32
PEDOMAN PELAKSANAAN PROGRAM MANAJEMEN pengetahuan ( KNOWLEDGE management) PERATURAN MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI NOMOR 14 TAHUN 2011 BUKU 8 KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI buku 8 edited.indd 1 3/2/11 6:50:59 PM

pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

  • Upload
    others

  • View
    15

  • Download
    1

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

i

pedoman peLaKSanaanprogram manajemen pengetahuan (knowledge management)

peraturan menteri negara pendayagunaan aparatur negara dan reformaSi biroKraSi nomor 14 tahun 2011

buKu 8

Kementerianpendayagunaan aparatur negara

dan reformaSi biroKraSi

buku 8 edited.indd 1 3/2/11 6:50:59 PM

Page 2: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

ii

buku 8 edited.indd 2 3/2/11 6:50:59 PM

Page 3: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

iii

MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA

DAN REFORMASI BIROKRASIREPUBLIK INDONESIA

PERATURAN MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA

DAN REFORMASI BIROKRASI

NOMOR 14 TAHUN 2011

TENTANG

PEDOMAN PELAKSANAAN PROGRAM MANAJEMEN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE MANAGEMENT)

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI

Menimbang : bahwa sebagai tindak lanjut Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 - 2025 dan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010 – 2014, dipandang perlu menetapkan Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) dengan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi;

buku 8 edited.indd 3 3/2/11 6:50:59 PM

Page 4: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

iv

Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2007 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional 2005-2025 (Lembaran Negara RI Tahun 2007 Nomor: 33 dan Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 4700);

2. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2010 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah 2010-2014;

3. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025;

4. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2010 tentang Pembentukan Komite Pengarah Reformasi Birokrasi Nasional dan Tim Reformasi Birokrasi Nasional sebagaimana telah dirubah dengan Keputusan Presiden Nomor 23 Tahun 2010;

5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010 – 2014;

MEMUTUSKAN :Menetapkan : PERATURAN MENTERI NEGARA

PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI TENTANG PEDOMAN PELAKSANAAN PROGRAM MANAJEMEN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE MANAGEMENT).

buku 8 edited.indd 4 3/2/11 6:50:59 PM

Page 5: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

v

PERTAMA : Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Pengetahuan (knowledge management) bertujuan untuk :

a. membantu Unit Pengelola Reformasi Birokrasi Nasional (UPRBN) dalam mengelola forum manajemen pengetahuan;

b. memberikan pemahaman kepada Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah mengenai knowledge management;

c. mendorong Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah untuk berpartisipasi aktif dalam knowledge sharing yang dapat dimanfaatkan dalam perumusan kebijakan dan benchmarking pelaksanaan reformasi birokrasi.

KEDUA : Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Pengetahuan (knowledge management) sebagaimana dimaksud dalam Diktum PERTAMA, adalah sebagaimana tersebut dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari peraturan ini.

KETIGA : Peraturan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di JakartaPada tanggal 25 Februari 2011

buku 8 edited.indd 5 3/2/11 6:50:59 PM

Page 6: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

vi

daftar iSi

BAB I PENDAHULUAN 11.1 Latar belakang 11.2 Tujuan 2

BAB II GAMBARAN UMUM 32.1 Pengertian 32.2 Prinsip 4

BAB III MANAJEMEN PENGETAHUAN DALAM PELAKSANAAN REFORMASI BIROKRASI

5

BAB IV ELEMEN DAN TAHAPAN IMPLEMENTASI MANAJEMEN PENGETAHUAN

9

4.1 Elemen Penerapan Manajemen Pengetahuan 94.2 Tahapan Implementasi Manajemen Pengetahuan 10

BAB V MERENCANAKAN IMPLEMENTASI MANAJEMEN PENGETAHUAN

13

5.1 MengidentifikasiKonteksManajemenPengetahuandalam Organisasi

13

5.2 MengidentifikasiPraktekManajemenPengetahuandalam Organisasi

14

5.3 MengidentifikasidanMelakukanAnalisisTerhadapParaPemangkuKepentingan

14

5.4 Merumuskan Strategi Manajemen Pengetahuan 155.5 Mengembangkan Strategi Manajemen Perubahan 165.6 Mengembangkan Strategi Implementasi Manajemen

Pengetahuan16

BAB VI MENGIMPLEMENTASIKAN MANAJEMEN PENGETAHUAN

17

6.1 Pembentukan Kebiasaan 186.2 Penyediaan Payung Regulasi 186.3 PemanfaatanTeknologi 18

buku 8 edited.indd 6 3/2/11 6:50:59 PM

Page 7: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

vii

6.4 Penyelarasan Strategi Manajemen Pengetahuan dengan Strategi Manajemen Perubahan

19

BAB VII EVALUASI PELAKSANAAN MANAJEMEN PENGETAHUAN7.1 Mekanisme Berkala Penyempurnaan dan Pengembangan

