PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITIJABATAN PENGURUSAN KOLEKSI

JUL - DIS 2007

PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH

UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan

Memastikan 100% pelanggan dapat meminjam bahan PSZ mengikut kelayakan kategori.

Laporan Julai – Disember

2007.

i) Sebanyak 72,027 bahan

dipinjam melalui mesin SPLD

yang melibatkan semua

kategori peminjam.

ii)Tiada laporan masalah

peminjaman melalui SPLD

daripada pengguna. Prestasi

mesin SPLD adalah

memuaskan. Mesin SPLD 2

dan 3 mengalami kerosakan

pada bulan November dan

Disember.

iii) Laporan kerosakan

dimaklumkan ke JBA :

SPLD1 :

Tarikh 16/7/07, 10/8/07,

8/10/07 dan 24/12/07.

SPLD3 : Tarikh 16/7/07. Penambahbaikkan : Mesin SPLD baru telah dibekalkan pada 1.1.08.

Sila rujuk di lampiran 1. .

Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan

Memastikan pelanggan menerima layanan dalam masa 2.5 minit dalam keadaan biasa.

Laporan Jul– Dis 2007.

Dari sampel yang diambil

secara rawak di Kaunter

Sirkulasi pada Julai hingga

Disember 2007 :

i) Masa maksimum

ialah 3 min.

ii) Masa minimum

ialah 30 saat

iii) Purata masa yang

diambil ialah

kurang dari 2

minit.

98.89 % pelanggan telah menerima layanan dalam jangkamasa 2.5 minit dalam keadaan biasa, sementara 1.1 % atau 5 pelanggan menerima layanan 2.55min (4 orang) dan 3 min. (1 orang). Penambahbaikkan : Pengurangan waktu pelanggan yang berurusan di kaunter telah dapat dipenuhi sebanyak 98.89%, manakala 1.1% masih belum mencapai sasarannya. ii) Waktu pengambilan sampel telah dilanjutkan dari 9.00 pagi – 4.00 petang kepada 9.00 pagi – 10.00 malam. Objektifnya ialah bagi menghasilkan

Sila rujuk lampiran 2.

keputusan yang lebih tepat yang menggambarkan waktu perkhidmatan sebenar.

Disediakan oleh, Junaidah Isnain Unit Sirkulasi 28.1.08

LAPORAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI UNIT MEDIA, PEMELIHARAAN & PEMULIHARAAN

JABATAN PENGURUSAN KOLEKSI JULAI - DISEMBER 2007

1. PERKHIDMATAN:

PENYENGGARAAN DAN PEMULIHARAAN BAHAN DAN ALAT MEDIA OBJEKTIF KUALITI: i. Memastikan penyenggaraan bahan mencapai 400 unit setiap

bulan. ii. Penyenggaraan alat media setiap 3 bulan atau mengikut

keperluan. PENCAPAIAN: i. Memastikan penyenggaraan bahan mencapai 400 unit setiap

bulan.

Berikut adalah jumlah bahan media yang dibuat penyenggaraan dari Julai - Disember 2007

Bulan

Jumlah Penyenggaraan Bahan Media

Julai 648 Ogos 904 September 606 Oktober 639 November 889 Disember 789 Jumlah 4475 Purata Bulanan 745.8 Dari Julai - Disember 2007, purata bahan media yang dapat disenggara ialah sebanyak 745.8. Jumlah tersebut mengikut anggaran dan masa yang telah ditetapkan.

ii. Penyenggaraan alat media setiap 3 bulan atau mengikut

keperluan.

Berikut adalah jumlah alat media yang dibuat penyenggaraan dari Julai - Disember 2007

Bulan

Jumlah Penyenggaraan Alat Media

Julai 19 Ogos 10 September 9 Oktober 8 November 9 Disember 28 Jumlah 83 Sebanyak 83 peralatan audio visual telah berjaya disemak dan diuji mengikut masa yang ditetapkan.

…/2-

- 2 -

2. PERKHIDMATAN:

PENJILIDAN BAHAN PERPUSTAKAAN OBJEKTIF KUALITI: i. Penjilidan buku disasarkan 4 – 5 naskah sehari bekerja bagi

setiap staf. iii. Penjilidan makalah 6 – 10 naskah sehari bagi setiap staf. iv. Penjilidan semula tesis yang telah dimikrofilemkan antara 6 – 10

naskah sehari. PENCAPAIAN: i. Penjilidan buku disasarkan 4 – 5 naskah sehari bekerja bagi

setiap staf.

• Bagi bulan Julai - Disember 2007 penjilidan buku adalah sebanyak 842 naskah.

