Pengurusan latihan dan perkembangan staf

Pengenalan

Mengagihkan tugas dan tanggungjawab kepada pekerja belum boleh memastikan ianya dilaksanakan dengan lebih

baik. Kehendak dan keperluan tugas perlu diseimbangkan dengan kebolehan seseorang. Kedua-duanya adalah sama

penting. Setelah seseorang itu mahir dalam sesuatu bidang kerja potensinya masih boleh dibangunkan dan

kemahirannya diperkembangkan bagi menghadapi tanggungjawab yang lebih besar dan lebih mencabar lagi.

Latihan diberikan kepada pekerja bagi membolehkannya memikul sesuatu tugas dan tanggungjawab dengan lebih berkesan.

Namun begitu, manafaatnya boleh dirasai seterusnya apabila pekerja tersebut mampu membangunkan atau

memperkembangkan potensi dirinya untuk memikul lain-lain tanggungjawab yang lebih mencabar pada masa

hadapan. Bagi tujuan ini, program-program perkembangan staf adalah perlu dilaksanakan.

Program-program latihan dan perkembangan staf boleh dilaksanakan dalam pelbagai bentuk seperti:

• ceramah dan aktiviti dalam bilik darjah

• simulasi tentang sesuatu situasi

• bimbingan kerja atau latihan semasa kerja

• pengagihan tugas secara putaran atau giliran yang berubah-ubah

• permainan menguji akal (management games)

• sesi perbincangan atau mesyuarat pembangunan staf

Fungsi Latihan dan Perkembangan Staf

Walaupun program latihan dan perkembangan staf bukan merupakan jawapan kepada kesemua masalah, ianya

berupaya memberi sumbangan dalam menguruskan sesebuah organisasi.

Program latihan dan perkembangan staf yang

dirancang dan dilaksanakan dengan baik akan menguntungkan kedua-dua pihak; pekerja dan organisasi

2.2.1 Meningkatkan Ilmu dan Kemahiran

Melalui latihan, pekerja-pekerja berpeluang meningkatkan ilmu dan kemahiran diri. Contohnya, sewaktu Kurikulum

Bersepadu Sekolah Rendah dan Menengah (KBSR dan KBSM) diperkenalkan pada akhir tahun 80an dahulu, ramai

guru-guru di sekolah telah dihantar berkursus.

Hasilnya ialah guru-guru tersebut telah mendapat pengetahuan tentang kandungan KBSR dan KBSM serta

bagaimana melaksanakannya selaras dengan apa yang dihasratkan oleh Kementerian Pendidikan.

Sesetengah sekolah turut menjalankan program-program latihan secara dalaman yang dikendalikan samada oleh

guru sumber maupun Pengetua sekolah sendiri.

2.2.2 Persediaan Untuk Tugas atau Tanggungjawab Baru

Program-program latihan dan perkembangan staf juga berfungsi menyediakan pekerja untuk memikul tugas dan

tanggungjawab yang baru dan berbeza daripada yang biasa dilakukannya. Seseorang bakal pemimpin diperingkat

rendah sekalipun akan lebih yakin memegang jawatan barunya jika dibekalkan dengan pengetahuan dan pendedahan

awal yang mencukupi.

2.2.3 Membangunkan Kemahiran dan Kepakaran Pekerja

Dalam organisasi yang dinamik yang mana anggotanya boleh berfungsi dengan berkesan, program-program

perkembangan staf dalam bidang-bidang tertentu akan membantu membangunkan kebolehan atau kemahiran sedia

ada. Kemahiran dan bakat maupun kecenderungan pekerja dalam pelbagai bidang, jika digilap dengan baik akan

menjadi aset berguna bagi organisasi. Ini adalah kerana ahli-ahli yang berkemahiran tinggi mampumenyumbang

secara lebih berkesan ke arah kemajuan organisasi yang dianggotainya.

2.2.4 Menyelesaikan Masalah Dalam Organisasi

Walaubagaimana lancarnya perjalanan sesebuah organisasi itu, ianya tidak terkecuali daripada menghadapi masalah.

Kerapkali masalah-masalah ini boleh dikaji dan punca-puncanya boleh dikenalpasti. Sekiranya masalah itu berpunca

daripada kekurangan ilmu, pendedahan tentang sesuatu bidang maupun kurang kemahiran tertentu, maka program-

program latihan yang spesifik boleh diatur untuk menyelesaikannya.

2.2.5 Menangani Perubahan

Dengan arus perubahan baik dalam organisasi maupun persekitarannya, pada masa kini, kemahiran dan pengetahuan

sedia ada kadangkala tidak memadai untuk menjalankan tugas dan tanggungjawab dengan baik dan lancar. Banyak

isu-isu baru, konsep-konsep pengurusan terkini serta kemahiran-kemahiran baru yang canggih turut menyumbang

kepada perubahan struktur dan persekitaran organisasi masa kini. Setiap ahli perlu mengetahui peranan baru mereka

serta kesan daripada perubahan ini ke atas kerja mereka serta organisasi keseluruhannya. Dalam hal ini sesi- sesi

latihan dan perkembangan staf perlu sentiasa diadakan bagi mengemaskinikan pengetahuan dan kemahiran setiap

anggota organisasi. Seseorang pemimpin memainkan peranan utama dalam menyedari perubahan yang berlaku di

sekitar organisasinya dan bagaimana perubahan ini dapat dihadapi dengan lebih baik.

