PEKELILING BENDAHARI BIL : 12/2008

No Rujukan Fail : 100-BBI(PTA.6/6) Tarikh : 1 September 2008

Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Malaysia

Pengarah UiTM Negeri

Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Malaysia

Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri

Yg. Bhg. Datuk / Dato’ / Datin / Prof. / Tuan / Puan

GARIS PANDUAN PEROLEHAN PELANTIKAN PERKHIDMATAN PERUNDING UiTM

1.0 TUJUAN

Pekeliling ini disediakan dengan tujuan untuk memberi garis panduan

mengenai proses pelantikan perunding selaras dengan :-

1.1 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2006 (SPP 8/2006)

bertarikh 6 November 2006 ; dan

1.2 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2007 (SPP 8 / 2007)

bertarikh 14 Mei 2007 (Tambahan Pertama SPP Bil. 8 Tahun

2006).

1

2

2.0 TAKRIF PERUNDING

Perolehan perkhidmatan adalah ditafsirkan sebagai khidmat tenaga

manusia atau kepakaran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu

projek tertentu. Bidang perkhidmatan terbahagi kepada dua:

2.1 Perkhidmatan Bukan Perunding

Meliputi perkhidmatan seperti pengendalian, penyenggaraan dan

pembaikan, pencucian dan pembersihan, penyewaan dan

pengurusan bangunan, pengiklanan, pengangkutan dan sebagainya

2.2 Perkhidmatan Perunding

Meliputi semua jenis kajian seperti kajian ekonomi, penswastaan,

pengurusan, pembangunan fizikal yang memerlukan input seperti

seni binaan kejuruteraan dan kerja-kerja ukur bangunan,

perundingan dan perkhidmatan kepakaran dalam bidang khusus

seperti alam sekitar, pertanian, pengurusan projek dan sebagainya.

Perkhidmatan perunding yang dimaksudkan adalah perkhidmatan

kepakaran yang disediakan oleh firma perunding yang berdaftar

dengan Kementerian Kewangan dan dikategorikan seperti berikut:

a. Perunding Fizikal

(i) Arkitek, kejuruteraan awam dan struktur, kejuruteraan

mekanikal dan elektrikal, ukur bahan, perancang bandar

dan desa, landskap, hiasan dalaman, akustik, pengurusan

projek, alam sekitar dan perkhidmatan teknikal lain yang

berkaitan dengan kejuruteraan dan/atau pembinaan;

(ii) Kerja-kerja ukur tanah dan kerja khusus seperti

hydrography, aerial photogrammetry, remote sensing dan

lain-lain;

3

(iii) Perkhidmatan penilaian fizikal seperti penilaian harta,

audit and assessment dan lain-lain; dan

(iv) Kajian fizikal yang berkaitan dengan kerja-kerja

kejuruteraan dan/atau pembinaan.

b. Perunding Bukan Fizikal

(i) Kajian kemungkinan, kajian ekonomi, kajian penswastaan

dan kajian-kajian lain;

(ii) Perkhidmatan pengurusan sumber manusia, kewangan

dan perakaunan, percukaian, pengurusan kualiti, kerja-

kerja audit kewangan, kerja-kerja audit pengurusan,

teknologi maklumat dan komunikasi serta bidang-bidang

pengurusan lain; dan

c. Perkhidmatan perunding lain mengikut kategori yang

diperlukan oleh Agensi dan ditentukan oleh Perbendaharaan dari

semasa ke semasa

3.0 KAEDAH PELANTIKAN PERUNDING

Pelantikan perunding boleh dilaksanakan dengan dua kaedah iaitu:

3.1 Lantikan Terus

Kaedah pelantikan secara terus hanya boleh digunakan untuk skop

kerja pembangunan fizikal, ukur tanah dan alam sekitar .

4

3.2 Lantikan Secara Cadangan Teknikal Dan Kewangan (CTK) Kaedah pelantikan secara Cadangan Teknikal dan Kewangan (CTK)

digunakan untuk skop kerja yang berbentuk kajian fizikal dan bukan

fizikal.

4.0 HAD KUASA MELANTIK DAN MELULUSKAN KOS PERKHIDMATAN PERUNDING

Lembaga Perolehan A UiTM adalah diberi kuasa untuk melantik dan

meluluskan kos perkhidmatan perunding bagi :-

4.1 Projek Pembangunan Fizikal dengan Kos Projek sehingga RM 50

juta dan Kos Perunding sehingga RM 5 juta.

4.2 Kajian Fizikal / Bukan Fizikal dengan Kos Perunding tidak melebihi

RM 1 juta.

4.3 Kerja-kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar dengan Kos Perunding

tidak melebihi RM 300 ribu.