• Penjilid buku yang terlibat adalah seramai 3 orang. Anggaran jumlah hari bekerja 3 orang adalah 322 hari, oleh itu jumlah purata penjilidan buku adalah sebanyak 2.8 buku seorang sehari. (Rujuk Lampiran A).

- Sebanyak 30% lagi diperlukan untuk mencapai sasaran minima

iaitu 4 naskah sehari. - Punca sasaran tidak dicapai adalah kerana stok buku-buku

untuk dijilid 2007 kebanyakannya sangat bermasalah dan sukar untuk dibaiki dan faktor ini menyebabkan kerja-kerja menjilid menjadi sedikit lambat.

ii. Penjilidan makalah 6 – 10 naskah sehari bagi setiap staf.

• Bagi bulan Julai – Disember 2007 penjilidan makalah adalah sebanyak 599 naskah.

• Penjilid makalah yang terlibat adalah 1 orang. Anggaran jumlah hari bekerja 1 orang adalah 108 hari, maka jumlah purata penjilidan makalah ialah sebanyak 4.5 makalah sehari. (Rujuk Lampiran A).

- Sebanyak 24% lagi diperlukan untuk mencapai sasaran minima

iaitu 6 naskah sehari. - Punca sasaran tidak dicapai adalah kerana penjilid makalah

perlu melaksanakan tugas semakan majalah jilid luar dan melakukan kerja-kerja menukar status sebanyak 298 naskah.

…/3-

- 3 - iii. Penjilidan semula tesis yang telah dimikrofilemkan antara 6 – 10

naskah sehari.

• Bagi bulan Julai - Disember 2007 penjilidan semula tesis adalah sebanyak 1620 naskah.

• Penjilid tesis yang terlibat adalah 1 orang. Anggaran jumlah hari bekerja 1 orang adalah 110 hari, maka jumlah purata penjilidan tesis ialah sebanyak 12.3 tesis sehari. (Rujuk Lampiran A).

- Jumlah tersebut adalah mengikut anggaran jumlah dan masa

yang ditetapkan.

3. PERKHIDMATAN:

PENYALINAN TESIS UTM KE DALAM BENTUM MIKROFILEM UNTUK PEMULIHARAAN OBJEKTIF KUALITI: i. Memikrofilemkan antara 4 – 5 naskah tesis seorang dalam sehari

bekerja. PENCAPAIAN: i. Memikrofilemkan antara 4 – 5 naskah tesis seorang sehari bekerja.

• Bagi bulan Julai – Disember 2007, jumlah tesis yang dimikrofilemkan

adalah sebanyak 583 naskah. • Staf yang membuat mikrofilem adalah 1 orang. Jumlah hari bekerja

1 orang adalah 110 hari, oleh itu jumlah purata kerja memikrofilemkan tesis seorang adalah 5.3 naskah sehari. (Rujuk Lampiran B).

- Jumlah tersebut adalah mengikut jumlah dan masa yang

ditetapkan. Unit Media, Pemeliharaan & Pemuliharaan Jabatan Pengurusan Koleksi Perpustakaan Sultanah Zanariah Jumaat, 11 Januari 2008 MFMY/jh

LAPORAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI

(JULAI – DISEMBER 2007 ) UNIT KOLEKSI KHAS JABATAN PENGURUSAN KOLEKSI

Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan

Prosedur Mengurus Perolehan Bahan Khas AKT (BK) / PSZ/ 74

Mendapatkan dan menginput bahan khas UTM ke dalam Modul ACQ dengan peningkatan sebanyak 5 % dari Sasaran Kerja Tahunan (SKT) pustakawan Koleksi Khas. ( Sasaran tahun 2007= 4,120 judul) Bagi tempoh Julai – Disember jumlah judul yang perlu diinput adalah sebanyak 50% iaitu 2,060.

i) Menginput Koleksi Khas

Sebanyak 3,196 judul (3,338 naskhah ) bahan

koleksi khas telah diinput (Lihat Jadual 1)

ii) Menginput Koleksi Khas Hadiah

Sebanyak 19 judul (45 naskhah) bahan hadiah telah diinput (Lihat Jadual 2). Jumlah keseluruhan bahan yang telah diinput bagi tempoh Julai - Disember 2007 adalah 3,215 judul (3,383 naskhah). Jika 100% adalah 2,060 judul , Oleh itu jika jumlah bahan yang diinput adalah 3,215 judul, peratus yang dicapai adalah 156 %. Peratusan yang tinggi dapat dicapai bagi tempoh Julai- Disember 2007 kerana tiada projek lain dijalankan. Bagi tempoh Januari – Jun 2007, terdapat beberapa projek dijalankan seperti kerja melabel semula no. panggilan tesis pada ‘book spine’, projek pindah tesis tahun 70-an ke dalam kompaktus dan menyusun semula tesis di rak Bilik Rujukan Tesis mengikut Sistem Pengkelasan LC tanpa mengikut tahun.

