟลเดอร ขนตอนในการลบไฟลหรอโฟลเดอร มดงน

1. เลอกไฟลหรอโฟลเดอรทตองการลบ

2. คลกค าสง Delete this file ในหนาตาง File and Folder Tasks จากเมนทางดานซายของ Windows

3. ปรากฏหนาตาง Confirm File Delete : ยนยนการลบไฟลหรอโฟลเดอรทเลอกไว : ยกเลกการลบไฟลหรอโฟลเดอรทเลอกไว

4. ไฟลหรอโฟลเดอรทลบจะถกเกบไวใน Recycle Bin

การกไฟลและโฟลเดอรทถกลบจาก Recycle Bin เมอลบไฟลหรอโฟลเดอรใด ๆ ทงไปนน ในกรณไฟลทถกลบยงอยใน Recycle Bin หากผใชตองการทจะน าไฟลนนกลบมาใชงานอก

ครงหนง สามารถท าไดดวยวธการดงน

1. ดบเบลคลกท บนเดสกทอป

1. คลกเมาสขวา > Arrange Icons By

2 คลกเลอกค าสงการจดเรยงทตองการ

10

2. จะปรากฏหนาตาง Recycle Bin คลกทค าสง Restore all items ทหนาตาง Recycle Bin Tasks จากเมนทางดานซาย ทกไฟลทอยใน Recycle Bin จะกลบคนไปอยต าแหนงเดม

3. หากตองการกเฉพาะบางไฟล ใหคลกไฟลทตองการกคน

4. คลกทค าสง Restore this items ทหนาตาง Recycle Bin Tasks จากเมนทางดานซาย

5. ไฟลทเลอกกจะถกกกลบคนไปอยต าแหนงเดม

ขนตอนการกคนไฟลทงหมดใน Recycle Bin

ขนตอนการกคนไฟลทเลอก

การลบไฟลและโฟลเดอรทอยใน Recycle Bin ไฟลหรอโฟลเดอรตาง ๆ ทลบไปนนจะถกน ามาเกบไวท Recycle Bin ผใชสามารถทจะลบไฟลตางๆ ใน Recycle Bin ทง ไฟลทถก

ลบทงจะหายไปจากเครองและไมสามารถทจะท าการกคนไดอก ซงมวธการดงน

1. ดบเบลคลกท Recycle Bin

2. คลกทค าสง Restore all items

3. คลกไฟลทตองการก

คน

4. คลกเลอก Restore this item

11

1. ดบเบลคลกท บนเดสกทอป

2. ปรากฏหนาตาง Recycle Bin คลกค าสง Empty the Recycle Bin ทหนาตาง Recycle Bin Tasks จากเมนทางดานซาย

การเรมตนการใชงาน Recycle Bin

ขนตอนการลบไฟลออกจาก Recycle Bin

3. ทกไฟลทอยใน Recycle Bin จะถกลบออกจากเครอง และไมสามารถท าการกคนไฟลไดอก

4. หรอ คลกขวาท บนเดสกทอป > Empty Recycle Bin

5. ปรากฏหนาตาง Confirm Multiple File Delete เพอยนยนการลบไฟลทงหมดออกจากเครอง

6. ทหนาตาง Confirm Multiple File Delete : ยนยนการลบไฟลหรอโฟลเดอรทเลอกไว : ยกเลกการลบไฟลหรอโฟลเดอรทเลอกไว

1. ดบเบลคลกท Recycle Bin

2. คลกเลอก Empty the Recycle Bin

12

การคนหาไฟลและโฟลเดอร ขณะท างานอยใน Windows หากตองการทจะท าการคนหาไฟลอยางรวดเรว สามารถท าไดดวยวธการดงน

1. คลกปม จากหนาตาง Windows 2. ปรากฏหนาตาง Search Companion ทางดานซายของ Windows โดยมรายการใหเลอกคนหาดงน

Pictures, music, or video : ก าหนดใหคนหาไฟลรปภาพ, เพลง หรอ ไฟลวดโอ

Documents ( word processing , spreadsheet , etc , ) : ก าหนดใหคนหาไฟลเอกสารตางๆ

All files and folders : ก าหนดใหคนหาไฟลทกประเภท

Computers or people : ก าหนดใหคนหาผใชคนอนทอยในระบบ

Search the Internet : ก าหนดใหคนหาขอมลผานอนเทอรเนต

Change preferences : ก าหนดใหเลอกหรอเปลยนแปลงผชวย 3. เชน ตองการทจะคนหาไฟลเพลง ใหคลกรายการ Pictures, music, or video จากเมนดานซาย 4. คลกเครองหมายถกหนา Music 5. คลกปม 6. โปรแกรมจะท าการคนหาไฟลทไดก าหนดไว 7. จะปรากฏไฟลทก าหนดใหคนหา ทางดานขวาของหนาตาง Windows

2. คลกเลอกรปแบบไฟลทตองการการคนหา

1. คลกปม Search

3. เชน คลกเพอคนหาไฟล

เพลง

13

ขนตอนการเลอกกลมรปแบบไฟลทตองการ

ขนตอนการคนหาไฟล

แสดงไฟลทไดจากการคนหา

4. เลอกประเภทไฟลทตองการคนหา

5. คลกปม Search เพอเรมคนหาไฟล

6. โปรแกรมก าลงท าการคนหาไฟล

7. แสดงไฟลทไดจากการคนหา

14

บทท 2 การใช Microsoft Word

ขนตอนการเขาสโปรแกรม Microsoft Word

โปรแกรม Microsoft Word เปนโปรแกรมประเภท Word Processor ( ประมวลค า ) และอยในกลมโปรแกรมMicrosoft Office การใชงาน Microsoft Word จะใชงานดานเอกสาร การพมพ ออกแบบขอความ หรอสงพมพตาง ๆ ซงมขนตอนการเขาสโปรแกรม เพอเรยกใชงาน ดงน

เปดคอมพวเตอรเขาสระบบปฏบตการของวนโดว โดยหนาจอคอมพวเตอรทเขาสระบบปฏบตการแลวพรอมในการท างาน

ใชเมาสเลอนต าแหนงคลกท Start Button เพอเลอกค าสงในการเขาโปรแกรม แสดงกลองค าสงทอยใน Start Menu

ใชเมาสเลอนต าแหนงคลกท Program เพอเลอกค าสงในการเขาโปรแกรม เมอเลอกไปท Program จะปรากฏเมนยอยใหเลอกตอไปอก

ใชเมาสเลอนต าแหนงคลกท Microsoft Word เพอเขาโปรแกรม

สวนประกอบจอภาพของโปรแกรม

Title bar Menu bar Standard toolbar Formatting toolbar

Document

Window

Ruler

Vertical

scroll bar

Task pane

View button Status bar Horizontal

Ruler

15

ในการท างานกบโปรแกรมไมโครซอฟทเวรดควรจะตองเรมเรยนรสวนประกอบจอภาพของหนาตางโปรแกรมเพอประโยชนในการท างานท าใหการใชงานมประสทธภาพมากทสดสวนประกอบบางอยางจะมลกษณะและวธการใชงานทเหมอนกบโปรแกรมใน Microsoft Office โปรแกรมอน ๆ ท าใหผใชสามารถน าไปใชงานกบโปรแกรม Microsoft Office อนไดดวย

สวนประกอบตางๆของหนาตางโปรแกรม สวนประกอบ ค าอธบาย Title Bar แสดงสญลกษณของโปรแกรม ชอของโปรแกรม ชอเอกสารไฟลและปมควบคมหนาตาง Menu Bar แถบเมนค าสงใชในการเลอกค าสงเพอก าหนดการท างานกบขอมลหรอเอกสาร Standard Toolbar แถบเครองมอค าสงมาตรฐานใชเลอกค าสงในการท างานเหมอนกบการใชเมนค าสงโดยแถบ

เครองมอนจะปรากฏกบทก Office โปรแกรม Formatting Toolbar แถบเครองมอค าสงในการจดรปแบบเอกสารหรอขอมลใชเลอกค าสงในการท างานเหมอนกบการ

ใชเมนค าสง Ruler ไมบรรทดใชก าหนดระยะตางๆในการท างานกบหนาเอกสาร Task Pane สถานะการท างานของโปรแกรมโดยผใชสามารถเรยกค าสงจดการจากหนาตางงานนไดโดยตรง

เลย Document Window บรเวณทใชในการสรางงาน View Button แสดงปมทใชก าหนดมมมองในการท างานของเอกสาร Scroll Bars แถบเลอนจอภาพซงจะทงแนวตงและแนวนอน Status Bars ใชแสดงสถานะการท างานกบหนาเอกสารทก าลงท างานอยและยงใชก าหนดสถานะของการใช

แปนพมพกบเอกสารทท างานอย และเมอไดทราบถงต าแหนงสวนประกอบตางๆแลววาประกอบดวยอะไรบางและท าหนาทอะไรในสวนตอไปจะกลาวถงหนาทและวธการใชงานอยางละเอยด

การใชงานเมนค าสง ( Menu Bar )

การเลอกเพอก าหนด

การแสดงเมนทกเมน

16

เมนค าสงทใชงานในโปรแกรมไมโครซอฟทเวรด เมน หลกการท างาน

File การท างานกบแฟมขอมลตางๆ เชนการบนทก การเปด การปด การสรางไฟลใหม เปนตน Edit การท างานเกยวกบการเลอก การคดลอก การเคลอนยาย การลบขอมล View การท างานเกยวกบการก าหนดมมมองในการท างานในหนาเอกสาร Insert การท างานเกยวกบการแทรกสงทจะน ามาใชงานรวมกบเอกสารในโปรแกรม เชนภาพ Format การท างานเกยวกบการจดรปแบบเอกสาร ตวอกษร เสน พน และรปแบบอนในการท างาน Tools การท างานเกยวกบการจดการกบคณสมบตและการตรวจสอบตวสะกด ค าผด-ถก Table การท างานเกยวกบตาราง Window การท างานเกยวกบหนาตางไฟลตางๆทเปดขนมาใชงาน เชนการ เรยงหนาตาง การสลบ Help การท างานเกยวกบการขอความชวยเหลอในการท างานกบไมโครซอฟทเวรด

การใชงานแถบเครองมอค าสง ( Toolbars )

คลกเพอแสดงแถบเครองมอทซอนอยในแถบ

แถบเครองมอมาตรฐาน แถบเครองมอรปแบบ

แถบเครองมอรปแบบ

ตวอยาง แถบเครองมอในการสรางเอกสารใหมคลกเพอสรางเอกสารใหม

File -- New

แสดงชอของเครองมอ

17

ในการท างานกบแถบเครองมอนนผใชสามารถก าหนดสถานะการแสดงผลของแถบเครองมอและยงสามารถเคลอนยาย เพม ยกเลกแถบเครองมอและเมอตองการใชงานกสามารถคลกใชงานคลกใชงานไดทนททมการท างานกบเครองมอนนๆโดยแถบเครองมอทใชงานและจะปรากฏอยดานบนจอภาพตลอดเวลาเมอเขาสโปรแกรมมดวยกนอย 2 สวน คอ

- แถบเครองมอมาตรฐาน - แถบเครองมอจดรปแบบ นอกจากการท างานแลวการแสดงหรอยกเลกแถบเครองมอกมความจ าเปนเชนเดยวกน โดยการแสดงหรอยกเลกแถบเครองมอ