Bagi pelantikan perunding yang melebihi nilai di atas, permohonan

hendaklah dikemukakan kepada Kementerian Kewangan Malaysia untuk

mendapatkan kelulusan. Pemohon perlu menghantar dokumen seperti di

perenggan 5.0 dan 6.0 pekeliling ini kepada Kementerian Kewangan

Malaysia serta mematuhi semua peraturan terkini kerajaan mengenai

pelantikan perunding. 5.0 PROSES PELANTIKAN PERUNDING SECARA LANTIKAN TERUS

Proses pelantikan perunding Secara Lantikan Terus bagi item di dalam

perenggan 4.1 dan 4.3 adalah seperti berikut:

5.1 Pemohon perlu mendapatkan kelulusan Lembaga Perolehan A bagi

pelantikan perunding.

5

Dokumen berikut perlu dihantar ke Bahagian Pengurusan

Perolehan, Pejabat Bendahari

5.1.1 Borang Permohonan Pelantikan Perunding.(Lampiran A).

5.1.2 Terms Of Reference (Lampiran B).

5.1.3 Salinan cetakan daripada laman web Kementerian kewangan

untuk sekurang-kurangnya 3 profil dan beban kerja

perunding Bumiputera Tempatan yang hendak dicadangkan

mengikut bidang perunding. (Contoh adalah di Lampiran C)

5.1.4 Ringkasan profil dan beban kerja setiap perunding mengikut

bidang (boleh dicetak daripada laman web Kementerian

Kewangan). (Contoh adalah di Lampiran D)

5.1.5 Surat permohonan kepada Ketua Timbalan Bendahari

Bahagian Pengurusan Perolehan yang ditandatangani oleh

Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) berserta kertas kerja (jika

ada) dengan pengesyoran perunding mengikut susunan

keutamaan.

5.1.6 Salinan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002) yang telah

dikemaskini oleh Pejabat Bendahari/Unit Kewangan Zon yang

berkenaan.

5.2 Setelah mendapat kelulusan Lembaga Perolehan A bagi pelantikan

perunding:

5.2.1 Urusetia Lembaga Perolehan A melantik Jawatankuasa

Teknikal Kewangan Perunding (JTKP) di atas cadangan

pemohon atau menggunakan JTKP yang sedia ada.

6

5.2.2 Urusetia Lembaga Perolehan A akan mengeluarkan surat

makluman keputusan Lembaga Perolehan A kepada

pemohon.

5.2.3 JTKP/Pemohon mengeluarkan Surat Niat kepada firma

perunding yang telah diluluskan.

5.2.4 JTKP mengadakan rundingan harga dengan firma perunding

yang telah menerima Surat Niat.

5.2.5 JTKP bermesyuarat untuk mengesyorkan skop kerja dan

anggaran kos perunding untuk kelulusan Lembaga Perolehan

A.

5.3 Pemohon mendapatkan kelulusan Lembaga Perolehan A bagi skop kerja dan anggaran kos pelantikan perunding

Dokumen berikut perlu dihantar kepada Bahagian Pengurusan

Perolehan:

5.3.1 Salinan minit mesyuarat JTKP yang berkenaan.

5.3.2 Anggaran kos terperinci dan skop kerja yang dicadangkan

serta menyatakan jika terdapat pertambahan / pengurangan

skop kerja serta implikasi kewangan, berbanding dengan

permohonan asal dalam perenggan 5.1.1 dan 5.1.2

5.3.3 Salinan minit Mesyuarat Lembaga Perolehan A yang

terdahulu berkaitan dengan kelulusan pelantikan perunding.

5.4 Setelah mendapat kelulusan Lembaga Perolehan A bagi anggaran

kos dan skop kerja, urusetia Lembaga Perolehan A akan

mengeluarkan surat makluman kepada pemohon.

7

5.5 Urusan Surat Tawaran dan Tandatangan Kontrak Pelantikan

Perunding

5.5.1 Bagi projek yang tidak melibatkan Pembangunan Fizikal /

Kajian Fizikal / Kerja-Kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar,

pengeluaran surat tawaran dan tandatangan kontrak

pelantikan perunding diuruskan oleh Bahagian Pengurusan

Perolehan.

Pemohon akan memantau projek mengikut skop kerja serta

mengesah bayaran yuran perunding mengikut kemajuan

kerja.

5.5.2 Bagi projek yang melibatkan Pembangunan Fizikal / Kajian

Fizikal / Kerja-Kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar, Pejabat

Pengurusan Fasiliti / Bahagian Pengurusan Fasiliti / Bahagian

Pembangunan akan:

a. Mengeluarkan surat tawaran.

b. Mengurus penyediaan dan menandatangan kontrak.

c. Memantau projek mengikut skop kerja.

d. Mengesah bayaran yuran perunding mengikut

kemajuan kerja.