Pengetahuan21

7.2 PembangunanCommunityOfPractice(CoP) 227.3 Perbaikan Terus-menerus Tata Kelola Dan Strategi

Manajemen Pengetahuan22

BAB VI PENUTUP 23

daftar tabeL

Tabel 1 KebutuhanPengetahuandalamProsesPerubahan 6

daftar gambar

Gambar 1 KerangkaKerjaManajemenPengetahuandalamReformasiBirokrasi

5

Gambar 2 Tahapan Implementasi Manajemen Pengetahuan 10Gambar 3 Merencanakan Implementasi Manajemen Pengetahuan 13Gambar 4 Mengimplementasikan Manajemen Pengetahuan 17Gambar 5 Evaluasi dan Penyempurnaan Manajemen Pengetahuan 21

buku 8 edited.indd 7 3/2/11 6:50:59 PM

Page 8: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

viii

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

buku 8 edited.indd 8 3/2/11 6:50:59 PM

Page 9: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

1PermenPANdanRBNo:14Tahun2011

bab ipendahuLuan

1.1 Latar belakang

ReformasibirokrasibagiKementerian/LembagadanPemerintahDaerahdimaksudkanantaralainuntukmendorongterwujudnyaorganisasiyangefektifdanefisien.Untukmewujudkanorganisasisepertiitu,setiapinstansipemerintahharus siap untuk memanfaatkan kekayaan pengetahuan yang dimilikinya,termasuk belajar dari pengalaman-pengalaman di masa lampau. Secara umum halitudiwujudkandalambentukperaturandanprosedurkerjadalamorganisasitersebut, serta rangkaian kegiatan untuk perubahan dan penyempurnaanya.Kendala yang sering dihadapi adalah kenyataan bahwa pengetahuan danpengalamandalamorganisasitersebutseringkalitersebar,tidakterdokumentasidan bahkan mungkin masih ada di dalam kepala masing-masing individu dalam organisasi.

Manajemen Pengetahuan atau knowledge management merupakan upaya untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam mengelola asetintelektualnya:pengetahuandanpengalamanyangada. Tujuannya tentu sajaadalahmemanfaatkanasettersebutuntukmencapaikinerjaorganisasiyanglebihbaikuntukmempercepatpencapaiantujuanpelaksanaanreformasibirokrasi.

Unit Pengelola Reformasi Birokrasi Nasional (UPRBN)mengelola forumknowledge management yang dapat dimanfaatkan sebagai knowledge sharing yang berguna baik dalam perumusan kebijakan reformasi birokrasi nasionaldan juga sebagai benchmarking bagi Kementerian/Lembaga dan PemerintahDaerah.SedangkanKementerian/LembagadanPemerintahDaerahdiharapkandapat berpatisipasi aktif dalammemberikan knowledge sharing pengalaman pelaksanaan reformasi birokrasi dalam forum knowledgemanagement. Olehkarena itu pedoman ini juga dimaksudkan untuk memberikan gambaranmengenaipenerapanmanajemenpengetahuan(knowledge management). Hal ini akan sangat membantu keberlanjutan pelaksanaan reformasi birokrasi diKementerian/LembagadanPemerintahDaerah.

Dalamhubunganini,penerapanmanajemenpengetahuantidakmenjadiaspekyangdinilaidalampelaksanaanreformasibirokrasiKementerian/Lembagadan Pemerintah Daerah.

buku 8 edited.indd 1 3/2/11 6:50:59 PM

Page 10: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

BAB IPendahuluan

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

2

1.2 tujuan

a. Membantu Unit Pengelola Reformasi Birokrasi Nasional (UPRBN) dalammengelolaforummanajemenpengetahuan;

b. Memberikan pemahaman kepada Kementerian/Lembaga dan PemerintahDaerah mengenai knowledge management;

c. Mendorong Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah untukberpartisipasi aktif dalam knowledge sharing yang dapat dimanfaatkan dalam perumusan kebijakan dan benchmarking pelaksanaan reformasibirokrasi.

buku 8 edited.indd 2 3/2/11 6:50:59 PM

Page 11: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

3PermenPANdanRBNo:14Tahun2011

bab i igambaran umum

2.1. pengertian

a. manajemen pengetahuan adalah upaya terstruktur dan sistematisdalam mengembangkan dan menggunakan pengetahuan yang dimiliki untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi peningkatankinerja organisasi. Aktivitas dalam manajemen pengetahuan meliputiupaya perolehan, penyimpanan, pengolahan dan pengambilan kembali,penggunaandanpenyebaran,sertaevaluasidanpenyempurnaanterhadappengetahuansebagaiasetintelektualorganisasi.

b. pengetahuan adalah pemahaman tentang sesuatu hal berdasarkan interpretasiatassebuahkontekspermasalahantertentu.Kategoripengetahuandalamorganisasiadalah:• pengetahuan implisit (tacit), yaitu pengetahuan yang masih berada

dalam pikiran individu yang memiliki pengetahuan tersebut. Pengetahuan implisit terdiri komponen kognitif dan komponen teknis. Komponenkognitif merupakan kerangka berpikir yang tidak dapat begitu sajadiutarakandalamsebuah representasidatayang terstruktur, sehinggakerap kali disebutpengetahuan tak terstruktur. Sementara komponenteknis adalah konsep konkrit yang bisa diutarakan secara eksplisit,sehingga sering kali disebut pengetahuan terstruktur.