นนมวธการท าไดหลายแบบ ดงน 1. การท างานโดยใชเมนค าสง

- เลอกเมน View - เลอก Toolbars - เลอกชอแถบเครองมอทตองการแสดงหรอยกเลก 2. การใชการคลกปมของขวาเมาส - คลกขวาทบนแถบเครองมอตวใดๆ - เลอกชอแถบเครองมอทตองการแสดงหรอยกเลกและการท างานอกประการของแถบเครองมอคอการทผใชสามารถ เคลอนยายแถบเครองมอไปวางยงต าแหนงอนๆไดโดยการ Drag ทบรเวณดานซายสดของแถบเครองมอแลวลากไป วางต าแหนงทตองการดงรป

รายชอแถบเครองมอทงหมดทใชงานในโปรแกรมไมโครซอฟทเวรด

18

การก าหนดขอบเขตการท างาน (Margin) - คลกทเมน File - คลกทค าสง Page Setup - ปรากฏ Dialog Box - ก าหนดรายละเอยด ไดแก กนหนา กนหลง ขอบบน ขอบลาง ( Margin ) แนว การวางกระดาษ ( Orientation ) - ก าหนดรายละเอยดของกระดาษ ขนาดกระดาษ ( Paper Size ) - การก าหนดสถานะการวางหนากระดาษ ( Layout )

การก าหนดมมมองในการท างานบนหนากระดาษ - คลกทเมน View - เลอกค าสงในการก าหนดมมมองในการท างาน - Normal View การแสดงมมมองเพอการท างานพมพ แกไข จดรปแบบ - Web Layout การแสดงมมมองเพอการท างานรวมกบ Web Browser - Print Layout การแสดงมมมองเพอท างานกบเอกสารทจะพมพ และแกไขเอกสาร - Outline การแสดงมมมองเพอท างานเปนแบบโครงงานล าดบตามหวขอ

การก าหนดรายละเอยดขอบเขตกระดาษ การก าหนดรายละเอยดรปแบบกระดาษ การก าหนดรายแนวการวางกระดาษ

Normal View Web Layout

19

การท างานกบคยลดและการใชเมนลดจากเมาส การท างานตางๆในโปรแกรมไมโครซอฟทเวรดนนสงทตองถกน ามาใชงานอยตลอดเลยคอ คยลดหรอ เมนลด ทสามารถแสดงไดทงจากแปนพมพ หรอ การใชเมาสนนกคอการเรยกค าสงทเปนของงานหรอวตถทก าลงถกเลอกหรอบรเวณทตวชเมาสท างานอยโดยการท างานม ดงน 1. การใชเมนลดจากเมาส - เลอกขอความ หรอ วตถ น าตวชเมาสไปวางทต าแหนงทจะเรยกเมนค าสงลด - คลกขวาเมาสใหปรากฏกลองค าสงเมนลด - คลกเลอกค าสงในเมน 2. การใชคยลดจากเมาส - กดแปน Ctrl หรอ Alt บนแปนพมพ - กดอกษรทเปนทางลดในการใชค าสงทตองการ ( โดยผใชดคยทสามารถใชเรยกค าสง ไดจากในเมนบารหลงค าสงทตองการท างาน )

Print View Outline View

Ctrl + Key

Short Cut Menu

20

ตารางตวอยางคยลดในการท างาน :

คยแปนพมพ ค าอธบาย

<Ctrl> + <C> ค าสงคดลอกจากเมน Edit เลอก Copy <Ctrl> + <X> ค าสงเคลอนยายจากเมน Edit เลอก Cut <Ctrl> + <V> ค าสงวางขอมลจากทพกขอมลจากเมน Edit เลอก Paste <Ctrl> + <B> ค าสงจดรปแบบใหกบตวอกษรมความหนาทบ

<Ctrl> + <S> ค าสงบนทกจากเมน File เลอก Save <Ctrl> + <P> ค าสงพมพออกทาง Printerจากเมน File เลอก Print <Ctrl> + <N> ค าสงเปดไฟลเอกสารใหมจากเมน Edit เลอก Copy <Ctrl> + <A> ค าสงการเลอกเอกสารหรอวตถทงหมดจากเมน Edit เลอก Select All <Ctrl> + <Z> ค าสงยกเลกการใชงานทผานมาจากเมน Edit เลอก Copy <Ctrl> + <End> ค าสงในการเลอนเคอรเซอรไปยงต าแหนงจดสนสดการพมพ

<Ctrl> + <Home> ค าสงในการเลอนเคอรเซอรไปยงต าแหนงจดเรมตนการพมพ <Ctrl> + <F>/<H>/</G> ค าสงในการคนหา แทนท การไปเลอกท างานต าแหนงทระบ

การสรางเอกสารใหม, การปดเอกสาร, การพมพเอกสาร

การสรางเอกสารใหม การเรมตนท างานกบเอกสารการพมพ เอกสารเวบเพจ เอกสารจดหมายอเลคทรอนคสใหมหลงจากทเขาโปรแกรมไมโครซอฟทเวรดแลวผใชจะสามารถเปดเอกสารใหมไดจาก 2 ต าแหนงดวยกนไดแก เมนค าสง

- คลกเมน File - เลอกค าสง New - ปรากฏตวเลอกใน Task Pane ในการก าหนดคาการเปดไฟล

Figure1

Figure2 Figure3

21

เครองมอค าสง - คลกเครองมอค าสง New File - จะไดหนาเอกสารส าหรบการพมพขนใหม

การปดเอกสารหลงการท างานหรอยกเลกการใชงาน

จากป มควบคมจอภาพ - คลกท Close Box ทมมขวาบนของจอภาพ - ปรากฏ Dialog Box ยนยนการปดโปรแกรมหรอเอกสาร - คลกเลอกปมทจะเลอกท างานกบการปดไฟล จากเมนค าสง

- คลกทเมน File - เลอกค าสง Close ( เพอการปดไฟลเอกสาร ) หรอ เลอกค าสง Exit ( เพอเปนการปดโปรแกรม )

การแทรกและลบขอความ

ปดไฟลเอกสาร

ปดโปรแกรม

Backspace

Delete

เลอกต าแหนงในการพมพ

ใชลบตวอกษรในการพมพ

22

การแทรกต าแหนงทจะพมพขอความ - เลอนต าแหนงเคอรเซอรดวยลกศรสทศทแปนพมพหรอใชเมาสวาง I-Beamในการคลกก าหนดต าแหนงในการพมพ - ก าหนดภาษาในการพมพ ( EN / TH ) - พมพตวอกษรลงต าแหนงทแสดงเคอรเซอรไว

การลบตวอกษรในการท างานพมพ - เลอนต าแหนงเคอรเซอรไปต าแหนงทลบขอความ - กดปม Delete จะลบตวอกษรทางดานขวาของเคอรเซอร หรอ กดปม Backspace จะลบตวอกษรทางดานซายเคอรเซอร

การเลอนเคอรเซอร การท างานกบการพมพขอมลเมอตองการพมพผใชตองเลอนต าแหนง เคอรเซอรไปยงต าแหนงทจะพมพซงการเลอนต าแหนงเคอรเซอรนนสามารถท าไดตามวธดงน 1. Mouse ( Click Position ) - คลกต าแหนงทตองการทจะพมพใหปรากฏเคอรเซอร 2. Keyboard ( Arrow Key ) - เลอนเคอรเซอรดวยลกศรสทศไปยงต าแหนงทจะพมพตวอกษร 3. Keyboard ( ENTER ) - เลอนต าแหนงเคอรเซอรเพอขนบรรทดใหม 4. Keyboard ( HOME , CTRL + HOME ) - เลอนต าแหนงเคอรเซอรเพอไปยงต าแหนงเรมตนบรรทดทท างาน - กด CTRL + HOME เลอนไปต าแหนงแรกสดของเอกสาร 5. Keyboard ( END , CTRL + END ) - เลอนต าแหนงเคอรเซอรเพอไปยงต าแหนงสดทายของบรรทดทท างาน - กด CTRL + END เลอนไปต าแหนงสดทายของเอกสาร

การเปดไฟลเอกสาร

HOME

END

ENTER

แสดงรายชอต าแหนงหองทงหมดทเกบไฟล

รายชอต าแหนงหองปจจบนทก าลงแสดงไฟล

ไฟลทก าลงทถกเลอก

รายชอไฟลทงหมดทแสดงในหองปจจบนทเลอกท างานอย

ก านหนดสถานะการท างานในการเปดไฟลหรอยกเลก

ชอไฟล ประเภทของไฟล ชอโปรแกรมและชอไฟลทก าลงท างานในปจจบน

23

เมอมการท างานกบขอความ หรอ เอกสารตาง ๆ ผใชสามารถจะสรางจากเอกสารใหมทผใชสรางขนมาหรอจะเปดเอกสารทมการบนทกขนมา แกไขหรอท างานตอการสรางเอกสารใหมไดผานการเรยนมาในบททผานมาในบทนจะพดถงขนตอนการเปดเอกสารเกามาท างานดงน

1. เลอกค าสง Open จากเมนค าสงหรอแถบเครองมอค าสง 2. ปรากฏ Dialog Box ก าหนดคาในการท างาน 3. ก าหนดรายละเอยดในการเปดไฟล

a. Look in : ก าหนดต าแหนงทเกบไฟล ( MyDocument, A:, Folder ) b. เลอกไฟลทจะเปด c. คลก Open

การบนทกไฟลเอกสาร หลงจากทไดท าการสรางงานในเอกสารแลวผใชอาจจะตองน าเอกสารนกลบมาใชภายหลงไมวาจะเปนการแกไข เพมเตม ลบทง กระจายเผยแพรเอกสารฉะนนการทจะสามารถท าเชนนนไดจะตองมการบนทกไฟลเอกสารนนไวกอนทน ามาใชใหมไดอกครงโดยขนตอนและวธการทเปนการบนทกแบบมาตรฐานมดงน

1. คลกเมนไฟล เลอกค าสง ในการบนทกซงค าสงทใชในการบนทกมดงน a. Save : เลอกค าสงนเพอท าการบนทกหรอบนทกทบไฟลเอกสารเดม b. Save As : เลอกค าสงนเพอบนทกเปนไฟลใหมเสมอไมทบไฟลเดม c. Save as Web Page : เลอกค าสงนเพอบนทกไฟลใหเปนเวบเพจ d. Version : เลอกค าสงนเพอการบนทกไฟลในแบบก าหนดเวอรชนในการบนทก

หรอเลอกแถบเครองมอในการบนทก Save Toolbar เพอการบนทกทบไฟลเดมเพยงอยางเดยว 2. ระบต าแหนงทจะใชเกบไฟลทจะบนทก ( Save in )

3. ก าหนดชอของไฟลงานทจะบนทก 4. ก าหนดประเภทของไฟลในการบนทก 5. คลกทปมท างาน

24

การดเอกสารกอนพมพ การท างานกบเอกสารงานพมพตางๆผใชสามารถดเอกสารกอนทจะท าการพมพโดยขนตอนการตาง ๆ มดงน การดเอกสารกอนพมพ

