A. Pengertian Database dan Microsoft Access

1. Database

Sebelum kita membahas tentang Microsoft Access ada baiknya jika kita terlebih

dahulu mengetahui apa yang dimaksud dengan database.

Database adalah kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling berkaitan

untuk menghasilkan informasi. Data digunakan sebagai masukan yang akan diolah

Menjadi informasi.

Database dapat diartikan sebagai sekumpulan data (dalam hal ini berupa tabel)

atau informasi yang terdiri dari atas satu atau lebih tabel yang saling berhubungan

antara satu dengan yang lain, dan pengguna mempunyai wewenang untuk

mengakses data tersebut, baik menambah, mengganti, menghapus, dan mengedit

data dalam tabel-tabel tersebut.

2. Microsoft Access

Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional

yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data

dengan kapasitas yang besar.

Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional

yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data

dengan kapasitas yang besar.Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft

Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga

memudahkan pengguna. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman

berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu

pemrograman berorientasi objek.

B. Komponen Utama pada Microsoft Access

1. Table.

Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan

sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek. Table terdiri atas :

Field Name : atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom.

Record : Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang menempati

bagian baris.

Sebelum menuangkan rancangan tabel ke dalam tabel, ada beberapa hal yang

harus di perhatikan termasuk istilah-istilah yang mungkin saja belum diketahui,

diantaranya adalah:

1. Tentukan jumlah dan jenis field sehingga data dapat disimpan di dalam field-field

yang sesuai.

2. Tentukan tipe data (data type) masing-masing field, sehingga data dapat disimpan

di dalam field sesuai dengan jenisnya. Field Name, menunjuk nama kolom (field)

dari tabel atau boleh disebut juga judul kolom. Bisa berisi sampai 64 karakter,

boleh menggunakan spasi, huruf dan angka, tetapi tidak boleh menggunaka: (.),

(!), ([]), spasi di awal karakter.

3. Tentukan ukuran field (field size) agar data tersimpan sesuai dengan ukurannya

dan tidak terjadi pemborosan memori.

4. Tentukan kunci utama suatu tabel (primary key), maksud kunci utama adalah jika

hendak mencari suatu data maka cukup menggunakan kunci tersebut yang

bersifat unik dan tidak kembar untuk masing-masing data. Contoh field yang bisa

dijadikan Primary Key adalah “Nip” dari pegawai, “Nim” dari mahasiswa, dll.

5. Jangan lupa menyimpan tabel yang telah dibuat, agar pekerjaan tidak sia-sia.

Langkah membuat Tabel

1. Pada jendela database klik tabel

2. Klik dua kali create tabel in design view

3. Pada jendela tabel ketikkan field-field tabel barang beserta tipe datanya, jangan

lupa tentukan Kode_Barang sebagai Primary Key, seperti gambar di bawah ini:

4. Pilih File -> Save. Ketikan Nama Tabel, karena tabel ini berkaitan dengan barang,

maka disimpan dengan nama “Tbl_Barang”

5. Tabel Barang sudah selesai dibuat. Tutup tabel untuk membuat tabel-tabel

lainnya.

Membuka dan mengisi tabel

Sebelum kita dapat menambah suatu record ke dalam tabel, anda harus

membuka database dan tabel-tabelnya (jika belum dibuka). Untuk membuka

database, pilih Open Database dari menu File. Pilih database yang diinginkan dan

pilih OK. Ketika database telah terbuka, periksa window database. Pastikan bahwa

kata Tables muncul pada bagian atas kotak daftar. Jika tidak, klik tombol Tables pada

bagian kiri kotak daftar tersebut . sebuah daftar akan menampilkan objek-objek

tabel yang ada dalam database. Klik dua kali objek tabel yang diinginkan, atau pilih

tabel yang diinginkan dan pilih Open. Kemudian sebuah tabel akan muncul,

menampilkan baris-baris dan kolom-kolom kosong seperti sebuah spreadsheet.

Menambah, Menghapus, dan Menyisipkan Field

Berikut adalah penjelasan field properties pada access 2003:

Properties Keterangan

Field size Menentukan ukuran data dalam suatu field, khusus untuk tipe data Text, Number dan Autonumber

Format Untuk mengatur tampilan text, waktu, angka, yang ditampilkan pada layar ataupun pada printer

Input mask Menentukan tampilan pada saat data dimasukkan, juga untuk mengendlikan nilai yang dimasukkan

Desimal places Menentukan jumlah angka desimal yang diinginkan

Caption Untuk menampilkan informasi yang berguna untuk user sebagai judul kolom, form atau laporan

Default value Menentukan nilai yang otomatis akan diisikan pada field saat ketika record baru dibuat. Tidak berlaku untuk tipe data auto number dan OLE Object

