PEKELILING BENDAHARI BIL : 8/2004

PEJABAT BENDAHARI

Rujukan Fail : 100 – BBI (PTA. 6/6) Tarikh Kuatkuasa : 1 Ogos 2004 Ketua Unit Kewangan/Zon/Kampus Cawangan UiTM

Tuan/Puan,

PANDUAN MENGENAI KERJA-KERJA BERKAITAN DENGAN

BELANJAWAN PADA AKHIR TAHUN SEMASA DAN AWAL TAHUN BARU

Dengan segala hormatnya tuan/puan adalah dirujuk mengenai perkara di atas.

Bersama-sama ini disertakan panduan mengenai kerja-kerja berkaitan dengan

belanjawan pada akhir tahun.

1. Agihan peruntukan tahun baru

• Sediakan agihan berdasarkan peruntukan yang diluluskan

mengikut pecahan Dasar Sedia Ada, Dasar Baru dan ‘One-Off’.

Agihan dibuat mesti mengikut format yang disediakan (Lampiran A)

• Agihan Akhir (jenis F) dibuat dengan menggunakan Sistem FAIS

setelah Agihan Manual disediakan. Menu yang digunakan ialah

Menu B41.

Proses selanjutnya adalah seperti berikut :-

a. Pilih Menu B41 (skrin B41)

b. Pilih Add, Masukkan

Kod Pusat Kos :

Jenis Dasar : ( C= Dasar Sedia, N= Dasar Baru , O = One

Off )

Tahun Kewangan : 2005

Jenis Agihan : F,

Rujukan Waran : (Waran 1/05)

Tekan Escape.

c. Skrin komputer akan memaparkan jumlah peruntukan yang

telah diluluskan.

d. Masukkan agihan mengikut kod-kod akaun yang diperlukan.

e. Setelah selesai semak semula agihan yang telah dibuat.

f. Tekan kekunci Escape setelah puas hati dengan agihan

yang dibuat dan semua peruntukan telah diagihkan (tiada

berbaki).

g. Sahkan agihan dengan memilih ‘Y’.

h. Pilih menu yang sama (B41) dan pilih ‘Query’ untuk melihat

agihan yang telah dibuat.

i. Pilih ‘Complete’ untuk menamatkan proses agihan akhir.

• Semua Unit Kewangan Zon mesti membuat agihan ke atas Pusat

Kos di bawah kawalan masing-masing dalam Sistem FAIS

selewat-lewatnya 29 Disember 2004, ( kecuali bagi cawangan Sabah dan Negeri Sembilan yang perlu menghantar “hard copy” agihan selewat-lewatnya pada 28 Disember 2004). Bahagian Belanjawan tidak boleh membuat ‘posting’ sekiranya satu

pusat kos tidak membuat agihan. Ini menyebabkan peruntukan

tidak boleh dibelanjakan apabila diperlukan.

• Perkara-perkara yang perlu diambil kira semasa membuat agihan

ialah mengambil kira perancangan yang telah dibuat, perbelanjaan-

perbelanjaan yang terikat seperti utiliti, makanan bermasak pelajar,

pembelian buku, bayaran sewa pejabat, mesin fotostat, perubatan,

bayaran lesen, cukai pintu, elaun latihan praktikal pelajar dan

bayaran-bayaran lain yang bersesuaian.

• Agihan perlu dibuat mengikut kelulusan yang telah diberi. Struktur

kod bagi Dasar-Dasar Belanjawan adalah sepert berikut :

Dasar Sedia Ada : xx-xxxxx-xxxxxxx- 1 Dasar Sedia Baru : xx-xxxxx-xxxxxxx- 2 One Off : xx-xxxxx-xxxxxxx- 3

• Bagi tujuan semakan dan tujuan audit , agihan (Lampiran A dan

Lampiran E) perlu dihantar ke Bahagian Belanjawan selewat-lewatnya pada 30 Disember 2004 .

• Bermula daripada tahun belanjawan 2005, semua agihan untuk

peruntukan yang berkaitan dengan kerja-kerja naik taraf dan

ubahsuai di Shah Alam adalah dipusatkan di Pejabat

Penyelenggaraan. Walau bagaimanapun, disebabkan peruntukan

Pejabat Penyelenggaraan bagi kerja-kerja tersebut adalah terhad,

agihan peruntukan boleh dibuat oleh pusat pusat kos di Shah Alam

kepada kod-kod tersebut jika mempunyai justifikasi serta lebihan

peruntukan.

2. Perbelanjaan Peruntukan Tahun Semasa (2004)

• Pastikan peruntukan yang telah diagihkan (termasuk peruntukan

tambahan) dibelanja mengikut keperluan.

• Pastikan semua peruntukan kegiatan pelajar, sekatan peruntukan

dari UiTM Shah Alam seperti pembelian komputer dari Pusat

Sistem Maklumat Bersepadu dan peralatan pandang dengar dari

ILQaM telah diperakaunkan.

• Pastikan jumlah peruntukan yang diterima adalah sama dengan

baki imbuhan yang diselenggara dan dikawal oleh Bahagian

Kewangan Korporat, Pejabat Bendahari.