1. คลกเมน File เลอกค าสง Print Preview หรอคลกทแถบเครองมอ 2. ปรากฏหนาตางการแสดงไฟลกอนการพมพโดยสามารถท างานดงน

a. คลกสงพมพจาก Print Tool b. สลบการท างานระหวาง Layout กบ Preview โดย Magnify c. การแสดง Preview แบบ 1 หนา โดย One Page Tool d. การแสดง Preview แบบหลายหนาโดย Multiple Page Tool e. การก าหนดมมมองในการแสดง Preview โดย Zoom Tool f. การแสดงไมบรรทดบนหนาจอ Preview โดย View Ruler Tool g. การแสดงหนากระดาษแบบพอดจอภาพใน 1 หนา โดย Shrink to fit h. การแสดงมมมองแบบเตมจอภาพ โดย Full Screen Tool

i. การปดการแสดงมมมองแบบ Preview โดย Close Tool

การตดขอความและการวางขอความในเอกสาร เลอกขอความทตองการตดเคลอนยาย

คลก จากแถบเครองมอ ก าหนดต าแหนงทจะวางขอความทตดมา

25

คลก จากแถบเครองมอ การคดลอกขอความและการวางขอความในเอกสาร เลอกขอความทตองการคดลอก

คลก จากแถบเครองมอ ก าหนดต าแหนงทจะวางขอความทตดมา

คลก จากแถบเครองมอ

ตารางการใชค าสงในการตด การคดลอก และการวางขอความ

ค าสงตด <Cut> ค าสงวาง <Paste> Menu Edit Cut Menu Edit Paste

คลก ในแถบเครองมอ คลก ในแถบเครองมอ คลกขวาทในแถบสด าทคลมขอความ Cut คลกขวาต าแหนงทจะวางขอความ Cut

<Ctrl> + X <Ctrl> + V ค าสงคดลอก <Copy> ค าสงวาง <Paste> Menu Edit Copy Menu Edit Paste

คลก ในแถบเครองมอ คลก ในแถบเครองมอ คลกขวาทในแถบสด าทคลมขอความ Copy คลกขวาต าแหนงทจะวางขอความ Copy

<Ctrl> + C <Ctrl> + V

การแทรกขอความและสญลกษณพเศษ ขนตอนการท างาน

วางเคอรเซอรเลอกต าแหนงทจะแทรกขอความและสญลกษณพเศษ คลกเมน Insert เลอกค าสง Symbol…

การแทรก Symbol

คลกปาย Symbol คลกเลอก Font ทจะใชสญลกษณ

26

เลอกแบบสญลกษณ การแทรก Special Character

คลกปาย Special Character คลกเลอก Font ทจะใชสญลกษณ

เลอกแบบสญลกษณ

การจดรปแบบขอความและยอหนา การจดรปแบบตวอกษรจากแถบเครองมอ

Style: รปแบบของตวอกษรทโปรแกรมก าหนดรปแบบตางๆมาให

- รปแบบของอกษร - รปแบบของอกษร - รปแบบของอกษร

Font: รปแบบตวอกษรแบบตางๆ - Angsana New - Time New Roman

- Albertus medium

Font Size: ขนาดตวอกษร - ขนาด 12

- ขนาด 18

- ขนาด 24 Font Style: รปแบบทก าหนดใหตวตวอกษร

- Bold หนา - Italic เอยง - Underline ขดเสนใตตวอกษร

Style ตวอกษร

รปแบบตวอกษร การจดต าแหนงตวอกษร

แถบสตวอกษร

สตวอกษร

27

- Alignment: การจดรปแบบต าแหนงการวางขอความในหนากระดาษ ต าแหนงชดซาย ต าแหนงกลาง ต าแหนงชดขวา Highlight: การสรางแถบสใหกบขอความ ขอความปกตทไมมการ Highlight ขอความทก าหนดการ Highlight

Font Color: การก าหนดสใหกบตวอกษร

- ตวอกษรสแดง - ตวอกษรสน าเงน

- ตวอกษรสชมพ

การจดรปแบบหนากระดาษ การจดขอบเขตหนากระดาษ

Margin Top: ขอบเขตดานบนของกระดาษ Bottom: ขอบเขตดานลางของกระดาษ Left: ขอบเขตดานซายของกระดาษ Right: ขอบเขตดานขวาของกระดาษ Gutter: การก าหนดขอบกระดาษพเศษ เพอการเขาเลมหรอท าปก Gutter Position: ต าแหนงในการก าหนดทศทาง ขอบกระดาษพเศษ

Top

Right

Left

Gutter

Bottom

28

การจดหวกระดาษและทายกระดาษ สวนประกอบเครองมอในการจดรปแบบหวกระดาษและทายกระดาษ

A: การก าหนดขอความอตโนมตในสวนหวหรอสวนทายกระดาษ B: การแทรกวนท C: การแทรกเลขหนา D: การจดรปแบบเลขหนา E: การแทรกวนท F: การแทรกเวลา G: การจดรปแบบหนาหระดาษ H: แสดงหรอซอนขอความในเอกสาร I: แสดงการเลอน Section ของกระดาษ J: สลบระหวาง Header กบ Footer K: แสดงปมเลอนหนากระดาษยอนกลบ L: แสดงปมเลอนหนากระดาษไปขางหนา M: ปดการท างานของ Header และ Footer

ขนตอนการก าหนด Header และ Footer

เลอกเมน View เลอกค าสง Header and Footer ปรากฏสวนการแทรก Header และ Footer

ใชแถบเครองมอสรางงานลงในสวน Header และ

Footer คลก Close

A B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

29

การดเอกสารกอนพมพ ขนตอนการดเอกสารกอนพมพ

สรางงาน

คลกเมน File เลอกค าสง Print Preview หรอ คลก

ปรากฏผลลพธ

ใช Toolbar จดรปแบบการแสดงผลของ A: เครองมอสงพมพออกทางเครองพมพ B: เครองมอในการยอขยายเอกสารตวอยางกอนพมพ C: เครองมอการแสดงเอกสาร 1 หนา D: เครองมอแสดงเอกสารหลายหนา E: เครองมอก าหนดมมมองในการแสดงเอกสารตวอยาง F: เครองมอในการแสดงหรอซอนไมบรรทด G: เครองมอในการแสดงเอกสารตวอยางแบบพอด 1 หนา H: เครองมอแสดงเอกสารแบบเตมจอภาพ I: เครองมอปดมมมองเอกสารตวอยางกอนพมพ

A

B

C

D

E F

G

H

I

30

การท างานกบตาราง ( Table ) การสรางตาราง

การสรางตารางจากแถบเครองมอ ( Draw Border )

A: Draw Table เครองมอวาดเสนตาราง B: Erase เครองมอลบเสนตารางทวาด C: Line Style ใชเลอกรปแบบเสนทสราง D: Line Weight ขนาดของเสน

A

B C D E F G

I J

K

L

M

N

O

P

Q

R

S

สรางตาราง และแกไขเสน

และพน

ปรบแตงตาราง

31

E: Border Color สของเสน F: Line Position การก าหนดต าแหนงเสนในตาราง G: Shading Color การก าหนดสพนในพนทตาราง I: Insert Table เครองมอในการสรางตาราง J: Merge Cell การรวมพนทCell ในตาราง K: Split Cell การแบงพนท Cell ในตาราง L: Align text in cell การก าหนดต าแหนงขอความในแนวนอนภายใน Cell M: Distribute Row Evenly การปรบขนาดของแถวหลายๆแถวใหมขนาดเทากน N: Distribute Column Evenly การปรบขนาดของชองแนวตงหลายๆชองใหมขนาดเทากน O: Table AutoFormat การก าหนดรปแบบตารางอตโนมต P: Change Text Direction การก าหนดต าแหนงขอความในแนวตงภายใน Cell Q: Sort ascending เครองมอจดเรยงขอมลแบบเรมตน-สดทายภายใน Column ทก าหนด R: Sort descending เครองมอจดเรยงขอมลแบบสดทาย-เรมตนภายใน Column ทก าหนด S: AutoSum เครองมอชวยในการหาผลรวมขอมลทเปนตวเลขในตาราง

การสรางตารางจาก Dialog

1. ก าหนดต าแหนงเคอรเซอรในการสรางตาราง 2. เมน Table เลอก Insert Table… 3. ก าหนดคาใน Dialog 4. ก าหนดจ านวนชองแนวตง Number of columns

ก าหนดจ านวนแถวแนวนอน Number of rows 5. ก าหนดสถานะความกวางของ Columns แบบ Fixed column width 6. OK

การสรางตารางจากแถบเครองมอ Insert Table 1. วางต าแหนงเคอรเซอรในต าแหนงทจะสรางตาราง 2. คลกทแถบเครองมอ Insert Table 3. เลอนเมาสไปทางขวาเพอก าหนดจ านวน Columns ลากเมาสลงดานลางเพอก าหนดจ านวน Rows

จ านวน Columns

จ านวน Rows

แสดงจ านวน Rows Columns

32

การก าหนดคณสมบตของตาราง การจดการกบ Column

1. การปรบขนาดคอลมน

a. Drag ปรบจาก Mouse

b. ปรบจาก Dialog i. เลอก Table/Column ทตองการจด

j. OK

2. การแทรก Column a. การแทรก Column ณ. ต าแหนงใดๆ

i. เลอกต าแหนง ดานขวาของต าแหนงทจะแทรก j. คลกเมน k. แสดง Column ใหมทแทรก

3. การลบ Column a. เลอก Column ทตองการลบ

b. คลกเมน Table เลอกค าสง Delete – Column ( Column ทเลอกจะถกลบ ) การจดการกบ Rows 1. การปรบขนาด Rows

a. การ Drag ปรบจาก Mouse

ก าหนดขนาด Column ใน Preferred Width

33

b. การปรบขนาด Row จาก Dialog box

2. การแทรก Row ณ. ต าแหนงใดๆ a. เลอกต าแหนง Row ทตองการแทรก

b. คลกเมน Table เลอกค าสง 3. การลบ Rows

a. เลอก Row ทตองการทจะลบ b. คลกเมน Table เลอกค าสง Delete -- Row

การจดการกบ Cells 1. การแทรก Cell ณ.ต าแหนงใดๆ

a. เลอก Cell ต าแหนงทจะแทรก b. คลกเมน Table เลอกค าสง Insert -- Cell

2. การลบ Cell

a. เลอก Cell ทตองการลบ b. คลกเมน Table เลอกค าสง Delete -- Cell

c. แสดงการเลอกต าแหนง Cell ทจะลบ และ Cell ทถกลบ

c. ก าหนดขนาดของ Row จาก Specify Height d. คลก OK

c. เลอกต าแหนงในการแทรก Cell ใหม

d. คลก OK

34

การรวมพนทการเลอก ( Merge Cell ) 1. เลอกพนทในตารางทตองการจะรวม

2. คลกเมน Table เลอกค าสง Merge Cells

การแยกพนทการเลอก ( Split Cell ) 1. เลอกพนท Cell ทตองการจะแบงพนท

2. คลกเมน Table เลอกค าสง Split Cell…

3. ผลจากการแบง Cell

จดหมายเวยน ขนตอนการสรางจดหมายเวยน 1. สรางเอกสารเนอความจดหมาย ( Main Document )

35

สงทตองปรากฏในการสรางเนอความจดหมาย

หลงจากสรางเอกสารเนอหาความจดหมายใหบนทกไฟลเปน Main Document

สรางฐานขอมลทจะน าไปรวมกบจดหมาย ( Data Source )

เวนต าแหนงในการวางขอมลในเอกสารจดหมาย สามารถก าหนดไดมากกวา 1 ต าแหนง

ชอ Field ของฐานขอมล

ขอมลใน Field

36

ในการสรางขอมลสามารถมมากกวา 1 Field

ในการสรางขอมลสามารถใชโปรแกรม Word หรอ Excel กได

การรวมไฟล Main Document กบ Data Source

เปดไฟล Main Document

คลกขวาทบนแถบเครองมอ ( Toolbars ) – เลอกแสดง Mail Merge Toolbar

Field ท1 Field ท2 Field ท3

37

คลกเลอกแถบเครองในการเปดไฟลขอมล ( Open Data Source )

