Embed Size (px)
Citation preview
PENERAPAN JADWAL RETENSI ARSIP DALAM PROSES
PENYUSUTAN ARSIP DI UNIT PUSAT ARSIP
KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh:
MARTANI PUDYASTUTY
NIM. 11140251000030
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1440 H / 2018 M
i
ii
i
ABSTRAK
Martani Pudyastuty (NIM. 11140251000030). Penerapan Jadwal Retensi Arsip
dalam Proses Penyusutan Arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral. Di bawah bimbingan Mukmin Suprayogi, M.Si.
Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas
Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta 2018.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan Jadwal Retensi
Arsip dalam proses penyusutan arsip dan mengetahui upaya yang dilakukan di
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral dalam mengatasi
hambatan menerapkan Jadwal Retensi Arsip dalam proses penyusutan arsip. Jenis
penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik yang
digunakan dalam pengumpulan data adalah: observasi, wawancara, dan
dokumentasi. Sedangkan teknik analisis data meliputi: reduksi data, penyajian
data, dan penarikan kesimpulan. Berdasarkan hasil penelitian ini dapat
disimpulkan bahwa Unit Pusat Arsip Kementerian Energi Sumber Daya Mineral
sudah menerapkan Jadwal Retensi Arsip sebagai pedoman dalam pelaksanaan
kegiatan penyusutan yang sudah dilakukan sesuai dengan dasar hukum dan
dibuktikan dengan pelaksanaan pemusnahan arsip surplus kopi dan non arsip
fasilitatif keuangan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip Keuangan DPE Nomor:
1910. K/042/M. PE/1995. hanya saja belum dilakukan secara optimal karena
adanya hambatan seperti, Sumber Daya Manusia yang kurang memadai karena
banyaknya SDM yang bukan berlatar belakang pendidikan kearsipan dan
kurangnya sarana prasarana yang menunjang kegiatan penyusutan. Hal tersebut
berdampak pada kegiatan pelaksanaan penyusutan sehingga menyebabkan
penumpukkan volume arsip yang meningkat. Adapun upaya yang dilakukan oleh
Unit Pusat Arsip dalam mengatasi hambatan yaitu mengusulkan pengrekrutan
pegawai dengan mengangkat tenaga-tenaga professional di bidang kearsipan,
mengusulkan kegiatan dan anggaran, serta mengusulkan kegiatan pembinaan.
Kata Kunci: Penerapan, Jadwal Retensi Arsip, Penyusutan Arsip
ii
ABSTRACT
Martani Pudyastuty (NIM. 11140251000030). Application of Archive Retention
Schedule in Archive Depreciation Process at the Ministry of Energy and
Mineral Resources Archive Central Unit. Under the guidance of Mukmin
Suprayogi, M.Si. Program Study Library Science Faculty of Adab and
Humanities Syarif Hidayatullah State Islamic University Jakarta 2018.
The purpose of this research is to find out the application of Archive Retention
Schedule in the process of archive depreciation and efforts made in the Central
Archives Unit of the Ministry of Energy and Mineral Resources in implementing
the Archive Retention Schedule in the process of archival depreciation. This type
of research is descriptive with a qualitative approach. The techniques used in data
collection are: observation, interviews, and documentation. While data analysis
techniques include: data reduction, data presentation, and conclusion drawing.
Based on the results of this study it can be concluded that the Central Archive
Unit of the Ministry of Energy and Mineral Resources has implemented the
Archive Retention Schedule as a guide in the implementation of depreciation
activities that have been carried out in accordance with legal guidelines and
evidenced by the destruction of surplus coffee and facilitative financial non-copy
files in accordance with the Archive Retention Schedule. Finance DPE Number:
1910. K / 042 / M. PE / 1995. it's just not done optimally because of obstacles
such as, inadequate Human Resources because of the large number of human
resources who are not archival education background and lack of infrastructure
facilities that support depreciation activities. This has an impact on the
implementation of depreciation activities which causes an increase in the volume
of archive volume. The efforts made by the Central Archive Unit in overcoming
obstacles are proposing the recruitment of employees by appointing professional
staff in the field of archives, proposing activities and budgets, and proposing
coaching activities.
Keyword: Application, Archive Retention Schedule, Archieve Depreciation.
iii
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Puji dan syukur penulis ucapkan hanya kepada Allah SWT yang telah
memberikan segala nikmat dan kasih sayang-Nya, sehingga penulis dapat
menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Shalawat berserta salam semoga
senantiasa tercurahkan kepada jujungan kita Nabi Muhammad SAW berserta
keluarganya, para sahabatnya dan para pengikutnya hingga akhir zaman.
Dalam penyusunan skripsi ini, penulis menyadari sepenuhnya bahwa
masih terdapat banyak kekurangan dan keterbatasan ilmu pengetahuan yang
penulis miliki. Namun berkat adanya dorongan dan bantuan dari berbagai pihak,
penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Ucapan terima kasih tersebut penulis
sampaikan kepada
1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, M.A, selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.
2. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, M.Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan
Humaniora.
3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Program Studi Ilmu
Perpustakaan sekaligus sebagai Dosen Pembimbing Akademik.
4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Ilmu
Perpustakaan sekaligus sebagai Dosen Pembimbing skripsi yang telah
berkenan untuk memberikan bimbingan serta meluangkan pikiran, tenaga,
dan waktu dalam membantu penyelesaian skripsi ini.
iv
5. Seluruh Bapak dan Ibu dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan yang telah
memberikan pengetahuan yang bermanfaat baik dibidang akademik, sosial,
dan keagamaan.
6. Seluruh pihak Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral terutama kepada Bapak Tukiran Heru Susanto, Ibu Eny Nurwianty,
Ibu Eka Runnie, dan Bapak Agus yang telah membantu selama penulis
melaksanakan penelitian dan memberikan informasi kepada penulis.
7. Keluarga tercinta, terutama Ayahanda Alm. Tri Sanjaya dan Ibunda
Nurhayati yang telah mendidik, membimbing, dan memberikan bantuan moril
serta materil kepada penulis dengan penuh kasih sayang, kesabaran, do’a,
nasehat, perhatian, dan semangat yang selalu mereka berikan untuk
mendorong penulis menyelesaikan skripsi ini. Serta Tyas Widiaswara dan
Rury Jayaningsiwi selaku Kakak Kandung yang tiada hentinya untuk
memberikan semangat kepada penulis.
8. Terima Kasih pula kepada para sahabat penulis Romadhon, Widad Inayati,
Rury Agnesia, Tiara Ayu Lilian, Ardhatin Siti Rahma, Ari Sintya, yang telah
memberikan motivasi untuk menyelesaikan skripsi ini dan selalu memberikan
semangat tanpa kata lelah.
9. Tak lupa kepada teman teman Program Studi Ilmu Perpustakaan 2014
terlebih IPI A, Wardatussamroh, Putri Rizky Pratiwi, Etika Mulia Sari, Indah
Tamalasari, terimakasih banyak atas bantuan dan juga semangat kepada
penulis yang sama – sama berjuang untuk menyelesaikan kuliah S1.
10. Teman-teman KKN SALAM yang memberikan banyak keceriaan dan
pengalaman selama pelaksanaan KKN.
v
11. Dan terimakasih untuk semua pihak yang telah membantu penulis dalam
menyelesaikan tugas akhir ini yang tidak dapat diucapkan satu persatu. Hanya
do’a dan ucapan terima kasih yang dapat penulis sampaikan. Semoga Allah
SWT yang membalas semua kebaikan kalian. Amin…
Kesempurnaan hanya milik Allah SWT dan kekurangan hanya milik manusia,
demikian pula dengan penyusunan skripsi ini, tentu saja masih bertaburan
sejumlah kekurangan dan kekeliruan, maka sudah sepantasnya skripsi ini butuh
masukan berupa kritik dan saran yang membangun. Dengan demikian,
diharapkan skripsi ini mendekati kesempurnaan itu sendiri. Akhir kata semoga
skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca.
Jakarta, 7 September 2018
Penulis
vi
DAFTAR ISI
ABSTRAK .............................................................................................................. i
ABSTRACT ........................................................................................................... ii
KATA PENGANTAR .......................................................................................... iii
DAFTAR ISI ......................................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... viii
DAFTAR TABEL ................................................................................................ ix
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1 A. Latar Belakang ........................................................................................................... 1 B. Pembatasan dan Perumusan Masalah ........................................................................ 7 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian .................................................................................. 8 D. Definisi Istilah ........................................................................................................... 9 E. Sistematika Penulisan ............................................................................................... 10
BAB II TINJAUAN LITERATUR .................................................................... 12 A. Arsip Dinamis Inaktif ........................................................................................... 12
1. Definisi Arsip Dinamis Inaktif .......................................................................... 12 2. Manajemen Arsip Inaktif .................................................................................. 13 3. Tujuan dan Ruang Lingkup Manajemen Arsip Inaktif ..................................... 15
B. Penyusutan Arsip .................................................................................................. 18 1. Definisi Penyusutan Arsip ................................................................................ 18 2. Tujuan dan Manfaat Penyusutan Arsip ............................................................. 19 3. Langkah-langkah Penyusutan Arsip ................................................................. 20 4. Prosedur Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip ....................... 21
C. Jadwal Retensi Arsip ............................................................................................ 26 1. Definisi Jadwal Retensi Arsip ........................................................................... 26 2. Fungsi dan Tujuan Jadwal Retensi Arsip .......................................................... 27 3. Manfaat Jadwal Retensi Arsip .......................................................................... 30 4. Jenis – Jenis Jadwal Retensi Arsip .................................................................... 31 5. Pedoman Penetapan Jadwal Retensi Arsip ....................................................... 32 6. Dasar Hukum .................................................................................................... 34 7. Penerapan Kebijakan ........................................................................................ 35
D. Pusat Arsip ........................................................................................................... 37 1. Definisi Pusat Arsip .......................................................................................... 37 2. Fungsi dan Tujuan Manajamen Pusat Arsip ..................................................... 38
E. Penelitian Terdahulu ............................................................................................. 40
BAB III METODE PENELITIAN .................................................................... 42 A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ........................................................................... 42 B. Kriteria Informan .................................................................................................. 43 C. Variable dan Indikator Penelitian ......................................................................... 44 D. Teknik Pengumpulan Data ................................................................................... 44 E. Teknik Pengolahan dan Analisis Data .................................................................. 47
vii
F. Tempat dan Waktu Penelitian ............................................................................... 47
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ................................... 49 A. Profil Objek Penelitian ............................................................................................ 49
1. Sejarah Berdirinya Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral ..................................................................................................................... 49 2. Visi dan Misi Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
50 3. Struktur Organisasi Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral ..................................................................................................................... 51 4. Sumber Daya Manusia Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral ..................................................................................................................... 54 5. Organisasi dan Tugas Kearsipan ....................................................................... 56
B. Hasil Penelitian dan Pembahasan ......................................................................... 58 1. Penerapan Jadwal Retensi Arsip dalam Proses Penyusutan Arsip di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral............................................. 59 2. Upaya Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral dalam
Mengatasi Hambatan Penerapan JRA dalam Proses Penyusutan Arsip ................... 69
BAB V PENUTUP ............................................................................................... 75 A. Kesimpulan .............................................................................................................. 75 B. Saran ........................................................................................................................ 76
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 77
LAMPIRAN – LAMPIRAN
BIODATA PENULIS
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. 1 Siklus Hidup Arsip Dinamis ............................................................ 16 Gambar 1. 2 Struktur Organisasi ........................................................................... 51
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 1. 1 Daftar Nama Informan ......................................................................... 44 Tabel 1. 2 Jadwal Penelitian.................................................................................. 48 Tabel 1. 3 Sumber Daya Manusia Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM............ 54
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Data dan informasi sudah menjadi kebutuhan utama bagi setiap
instansi baik pemerintah maupun swasta. Salah satu sumber data dan
informasi adalah arsip. Arsip digunakan sebagai keperluan di unit kerja di
setiap lingkungannya sebagai pendukung pekerjaan di unit kerja itu sendiri,
maupun untuk keperluan di luar unit kerja instansi. Unit kerja organisasi dapat
melaksanakan tugas pokok dan fungsinya dengan baik dan benar apabila di
dukung oleh pengelolaan data dan informasi yang dikelola dengan baik, dan
dapat digunakan untuk melakukan pelayanan kepada unit-unit kerja yang
memerlukan agar dapat ditemukan dengan efektif dan efisien.
Perkembangan fungsi organisasi yang semakin pesat juga berdampak
dalam pembuatan penciptaan arsip yang begitu banyak. Dengan terciptanya
arsip yang begitu banyak membuat dampak pula penumpukan arsip yang tidak
terkontrol. Arsip-arsip yang tidak terkontrol cenderung diabaikan oleh
pengelolanya, karena dipandang sebelah mata dan dianggap tidak penting
dengan berbagai macam alasan, seperti sumber daya manusia yang kurang
memadai dan tidak sesuai dengan latar belakang pendidikan, kurangnya
pemahaman mengenai pentingnya arsip, kurangnya standard operating
procedure (SOP) yang dikeluarkan oleh instansi, kurangnya biaya yang
dikeluarkan dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip dan semakin
bertambahnya volume arsip seiring tinggi dan kompleksnya pelaksanaan tugas
2
pokok dan fungsi suatu organisasi. Fungsi yang dimaksud mencakup seluruh
tanggung jawab yang dibebankan pada suatu lembaga untuk menyelesaikan
beberapa tujuan yang melandasi pendirian lembaga yang bersangkutan.1Arsip
sebagai salah satu sumber informasi sangat membutuhkan sistem pengelolaan
(management) yang tepat sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi,
dan produktifitas bagi organisasi. Menurut Undang-Undang No.43 Tahun
2009 pasal 40 ayat (4):
Pengelolaan Arsip Dinamis adalah untuk mendukung pengelolaan
arsip dinamis yang efektif dan efisien dalam penciptaan arsip membuat tata
naskah dinas, klarifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi
keamanan dan akses arsip.2
Setiap instansi pasti menerapkan pedoman dalam pengelolaan arsip
sebagai panduan teknis dalam penataan arsip. Pedoman klasifikasi ini
merupakan acuan bagi arsiparis dalam melakukan penataan dan
memberkaskan arsip yang telah diciptakan dan diterima. Sedangkan pedoman
Jadwal Retensi Arsip berfungsi sebagai acuan arsiparis untuk menentukan
berapa lama arsip itu disimpan dan disusutkan.
Keharusan untuk mewujudkan tertib pelaksanaan penyusutan dan
penyelamatan arsip serta temu kembali arsip sebagai bahan bukti
penyelenggaraan instansi Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
bukan hanya tuntutan semata para arsiparis, tetapi juga menjadi kebutuhan
utama instansi Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral dalam menjaga
perkembangan data dan informasi yang semakin dinamis. Oleh karena itu,
1 Budi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan (Jakarta:
Pustaka Sinar Harapan, 1994), h. 2. 2 Indonesia, ―Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan‖
(2009), h. 27, https://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-Tentang-
Kearsipan.pdf.
3
sebelum melakukan kegiatan penyusutan arsip, harus mengevaluasi nilai
kegunaan arsip terlebih dahulu guna menentukan kelompok arsip yang harus
disimpan lebih lama atau dimusnahkan. Hal ini dijadikan dalam suatu
pedoman yang disebut Jadwal Retensi Arsip (JRA). JRA digunakan dalam
proses penyusutan untuk mendapat efisiensi arsip dan penghematan yang
dimana tujuan akhirnya ialah mengurangi jenis dan volume arsip serta
mendayagunakan pemakaiannya sebagai peningkatan profesionalisme suatu
organisasi atau instansi karena di dalamnya akan menimbulkan permasalahan
yang kompleks, termasuk masalah manajemen kearsipannya. Maka semakin
besar suatu organisasi akan semakin banyak juga permasalahan yang muncul
dalam pengelolaan arsip seperti, penumpukan arsip, dan sulitnya dalam proses
temu kembali arsip. Oleh karena itu, demi mencapai efektifitas kinerja,
efisiensi dana, dan proses temu kembali arsip maka diperlukan adanya
penyusutan arsip yang disusutkan berdasarkan nilai guna arsip. Sebagaimana
Wahyu Allah SWT yang tertulis dalam surat Al-Mulk ayat 3:
Artinya: Yang telah menciptakan tujuh langit berlapis-lapis. Kamu
sekali-kali tidak melihat pada ciptaan Tuhan Yang Maha Pemurah
sesuatu yang tidak seimbang. Maka lihatlah berulang-ulang, adakah
kamu lihat sesuatu yang tidak seimbang?