2.2.6 Kenaikan Pangkat

Anggota-anggota atau ahli organisasi yang berkaliber dan berbakat sebagai pemimpin mungkin menerima kenaikan

pangkat pada sesuatu tahap dalam kerjayanya. Bagi menyediakan diri dari segi pengetahuan tentang tugas dan

tanggungjawabnya yang lebih mencabar dan memerlukan daya pemikiran yang lebih tinggi, maka kursus-kursus

secara formal akan diatur. Bidang yang dipelajari mungkin mencakupi pelbagai aspek sosial dan profesional.

2.2.7 Pengiktirafan

Terdapat ramai pekerja dan ahli organisasi yang bekerja keras dan cemerlang dengan semangat profesionalisme

yang tinggi. Namun, atas sebab-sebab tertentu mereka mungkin tidak dinaikkan pangkat. Ini tidak bermakna pihak

pengurusan tidak menghargai kesungguhan, dan kepakaran kerja yang mereka telah tunjukkan. Untuk tujuan ini,

banyak organisasi yang menghantar pekerja- pekerja yang cemerlang berkursus di luar sebagai tanda penghargaan

dan pengiktirafan ke atas kecemerlangan yang telahtelah mereka tunjukkan.

Pengiktirafan sebegini walaupun tidak mendatangkan keuntungan dari segi kewangan, masih dapat memberi

kepuasan kepada pekerja-pekerja atau ahli-ahli berkenaan di mana mereka berpeluang meluaskan pengetahuan dan

memperolehi pengalaman baru.

2.3 Langkah-Langkah Pelaksanaan Program Latihan dan Perkembangan 2.3.1 Menentukan Keperluan

Langkah pertama sebelum membuat perancangan jangka panjang program-program latihan ialah menentukan

keperluan organisasi. Ini adalah bertujuan memastikan hanya jenis latihan yang benar- benar perlu dan sesuai ke

arah mencapai matlamat organisasi sahaja yang dijalankan. Ini dapat mengelakkan pembaziran masa, tenaga dan

kewangan organisasi tersebut. Maklumat tentang keperluan latihan boleh diperolehi dengan cara mengenalpasti

kesesuaian tugas dengan latar belakang dan kemahiran pekerja. Sesebuah organisasi yang mempunyai ahli-ahli yang

muda dan kurang pengalaman dalam banyak bidang tentu sahaja mempunyai keperluan latihan yang berbeza

berbanding dengan organisasi yang lebih mantap dan mempunyai ahli-ahli yang telah lama bertugas.

2.3.1.1 Penilaian Prestasi

Satu lagi sumber bagi mengetahui keperluan latihan dan perkembangan staf ialah melalui penilaian prestasi tahunan

staf. Penilaian prestasi yang baik akan memberi maklumat tentang bidang-bidang kemahiran yang diperlukan oleh

anggota-anggota dalam organisasi. Pemimpin-pemimpin dan ahli-ahlinya perlulah menyedari kepentingan penilaian

prestasi dari segi perkembangan potensi individu dan juga organisasi yang mereka anggotai.

2.3.1.2 Cadangan Ketua

Pemimpin atau ketua yang peka serta mempunyai matlamat yang jelas seharusnya boleh mengenalpasti siapakah di

antara ahli-ahli di bawahnya serta bidang-bidang latihan yang boleh mereka ikuti. Latihan-latihan ini mungkin bagi

tujuan mendapatkan kemahiran baru, melicinkan tugas dan mengelak masalah berulang maupun meningkatkan

potensi individu dan organisasi. Ketua kemudiannya akan mencadangkan mana-mana ahli dan bidang-bidang

latihan yang diperlukannya.

2.3.1.3 Merancang Program Latihan

Setelah keperluan latihan dikenalpasti dari segi bidang, individu atau kumpulan terlibat, perancangan perlulah

dibuat. Beberapa faktor yang perlu diambilkira ialah sama ada latihan akan memerlukan sumber-sumber dalaman

atau luaran dan kos yang diperlukan.

Sekiranya sesuatu program itu dibuat secara dalaman dan di premis sendiri, kosnya mungkin rendah berbanding

dengan program yang melibatkan pihak luar.

Aspek keberkesanan sesuatu program juga perlu diambilkira dalam membuat perancangan .

Bagi sesi perkembangan staf yang bersifat latihan semasa kerja, objektif-objektif yang jelas dan jangkamasa

pelaksanaan perlu dirangka. Pihak yang bertanggungjawab melaksanakan sesi-sesi ini, seperti kakitangan sumber,

maupun ketua jabatan sendiri perlu dikenalpasti dan terlibat membuat perancangan.

Bagi tujuan melaksanakan program latihan di luar pula, butir-butir lanjut tentang peserta, penganjur, pemudahcara,

tempat latihan dan kos perlu diambilkira. Sekiranya butir- butir yang tepat tidak diperolehi, anggaran boleh

digunakan.

2.3.2 Mentadbir/Melaksanakan Program

Perancangan yang teliti sebaik-baiknya diikuti pula oleh pelaksanaan atau pentadbiran yang kemas dan teratur.