คลกเลอกเคอรเซอรในต าแหนงทจะใหปรากฏ Field

คลกเลอกแถบเครองมอในการแทรก Field ( Insert Merge Field )

แถบเครองมออนปรากฏขนมาพรอมใชงานเมอเปดไฟลขอมลขนมา

เลอกชอ Field ทตองการทก Field

คลก Insert

Close

38

จะปรากฏชอ Field ในต าแหนงทแทรกเคอรเซอร

เลอกแถบเครองมอในการแสดงขอมลของ Field ทแทรกในเอกสารจดหมาย

สถานะแสดงต าแหนง Field ทแทรก

สถานะแสดงขอมลในต าแหนง Field ทแทรก

39

การพมพงานออกทางเครองพมพ ขนตอนการพมพออกเครองพมพ 1. เลอกเมน File -- Print

2. ปรากฏ Dialog Box ใหกบคา

Printer การก าหนดสถานะของเครอง Name: ชอเครองพมพทตดตงและถกเลอกใชงาน Status: สถานะของเครองพมพ ( Idle สถานะวางพรอมท างาน ) Type: ประเภทของเครองพมพ Where: ต าแหนง Directory ทเกบไฟล Printer Comment: หมายเหตเครองพมพ Print to file: การพมพออกทางเครองพมพของการแปลงไฟล (pdf) Manual Duplex: การก าหนดการพมพแบบหนากระดาษ 2 หนา Page Range All: การก าหนดขอบเขตการพมพทกหนา Current Page: การก าหนดการพมพในหนาปจจบน Page: การระบหนาในการพมพ (1-6 หมายถงพมพหนาท1 – หนาท6) Selection: การก าหนดการพมพแบบก าหนดพนทการพมพ Copies Number of copies: จ านวนชดในการพมพ Callate: ก าหนดทศทางการพมพ Print what: การก าหนดสถานะของเอกสารทจะพมพ (Document) Print: แสดงขอบเขตทเหลอในการพมพ Zoom Page per sheet: การก าหนดการพมพออกในหนาเอกสารทก าหนด Scale to paper size: การก าหนดขนาดของเอกสารลงในกระดาษ

40

การก าหนดคณสมบตในการพมพ ( Properties ) 1. เลอกเมน File – Print 2. คลกปม Properties

3. ปรากฏ Dialog Box ก าหนดคา

ก าหนดสถานะระดบสง

ปรากฏ Dialog Box ในการก าหนดคาสถานะระดบสง

ก าหนดแนวการวางกระดาษ

ก าหนดประเภทกระดาษ

คลก

ก าหนดคาตางๆในการท างาน

41

บทท 3

การใช Microsoft Excel โปรแกรมไมโครซอฟต เปนโปรแกรมทางดานตารางค านวณ ( Spreadsheet ) ทมประสทธภาพสง นยมใชกนอยางแพรหลายทว

โลก มเครองมอส าคญทเพมขนมาเพอชวยเพมประสทธภาพการท างานใหสะดวกรวดเรวยงขน อาท Smart Tag, Task Panes, Speech, Multi Clipboard เปนตน

สวนประกอบบนจอภาพของ Excel

หวขอ รายละเอยด

Title bar แสดงชอไฟลเวรคบค (Workbook) และชอโปรแกรมทใชงานอยในขณะนน ซงอยบรเวณบนสดของหนาตาง (Window)

Menu bar แสดงรายการเมนค าสง โดยเลอนตวชเมาสคลกทเมน แลวเลอกรายการค าสง Standard

Toolbar เปนปมค าสงลด ใชแทนการเลอกค าสงจากเมน โดยการคดเลอกค าสงทส าคญและใชงานเปนประจ ามาใสไวใน

Standard Toolbar เชน ค าสงในการจดการเกยวไฟล, การคดลอกและเคลอนยาย เปนตน

Formatting

Toolbar เปนปมค าสงลด ใชงานเกยวกบการจดรปแบบเอกสาร เชน การเลอกรปแบบตวอกษร, ตวหนา, ต าแหนงขอมล เปนตน

Task pane เปนเครองมอใหมใน Excel XP สามารถแสดงค าสงทใชงานเปนประจ า สะดวกในการจดการเกยวกบไฟล นอกจากนนยงสามารถจดการกบ Clipboard, การคนหาขอมล และแทรก ClipArt เปนตน

Worksheet

Window เปนพนทส าหรบปอนขอมลและจดการขอมลในเวรคชท และสามารถท างานหลายเวรคชทในเวลาเดยวกน

หวขอ รายละเอยด

Worksheet Tabs

Title Bar

Menu

Bar

Standard

Toolbars

Formatting

Toolbars

Formula

bar

Name

Box

Active Cell

Worksheet

Window

Column Heading

Row heading

Sheet Tab

Scrolling Button

Task Panel Vertical

Scrollbar Horizontal

Scrollbar Status bar Worksheet tabs

42

Active

Cells เปนเซลลทมกรอบส แสดงต าแหนงเซลลทก าลงท างานอย จากรปท 1-12 แสดงวาก าลงท างานทเซลล C8

หมายถงคอลมน C แถวท 8

Formula

bar สวนแสดงการปอนขอมล แกไขขอมล และแสดงสตรในเซลลทก าลงท างานอย

Worksheet

tabs สวนแสดงชอเวรคชททก าลงใชงานอย สามารถใชงานไดหลายเวรคชทพรอมกน สามารถเปลยนชอเวรคชทได เชนจาก Sheet1 เปน Income โดยปกตจะก าหนดให 3 เวรคชท แตสามารถก าหนดเพมเตมได

Scroll bars เปนแถบเลอนในการแสดงขอมลซงจะมทงแนวนอนและแนวตง ใชเลอนเมอตองการแสดงขอมลทอยภายนอกหนาจอทไมสามารถมองเหนไดทงหมด

Status bar แสดงสถานการณท างานในโปรแกรม เชน Ready แสดงวา พรอมท างาน เปนตน

ส าหรบการใชงานตาง ๆ โดยทวไปนน ไดกลาวไปแลวในบทของ Microsoft Word ดงนนจะไมกลาวถงในบทนอก

เซลลและตวชเซลล ( Cell Pointer ) กอนเรมท างานในเวรคชทควรจะรจกเซลล(Cells) และตวชเซลล (Cell Pointer) เพอสรางความเขาใจรายละเอยดตางๆโดยหนงเวรคชทประกอบดวยแถว (Rows) จ านวน 65536 แถว และคอลมน (Column) จ านวน 256 คอลมนใชชอก ากบคอลมนจาก A ถง IV และจดตดระหวางแถวและคอลมนเรยกวา เซลล (Cells) ซงประกอบดวยชอคอลมนและชอของแถว เชน A1, E5 ใชในการอางองต าแหนงเซลล ส าหรบค านวณขอมล ดงรป

การอางองชอเซลลในเวรคชท

ตวชเซลล ( Cells Pointer ) เปนเสมอนตวบอกต าแหนงการท างานบนเวรคชท วาตอนนก าลงท างานทเซลลใดอย จากรป 1-20 ตวชเซลลอยทต าแนงเซลล E5 ถาตองการเลอนตวชเซลลสามารถใชเมาส ( Mouse ) คลกในต าแหนงทเซลลทตองการและสามารถใชแปนพมพ ( Keyboard ) เลอนตวชเซลลไดเชนกน ซงจะกลาวในหวขอถดไป

การเลอนตวชเซลลดวย Shortcut Key ส าหรบการเลอนตวชเซลล นอกจากจะใชเมาสในการเลอกเซลลแลวยงสาสามารถใชแ ปนพมพ ซงมปมตางๆ ในการเลอนตวชเซลลไปยงต าแหนงตางๆ ไดอยางรวดเรวเชนกนตามตาราง

คย (Key) ความหมาย <Tab> เลอนตวชเซลลไปทางขวา 1 คอลมน <Shift> + <Tab> เลอนตวชเซลลไปทางซาย 1 คอลมน <> เลอนตวชเซลลขนบน 1 แถว <> เลอนตวชเซลลลงลาง 1 แถว <Home> เลอนตวชเซลลทคอลมน A ในแถวปจจบน

<Ctrl> + <Home> เลอนตวชเซลลไปทต าแหนงเซลล A1

คย (Key) ความหมาย

43

<Ctrl> + <End> เลอนตวชเซลลไปเซลลสดทายของขอมลทางดานขวา-ลาง <Page Up> เลอนตวชเซลลขน 1 หนาจอ <Page Down> เลอนตวชเซลลลง 1 หนาจอ <F5> เลอนตวชเซลลไปต าแหนงเซลลทก าหนด

<End> + <> หรอ <Ctrl> + <> เลอนตวชเซลลไปคอลมนสดทายทางขวาของกลมขอมลในแถวปจจบน

<End> + <> หรอ <Ctrl> + <> เลอนตวชเซลลไปคอลมนแรกทางซายสดของกลมขอมลในแถวปจจบน

<End> + <> หรอ <Ctrl> + <> เลอนตวชเซลลไปแถวบนสดของกลมขอมลในคอลมนปจจบน

<End> + <> หรอ <Ctrl> + <> เลอนตวชเซลลไปแถวลางสดของกลมขอมลในคอลมนปจจบน

เลอนตวชเซลลดวย Shortcut Key

การเลอกเซลล เมอสามารถเลอนตวชเซลลไปยงต าแหนงตางๆ ใน เวรคชทไดแลวกอนจะปอนขอมล จะตองมการเลอกเซลลทจะเปาหมาย ซงมดวยกนหลายวธดงน

- การเลอกเซลลเดยว ใชวธการเลอนตวชเซลลไปยงเซลลทตองการหรอ ใชเมาสคลกเลอกเซลลทตองการ - การเลอกหลายเซลล สามารถท าได 2 วธดงน

o การเลอกหลายเซลลไมตอเนอง สามารถกด Ctrl คางไวและคลกเซลลทตองการหลายเซลลทไมตอเนองกนดงรป

o

การเลอกหลายเซลลไมตอเนองกน

o การเลอกหลายเซลลตอเนอง สามารถกด Shift คางไว และคลกเลอกเซลลถดไปทตอเนองกนดงรป

การเลอกหลายเซลลตอเนองกน

44

o การเลอกทงแถว (Row) สามารถคลกทหมายเลขแถวทตองการ เชน แถวท 2 ดงรป

การเลอกแถวท 2 ทงแถว

o การเลอกทงคอลมน (Columns) สามารถคลกทชอคอลมนทตองการ เชน คอลมน C ดงรป

การเลอกคอลมน C ทงคอลมน

o การเลอกเซลลทงหมด ใหคลกเมน Edit > Select All หรอ กด Ctrl + A

การปอนขอมลชนดตวอกษรและขอความ เมอไดทราบรายละเอยดเกยวกบการท างานของเวรคชทแลว อนดบตอมาจะมาปอนขอมลในเวรคชท ซงจะมอย 2 ชนดดวยกนคอ

1. Labels คอ ขอมลทเปนตวอกษร ขอความ และตวเลขทไมใชในการค านวณ 2. Values คอ ขอมลตวเลขทใชในการค านวณ ในทนจะกลาวถงการปอนขอมลเฉพาะ Labels กอน Labels เปนขอมลทเปนตวอกษรขอความ และตวเลขทไมใชในการค านวณ