• pengetahuan eksplisit, yaitu pengetahuan yang sudah secara eksplisit diutarakan dan tersedia dalam organisasi. Umumnya pengetahuaneksplisit bersifat terstruktur dan tercermin dalam berbagai rujukan peraturandanstandarkerjadalamorganisasi.Pengetahuanakandapatmemberikanmanfaatterbesarbagiorganisasimanakalabisadisebarkankepadasegenappihakyangberkepentingandalamorganisasitersebut.

c. Sistem manajemen pengetahuan (knowledge Management System) adalah sistem (umumnya berbasis teknologi informasi) yang digunakanuntukmelakukan pengelolaan atas pengetahuan pada tiap tahapan, baiksaatperolehan,penyimpanan,pengambilankembali,pemanfaatanmaupunpenyempurnaannya.

buku 8 edited.indd 3 3/2/11 6:50:59 PM

Page 12: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

BAB II - Gambaran Umum

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

4

2.2. prinsip

PadaprinsipnyaadatigaprosesdasardalamManajemenPengetahuan:perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatanpengetahuan:

a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu proses perolehan ataupunpengembanganaset intelektual, termasukpemahamanpersonal, keahlian,pengalamandanrelasiantardata.Dalamprosesiniterjadiperekamandatadan penyimpanannya ke dalam database pengetahuan organisasi atauknowledge repository.

b. berbagi pengetahuan,yaituprosesmenyebarkandanmembuatpengetahuantersedia untuk berbagai kalangan yangmembutuhkan di dalam organisasipenggunanya. Proses berbagi dapat terbentuk melalui proses sosial padakultur organisasi yang menghargai aktivitas berbagi pengetahuan. Prosestersebutdapatberlangsungsecaratradisionalmelaluidiskusidankolokium,maupunmelaluimediummoderndenganberbasiskanteknologi.

c. memanfaatkan pengetahuan,yaituprosespenggunaanpengetahuandidalamorganisasi.Termasukdidalamnyaadalahpenerapannyadalampembentukanpanduan-panduan kerja berdasarkan pengalaman dan pengetahuan di masa lampau. Dalam proses ini juga terjadi aktivitas pengembangan danpenyempurnaan lebih lanjut dari pengetahuan yang telah didapatkan.

buku 8 edited.indd 4 3/2/11 6:51:00 PM

Page 13: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

5PermenPANdanRBNo:14Tahun2011

bab i i imanajemen pengetahuan daLam

peLaKSanaan reformaSi biroKraSi

Manajemen Pengetahuan berperan penting dalam membantumeningkatkan kinerja organisasi. Hal ini sejalan dengan salah satu tujuanpelaksanaan reformasi birokrasi. Manajemen Pengetahuan meningkatkanefektivitas organisasi karena dapat mendorong penggunaan pengetahuanyang sudah dimiliki (knowledge reuse) untuk meningkatkan kualitas prosespengambilan keputusan. Selain itu, Manajemen Pengetahuan juga dapatberperan sebagai alat bantu dalam proses perubahan atau pun transformasiorganisasi, karena Manajemen Pengetahuan dapat membantu pembentukanbudayapembelajarandalamsuatuorganisasi.

Kondisi Saat ini

reformasi birokrasi

Kondisi yang akan

datang/yang diinginkan

manajemen perubahan

manajemen pengetahuangambar 1

Kerangka Kerja manajemen pengetahuan dalam reformasi birokrasi

Salahsatuhasilreformasibirokrasiakantercermindariseberapabaikdanefektifsebuahorganisasimelakukanaktivitas-aktivitasyangmenjaditanggungjawabnnya.DenganadanyaManajemenPengetahuan,organisasidapatbelajaruntukmelaksanakanaktivitasyangsemakinbaikdariwaktukewaktu.Kemampuanindividu-individu dalam organisasi akan memanfaatkan pengetahuan kolektifyang mereka miliki sekaligus menghindari terjadinya pengulangan proses,

buku 8 edited.indd 5 3/2/11 6:51:00 PM

Page 14: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

BAB III - ManajemenPengetahuanDalamPelaksanaanReformasi Birokrasi

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

6

termasuk di dalamnya kemampuan untuk belajar danmengevaluasi tindakanyangtelahdilakukan,yangpadagilirannyaakanmempengaruhikinerjaorganisasiitu sendiri.

GrandDesign Reformasi Birokrasi 2010-2025 dan RoadMap ReformasiBirokrasi 2010-2014 memuat 8 (delapan) area perubahan dan kondisi yangdiinginkan.PenerapanManajemenPengetahuanakanmembantuKementerian/LembagadanPemerintahDaerahdalamupayamewujudkan8areaperubahandankondisiyangdiinginkantersebut.Tabel1menjelaskankebutuhanpengetahuandalamsetiapareaperubahan.

tabel 1Kebutuhan pengetahuan dalam proses perubahan

No AREA PERUBAHAN

HASIL YANG DIHARAPKAN KEBUTUHAN PENGETAHUAN

1 Organisasi Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran(rightsizing)

Fungsi yang merupakan jabaran dari tugas dalam rangka mencapai tujuan organisasidanperludikembangkan kapabilitasnya. Pengetahuan ini perlu dipadukan dan disempurnakan terus menerus sejalan dengan dinamika perubahan dan denganperkembangan/tuntutan kebutuhan jaman.

2 Tatalaksana Sistem,prosesdanprosedurkerjayangjelas,efektif,efisien,terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip goodgovernance

Indikatorkinerja,caramengukur dan mengevaluasi hasil maupun pelaksanaan proses.