Sekiranya melibatkan sumber-sumber dari luar organisasi, pihak-pihak terlibat perlulah dimaklumkan terlebih

dahulu. Kepastian perlu dibuat seawal mungkin supaya tidak menimbulkan banyak masalah di luar jangkaan. Sekiranya menggunakan sumber dalaman, persetujuan dan kepastian semua pihak dari segi masa dan bidang latihan masih perlu dibuat lebih awal. Ini memudahkan semua pihak yang berkenaan membuat perancangan dan pengubahsuaian awal tentang kerja-kerja dan tanggungjawab mereka yang lain. Makluman dan tindakan yang telah dan akan dijalankan hendaklah direkodkan dengan kemas. Surat-menyurat, sijil-sijil dan semua urusan sebelum dan selepas latihan perlulah diuruskan sebaik- baiknya. Bahan-bahan bercetak, peralatan dan kemudahan seperti alat pandang dengar, alat-alat bantu mengajar dan bilik darjah yang sesuai perlu disediakan seawal yang mungkin. Lain-lain hal yang

perlu diambilkira ialah persediaan makanan (jika ada), kemudahan untuk pemudahcara/penceramah, dan lain-lain

hal berkaitan keselesaan dan kelancaran perjalanan kursus atau sesi latihan. Satu cara yang mudah untuk

memastikan kelicinan sesi latihan atau kursus ialah dengan menyediakan senarai semak yang ringkas dan lengkap.

Seperkara yang amat penting ialah menyimpan dan mengemaskini rekod-rekod latihan walau apa juga bentuknya.

Rekod-rekod ini akan menyatakan individu yang terlibat beserta bidang-bidang latihan yang telah dilaksanakan.

Maklumat sebegini adalah amat berharga bagi membantu sesebuah organisasi dalam membuat perancangan

strategik. Ianya akan menyatakan bidang-bidang kemahiran dan kepakaran yang wujud dalam sesuatu organisasi.

Kemahiran dan kepakaran ini hendaklah dipergunakan secara yang ‘optimum’ bagi mencapai matlamat organisasi.

2.3.3 Menilai Keberkesanan Program

Bagi memastikan organisasi mendapat pulangan yang maksimum daripada pelaburannya dalam program latihan dan

perkembangan staf, penilaian yang sistematik mestilah dijalankan.

Langkah pertama ialah menentukan kriteria yang hendak diukur atau dinilai dengan penetapan objektif perlakuan

yang jelas dan sebaiknya boleh ukur secara pemerhatian maupun bertulis. Di mana sesuai, ujian pra dan pasca

latihan boleh digunakan. Ini bertujuan untuk mengetahui pengetahuan sedia ada dan sebarang nilai tambah yang

diperolehi hasil daripada program latihan yang telah diikuti oleh peserta.

Penilaian dari segi keberkesanan kandungan dan penyampaian kursus dan sesi perkembangan staf boleh diperolehi

melalui maklumbalas peserta atau ahli yang terlibat.

Maklumbalas mungkin berbentuk

perbincangan selepas sesuatu sesi, atau penilaian bertulis dengan menggunakan objektif-objektif yang telah

ditentukan.

Penilaian dari segi sumbangan terhadap organisasi pula boleh dibuat dalam jangkamasa yang agak panjang.

Keberkesanan sesuatu program atau beberapa siri latihan boleh diukur dengan melihat penurunan atau kenaikan

kadar-kadar tertentu dalam organisasi. Misalnya penurunan kadar peratusan kemalangan atau kecederaan, kadar cuti

sakit, kadar ponteng, peningkatan prestasi bidang-bidang tertentu dan lain-lain lagi.

Sekiranya kriteria yang hendak dinilai melibatkan kemahiran kerja seperti cara mengendalikan pelanggan, serta cara

berkomunikasi, maka perubahan tingkahlaku dan keupayaan seseorang pekerja memindahkan ilmu kepada tugas

boleh juga digunakan sebagai ukuran. Misalnya seorang telefonis yang dahulunya sering gagal mengendalikan

pelbagai karenah pelanggan, setelah menerima latihan, berubah menjadi pekerja yang lebih berkesan, membuktikan

keberkesanan latihan yang telah diikutinya.

2.3.4Kesimpulan

Walaupun kebanyakan pekerja telah menerima latihan awal bagi menjalankan tugas, program-program

perkembangan staf boleh menyediakan mereka dengan kemahiran bagi tugas yang lebih mencabar pada masa

hadapan. Dalam banyak hal, latihan adalah juga bertujuan untuk perkembangan dan pembangunan staf atau pekerja.

Bagi memaksimumkan program-program latihan

dan perkembangan, kajian

keperluan perlulah dibuat terlebih dahulu. Keperluan yang dikenalpasti melibatkan bidang-bidang kemahiran dan

kumpulan sasaran atau individu tertentu.

Hasilnya membolehkan penentuan objektif-objektif yang jelas dan selari dengan keperluan organisasi.

Perancangan jangka panjang dan pendek bertujuan memastikan kelicinan perjalanan program-program latihan dan

perkembangan staf. Ia juga di buat berdasarkan kemampuan, matlamat dan keperluan organisasi.

Pelaksanaan dan pentadbiran latihan dan perkembangan staf perlu dikawalselia dengan baik bagi melicinkan

perjalanan program dan memastikan organisasi mendapat manafaat sepenuhnya.

Akhir sekali, tiada ertinya sesuatu latihan dijalankan sekiranya keberkesanan dan pulangan kepada organisasi tidak

dapat dilihat maupun diukur.

Untuk tujuan ini, satu bentuk penilaian keberkesanan program latihan perlu dirangka bagi memastikan pekerja

mendapat kemahiran baru, atau nilai tambah dan mampu menggunakannya dalam menjalankan tugas.