เชน ชอ นามสกล ต าแหนงงาน อาย เปนตน เมอปอนขอมลชนด Labels จะชดต าแหนงซายของเซลลตามคา Default ทก าหนดไว แตสามารถจดต าแหนงใหมทตองการได โดยการใชค าสงในการจดรปแบบเซลล การปอนขอมลท าไดดงน

1. เลอกเซลล A2 2. พมพขอมลชนด Labels แลวกด Enter หรอกดคย <> จะแสดงดงรป

ปอนขอมลชนด Labels

3. เลอกเซลลถดไปทตองการปอนขอมล แลวท าตามขอ 2

คลก

คลก

45

การปอนขอมลชนด Value ขอมลชนด Value หมายถง ตวเลขทใชในการค านวณ รวมถงตวเลขทางวนท เวลา เปอรเซนต และสตรทใชในการค านวณ เชน เงนเดอน, ภาษ, วนทเรมงาน เปนตน การปอนขอมลชนด Value ท าไดดงน

1. เลอกเซลล B4 2. พมพขอมล Value ในคอลมน B แลวกด Enter ตามรปท

ปอนขอมลชนด Values

การปอนขอมลชนดวนท ขอมลทใชในระบบการท างานอกชนดหนงกคอขอมลชนดวนท เชน วนเกด วนทเรมงาน วนทวางบล เปนตน ซงตองใชการปอนขอมลแบบวนท เนองจากจะสามารถน าไปค านวณวนทในอนาคต หรอในอดตได อาท อาย อายงาน วนหมดอาย เปนตน โดยปกตรปแบบวนทจะเปน วน/เดอน/ป แตสามารถเปลยนไดจากรปแบบวนทจาก Regional and Language Option ตามขนตอนดงน

1. คลก Start > Settings 2. เลอก Control Panel จะแสดงดงรป

แสดง Control Panel 3. ดบเบลคลกท Regional and Language Options 4. คลกทปาย Regional Option จะแสดงดงรป

แสดงรปแบบวนทและเวลา

1

46

5. คลกปม Customize 6. คลกทปาย Date ก าหนดรปวนททตองการ ดงรป

แสดงการเปลยนรปแบบวนท 7. คลกปม Apply หรอ OK เพอออกจากการก าหนดรปแบบวนท

ส าหรบการปอนขอมลชนดวนทท าไดดงน

1. เลอกเซลลทตองการปอนขอมลชนดวนท

2. ปอนขอมลชนดวนท เชน 13/02/2003, 25/5/2004 เปนตน

การหาผลรวมตวเลขแบบอตโนมต ( AutoSum) หลงจากปอนขอมลชนด Labels ทเปนตวเลขแลว ถาตองการหาผลรวมตวเลขแบบอตโนมต สามารถคลกปม

(AutoSum) เพอหาผลรวมของตวเลขไดอยางรวดเรว โดยจงแสดงกลมเซลลทตองการรวมตวเลข ถาตองการเปลยนกลมเซลล สามารถเลอกกลมเซลลใหมทตองการได จากนนกดคย Enter การหาผลรวมตวเลขแบบอตโนมตท าไดดงน

1. เลอกเซลล B9

2. คลกปม จะแสดงกลมเซลลใหเลอกตามรปท 1-30

กลมเซลลของ AutoSum

3. คลกปม อกครง หรอกดคย Enter จะแสดงผลรวมตวเลขในเซลล

การปอนสตรในการค านวณ ( Formulas ) นอกจากการปอนขอมลชนด Labels และ Values แลว ยงมการปอนสตรในการค านวณทสามารถก าหนดสตรเอง ใ หเหมาะสมกบลกษณะงานทก าลงท าอย เชน สตรคดหกภาษ ณ ทจาย , สตรหาคอมมสชน (Commission) เปนตน การก าหนดสตรแบบนจะใชการอางองชอเซลลหรอกลมเซลลมาค านวณ โดยใชตวกระท า (Operator) เปนตวเชอมระหวางเซลล ซงมรปแบบในการก าหนดสตรดงน =ชอเซลล <ตวกระท า> ชอเซลล ตวอยางเชน =A1+A2,=C1*D1 เปนตน

1

2

47

เครองหมายตวกระท า อางองเซลลและสตร

ตวกระท าและฟงกชน ความหมาย ตวอยาง = ใชก ากบหนาสตรทงหมด

+ เปนการหาคาผลรวมระหวางตวเลข =3+4

- เปนการลบคาของตวเลขออก =A1-A2

* เปนการคณระหวางตวเลข =C1*D1

/ เปนการหารระหวางตวเลข =B1/B2

SUM เปนการหาผลรวมของตวเลขในกลมเซลล =SUM(A1:A5)

AVERAGE เปนการหาคาเฉลยของตวเลขในกลมเซลล =AVERAGE(A1:A5)

COUNT เปนการนบจ านวนเซลลในกลมเซลล =COUNT(A1:A5)

เครองหมายตวกระท า อางองเซลล และสตร

การแกไขขอมล เมอปอนขอมลลงในเซลลแลว ถาพบวาขอมลทปอนไมถกตองสามารถแกไขขอมลใหถกตองได มหลายวธ ดงน

วธท 1 ดบเบลคลกภายในเซลลนนจะม Cursor ปรากฎและใหเราแกไขตามปกต เมอแกไขเสรจใหกด Enter

วธท 2 คลกเลอกเซลลทตองการแกไขแลวคลกท Formula Bar ณ ต าแหนงทตองการ แกไข เมอแกไขเสรจใหกด Enter

วธท 3 คลกเลอกเซลลทตองการแกไข แลวกดปม F2

หมายเหต : ถาในขณะทก าลงแกไขอย ตองการยกเลกการแกไขใหกดปม ESC

การลบขอมลในเซลล

เมอปอนขอมลในเวรคชทแลว หากตองการลบขอมลออกออกจากเวรคชท สามารถท าไดดงน

1. เลอกเซลลหรอกลมเซลลทจะลบขอมล ดงรป

การเลอกเซลลเพอลบขอมล

48

2. คลกเมน Edit เลอกค าสง Clear แลวเลอกวธทจะลบขอมลดงรป

แสดงค าสงในการลบขอมล

All ลบทงหมด

Formats ลบเฉพาะรปแบบออก

Contents ลบเฉพาะขอมล (สามารถกดปม Delete ได)

Comment ลบหมายเหตทแทรกอยในเซลล

การคนหาและแทนทขอมล

การคนหาขอมล

ในกรณทมขอมลจ านวนมากในเวรคชท หรอเปน เวรคชทขนาดใหญการคนหาขอมลบางครง ตองใชเวลานานกวาจะพบขอมลทตองการ Excel จงมค าสงทสามารถคนหาขอมลไดอยางรวดเรว ท าไดดงน

1. คลกเมน Edit เลอกค าสง Find ดงรป

คนหาขอมล หนาตางคนหาขอมล

การแทนทขอมล

ในบางครงเราอาจจะตองการแกไขขอมลในเวรคชทหลายเซลลพรอมกน ในโปรแกรม Excel มค าสงในการคนหาและแทนทค า เพอใหการแกไขขอมลท าไดรวดเรวยงขน ดวยการแทนค าใหมในทกเซลล สามารถท าไดดงน

49

1. คลกเมน Edit เลอกค าสง Replace ดงรป

ค าสงคนหาและแทนท

2. พมพขอความทตองการคนหาท Find what ดงรป

การปอนขอมลในการแทนทค า

3. พมพขอความทตองการแทนทท Replace with ดงรปดานบน

4. คลกทปม Find Next

พบขอมลทคนหาทตองการแทนท

ไมพบขอมลทคนหา

2

3

50

5. ถาตองการแทนทค านนทงหมดทกเซลลทตรงตามเงอนไข ใหคลกปม Replace All จะแทนทค า “Pentiun” ดวยค าวา “Pentium”

แทนทขอมลทงหมด

6. คลกทปม Close เมอตองการออกจากการคนหาและแทนท

การตด คดลอก และวางขอมล

การคดลอกขอมล

ส าหรบ Microsoft Excel นนมจดเดนในการคดลอกขอมลคอสามารถคดลอกขอมลไดหลาย ชดเกบไวใน Clipboard ซงจะแสดงใน Task Panel เปนแบบ Multi Copy สามารถท าไดดงน

1. เลอกเซลลหรอกลมเซลลทตองการคดลอกดงรป

การเลอกเซลลในการคดลอกขอมล

2. คลกเมน Edit เลอกค าสง Copy หรอกดปม บนทลบาร ดงรป

51

การเลอกขอมลเพอคดลอก

2. เลอกเซลลทจะเรมวางขอมลดงรป

การเลอกเซลลทจะน าขอมลไป

5. คลกเมน Edit ค าสง Paste หรอกดปม บนทลบาร ขอมลเราจะถกคดลอกมาทเซลลทเลอกไว และใน Clipboard จะแสดงขอมลทขอมลทคดลอกไวดงรป

การวางขอมลทคดลอก

ขอมลใน Clipboard

หมายเหต : การคดลอกขอมลนอกจากการใชค าสงขางตนแลว การคดลอกขอมลยงสามารถลากเมาสคดลอกได โดยการเลอกเซลลทจะคดลอกขอมล คลกเมน Edit > Copy และเลอนตวชทมมขวาลางของเซลลแลว กดเมาสลากไปยงเซลลปลายทาง ดงรป

52

การคดลอกขอมลดวยการลากเซลล

การตดหรอเคลอนยายขอมล

เมอปอนขอมลในเวรคชท หากพบวาขอมลอยผดต าแหนงหรอตองการยายไปยงต าแหนงใหม สามารถท าไดดงน

1. เลอกเซลลหรอกลมเซลลทตองการเคลอนยาย เชน A2 ดงรป

เลอกเซลลทตองการเคลอนยาย

2. คลกเมน Edit > Cut หรอ กดปม บนทลบาร ดงรป

ค าสงเคลอนยายขอมล

3. เลอกเซลล C2 ทเรมวางขอมล

4. คลกเมน Edit > Paste หรอกดปม บนทลบาร ขอมลจะยายมายงต าแหนงทไดเลอกไว ดงรป

การวางขอมลทเคลอนยาย

หมายเหต : การเคลอนยายขอมลนอกจากการใชค าสงขางตนแลว ยงสามารถเคลอนยายขอมลโดยการกดเมาสลากเคลอนยายเซลลและกลมเซลล ไปยงกลมเซลลทตองการ คลกเลอกเซลลทตองการเคลอนยาย คลกเมน Edit > Copy แลวเลอนตวชเมาสชทเซลลท

53

ตองการเคลอนยาย กดลากเคลอนยาย ไปยงต าแหนงเซลล ดงรป และ สงทตองระมดระวงส าหรบเคลอนยายขอมล กคอ การเคลอ นยายขอมลทเปนสตรในการค านวณ เพราะจะท าใหการค านวณเกดการผดพลาดได

การลากเคลอนยายขอมล

การแทรกและลบเซลล แถว คอลมน

การแทรกคอลมน

ถาตองการเพมคอลมนไมวาจะเปนคอลมนเดยวหรอหลายคอลมนกตาม สามารถท าไดดงน

1. คลกปมขวาของเมาสทชอคอลมนทตองการแทรกจะเกดเมนลด ดงรป

การเลอกคอลมน

2. คลก Insert จะมคอลมนใหมมาแทรก ดงรปท

ผลการแทรกคอลมน

การแทรกแถว ( Row)