Pada tafsir Ibnu Katsir menafsirkan ayat ini sebagai berikut:
“Firman Allah Swt: kamu sekali-kali tidak melihat pada ciptaan Tuhan
yang Maha Pemurah sesuatu yang tidak seimbang. Yakni bahkan rapi
sempurna, tiada perbedaan, tiada kontradiksi, tiada kekurangan, tiada
kelemahan, dan tiada cela. Karena itulah maka disebutkan dalam firman
4
berikutnya: Maka lihatlah berulang-ulang, adakah kamu lihat sesuatu
yang tidak seimbang?Artinya, pandanglah langit dan lihatlah baik-baik,
apakah engkau melihat padanya suatu cela atau kekurangan atau
kelemahan atau keretakan? Ibnu Abbas, Mujahid, Adh-Dhahhak, Ats-
Tsauri, dan lain-lainnya telah mengatakan sehubungan dengan makna
firman-Nya: Maka lihatlah berulang-ulang, adakah kamu lihat sesuatu
yang tidak seimbang? Misalnya, retak-retak pada langit.”3
Tafsir di atas menjelaskan bahwa Al-Qur’an sudah memberikan
pandangan hidup bahwa di dunia ini segala sesuatunya diciptakan dengan cara
yang seimbang seperti bahagia dan sedih, hidup dan mati, begitu pula dengan
siklus hidup arsip yang dimulai dari penciptaan/penerimaan arsip, distribusi,
penggunaan, pemeliharaan, sampai dengan penyusutan. Arsip yang masih
memiliki nilai guna maka akan disimpan sedangkan arsip yang sudah tidak
memiliki nilai guna akan memasuki proses penyusutan. Proses penyusutan
dilakukan agar arsip yang diciptakan dan disusutkan seimbang sehingga tidak
menimbulkan berlebihnya jumlah volume arsip.
Semua organisasi memiliki arsip, bahkan organisasi yang paling
sederhana sekalipun tidak dapat berfungsi tanpa arsip. Apabila organisasi
berlangsung cukup lama, arsipnya terlalu banyak, lemari arsip penuh dan file
komputer telah meluap ke disk dan kaset maka pada titik ini organisasi harus
melakukan kegiatan penyusutan. John C Monanta mengatakan bahwa proses
penyusutan arsip tidak semudah melemparkan semua dokumen-dokumen
keluar ruangan saat kita kehabisan tempat untuk menyimpan melainkan harus
mengikuti prosedur yang sudah ada.4
3
―Al-Mulk Ayat 3 dan Terjemahan,‖ n.d., Diakses pada 3 April 2018, https://tafsir.learn-
quran.co/id/about. 4 John C Monanta, ―What a Records Retention Schedule Is and Why You Need One,‖ Overland
Park: Information Management. Vol. 50, no. 2 (2016): h. B2.
5
Dalam UU No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan pada pasal 49, yang
dimaksud dengan penyusutan arsip adalah dengan cara:
1) Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
2) Pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai
guna dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan;
3) Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip unit kearsipan kepada lembaga
kearsipan.5
Dalam melakukan penyusutan arsip, setiap organisasi harus memiliki
Jadwal Retensi Arsip (JRA) untuk menentukan masa retensi arsip. Sesuai
dengan UU No. 43 Tahun 2009 tentang ―kewajiban menyusun JRA‖ pada
pasal 48 disebutkan:
Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta
BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA; JRA sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD; Ketentuan lebih lanjut
mengenai JRA diatur dengan peraturan pemerintah.6
Jadwal Retensi Arsip (JRA) sangat mendukung dalam pengelolaan
arsip, karena dengan adanya JRA dapat diketahui arsip mana yang akan
disimpan dalam jangka waktu panjang dan asrip mana yang akan disimpan
dalam jangka waktu pendek serta mengetahui berapa tahun arsip akan
disimpan dan kapan arsip tersebut akan dimusnahkan.7
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
merupakan satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab dalam penyelenggara kearsipan. Salah satu pelayanan jasa
yang diberikan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
5 Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, h.
32–33. 6 Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, h. 35.
7 Nurul Ardhillah dan Durinta Puspasari, ―Analisis Metode Retensi Arsip Dalam Upaya
Memperlancar Pelayanan di Rumah Sakit Islam Siti Hajar Sidoarjo,‖ Jurnal Administrasi
Perkantoran (JAP) Vol. 4, No. 3 (2016): h. 4.
6
Mineral adalah memberikan layanan informasi serta dokumen yang cepat,
tepat, dan akurat seperti dokumen hasil penelitian. Kemeterian Energi dan
Sumber Daya Mineral sudah membuat kebijakan mengenai Jadwal Retensi
Arsip sebagai pedoman dalam menata arsip, agar informasi dapat dicari
dengan cepat, tepat, dan efisien sesuai dengan kebutuhan di setiap unit-unit
kerja. Sebagai peningkatan efisiensi dan efektifitas operasional instansi, arsip
harus dikelola dengan baik sehingga nilai dari informasinya tidak hilang
seiring berjalannya waktu.
Berdasarkan observasi awal yang dilakukan, penulis melihat bahwa
penyusutan yang dilakukan oleh Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral tidak berjalan seiring dengan volume arsip yang
bertambah sehingga terjadi penumpukan. Oleh karena itu dibutuhkan kegiatan
penyusutan arsip yang baik untuk mengatasi hal tersebut, salah satunya
dengan menggunakan Peraturan Menteri mengenai Jadwal Retensi Arsip
sebagai pedoman. Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya sebagai pusat
pengelola di bidang Kearsipan, setiap unit kerja di Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral menciptakan, menerima, dan mendistribusikan arsip
sebagai bukti kegiatan yang sedang, akan, dan telah dilaksanakan. Disisi lain
setiap jenis arsip memiliki nilai kegunaan yang harus tetap diseleksi untuk
menentukan berapa lama arsip tersebut akan disimpan. Penentuan masa
simpan arsip dicantumkan dalam Jadwal Retensi Arsip. Maka berdasarkan
hasil observasi yang dilakukan, penulis tertarik untuk meneliti bagaimana
penerapan Jadwal Retensi Arsip dalam proses penyusutan arsip yang
kemudian dituangkan dalam skripsi yang berjudul “Penerapan Jadwal
7
Retensi Arsip dalam Proses Penyusutan Arsip di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral”
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, penulis ingin mengetahui bagaimana
penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dalam kegiatan penyusutan arsip.
Pelaksanaan penyusutan arsip dilakukan dengan tiga tahapan kegiatan yaitu
pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan. Dalam hal ini penulis ingin
mengetahui lebih dalam mengenai kegiatan pemusnahan dan penyerahan saja,
agar sesuai dengan kegiatan yang dilakukan di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral. Oleh karena itu, agar penelitian ini lebih
terfokus, terarah, dan mendapatkan hasil yang diinginkan, maka fokus
penelitian ini adalah:
1. Penerapan Jadwal Retensi Arsip dalam proses penyusutan pada
pelaksanaan kegiatan pemusnahan dan penyerahan di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.
2. Upaya Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
untuk mengatasi hambatan dalam penerapan JRA dalam proses
penyusutan arsip.
Berdasarkan fokus penelitian diatas, adapun masalah yang dapat dikaji
dalam penelitian ini, dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Bagaimana penerapan JRA dalam proses penyusutan arsip di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
8
2. Bagaimana upaya mengatasi hambatan penerapan JRA dalam proses
penyusutan arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Secara umum tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana
penerapan JRA dalam penyusutan arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral. Adapun secara khusus penelitian ini
ditujukan untuk menjawab hal-hal sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui penerapan JRA dalam proses penyusutan arsip di Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.
2. Untuk mengetahui upaya yang dilakukan oleh Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral dalam mengatasi hambatan
menerapkan JRA dalam proses penyusutan arsip.
Berdasarkan tujuan tersebut, maka hasil penelitian ini dapat bermanfaat
untuk hal-hal berikut ini:
a. Manfaat Teoritis
1) Penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi keilmuan bagi
Ilmu Perpustakaan mengenai kearsipan terutama mengenai Jadwal
Retensi Arsip.
2) Penelitian ini diharapkan dapat menjadi hasil karya akademik yang
dapat menjadi rujukann ilmiah dan tersimpan di Institusional
Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
b. Manfaat Praktis
9
1) Penelitian ini diharapkan dapat memperkaya kajian mengenai
penerapan JRA dalam penyusutan arsip di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.
2) Penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan evaluasi bagi Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral dalam
menerapkan JRA sebagai kegiatan penyusutan arsip.
D. Definisi Istilah
Penerapan adalah suatu perbuatan mempraktekkan suatu teori, metode, dan
hal lain untuk mencapai tujuan tertentu dan untuk suatu kepentingan yang
diinginkan oleh suatu kelompok atau golongan yang telah terencana dan
tersusun sebelumnya.
Arsip adalah rekaman atau dokumen yang terdiri dari berbagai macam format
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
Pusat arsip adalah suatu gedung dan/atau fasilitas yang didesain dan
dibangun secara khusus untuk menyimpan dan memberikan layanan arsip
inaktif yang belum dimusnahkan bagi kepentingan manajemen instansi atau
perusahaan dengan cepat, tepat, dan biaya yang murah.
Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan,
jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu
jenis arsip dimusnhkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang digunakan
sebagai pedoman penyusutan arsip.
10
E. Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah saat penelaahan skripsi ini, penulis membagi
pembahasan menjadi lima bab, dan masing-masing bab terdiri dari beberapa
subbab. Adapun sistematika penulisannya, yaitu sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan
Bab ini terdiri dari latar belakang masalah, pembatasan dan
perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi istilah,
serta sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Literatur
Bab ini memuat teori-teori yang berkaitan dengan tema penelitian,
seperti pusat arsip, arsip, arsip dinamis, dan jadwal retensi arsip.
Selain itu, pada bab ini juga terdapat penelitian terdahulu.
Bab III Metode Penelitian
Bab ini terdiri dari jenis dan pendekatan penelitian, kriteria
informan, teknik pengumpulan data, sumber data, teknik analisa
data, teknik penguji keabsahan data, dan jadwal penelitian.
Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini memuat tentang profil Unit Pusat Arsip Kementerian
ESDM dan hasil penelitian yang berkaitan dengan penerapan
Jadwal Retensi Arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM.
Bab V Penutup
Bab ini terdiri dari kesimpulan dan saran yang dibuat oleh penulis
setelah melakukan penelitian di Unit Pusat Arsip Kementerian
ESDM.
12
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Arsip Dinamis Inaktif
1. Definisi Arsip Dinamis Inaktif
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
pelaksanaan, perencanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara.8 Dilihat dari fungsi kegunaannya
arsip dinamis terbagi menjadi tiga macam, yaitu:
a. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering digunakan bagi
kelangsungan kerja.
b. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
mulai menurun.
c. Arsip inaktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses
pekerjaan sehari-hari.9
Sedangkan menurut Ira Penn dalam Enemute Basil Iwhiwhu
pengertian arsip dinamis inaktif adalah arsip yang sudah tidak diperlukan
dalam kegiatan sehari-hari, namun memiliki nilai abadi yang berharga di
mana berisi informasi mengenai kegiatan dan fungsi dari suatu
lembaga/organisasi yaitu nilai sejarah/ nilai penelitian.
Pemusnahan/penghancuran arsip inaktif ini harus dilakukan dengan hati-
8 Saiman, Manajemen Sekretaris (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002).
9 Nawawi Dg. Sibali, ―Penerapan Sistem Kearsipan Pada Kantor Arsip Darah Kabupaten Kutai
Barat,‖ Jurnal EKSIS. Vol. 6, no. 2 (2010): h. 1440–1605.
13
hati.10
Menurut ANRI arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi
penggunannya untuk menyelenggarakan administrasi yang telah menurun.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis inaktif
adalah arsip yang frekwensi penggunaannya sudah menurun dan dipakai
hanya untuk referensi atau rujukan dalam penyusunan pelaksanaan
organisasi serta dikelola di Pusat Arsip.
2. Manajemen Arsip Inaktif
Manajemen dapat diartikan sebagai suatu usaha untuk mencapai tujuan
tertentu melalui dan bersama dengan orang lain. Menurut Penn dalam
Sujono Manajemen adalah suatu praktek, dimana hasil kinerja yang
dicapai diperoleh berdasarkan penerapan pengetahuan, keahlian dan
tanggung jawab.11
Manajemen arsip inaktif merupakan suatu aktivitas sekelompok orang
yang dilandasi pengetahuan, keahlian dan tanggung jawab untuk
melakukan pengelolaan arsip inaktif dengan sumber daya yang dimiliki
sehingga mencapai tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan efisien.
Efektif yang dimaksud ialah ketersediaan arsip yang dapat ditemukan
secara cepat dan tepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. Sedangkan
efisien yang dimaksud ialah mempertimbangkan rendahnya biaya
operasional yang dipergunakan. Menurut ANRI manajemen arsip inaktif
adalah pengelolaan arsip inaktif di pusat arsip dengan menggunakan
10
Enemute Basil Iwhiwhu, ―Management of Records in Nigerian Universities: Problems and
Prospects,‖ The Electronic Library. Vol. 23, no. 3 (2005): h. 345–55. 11
Sujono, Manajemen Arsip Inaktif (Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2014), h. 1.4.
14
sistem pengelolaan yang paling tepat sehingga mampu mencapai tujuan
dan memnuhi prinsip-prinsip pengelolaan arsip.12
Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen arsip
inaktif adalah suatu pengelolaan dan penyimpanan arsip yang sudah jarang
digunakan dalam kegiatan operasional organisasi, tetapi masih disimpan
sebagai bahan referensi.
Menurut Jay Kennedy dalam Sujono, ada tiga langkah penting dalam
menjamin agar arsip inaktif suatu organisasi terkelola dengan cara yang
tepat bagi kepentingan manajemen dan pengguna, yaitu:
a. Pengembangan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
JRA dipergunakan untuk menjamin agar arsip tersimpan dalam jangka
waktu tertentu, dan dapat pula digunakan sebagai dasar untuk
melakukan pemindahan arsip dari ruang kantor yang biayanya mahal
ke lokasi yang lebih murah.
b. Menentukan Media Arsip
Perlu dibuat suatu keputusan apakah arsip akan disimpan dalam media
kertas, film, microfilm, magnetic, atau media optik. Meskipun ada
keuntungan menyimpan arsip dalam microfilm dan teknologi
komputer namun kebanyakan intansi masih suka menyimpan arsip
dalam media kertas karena bentuk ini paling murah.
c. Menentukan Fasilitas Penyimpanan
Bagaimana memilih tipe fasilitas penyimpanan yang paling tepat bagi
instansi, berapa biaya dan rencana fasilitas in house, metode apa yang
12
Arsip Nasional Republik Indonesia, Manajemen Arsip Inaktif (Jakarta: ANRI, 2002).
15
aman digunakan untuk memusnahkan arsip, merupakan langkah yang
harus diperhatikan dalam mementukan fasilitas penyimpanan arsip.13
3. Tujuan dan Ruang Lingkup Manajemen Arsip Inaktif
Tujuan utama manajemen arsip inaktif ialah mampu menyediakan
arsip yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang cepat dengan
biaya seefisien mungkin. Ira A Penn dalam Sujono menyebutkan bahwa
tujuan utama dalam pengelolaan arsip inaktif adalah 100 persen ketelitian
(accuracy) dalam mengendalikan pemeliharaan arsip yang dikelolanya.14
Selain itu tujuan pengelolaan arsip inakfif ialah pada penekanan
pengamanan informasi yang terkandung didalamnya secara akurat dan
dapat digunakan untuk mengambil keputusan. Adapun tujuan pengelolaan
arsip inaktif adalah menempatkan arsip dalam sistem kearsipan yang bisa
ditemukan secara efektif dan efisien. Arsip tidak saja penting untuk
mempelajari masa lalu tetapi juga dampak pengetahuan terhadap
pengetahuan masa kini dan mendatang. Pelestarian dan penyempurnaan
pemerintah, institusi, organisasi, dan peradaban tergantung pada
pelestarian dan pemanfaatan arsip yang efisien.15
Ruang lingkup adalah luasnya subjek yang tercakup. Luasnya cakupan
subjek atau kegiatan dalam manajemen arsip inaktif dapat diamati dari
siklus atau tahap hidup arsip dalam pendekatan life cyle dengan sumber
daya yang digunakan. Menurut Zulkarnain dan Sumarsono dalam Recki
13
Sujono, Manajemen Arsip Inaktif, h. 1.4. 14
Sujono, h. 1.10. 15
Rani Nova Yanti dan Malta Nelisa, ―Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Kantor Dinas
Koperasi dan Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM) Provinsi Sumatera Barat,‖ Jurnal Ilmu
Informasi Perpustakaan dan Kearsipan. Vol. 3, no. 1 (2014): h. 145.
16
Ari Wijaya menyatakan, manajemen kearsipan adalah pelaksanaan fungsi-
fungsi manajemen dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip
yang terdiri dari fase: penciptaan dan penerimaan (creation and receipt);
pendistribusian (distribution); penggunaan (use); pemeliharaan
(maintenance) dan penyusutan (disposition) suatu arsip.16
Setiap fase di
dalam daur hidup arsip ini merupakan sub asas yang akan mempengaruhi
sub asas yang lain. Jadi dengan kata lain tata kearsipan merupakan suatu
proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pemeliharaan, dan penyimpanan dokumen menurut sistem tertentu,
sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah. Setiap
tahapan terdapat proses unsur sistem yang mencerminkan siklus arsip dari
lahir (penciptaan) sampai mati (penyusutan) seperti gambar berikut:
Gambar 1. 1 Siklus Hidup Arsip Dinamis
16
Recki Ari Wijaya, Bambang Budi Wiyono, dan Ibrahim Bafada, ―Pengelolaan Kearsipan,‖
Jurnal Administrasi dan Manajemen Pendidikan. Vol. 1, no. 2 (2018): h. 234.