3 Peraturan perundang-undangan

Regulasi yang lebih tertib,tidaktumpangtindih,dankondusif

Peta perundangan yang relevan,yangmenghambat,jenishambatan,kondisi-kondisitertentu yang membuat regulasisulitditerapkan,faktorpenyimpangan yang bisa ditoleransi/deviasi.

buku 8 edited.indd 6 3/2/11 6:51:00 PM

Page 15: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

7PermenPANdanRBNo:14Tahun2011

No AREA PERUBAHAN

HASIL YANG DIHARAPKAN KEBUTUHAN PENGETAHUAN

4 SDM Aparatur SDM apatur yang berintegritas,netral,kompeten,capable,profesional,berkinerjatinggidansejahtera

IndikatorkinerjaSDM,carapengukurandanevaluasinya,cara pengembangan

5 Pengawasan Meningkatnya penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN

Potensifraud,caradeteksifraud,sistemdeteksidini,sistemrestorasi,pembedaanfraud dan deviasi.

6 Akuntabilitas Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi

Indikatorakuntabilitas,caramengukur dan evaluasinya

7 Pelayanan publik

Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat

Indikatorpemenuhankebutuhan,persepsimasyarakat,caramengukurdan mengevaluasinya.

8 Polapikir(mindset)danbudayakerja(cultureset)aparatur

Birokrasidenganintegritas dan kinerja yangtinggi

Tersedianya berbagai pengetahuanpadabutir1-7,dan praktek untuk penyebaran dan pemanfaatan pengetahuan lainnya yang relevan dalam organisasi.

buku 8 edited.indd 7 3/2/11 6:51:00 PM

Page 16: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

BAB III - ManajemenPengetahuanDalamPelaksanaanReformasi Birokrasi

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

8

buku 8 edited.indd 8 3/2/11 6:51:00 PM

Page 17: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

9PermenPANdanRBNo:14Tahun2011

bab iVeLemen dan tahapan impLementaSi

manajemen pengetahuan

4.1 elemen penerapan manajemen pengetahuan

TerdapatduaelemenpokokdidalampenerapanManajemenPengetahuan,yaitukejelasanposisidatadalamorganisasidankejelasantatakeloladatadanpengetahuandalamorganisasi.Kejelasanakanduahaltersebutharustertuangsecara eksplisit dalam rencana dan strategi penerapan manajemen pengetahuan dalamKementerian/LembagadanPemerintahDaerah.

a. Kejelasan posisi dataOrganisasiKementerian/LembagadanPemerintahDaerahharussecarategasmenyatakanbahwakedepanakanmenjadiorganisasipembelajaranyangmendasarkan segenap aktivitas dan proses pengambilan keputusan padadata dan informasi yang valid, termasuk dalam penyusunanmekanisme,prosedur,tatalaksanamaupunpengelolaanmobilitaspersoneldidalamnya.OrganisasiKementerian/LembagadanPemerintahDaerahperlusecarategasmenyatakanbahwasemuadatadaninformasiadalahmilikinstitusi. Setiapunit kerja bisa saja menjadi produsen, pengelola atau pun penanggungjawabvaliditasdata,tetapibukanberartimemilikihakuntukmemilikidanmembatasi kepemilikan dan akses akan data.

b. Kejelasan tata KelolaSetelah posisi data dan informasi sebagai sumber pengetahuan jelas,maka Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah selanjutnya perlumenetapkan tata kelola data dan informasitersebut. Prinsip tata kelolapadaManajemenPengetahuanbersumberpadakejelasanposisidatadaninformasi.Walaupunsemuadatadaninformasiadalahmilikinstitusi,tidakberartitidakadakejelasanotoritasyangdapatmengakses,merubah,danmenyebarkan data dan informasi tersebut. Penanggung jawab terhadapvaliditasdatadaninformasijugaharusada.Karenasifatnyayangmencakupseluruh lini organisasi,makaaturan tata kelola ini harusdikeluarkanolehpucuk pimpinan dalam organisasi Kementerian/Lembaga dan PemerintahDaerah tersebut.

Untuksebuahjenisinformasidanpengetahuantertentubisasajabersumberdarijenisdatayangberasaldarisatuankerja(satker)yangberbeda.Masing-

buku 8 edited.indd 9 3/2/11 6:51:00 PM

Page 18: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

BAB IV - Elemen Dan Tahapan Implementasi Manajemen Pengetahuan

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

10

masingsatkerjugaakansalingmenggunakandatadaninformasidarisatkerlainnya. Karena itu kejelasan akan tata kelola inimenjadi sangat penting.Jikanantinyaadaunitkerjayangbertanggungjawabataspenyimpanandatamisalnya(umumnyaunitpengolahandataataupununitteknologiinformasi),tidakberartiunityangbersangkutanyangmemilikidanbertanggungjawabpenuh atas data. Tata Kelola manajemen data dan pengetahuan dalamorganisasi akan mengatur mekanisme yang transparan dan akuntabeldalampengelolaannyadiorganisasiKementerian/LembagadanPemerintahDaerahdalamsemuaprosesmanajemenpengetahuan:perolehan/akuisisidata, penyebaran pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan untukkepentinganlembaga.