Walaupun kebanyakkan pekerja telah menerima latihan awal bagi menjalankan tugas, mereka yang berpotensi untuk

maju akan memerlukan program perkembangan staf. Melalui perkembangan staf mereka akan dilengkapkan dengan

kemahiran dan pengetahuan yang lebih mencabar.

Bagi memaksimumkan program-program latihan dan perkembangan staf, keperluan bidang-bidang latihan perlu dikenalpasti dan perancangan jangka panjang serta pendek perlu dibuat. Objektif-objektif yang jelas perlu digariskan selari dengan matlamat organisasi. Pelaksanaan dan pentadbiran latihan dan perkembangan staf perlu dikawalselia dengan baik bagi melicinkan perjalanan program.

2.4 Pengurusan Latihan Dan Perkembangan Staf 2.4.1 Kes 1: Aktiviti Kokurikulum Yang Terabai

Encik Ahmad baru setahun bertukar ke Sekolah Menengah Seri Aman, sebuah sekolah gred A di pinggi bandar.

Pengetua terdahulu, yang kini telah bersara merupakan seorang yang kurang ‘commitment’ terhadap pencapaian

Falsafah Pendidikan Kebangsaan. Hasilnya, kegiatan kokurikulum di sekolah itu tidak dapat dilaksanakan

sepenuhnya. Murid-murid kurang bergiat dalam aktiviti luar bilik darjah. Sudah beberapa tahun Sekolah Menengah

Seri Aman tidak pernah memasuki pusingan akhir sebarang pertandingan jauh sekali memenanginya. Guru-guru

penasihat, sebahgian besarnya kurang berminat. Sebahagian lagi kurang faham tentang selok-belok mengendalikan

aktiviti kokurikulum secara berkesan.

Soalan: a) Kaji faktor-faktor yang mungkin menyumbang kepada tidak berkesannya aktiviti kokurikulum. b.

Jika anda adalah Encik Ahmad, apakah langkah-langkah atau tindakan yang anda akan ambil bagi membangunkan

guru-guru penasihat bagi menghidupkan kembali aktiviti kokurikulum di Sekolah Menengah Sri Aman?

2.4.2 Kes 2: Mencurah Air Di Daun Keladi

Cikgu Asnah telah melaksanakan pelbagai jenis latihan berbentuk kursus-kursus dalaman untuk pekerja-pekerja di

sekolahnya, termasuk guru dan staf sokongan. Objektifnya hanya satu; bagi meningkatkan prestasi pelajar-

pelajarnya di bidang kurikulum. Kelas-kelas tambahan untuk murid-muridnya turut berjalan seperti dijadualkan.

Cikgu Asnah merasa agak kecewa setelah mendapati kesemua usaha dan penat lelahnya selama ini tidak

membuahkan hasil. Bila dikaji keberkesanan program-program tersebut, ibarat mencurah air di daun keladi.

Kelihatannya hanya beliau seorang sahaja yang bersemangat hendak menjayakan matlamat sekolah.

Guru- gurunya, walaupun akur dan

menghormatinya, bersikap acuh tak acuh sahaja. Mereka mengajar seperti biasa, tetapi prestasi murid- murid masih

tidak meningkat langsung.

Soalan: a)

Baca dan teliti kes Cikgu Asnah dan kaji kemungkinan faktor-faktor kegagalan program-program latihan di

sekolahnya.

b) Apakah syor anda kepada Cikgu Asnah?

PENGERTIAN STAF

Kamus Dewan (2002): Perkembangandimaksudkan perihal atau proses menjadi dimaksudkan perihal atau proses menjadi maju atau tersebar,membiak atau meluas. Staf ditakrifkan sebagai kumpulan pekerja yang berkerja bersama-sama iaitu di bawah ketua yang sama . Manakala,James A.F.Stoner Charles Wankel (1989): menyatakan bahawa staf merupakan individu atau kumpulan yang menyediakan nasihat dan perkhidmatan untuk pengurus lain.

PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN ORGANISASI Definisi Organisasi

Sebagai satu unit sosial yang terdiri daripada manusia yang bekerjasama dan saling bergantung antara satu dengan yang lain bagi mencapai matlamat individu, kumpulan dan organisasi.

Ciri-Ciri Organisasi Hierarki atau tingkat autoriti.

Terdapat struktur organisasi atau pembahagian kerja.

Terdapatnya peraturan, dasar, prosedur dan sistem hubungan bagi menjalankan aktiviti organisasi.

Definisi Pengurusan Pengurusan sebagai proses perancangan, penyusunan, pengarahan dan pengawalan usaha-

usaha ahli-ahli organisasi dan menggunakan semua sumber organisasi secara cekap dan berkesan bagi mencapai matlamat organisasi.

Fungsi Pengurusan 1. Perancangan :

o Tujuan & Objektif : kenalpasti perkara yang hendak dicapai berdasarkan matlamat penubuhannya.

o Strategi : Mencari jalan untuk mencapai tujuan dan matlamat Jabatan.

o Mengatur program atau projek mengikut strategi yang berasaskan matlamat organisasi.

Fungsi Pengurusan 2. Penyusunan:

o Melibatkan kerja menstruktur organisasi dan staf.

o Struktur organisasi menunjukkan pembahagian kerja mengikut aktiviti dan tingkat autoriti.

o Pengurusan staf melibatkan perancangan sumber manusia, orientasi latihan, program keselamatan dan program kebajikan.