17
Tahapan siklus hidup arsip tersebut bukan merupakan tahapan yang
terpisah satu dengan yang lain, melaikan tahapan yang saling terkait dan
saling menentukan sehingga antara fungsi tahapan satu dapat
mempengaruhi fungsi tahapan yang lain. Dengan memperhatikan siklus
hidup arsip tersebut, pengelolaan arsip inaktif memiliki keterkaitan
terhadap fungsi pada tahap penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.
Misalnya pengelolaan arsip untuk menyediakan bahan referensi
(reference), bahan pengambilan keputusan (decision making), dan bahan
bukti hukum (legal requirement) terkait dengan tahap penggunaan.
Pemindahan arsip (transfer) merupakan langkah awal dikelolanya arsip
inaktif setelah diserahkan oleh unit kerja pencipta dan juga pencarian
dalam rangka layanan arsip yang diperlukan kembali oleh unit kerja,
keduanya terkait pada tahap pemeliharaan. Selanjutnya, penyimpanan
arsip inaktif, pemusnahan dalam pengelolaan arsip inaktif terkait dengan
tahapan penyusutan.
Beberapa fungsi tahapan siklus hidup arsip inaktif secara terstruktur
akan berjalan sesuai tujuan yang ditetapkan apabila didukung oleh sumber
daya yang memadai, yaitu sumber daya manusia yang memiliki
pengetahuan, keahlian/keterampilan dan tanggung jawab, serta dana,
fasilitas yang memadai dan prosedur kerja yang standar. Dengan demikian
ruang lingkup manajemen arsip inakif mencakup sebagai berikut:
a. Penentuan fasilitas penyimpanan arsip inaktif;
b. Penentuan lay out ruang penyimpanan arsip inaktif (Pusat Arsip);
c. Pemindahan arsip inaktif;
18
d. Pembenahan arsip inaktif yang tidak terstruktur (kacau);
e. Penataan dan penyimpanan arsip inaktif;
f. Pemusnahan arsip;
g. Pemeliharaan arsip inaktif;
h. Pelayanan arsip inaktif.
B. Penyusutan Arsip
1. Definisi Penyusutan Arsip
Pada tahap siklus hidup asrip, setiap organisasi harus memutuskan
adanya penyusutan arsip guna efisiensi dah efektivitas pemeliharaan arsip
arsip organisasi tersebut. Salah satu kegiatan dalam pengelolaan arsip
yang dilakukan pengelola arsip adalah penyusutan. Penyusutan arsip
adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
a) Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
b) Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki
nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan;
c) Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan.17
Sedangkan menurut Sedarmayanti penyusutan arsip merupakan salah
satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya atau
bertimbunnya arsip yang tidak berguna lagi. Penyusutan arsip adalah
kegiatan pengurangan arsip dengan jalan: Pemindahan arsip inaktif dari
Unit Pengelolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga
negara atau badan-badan pemerintah masing-masing; Memusnahkan arsip
17
Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, h.
32–33.
19
sesuai dengan ketentuan yang berlaku; dan menyerahkan arsip statis
kepada Arsip Nasional.18
Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan
penyusutan arsip harus mencakup tiga kegiatan tersebut yaitu pemindahan,
pemusnahan, dan penyerahan. Oleh karena itu, Jadwal Retensi Arsip
sangat diperlukan agar dalam proses penyusutan arsip tidak diterapkan
tanpa ada pedoman/dasarnya, karena tidak semua arsip akan dimusnahkan
tetapi dilihat dari kebutuhan setiap organisasi dan nilai guna dari arsip itu
sendiri. Selain itu JRA juga mampu memberikan informasi mengenai
intensitas pemakaian arsip, sehingga dapat dijakikan sebagai pengambilan
keputusan apakah arsip akan disimpan secara permanen atau disusutkan
bahkan dimusnahkan.
2. Tujuan dan Manfaat Penyusutan Arsip
Seiring dengan berjalannya organisasi volume arsip akan semakin
bertambah yang berakibat menumpuknya arsip apabila tidak dilakukan
pengelolaan. Oleh karena itu penyusutan arsip diperlukan bertujuan
untuk:19
a) Penghematan dan efisiensi;
b) Pendayagunaan arsip;
c) Pengawasan arsip yang bernilai guna tinggi;
d) Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi, dan;
e) Memenuhi persyaratan hukum.
18
Sedarmayanti, Tata Kearsipan (Bandung: Mandar Maju, 2015), h. 127. 19
Sudjono, Materi Pokok Penilaian dan Penyusutan Arsip (Tangerang Selatan: Universitas
Terbuka, 2007), h. 1.11.
20
Adapula manfaat bagi organisasi apabila melaksanakan penyusutan
arsip adalah:
a) Tertatanya arsip dinamis di masing-masing instansi pemerintah
maupun perusahaan sehingga informasinya dapat didayagunakan
secara maksimal untuk kepentingan operasional instansi/perusahaan
yang bersangkutan;
b) Terjadinya efisiensi dalam penggunaan ruangan, peralatan, tenaga,
maupun data karena telah dimusnahkan arsip-arsip yang tidak berguna;
c) Terselamatkannya arsip yang bernilai guna sekunder sebagai bukti
pertanggungjawaban nasional, yaitu dengan diserahkannya arsip statis
intansi/perusahaan kepada ANRI;
d) Memudahkan penemuan kembali arsip yang disimpan. Arsip yang
tertata rapi, baik fisik maupun informasinya maka apabila diperlukan
dapat ditemukan secara benar, cepat, dan tepat;
e) Menghindari masalah hukum yang disebabkan oleh arsip, misalnya
tuntutan pidana, perdata.20
3. Langkah-langkah Penyusutan Arsip
JRA yang telah ditetapkan oleh pimpinan instansi/perusahaan dan telah
mendapat persetujuan dari kepala ANRI (bagi instansi pemerintah) dapat
dipergunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan penyusutan arsip.
Langkah-langkah yang harus dilakukan ketika akan melaksanakan
penyusutan berdasarkan JRA adalah sebagai berikut:21
a. Persiapan, pada kegiatan ini instansi perlu: siapkan JRA yang telah
ditetapkan oleh pimpinan instansi/perusahaan; siapkan formulir DPA,
yaitu DPA yang dipindahkan, DPA usul musnah, dan DPA usul serah;
siapkan berita acara pemindahan arsip inaktif, berita acara
pemusnahan arsip, dan berita acara penyerahan arsip.
20
Zita Asih Supastiwi, ―Konsep Dasar Penyusutan Arsip‖ (Universitas Terbuka, 2014), h. 1.14,
http://repository.ut.ac.id/4145/1/ASIP4402-M1.pdf. 21
Mustari dan Irawan, Materi Pokok Perancangan Jadwal Retensi Arsip (Jakarta: Universitas
Terbuka, 2009), h. 8.3.
21
b. Pelaksanaan, pada kegiatan penyusutan arsip terdiri dari:
memindahkan arsip inaktif; 2) memusnahkan arsip; 3) menyerahkan
arsip.
4. Prosedur Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip
Penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
dilaksanakan oleh instansi/perusahaan yang memiliki JRA. Dalam
kegiatan ini diatur ketentuan dan rangkaian tata kerja yang menjadi
prosedur pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip
instansi/perusahaan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Prosedur penyusutan ini disusun secara rinci dan tegas sesuai kebutuhan
dan kondisi instansi/perusahaan masing-masing.
a. Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif
Adapun prosedur pemindahan arsip dari unit pengolah (central
file) ke pusat arsip (records center), adalah:
1) Pemeriksaan, hal ini dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-
arsip tersebut sudah benar-benar inaktif atau belum. Penentuan
arsip sebagai arsip inaktif berdasarkan JRA dilaksanakan dengan
memeriksa informasi dan jangka waktu arsip selanjutnya melihat
kolom retensi arsip aktif di dalam JRA. Apabila arsip telah
berakhir jangka simpan aktifnya maka arsip tersebut dapat
dinyatakan sebagai arsip inaktif.
2) Pendaftaran, setelah diperiksa dan ditentukan sebagai arsip inaktif
maka arsip-arsip tersebut harus didaftar secara lengkap, baik judul
22
series-nya/jenis arsipnya, tahun, volume, kondisi, penataan (sistem
penyimpanan yang digunakan).
3) Penataan arsip, hal ini dilaksanakan untuk menjaga agar penataan
aslinya tidak diubah atau tidak berubah. Misalnya arsip yang ketika
masih aktif disimpan berdasarkan sistem filling numeric maka
harus tetap dipertahankan. Penataan arsip ini menyangkut penataan
setiap lembar arsip dalam folder/map, penataan antara folder yang
satu dengan folder yang lain dalam bok arsip dan penataan antara
bok arsip yang satu dengan bok arsip yang lain.
4) Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip. Mengingat bahwa
pemindahan arsip ini menyangkut pula pengalihan wewenang dan
tanggung jawab dari satu unit organisasi yang lain atau paling tidak
pengalihan wewenang dan tanggung jawab dari unit pengolah ke
pusat arsip, maka pada umumnya orang lebih suka membuat suatu
bukti pemindahan arsip dalam bentuk berita acara pemindahan
arsip.
5) Pelaksanaan Pemindahan. Setelah arsip tertata dalam bok yang
telah diberi nomor sesuai dengan nomor di daftar arsip yang
dipindahkan dan disiapkan berita acaranya, maka dilaksanakan
pemindahan arsip inaktif. Pemindahan ini dapat dilaksanakan
sesuai dengan kondisi organisasi. Apabila suatu organisasi
memiliki pusat arsip terpisah jauh dari lokasi kantor, maka
diperlukan sarana transportasi yang dipersiapkan dengan baik
23
sehingga proses pengangkutan arsip tidak menimbulkan kerusakan
arsip yang dipindah.22
b. Prosedur Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip ini memiliki risiko hukum yang sangat tinggi,
karena arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan
atau diadakan lagi. Terkait dengan risiko yang tinggi, maka kegiatan
pemusnahan arsip harus melalui prosedur sebagai berikut:
1) Pemeriksaan, hal ini dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip
tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya. Pemeriksaan
ini dilaksanakan berpedoman kepada JRA. Apabila suatu arsip
telah dinyatakan habis masa retensinya, maka arsip tersebut perlu
diperiksa tentang kebenaran isinya, kelengkapan informasinya,
kemungkinan keterkaitannya dengan arsip yang lain.
2) Pendaftaran. Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang
diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Sehingga dari daftar ini
diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan
dimusnahkan.
3) Pembentukan Panitia Pemusnahan, hal ini dilakukan apabila arsip
yang akan dimusnahkan memiliki retensi 10 tahun atau lebih. Jika
arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi dibawah 10 tahun,
maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, cukup dilaksanakan oleh unit
yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Panitian
pemusnahan ini sekiranya terdiri dari anggota-anggota yang
22
Mustari dan Irawan, h. 2.9-1.10.
24
berasal dari unit pengelola arsip, unit pengamanan, unit hukum dan
perundang-undangan, dan unit-unit lain yang terkait.
4) Penilaian, Persetujuan, dan Pengesahan. Penilaian arsip pada
dasarnya dilakukan setiap kali menyeleksi arsip yang akan
dimusnahkan. Namun untuk arsip yang memiliki retensi dibawah
10 tahun, sekiranya cukup dilaksanakan oleh instansi pemilik arsip.
Kemudian disahkan oleh pimpinan organisasi untuk dilaksanakan
pemusnahan. Namun, untuk arsip yang memiliki retensi 10 tahun
ke atas, khususnya untuk instansi pemerintah harus melalui
penilaian bersama ANRI, yaitu ketika meminta persetujuan
pemusnahan dari kepala ANRI. Dikarenakan arsip yang memiliki
retensi 10 tahun ke atas memiliki kemungkinan lebih besar untuk
bernilai guna sekunder.
5) Pembuatan Berita Acara. Berita acara pemusnahan arsip
merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat
penting di samping daftar arsip yang dimusnahkan. Kedua jenis
dokumen ini dapat menjadi dasar hukum bahwa pelaksanaan
pemusnahan dilakukan secara sah.
6) Pelaksanaan Pemusnahan. Hal ini dapat dilaksanakan dengan cara
dibakar, dicacah, atau dibuat bubur kertas yang penting fisik dan
informasinya tidak dapat dikenali lagi. Kemudian dalam
pelaksanaan pemusnahan arsip perlu disaksikan oleh minimal dua
orang pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan atau bidang
25
pengawasan, yang nantinya menandatangani berita acara sebagai
saksi pemusnahan arsip.23
c. Prosedur Penyerahan Arsip ke ANRI
Penyerahan arsip ke ANRI dilakukan apabila arsip tersebut
memang benar-benar bernilai guna sekunder, atau arsip statis.
Penyerahan arsip dilakukan melalui prosedur berikut:
1) Pemeriksaan dan Penilaian Arsip, sekalipun pemeriksaan dan
penilaian arsip telah dilaksanakan oleh masing-masing instansi,
tetapi dalam kegiatan penyerahan arsip statis perlu diadakan
penilaian kembali oleh ANRI.
2) Pendaftaran, setelah kegiatan pemeriksaan dan penilaian arsip
selesai dilaksanakan dan ditentukan bahwa arsip tersebut dapat
diserahkan ke ANRI, maka kegiatan berikutnya adalah pembuatan
daftar arsip yang akan diserahkan.
3) Pembuatan Berita Acara. Berita acara penyerahan arsip perlu untuk
dibuat, mengingat bahwa kegiatan penyerahan arsup terkait dengan
pengalihan hak dan wewenang pengelolaan arsip yang bernilai
guna sangat tinggi dan bersifat lestari.
4) Pelaksanaan Penyerahan, hal ini dapat dilaksanakan setelah arsip
tersebut didaftar dan dibuat berita acaranya. Penyerahan dilakukan
oleh pimpinan instansi/perusahaan yang mewakili kepada
23
Mustari dan Irawan, h. 2.11-2.13.
26
pimpinan ANRI atau pejabat yang mewakili dengan
menandatangani berita acara.24
C. Jadwal Retensi Arsip
1. Definisi Jadwal Retensi Arsip
Dalam menerapkan manajemen kearsipan sudah menjadi hal utama
suatu organisasi menggunakan sistem kombinasi desentralisasi sentralisasi
sebagai kerjasama antara unit pengolah dan pusat arsip. Hal ini sebabkan
karena, terjadinya pemindahan arsip inaktif ke pusat arsip. Oleh karena itu,
harus ada pemahaman arsip mana yang masih aktif yang harus disimpan di
unit kerja dan arsip mana yang telah menjadi arsip inaktif yang harus
dipindahkan ke pusat arsip. Mengenai hal masa aktif dan inaktif semua
tercatat dalam Jadwal Retensi Arsip.
Menurut Barthos JRA adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu
penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan
arsip.25
Menurut Sedarmayanti JRA adalah suatu daftar yang memuat
kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau
dimusnahkan.26
Sedangkan menurut Undang-undang No.43 Tahun 2009
tentang kearsipan, jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang-
kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip
24
Mustari dan Irawan, h. 2.14. 25
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Bumi Aksara, 2013), h. 103. 26
Sedarmayanti, Tata Kearsipan (Bandung: CV. Mandar Maju, 2015), h. 86.
27
dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.27
Ditegaskan oleh Martono bahwa Jadwal Retensi Arsip adalah suatu
daftar yang berisi tentang kebijakan jangka peminjaman arsip dan
penetapan simpan permanen dan musnah.28
Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa dengan adanya
JRA dapat memudahkan organisasi dalam membedakan setiap jenis arsip
sesuai dengan nilai kegunaanya dan membantu sebagai proses pengelolaan
arsip agar arsip tidak menumpuk dan menghemat ruang penyimpanan,
karena tidak semua arsip perlu disimpan dan tidak semua arsip harus
dimusnahkan.
2. Fungsi dan Tujuan Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip (JRA) memiliki dua fungsi, yaitu sebagai
subsistem manajemen peningkatan efisiensi operasional instansi dan
pelestarian bukti pertanggungjawaban nasional serta pelestarian informasi
pertumbuhan budaya bangsa. Dengan adanya JRA, menjadikan pertugas
arsip atau biasa disebut dengan arsiparis ikut serta dalam melakukan
kegiatan penyusutan, secara sistematis berdasarkan pedoman yang telah di
buat oleh masing-masing instansi. Oleh sebab itu, peningkatan kecepatan
akumulasi arsip dapat diimbangi dengan kelancaran peyusutan, sehingga
arsip yang bemilai guna sajalah yang akan disimpan. Hal ini akan
berhubungan dengan efisiensi biaya sewa ruang penyimpanan, peralataan
27
Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, h. 2. 28
Boedi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan
(Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994), h. 44.