ถาตองการเพมแถวไมวาจะเปนแถวเดยวหรอหลายแถวกตาม สามารถท าไดดงน

1. คลกปมขวาของเมาสทชอแถวทตองการแทรกจะเกดเมนลด ดงรป

เลอกแถวเพอแทรกแถว

54

2. เลอกเมน Insert จะมแถวใหมมาแทรก ดงรป

ภาพหลงจากแทรกแถว

การลบคอลมน

ตวอยาง ใหลบขอมลในคอลมน D ทมขอมลของเดอน Mar ออกท าไดดงน

1. คลกปมขวาของเมาสชอคอลมนนนจะเกดเมนลด ดงรป

เลอกคอลมนเพอลบคอลมน

2. เลอกค าสง Delete คอลมนนนจะถกลบไป และจะเลอนคอลมนทางขวาเขามาแทนท ดงรป

ภาพหลงจากการลบคอลมน

55

การลบแถว

ตวอยางใหลบขอมลในแถว 7 ถง 8 ท าไดดงน

1. เลอกแถวทตองการลบ และคลกปมขวาของเมาสจะแสดงเมนลด ดงรป

การลบแถวทเลอกไว

2. เลอกค าสง Delete จะขอมลลบแถวและเลอนแถวท 9 มาแทนทไดดงรป

ภาพหลงจากลบแถวท 7 และ 8

การลบเซลล

ตวอยางใหลบขอมลในเซลล C7:D7

1. เลอกเซลล C7:D7 ดงรป

เลอกเซลลและเลอกค าสงในการลบเซลล

56

2. คลกค าสง Delete จะแสดงค าสงใหเลอกดงรป

ค าสงในการลบเซลล

รายละเอยดค าสง Delete

Shift cells left ลบแลวเลอนเซลลทางขวามาทางซาย

Shift cell up ลบแลวเลอนเซลลดานลางขนมา

Entire row ลบทงแถว

Entire column ลบทงคอลมน

การจดรปแบบตวอกษร และตวเลข

ส าหรบการจดรปแบบตวอกษรนนจะไมกลาวถงในบทนเนองจากสามารถใชความรจากบททแลวไดเลยสวนการจดรปแบบตวเลขนน การท างานใน Excel เราจ าเปนตองมการปอนขอมลทเปนตวเลขเสมอ Excel จงไดจดเตรยม ค าสงเกยวกบการจดรปแบบของตวเลขดงน

2 1

3 5 4

แสดงCells ตวเลขทถกเลอก 1. กลมตวเลขทถกเลอก 2. คลกเมน Format เลอกค าสง Cells…เลอก Tab Number เลอกกลมค าสง Number หรอ Currency

57

3. Use 1000 Separator : ก าหนด Comma ทหลกพน 4. : ก าหนดหลกหลงจดทศนยม 5. Negative Number : ก าหนดรปแบบตวเลขเมอเปนคาลบ

ในปาย Currency เราสามารถปรบสญลกษณของตระกลเงนไดท

การก าหนดความสงของแถวและความกวางของคอลมน ในการจดรปแบบเมอมการปรบขนาดตวหนงสอใหใหญขน จะสงผลใหตวหนงสอมองไมเหนบางสวน บางครงเราจ าเปนตองมการปรบขนาดความสงหรอความกวางของ Columns และ Rows มค าสงดงน

การก าหนดแบบอสระ 1. เลอน Pointer ไปทเสนแบงระหวาง Column หรอ Row

1

2

แสดงวธการปรบขนาดความกวางและความสง 1. เลอนตวชเมาสไปชทเสนแบงคอลมน กดลากเมาสปรบขนาดความกวางของ Column

2. เลอนตวชเมาสไปชทเสนแบงแถว กดลากเมาสปรบขนาดความสงของ Row

การก าหนดความกวางคอลมนและความสงอตโนมต ดบเบลคลกทต าแหนงของเสนแบงทง Rows และ Columns จะสงผลใหขนาดของความกวางของทง rows และ Columns พอดกบขนาดความกวางของขอความทกวางทสดใน Column หรอ Rows นน การก าหนดความกวางคอลมนและความสงแบบเจาะจง ในการก าหนดความกวาง และความสงสามารถระบไดแบบระบลงไปไดเลยตามทตองการซงมค าสงดงน การปรบความกวางคอลมน 1. เลอก Columns ทตองการ 2. คลกเมน Format 3. เลอกค าสง Column เลอกค าสง Width…

4. ก าหนดคาทตองการปรบ กดปม OK

58

การปรบความกวางคอลมน 1. เลอก Columns ทตองการ 2. คลกเมน Format 3. เลอกค าสง Column เลอกค าสง Width…

4. ก าหนดคาทตองการปรบ กดปม OK

การจดต าแหนงขอมล (Alignment)

การท างานใน Excel จ าเปนทจะตองมการจดรปแบบต าแหนงขอความใน Cells ซงมค าสงในการจดรปแบบดงน 1. เลอก Cells ทตองการจดรปแบบ 2. คลกเมน Format 3. เลอกค าสง Cells… 4. คลก Tab Alignment

ขนตอนการใชค าสง Alignment : ก าหนดต าแหนงขอความในแนวนอน

General : ตามคาตงตนของโปรแกรม Left : จดชดซาย Center : จดกงกลาง Right : จดชดขวา Fill : คดลอกขอความใหเตม Cell Justify : ตดขอความขนบรรทดใหม เมอขอความมความยาวเกน Center Across Selection : จดต าแหนงกงกลางจากกลม Cells

Distributed : ขยายระยะหางในแนวตงใหพอดกบความสงของCell : ก าหนดต าแหนงขอความในแนวตง Top : จดชดดานบน

2

3

4

1

59

Center : จดกงกลางในแนวตง Bottom : จดชดดานลาง Justify : ตดขอความขนบรรทดใหม เมอขอความมความยาวเกน Distributed : ขยายระยะหางในแนวตงใหพอดกบความสงของCell Orientation : ก าหนดแนวการแสดงของขอความ : ปรบตามจดท ตองการ : ปรบตามองศา : สงตดขอความขนบรรทดใหม : บบขอความใหอยใน Cell : รวม Cells/ยกเลก Cells

การตเสนตาราง(Border)

ใน Excel เปนการท างานกบ Spreadsheet ซงปกตจะมตารางมาใหอยแลว แตตารางดงกลาวยงไมไดก าหนดเสนขอบ ซงเราสามารถใชค าสงไดดงน

1. เลอก Cells ทตองการ 2. คลกเมน Format 3. เลอกค าสง Cells… : ยกเลกการตเสนตาราง

: ก าหนดการตเสนขอบนอก

: ก าหนดการตเสนทงตาราง : การตเสนของบน : การตเสนขอบขวา : การตเสนกลาง : การตเสนกลางในแนวตง

60

: การตเสนขอบลาง : การตเสนขอบซาย : การตเสนเฉยงขน : การตเสนเฉยงลง : การก าหนด Style ของเสนขอบ : การก าหนดสของเสนขอบ

การก าหนดส และลวดลาย ( Patterns ) ในการท างานกบ Cells ในบางครงเราจ าเปนทจะตองมการก าหนดสและลวดลายของพน Cells ซงมค าสงดงน

1. เลอก กลม Cells ทตองการ 2. คลกเมน Format 3. เลอกค าสง Cells… 4. คลกปายค าสง Patterns

แสดง Dialog Patterns 1. รปแบบของลวดลาย 2. สของลวดลาย 3. สของพน Cell

การสรางกราฟและการจดการขอมลดวยกราฟ (Chart) การวเคราะหและเปรยบเทยบขอมล เมอขอมลในตารางมปรมาณมากขนจะท าไดยาก และดไมนาสนใจเทาทควร วธทดและงายคอ การแสดงขอมลโดยใชกราฟ เพราะสามารถสอความหมายไดชดเจน การใชกราฟจะชวยใหการวเคราะหและเปรยบเทยบขอมลท าไดงาย และสามารถเลอกใชกราฟชนดทเหมาะสมกบขอมลทตองการแสดง ในบทนจะไดรจกกบการสรางกราฟและการปรบเปลยนรายละเอยดตางๆ ของรวมทงเทคนคในการสรางกราฟดงตอไปน

การสรางกราฟ ( Chart ) การสรางกราฟสามารถสรางใหอยใน Worksheet เดยวกบขอมลหรอแยกรปกราฟใหอยอก Worksheet อนกได และหากขอมลในตารางเปลยนกราฟกจะเปลยนตามไปดวย การสรางกราฟดวย Wizard สามารถท าไดดงน

61

การสรางกราฟโดยใช Wizard

1. คลกเลอกกลมเซลลทตองการสรางกราฟ 2. คลกเลอก (Chart Wizard) บนทลบาร

3. เลอกรปแบบของกราฟทตองการแลวคลกทปม Next 4. เลอกวาจะใชขอมลแกน X จากแนวแถวหรอแนวคอลมน แลวคลกทปม Next 5. ก าหนดรายละเอยดเกยวกบสวนประกอบของแผนภมจากกรอบแลวคลกปม Next

6. ก าหนดวาจะวางกราฟไวทใด

As new sheet : เปนการสรางกราฟบนชทใหม

As object in : เปนการสรางกราฟบนชทเดม

7. คลกทปม Finish

การเคลอนยายและปรบขนาดรปกราฟ เมอเราสรางกราฟขนมาไดแลว และตองการจะท าการเคล อนยายหรอปรบขนาดกราฟกสามารถท าได โดยจะมผลเฉพาะกบตวกราฟเทานน ไมมผลกระทบกบขอมลแตอยางใด การเคลอนยายและปรบขนาดกราฟสามารถท าไดดงตอไปน

การเคลอนยายรปกราฟ

1. คลกเมาสในบรเวณพนทวางในรปกราฟเพอเลอกกราฟ

2. กดเมาสปมซายคางไวแลวลากไปวางในต าแหนงทตองการ

3. ปลอยเมาสจะไดกราฟในต าแหนงทตองการ

การเลอกต าแหนงการปรบขนาดกราฟ 1. คลกเมาสบรเวณทวางในรปกราฟเพอเลอกกราฟ

2. คลกเมาสเลอกจดใดจดหนงทปรากฎตามเสนของกราฟ

3. กดเมาสปมซายคางไวแลวลากเพอเปลยนขนาดตามตองการ

การจดรปแบบและแกไขกราฟ

การจดรปแบบแผนภมดวยแถบเครองมอ Chart

เมอเราสรางแผนภมแลวจะเหนวาม Toolbar Chart ขนมาใหเราสามารถใชแถบเครองมอตวนในการปรบรปแบบแผนภมไดดงน

62

เครองมอในการจดรปแบบกราฟ

1. Chart object ใชเลอกสวนประกอบของกราฟ 2. Format Axis ใชจดรปแบบของกราฟสวนทเลอก 3. Chart Type เลอกแบบกราฟ 4. Legend ส าหรบเปด/ปด Legend 5. Data Table สรางตารางขอมลในกราฟ 6. By Row ใชขอมลแนวแถว 7. By Column ใชขอมลแนวคอลมน 8. Angle ใชส าหรบเอยงตวอกษร

การจดรปแบบในแตละสวนประกอบของ Chart

ขนตอนในการจดรปแบบของ Chart

1

2

3

4

5 7

6 8

1

2

63

1. คลกปมขวาของเมาสทสวนประกอบทตองการจดรปแบบแลวเลอกค าสง Format... หรอคลกเลอกชอสวนประกอบจาก Toolbar Chart แลวคลกทปม Format ทอยถดมาหรอจะใชวธดบเบลคลกทสวนประกอบนนกได

