1

PEKELILING BENDAHARI BIL 5 /2011

No Rujukan Fail : 100-BBI(PTA.6/6)

Tarikh : 16 Ogos 2011

Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Shah Alam Penolong Naib Canselor/Rektor/Penyelaras UiTM Kampus Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam Ketua Pejabat Bendahari UiTM Kampus

Y.Bhg Prof.Dato’/ Datin / Prof. /Tuan / Puan,

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

(PENYELENGGARAAN)

1.0 PENDAHULUAN Tatacara Pengurusan Aset Alih UiTM – Penyelenggaraan adalah garis panduan

bagi pengurusan dokumentasi dan rekod aset alih di Pusat Tanggungjawab. Ia disediakan mengikut dasar pengurusan aset UiTM yang dilulus oleh Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan Bil. 157 pada 2 April 2008.

2.0 OBJEKTIF Penyelenggaraan aset Kerajaan bertujuan:-

(a) Memastikan aset alih berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan;

(b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;

(c) Meningkatkan keupayaan;

(d) Mengurangkan kerosakan;

(e) Menjimatkan perbelanjaan UiTM;

(f) Menjamin keselamatan pengguna;

(g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan

(h) Memelihara imej UiTM.

PEJABAT BENDAHARI

2

3.0 TAKRIFAN

3.1 Ketua Pusat Tanggungjawab termasuk Penolong Naib Canselor/Rektor

Kampus Negeri/Cawangan atau Penyelaras Kampus atau Dekan Fakulti atau Ketua Bahagian, Pusat, Unit atau Akademi Pengajian di Kampus Induk (meliputi Kampus-Kampus Jalan Othman, dan INTEC Seksyen 17).

3.2 Pegawai Aset bertanggungjawab terhadap pengurusan rekod pengagihan,

penempatan, pemindahan/pertukaran pemilik, penggunaan, penyelenggaraan, pelupusan dan kehilangan aset alih Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang di bawah seliaannya.

3.3 Pemilik Aset ialah Pusat Tanggungjawab yang mempunyai hak milikan

atau kawalan ke atas sesuatu aset.

3.4 Custodian ialah pegawai yang diberi tanggungjawab atas kawalan sesuatu aset.

3.5 Pengendali Aset ialah pegawai yang diberi tanggungjawab menggendalikan operasi dan penyelenggaraan sesuatu aset

3.6 Pengurus Aset ialah pegawai yang diberi tanggungjawab sebagai wakil pemilik aset untuk menjaga, mengurus dan mentadbir sesuatu aset.

4.0 JENIS PENYELENGGARAAN

Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:-

(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) ialah tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan; dan

(b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance) ialah tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.

5.0 MANUAL PENYELENGGARAAN

Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan

sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.

6.0 PANDUAN PENYELENGGARAAN

Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan langkah-langkah

berikut:-

(a) Menyediakan Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaraan Aset yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenal pasti dan disenaraikan mengikut KEW.PA-13.

3

(b) Merancang Penyelenggaraan Setelah aset yang memerlukan penyelenggaraan disenaraikan, satu program penyelenggaraan hendaklah dirancang dan disediakan.

(c) Melaksanakan Program Penyelenggaraan Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan melainkan sesuatu aset itu memerlukan penyelenggaraan segera.

(d) Merekodkan Penyelenggaraan

Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah direkodkan dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal KEW.PA-14.

(e) Menilai Program Penyelenggaraan Penilaian hendaklah dibuat ke atas program penyelenggaraan bagi tujuan berikut:-

(i) Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai;

(ii) Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan berkualiti, bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa;

(iii) Mengenal pasti penyelenggaraan yang seterusnya; dan

(Iv) Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakan yang sesuai ke atas aset berkenaan.

(f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta

Kerja-kerja penyelenggaraan yang dibuat oleh pihak swasta hendaklah diselia dan dipantau bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi.

7.0 PEMAKAIAN DAN TARIKH KUATKUASA 7.1 Pekeliling Bendahari ini hendaklah dibaca bersama-sama Pekeliling

Bendahari Bil. 8/2006 – Proses Perekodan dan Penandaan Harta Modal UiTM yang sedang berkuatkuasa.

7.2 Pekeliling Bendahari ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi

MARA Shah Alam dan Kampus-Kampus Cawangan bagi semua Kumpulan Wang mulai 1 Oktober 2011.

4

8.0 PEMBATALAN Dengan berkuatkuasanya Pekeliling Bendahari ini, para 3.1 dan 3.2 Pekeliling

Bendahari Bil. 8/2006 berkaitan penggunaan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1991 dan borang-borang KEW adalah dibatalkan.

Saya yang menurut perintah, SANIP BIN WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA

s.k 1. Naib Canselor 2. Timbalan Naib Canselor ( Akademik dan Antarabangsa ) 3. Timbalan Naib Canselor ( Hal Ehwal Pelajar dan Alumni ) 4. Timbalan Naib Canselor ( Penyelidikan dan Inovasi ) 5. Timbalan Naib Canselor ( Jaringan Industri dan Masyarakat )