28
kearsipan, tenaga dan waktu yang diperlukan untuk penemuan arsip yang
pada akhirnya mempercepat proses pengambilan keputusan oleh pimpinan
instansi/perusahaan dengan tingkat akuntabilitas tinggi dan reliabilitas
faktual.29
JRA merupakan dasar acuan sebagai penyusutan arsip. Menurut
Sedarmayanti tujuan Jadwal Retensi Arsip adalah:
a. Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip inaktif.
b. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif.
c. Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.
d. Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanen.
e. Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional.30
Menurut Mustari, JRA mempunyai 2 tujuan utama. Pertama, memenuhi
kebutuhan organisasi pencipta, yaitu:31
a) Mengurangi biaya. Program retensi arsip diperlukan karena dengan
memusnahkan arsip yang tidak diperlukan lagi dan memindahkan arsip
aktif ke tempat penyimpanan arsip inaktif dapat mengurangi biaya
pemeliharaan/pengelolaan arsip;
b) Meningkatkan efisiensi. Menjamin jika organisasi memiliki JRA,
maka arsip aktif dapat dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip
inaktif serta arsip yang sudah tidak berguna dapat dimusnahkan secara
teratur. Hal ini dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi di dalam
pengelolaan arsip instansi/organisasi;
29
Sauki Hardiwardoyo, ―Merumuskan Jadwal Retensi Arsip‖ (Suara Badar IV, 2002), h. 4,
http://bapersip.jatimprov.go.id/images/artikel/Merumuskan%20Jadwal%20Retensi%20Arsip.pdf. 30
Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern (Bandung: Mandar
Maju, 2003), h. 103. 31
Oktarino Arizola dan Elva Rahmah, ―Pembuatan Jadwal Retensi Arsip (JRA) di Kantor Wali
Nagari Kajai Kabupaten Pasaman Barat,‖ Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan.
Vol. 2, no. 2 (2014): h. 3.
29
c) Keselamatan bahan pertanggungjawaban. Dengan adanya JRA, maka
arsip-arsip yang bernilai guna sekunder yang merupakan bahan
pertanggungjawaban nasional dapat dijamin keselamatannya, karena
penerapan JRA dengan benar akan terhindar dari kemungkinan
pemusnahan arsip bernilai guna pertanggungjawaban nasional dan
menyimpan arsip yang tidak mempunyai nilai guna;
d) Mewujudkan konsistensi dalam penyusutan. JRA mengatur prosedur
dan tindakan agar konsisten dalam menentukan keputusan yang harus
diambil untuk menyimpan atau menyusutkan arsip. program
penyusutan berdasarkan JRA mengurangi inkosistensi, kecerobohan
atau penyusutan yang bermotivasi pribadi;
Kedua, memenuhi persyaratan hukum, peraturan yang dijadikan dasar
dalam penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA), yaitu Peraturan
Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Pasal 53 Ayat 1 tentang kewajiban
memiliki JRA: Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi
negeri, BUMN dan BUMD.32
Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki tujuan
JRA untuk memenuhi keperluan badan korporasi dan memenuhi ketentuan
perundang-undangan.33
Berdasarkan penjelasan fungsi dan tujuan JRA diatas maka dapat
disimpulkan bahwa JRA ialah jangka waktu penyimpanan arsip yang
disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya
32
Indonesia, ―Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,‖ 2012, h. 16. 33
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi
dan Dokumen (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), h. 311.
30
yang di buat sebagai pedoman pemusnahan arsip dengan landasan hukum
dan memenuhi ketentuan perundang-undangan.
3. Manfaat Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip mempunyai manfaat yang sangat penting
dalam kegiatan penyusutan. Menurut Sulistyo-Basuki manfaat dari Jadwal
Retensi Arsip adalah:
a. Menghemat waktu pencarian informasi dengan cara mengecilkan;
b. Menghindari masalah hukum;
c. Lebih efisien dalam mengatur arsip dinamis yang betul-betul penting;
d. Menghemat tempat;
e. Mengidentifikasi nilai guna arsip dinamis.34
Sauki Hardiwardoyo juga mengemukaan keberadaan JRA yang
demikian memberikan manfaat sedikitnya tiga hal, yaitu:35
a. Aspek Efisiensi : dengan adanya JRA yang telah disetujui ANRI,
berarti sesuatu instansi/perusahaan dapat melakukan penyusutan
arsipnya sendiri sesuai ketentuan JRA;
b. Aspek Akuntabilitas : adanya kerjasama dengan ANRI memungkinkan
setiap instansi/perusahaan melestarikan arsip yang dianggap sebagai
bukti akuntabilitas perannya secara nasional dan bernilai
pertanggungjawaban nasional;
c. Aspek Budaya : dengan perumusan JRA, berarti setiap instansi dapat
menyelamatkan arsip bukti pertanggung jawaban nasional dan bukti
keberadaan / sejarah instansinya secara otomatis dan efisien sejak arsip
masih aktif.
34
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi
dan Dokumen. 35
Sauki Hardiwardoyo, ―Merumuskan Jadwal Retensi Arsip‖ (Suara Badar IV, 2002), h. 8,
http://bapersip.jatimprov.go.id/images/artikel/Merumuskan%20Jadwal%20Retensi%20Arsip.pdf.
31
Berdasarkan penjelasan manfaat Jadwal Retensi Arsip diatas maka
dapat disimpulkan bahwa JRA sangat memberikan dampak bagi kegiatan
pengelolaan arsip terutama dalam pelaksanaan penyusutan. Karena dengan
adanya JRA dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip
dengan menusmahkan arsip yang telah habis masa simpannya dan tidak
memiliki nilai guna lagi.
4. Jenis – Jenis Jadwal Retensi Arsip
Anon Mirmani mengatakan ada dua jenis Jadwal Retensi Arsip
yaitu: pertama dikembangkan secara khusus oleh organisasi yang
bersangkutan untuk arsip-arsipnya dan diterbitkan untuk digunakan antara
grup organisasi. Kedua, jenis jadwal yang dikembangkan oleh pemerintah
atau disebut sebagai jadwal retensi umum/ General Disposal Schedule
untuk setiap organisasi atau instansi.36
Sedangkan menurut Peraturan
Kepala ANRI No. 47 Tahun 2015 tentang Jadwal Retensi Arsip, jenis
arsip dibagi menjadi dua, yaitu:
a. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif adalah daftar yang berisi jenis arsip
fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai
kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip fasilitatif
keuangan, kepegawaian, perencanaan, evaluasi dan kerjasama, hukum,
organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan
kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, kepustakaan,
informatika/SIM/TIK, pengawasan dan perlengkapan.
b. Jadwal Retensi Arsip Substantif adalah daftar yang berisi jenis Arsip
36
Anon Mirmani, Pengantar Kearsipan (Jakarta: Universitas Terbuka, 2010), h. 3.36.
32
Substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai
kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip substantif
bidang pembinaan kearsipan, konservasi arsip, pendidikan dan
pelatihan kearsipan, akreditasi kearsipan, pengkajian dan
pengembangan kearsipan serta jasa kearsipan.37
Berdasarkan uraian diatas pada umumnya jenis arsip dibagi menjadi 2
yaitu fasilitatif dan subtantif. Kedua nya digunakan sesuai dengan tugas
pokok dan fungsi dari masing-masing instansi.
5. Pedoman Penetapan Jadwal Retensi Arsip
Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012, bahwa JRA
berisi informasi mengenai jangka waktu penyimpanan, jenis arsip, dan
keterangan.38
Hal tersebut sebagai acuan masing-masing instansi dalam
penentuan model JRA. Artinya setiap instansi dapat membuat lebih rinci,
mislanya mengenai jangka simpan arisp aktif, dan inaktif. JRA sangat
tepat apabila disusun dalam format yang jelas dan rinci, guna menentukan
jangka simpan harus dilihat dari aspek fungsi dan aspek substansi
informasi.
Semua arsip yang diciptakan pasti sudah ditentukan pula masa
retensinya atas dasar nilai kegunaannya dan dirangkum dalam bentuk
jadwal retensi. ANRI menetapkan pedoman yang digunakan untuk
37
Indonesia, ―Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 47 Tahun 2015
Tentang Jadwal Retensi Arsip‖ (ANRI, 2015), h. 3,
https://anri.go.id/jdih/peraturan/Perka_47_2015_ANRI.pdf. 38
Indonesia, ―Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.‖
33
petunjuk dalam menentukan nilai guna arsip. Adapun pedoman penetapan
jadwal retensi arsip menurut Ig Wursanto, yaitu:
a. Lembaga-lembaga Negara Pemerintah masing-masing memiliki jadwal
retensi arsip yang telah ditetapkan dan disetujui oleh Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia.
b. Untuk menjaga objektifitas dalam menentukan nilai guna arsip, jadwal
retensi disusun oleh suatu panitia yang terdiri dari pejabat yang benar-
benar memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan instansi masing-
masing.
c. Dalam melaksanakan tugasnya, panitia tersebut perlu mendengar
pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang
menyangkut masalah keuangan dan Kepala Badan Administrasi
Kepegawaian Negara sepanjang mengenai masalah kepegawaian.
d. Rancangan jadwal retensi itu perlu disetujui Kepala Arsip Nasional
sebelum ditetapkan oleh Pemimpin Lembaga Negara/Badan
Pemerintah yang bersangkutan sebagai jadwal retensi yang berlaku
untuk lingkungan organisasinya.
e. Untuk jadwal retensi arsip Pemerintah Daerah perlu terlebih dahulu
memperhatikan pendapat Mentri Dalam Negeri.39
Berdasarkan penjelasan diatas, pada dasarnya JRA adalah produk
hukum sebagai jaminan bahwa penyusutan arsip dilakukan sesuai dengan
ketentuan hukum yang berlaku. Hal ini juga menjadi jaminan akuntabilitas
39
Ignatius Wursanto, Kearsipan 1 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), h. 212.
34
kegiatan/ instansi dan sekaligus perlindungan hukum bagi setiap arsiparis
yang melakukan kegiatan penyusutan arsip di instansi masing-masing.
6. Dasar Hukum
Dalam kegiatan penyusutan arsip tentu harus dilaksanakan sesuai
dengan ketentuan hukum yang berlaku di negara Republik Indonesia.
Apabila dilihat dari aspek hukum, terdapat tiga hal yang harus
dipertimbangkan, diantaranya:
1. Ketentuan hukum yang mengatur bidang kearsipan. Dalam hal ini
dapat disebutkan antara lain : UU Nomor 7 / 1971, PP Nomor 34 /
1979 dan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI Nomor 0l/SE/1981
dan Nomor 02/SE/ 1983, termasuk UU Nomor 8 / 1997 tentang
Dokumen Perusahaan;
2. Ketentuan yang mengatur bidang operasional instansi/perusahaan/
lembaga pencipta arsip. Setiap naskah dinas sebagai unsur pokok arsip,
pada prinsipnya adalah konfidensial. Artinya harus mengikuti
ketentuan hukum yang mengatur keberadaan dan cara kerja
instansi/perusahaan/lembaga pencipta arsipnya. Beberapa produk
hukum tentu akan menyangkut ketentuan bagaimana sesuatu naskah
dinas itu harus dikelola untuk menjamin akuntabilitas kegiatannya;
3. Ketentuan hukum yang mengatur ketentuan-ketentuan lain, namun
mengikat cara sesuatu instansi/ perusahaan memperlakukan arsipnya.
Dalam hal ini dapat disebutkan antara lain Undang- undang Hukum
Dagang (KUHD), Hukum Pidana, Hukum Perdata, ISO 9000, dan
35
kontrak-kontrak kerja/ business contract yang menyangkut hal-hal
khusus.40
Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan pada pasal 48
bahwa Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,
serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA. Dengan demikian,
penyusutan arsip harus dilakukan sesuai dengan ketentuan hukum yang
berlaku. Artinya kegiatan ini harus ada prosedur standar operasional dalam
pelansakaannya sehingga setiap kekeliruan yang terjadi dapat diukur dan
dituntut pertanggungjawabannya.
7. Penerapan Kebijakan
Penerapan kebijakan adalah suatu perbuatan mempraktekkan suatu
teori, metode, dan hal lain untuk mencapai tujuan tertentu dan untuk suatu
kepentingan yang diinginkan oleh suatu kelompok atau golongan yang
telah terencana dan tersusun sebelumnya. Penerapan kebijakan ini sangat
memiliki pengaruh terhadap penilaian atas dampak atau kinerja dari suatu
kebijakan. Pada tahap penerapan kebijakan, Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineal sebagai pembuat kebijakan harus memberdayakan
berbagai sumber daya yang ada untuk mengidentifikasi masalah-masalah
yang terjadi dan bagaimana cara mencapai tujuan dari kebijakan itu
sendiri.
Menurut teori George C. Edward dalam Subarsono penerapan
kebijakan dipengaruhi oleh empat variable, yaitu:41
40
Sauki Hardiwardoyo, ―Merumuskan Jadwal Retensi Arsip‖ (Suara Badar IV, 2002), h. 4. 41
AG. Subarsono, Analisis Kebijakan Publik (Konsep, Teori, dan Aplikasi) (Yogyakarta: Pustaka
Pelajar, 2011), h. 90–92.
36
1) Komunikasi, yaitu keberhasilan implementasi kebijakan
mensyaratkan agar pelaksana mengetahui apa yang harus dilakukan,
dimana yang menjadi tujuan dan sasaran kebijakan harus disalurkan
kepada kelompok sasaran, sehingga akan mengurangi
ketidaksempurnaan dalam implementasi.
2) Sumberdaya, meskipun isi kebijakan telah dikomunikasikan secara
jelas dan konsisten, tetapi apabila pelaksana kekurangan sumberdaya
untuk melaksanakan, maka implementasi tidak akan berjalan efektif.
Sumber daya tersebut dapat berwujud sumber daya manusia,
misalnya kompetensi pelaksana dan sumber daya finansial.
3) Disposisi, adalah watak dan karakteristik yang dimiliki oleh
pelaksana, seperti komitmen, kejujuran, sifat demokratis. Apabila
pelaksana memiliki disposisi yang baik, maka pelaksana tersebut
dapat menjalankan kebijakan dengan baik seperti apa yang diinginkan
oleh pembuat kebijakan. Ketika pelaksana memiliki sikap atau
perspektif yang berbeda dengan pembuat kebijakan, maka proses
implementasi kebijakan juga menjadi tidak efektif.
4) Struktur Birokrasi, Struktur organisasi yang bertugas
mengimplementasikan kebijakan memiliki pengaruh yang signifikan
terhadap implementasi kebijakan. Aspek dari struktur organisasi
adalah Standard Operating Procedure (SOP) dan fragmentasi.
Struktur organisasi yang terlalu panjang akan cenderung melemahkan
pengawasan dan menimbulkan kesulitan, yakni prosedur birokrasi
37
yang rumit dan kompleks, yang menjadikan aktivitas organisasi tidak
fleksibel.
Penerapan merupakan tindakan-tindakan yang dilakukan oleh instansi
atau organisasi guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu
keputusan kebijakan. Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral ini
yang akan membuat kebijakan namun harus mengkaji terlebih dahulu
apakah kebijakan tersebut dapat memberikan dampak bagi organisasi. Hal
inilah bertujuan agar suatu kebijakan tidak bertentangan dengan kebijakan
organisasi yang sampai merugikan masyarakat disekitar Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral terlebih dalam mengatasi kearsipan
yang merupakan dokumen-dokumen penting milik negara.
Dalam hal ini penerapan kebijakan yang akan dikaji adalah peraturan
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral mengenai Jadwal Retensi
Arsip. Kebijakan ini dibuat bertujuan sebagai penyusutan arsip sehingga
dapat meminimalkan dampak negatif yang akan terjadi, dan berjalannya
penyusutan arsip sesuai dengan prosedur Jadwal Retensi Arsip
kementerian.
D. Pusat Arsip
1. Definisi Pusat Arsip
Arsip inaktif adalah arsip yang tidak harus tersedia tetapi yang harus
disimpan untuk tujuan hukum, fiskal, atau sejarah.
Arsip yang telah
memasuki tahap inaktif ini tidak disimpan lagi di unit-unit kerja melainkan
38
dipindahkan ke pusat arsip atau records center.42
Pusat arsip merupakan bangunan atau ruangan yang pada umumnya
memiliki design atau konstruksi khusus untuk penyimpanan arsip inaktif
secara murah, untuk pengelolaan dan pelayanan arsip sebelum
dimusnahkan.43
Betty R Ricks mengatakan bahwa pusat arsip (record
center) adalah fasilitas yang ditentukan untuk menyimpan arsip inaktif.