Fungsi Pengurusan 3. Pengarahan :

o Fungsi penting bagi menjamin aktiviti organisasi berjalan dengan teratur, lancar serta dalam suasana harmoni.

o Terlibat faktor motivasi, kepimpinan dan sistem komunikasi.

Fungsi Pengurusan 4. Pengawalan :

o Bagi memastikan prestasi organisasi telah dicapai mengikut perancangan.

o Masalah dalam penyusunan dikenalpasti dan langkah tertentu diambil.

o Sifat kakitangan yang ada hubungan dengan prestasi dan tingkah laku diberi perhatian dan diawasi.

Tanggungjawab Pengurus 1. Penyelaras : Mengawasi aliran kerja serta meyatupadukan kakitangan yang berada di

bawah tanggungjawabnya dalam organisasi.

2. Bertanggungjawab menggunakan segala sumber dengan cekap dan berkesan untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

Tanggungjawab Pengurus 3. Menetapkan keutamaan projek yang hendak dicapai.

4. Mewujudkan matlamat, perundangan, dasar dan implementasi strategi.

Peranan Pengurus Mengikut Henry Mintzberg dalam bukunya The Manager’s Job : Folklore & Fact :

o Peranan Pengurus dibahagi kepada 3 bahagian:

Peranan sebagai penghubung atau orang pengantara bagi mendapatkan maklumat luar.

Peranan sebagai penyebar atau penyampai maklumat.

Peranan sebagai pembuat keputusan berdasarkan maklumat yang lengkap dan kemaskini.

Tahap Pengurus 1. Pengurusan Atasan : terlibat dalam perancangan jangka panjang organisasi, membuat

dasar serta analisa perkara yang berlaku di persekitaran luaran. (Pengurusan Strategik)

2. Pengurusan Pertengahan : Penyelarasan dan pengawalan kerja pada peringkat bahagian atau unit bagi mencapai matlamat di atas.( Perancangan Tektikal)

Tahap Pengurusan 3. Pengurus Bawahan : Mengawasi kerja-kerja harian di bahagian operasi mengikut

perancangan yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan atasan dan pengurusan pertengahan.(Perancangan Operasi)

Penilaian Kejayaan Pengurusan Boleh diukur berdasarkan :

o Kecekapan

o Keberkesanan ( sejauh mana strategi mencapai matlamat )

o Produktiviti ( penggunaan tenaga manusia)

o Kualiti Prosedur ( kepuasan pelanggan)

o Perkhidmatan yang ditawarkan.

Prinsip Pengurusan Henri Fayol (1841 – 1925): digelar sebagai bapa pemikiran Pengurusan menggariskan 14

prinsip pengurusan :

o Pembahagian Kerja : pembahagian kerja yang khusus dapat meningkatkan produktiviti.

o Autoriti : Autoriti sebagai hak untuk memberi arahan dan sebagai kuasa untuk menarik seseorang menurut arahan itu.

Prinsip Pengurusan o Disiplin : menurut arahan dan prosedur serta menghormati persetujuan yang telah dibuat di

antara organisasi dan kakitangan.

o Satu perintah : mendapatkan arahan daripada seorang ketua sahaja bagi mengelakkan kekeliruan dan konflik.

o Satu arahan : aktiviti yang mempunyai objektif yang sama hendaklah disatukan dan diurus oleh seorang ketua.

Prinsip Pengurusan o Mengutamakan kepentingan organisasi .

o Pembayaran upah.

o Penurunan kuasa : kepada kakitangan bawahan untuk menjalankan tugas dengan berkesan.

o Rantai pemerintahan: melalui aliran komunikasi formal di dalam organisasi.

Prinsip Pengurusan o Susunan kakitangan.

o Keseimbangan layanan bagi melahirkan ketaatan kepada organisasi.

o Kestabilan personel : Firma yang berjaya mempunyai kumpulan pengurus yang stabil.

Prinsip Pengurusan o Inisiatif : kakitangan diberi kebebasan untuk memajukan dan mengimplementasi rancangan.

o Kekitaan : keharmonian di kalangan kakitangan mewujudkan perpaduan dan keteguhan organisasi.

Komunikasi dalam Organisasi 1. Saluran Menegak : Dari atas ke bawah lebih bersifat arahan, perintah berhubung sesuatu tindakan yang

harus di ambil.

2. Saluran mendatar : Di mana hierarki autoriti yang sama berkomunikasi.

Model penambahbaikan kualiti 1. Tentukan matlamat penambahbaikan

2. Tentukan kaedah

3. Latih kakitangan

4. Laksanakan penambahbaikan

5. Menilai pencapaian

6. Seragamkan proses

7. Ambil tindakan pembetulan.

Rumusan 1. Pengurus mestilah mempunyai konsep yang jelas tentang tujuan, misi unit dan organisasi.

2. Pengurus mestilah menilai dengan realisitik.

3. Pengurus memikir masa depan organisasi dan membuat perubahan mengikut keperluan pelanggan.

Pengurusan staf melibatkan perancangan sumber manusia, orientasi latihan, program keselamatan dan program kebajikan.

Legge, K. 2005. Human Resource Management: Rhetorics and Realities. (Pengurusan Sumber Manusia: Retorik dan Realiti) Anniversary ed. Macmillan.

Steyaert, C. and Janssens, M. 1999. eds. Organization (Organisasi - Edisi khas) [dalam talian]. Boleh didapati di: http://org.sagepub.com/content/vol6/issue2/ [Dicapai 16.02.2004].