4.2 Tahapan Implementasi Manajemen Pengetahuan

Tahapan penerapan manajemen pengetahuan dalam rangka pelaksanaan reformasi birokrasi di Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah dapatdijelaskanpadaGambar2berikutini:

tahap 3:

evaluasi dan penyempurnaan mp

tahap 1: merencanakan implementasi mp

tahap 2: mengimplementasikan mp

•Mengidentifikasikonteksmanajemen pengetahuan dalamorganisasi

•Mengidentifikasi praktek manajemen pengetahuan dalamorganisasi

•Mengidentifikasi dan melakukan analisis terhadap para pemangku kepentingan

•Merumuskan strategi manajemen pengetahuan

•Mengembangkan strategi manajemen perubahan

•Mengembangkan strategi implementasi manajemen pengetahuan

•Pembentukan kebiasaan

•Penyediaan payung regulasi

•Pemanfaatanteknologi•Penyelarasan dengan

strategi manajemen perubahan

•Mekanisme berkala untuk penyempurnaan dan pengembangan pengetahuan

•Pembangunan CommunityofPractices

•Terus menerus menyempurnakan TataKeloladanStrategi Manajemen Pengetahuan

gambar 2tahapan implementasi manajemen pengetahuan

a. Langkah-langkah yang harus dilakukan pada tahap-1:

1. Mengidentifikasikonteksmanajemenpengetahuandalamorganisasi;2. Mengidentifikasipraktekmanajemenpengetahuandalamorganisasi;3. Mengidentifikasi dan melakukan analisis terhadap para pemangku

kepentingan;4. Merumuskanstrategimanajemenpengetahuan;

buku 8 edited.indd 10 3/2/11 6:51:01 PM

Page 19: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

11PermenPANdanRBNo:14Tahun2011

5. Mengembangkanstrategimanajemenperubahan;6. Mengembangkan strategi implementasi manajemen pengetahuan.

b. Langkah-langkah yang harus dilakukan pada tahap-2:

1. Pembentukankebiasaan;2. Penyediaanpayungregulasi;3. Pemanfaatanteknologi;4. Penyelarasan dengan strategi manajemen perubahan.

c. Langkah-langkah yang harus dilakukan pada tahap-3:

1. Mekanisme berkala untuk penyempurnaan dan pengembangan pengetahuan;

2. Pembangunan Community of Practices;3. TerusmenerusmenyempurnakanTataKeloladanStrategiManajemen

Pengetahuan.

buku 8 edited.indd 11 3/2/11 6:51:01 PM

Page 20: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

BAB IV - Elemen Dan Tahapan Implementasi Manajemen Pengetahuan

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

12

buku 8 edited.indd 12 3/2/11 6:51:01 PM

Page 21: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

13PermenPANdanRBNo:14Tahun2011

bab VmerenCanaKan impLementaSi

manajemen pengetahuan

Seperti yang telah disampaikan pada Bab IV, tahap PerencanaanImplementasiManajemenPengetahuan terdiri atas 6 (enam) kegiatan utamayang akan dijabarkan satu per satu di dalambab ini. Gambar 3 di bawah inimenjelaskan Tahap 1 dari kegiatan utama dalam perencanaan implementasi Manajemen Pengetahuan.

gambar 3merencanakan implementasi manajemen pengetahuan

5.1 Mengidentifikasi Konteks Manajemen pengetahuan dalam organisasi

Tahapaninidiawalidenganidentifikasibagaimanaperandatadaninformasisebagaisumberpengetahuandidalamorganisasi.SetiapKementerian/Lembagadan Pemerintah Daerah perlu memiliki semacam peta pengetahuan yang perlu dimiliki di dalam organisasi, ketersediaannya saat ini, cara memperolehnya,penggunaannya, hak akses dan distribusinya, dan sebagainya. Demikian pularangkaianperubahandaridatamentahmenjadi informasi,dandari informasimenjadi sebuah pengetahuan yang komprehensif. Tujuan dari tahapan iniadalahmengidentifikasiperanstrategispengetahuandalammenentukanarahdankebijakanorganisasi.

buku 8 edited.indd 13 3/2/11 6:51:01 PM

Page 22: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

BAB V - Merencanakan Implementasi Manajemen Pengetahuan

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

14

5.2 Mengidentifikasi praktek Manajemen pengetahuan dalam organisasi

Kegiatan ini dilakukan untuk mengidentifikasikan bagaimana data daninformasidikeloladidalamorganisasi.Dibeberapaorganisasi,penguasaandatadan informasi sebagai basis dalam bekerja hanya terpusat pada sekelompokorangataupadaunittertentusaja(eksklusif)sehinggapengambilankeputusantidakterciptadenganbaik.Sebagai ilustrasi, riset dari Delphi Group (2007) menunjukkan bahwa secarapersentase pengetahuan (knowledge) di dalam organisasi tersimpan dengankomposisi:

• 42%didalampikiran(otak)pegawai;• 26%didalamdokumenhard copy(kertas);• 20%didalamdokumenelektronik;• 12 % di dalam electronic-based knowledge.

Perandatadaninformasididalamorganisasipemerintahsangatlahsignifikan,dan juga kepemilikan atas data dan informasi tidak hanya berpengaruh padaposisidanmobilitasvertikal,tetapiseringkali jugamemilikinilaimaterialyangbisa diperjualbelikan.

Sebagaicontoh,pengembangandanpemanfaatanManajemenPengetahuandisalahsatuinstansiterkemukadilakukankarenaalasanberikut:• Menghindari terjadinya keluarnya pengetahuan yang dibawa oleh para

pegawaiyangsudahtidakbekerjalagidiperusahaan;• Menghindarihilangnyapengetahuanyangberharga;dan• Menghindariterjadinyapengulanganproses.

Kondisi tersebut merupakan pintu pertama yang harus didobrak jika inginmengimplementasikan manajemen pengetahuan. Segenap individu dalam organisasiharusdisadarkan (dandipaksauntuksadar)bahwasemuaaktivitasyangmerekalakukanadalahuntukkepentinganinstitusi.