Pusat arsip digunakan untuk memenuhi dua kebutuhan umum, yaitu
sebagai pusat arsip dengan biaya murah untuk pelayanan arsip inaktif dan
memberikan pelayanan sebagai pusat pelayanan referensi.44
Sedangkan
menurut Patricia E. Wallace pusat arsip adalah suatu fasilitas penyimpanan
biaya murah untuk menyimpan arsip inaktif dan semi aktif suatu
organisasi.45
Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pusat arsip
adalah suatu gedung dan/atau fasilitas yang dirancang dan dibangun secara
khusus untuk menyimpan dan memberikan layanan arsip inaktif bagi
kepentingan menajemen instansi dengan biaya yang murah.
2. Fungsi dan Tujuan Manajamen Pusat Arsip
Keberadaan pusat arsip secara hukum tidak disebutkan secara eksplisit,
dalam Peraturan Penerintah mengenai Undang-undang No. 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan disebutkan bahwa adanya unit kearsipan yang salah satu
42
Judith Read Smith, Mary Lea Ginn, dan Norman F. Kallaus, Record Management (USA: South
Westrn: Cincinnati, 2002), h. 147. 43
Gunarto dan Mudalsih, h. 2.2. 44
Sujono, Manajemen Arsip Inaktif (Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2014), h. 1.20. 45
Sujono, h. 1.21.
39
tugasnya adalah mengelola arsip inaktif dari suatu organisasi. Secara
teknis, tempat yang dirancang khusus untuk menyimpan dan mengelola
arsip inaktif adalah pusat arsip.
Fungsi utama pusat arsip adalah sebagai tempat penyimpanan arsip
inaktif dan pusat rujukan atau pusat referensi dari suatu organisasi. Secara
lebih luas pusat arsip juga dapat menjadi tempat dan pusat aktivitas
pengelolaan arsip inaktif atau bahkan arsip dinamis instansi yang
bersangkutan. Keberadaan pusat arsip sangat flekibel tergantung dari
kemampuan maupun situasi dan kondisi organsasi. Jika organisasi kecil
dengan karyawan dibawah 100 orang, volume arsipnya tidak besar, lokasi
organisasi menyatu atau berdekatan, kiranya tidak perlu pusat arsip yang
merupakan bangunan sendiri dan hanya menyimpan arsip inaktif saja.
Tujuan manajemen arsip adalah mampu menyediakan arsip yang benar
pada waktu yang tepat dan untuk orang yang tepat, serta dengan biaya
yang seefisien mungkin. Tujuan ini menjadi acuan dasar dari tujuan
Manajemen Pusat Arsip. Manajemen pusat arsip dilaksanakan secara baik
agar pengelolaan arsip inaktif dapat dilaksanakan secara benar untuk
mencapai tujuan: pertama, penyimpanan arsip secara murah dan kedua,
mengelola arsip sebagai pusat rujukan atau pusat referensi.46
Selain itu
tujuan dari adanya pusat arsip (Record Center) untuk mengurangi volume
arsip inaktif yang disimpan di unit kerja (central file), mengendalikan
arsip inaktif yang tersimpan di unit kerja (cental file) ke pusat arsip
(Record Center), memudahkan temu kembali arsip (retrieval), menghemat
46
Gunarto dan Mudalsih, Materi Pokok Manajemen Pusat Arsip, h. 1.17.
40
biaya, dan menjamin keamanan arsip inatif baik fisik maupun
informasinya.47
Terkait dengan usaha pencapaian tujuan pengelolaan arsip inaktif
tersebut maka perlu diciptakan pusat arsip yang memiliki sasaran:
1) Pengurangan volume arsip organisasi dan implikasinya terjadi
pengurangan biaya ruang simpan, alat, dan sumber daya manusia;
2) Penciptaan control yang tepat untuk menjamin aliran arsip dari tempat
yang mahal ke tempat yang lebih murah;
3) Pembebasan ruangan kerja atau kantor dari tumpukan arsip;
4) Penciptaan sistem penyimpanan dan penemuan kembali yang efektif
dan efisien;
5) Pengamanan rekod seluruh organisasi;
6) Mendukung objektivitas pengeluaran biaya.48
E. Penelitian Terdahulu
Dwi Apriza Ramadhana. (2012). ―Penerapan Jadwal Retensi Arsip
dalam Penyusutan Arsip di Lingkungan Badan Perpustakaan dan Arsip
Daerah (BPAD) Provinsi DKI Jakarta‖. Skripsi, Universitas Indonesia.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan Jadwal Retensi Arsip
(JRA) di Lingkungan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah dalam rangka
tercapainya pengelolaan arsip yang efektif dan efisien. Penelitian yang di tulis
oleh Dwi Apriza Ramadhana ini memiliki persamaan topik atau judul dengan
47
Rulli Susfa Ramanda dan Sri Indrahti, ―Analisis Pengelolaan Arsip Inaktif Terhadap Temu
Kembali Arsip di Pusat Arsip (Record Center) Politeknik Negeri Semarang,‖ Jurnal Ilmu
Perpustakaan. Vol. 4, no. 3 (2015): h. 4. 48
Gunarto dan Mudalsih, h. 1.23.
41
penelitian yang penulis tulis dan sama-sama menggunakan pendekatan
penelitian kualitatif, dan perbedaan tempat penelitian.
Reza Budi Kurniawan. (2013). ―Penerapan Jadwal Retensi Arsip
Dalam Pelaksanaan Penyusutan Arsip: Studi Kasus Kementerian Pertanian‖.
Skripsi. Universitas Indonesia. Penelitian ini bertujuan untuk memberikan
gambaran kegiatan pelaksanaan penyusutan dalam menerapkan Jadwal
Retensi Arsip di Kementerian Pertanian dan memahami kendala-kendala yang
muncul pada permasalahan penerapan Jadwal Retensi Arsip mencakup
identifikasi permasalahan yang timbul dalam proses penerapan Jadwal Retensi
Arsip. Penelitian yang ditulis oleh Reza Budi Kurniawan ini memiliki
persamaan topik atau judul dengan penelitian yang penulis tulis tetapi terdapat
perbedaan dalam penggunaan metode dan juga tempat penelitian.
42
BAB III
METODE PENELITIAN
Metode penelitian adalah ilmu yang mempelajari cara-cara melakukan
pengamatan dengan pemikiran yang tepat secara terpadu melalui tahapan-tahapan
yang disusun secara ilmiah dengan tujuan untuk menemukan, mengembangkan,
dan menguji kebenaran suatu pengetahuan.49
Metode penelitian pada dasarnya
adalah suatu cara ilmiah untuk memperoleh data dengan tujuan dan kegunaan
tertentu. Untuk memperoleh data-data yang diperlukan dalam penelitian ini, maka
penelitian ini meliputi jenis dan pendekatan penelitian, teknik pengumpulan data,
karakteristik informan, teknik pengolahan, dan analisis data.
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan penelitian deskriptif yaitu
penelitian yang bertujuan untuk menggambarkan atau menjelaskan sesuatu hal
apa adanya.50
Jenis penelitian ini tidak dimaksudkan untuk menguji hipotesis
tertentu, tetapi hanya menggambarkan ―apa adanya‖ tentang sesuatu variabel,
gejala, atau keadaan.51
Penelitian deskriptif ini bertujuan untuk
menggambarkan keadaan objek yang akan diteliti untuk dikaji secara
mendalam. Pengguna metode penelitian dimaksudkan untuk menemukan data
yang valid, akurat, signifikan dengan permasalah, sehingga dapat digunakan
untuk mengungkapkan masalah yang diteliti.
49
Cholid Narbuko dan Abu Achmadi, Metodologi Penelitian (Jakarta: Bumi Aksara, 2009), h. 2. 50
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN Press, 1999), h. 60. 51
Andi Prastowo, Metode Penelitian Kualitatif dalam Perspektif Rancangan Penelitian
(Yogyakarta: Ar-Ruzz Media, 2002), h. 186.
43
Pendekatan penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah dengan
menggunakan pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif adalah pendekatan
yang dimaksudkan untuk memahami fenomena tentang suatu subjek
penelitian dengan cara mendeskripsikannya dalam bentuk kata-kata dan
bahasa.52
Metode ini untuk menemukan apa yang sedang terjadi dan kemudian
untuk membuktikan apa yang telah ditemukan. Apa yang ditemukan harus
dibuktikan dengan kembali ke belakang pada dunia empiris dibawah studi dan
menguji sedemikian rupa analisis-analisis, yang cocok dengan fenomena dan
berfungsi untuk menejelaskan apa yang telah di observasi.53
Dengan
pendekatan ini penulis menggambarkan temuan-temuan penelitian yang akan
memperoleh pemahaman yang mendalam sehingga dapat ditarik kesimpulan.
B. Kriteria Informan
Dalam melakukan penelitian kualitatif, peneliti harus cermat dalam
memilih orang-orang yang akan diwawancarai (informan).54
Informan adalah
orang yang dimanfaatkan untuk memberikan informasi tentang situasi dan
kondisi latar (lokasi atau tempat) penelitian. Penentuan informan dilakukan
secara purposive sampling, yaitu dipilih dengan pertimbangan dan tujuan
tertentu.55
Hal tersebut dimaksudkan untuk mencari tahu pihak mana yang
paling memahami objek penelitian. Kriteria yang akan menjadi narasumber
pada penelitian ini adalah arsiparis ahli madya yang memahami tentang
Jadwal Retensi Arsip sekaligus penyusutan arsip. Oleh karena itu, sesuai
52
Lexy J Moleong, Metode Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2011), h. 6. 53
Dedi Supriyadi, Pokonya Kualiatif: Dasar-dasar Merancang dan Melakukan Penelitian
Kualitatif (Jakarta: Pustaka Jaya, 2002). 54
Emzir, Analisis Data: Metode Penelitian Kualitatif (Yogyakarta: Gama Media, 2011), h. 53. 55
Prastowo, Metode Penelitian Kualitatif dalam Perspektif Rancangan Penelitian, h. 195–197.
44
dengan masalah yang dikaji dari penelitian ini, subjek yang dijadikan
informan adalah sebagai berikut:
Tabel 1. 1 Daftar Nama Informan
No. Nama Jabatan
1. Tukiran Heru Susanto, S.H Kepala Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral
2. Eny Nurwianty, S.Sos Arsiparis Ahli Madya
3. Eka Runie, S.E, M.M Arsiparis Ahli Madya
C. Variable dan Indikator Penelitian
Dalam penelitian ini dasar hukum yang digunaan sebagai penentuan
indikator penelitian ialah Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan dan Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor
052 Tahun 2006 tentang Tata Peraturan Dinas dan Kearsipan Departemen
Energi dan Sumber Daya Mineral, serta literatur yang didapatkan dari buku,
artikel, maupun jurnal. Adapun variable yang digunakan peneliti sebagai
indikator dalam penelitian ini, adalah sebagai berikut:
1. Penerapan Jadwal Retensi Arsip dalam proses penyusutan Arsip.
2. Upaya dalam mengatasi hambatan penerapan Jadwal Retensi Arsip dalam
proses penyusutan arsip.
D. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data merupakan langkah yang paling strategis
dalam penelitian, karena tujuan utama dari penelitian adalah mendapatkan
data. Pengumpulan data dalam penelitian ini disesuaikan dengan fokus dan
45
tujuan penelitian. Teknik pengumpulan data untuk penelitan ini berdasarkan
data primer dan data sekunder.
a. Data Primer
Data primer adalah data yang diambil langsung, tanpa perantara dari
sumbernya.56
Dalam penelitian ini, penulis mendapatkan data-data primer
dengan cara:
1) Observasi
Observasi merupakan studi yang disengaja dan sistematis tentang
fenomena sosial dan gejala-gejala psikis dengan jalan pengamatan dan
pencatatan.57
Data observasi bersifat faktual, cermat, dan terperinci
mengenai keadaan lapangan, kegiatan manusia dan situasi sosial, serta
konteks dimana kegiatan- kegiatan itu terjadi. Data itu diperoleh berkat
adanya peneliti di lapangan dengan mengadakan pengamatan secara
langsung.58
Observasi yang dilakukan oleh penulis ialah mengamati
langsung kegiatan bagaimana penerapan JRA di Unit Pusat Arsip
Kementerian ESDM.
2) Wawancara
Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan
penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara
pewawancara dengan informan atau orang yang diwawancarai, dengan
atau tanpa menggunakan pedoman wawancara.59
Wawancara yang
56
Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h. 86. 57
Imam Gunawan, Manajemen Penelitian Kualitatif: Teori dan Praktik (Jakarta: Bumi Aksara,
2013), h. 143. 58
S. Nasution, Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif (Bandung: Tarsito, 2003), h. 59. 59
M. Burhan Bungin, Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, dan Ilmu
Sosial Lainnya (Jakarta: Kencana, 2009), h. 108.
46
penulis lakukan dalam penelitian ini adalah menanyakan langsung
kepada informan yang berkompeten dan responden untuk menjawab
pertanyaan-pertanyaan dari penelitian yang telah penulis rumuskan.
b. Data sekunder
Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari
sumbernya.60
Dalam penelitian ini, penulis mendapatkan data-data
sekunder dengan cara:
1) Studi Literatur
Studi literatur adalah penelitian yang datanya diambil sebagian atau
seluruhnya dari berbagai literatur (buku, artikel, jurnal, laporan, koran,
dan lain sebagainya). Dalam penelitian ini, penulis menggunakan
beberapa referensi, seperti buku, artikel jurnal, dan lain-lain untuk
mencari dasar pijakan yang sesuai dengan tema penelitian ini.
2) Dokumentasi
Dokumentasi adalah salah satu teknik pengumpulan data yang
digunakan untuk menelusuri data historis. Secara detail bahan
dokumenter terbagi beberapa macam yaitu: Otobiografi; Surat-surat
pribadi, buku-buku catatan harian, memorial; Kliping; Dokumen
pemerintah maupun swasta; Cerita roman dan cerita rakyat; Data di
server atau di flashdisk; Data tersimpan di website; Foto-foto.61
Dalam
penelitian ini, penulis menggunakan foto, gambar data-data dari
struktur organisasi Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM sebagai
60
Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h. 87. 61
Burhan Bungin, Penelitian Kualitatif (Jakarta: Kencana, 2007), h. 121.
47
dokumentasi. Hasil observasi dan wawancara pun akan semakin sah
dan dapat dipercaya apabila didukung oleh dokumentasi.
E. Teknik Pengolahan dan Analisis Data
Analisis data adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data
ke dalam pola, kategori, dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan
tema dan dapat dirumuskan hipotesis kerja seperti yang disarankan oleh
data.62
Berikut langkah-langkah menganalisis data:
1. Reduksi Data
Data yang diperoleh penulis melalui wawancara dan kajian pustaka dicatat
dengan rinci, mengelompokan dan memfokuskan pada hal penting, dengan
demikian data yang didapat bisa memberikan gambaran jelas.
2. Penyajian Data
Setelah data di reduksi, penulis melakukan penyajian dalam bentuk teks
yang bersifat naratif.
3. Penarikan Kesimpulan
Data-data yang terangkum dan dijabarkan dalam bentuk naratif, penulis
buatkan kesimpulan. Kesimpulan digunakan untuk menjawab tujuan
penelitian.
F. Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi
dan Sumber Daya Mineral yang terletak di Komplek Pertamina, Jalan
Yaktapena Raya, Pondok Ranji, Ciputat Timur., Kota Tangerang Selatan,
62
Prastowo, Metode Penelitian Kualitatif dalam Perspektif Rancangan Penelitian, h. 238.
48
Banten 15412. Penelitian dilaksanakan dari bulan Maret 2018-Agustus 2018
dengan perincian sebagai berikut:
Tabel 1. 2 Jadwal Penelitian
No Kegiatan Tahun 2018
Mar Apr Mei Jun Jul Agus Sep Okt
1. Pengajuan
proposal
penelitian
2. Penyusunan
perumusan
dan metode
penelitian
3. Sidang
proposal
4. Bimbingan
skripsi
5. Melakukan
wawancara
mendalam
dengan
informan
6. Penyusunan
hasil
penelitian
7. Pembuatan
analisis
8. Pembuatan
kesimpulan
dan saran
9. Pengajuan
sidang
skripsi
49
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Objek Penelitian
1. Sejarah Berdirinya Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral
Gedung Unit Pusat Arsip diresmikan oleh Menteri Energi dan
Sumber Daya Mineral, yaitu Bapak Purnomo Yusgiantoro pada tanggal 19
Oktober 2009. Gedung Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral ini dibangun di atas tanah seluas dua hektar yang diperoleh
dari hibah PT. Pertamina berdasarkan Surat Persetujuan Menteri
Keuangan Nomor S-105/MK.16/1996 tanggal 27 Februari 1996 bertempat
di Jalan Yaktapena Raya, Komplek Pertamina, Pondok Ranji, Ciputat
Timur, Tangerang Selatan. Tanah tersebut telah memiliki sertifikat atas
nama Departemen Pertambangan dan Energi dengan sertifikat Hak Pakai
Nomor 014 Tahun 1998.