2. ปรบรปแบบของสวนประกอบนนตามตองการ

3. คลกปม OK

การเปลยนชนดและรปแบบของแผนภม (Chart)

ขนตอนการเปลยนชนดของ chart

1. กดปมขวาของเมาสท Chart Area จะเกด Shortcut Menu

2. เลอกค าสง Chart Type ปรากฎไดอะลอกบอกซขนมา

3. คลกเลอกรปแบบ Chart ใหมตามตองการ

4. กดปม Press and Hold to View Sample เมอตองการดรปรางหนาตาของ Chart

5. คลกทปม OK Chart จะเปลยนไปตามทเลอกไว

2

1

3

4

64

การก าหนดรายละเอยดอนๆ เกยวกบ Chart

การเลอกค าสง Option

1. กดปมขวาของเมาสท Chart Area จะเกด Shortcut Menu ดงรป

2. เลอกค าสง Chart Option… ปรากฎไดอะลอกบอกซขนมา

3. ก าหนดรายละเอยดในสวนทตองการดงน

รป tab ในค าสง Chart Option

Title ขอความในกราฟ

Axes ก าหนดรปแบบของแกน X และแกน Y

Gridlines ก าหนดรปแบบเสน Gridlines

Legend ก าหนดการแสดงอธบายสญลกษณ

Data Labels ก าหนดการแสดงขอความและตวเลขก ากบขอมล

Data Table ก าหนดการแสดงตารางขอมลภายในแผนภม

4. คลกทปม OK เมอก าหนด Option เสรจ

2

1

65

การจดรปแบบบรเวณ Chart Area

1. กดปมขวาของเมาสท Chart Area จะเกด Shortcut Menu

2. เลอกค าสง Format Chart Area จะปรากฎไดอะลอกบอกซขนมา

การจด Format ของ Chart 3. ก าหนดรายละเอยดของรปแบบตามตองการดงน

Patterns ก าหนดสพนและลายพนของ Chart Area

Fonts ก าหนดรปแบบตวอกษรทงหมดใน Chart Area

Properties ก าหนดเกยวกบต าแหนงของวตถ และการ Lock วตถ

4. คลกทปม OK

1

2

3

66

การก าหนดรปแบบของแทงกราฟ (Data Series)

1. กดปมขวาของเมาสทแทงกราฟทตองการจดรปแบบ

การเลอกค าสง Format Data Series…

2. เลอกค าสง Format Data Series จะปรากฎไดอะลอกบอกซขนมา 3. ก าหนดรปแบบตามตองการดงน

Patterns รปแบบเสนขอบ, สพน

Axis ก าหนดใหแทงกราฟแทงนนขนอยกบ Scale แกนใดในกรณม 2 แกน

Error Bars ก าหนดรปแบบของคาเผอความคลาดเคลอนของขอมล

Data labels ก าหนดขอความก ากบแทงกราฟ

Series Order ก าหนดล าดบการแสดงแทงกราฟ

Options ก าหนดระยะหางของแทงกราฟแตละชดและการซอนทบกนของแทงกราฟ

4. คลกทปม OK

1 2

67

การก าหนดรปแบบของแกน X (Category Axis)

1. เลอก Category Axis ท Chart Toolbar

2. คลกทปม Format

3

1

ต าแหนงในการเลอกแกน X

3. เลอก Selected Axis

4. ก าหนดรายละเอยดสวนตางๆ ดงน

Patterns ก าหนดรปแบบเสนแกนรวมถงขดบอกต าแหนงบนเสนแกน

Scale ก าหนดเกยวกบ Scale บนแกน

Font ก าหนด Font ของตวอกษรบนแกน

Number ก าหนดรปแบบการแสดงขอมลบนแกน

Alignment ก าหนดแนวการเขยนขอมลบนแกน

5. คลกทปม OK เมอก าหนดเสรจ

การก าหนดรปแบบ Scale ของแกน Y (Value Axis)

การก าหนดรปแบบของแกน Y นนจะเหมอนกบแกน X ทกอยาง แตจะแตกตางกนทเรองของ Scale เพราะแกน Y เปนแกนทแสดงคาของขอมล ซงการก าหนด Scale นนมขนตอนดงน

1

2

4

68

1. เลอก Value Axis ท Chart Toolbar

ต าแหนงในการเลอกแกน Y

2. คลกทปม Format 4

3.เลอก Selected Axis

4. ก าหนดรายละเอยดสวนตางๆ ดงน

Patterns ก าหนดรปแบบเสน แกนรวมถงขดบอกต าแหนงบนเสนแกน

Scale ก าหนดเกยวกบ Scale บนแกน

Font ก าหนด Font ของตวอกษรบนแกน

Number ก าหนดรปแบบการแสดงขอมลบนแกน

Alignment ก าหนดแนวการเขยนขอมลบนแกน

เราอาจจะสงเกตไดวาไมวาจะเปนค าสง Format ของ Chart Area, Plot Area และ Data Series จะมแถบปาย Pattern และมปม Fill Effects

ซงสามารถก าหนดลายพนของทง Chart Area Plot Area และ Data Series ไดดวยวธเดยวกนเราจะมาลองดรายละเอยดของ Fill Effects วานอก

จากจะสามารถใสภาพ Background ไดแลวยงก าหนดลวดลายอะไรไดอก โดยจะยกตวอยางท Plot Area

การแกไขแหลงขอมลของรปกราฟ (Source Data)

ในการสรางกราฟเมอเราสรางแลวจ าเปนทจะตองแกไขขอมล เพอใหเหมาะสมกบการน าเสนอขอมลเราจงจ าเปนตองใชตองทราบค าสงในการแกไขขอมลดงน

2

3

1

69

ขนตอนการเลอก ค าสงSource Data…

1. คลกขวาท chart Area

2. เลอกค าสง Source Data…

3. เลอกท 4. เลอกขอมลทตองการน ามาท าเปนกราฟ

5. เลอกท 6. คลกปม OK ซงกจะมการเปลยนกราฟ ตามขอมลทอางองใหม

ขนตอนการอางองขอมลมาสรางกราฟ

1 2 3 6

70

การท างานกบรปกราฟแบบ 3 มต

การแสดงกราฟในบางครงตองการใหสามารถแสดงขอมลในแนวลก สามารถทจะใชรปแบบการแสดงกราฟเปนแบบ 3 มตได ซงการใชค าสงมดงน

1. คลกขวาท Chart Area เปลยนชนดของ chart Type เปนแบบ 3D กอน

2. คลกขวาท Chart Area

3. เลอกค าสง 3D View… 1 3 2

ขนตอนการใชค าสง 3D View…

Dialog 3-D View

ปรบหมนในแนวตง

ปรบหมนในแนวตงดวยการก าหนดคา

ปรบหมนในแนวนอน

ปรบมมมองในแนวลก

ปรบหมนในแนวนอนดวยการก าหนดคา

ปรบความลกดวยการก าหนดคา

ปรบ Chart ใหอยในสภาพกอนการปรบแตง 4. ปรบรปกราฟ 3 มตตามตองการ

5. คลกปม OK

71

การก าหนดขอบเขตและแนวการแสดงของกระดาษ

เปนการก าหนดขอบเขตดานซาย- ขวา บนและลางของกระดาษ และก าหนดวาจะแสดงขอมลในกระดาษในแนวนอนหรอแนวตงของกระดาษ

1. เมน File เลอก Page Setup

2. เลอกแทป Page

การก าหนดแนวของกระดาษ

3. เลอกแนวของกระดาษวาเปนแนวตง (Portrait) หรอแนวนอน (Landscape)

4. เลอกแทป Margins

การก าหนดขอบเขตของกระดาษ

5. ก าหนดขอบเขตในแตละดาน

- Top : ก าหนดระยะหางของขอบดานบน - Bottom : ก าหนดระยะหางของขอบดานลาง - Left : ก าหนดระยะหางของขอบดานซาย

- Right : ก าหนดระยะหางของขอบดานขวา 6. คลกปม OK

การเปลยนขนาดและปรบหนากระดาษ

ใชในการยอหรอขยายขนาดเอกสารใหเหมาะกบความตองการ เชนถาเอกสารมขนาดใหญกวาขนาดกระดาษ กสามารถยอขนาดเอกสารใหพอดกบขนาดกระดาษได

1. เมน File เลอก Page Setup

2. เลอกแทป Page

3. ก าหนดวาจะยอหรอขยายขนาดเอกสารกเปอรเซนตท Adjust to: 4. ก าหนดวาจะใหยอเอกสารใหเหลอกหนา จากทงหมดทหนาท Fit to: ตวอยางเปนการยอเอกสารสองหนาใหอยในหนาเดยว

72

5. ก าหนดขนาดกระดาษทกรอบ Paper size 6. ก าหนดความละเอยดในการพมพทกรอบ Print Quality: 7. คลกปม OK

การใชสตรค านวณและฟงกชน

สตรและเครองหมายในการค านวณ

จากทผานมาเราไดเรยนรการท างานทวๆ ไปของ Excel มาแลว แตการท างานในเวรคชทจะไมเตมรปแบบเลย ถาปราศจากการค านวณและการใชฟงกชนเพราะ Excel คอ กระดาษค านวณอเลคทรอนกสทสามารถจดรปแบบใหสวยงามได ดงนนในงานทมการค านวณตางๆ เราจงควรใช Excel เขามาชวยแทนทการใชกระดาษทดและเครองคดเลข

ในสวนผานๆ มาเราไดเรยนรถงการค านวณและการใชฟงกชนกนอยางคราวๆ ดงนนในบทนเราจะเรยนรเรองนกนอยางละเอยดยงขน พรอมทงตวอยางการประยกตใชงานเพอน ามาใชในงานจรง

การปอนสตรในการค านวณ

ตองน าหนาดวยเครองหมาย “ = “ และตองประกอบดวยขอมล (Operand) และ เครองหมายกระท าการ (Operator) เชน เราปอนสตรลงในเซลล ดงรป

หรอ

1 วธการปอนแบบท 1 วธการปอนแบบท 2 2

1. การปอนสตรลงใน Cell

2. การปอนสตรท Formula bar

=5*3 จะถอวา 5 และ 3 คอ Operand (ขอมล)

เครองหมาย * คอ Operator (ตวด าเนนการ)

การก าหนด Operand ในสตร

เราสามารถทจะก าหนดตว Operand ไดดงน คาคงท ไดแก ตวเลข, ตวอกษร ทเราระบคาในสตรเลย เชน =20-6 ชอเซลล ไดแก ชอเซลลทบรรจขอมลทจะใชค านวณ เชน =A1+A2 ซงการอางองชอเซลลน เราอาจจะอางองในแบบอนๆ ไดอก เชน

A1:A12 หมายถง ตงแตเซลล A1 ถง A12 A1,A12,A14 หมายถง เซลล A1,A12 และ A14 A1:A12,C1:C12 หมายถง ตงแตเซลล A1 ถง A12 และ C1 ถง C12 A1:A12 A1:F5 หมายถง เซลลรวมกนของ A1:A12 และ A1:F5 ซงกคอ A1 ถง A5

การอางองเซลลแทนขอมลในแบบขางตนนน สวนใหญจะใชอางองอยภายใน ฟงกชนเทานน

73

การอางองเซลลทอยในชทอนใชรปแบบดงน ชอ Sheet!ชอเซลล เชน =Sheet1!A3+Sheet2!A5+B2 หมายความวา เอาเซลล A3 ของชทท 1 บวกกบ เซลล A5 ของชทท 2 และ