5.3 Mengidentifikasi dan Melakukan analisis terhadap para pemangku Kepentingan

Di dalam sebuah organisasi Kementerian/Lembaga dan PemerintahDaerah, akan banyak sekali unit dan satuan kerja yang terlibat dalampengelolaandatadaninformasi.Segenapunitterkaittersebutperludipetakandandiidentifikasiperannya.Adaunityangberperansebagaiprodusendan/ataupengolahinformasidanadayangsebagaikonsumendariinformasiitusendiri.Juga di dalam beberapa organisasi, sering kali terdapat beberapa unit kerjayangmemilikitanggungjawabakanjenisdatayangsama.SetiapKementerian/

buku 8 edited.indd 14 3/2/11 6:51:01 PM

Page 23: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

15PermenPANdanRBNo:14Tahun2011

Lembaga dan Pemerintah Daerah perlu merumuskan dan menetapkan unit manayangmemilikiotoritasakhirterhadapvaliditasdatatersebut.

5.4 merumuskan Strategi manajemen pengetahuan

Setelahrangkaianaktivitasdiatas,sebuahpetaawalakanmulaiterbentuksehingga bisa menjadi basis untuk menyusun sebuah strategi manajemen pengetahuan yang lebih komprehensif. Sesuai dengan elemen-elemenmanajemen pengetahuan, strategi tersebut pada dasarnya akanmenegaskanposisidatadantatakelolanyadalamorganisasi.Selainitujugaakandirumuskanfaktor-faktor lain yang menunjang penerapan manajemen pengetahuantersebut.

Isi dari sebuah Strategi Manajemen Pengetahuan setidaknya harusmencakuphal-halsebagaiberikut:

• Posisidata,informasi,danpengetahuandalamorganisasi;• Tata Kelola, mencakup segenap aspek dalam manajemen pengetahuan

sejak perolehan dan pengolahan, penyebaran maupun evaluasi danpengembangannya. Termasuk dalam hal ini adalah penetapan unit yang bertanggungjawabmengkoordinasikanmanajemenpengetahuan;

• Pembentukan Budaya, berisi rumusan upaya-upaya untuk mendorongkemauan segenap individu dalam organisasi untuk berbagi data danpengetahuan,khususnyayangbersifatimplisit.Bagianiniharusdiselaraskandenganagendamanajemenperubahandalamorganisasi;

• Manajemen Data, mengatur teknis pengelolaan data, validasi, tekniktransformasi(untukpengolahandata),penamanaandanidentitasdata,dansejenisnya;

• Penggunaan Teknologi, merumuskan jenis-jenis teknologi yang akandimanfaatkan untuk melaksanakan manajemen pengetahuan dalam organisasi. Bagian ini harus diselaraskan dengan strategi manajementeknologiinformasidalamorganisasi;

• Penggunaan Manajemen Pengetahuan, berisi rumusan pemanfaatanmanajemenpengetahuanterkaitdengankepentingan-kepentinganstrategisorganisasi.Termasukdidalamnyamerumuskanmekanismepenggunaannyajikamemerlukaninteraksidenganorganisasilainnya.

Sebagaicontoh,salahsatustrategimanajemenpengetahuandisalahsatuinstansiterkemukauntukmengelolapengetahuanyangbersifatimplicitadalahdenganmelakukanknowledgesharingforum(forumuntukberbagiinformasi,ilmudanpengetahuan), denganharapanbahwa knowledge transfer (transferpengetahuan)dapatbergulirdenganlebihcepat.Sedangkanuntukyangbersifateksplisitstrateginyaadalahdenganmenyimpannyadidalamsuatuknowledgerepositoryberupaknowledgemanagementportal.Melaluiportalinikaryawandapat mempelajari pengetahuan yang ada dan menyebarkannya kepada rekan – rekannya yang lain.

buku 8 edited.indd 15 3/2/11 6:51:01 PM

Page 24: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

BAB V - Merencanakan Implementasi Manajemen Pengetahuan

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

16

5.5 mengembangkan Strategi manajemen perubahan

Dalamstrategimanajemenpengetahuan,terdapathal-halyangmenyangkutpembentukan budaya dan pembangunan tata kelola dalamorganisasi. Keduahal ini sangat terkaitdenganprosesmanajemenperubahandalamorganisasi.Karenaitu,dalamsetiapimplementasimanajemenpengetahuanperludilakukansinkronisasidenganstrategimanajemenperubahan(dikarenakanfaktormanusiadanbudayasangatmenentukan),danjikastrategisemacamitubelumadamakaperlu diikuti dengan pengembangan dan penyusunan strategi manajemenperubahan tersebut.

5.6 mengembangkan Strategi implementasi manajemen pengetahuan

Setelah organisasi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerahmemiliki strategi tersebut, selanjutnya adalah menyusun tahapan-tahapanperubahan sesuai dengan kondisi dan batasan yang dimiliki. Ada beberapafaktoryangakanmempengaruhipenyusunanstrategidantahapanimplementasitersebut, yaitu kondisi SDM dan kultur yang ada, perubahan regulasi, danketersediaanpendanaan.Kondisitersebutbersifatunikuntuksetiaporganisasidan memerlukan rumusan yang sesuai dengan fakta lapangan yang dihadapi.

Keluaran pada Tahap Perencanaan Implementasi Manajemen Pengetahuan mencakup:1. AnalisisSituasi,yangmeliputiantaralain:

a. Identifikasiperanstrategispengetahuandidalamorganisasi;b. Inventori sumber – sumber pengetahuan, kategori pengetahuan di

dalamorganisasidankebutuhaninformasi;c. Analisisbudayaorganisasiyangadasaatini.