• Pastikan Jernal Baucer dibuat dan diposkan ( Menu G.S.C ) bagi

mengambil kira bayaran emolumen yang dibayar oleh Bahagian

Gaji untuk kampus-kampus cawangan.

• Pastikan semua perbelanjaan yang dibuat mempunyai peruntukan

mencukupi (Arahan Perbendaharaan 54). Perlu diingatkan bahawa

semua kerja-kerja perolehan yang hendak dibawa ke mesyuarat

tender/sebutharga telah mempunyai peruntukan yang mencukupi.

Sebarang masalah mengenai arahan mengenai perbelanjaan tanpa

peruntukan perlu dirujuk kepada Bendahari UiTM.

• Menyediakan senarai piutang mengikut peraturan yang telah

ditetapkan oleh Bahagian Pengurusan Akaun.

• Menyediakan senarai komitmen (suplimentari) tahun semasa

sebagai perbelanjaan tahun baru mengikut peraturan berikut :-

a. Kampus Shah Alam

Tarikh akhir pemilihan/kemasukan (melalui Sistem FAIS): 12 Januari setiap tahun. Tarikh akhir kelulusan (Bahagian Belanjawan : 15 Januari setiap tahun.

b. Menu FAIS yang digunakan :

i. Sistem Perolehan (Peringkat Permohonan)

* Pemilihan Suplimentari (Menu RP1) – Zon/Cawangan.

* Kelulusan Suplimentari (Menu RP3) – Bahagian Belanjawan.

* Prosesan Suplimentari (Menu RP5) – Bahagian Belanjawan.

ii. Sistem Perolehan (Peringkat Pesanan)

* Pemilihan Suplimentari (Menu RP2) – Zon/Cawangan.

* Kelulusan Suplimentari (Menu RP4) – Bahagian Belanjawan.

* Prosesan Suplimentari (Menu RP6) – Bahagian Belanjawan.

iii. Sistem Pendahuluan dan Tuntutan

* Pemilihan Suplimentari (Menu 2P1) – Zon/Cawangan.

* Kelulusan Suplimentari (Menu 2P2) – Bahagian Belanjawan.

* Prosesan Suplimentari (Menu 2P3) – Bahagian Belanjawan.

iv. Sistem Tiket

* Pemilihan Suplimentari (Menu 3R1) – Zon/Cawangan

* Kelulusan Supplimentari (Menu 3R2) – Bahagian Belanjawan.

* Prosesan Suplimentari (Menu 3R3) – Bahagian Belanjawan.

v. Sistem Belanjawan

* Daftar Suplimentari Manual (Menu B42) – Bahagian Belanjawan.

* Post Suplimentari (Menu BS2) – Bahagian Belanjawan

vi. Menyediakan satu senarai suplimentari (Lampiran C) dimana

peruntukan telah diluluskan dan tender/sebutharga telah dibuat

tetapi pesanan jabatan belum dikeluarkan. Senarai ini perlu

mengandungi butiran perolehan, kod akaun no. permohonan (no.

PB 3/80), no. tender/harga, jumlah dan tarikh pembayaran dijangka

dibuat.

vii. Struktur kod bagi Suplimentari adalah xx-xxxxx-xxxxxxx- 4.

c. Kampus Cawangan Negeri Sembilan dan Sabah

Tarikh Akhir : 11 Januari 2005

1. Menyediakan senarai suplimentari mengikut format yang

telah ditetapkan.

2 Menyediakan satu senarai suplimentari dimana peruntukan

telah diluluskan dan pesanan jabatan telah dikeluarkan.

(Lampiran B)

3 Menyediakan satu senarai suplimentari (Lampiran C) dimana

peruntukan telah diluluskan dan tender/sebutharga telah dibuat

tetapi pesanan jabatan belum dikeluarkan. Senarai ini perlu

mengandungi butiran perolehan, kod akaun no. permohonan

(no. PB 3/80), no. tender/harga, jumlah dan tarikh pembayaran

dijangka dibuat.

4 Dokumen sokongan seperti pesanan jabatan, surat tawaran

yang telah diluluskan dilampirkan bersama dengan senarai

komitmen yang dibuat.

d. Semua komitmen tahun semasa yang dibawa sebagai

perbelanjaan untuk tahun baru akan dibatalkan atau ditarik balik

untuk agihan semula sekiranya ia tidak dibelanjakan sebelum atau

pada 30hb Jun setiap tahun.

3. Peraturan ini berkuatkuasa dengan serta merta.

4. Pekeliling ini membatalkan Pekeliling Bendahari Bilangan 4 Tahun 2001.

Yang benar,

HAJAH SIHA BT SAAT Bendahari UiTM

Sila rujuk Lampiran-Lampiran berikut untuk maklumat lanjut :-

1. Lampiran A - Format Agihan Peruntukan Belanja Mengurus mengikut

objek lanjut (kod akaun).

2. Lampiran B - Format Senarai Komitmen di peringkat Pesanan Jabatan

Tahun Semasa.

3. Lampiran C - Format Senarai Komitmen di Peringkat

Tender/Sebutharga/Surat Tawaran Tahun Semasa.

4. Lampiran E - Format senarai agihan untuk aset (pembelian aset –kod

objek sebagai 35000 yang melebihi RM 3,000 seunit).

.