6.0 PROSES PELANTIKAN PERUNDING SECARA CADANGAN TEKNIKAL DAN KEWANGAN (CTK)

Proses pelantikan perunding Secara Cadangan Teknikal dan Kewangan

bagi item di dalam perengan 4.2 adalah seperti berikut:

8

6.1 Pemohon perlu mendapatkan kelulusan Lembaga Perolehan A

untuk mempelawa sekurang-kurangnya 5 firma perunding yang

telah dikenalpasti.

Dokumen berikut perlu dihantar ke Bahagian Pengurusan

Perolehan:

a. Borang Permohonan Pelantikan Perunding.(Lampiran A)

b. Terms Of Reference (Lampiran B ).

c. Salinan cetakan daripada laman web Kementerian Kewangan

untuk sekurang-kurangnya 5 profil dan beban kerja perunding

Bumiputera Tempatan mengikut bidang perunding. (Contoh

adalah di Lampiran C)

d. Ringkasan profil dan beban kerja setiap perunding mengikut

bidang (boleh dicetak daripada laman web Kementerian

Kewangan). (Contoh adalah di Lampiran D)

e. Surat permohonan kepada Ketua Timbalan Bendahari

Bahagian Pengurusan Perolehan yang ditandatangani oleh

Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) berserta kertas kerja (jika

ada) dengan pengesyoran sekurang-kurangnya 5 firma

perunding untuk tujuan pelawaan.

6.2 Setelah mendapat kelulusan Lembaga Perolehan A untuk

mempelawa sekurang-kurangnya 5 firma perunding:

a. Urusetia Lembaga Perolehan A akan melantik Jawatankuasa

Teknikal Kewangan Perunding (JTKP) di atas cadangan

pemohon pemohon atau menggunakan JTKP yang sedia ada.

b. JTKP menyedia dan mengesahkan dokumen spesifikasi untuk

tujuan pelawaan teknikal dan harga secara berasingan.

9

c. Dokumen tersebut diserahkan kepada Bahagian Perolehan

untuk tujuan panggilan, penutupan dan penyerahan kepada

JTKP untuk tujuan analisa.

d. JTKP bermesyuarat untuk mengesyorkan perunding, skop kerja

dan anggaran kos perunding untuk kelulusan Lembaga

Perolehan A.

6.3 Pemohon perlu mendapatkan kelulusan Lembaga Perolehan A bagi

pelantikan perunding, skop kerja dan anggaran kos pelantikan

perunding

Dokumentasi berikut perlu dihantar kepada Bahagian Pengurusan

Perolehan

a. Borang Permohonan Pelantikan Perunding.(Lampiran A)

b. Terms Of Reference (Lampiran B ).

c. Salinan cetakan daripada laman web Kementerian Kewangan

untuk profil dan beban kerja perunding yang dianalisa

mengikut bidang perunding. (Contoh adalah di Lampiran C)

d. Ringkasan profil dan beban kerja setiap perunding mengikut

bidang (boleh dicetak daripada laman web Kementerian

Kewangan).(Contoh adalah di Lampiran D)

e. Surat permohonan kepada Ketua Timbalan Bendahari

Bahagian Perolehan yang ditandatangani oleh Ketua Jabatan

berserta kertas kerja (jika ada) dengan pengesyoran

perunding mengikut susunan keutamaan.

f. Salinan minit mesyuarat JTKP yang berkenaan.

10

g. Anggaran kos dan skop kerja yang dicadangkan serta

menyatakan jika terdapat pertambahan / pengurangan skop

kerja serta implikasi kewangan, berbanding dengan

permohonan asal dalam perenggan 6.1.a dan 6.1.b.

h. Salinan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002) yang telah

dikemaskini oleh Pejabat Bendahari /Unit Kewangan Zon

yang berkenaan.

i. Salinan minit Mesyuarat Lembaga Perolehan A yang

terdahulu yang meluluskan cadang perunding untuk

dipelawa.

6.4 Surat Tawaran dan Tandatangan Kontrak Pelantikan Perunding

Setelah mendapat kelulusan Lembaga Perolehan A bagi anggaran

kos dan skop kerja bagi:

6.4.1 Projek Kajian Bukan Fizikal

6.4.1.1 Urusetia Lembaga Perolehan A akan :-

i. Mengeluarkan surat makluman kepada pemohon.

ii. Mengeluarkan Surat Tawaran.

iii. Menguruskan penyediaan dan tandatangan

dokumen kontrak.