2. StrategiManajemenPengetahuan,yangmeliputiantaralain:a. Tatakelolamanajemenpengetahuan;b. Manajemendata;c. Penggunaanteknologi;d. Penggunaandanvaluasimanajemenpengetahuan;e. Dukunganbudayaorganisasi.

3. Rencana Implementasi Manajemen Pengetahuan, yang meliputi antaralain:a. Tahapandanaktivitas–aktivitasyangakandilakukan,termasukwaktu

pekerjaandanpenyelesaian;b. Indikatorkinerjautama.

buku 8 edited.indd 16 3/2/11 6:51:02 PM

Page 25: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

17PermenPANdanRBNo:14Tahun2011

bab VimengimpLementaSiKan manajemen

pengetahuan

Terdapat tiga hal yang akan mempengaruhi implementasi manajemenpengetahuan, yaitu aspek SDM dan budaya organisasi, aspek regulasi, danaspek pendanaan. Dengan mengesampingkan aspek pendanaan, maka adadua faktor kunci yang perlu diperhatikan dalam implementasi ManajemenPengetahuan,yaituaspekSDMdanbudayasertaaspekregulasi.Keduaaspektersebutseringkaliberkaitansatusamalainnya.Selainitu,karenamanajemenpengetahuan modern sangat tergantung pada pemanfaatan teknologi, makaaspekpemanfaatanteknologijugaperlumendapatperhatiantersendiri.

Tahap pengimplementasian manajemen pengetahuan pada dasarnya mencakup4(empat)kegiatanutamayangdijabarkanpadabab ini.Gambar4di bawah ini menjelaskan kegiatan utama dalam implementasi manajemenpengetahuan.

gambar 4mengimplementasikan manajemen pengetahuan

buku 8 edited.indd 17 3/2/11 6:51:02 PM

Page 26: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

BAB VI - Kaidah Penggambaran Tatalaksana

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

18

6.1 pembentukan Kebiasaan

Salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk mempersiapkan SDM dan membanguniklimyangkondusifadalahdenganmembangunkebiasaanuntukberbagi data dan pengetahuan. Kebiasaan ini akan menuntut pula adanya kebiasaan menggunakan data yang akurat dan menyimpan data yang dimiliki dengan rapi. Syarat pokok dalam pembentukan kebiasaan ini adalah denganpenetapanposisidatasebagaimilikorganisasi,sebagaimanadisebutkandiawaldokumen ini. Pada aktivitas ini mungkin akan masih ada benturan-benturankewenangan,benturan regulasimaupunpertanyaan soal akurasi data.Hal inibisa diatasi dengan kesepakatan antar unit kerja yang terlibat.

6.2 penyediaan payung regulasi

Tatakelolatidakakanefektifbilamanatidakmemilikipayungregulasiyangcukupataubahkanberbenturandenganaturanformalyangada.Rumusantatakelolapengetahuandalamstrategimanajemenpengetahuanperludiikutidenganpenetapan kerangka regulasi yang menunjang. Sebagai contoh, keberhasilanimplementasi manajemen pengetahuan di salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN)terkemukadibidangtelekomunikasiadalahadanyakebijakan/regulasiyangmengatur tata kelola pengetahuan selain adanya perencanaan strategisperusahaan yang mendukung strategi manajemen pengetahuan.

6.3 pemanfaatan teknologi

Dengan semakin besar volume data dan kompleksnya kebutuhan data,hampir mustahil untuk mengelola pengetahuan di dalam organiasi secaramanual. Peran teknologi informasi akan sangat dominan dalam hal ini dansetidaknyaakanmencakupkebutuhan-kebutuhansebagaiberikut:a. Perolehandanpengolahandata

Antara lain sistem untuk merekam data elektronik, baik data terstruktur(dalam database) atau pun tidak terstruktur (dalam bentuk uraian teks,gambar, video, audio, dan sebagainya), sistem untuk mengolah data(termasukmenyusunindeks,katalog,dansebagainya),danpengklasifkasianpengetahuan

b. Penyebaran pengetahuan• Fasilitasuntukpenyebaran informasisertamelakukankomunikasidan

kolaborasi,sepertiteknologiportalInternetdanIntranet,forumdiskusielektronik,sistemkatalogelektronik,sertasistempencariandantemukembali (retrieval) informasi–baik sistempencarianmanualmaupunsistemdeteksidiniakankebutuhandatadaninformasi;

• Sistem yang mengatur hak akses untuk menggunakan pengetahuan dan menjaga kerahasiaannya.

c. Evaluasi,pengembangandanpenyempurnaanpengetahuanPada tahap awal bisa berupa forumdiskusi elektronis dan sistemkatalog

buku 8 edited.indd 18 3/2/11 6:51:02 PM

Page 27: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

19PermenPANdanRBNo:14Tahun2011

pengetahuan.Dalamjangkapanjang,jikatelahdilakukanintegrasiterhadapsistem informasi yang digunakan dalam proses kerja dalam organisasi,fasilitas ini bisa berkembang untuk mendeteksi pemanfaatan pengetahuan yangadadalampengambilankeputusandisegenapliniorganisasi.