Validation Text Digunakan untuk menampilkan keterangan atau pesan apabila data yang dimasukkan tidak sesuai dengan batasan data yang telah diberikan pada field tertentu

Validation rules Untuk mengontrol masukknya data pada suatu field sesuai dengan batasan yang telah ditentukan

Required Menentukan apakah suatu field harus diisi atau tidak harus diisi

Allow Zero Length Menentukan definisi nilai blank (“ “) serta membedakanya dengan nilai null. Hanya berlaku untuk tipe data text, memo, dan hyperlink

Indexed Membuat index pada field bersangkutan

Mengganti Nama Tabel

Apabila suatu saat akan mengganti nama suatu tabel yang pernah dibuat

sebelumnya, maka caranya adalah:

Klik kanan pada salah satu nama tabel yang sudah dibuat, kemudian Klik RENAME

Gantilah nama tabel sesuai yang diinginkan

Menghapus Tabel

Jika sebuah tabel tidak diperlukan lagi, kita bisa menghapus atau membuangnya.

Cara yang harus kita lakukan adalah sebagai berikut:

Dalam tab Tables, klik nama tabel

Tekan tombol Delete pada keyboard

Microsoft Access akan meminta konfirmasi. Klik Yes untuk menghapus tabel atau

No bila tidak jadi menghapus tabel

2. Query ( SQL / Structured Query Language ).

Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database. Digunakan

untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data. Query

dibedakan menjadi 2, yaitu :

DDL (Data Definition Language) : digunakan untuk membuat atau

mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi antar tabel dan

sebagainya.

DML (Data Manipulation Language) : digunakan untuk manipulasi database,

seperti : menambah, mengubah atau menghapus data serta mengambil informasi

yang diperlukan dari database.

3. Form.

Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan

data (output), memeriksa dan memperbaharui data.

4. Report.

Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan mencetak

data secara efektif.

5. Tipe Data.

Field - field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa

tipe data dalam Access, yaitu :

Text

Memo

Number

Date/Time

Currency

Auto Number

Yes/No

OLE objek

Hyperlink

Lookup Wizard

Tipe Data Keterangan Ukuran

Text Berisi karakter atau alpha numueric, berupa teks, penggabungan teks dan angka, atau angka yang tidak digunakan dalam perhitungan atau kalkulasi

0-255 karakter

Memo Berisi karakter alpha numeric yang lebih panjang dari 255 karakter atau teks paragraf

Dapat menampilkan karakter sampai dengan 65.535 karakter dalam satu buah kontrol dengan ukuran mencapai 2 GB

Number Berisi angka yang dapat digunakan dalam perhitungan atau kalkulasi, kecuali nilai mata uang

1,2,4 atau 8 byte

Date/time Digunakan untuk data yang digunakan dalam perhitungan atau kalkulasi, kecuali nilai mata uang

8 byte

Currency Digunakan untuk data yang berisi nilai mata uang

8 byte

Autonumber Berisi nilai numeric yang bersifat unik yang secara otomatis akan terisi ketika menambah data baru dan dapat digunakan sebagai primary key

4 byte

Yes/no Berisi nilai boolean, yang digunakan untuk field yang berisi nilai true (yes) atau false (no)

1 bit (8 bit = 1 byte)

OLE Object Berupa gambar, suara dan video Sampai 1 GB

Attachment (pada access 2007)

Digunakan untuk menyimpan file digital images dan beberapa type file binary, seperti gambar, image, dan file office

Untuk file attachment yang dikompress bisa mencapai 2 GB, untuk file yang tidak dikompress bisa 700kb tergantung dari kompresi file-nya

Lookup Wizard Tipe data ini bukan tipe data yang sebenarnya, hanya digunakan untuk menampilkan data dari tabel atau query lain

Tergantung besarnya data yang diambil atau data yang disimpan

C. Membuat Database (New Project) dengan Microsoft Access

Langkah – langkah untuk membuka Microsoft Access dan membuat database :

Click Start ->All Program -> Microsoft Office ->Microsoft Access

Kemudian akan tampil jendela Microsoft Access,lalu click Blank Database untuk

membuat database.

Ketik nama database yang Anda inginkan kemudian click tombol create.

D. Mengubah Datasheet Tabel

Untuk megubah tampilan datasheet tabel, pada tab home, dalam group font klik

salah satu tombol perintah pengaturan tampilan datasheet tabel berikut ini:

E. Mengambil Data dari Luar (Import Data)

Untuk mengambil data berjenis database Access 2007 dari luar (Import Data) dan

menempatkannya pada database yang sedang aktif, ikuti langkah berikut :

1. Aktifkan Access 2007, kemudian buka file database yang ingin ditambah data dari

luar. 2. Pilih dan klik tab External Data, apabila data yang akan diambil data-datanya

berupa database access. Pilih dan klik Access pada group Import. Maka akan

muncul kotak dialog Get External Data –Access Database yang pertama.