Pada awalnya, PT. Pertamina menawarkan hibah tanah untuk
pembangunan gedung Pusat Arsip di empat lokasi, yaitu Plumpang,
Kemayoran, Pancoran, Pondok Ranji. Setelah ditinjau ulang ke lokasi,
ternyata di Plumpang adalah daerah rawan banjir sedangkan lokasi di
Pancoran dan Kemayoran surat kepemilikan tanahnya masih tumpang
tindih. Oleh karena itu, akhirnya diputuskan untuk memilih lokasi di
50
daerah Pondok Ranji yang dinilai aman dari banjir dan surat kepemilikan
sah tidak ditemukan masalah.
Pada tahun 2001, di lokasi tanah tersebut dilakukan pengurukan,
mengingat lahan dimaksud pada saat itu masih berupa rawa yang tidak
produktif. Kemudian, pada tahun 2005 dilaksanakan perencanaan desain
gedung Unit Pusat Arsip berikut sarana dan prasarana penunjang oleh
Konsultan Perencana. Selanjutnya, pada tahun 2006 dimulai pelaksanaan
pembangunan gedung Unit Pusat Arsip Departemen Energi dan Sumber
Daya Mineral tahap I. Tahun 2007, dilanjutkan pelaksanaan
pembangunan tahap II yang meliputi pekerjaan penyempurnaan dan
lanjutan pembangunan gedung Unit Pusat Arsip. Sejalan dengan
pelaksanaan tahap II, dimulai pembangunan Gedung Serbaguna berikut
sarana bangunan penunjang/mess yang terdiri dari tiga lantai yang
mempunyai kapasitas 50 kamar tidur.63
2. Visi dan Misi Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral
Visi Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral, yaitu: ―Arsip menjadi sumber informasi dan jembatan investasi
dalam pengelolaan energy dan sumber daya mineral‖. Sementara itu,
upaya untuk mewujudkan visi tersebut adalah melalui sembilan Misi
Pembangunan, di antaranya:
63
―Sejarah Gedung Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral‖ (ASIK ESDM,
2016),
http://arsip.esdm.go.id/index.php?page=1&subpage=0&module=1&action=hotnews_details&itemi
d=23.
51
a. Memberdayakan arsip di lingkungan Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral;
b. Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung pelaksanaan kegiatan
dan bukti akuntabilitas kinerja Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral;
c. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti yang sah;
d. Menjadikan arsip sebagai memori organisasi.
3. Struktur Organisasi Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral
Adapun struktur organisasi Unit Pusat Arsip Kementerian Energi
dan Sumber Daya Mineral, adalah sebagai berikut:
Gambar 1. 2 Struktur Organisasi
Berdasarkan struktur organisasi di atas, berikut adalah uraian
mengenai tugas pokok dan fungsi dari masing-masing bagian:
a. Biro Umum
52
Biro Umum mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan
koordinasi dan pengelolaan ketatausahaan, kearsipan, perlengkapan,
pengadaan barang/jasa serta kerumahtanggaan. Dalam melaksanakan
tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 96, Biro Umum
menyelenggarakan fungsi:
1) Penyiapan koordinasi dan pembinaan ketatausahaan dan
kearsipan, keprotokolan, perlengkapan, pengadaan barang/jasa
dan kerumahtanggaan.
2) Pengelolaan ketatausahaan dan kearsipan;
3) Pelaksanaan urusan keprotokolan;
4) Pengelolaan kearsipan;
5) Pelaksanaan layanan pengadaan barang/jasa di lingkungan
Kementerian;
6) Pengelolaan urusan kerumahtanggaan;
7) Pelaksanaan tata usaha Biro.
b. Bagian Tata Usaha dan Kearsipan
Bagian Tata Usaha dan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan pembinaan dan pengelolaan urusan ketatausahaan dan
kearsipan. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam
pasal 99, Bagian Tata Usaha dan Kearsipan menyelenggarakan fungsi:
1) Penyiapan bahan pembinaan dan pengelolaan urusan tata usaha
Kementerian;
2) Pengelolaan urusan tata usaha Kementerian, Menteri, Sekretaris
Jenderal dan Staf Ahli;
53
3) Penyiapan pembinaan dan pengelolaan kearsipan Kementerian;
4) Pelaksanaan urusan tata usaha Biro.
c. Bagian Perlengkapan
Bagian Perlengkapan mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan
perlengkapan sekretariat Jenderal dan penyusunan standar sarana
prasarana Kementerian. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana
dimaksud dalam pasal 103, Bagian Perlengkapan menyelenggarakan
fungsi:
1) Penyusunan rencana kebutuhan barang milik negara Sekretariat
Jenderal, penyusunan standar sarana prasarana, dan pembinaan
perlengkapan Kementrian;
2) Penatausahaan barang inventaris dan penghapusan Barang Milik
Negara Sekretariat Jenderal;
3) Pelaksanaan distribusi dan pelaporan barang inventaris Sekretariat
Jenderal.
d. Bagian Rumah Tangga
Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas melaksanakan penyiapan
pembinaan urusan kerumahtanggaan Kementerian, pelaksanaan
urusan kerumahtanggaan Menteri dan Sekretariat Jenderal, serta
pembinaan dan pelaksanaan keprotokolan pemimpin. Dalam
melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 107, Bagian
Rumah Tangga menyelenggarakan fungsi:
1) Penyiapan bahan pembinaan rumah tangga Kementerian serta
pelaksanaan kerumahtanggaan Sekretariat Jenderal;
54
2) Pelaksanaan urusan rumah tangga Menteri;
3) Pelaksanaan urusan pemeliharaan sarana dan prasarana gedung
Kementerian dan Sekretariat Jenderal;
4) Pelaksanaan urusan keprotokolan dan penatausahaan perjalanan
Menteri, Sekretaris Jenderal, dan Staf Ahli serta penyiapan
keprotokolan Kementerian.
4. Sumber Daya Manusia Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
mempunyai sumber daya manusia yang berjumlah 17 orang. Untuk lebih
jelasnya, dapat dilihat pada tabel bawah ini:
Tabel 1. 3 Sumber Daya Manusia Unit Pusat Arsip Kementerian ESDM
No. Jabatan Jumlah Deskripsi Kerja
1. Arsiparis
Tingkat
Terampil
Arsiparis
Pelaksana
6 orang 1. Melakukan penyimpanan dan
penataan arsip;
2. Melakukan perawatan arsip;
3. Memberikan layanan arsip;
4. Melakukan entri data ke
komputer.
Arsiparis
Pelaksana
Lanjutan
4 orang 1. Menyusun rencana
pemberkasan arsip aktif;
2. Membuat daftar arsip inaktif;
3. Membuat daftar isi berkas
arsip;
4. Melaksanakan penyeleksian
arsip inaktif yang akan
disusutkan;
5. Memberikan layanan arsip;
6. Memberikan bimbingan
arsiparis yang berkaitan
dengan jabatan fungsional
arsiparis;
7. Melakukan entri data ke
komputer;
2. Arsiparis Arsiparis 2 orang 1. Memberikan layanan
55
Tingkat
Ahli
Ahli
Madya
konsultasi pengenalan
sumber/pengenalan khasanah
arsip;
2. Memberikan layanan
advokasi bidang kearsipan;
3. Melaksanakan konsultasi
kearsipan dalam rangka
publikasi;
4. Menyusun materi bimbingan
dan konsultasi kearsipan
dinamis/statis;
5. Menyusun evaluasi
penyelenggaraan bimbingan
dan konsultasi kearsipan;
6. Memberikan konsultasi
penyusunan sistem
pengelolaan arsip tiap sup
sistem;
7. Memberikan layanan
penyusunan jadwal retensi
arsip subyek/ bidang/
kelompok;
8. Membuat karya tulis/karya
ilmiah hasil penelitian,
pengkajian, survei dan
evaluasi di bidang kearsipan
dan dipublikasikan;
9. Membuat karya tulis/karya
ilmiah hasil penelitian,
pengkajian, survei dan
evaluasi di bidang kearsipan
dan tidak dipublikasikan.
10. Menyusun dan atau
menyempurnakan standar
bidang kearsipan;
11. Menyusun dan atau
menyempurnakan pedoman
setiap kearsipan;
12. Mengajar/melatih pada
pendidikan dan pelatihan
kearsipan;
13. Mengikuti bimbingan
kearsipan;
14. Mengikuti seminar/
lokakarya.
3. Pengelola
Arsip non
Arsiparis
Staf
Pengelola
Arsip
2 orang 1. Melakukan penyimpanan
dan penataan arsip;
2. Melakukan perawatan arsip;
56
3. Memberikan layanan arsip;
4. Melakukan entri data ke
komputer.
Tenaga
Pembantu
(Honorer)
3 orang 1. Melakukan penyimpanan
dan penataan arsip;
2. Melakukan perawatan arsip;
3. Memberikan layanan arsip;
4. Melakukan entri data ke
komputer.
5. Organisasi dan Tugas Kearsipan
Organisasi Kearsipan menunjukan jenjang pengolahan, pengelolaan, dan
penyelenggaraan kearsipan sehubungan dengan fungsi dan nilai guna arsip.
a. Tugas pokok unit kearsipan:
1) Melaksanakan penataan, penyimpanan, pemeliharaan, penilaian dan
penyajian arsip;
2) Melaksanakan penyusutan arsip (pemindahan, pemusnahan, dan
penyerahan);
3) Meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan.
b. Fungsi kearsipan:
1) Menyediakan bahan informasi secara tepat, cepat, lengkap, dan
menyeluruh;
2) Menyediakan alat bukti pertanggungjawaban
3) Menyediakan bahan penelitian, sumber ingatan organisasi, dan
penunjang kegiatan yang lain.
c. Organisasi kearsipan
Sesuai dengan kebutuhan yang ada, organisasi penyelenggara kearsipan
pada unit kerja dilingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral terdiri dari:
57
1) Unit Kearsipan III yaitu unit pengolah, sebagai unit pencipta arsip pada
semua tungkat Sub Unit. Penyelenggaraan kegiatan kearsipan di Unit
Pengolah meliputi:
a) Menciptakan, menyeleksi, mengelompokkan, menata, dan
menyimpan arsip aktif;
b) Menilai dan menindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan II;
c) Membuat daftar arsip yang akan diserahkan ke Unit Kearsipan II.
2) Unit Kearsipan II yaitu unit kearsipan pada tingkat unit.
Penyelenggaraan kegiatan kearsipan di Unit Kearsipan II meliputi:
a) Menyeleksi, mengelompokkan, menata, danm atau menyimpan
arsip inaktif;
b) Membudayakan/menggunakan arsip aktif sebagai penunjang
pelaksanaan tugas sehari-hari;
c) Menilai dan memindahkan arsip inaktif dari Unit Kearsipan II ke
Unit Kearsipan I;
d) Melaksanakan penyusutan arsip di Unit Kearsipan II; dan
e) Meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan pada seluruh Unit
Pengolah di lingkungan Unit Kearsipan II.
3) Unit Kearsipan I yaitu unit kearsipan pada tingkat Unit Utama.
Peyelenggaraan kegiatan kearsipan di Unit Kearsipan I meliputi:
a) Menyeleksi, mengelompokkan, menata, memelihara, dan
menyimpan arsip inaktif;
b) Menyajikan data/bahan informasi;
58
c) Melaksanakan penyusutan di Unit Kearsipan I; dan
d) Meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan pada seluruh Unit
Kearsipan II dalam lingkungannya.
4) Unit Kearsipan Pusat Kementerian yaitu Unit Kearsipan untuk seluruh
lingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Unit ini
selain berfungsi sebagai Pusat Arsip, juga berfungsi sebagai terminal
yang mengatur penyerahan arsip status kepada Arsip Nasional Republik
Indonesia. Penyelenggaraan kegiatan kearsipan di Unit Kearsipan Pusat
Kementerian meliputi:
a) Melaksanakan penataan arsip permanen;
b) Menyajikan data/bahan informasi;
c) Menilai dan memelihara arsip di Unit Kearsipan Arsip
Kementerian;
d) Meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan di lingkungan
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral; dan
e) Melaksanakan penyerahan arsip permanen ke Arsip Nasional
Republik Indonesia.64
B. Hasil Penelitian dan Pembahasan
Penulis akan memaparkan hasil penelitian dan pembahasan yang diperoleh
melalui hasil observasi dan wawancara di lapangan terhadap penerapan Jadwal
Retensi Arsip dalam proses penyusutan arsip, dan upaya apa yang dilakukan
oleh Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral dalam
64
Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 052 Tahun 2006 (Jakarta, 2006),
h. 179–81.
59
penerapan Jadwal Retensi Arsip sebagai pelaksanaan kegiatan penyusutan.
Adapun hasil penelitian yang diperoleh, sebagai berikut:
1. Penerapan Jadwal Retensi Arsip dalam Proses Penyusutan Arsip di
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
Seluruh kegiatan penyusutan arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral sudah berpedoman dengan Jadwal
Retensi Arsip. Hal ini juga dilakukan dalam ketetapan yang disahkan oleh
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Secara
khusus telah melaksanakan kegiatan penyusutan arsip untuk mewujudkan
ketertiban pelaksanaan dan menyelamatkan arsip sebagai bahan bukti
penyelenggaraan instansi Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.
Dilanjutkan mengenai pedoman yang digunakan dalam kegiatan penyusutan
arsip yaitu Jadwal Retensi Arsip. Hal ini ditunjukkan dengan wawancara
oleh informan EN adalah sebagai berikut:
“Iya benar, di sini sudah menggunakan JRA sebagai pedoman
penyusutan arsip dan sudah diterapkan juga di setiap unit sesuai
dengan tugas dan fungsinya.”65
Hal yang sama juga dikatakan oleh informan ER dalam wawancara:
“Iya kita sudah menerapkan JRA sejak dulu ya, karena JRA merupakan
pedoman wajib yang harus dimiliki setiap instansi untuk melihat nilai
guna arsip. Kalau tidak menerapkan JRA sudah kacau balau pasti
mbak.”66
Sedangkan informan TS berpendapat bahwa mereka telah
melaksanakan kegiatan penyusutan sesuai dengan pedoman JRA, tetapi
65
Eni Nurwianty, Arsiparis Ahli Madya Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral, Wawancara (Tangerang, 27 Agustus 2018). 66
Eka Runnie, Arsiparis Ahli Madya Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral, Wawancara (Tangerang, 27 Agustus 2018).
60
pelaksanaannya belum dilakukan secara optimal karena salah satu faktor
yang ada dilingkungan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral yaitu sumber daya manusia yang kurang memadai. Menjadi
seorang tenaga arsip dengan latar belakang pendidikan yang bukan dari
kearsipan memang menjadi persoalan. Berikut hasil wawancara dengan
informan TS:
“Hmmm begini, kalau masalah sudah diterapkan atau belum jelas saja
kita sudah menerapkan, tetapi ya belum dilakukan secara optimal gitu
karena SDM yang ada disini banyak sekali yang memiliki latar
belakang pendidikan non kearsipan, karena dengan hal ini sangat
mempengaruhi Sistem Tata Kearsipan yang sudah ada, terutama ya
ini..penerapan JRA ini”67
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan EN dan ER, Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral sudah menerapkan
Jadwal Retensi Arsip sebagai pedoman dalam kegiatan penyusutan arsip.
Hal ini selaras dengan Sedarmayanti yang mengatakan, Jadwal Retensi
Arsip merupakan suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh
sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.68
Namun berdasarkan
hasil wawancara dengan informan TS penerapan JRA belum dilakukan
secara optimal karena SDM yang kurang memadai sehingga kesulitan dalam
memahami isi dari JRA itu sendiri. Penulis menyimpulkan bahwa penerapan
JRA ini belum dilakukan secara optimal bukan karena SDM yang kurang
memadai saja tetapi karena faktor dalam sosialisasi juga belum dilakukan
secara optimal. Karena dari pernyataan TS komunikasi menjadi hal penting
dalam menentukan keberhasilan suatu penerapan kebijakan.
67
Tukiran Heru Susanto, Kepala Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral, Wawancara (Tangerang, 27 Agustus 2018). 68
Sedarmayanti, Tata Kearsipan, 2015, h. 86.
61
Dalam hal ini penulis juga menanyakan bagaimana pimpinan dalam
melakukan kegiatan sosialisasi mengenai JRA. Berikut hasil wawancara
dengan informan EN dan ER yang memberikan pemaparan yang serupa.