6.4 penyelarasan Strategi manajemen pengetahuan dengan Strategi manajemen perubahan

Implementasi manajemen pengetahuan ini juga terkait dengan proses transformasi budaya kerja dalam organisasi. Oleh karena itu,penyelarasan terus menerus dengan strategi manajemen perubahan perludilakukan.Setiapdinamikayangterjadiakansangatpotensialuntuksaling mempengaruhi keduanya.

Keluaran pada Tahap Implementasi Manajemen Pengetahuan mencakup,antaralain:a. Implementasistrategidanrencanakerjamanajemenpengetahuan;b. Pembangunan payung hukum untuk menunjang implementasi

manajemenpengetahuansecaraberkesinambungan;c. Laporan kemajuan perkembangan implementasi manajemen

pengetahuandansinkronisasinyadengan implementasimanajemenperubahan.

buku 8 edited.indd 19 3/2/11 6:51:02 PM

Page 28: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

BAB VI - Kaidah Penggambaran Tatalaksana

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

20

buku 8 edited.indd 20 3/2/11 6:51:02 PM

Page 29: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

21PermenPANdanRBNo:14Tahun2011

bagian ViieVaLuaSi peLaKSanaan

manajemen pengetahuan

Kegiatanpadatahapinipadadasarnyamerupakanaktivitasmonitoringdan evaluasi, diikuti dengan serangkaian tindak lanjut untuk meningkatkandan menyempurnakan kualitas pengetahuan yang dimiliki. Kegiatan tersebut dijelaskanpadaGambar5dibawahini.

gambar 5 evaluasi dan penyempurnaan manajemen pengetahuan

7.1 mekanisme berkala penyempurnaan dan pengembangan pengetahuan

Setiap Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah secara berkalaharusmengukurtingkatkeberhasilandaripenerapanmanajemenpengetahuan.Cara mengumpulkan dan menganalisis umpan balik, misalnya denganmelakukan kunjungan lapangan dan mengevaluasi penerapannya. Hasil evaluasi tersebut digunakan untuk mendiagnosa kesenjangan antara pengetahuanyang dimiliki dengan kebutuhan maupun kekurangan-kekurangan lainnya yang mungkinmasihada.Selanjutnyaorganisasiperlumelaksanakankegiatanuntukmenyempurnakankatalogpengetahuanyangdimilikinya.

buku 8 edited.indd 21 3/2/11 6:51:02 PM

Page 30: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

BAB VII - Evaluasi Pelaksanaan Manajemen Pengetahuan

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

22

7.2 pembangunan Community Of Practice (Cop)

Community of Practices adalah sekelompok individu yang memilikikesamaan minat dan pengetahuan akan suatu hal atau bidang tertentu dan merekasecararegulermaupun insidentilbertemuuntukbertukarpikirandanmendiskusikan hal-hal terkait dengan bidang yang mereka minati. Hasilnyakemudian mereka rumuskan menjadi sebuah panduan atau pengetahuan tertentu.PeranfasilitasdiskusielektroniksangatpentingdalampembentukanCoP,walautidakmenghilangkanperansesipertemuandanberbagipengetahuansecarafisik.

Untukmemperkaya pengetahuan, pembentukan CoP ini bisamelintasibatasorganisasibekerjasamadenganlembagalainatauunitkerjadilembagalainyangmemilikitugaspokokdanfungsiyangsejenis.

7.3 perbaikan terus-menerus tata Kelola dan Strategi manajemen pengetahuan

HasilmonitoringdanevaluasimaupunberbagaipengalamanmelaluiCoPsering kalimemicu perlunya penyempurnaan tata kelola dan bahkan strategimanajemenpengetahuanyangdimiliki.OrganisasiKementerian/LembagadanPemerintah Daerah harus memiliki fleksibilitas yang memadai dalam bentukmekanisme perubahan tata kelola dan strategi manajemen pengetahuantersebut.

Keluaran pada Tahap Evaluasi dan Penyempurnaan Manajemen Pengetahuanmencakup:1. Hasilmonitoringdanevaluasiimplementasimanajemenpengetahuan;2. Rekomendasiperbaikanuntukmeningkatkanimplementasidanpengelolaan

manajemenpengetahuan;3. Pembentukan Community of Practices untuk menunjang keberlanjutan dan

pemanfaatanmanajemenperubahandidalamorganisasi.

buku 8 edited.indd 22 3/2/11 6:51:02 PM

Page 31: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

23PermenPANdanRBNo:14Tahun2011

bab Vii ipenutup

Pedoman ini diharapkan dapat membantu Kementerian/ Lembagadan Pemerintah Daerah dalam mengimplementasikan Program ManajemenPengetahuan. Program ini merupakan faktor kunci untuk membentukproses pembelajaran terus menerus dalam organisasi, sehingga tidak sajamembentukperilakuyangkonsistenbagisetiapaparaturnegaramaupundalammemberikanpelayananpublikberkualitasyangkonsisten,tetapijugamembantuKementerian/LembagadanPemerintahDaerahdalammengembangkankualitaskerjaorganisasiyangbersangkutan.Kemampuan tersebutakan turutmenjadiindikatorsuksesnyapelaksanaanreformasibirokrasi.

buku 8 edited.indd 23 3/2/11 6:51:02 PM

Page 32: pedoman peLaKSanaan program manajemen pengetahuan ... · perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan: a. perolehan/akuisisi pengetahuan, yaitu

BAB VIII - Penutup

Menteri NegaraPendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

24

buku 8 edited.indd 24 3/2/11 6:51:02 PM