UNIVERSITI PEKELILING BENDAHARI <111> MARA or BILANGAN 4 TAHUN 2011

ABAT BEINDATIAR1

No Rujukan Fail : 100-BBI(PTA.6/6)

Tarikh 16 Ogos 2011

Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Shah Alam Penolong Naib Canselor/ Rektor/ Penyelaras UiTM Kampus Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam Ketua Pejabat Bendahari UiTM Kampus

Y.Bhg Prof.Dato'/ Datin / Prof. /Tuan / Puan,

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA (PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN)

1.0 PENDAHULUAN

Tatacara Pengurusan Aset Alih UiTM ini adalah garis panduan bagi penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan aset alih Pusat Tanggungjawab UiTM.

2.0 OBJEKTIF

2.1 Tatacara tersebut digubal bagi menangani isu kelemahan pengurusan aset alih UiTM yang sering dibangkitkan dalam laporan-laporan audit. la disediakan mengikut dasar pengurusan aset UiTM yang dilulus oleh Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan Bil. 157 pada 2 April 2008.

2.2 Tatacara tersebut menekankan supaya semua aset alih UiTM diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan

(a) Mengurangkan pembaziran;

(b) Menjimatkan kos;

(c) Memastikan aset mencapai jangka hayat;

(d) Mencegah penyalahgunaan; dan

1

3.11 Pegawai Pemeriksa ialah pegawai yang dilantik untuk memeriksa harta modal dan inventori di unit atau bahagian yang is tidak terlibat secara langsung dalam pengurusannya.

3.12 Lembaga ialah Lembaga Tatatertib Kakitangan UiTM.

4.0 PENGGUNAAN

4.1 Penggunaan aset UiTM hendaklah mematuhi peraturan berikut :-

(a) Bagi tujuan rasmi sahaja;

(b) Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/buku panduan pengguna;

(c) Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan;

(d) Perlu direkodkan; dan

(e) Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset PTJ. Sila rujuk format KEW.PA.UiTM-9 sebagai panduan

4.2 Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua PTJ. Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal.

4.3 Aset alih gunasama yang dipinjamkan kepada pelajar atau digunakan oleh staf secara pinjaman hendaklah didaftar di dalam Daftar Pergerakan Aset Alih. Ketua Pusat Tanggungjawab dikehendaki supaya memastikan Manual Prosedur bagi aset alih gunasama secara pinjaman disediakan dan dikemaskini bagi menjelaskan tanggungjawab peminjam dan implikasi sekiranya aset alih gagal dikembalikan mengikut tempoh yang dibenarkan atau tidak dikendali dengan baik atau disalahguna untuk kepentingan peribadi.

4.4 Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan adalah mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.

5.0 PENYIMPANAN

5.1 Aset UiTM hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan UiTM hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan aset.

3

5.2 Setiap pegawai PTJ adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya.

5.3 Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada risiko kehilangan, maka Ketua PTJ hendaklah memastikan aset alih PTJ sentiasa di bawah kawalan yang maksima.

6.0 PEMATUHAN

Pegawai yang gagal mematuhi peraturan di atas, boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 14(c) Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) seperti berikut:

"Seseorang yang adalah atau pernah berada dalam pengajian sesuatu badan berkanun boleh disurcaj jika ternyata kepada Lembaga orang itu —

( c) adalah atau telah bertanggungjawab, secara langsung atau tidak langsung. bagi apa-apa kekurangan dalam, atau bagi pemusnahan, apa-apa wang, barang-barang simpanan atau harta lain badan berkanun itu;"

7.0 PEMERIKSAAN

7.1 Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:-

(a) Fizikal;

(b) Rekod; dan

(c) Penempatan.

7.2 Tujuan pemeriksaan aset adalah untuk:-

(a) Mengetahui keadaan dan prestasinya;

(b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini; dan

(c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yan tercatat dalam daftar.

7.3 Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.

4

Saya yang me t perintah,

ANI N WAHID Bendahari Universiti Teknolo i MARA

, toloreS.f, .,

ISO 91101i:011S Certificate No. Kilt 1151102$.

7.4 Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA.UiTM-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA .UiTM -11 kepada Ketua PTJ yang dijana melalui FAIS atau e-Harta.

7.5 Ketua PTJ hendaklah memastikan KEW.PA-10 dan KEW.PA .UiTM-11 bersama-sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA .UiTM-12 dikemukakan kepada Pegawai Pengawal melalui Bahagian Pengurusan Harta Benda, Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam.

7.6 Ketua PTJ hendaklah memastikan tindakan penyelenggaraan (aset alih yang dikesan rosak), agihan semula penempatan (aset alih berlebihan), pelupusan (aset rosak dan tidak ekonomik dibaiki, obselete) dan proses laporan kehilangan (aset yang kenalpasti tiada di lokasi/hilang) dilaksanakan berdasarkan penemuan hasil pemeriksaan aset alih.

7.7 KEW.PA.UiTM-12 yang disatukan (semua kumpulanwang PTJ) hendaklah dikemukakan kepada Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan dan salinan dipanjangkan kepada Bahagian Pengurusan Harta Benda, Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam mengikut jadual yang ditetapkan (bulan kedua suku tahun pertama).