4.0 PENGENALAN

Amalan pengurusan yang diamalkan oleh pengurusan pada hari ini adalah hasil sumbangan daripada

pemikir-pemikir pengurusan pada masa lalu. Idea, konsep dan kaedah yang diketengahkan oleh mereka

dapat membantu pengurus menguruskan organisasi mereka dengan lebih cekap dan berkesan dan lebih

berdaya saing. Bagaimanapun tidak semua yang dianjurkan oleh pemikir-pemikir tersebut sesuai untuk

diamalkan oleh pengurus tetapi pengurus boleh memilih mana-mana teori yang difikirkan dapat membantu

dalam meningkatkan keberkesanan organisasi. Juga tidak ada satu teori yang paling baik untuk digunakan

bagi setiap keadaan atau situasi. Setiap teori mempunyai kekuatan dan kelemahan mereka sendiri maka,

bergantung kepada pengurus bagaimana untuk mengabungkan teori-teori tersebut bagi mendapat satu

kaedah yang paling berkesan.

4.1 DEINISI PENGURUSAN 1.Pengurusan adalah seni mencapai kerja melalui manusia (Mary Parker Follet) 2.Proses mencapai matlamat organisasi melalui cara bekerja dengan manusia dan sumber organisasi lain. (Certo 1997) 3.Proses menyelesaikan sesuatu tugas melalui dan bersama orang lain. (Institiut Pengurusan Malaysia)

4.2 FUNGSI PENGURUSAN

PERANCANGAN a)Perancangan boleh didefinisikan sebagai satu proses di mana pengurus menentukan matlamat dan memutuskan apakah tindakan yang paling sesuai yang perlu diambil untuk mencapai matlamat tersebut.

b) Menurut Certo (1997), perancangan adalah satu proses menentukan bagaimana sistem pengurusan akan mencapai

matlamatnya. Perancangan menentukan bagaimana organisasi mampu menuju kearah yang dikehendaki.

c) Menurut penulis Modul PJJ UKM, perancangan merupakan satu aktiviti yang melibatkan perkara seperti menentukan

apa matlamat yang hendak dicapai oleh sesuatu organisasi itu, bagaimana cara untuk mencapai matlamat yang

ditentukan

dan menggunakan kaedah-kaedah yang bersesuaian untuk mencapai matlamat tersebut.

2. PENGORGANISASIAN Terdapat berbagai definisi yang telah digubal oleh penulis-penulis buku tentang pengorganisasian diantaranya: •

Stoner dan Wankel (1986): Pengorganisasian merupakan satu proses di mana aktiviti kerja disusun dan diagihkan

kepada sumber tenaga untuk mencapai matlamat dan tujuan sesebuah organisasi.

•

Jaafar Muhammad (1992): Pengorganisasian ialah penyusunan sumber-sumber organisasi dalam bentuk kesatuan

dengan cara yang berkesan agar matlamat dan objektif organisasi yang dirancang dapat dicapai.

4.3 PENGURUSAN PERSONEL 1. Mendapatkan, mengembangkan dan mendorong sumber manusia supaya organisasi mencapai objektif. 2.Membentuk struktur dan iklim organisasi untuk mewujudkan perpaduan dalam organisasi. 3. Menggunakan sepenuhnya kemahiran pekerja. 4.Menentukan organisasi mencapai tanggungjawab sosial kepada kakitangan .

PERANCANGAN SUMBER MANUSIA

PENGAMBILAN

PEMILIHAN

INDUKSI DAN ORIENTASI

LATIHAN DAN KEMAJUAN

PENILAIAN DAN PENCAPAIAN KAKITANGAN

PERTUKARAN KAKITANGAN

PENAMATAN PERKHIDMATAN

4.3.1.1 Perancangan Sumber Manusia

Mengikut R Wayne Mondy dan Robert M Noe ( 1986), perancangan sumber manusia adalah proses di mana

pengurusan menentukan siapakah atau berapakah pekerja yang perlu diambil dan diisi pada waktu atau masa-masa

yang tertentu. Dengan kata lain ianya menemukan manusia dari luar atau dalam organisasi untuk melaksanakan

kerja- kerja organisasi.

4.3.1.2Pengambilan

Ianya merupakan proses menarik minat individu yang mempunyai kelayakan tertentu mengisi atau memohon

jawatan tertentu yang wujud dalam satu-satu organisasi. Pengambilan juga dikenali dengan rekrumen.

Kaedah pengambilan dalaman termasuklah tawaran pekerjaan dan penempatan pekerjaan dari kalangan ahli organisasi itu sendiri. Kaedah pengambilan luaran pula termasuklah; • Iklan • Agensi pekerjaan • Merekrut melalui sekolah, kolej, university

4.3.1.3 Pemilihan Manakala langkah-langkah dalam pemilihan pula adalah; i. Menyemak borang permohonan. • Untuk mempastikan maklumat yang dinyatakan adalah sama dengan diskripsi yang ditetapkan.

• Untuk mendapatkan maklumat –maklumat asas mengenai calon tersebut. ii. Temuduga Awal • Calon-calon akan ditanya mengenai maklumat asas mengenai calon. • Tujuannya melihat kemahiran komunikasi dan juga kesesuaian boleh buat kerja atau tidak. iii. Proses Penilaian atau Pengujian • Untuk menguji kemahiran atau kelayakan atau IQ yang ada pada calon tersebut. • Termasuklah juga ujian kognitif, numerikal dan taakulan. • Tujuannya melihat kebolehan individu melakukan kerja. iv. Temuduga Peringkat kedua (dengan Majikan atau Pengurusan Atasan) • Ujian pengetahuan pekerjaan berasaskan analisis pekerjaan • Tujuan melihat pengetahuan mengenai tugas • Ujian membuat tugas v. Tawaran kerja • diberikan kepada calon-calon yang layak dan berjaya. • diberikan setelah menjalani ujian-ujian tertentu seperti ujian kesihatan dan sebagainya.