Sila rujuk keterangan lanjut di Jadual 1 & 2.

Jadual 1 : Jumlah Bahan Koleksi Khas Yang Telah Diinput Ke Dalam Modul ACQ

JULAI SEHINGGA DISEMBER 2007

JENIS BAHAN

JUDUL NASKHAH Koleksi Khas Am: Buku 40 56 Makalah 65 191 Koleksi Khas Projek 1,226 1,226 Tesis Sarjana 306 306 Tesis PhD 84 84 Koleksi Khas Radas: Mikrofilem 352 352 Cakera Padat 1,123 1,123

JUMLAH 3,196 3,338 Jadual 2 : Bahan Hadiah

Judul Naskhah Monograf: Buku 1 1 Makalah 14 38 Hadiah Radas: Cakera Padat 4 6

JUMLAH 19 45

JUMLAH BESAR BAHAN DIINPUT

3,215 judul

3,383 naskhah

Lampiran 1

OBJEKTIF KUALITI PINJAMAN DI MESIN SISTEM PINJAMAN LAYAN DIRI (SPLD) BULAN JUL-DIS 2007

KATEGORI JUL OGOS SEPT OKT NOV DIS JUMLAH MASALAH

PELAJAR 0 0 0 0 0 0 0 PENSYARAH 0 0 0 0 0 0 0 STAF AM 0 0 0 0 0 0 0 AHLI LUAR 0 0 0 0 0 0 0 JUMLAH 0 0 0 0 0 0 0

PENGGUNA SCK 15,209 18,306 21,349 12,154 3,290 1,719 72,027 PERATUS TIDAK BERMASALAH

100 100 100 100 100 100 100

PERATUS BERMASALAH 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Disediakan oleh, Junaidah Isnain Unit Sirkulasi. 28.1.08.

B/Code Masa B/Code Masa20000143879845 1m 05s 20000073643179 1m 25s 28209191357651 55saat 20000015037373 35s28004070156658 2m 15s 28604085664982 1m 45s * 20197415333269 1m 9.00 pg - 10.00 pg28106291153883 1m 47s 28708210254757 1m 05s * 28310101253665 55s30000000644419 1m 28510060261522 1m * 2830319075008928406060852404 1m 55s 27508170755459 1m 05s 27407170155705 30saat 28407261153360 45s28608064363060 1m 28702022355290 1m 55s 26108240052107 1m 28705091153298 1m 10.00 pg - 11.00 pg28312040152107 1m 55s 28404170754578 2m 28301200160210 1m 25s *02870101385050 1m 48s 27608180255811 1m 35s *28102070652021 55saat 26104280163874 1m 28403250354150 1m 15s 20000140126074 1m28112080251193 1m 55s 27511070151126 1m 45s 28304170862173 1m 05s 26509150156792 55s 11.00 pg. - 2.00 ptg28203181059070 1m 02s 28702010351467 1m 35s 27301141453697 1m 25s 27107230951008 1m 14s26804051051105 2m 05s 28703035653325 1m 28004200154244 55saat 28205100155061 1m 05s20000150126957 1m 35s 28402121456855 1m 17 s 20000005218363 2m 20000125065744 30s28208060650006 55s 28102081357198 1m 18s 27703070868672 1m 15s 28505080858521 1m 28s 2.00 ptg - 4.00 ptg20000000340279 1m 13s 28210110154690 1m 05s * 28712204960577 2m28509150859641 1m 23s 20000144045057 1m 15s * *02860309465990 1m 35s 281071100858928 2m 25810150150285 2m 15s 28408151458950 1m27909180163728 1m 08s 20000144045214 1m 45s 20000004439820 1m 20002030096657 1m 15s 4.00 ptg - 6.00 ptg28402030754192 1m 38s 27308010169486 1m 55s 27101251058074 1m 15s *27410210452587 1m 05s 20000144044738 55s 02860416235314 1m 45s *

Kiraan 3 minit di ambil dari mula pelanggan beratur untuk mendapatkan perkhidmatan.