“Kalau untuk sosialisasi si ya standar mbak, dari semua unit kerja kita
dikumpulkan untuk mengikuti rapat misal perihal apa gitu yaa.. contoh
JRA. Nah kita datang tuh ke rapat ini, untuk melihat paparan
bagaimana cara menerapkan JRA. Kelihatannya sih kalo lagi
sosialisasi semua mengerti tapi begitu terjun langsung suka masih
kebingungan mbak.”69
Berdasarkan hasil wawancara diatas dalam menerapkan kebijakan harus
memiliki cara yang baik dalam melakukan kegiatan salah satunya dalam
sosialisasi. Penerapan kebijakan adalah suatu perbuatan mempraktekkan
suatu teori, metode, dan hal lain untuk mencapai tujuan tertentu dan untuk
suatu kepentingan yang diinginkan oleh suatu kelompok atau golongan yang
telah terencana dan tersusun sebelumnya. Karena penerapan kebijakan ini
sangat memiliki pengaruh terhadap penilaian atas dampak dari suatu
kebijakan. Dapat disimpulkan berdasarkan wawancara dengan TS bahwa
kegiatan sosialisasi/komunikasi menjadi faktor paling penting untuk dapat
menentukan keberhasilan suatu penerapan kebijakan. Hal ini selaras dengan
teori George C. Edward dalam Subarsono mengenai komunikasi, bahwa
keberhasilan penerapan kebijakan menjadikan agar implementor
mengetahui apa yang harus dilakukan, dimana dasar tujuan dan sasaran
kebijakan harus direalisasikan kepada kelompok sasaran, sehingga akan
mengurangi ketidaksempurnaan dalam penerapan suatu kebijakan.70
69
Nurwianty, Arsiparis Ahli Madya Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral; Runnie, Arsiparis Ahli Madya Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral. Wawancara (Tangerang, 27 Agustus 2018). 70
AG. Subarsono, Analisis Kebijakan Publik (Konsep, Teori, dan Aplikasi), h. 90–92.
62
Selain menerapkan komunikasi pada dasarnya dalam melakukan
penerapan kebijakan seperti Jadwal Retensi Arsip harus sesuai dengan
undang-undang sebagai dasar hukum. Dasar hukum dalam penerapan
Jadwal Retensi Arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral adalah Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
dan Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral No. 052 Tahun
2006 tentang Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan Departemen Energi dan
Sumber Daya Mineral. Hal ini dibuktikan berdasarkan wawancara dengan
informan TS bahwa:
“Jelas dasar hukum yang kita gunakan dalam hal ini ada 2. Pertama,
Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Kedua,
Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral No. 052 Tahun
2006 tentang Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan Departemen
Energi dan Sumber Daya Mineral. Dua dasar hukum itu kan sudah
menjadi aturan pokoknya ya”71
Hal ini hampir sama seperti yang dikatakan informan EN dalam wawancara,
bahwa:
“Ya ada mbak undang-undang tentang kearsipan itu kan jadi prosedur
hukum juga itungan nya.. yang No. 43 Tahun 2009.”72
Hal yang berbeda dikatakan oleh informan ER dalam wawancara yaitu:
“Ada dong jelas ada, kalau menurut saya ya meminta persetujuan
ANRI gitu ya itu sudah termasuk ke prosedur hukum itu. kalau kita ga
ikutin yang begitu bahaya sih.”73
71
Susanto, Kepala Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Wawancara. 72
Nurwianty, Arsiparis Ahli Madya Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral. Wawancara. 73
Runnie, Arsiparis Ahli Madya Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.
Wawancara.
63
Berdasarkan jawaban ketiga informan di atas, dapat disimpulkan
bahwa sudah memahami adanya dasar hukum dalam menerapkan Jadwal
Retensi Arsip. Hal ini selaras dengan Sauki, apabila dilihat dari aspek
hukum, terdapat tiga hal yang harus dipertimbangkan, diantaranya:
1. Ketentuan hukum yang mengatur bidang kearsipan. Dalam hal ini dapat
disebutkan antara lain : UU Nomor 7 / 1971, PP Nomor 34 / 1979 dan
Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI Nomor 0l/SE/1981 dan Nomor
02/SE/ 1983, termasuk UU Nomor 8 / 1997 tentang Dokumen
Perusahaan;
2. Ketentuan yang mengatur bidang operasional instansi/perusahaan/
lembaga pencipta arsip. Setiap naskah dinas sebagai unsur pokok arsip,
pada prinsipnya adalah konfidensial. Artinya harus mengikuti ketentuan
hukum yang mengatur keberadaan dan cara kerja
instansi/perusahaan/lembaga pencipta arsipnya. Beberapa produk
hukum tentu akan menyangkut ketentuan bagaimana sesuatu naskah
dinas itu harus dikelola untuk menjamin akuntabilitas kegiatannya;
3. Ketentuan hukum yang mengatur ketentuan-ketentuan lain, namun
mengikat cara sesuatu instansi/ perusahaan memperlakukan arsipnya.
Dalam hal ini dapat disebutkan antara lain Undang- undang Hukum
Dagang (KUHD), Hukum Pidana, Hukum Perdata, ISO 9000, dan
kontrak-kontrak kerja/ business contract yang menyangkut hal-hal
khusus.74
74
Hardiwardoyo, ―Merumuskan Jadwal Retensi Arsip,‖ h. 4.
64
Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan pada pasal 48
bahwa Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,
serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA. Dengan demikian,
penyusutan arsip harus dilakukan sesuai dengan ketentuan hukum yang
berlaku.75
Hal ini berarti penyusutan arsip merupakan kewajiban yang
harus dilaksanakan dengan tanggung jawab hukum yang jelas. Terutama
dalam keberadaan JRA itu sendiri yang merupakan pedoman kerja bagi
arsiparis secara fungsional menjadi bagian dari struktur organisasi
pencipta arsip yang bersangkutan. Hal yang mendasari kita tidak
mengimplementasikan JRA yaitu karena tidak mengetahui dasar hukum
dan peraturan perundang-undangan yang sudah dibuat oleh pemerintah
mengenai kearsipan.
Seiring dengan meningkatnya kegiatan admiristrasi di Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral maka volume arsip yang diciptakan juga
ikut terus meningkat dan memerlukan kegiatan penyusutan agar arsip tidak
menumpuk. Unit Pusat Arsip sebagai Depot Arsip Pusat bertanggungjawab
pada penyusutan di Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Pada
tahap penyusutan ini arsip tidak lagi digunakan dalam kegiatan keseharian.
Apabila arsip ini tidak diolah dan terus menerus disimpan maka akan
menumpuk dan menghambat proses penemuan kembali. Oleh sebab itu,
penyusutan perlu dilakukan guna menyeimbangkan volume arsip yang terus
bertambah sebagai upaya penyelamatan dan pemanfaatan informasi dalam
75
Indonesia, ―Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan
Undang-undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,‖ n.d.,
http://www.anri.go.id/assets/download/58PP-No-28-Tahun-2012-tentang-Pelaksanaan-UU-No-43-
Tahun-2009.pdf.
65
meningkatkan daya guna administrasi dan penyelamatan bahan bukti
pertanggungjawaban nasional.
Arsip inaktif yang diterima oleh Unit Pusat Arsip tidak semuanya
dalam keadaan teratur atau tertib dari Unit Kerja di lingkungan Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral, melainkan banyak arsip yang masih
kacau dan tercampur. Kondisi arsip yang kacau dan tidak terawat dengan
baik dibuktikan dengan kenyataan arsip tersebut yang dimasukan ke dalam
karung sehingga arsip tidak tertata rapih bahkan hampir rusak terkena
jamur, serangga, dan bekas noda air. Dalam hal ini diperlukan kegiatan
penyusutan. Hal ini penulis lakukan wawancara dengan informan TS:
“Tahap penyusutan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral itu sendiri ada dua tahapan ya.. pemusnahan,
dan penyerahan. Nah disini kita melihat JRA apabila arsip tersebut
harus dimusnahkan..ya dimusnahkan. Dan apabila telah habis masa
retensi nya akan dilakukan penyerahan ke ANRI apabila memiliki nilai
kebangsaan.”76
Hal yang sama dikatakan oleh informan EN:
“Penyusutan ya.. kalau di pedoman yang kita gunakan gitu ya mbak
ada 3 tahapan yaitu pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan.
Pemindahan ya pemindahan dari setiap unit pengolah gitu ya..pindah
kesini, abis itu pemusnahan apabila sudah dilihat sesuai JRA gitu
ya..nah arsip itu sekiranya dimusnahkan ya dimusnahkan. Kemudian
apabila arsip tersebut bernilai permanen maka kita serahkan ke ANRI
pihak yang berwenang menyimpan arsip jenis statis. Tapi kalau disini
cuma 2 yang dilakukan, pemusnahan dan penyerahan.”77
Dari kutipan wawancara tersebut menunjukkan kegiatan penyusutan
telah dilakukan. Sebagai organisasi negara maka pedoman yang dijadikan
acuan kegiatan penyusutan adalah Undang-Undang Kearsipan mengenai
76
Susanto, Kepala Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Wawancara.
(Tangerang, 27 Agustus 2018). 77
Nurwianty, Arsiparis Ahli Madya Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral. Wawancara. (Tangerang, 27 Agustus 2018).
66
Penyusutan arsip dan Peraturan Menteri No. 052 Tahun 2006 tentang Tata
Persuratan dan Dinas Kearsipan. Berdasarkan hasil wawancara dan
observasi kegiatan penyusutan yang dilakukan oleh Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral sudah selaras dengan
Undang-Undang No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan bahwa kegiatan
pengurangan arsip dengan cara:
a) Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
b) Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak
memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan;
c) Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan.78
Pelaksanaan penyusutan tanpa berpedoman dengan JRA akan membuat
arsiparis kebingungan dalam menentukan arsip mana yang akan musnah dan
arsip mana yang akan simpan permanen. Arsip yang masa retensinya sudah
habis akan dinilai kembali, apakah arsip tersebut akan dimusnahkan atau
disimpan permanen. Arsip yang musnah akan dilakukan penilaian, seberapa
banyak volume arsip yang akan dimusnahkan. Dalam kegiatan pemusnahan
akan dibuat tim pelaksana terlebih dahulu yang bertugas dalam pemusnahan
arsip dan membuat surat kuasa/perjanjian dari pimpinan unit kerja untuk
dilakukan pemusnahan, sehingga dalam kegiatan ini diperlukan saksi seperti
pimpinan, sekretaris, dan saksi dari badan hukum, serta tim pelaksana
pemusnahan arsip.
Berdasarkan hasil observasi pemusnahan arsip yang dilakukan oleh
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu
78
Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, h.
32–33.
67
dengan cara dibakar, dicacah, dan dilebur. Kriteria arsip yang dicacah
adalah arsip yang memiliki masa retensi 2 tahun yang jumlah volumenya
masih bisa dijangkau untuk melakukan pemusnahan sendiri yang dilakukan
oleh pihak berwenang di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral. Sedangkan kriteria arsip yang dibakar dan dilebur adalah
arsip yang memiliki masa retensi 5 tahun yang bernilai guna hukum,
informasi, dan teknologi, serta arsip yang memiliki masa retensi 10 tahun
yang bernilai guna pertanggungjawaban catatan keuangan, bukti
pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan yang merupakan
bagian dari bukti pembukuan sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi
maupun bentuknya. Untuk jumlah arsip yang cukup banyak dan tidak
mungkin untuk dibakar atau dilebur sendiri tentu harus melalui pihak ketiga.
Pihak ketiga biasanya dimusnahkan di pabrik kertas tetapi harus dengan
perjanjian di atas materai. Dalam pelaksanaan pemusnahan saksi wajib
untuk menyaksikan prosesnya, sehingga pemusnahan arsip yang dilakukan
benar-benar terlaksana dengan baik dan sesuai prosedur.
Selain menerapkan undang- undang sebagai dasar hukum dalam
pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip hal ini juga dibuktikan bahwa dalam
pelaksanaan pemusnahan dan penyerahan arsip, berdasarkan hasil observasi
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral sudah
menerapkan Jadwal Retensi Arsip. Terbukti dalam pelaksanaan pencacahan
arsip tekstual keuangan, kepegawaian, dan naskah-naskah dalam bentuk
apapun (seperti; surat, formulir, laporan, gambar, microforms, input/output
komputer). Dan tercatat dalam Berita Acara Pemusnahan Arsip Surplus
68
Kopi dan Non Arsip Nomor: 03 BA/04/SJU/2012 yang sudah tidak dapat
dipakai dan tidak mempunyai nilai fungsi guna untuk dapat dihapuskan
dengan cara penghancuran yang dilakukan di pabrik kertas. Hal ini sudah
sesuai dalam Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Keuangan Departemen
Pertambangan dan Energi Nomor: 1910. K/042/M. PE/ 1995. Selain
pemusnahan, Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral juga sudah melakukan penyerahan arsip kepada ANRI, hal ini
terbukti dalam Berita Acara Penyerahan Arsip – arsip Dienst Van
Mijnwezen. Arsip yang diserahkan ke ANRI merupakan arsip yang
memiliki nilai guna kebangsaan dan memiliki nilai guna sebagai bahan
pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk
penyelenggaraan administrasi sehari-hari dan juga setelah melampaui
jangka waktu penyimpanannya. Dalam rangka penyerahan arsip statis ke
ANRI prosedur yang dilakukan terlebih dahulu yaitu melakukan
pemeriksaan dan penilaian arsip, sekalipun pemeriksaan dan penilaian arsip
telah dilaksanakan oleh masing-masing instansi, tetapi dalam kegiatan
penyerahan arsip statis perlu diadakan penilaian kembali oleh ANRI.
Kemudian membuat Daftar Arsip yang akan diserahkan, setelah diadakan
penilaian terhadap Daftar Penyerahan Arsip (DPA) tersebut dan telah
disetujui ANRI untuk diserahkan, lalu dibuat berita Acara penyerahan
Arsip. Pelaksanaan penyerahan arsip statis, selain dilakukan
penandatanganan Berita Acara pejabat dari ANRI dan pejabat yang
berwenang, juga diserahkan Daftar Pertelaan arsip beserta arsip yang
diserahkan. Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
69
melaksanaan kegiatan penyusutan setiap satu tahun sekali tepatnya
dilakukan pada saat akhir tahun antara bulan kesepuluh sampai bulan ke
duabelas.
2. Upaya Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
dalam Mengatasi Hambatan Penerapan JRA dalam Proses Penyusutan
Arsip
Jadwal Retensi Arsip seharusnya sudah bisa diterapkan dengan baik oleh
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, mengingat
bahwa Jadwal Retensi Arsip adalah peraturan yang disahkan untuk diterapkan
sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan penyusutan. Berdasarkan hasil
observasi, dalam menerapkan Jadwal Retensi Arsip masih terdapat hambatan
yang ditemukan beberapa diantaranya yaitu, masih kurangnya Sumber Daya
Manusia yang memahami mengenai Jadwal Retensi Arsip karena kebanyakan
SDM yang berlatar belakang non kearsipan, dan masih kurangnya sarana dan
prasarana yang menunjang dalam pelaksanaan kegiatan penyusutan. Adapun
upaya mengatasinya antara lain:
1. Sumber Daya Manusia
Ketidakpahaman arsiparis mengenai Jadwal Retensi Arsip adalah
hambatan awal dalam penerapan Jadwal Retensi Arsip. Jadwal Retensi
Arsip yang disahkan sebagai pedoman berupa buku yang berisi daftar
masa retensi arsip, masa aktif arsip, masa inaktif arsip, dan tindakan yang
dilakukan ketika masa retensi telah habis. Tidak semua orang bisa
memahami yang terkandung di dalam isi JRA tersebut, kecuali orang yang
memiliki kualifikasi dalam menangani arsip, misalnya yang telah
70
mendapat pendidikan kearsipan dan orang-orang yang memiliki latar
belakang pendidikan kearsipan. Hal ini sudah diminimalisir oleh Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral dengan
mensosialisasikan Jadwal Retensi Arsip ke setiap unit kerja. Tetapi
permasalahannya terletak pada ketidak sadaran atas arsip yang memiliki
nilai guna dan tidak ada yang bertanggung jawab khusus mengenai
pengelolaan arsip di Subag Kearsipan, sehingga sosialisasi ini tidak tepat
sasaran dan tidak direalisasikan secara optimal. Hal ini terlihat dari
wawancara dengan informan EN yang mengatakan bahwa:
“Ya gimana mbak emang kalau bukan yang benar-benar paham
dengan kearsipan pasti akan bingung melihat buku JRA tersebut,
nah karena itu harus butuh sosialisasi dan usaha yang maksimal
dari kita ke setiap unit kerja. Tapi ya, kembali lagi ke kita masing-
masing mbak sepeduli apa dengan arsip yang kita miliki.”79
Sejauh ini Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral yang pernah mereka lakukan untuk mensosialisasikan JRA adalah
mengadakan rapat yang dihadiri oleh masing-masing unit kerja. Hal ini
juga selaras dengan informan TS yang berpendapat bahwa hambatan yang
dihadapi adalah SDM yang berada di luar Bagian Arsip dan kurangnya
sosialisasi secara optimal mengenai pentingnya JRA sebagai kepentingan
bersama. Hal ini dikatakan dalam wawancara oleh TS bahwa:
“Yaa memang SDM di sini belum memadai baik latar belakang
pendidikannya maupun jumlah SDMnya itu sendiri, seperti diunit
pusat arsip ini saja yang seharusnya arsiparis idealnya berjumlah
40orang disini hanya ada 17orang begitu juga tidak di semua
teknis memiliki arsiparis seperti unit direktorat ketenagalistrikan
saat ini tidak memiliki arsiparis baik ahli maupun terampil, kalau
79
Nurwianty, Arsiparis Ahli Madya Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral. Wawancara (Tangerang, 27 Agustus 2018).