4.3.1.4 Induksi & Orientasi a. Pepatah menyatakan memulakan sesuatu dengan memuaskan bermakna separuh dari kerja telah dilaksanakan. b.Gomershall dan Mayers (1996) menyatakan program orientasi yang lemah boleh merosakkan organisasi dari segi kewangan kerana mengurangkan keberkesanan kerja dan mungkin menjadi sebab ketidakpuasan hati. c. Bertujuan untuk menyesuaikan pekerja baru dengan persekitaran organisasid. Dalam program induksi mengandungi; i) Maklumat mengenai organisasi seperti sejarah, perkembangan, polisi, peraturan dan struktur organisasi itu. ii) Memberitahu tanggungjawab pekerja, skop pekerjaan berdasarkan jawatan- jawatan yang dipegang dan biasanya dibuat secara persendirian e. Program ini mengambil masa yang sedikit sahaja tetapi sangat penting dibuat untuk pekerja-pekerja. 4.3.1.5 Latihan dan Kemajuan Staf a.Latihan biasanya diberikan kepada pekerja baru, manakala pembangunan dan pembaikan pada pekerja lama dalam sesuatu organisasi. b. Tujuan latihan diberikan adalah untuk meningkatkan kemahiran yang sedia ada pada seseorang pekerja untuk menyempurnakan tugas-tugas semasa c. Tujuan pembangunan pula untuk meningkatkan kemahiran pekerja agar dapat digunakan pada masa depan. d. Latihan perlu diberikan kerana teori yang dipelajari tidak sama dengan praktikal,

maka latihan yan diberikan ini akan disesuaikan dengan organisasi. e. Pembangunan menyediakan kemahiran tambahan kepada kemahiran yang sedia ada untuk digunakan pada masa hadapan atau jangka panjang.

d. Dalam program induksi mengandungi; i) Maklumat mengenai organisasi seperti sejarah, perkembangan, polisi, peraturan dan struktur organisasi itu. ii) Memberitahu tanggungjawab pekerja, skop pekerjaan berdasarkan jawatan- jawatan yang dipegang dan biasanya dibuat secara persendirian e. Program ini mengambil masa yang sedikit sahaja tetapi sangat penting dibuat untuk pekerja-pekerja. 4.3.1.5 Latihan dan Kemajuan Staf a.Latihan biasanya diberikan kepada pekerja baru, manakala pembangunan dan pembaikan pada pekerja lama dalam sesuatu organisasi. b. Tujuan latihan diberikan adalah untuk meningkatkan kemahiran yang sedia ada pada seseorang pekerja untuk menyempurnakan tugas-tugas semasa c. Tujuan pembangunan pula untuk meningkatkan kemahiran pekerja agar dapat digunakan pada masa depan. d. Latihan perlu diberikan kerana teori yang dipelajari tidak sama dengan praktikal, maka latihan yan diberikan ini akan disesuaikan dengan organisasi. e. Pembangunan menyediakan kemahiran tambahan kepada kemahiran yang sedia ada untuk digunakan pada masa hadapan atau jangka panjang. 4.3.1.6 Penilaian Pencapaian Kakitangan a. Merupakan satu sistem format dalam jangkamasa tertentu melihat dan menilai prestasi kerja individu atau kumpulan. b. Proses Penilaian Prestasi temasuklah; i-

kenalpasti matlamat penilaian prestasi seperti prestasi baik akan dapat ganjaran naik pangkat, bonus dan sebagainya

dengan tujuan menilai keberkesanan latihan atau program yang telah diadakan.

ii- kenalkan skop pekerjaan (analisis pekerjaan) iii- memeriksa cara-cara bekerja

penilaian prestasi

bincang penilaian dengan pekerja dan mengambil langkah-langkah tertentu

memperbaiki kelemahan dalam pekerjaan

4.3.1.7 Pertukaran

a. Pertukaran bermaksud bertukar jawatan atau lokasi manakala pemisahan bermaksud meletak jawatan, bersara atau

kematian iaitu keluar dari organisasi tersebut.

b. Adanya pemisahan masih lagi wujud hubungan dengan organisasi tersebut tetapi pemisahan menyebabkan tiada lagi kaitan dengan organisasi berkenaan.

c. Apabila berlaku pertukaran dalam organisasi maka langkah-langkah awal dalam penstafan akan dilakukan semula dan

dengan kata lain proses ini akan berulang dan berterusan selagi organisasi berjalan dalam jangkamasa panjang.