7/5/2007 hingga 8/7/2007 Cuti Semester II * Tiada pengguna berurusan di K

RANDOM SAMPLING BAGI PROSES PEMULANGAN BUKU (3 MINIT) MEI - JUN 2007

14 MEI 2007 28 MEI 2007 25-Jun-07 29-Jun-07 WAKTU CATATAN DIAMBIL

BULAN Hari Hari Hari Hari Hari BK MAK LAIN Kerja BK MAK LAIN Kerja BK MAK LAIN Kerja BK MAK LAIN Kerja TESIS LAIN Kerja BK MAK LAIN TESIS

Januari 70 - 2 20 66 - 1 22 56 8 - 20 - 178 - 19 62 - 16 192 186 3 62

Februari 55 - - 16 53 - 3 19 41 3 - 15 6 100 - 16 255 - 17 155 103 3 255

Mac 69 - 4 22 71 - - 22 51 - 6 21 4 105 2 19 350 94 22 195 105 106 350

April 106 - - 16 60 - - 17 - - - 2 26 91 3 15 170 - 18 192 91 3 170

Mei 50 - - 18 65 - - 19 - - - - 12 98 - 18 330 - 22 127 98 0 330

Jun 79 - - 20 58 - 28 21 1 - - 5 37 29 - 21 340 - 19 175 29 28 340

Jumlah 429 0 6 112 373 0 32 120 149 11 6 63 85 601 5 108 1,507 94 114 1036 612 143 1,507

Julai 64 - 3 20 55 - - 21 61 - 1 17 42 73 25 22 270 - 22 222 73 29 270

Ogos 67 - 16 22 65 - - 22 60 - - 19 9 91 1 19 240 - 16 201 91 17 240

September 50 - 2 17 45 - - 15 58 - - 18 15 111 1 18 380 - 19 168 111 3 380

Oktober 42 - 2 20 30 - - 15 31 - - 13 9 130 - 16 340 - 17 112 130 2 340

November 29 - - 20 57 - - 21 32 - - 14 5 108 - 19 360 - 18 123 108 0 360

Disember 42 - - 14 35 - - 18 33 - - 16 - 86 - 14 30 287 18 110 86 287 30

Jumlah 294 0 23 113 287 0 0 112 275 0 1 97 80 599 27 108 1,620 287 110 936 599 338 1,620JumlahBesar 723 0 29 225 660 0 32 232 424 11 7 160 165 1,200 32 216 3,127 381 224 1972 1211 481 3,127

Tukar status: LTK Bahan jilid: 298 nkh.Ruang lain-lain:Majalah + lain-lain kerja + 41 (10 nkh + 31 bhn.)

Catatan: Majalah jilid luar (Jaro) 2007 adalah sebanyak 1750 nkh.

Unit Media, Pemeliharaan & Pemuliharaan Jabatan Pengurusan Koleksi Perpustakaan Sultanah ZanariahIsnin, 14 Januari 2008

.../jh

JUMLAH KESELURUHANM. ZAINISULIEH HAIRUDINBUKU MAKALAH TESIS

ZAITON RAJA MD NOR

PENCAPAIAN SEBANAR PROSES PENJILIDANJANUARI - DISEMBER 2007

Lampiran A

BULAN Hari Hari Hari Hari HariBK MAK LAIN Kerja BK MAK LAIN Kerja BK MAK LAIN Kerja BK MAK LAIN Kerja TESIS LAIN Kerja BK MAK LAIN TESIS

Julai 64 - 3 20 55 - - 21 61 - 1 17 42 73 25 22 270 - 22 222 73 29 270

Ogos 67 - 16 22 65 - - 22 60 - - 19 9 91 1 19 240 - 16 201 91 17 240

September 50 - 2 17 45 - - 15 58 - - 18 15 111 1 18 380 - 19 168 111 3 380

Oktober 42 - 2 20 30 - - 15 31 - - 13 9 130 - 16 340 - 17 112 130 2 340

November 29 - - 20 57 - - 21 32 - - 14 5 108 - 19 360 - 18 123 108 0 360

Disember 42 - - 14 35 - - 18 33 - - 16 - 86 - 14 30 287 18 110 86 287 30

Jumlah 294 0 23 113 287 0 0 112 275 0 1 97 80 599 27 108 1,620 287 110 936 599 338 1,620LTK

Catatan: En. Raja Mohd Nor Raja Abdul Malek : Tukar status bahan jilid: 298 nkh.Ruang lain-lain (majalah + lain2 kerja) : 27

Unit Media, Pemeliharaan & Pemuliharaan Jabatan Pengurusan Koleksi Perpustakaan Sultanah ZanariahJumaat, 11 Januari 2008

MFMY/jh

BUKUJUMLAH KESELURUHAN

MAKALAH TESIS

PENCAPAIAN SEBANAR PROSES PENJILIDANJULAI - DISEMBER 2007

SULIEH HAIRUDIN ZAITON RAJA MD NOR M. ZAINI