71
di setiap unit sudah memiliki arsiparis tentu saja kita tidak akan
keteteran…karena banyak sekali itu arsip yang seharusnya sudah
dipindahkan kesini ternyata belum, ya jadi kerjaan kita juga jadi
menumpuk. Diluar itu ya yang menjadi hambatan sarananya
ya..pasti ada saja yang kurang”80
Berdasarkan hasil wawancara diatas, hal tersebut disebabkan
karena terjadi penumpukan tugas kepada Bagian Arsip mengenai
penanganan arsip inaktif, seharusnya hal ini tidak terjadi apabila
manajemen kearsipan benar-benar diterapkan dari mulai penciptaan
sampai penyusutan sehingga terciptanya siklus hidup arsip yang lancar dan
Bagian Arsip tidak hanya menjadi gudang arsip melainkan benar-benar
menampung arsip yang memiliki nilai guna yang tinggi untuk keperluan
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Dan kurangnya jumlah
arsiparis yang tersedia di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral menyebabkan tumpang tindih tugas arsiparis yang
tidak diimbangi dengan jumlah SDM yang tersedia. Bukan hanya perihal
sosialisasi yang menjadi hambatan dalam menerapkan JRA, tetapi
kesalahan human error juga sering terjadi. Hal ini di utarakan oleh
informan ER dalam wawancara bahwa:
“Hambatan ya..kalo hambatan sih mbak pasti selalu ada ga dalam
penerapan JRA aja ya, semua kegiatan pasti punya hambatan.
Tapi hambatan itu pada dasarnya bisa di minimalisir. Hambatan
yang sering terjadi ya pasti human error sih mbak hehe apa lagi
seperti kita gini ya yang sudah tua pasti banyak errornya…81
”
80
Susanto, Kepala Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Wawancara
(Tangerang, 27 Agustus 2018). 81
Runnie, Arsiparis Ahli Madya Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.
Wawancara (Tangerang, 27 Agustus 2018).
72
Dalam hal ini penulis juga menanyakan bagaimana upaya yang
dilakukan dalam mengatasi hambatan tersebut. Berikut hasil wawancara
dengan informan TS:
“Upayanya satu kita tetap mengusulkan pengrekrutan pegawai
dengan mengangkat tenaga-tenaga profesional di bidang
kearsipan, mengusulkan kegiatan dan angaran. Kegiatan untuk
pengelolaan arsip, penataan, pembenahan, penyusutan,
penyerahan. Mengusulkan kegiatan pembinaan. Karena kita bukan
eksekutor jadi upaya yang dapat dilakukan adalah hanya
mengusulkan.”82
Berdasarkan wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa upaya
yang dapat dilakukan dalam mengatasi hambatan tersebut yaitu dengan
cara mengusulkan kepada pihak pimpinan agar dilakukan pengrekrutan
pegawai dengan mengangkat tenaga-tenaga professional dibidang
kearsipan. Selain itu memberikan kegiatan pelatihan kepada seluruh SDM,
seperti: diikut sertakan dalam pelatihan BIMTEK, maupun diikut sertakan
dalam diklat ANRI sebagai peningkatan kompetensi. Hal ini sesuai dengan
Undang-undang No. 43 Tahun 2009 Pasal 30 ayat 2 bahwa Lembaga
Kearsipan Nasional melaksanakan pembinaan dan pengembangan arsiparis
melalui upaya:
a. pengadaan arsiparis;
b. pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui
penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan
pelatihan kearsipan;
c. pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis; dan
d. penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber
daya kearsipan.83
82
Susanto, Kepala Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, wawancara. 83
Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, h.
21–22.
73
2. Sarana dan Prasarana
Berdasarkan hasil observasi, selain kurangnya SDM yang memadai,
hambatan yang diraskan oleh pihak Unit Pusat Arsip Kementerian Energi
dan Sumber Daya Mineral yaitu mengenai kurangnya fasilitas yang
menunjang jalannya sistem kearsipan salah satunya dalam proses
penyusutan. Faktor lain yang menjadi hambatan yaitu mengenai fasilitas
juga dirasakan oleh informan EN dan ER, keduanya mengatakan hal yang
serupa dalam wawancara:
“Sarana dan prasarana juga kita masih kurang ya mbak, kalau
dalam menerapkan JRA dalam penyusutan sih kita udah. Tapi pas
mau melakukan penyusutan di prosedur pemusnahan gitu ya jadi
hambatan sih..seperti mesin pencacah kita hanya memiliki satu itu
juga jadi hambatan banget tuh mbak karena volume arsip yang
mau dimusnahkan juga kan banyak ya tapi mesinnya cuma ada
satu. Itu yg menyebabkan arsip di sini masih bertumpuk-tumpuk
mbak, kalo dilihat dari besarnya gedung kita sudah sesuai
standar..ya tapi masih ada aja kurangnya. Ada juga tuh boks-boks
yang ga masuk ke lemari atau ga masuk ke roll o’pack karena juga
udah ga muat ya itu hambatan besar juga.”84
Berdasarkan wawancara di atas, kurangnya sarana dan prasarana juga
menjadikan hambatan, kurangnya tempat penyimpanan di Unit Pusat
Arsip menyebabkan penyusutan dari setiap unit-unit kerja menjadi
terkendala sehingga volume arsip juga semakin meningkat. Berdasarkan
hasil observasi, pemusnahan arsip dengan cara dicacah mengalami
hambatan dikarenakan mesin pencacah yang hanya tersedia satu alat,
sedangkan arsip yang disusutkan jumlahnya bertumpuk-tumpuk bahkan
berkarung-karung. Dengan demikian arsip-arsip yang menumpuk juga
84
Nurwianty, Arsiparis Ahli Madya Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral; Runnie, Arsiparis Ahli Madya Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral. Wawancara (Tangerang, 27 Agustus 2018).
74
membuat arsiparis kewalahan dalam mencari kembali arsip yang
dibutuhkan, serta biaya yang mahal dalam melakukan perawatan arsip
tersebut. Dalam hal pembuatan Peraturan Menteri mengenai Jadwal
Retensi Arsip sudah bagus, tetapi pimpinan tidak memikirkan sarana yang
mendukung untuk pengelolaan arsip itu sendiri. Sehingga pengelolaan
arsip menjadi terkendala terutama dalam kegiatan penyusutan.
Dalam hal ini upaya yang dilakukan yaitu mengusulkan renovasi
ketersediaan ruangan, mengusulkan penyediaan gedung baru, dan
mengusulkan sarana penyimpanan seperti roll o’pack atau lemari arsip,
mesin pencacah, guna mengindari terjadinya penumpukan arsip.
75
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai penelitian yang
telah dilakukan pada penerapan Jadwal Retensi Arsip dalam proses penyusutan
arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral dapat
disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:
1. Dalam pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral sudah menerapkan Jadwal
Retensi Arsip hanya saja belum dilakukan secara optimal karena beberapa
hal seperti kurangnya Sumber Daya Manusia yang memahami mengenai
Jadwal Retensi Arsip dan masih kurangnya sarana dan prasarana yang
menunjang dalam pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip.
2. Upaya yang dilakukan oleh Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral dalam mengatasi hambatan yaitu dengan
mengusulkan. Seperti mengusulkan pengrekrutan pegawai dengan
mengangkat tenaga-tenaga profesional di bidang kearsipan, mengusulkan
kegiatan dan anggaran. Kegiatan untuk pengelolaan arsip, penataan,
pembenahan, penyusutan, penyerahan. Dan mengusulkan kegiatan
pembinaan. Akan tetapi, pengusulan-pengusulan tersebut masih belum
sepenuhnya ditindak lanjuti oleh pihak yang berwenang.
76
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah diuraikan di atas, penulis akan
menyampaikan beberapa saran yang kiranya dapat dijadikan pertimbangan
bagi Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Adapun
saran-saran dari penulis sebagai berikut:
1. Pelaksanaan penyusutan arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral belum berjalan secara optimal karena masih terdapat
hambatan diantaranya kurangnya Sumber Daya Manusia (SDM) yang
memadai. Oleh karena itu, sebaiknya Unit Pusat Arsip Kementerian Energi
dan Sumber Daya Mineral melakukan pengrekrutan SDM yang lebih
berkompeten dalam bidang kearsipan. Selain itu terdapat kekurangan sarana
dan prasarana yang menunjang pelaksanaan penyusutan arsip, oleh karena
itu sebaiknya Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral melakukan pengusulan penambahan sarana dan prasarana seperti,
renovasi ketersediaan ruangan, penyediaan gedung baru, dan sarana
penyimpanan seperti lemari arsip, roll o’pack, dan mesin pencacah.
2. Pengusulan-pengusulan yang dilakukan oleh Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral dalam mengatasi hambatannya masih
belum sepenuhnya ditindak lanjuti oleh pihak yang berwenang, oleh karena
itu sebaiknya pimpinan Unit Pusat Arsip lebih menekankan kepada pihak
yang bewenang agar usulan-usulan yang sudah diajukan dapat direalisasikan
sehingga kegiatan penyusutan arsip dapat berjalan dengan baik.
77
DAFTAR PUSTAKA
AG. Subarsono. Analisis Kebijakan Publik (Konsep, Teori, dan Aplikasi).
Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2011.
Anon Mirmani. Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka, 2010.
Ardhillah, Nurul, dan Durinta Puspasari. ―Analisis Metode Retensi Arsip Dalam
Upaya Memperlancar Pelayanan di Rumah Sakit Islam Siti Hajar
Sidoarjo.‖ Jurnal Administrasi Perkantoran (JAP). Vol. 4, no. 3 (2016).
Arizola, Oktarino, dan Elva Rahmah. ―Pembuatan Jadwal Retensi Arsip (JRA) di
Kantor Wali Nagari Kajai Kabupaten Pasaman Barat.‖ Jurnal Ilmu
Informasi Perpustakaan dan Kearsipan. Vol. 2, no. 2 (2014): 3.
Arsip Nasional Republik Indonesia. Manajemen Arsip Inaktif. Jakarta: ANRI,
2002.
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara, 2013.
Bungin, Burhan. Penelitian Kualitatif. Jakarta: Kencana, 2007.
Bungin, M. Burhan. Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan
Publik, dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: Kencana, 2009.
Dedi Supriyadi. Pokonya Kualiatif: Dasar-dasar Merancang dan Melakukan
Penelitian Kualitatif. Jakarta: Pustaka Jaya, 2002.
Emzir. Analisis Data: Metode Penelitian Kualitatif. Yogyakarta: Gama Media,
2011.
Gunarto, Imam, dan Dwi Mudalsih. Materi Pokok Manajemen Pusat Arsip. 4 ed.
Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2013.
Gunawan, Imam. Manajemen Penelitian Kualitatif: Teori dan Praktik. Jakarta:
Bumi Aksara, 2013.
Hardiwardoyo, Sauki. ―Merumuskan Jadwal Retensi Arsip.‖ Suara Badar IV,
2002.
http://bapersip.jatimprov.go.id/images/artikel/Merumuskan%20Jadwal%2
0Retensi%20Arsip.pdf.
Indonesia. ―Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 47
Tahun 2015 Tentang Jadwal Retensi Arsip.‖ ANRI, 2015.
https://anri.go.id/jdih/peraturan/Perka_47_2015_ANRI.pdf.
78
———. ―Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan Undang-undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,‖ n.d.
http://www.anri.go.id/assets/download/58PP-No-28-Tahun-2012-tentang-
Pelaksanaan-UU-No-43-Tahun-2009.pdf.
———. ―Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012
Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan,‖ 2012.
———. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan (2009). https://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-
Tahun-2009-Tentang-Kearsipan.pdf.
Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN Press,
1999.
Iwhiwhu, Enemute Basil. ―Management of Records in Nigerian Universities:
Problems and Prospects.‖ The Electronic Library 23, no. 3 (2005): 345–
55.
Martono, Boedi. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen
Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994.
Moleong, Lexy J. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya,
2011.
Monanta, John C. ―What a Records Retention Schedule Is and Why You Need
One.‖ Overland Park: Information Management. Vol. 50, no. 2 (2016).
Mustari, dan Irawan. Materi Pokok Perancangan Jadwal Retensi Arsip. Jakarta:
Universitas Terbuka, 2009.
Narbuko, Cholid, dan Abu Achmadi. Metodologi Penelitian. Jakarta: Bumi
Aksara, 2009.
Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 052 Tahun 2006.
Jakarta, 2006.
Prastowo, Andi. Metode Penelitian Kualitatif dalam Perspektif Rancangan
Penelitian. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media, 2002.
Ramanda, Rulli Susfa, dan Sri Indrahti. ―Analisis Pengelolaan Arsip Inaktif
Terhadap Temu Kembali Arsip di Pusat Arsip (Record Center) Politeknik
Negeri Semarang.‖ Jurnal Ilmu Perpustakaan. Vol. 4, no. 3 (2015).
S. Nasution. Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif. Bandung: Tarsito, 2003.
Saiman. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002.
79
Sedarmayanti. Tata Kearsipan. Bandung: Mandar Maju, 2015.
———. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung:
Mandar Maju, 2003.
Sibali, Nawawi Dg. ―Penerapan Sistem Kearsipan Pada Kantor Arsip Darah
Kabupaten Kutai Barat.‖ Jurnal EKSIS. Vol. 6, no. 2 (2010): 1440–1605.
Smith, Judith Read, Mary Lea Ginn, dan Norman F. Kallaus. Record
Management. USA: South Westrn: Cincinnati, 2002.
Sujono. Materi Pokok Penilaian dan Penyusutan Arsip. Tangerang Selatan:
Universitas Terbuka, 2007.
Sujono. Manajemen Arsip Inaktif. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2014.
Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan
Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,
2003.
Supastiwi, Zita Asih. ―Konsep Dasar Penyusutan Arsip.‖ Universitas Terbuka,
2014. http://repository.ut.ac.id/4145/1/ASIP4402-M1.pdf.
Wijaya, Recki Ari, Bambang Budi Wiyono, dan Ibrahim Bafada. ―Pengelolaan
Kearsipan.‖ Jurnal Administrasi dan Manajemen Pendidikan. Vol. 1, no. 2
(2018).
Wursanto, Ignatius. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius, 1991.
Yanti, Rani Nova, dan Malta Nelisa. ―Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di
Kantor Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM)
Provinsi Sumatera Barat.‖ Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan
Kearsipan. Vol. 3, no. 1 (2014).
LAMPIRAN – LAMPIRAN
Lampiran 1
1. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Keuangan
2. Berita Acara Pemusnahan
3. Berita Acara Penyerahan
4. Kondisi Arsip Sebelum Dipilah
5. Mesin Pencacah
6. Ruang Penyimpanan Menggunakan roll o’pack dan Ruang Penyimpanan
Menggunakan Rak
Lampiran 2
1. Wawancara dengan Informan I (Bapak Tukiran Heru Susanto)
2. Wawancara dengan Informan II (Ibu Eny Nurwiyanti)
3. Wawancara dengan Informan III (Ibu Eka Runnie)
Lampiran 3
BIODATA PENULIS
MARTANI PUDYASTUTY. Lahir di Jakarta,
27 November 1996, anak bungsu dari tiga
bersaudara pasangan Alm. Bapak Tri Sanjaya
dan Ibu Nurhayati. Bertempat tinggal di Jalan
Muhasyim Gang Sate 1, No. 33E
RT.04/RW.01, , Kel. Larangan Indah, Kec.
Larangan, Kota Tangerang, Banten. Pendidikan
yang pernah ditempuh penulis antara lain: SDN Kreo 06 Tangerang
(2002-2008). Kemudian melanjutkan di SMP YMIK Jakarta Barat
(2008-2011) dan melanjutkan di SMAN 101 Jakarta Barat (2011-
2014). Pada tahun yang sama penulis melanjutkan pendidikan Strata I
di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta Fakultas Adab
dan Humaniora Program Studi Ilmu Perpustakaan. Dan
menyelesaikan kuliahnya dengan menulis skripsi berjudul
“Penerapan Jadwal Retensi Arsip dalam Proses Penyusutan Arsip di
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.”
Semasa kuliah penulis pernah mengikuti organisasi Himpunan
Mahasiswa Jurusan (HMJ) sebagai anggota Divisi Komunikasi dan
Informasi Periode 2015 dan Sekretaris Divisi Kemahasiswaan Periode
2016. Penulis pernah menjalani Praktek Kerja Lapangan (PKL) di
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral pada
tahun 2017 selama satu bulan, dan pada tahun yang sama penulis juga
menjalani program Kuliah Kerja Nyata (KKN) di Desa Batok, Kec.
Tenjo, Kab. Bogor selama satu bulan.
![[PPT]PERISTIWA SETELAH TANGGAL NERACA - …staff.ui.ac.id/system/files/users/martani/material/... · Web viewEmpat PilarStandarAkuntansi Indonesia Standar Akuntansi Keuangan SAK-ETAP](https://img.pdfslide.net/doc/110x75/5c8929d709d3f2ff638cb486/pptperistiwa-setelah-tanggal-neraca-staffuiacidsystemfilesusersmartanimaterial.jpg)