3. Pada kotak isian File name, browse file yang akan diambil data-datanya. Tandai

atau klik pilihan Import tables, queries, forms, reports, macros, and modules

into the current database. Maksudnya adalah Anda dapat memasukkan tabel,

query, form, report macro atau modul ke dalam database yang sedang aktif.

Kemudian klik OK. Dengan langkah ini akan muncul kotak dialog Import Objects.

4. Pada kotak dialog tersebut pilih dan klik object yang akan diimport. Untuk

pengaturan lebih lanjut, klik tombol perintah Options. Pada kotak dialog Option

tersebut, lakukan pemilihan sesuai dengan keinginan Anda. Kemudian Klik OK.

Maka akan ditampilkan kotak dialog Import Object berikutnya.

5. Pada kotak dialog tersebut, jika Anda ingin menyimpan langkah-langkah dalam

pengambilan data (import data) tandai atau klik Save import steps . Jika tidak,

klik tombol perintah Close. Dengan langkah ini maka objek database yang telah

kita pilih tadi akan masuk ke database yang sedang aktif.

Sedangkan bila Anda ingin mengambil data berjenis lembar kerja (spreadsheet)

dari luar dan menempatkannnya pada database yang sedang aktif, ikuti langkah

berikut :

1. Aktifkan Access 2007, kemudian buka file database yang ingin ditambah data

dari luar.

2. Pilih dan klik ribbon menu External Data, pilih dan klik Excel pada bagian menu

Import. Maka akan muncul kotak dialog Get External Data –Excel Spreadsheet

yang pertama.

3. Pada kotak isian File name, browse file yang akan diambil data-datanya. Tandai

atau klik pilihan Import the source data into a new table in the current

database. Maksudnya adalah Anda dapat memasukkan data yang ada pada

speadsheet ke dalam database yang sedang aktif atau jika Anda ingin

menambahkan record-record data yang ada pada spreadsheet ke dalam tabel

yang ada pada database pilih dan tandai Append a copy of the records to the

table : dan pilih tabel yang akan dituju pada kotak daftar pilihan. Kemudian klik

OK. Dengan langkah ini akan muncul kotak dialog Import Speadsheet Wizard

yang pertama.

4. Pada kotak dialog tersebut, beri tanda atau klik tombol pilihan Show

Worksheets. Kemudian pilih dan klik nama tab sheet yang datannya ingin Anda

ambil. Untuk melanjutkan ke kotak dialog berikutnya, klik tombol perintah Next.

Kotak dialog Import Speadsheet Wizard yang kedua akan ditampilkan.

5. Agar Access 2007 menganggap baris pertama data atau judul kolom yang ada

pada lembar kerja (spreadsheet) sebagai nama field, klik kotak cek First Row

Contains Column Headings. Kemudian klik tombol perintah Next.

6. Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan dan pengaturan masing-masing

field dengan cara memilih dan mengklik kolom (field name) yang ingin Anda atur,

kemudian lakukan pengaturan pada kotak Field Option yang ada di atasnya.

Setelah melakukan pemilihan dan pengaturan klik tombol perintah Next, untuk

melanjutkan ke kotak dialog berikutnya.

7. Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan dan pendefinisian primary key

untuk tabel baru yang akan dibentuk. Setelah melakukan pemilihan dan

pengaturan klik tombol perintah Next, untuk melanjutkan ke kotak dialog

berikutnya.

8. Pada kotak isian Import to Table, ketikkan nama tabel baru yang diinginkan.

Kemudian klik tombol perintah Finish. Maka akan ditampilkan kotak dialog

berikutnya.

9. Pada kotak dialog tersebut, jika Anda ingin menyimpan langkah-langkah dalam

pengambilan data (import data) tandai atau klik Save import steps. Jika tidak,

klik tombol perintah Close. Dengan langkah ini maka Excel Spreadsheet yang

telah kita atur tadi akan masuk ke database yang sedang aktif.

Sumber:

http://jeje.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/34908/10.+Pengenalan+Microsoft+Access.pdf

http://ekowidodo.lecture.ub.ac.id/files/2011/09/PRAKTIKUM-ACCESS.pdf

http://www.academia.edu/7939129/Mengolah_Data_menggunakan_Ms.Access

https://books.google.co.id/books?id=ChDNLXT5USIC&pg=PA34&lpg=#v=onepage&q&f=false

http://modul.mercubuana.ac.id/modul/Mata%20Kuliah%20Ciri%20Universitas/Andi%20Nugroho%2

0-

%20Aplikasi%20Komputer%20%5B90001%5D/Modul%20Aplikasi%20Komputer%20%5BTM12%5D.d

oc

Sumber gambar:

http://www.techonthenet.com/access/tables/import_table2007.php

http://www.addictivetips.com/microsoft-office/access-2010-import-worksheet-from-excel-2010/