6.4.1.2 Pemohon akan

a. Memantau projek mengikut skop kerja.

b. Mengesahkan bayaran yuran perunding

mengikut kemajuan kerja.

11

6.4.2 Projek Pembangunan Fizikal / Kajian Fizikal / Kerja-Kerja

Ukur Tanah dan Alam Sekitar

6.4.2.1 Urusetia Lembaga Perolehan A akan

mengeluarkan surat makluman kepada Pejabat

Pengurusan Fasiliti / Bahagian Pengurusan Fasiliti /

Bahagian Pembangunan.

6.4.2.2 Pejabat Pengurusan Fasiliti / Bahagian Pengurusan

Fasiliti / Bahagian Pembangunan akan:

a. Mengeluarkan Surat Tawaran.

b. Menguruskan penyediaan dan

menandatangan kontrak.

c. Memantau projek mengikut skop kerja.

d. Mengesahkan bayaran yuran perunding

mengikut progres kerja.

7. 0 KRITERIA PEMILIHAN PERUNDING

7.1 Berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang

berkaitan;

7.2 Keutamaan kepada perunding tempatan di lokasi projek/kajian

berkenaan;

7.3 Keutamaan kepada perunding Bumiputera;

7.4 Pelantikan secara giliran (rotation basis);

7.5 Beban kerja semasa perunding.

12

7.6 Saiz dan keupayaan perunding bersesuaian dengan projek/kajian;

7.7 Kepakaran khusus;

7.8 Pengalaman dan prestasi firma perunding;

7.9 Lulus penilaian teknikal dan kewangan;

7.10 Kedudukan kewangan firma perunding; dan

7.11 Kriteria lain yang bersesuaian.

8.0 MAKLUMAT PERUNDING

Bagi tujuan untuk mendapatkan nama firma perunding, membuat semakan

permohonan, membuat semakan firma perunding atau mendapatkan

salinan dokumen lampiran pofil dan beban kerja perunding dari laman web

Kementerian Kewangan (untuk dilampirkan bersama dokumen yang

dikemukakan kepada Lembaga Perolehan A), pemohon boleh

menghubungi pegawai berikut :

8.1 Perunding bagi Projek Fizikal/Kajian Fizikal/Kerja-kerja Ukur Tanah

dan Alam Sekitar yang diuruskan oleh Pejabat Pembangunan.

Tuan Hj Junaidi Muslim

Timbalan Pengarah

Bahagian Pembangunan

UiTM Shah Alam

No. Telefon : 03-55442224

13

8.2 Perunding bagi Projek Fizikal/Kajian Fizikal/Kerja-kerja Ukur Tanah

dan Alam Sekitar yang diuruskan oleh Pejabat Pengurusan Fasiliti

/Bahagian Pengurusan Fasiliti UiTM Negeri

Encik Mohd Faiz Mohsin

Bahagian Kontrak dan Kos

Pejabat Pengurusan Fasiliti

UiTM Shah Alam

No. Telefon : 03-55442313

8.3 Perunding Bukan Fizikal

En. Mohamad Husaini Bin Mohamad Saleh

Bahagian Pengurusan Perolehan

Pejabat Bendahari

UiTM Shah Alam

No. Telefon : 03-55443342

Syarat-syarat khusus dan terperinci mengenai pelantikan perunding adalah di dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2006 bertarikh 6 November 2006 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2007 (Tambahan Pertama SPP Bil. 8 Tahun 2006) dan boleh diperolehi melalui www.treasury.gov.my. Pemohon diminta membaca Pekeliling Bendahari ini bersama-sama dengan peraturan terkini kerajaan mengenai pelantikan perunding supaya urusan pelantikan perunding dapat dilaksanakan dengan teratur dan segera.

9.0 MESYUARAT LEMBAGA PEROLEHAN A

Bagi memastikan fail Mesyuarat Lembaga Perolehan A dapat dikeluarkan 7 hari sebelum tarikh mesyuarat, semua dokumentasi berkenaan mestilah

diterima dengan lengkap oleh Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat

Bendahari UiTM Malaysia tidak lewat dari 14 hari sebelum tarikh mesyuarat berkenaan.

Tarikh Mesyuarat Lembaga Perolehan A UiTM akan dimaklumkan dari

masa ke semasa.

10. PEMAKAIAN DAN TARIKH KUAT KUASA

Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi MARA Malaysia dan Negeri, bagi semua Kumpulan Wang mulai 1 September 2008.

Saya yang menurut perintah, SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA

s.k 1. Naib Canselor 2. Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)

3. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)

4. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) 5. Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat)

Nombor Sijil: KLR: 0500283

14