7.8 Ketua PTJ hendaklah memantau pelaksanaan pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.

8.0 PEMAKAIAN DAN TARIKH KUAT KUASA

8.1 Pekeliling Bendahari ini hendaklah dibaca bersama-sama Pekeliling Bendahari Bilangan 1 Tahun 2010 — Manual Pengurusan Aset Menyeluruh Kerajaan dan Pekeliling Bendahari Bil. 6/2008 — Peraturan Pengesahan Penerimaan Barang dan Pengesahan Kerja/Perkhidmatan Universiti Teknologi MARA yang sedang berkuatkuasa.

8.2 Pekeliling Bendahari ini hendaklah diguna pakai oleh Universiti Teknologi MARA, Shah Alam dan Kampus-Kampus Cawangan bagi semua Kumpulan Wang mulai 1 Oktober 2011.

5

s.k 1 Naib Canselor

2. Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)

3. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)

4. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi)

5. Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat)

ISO 9061:2008 Certifies e Nn. KI.N 05002113

6

CONTOH FORMAT

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA (UiTM) Kampus/PTJ : BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH UiTM

KEW.PA.UiTM -9

Bahagian I (Untuk disi oleh Pegawai Aset)

1 Jenis Aset 2 Keterangan Aset Alih 3 Kod Harta/Inventon 4 Kos Penyelenggaraan

terdahulu Ijika ada) 5 Pengguna Terakhir 6 Tarikh Kerosakan 7 Perihal Kerosakan

8 Syor Pegawai Aset

Nama Jawatan Tarikh (Laporan Disediakan)

Bahagian II (Keputusan Ketua PTJ)

Diluluskan / Tidak Diluluskan*

Tandatangan Nama No. Pekerja Jawatan Tarikh

Nota Potong mana yang berkenaan

• •

•(7) its CO

0 0 Z

(7) Co

C Co D D 0 a)

a.) E co co (13 • c_- C ( E m a)

— C m (13

E Co a) • (i) > Z -0

o E

Co

co _c tid

ak

dig

una

kan.

K

eada

an

Ha

rta

Mo

dal :

Ny

ata

kan

sam

aa

da s

ed

an

g d

igu

na

kan

ata

u

Ca

tata

n :

Pe

nje

lasa

n k

ep

ada

pe

ne

mu

an

pe

meri

ksa

an

Da

ftar

: T

anda

kan

Ni p

ad

a y

ang b

erk

en

aa

n.

CO

NTO

H F

OR

MA

T

KE

W. P

A.U

iTM

-10

K

am

pu

s/P

TJ

:

LA

PO

RA

N P

EM

ER

IKS

AA

N H

AR

TA

MO

DA

L

(diis

i ole

h P

eg

awa

i Pe

me

riks

a)

C Co Es) Co

_c co

Pusa

t Ta

ng

gun

(Tan

data

ng

an)

(Ta

nd

ata

ngan

)

(Na

ma

Peg

aw

ai P

em

erik

sa 2

) (N

am

a P

eg

aw

ai P

em

eri

ksa

1)

C Co 1-15

Co

C Co Co Co

(Tari

kh P

em

eri

ksaan)

(Ta

rikh

Pe

me

riks

aan)

KE

W.P

A.U

iTM

-11

Pus

at

Tan

ggun

gja w

a :

(0 . c3) (0

_C co

CO

NT

OH

FO

RM

AT

(diis

i ole

h P

egaw

ai P

emer

iksa

) LA

PO

RA

N P

EM

ER

IKS

AA

N IN

VE

NT

OR

!

(7) co

_Nc O

(0

O

a)

a) E .c O E" a) d > C

(c) -

•

`e co .c= O

▪

E a) C

_Y CO Co

CO ▪ E

Z

O hi _1c

•

as O O >

- .c Daf

tar

: Ta

nda

kan

Ni p

ada

yang

be

rke

naa

n.

CoC

C

co

C (0

-0 a) U)

D

E Co

C Co

co

z

O C

• t'D > -14 C C13 — C

co CO CU .13

CO cu a) -0

Cat

ata

n :

Pe

nje

lasa

n ke

pa

da p

ene

mua

n p

eme

riksa

an

C CCI rn C

CO C

C co co

co

(Nam

a P

egaw

ai P

emer

iksa

2)

(Ta

rikh

Pem

erik

saa

n)

C co 0) C

-o CoC

C CO

Co

(Tar

ikh

Pem

erik

saan

)

(Nam

a P

egaw

ai P

emer

iksa

1)

Cat

ata

n K

eada

an

Inve

nto

r'

Kua

nti

ti

Se

bena

r M

eng

iku

t R

eko

d

Loka

si

Seb

ena

r M

eng

iku

t R

eko

d

LI-

Kem

aski

ni

Tida

k

eA

,

tea

Tida

k

Lenc

BA

Jen

is In

ven

tori

H

CONTOH FORMAT

KEW.PA.UiTM-12

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA (UiTM) <1101' Kampus/PTJ :

SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTOR! TAHUN •

Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di

(PTJ/ Kampus)

telah diperiksa pada (tarikh pemeriksaan)

Tandatangan

Nama Ketua PTJ

Tarikh

Cop

Rujukan Fail