บวกกบเซลล B2 ในชทปจจบน การอางองเซลลทอยในสมดงานอน ใชรปแบบดงน

[ชอไฟล Workbook.xls] ชอ Sheet!ชอเซลล เชน =[book1.xls]Sheet1!A1+B5 หมายถง น าเซลล A1 ของชทท 1 จากไฟล Book1.xls บวกกบเซลล B5 จาก Sheet และ Workbook ปจจบน ซงตองมไฟลนอยทโฟลเดอรชอ My document มฉะนน Excel จะถาม หาทอยของไฟลนน

เครองหมายด าเนนการ (Operator) แยกตามประเภทไดดงน

Operator ทางคณตศาสตร + บวก - ลบ * คณ / หาร ^ ยกก าลง % เปอรเซนต เชน =A1*20% ( ) วงเลบ Operator ทางการเปรยบเทยบ ซงจะไดคาจากการค านวณเปน TRUE (จรง) หรอ FALSE (เทจ) เทานน โดยทวไปจะใช

Operator เหลานเพอน าไปตดสนใจหาทางเลอกอก ครงหนง

= คอ เทากน เชน เราพมพ =5=6 ในเซลลใด ๆ จะไดคาเปน FALSE ( อยาสบสนกบเครองหมาย = ทอยหนาสตรเพราะเครองหมาย = ตวแรกนนเปน เพยงตวบอก Excel วาทจะพมพตอไปนนเปนสตรหรอฟงกชน)

> คอ มากกวา เชน =5>6 จะไดคาเปน False

< คอ นอยกวา เชน =5<6 จะไดคาเปน True >= คอ มากกวาหรอเทากบ เชน =8>=8 จะไดคาเปน True

<= คอ นอยกวาหรอเทากบ เชน =8<=20 จะไดคาเปน True

<> คอ ไมเทากบ เชน =8<>7 จะไดคาเปน True

Operator ทางการเชอมขอความ

เครองหมาย & ใชเชอมขอความ ดงตวอยางจากรป

1

2

ลกษณะการเชอมขอความ

74

1. สตรทใช & ในการเชอมขอความ

2. ผลของการเชอมขอความ ในCell A1 กบ A2

ความตางระหวางสตร (Formula) และ Function

เพอความเขาใจมากยงขนเราลองดการใชงาน Function และสตรในการค านวณ ดงรป

ตวอยางการค านวณ

1. ผลจากการค านวณ

2. เปนการใช สตรทใชในการค านวณ

3. เปนการใช function Sum หาผลรวม

จากตวอยางเราจะเหนวา Function นน เปนรปแบบของการค านวณทส าเรจแลว สวนสตร(Formula) นนเราตองสรางขนมาเอง

ฟงกชนในการค านวณ

ใน Excel นนมฟงกชนใหเราใชมากมาย และเราไดเรยนรจากเนอหาทผานมากคอ ฟงกชน Sum ในบทนเราจะเรยนรฟงกชนอนๆ ทนาสนใจ รวมไปถงการใชฟงกชนเหลา นนไปพรอมๆ กบการใช Function Wizard

สวนประกอบของฟงกชน

ฟงกชนจะมรปแบบ คอ ชอฟงกชน (ขอมล1 , ขอมล2 ,..) ซงแลวแตวาฟงกชนใดตองการขอมลใดบาง และตองการขอมลชนดใดแตจะมสวนประกอบหลก ๆ เพยง 2 สวน คอ

ชอฟงกชน คอ ชอของฟงกชนตามท Excel ไดก าหนดมาให เชน ฟงกชน Sum, Count เปนตน

คาขอมล (Argument) คอ คาทตองสงใหแกฟงกชน ซงจะอยภายในวงเลบ และการอาง Argument นนอาจจะใชการอางองชอเซลลแทนกได

เชน ฟงกชน =Sum(A1:A10,C1:C10) จะถอวา Sum คอ ชอฟงกชนและ A1:A10 , C1:C10 เปน Argument

3 1 2

75

การค านวณผลแบบอตโนมต

ในโปรแกรม Excel เราสามารถใชเครองมอในการค านวณผลแบบอตโนมตไดดวยซงท าใหงายในการใชงานมการขนตอนการใชงานดงน

2

3

1

1.เลอก Cell

2.เลอกเครองมอ

3.เลอก Function

ประเภทของฟงกชนและฟงกชนทนาสนใจ

ฟงกชนทางคณตศาสตร

=INT (ตวเลข) ค านวณคาจ านวนเตมของตวเลขโดยปดเศษทศนยมลงต าเสมอ

=TRUNC (ตวเลข) ค านวณคาจ านวนเตมของตวเลขโดยปดเศษทศนยมทง

=ABS (ตวเลข) ค านวณคาสมบรณของตวเลข

=SQRT (ตวเลข) ค านวณคารากทสองของตวเลข

=ROUND (ตวเลข,ต าแหนงทศนยม) ปดเศษใหเหลอตามต าแหนงทระบ

=MOD(ตวตง,ตวหาร) ค านวณคาเศษจากการหาร

ฟงกชนทางวนทและเวลา

=TODAY() ใหคาวนทปจจบน

=NOW() ใหคาวนทและเวลาปจจบน

=WEEKDAY(วนท) คนคาวนในสปดาหของวนท โดยเรมจากวนอาทตย เปน 1 จนถงวนเสารเปน 7

=YEAR(วนท) ใหคาปจากวนท

=MONTH(วนท) ใหคาเดอนจากวนท

=DAY(วนท) ใหคาวนจากวนท

=HOUR(เวลา) ใหคาชวโมงจากเวลา

=MINUTE(เวลา) ใหคานาทจากเวลา

เรายงสามารถค านวณขอมลวนทใน Excel ไดเลย เชน =Today()+20 จะใหคาของ อก 20 วนถดจากวนน

76

ฟงกชนทางตวอกษร

=UPPER (ขอความ) เปลยนขอความเปนตวพมพใหญทงหมด

=LOWER (ขอความ) เปลยนขอความเปนตวพมพเลกทงหมด

=PROPER (ขอความ) เปลยนขอความโดยเปลยนตวอกษรแรกของขอความเปนตวพมพใหญ

=LEN (ขอความ) หาความยาวของขอความ

=REPT (ขอความ,จ านวน) พมพขอความนนตามซ ากนตามจ านวนทระบ

=LEFT (ขอความ,จ านวน) พมพขอความตามจ านวนตวอกษรทระบโดยนบจากซายสด

=RIGHT (ขอความ,จ านวน) คดลอกขอความตามจ านวนตวอกษรทระบโดยนบจากขวาสด

=EXACT (ขอความ1,ขอความ2) เปรยบเทยบ ขอความ1 กบ ขอความ2 โดยทจะใหคาเปน True กบ False

=BAHTTEXT(ตวเลข) เปลยนตวเลขใหเปนตวอกษรเชน 2000 เปน สองพนบาทถวน

ฟงกชนทางสถต

=MAX (กลมเซลล) ใหคาทมากทสดในกลมขอมล

=MIN (กลมเซลล) ใหคาทนอยทสดในกลมขอมล

=AVARAGE (กลมเซลล) ใหคาเฉลยของกลมขอมล

=MEDIAN (กลมเซลล) ใหคากงกลางของกลมขอมล

=MODE (กลมเซลล) ใหคาทเกดบอยทสดของกลมขอมล

=COUNT(กลมเซลล) นบจ านวนขอมล

=COUNTA(กลมเซลล) นบจ านวนขอมลทเปนขอความ

=COUNTIF(กลมเซลล,เงอนไข) นบขอมลอยางมเงอนไข

ฟงกชนทางการเงน

=PMT (rate,nper,pv) หาคาผอนช าระในแตละงวดรวมดอกเบย โดยท

rate คอ อตราดอกเบยตองวด

nper คอ จ านวนงวดทงหมด

pv คอ เงนตน

ฟงกชนทางการตรวจสอบเงอนไข

=IF (เงอนไข, คาทไดเมอเงอนไขเปนจรง, คาทไดเมอเงอนไขเปนเทจ)

ใหคาตามผลของเงอนไข วาเปน จรง(TRUE) หรอ เทจ(FALSE)

77

ในฟงกชน IF นเราสามารถประยกตใชกบงานไดมากมาย เชน จากตารางตวอยาง เราจะก าหนดขอมลเงนเดอนของพนกงานแตละคน แลวตรวจสอบดวาถาใคร ไดยอดขายตงแต 10000 ขนไปใหรบคานายหนาไป 2000 บาท แตถาใครไดนอยกวา 10000 ใหรบคานายหนา 1000 บาท โดยกอนอนเราท าตารางขอมลของพนกงานและยอดขายมการค านวณคานายหนา ดงรป

ตวอยางการใช Function if 1

1. การใชงานค าสง IF(D3>=10000,2000,1000) D3 : ชอเซลลทใชตรวจสอบตวเลขวามากกวา หรอ ต ากวา 10000 ถาล าดบถดไปเปลยนเปน เซลล D4….D12

Note การ Copy สตรใหใชเมาสลากท แฮนเดล (Fill Handle) ของเซลลทมสตร แรกอยลงมาขางลาง

ฟงกชนอนๆ ทนาสนใจ

=SUMIF(กลมเซลลทตรวจสอบ,เงอนไข,กลมเซลลทตองการรวม) ใชในการรวมขอมลโดยทมการตรวจสอบเพอทจะรวมขอมล เชน จากตวอยางในรปท6-8 ถาตองการหาคะแนนรวมของคนทไดเกรด A ซงหาคาไดดง สตรดงน

=SUMIF(D2:D10,”A”,C2:C10)

D2:D10 : กลมเซลลทตรวจสอบ

“A” : เงอนไขใหตรวจสอบคนทไดเกรด A

C2:C10 : ใหรวมคะแนนของคนทไดเกรด A

ฟงกชน VLOOKUP( )

=VLookup(lookup_value,table_array,col_index_num)

78

ใหคาจากตารางอางองอนโดยใช Lookup Value เปน Key ในการคนหา

ฟงกชน Vlookup มประโยชนมากในการทจะอางองขอมลของตารางอนมาไวยง ต าแหนงทตองการโดยทจะม Key ทใชในการเปรยบเทยบคนหา

ฟงกชน HLOOKUP( )

=HLookup(lookup_value,table_array,row_index_num)

ฟงกชน HLOOKUP กใชงานเหมอนกบ VLOOKUP ตางกนตรงทตารางอางองอยในแนวนอน

การอางองเซลลแบบเจาะจง

การทใสเครองหมาย $ ไวหนาต าแหนงอางองเซลลเปนการลอกการอางองเซลลไมใหถกเปลยนแปลงเมอมการคดลอกสตร นนไปไวยงเซลลอนเพราะปกตการคดลอกสตรนน จะท าใหการอางองถกเลอนไปตาม ต าแหนงทคดลอกไป เชน ถาเราคดลอกเซลลทมสตร =Sum(A1:A10) ลงมา 1 เซลล สตรทคดลอกมาจะกลายเปน =Sum(A2:A11) เปนตน

ถาเราไมตองการใหการอางองเซลลถกแปรเปลยนไปตามต าแหนงทคดลอกจะตอง อางอง โดยใสเครองหมาย $ ไวขางหนาเซลลทจะอางองเปน =Sum($A$1:$A$10) และ เมอเราคดลอกสตรนไปไวทใดกตาม สตรทคดลอกไปกจะเปน =Sum($A$1:$A$10) เหมอน เดม