4.3.1.8 Penamatan Pekerja a.Penamatan pekerja merujuk kepada tindakan seseorang pekerja keluar dari organisasi kerana meletak jawatan, bersara atau sakit

4.3.2 BAHAGIAN PERSONEL

Unit pengambilan kakitangan

Unit latihan

Unit kewangan

Unit perhubungan buruh

Perkhidmatan kakitangan

PENGURUSAN STAF 4.4.1 Hierarki Keperluan Manusia Maslow membangunkan hieraki keperluan untuk buktikan teorinya bahawa perangai manusia dipandu oleh keperluan tertentu. Maslow menyatakan bahawa

manusia mempunyai kualiti unik yang membolehkan mereka membuat pilihan dan mengawal kehidupan

4.4.2 Pemilihan Staf

Ia merupakan satu proses di mana sesebuah jabatan atau organisasi memilih daripada senarai pemohon, calon yang

paling layak atau berkebolehan untuk memegang sesuatu jawatan. Matlamat proses pemilihan ini adalah untuk

memadankan calon dengan tugas- tugas yang akan dilaksanakan.

4.4.3 Langkah-langkah pemilihan

4.4.3 Langkah-langkah pemilihan 1. Temuduga Awal

Ia digunakan untuk membuat penilaian yang segera mengenai kesesuaian calon bagi kerja tertentu. Pada hakikatnya

temuduga awal ini menentukan bagi pemohon dan penemuduga sama ada proses pemilihan itu wajar diteruskan atau

tidak. Pemohon mungkin ditanya soalan-soalan mengenai pengalamannya, gaji yang dijangka, kesediaan untuk

ditempatkan semula dan sebagainya.

2. Borang Permohonan Mempunyai tiga tujuan : • Secara formal menunjukkan bahawa pemohon berkehendakkan sesuatu jawatan • Menyediakan untuk penemuduga maklumat asas yang diperlukannya untuk

mengendalikan temuduga. • Menjadi sebahagian daripada maklumat personel organisasi sekiranya pemohon itu diambil bekerja. Dari segi undang-undang, borang permohonan hanya boleh meminta maklumat yang terbukti dapat meramalkan kejayaan dalam kerja yang dipohon oleh calon itu. 3. Semakan Pengadil/Latar belakang

Ia merupakan rujukan daripada majikan lama – tempat kerja/tempat belajar atau sesiapa yang ditulis sebagai

pengadil oleh calon di dalam resume/curriculum vitae, yang boleh dijadikan rujukan oleh majikan baru untuk

mengetahui latar belakang calon – sama ada dari segi akademik atau personal. Ia bukanlah suatu proses yang wajib

tetapi boleh menjadi panduan kepada organisasi yang hendak mengambil calon tersebut dan lebih mudah untuk

mendapat gambaran secara am tentang calon.

Ia juga dikenali sebagai proses penapisan. Penapisan dibuat bertujuan mengeluarkan pemohon-pemohon yang tidak

memenuhi kriteria yang ditetapkan. Penapisan ini dibuat berdasarkan kepada maklumat-maklumat yang diisi oleh

pemohon dalam borang permohonan ataupun resume dan dibandingkan dengan deskripsi dan spesifikasi kerja/tugas.

Hanya selepas lulus penapisan calon-calon akan dipanggil temuduga/ujian kelayakan.

4. Ujian kelayakan/pekerjaan

Sesebuah organisasi itu cuba untuk mengukur kemahiran-kemahiran kerja yang berkaitan yang dipunyai oleh calon

dan kemampuannya untuk belajar semasa memegang jawatan. Kebanyakan ujian bertulis yang digunakan semasa ini

digredkan oleh komputer. Ini dapat mengelakkan penstereotaipan berlaku seperti pilih kasih atau kecenderungan

kepada jantina tertentu. Ujian dapat mengenalpasti:-

a. kebolehan kognitif – kecekapan menjawab (IQ Test) b. kebolehan psikomotor – kecekapan pancaindera atau anggota badan c. personaliti/minat – dari latar belakang calon d. pencapaian individu Walau bagaimanapun bukan semua organisasi melakukan ujian ini. Ujian ini dilakukan selalunya berdasarkan keperluan atau terlalu ramai calon yang hendak ditapis.

5. Temuduga

Secara asasnya temuduga ini bertujuan memenuhi kekurangan yang terdapat dalam permohonan atau rekod

pekerjaan seseorang calon, mencari lebih banyak maklumat tentang permohonan sebagai individu, dan pada

umumnya mendapatkan maklumat yang boleh menarik minat penemuduga supaya kesesuaian calon bagi kerja dan

organisasi boleh ditentukan.

6. Kelulusan Penyelia

Ia merupakan pengesahan oleh penemuduga sama ada calon berjaya atau tidak. Penemuduga tidak perlu

memberikan alasan-alasan mengapa mereka memilih/tidak seseorang calon. Pihak organisasi seharusnya berpuashati

dengan pilihan yang dibuat.

7. Pemeriksaan Doktor

Kepentingan pemeriksaan doktor :

a. Menentukan keupayaan fizikal calon :

- Apakah calon itu layak memenuhi keperluan fizikal untuk kerja yang ditawarkan

- Mengenalpasti kelemahan-kelemahan fizikal clon bagi tujuan membuat

penempatan yang sempurna

b. Membentuk rekod asas kesihatan pekerja bagi tujuan melindungi organisasi daripada dikenakan tuntutan-tuntutan

pampasan yang tidak diduga. Ia juga dapat mengurangkan kadar ketidkahadiran dan kadar kemalangan semasa

kerja.

c. Mengelakkan penyakit-penyakit berjangkit daripada merebak masuk ke dalam organisasi.

8. Tawaran pekerjaan Selepas didapati calon sememangnya sesuai (fit) maka surat tawaran akan dikeluarkan kepada calon. 9. Tempoh percubaan.

Tujuan tempoh percubaan ini diadakan untuk menilai kebolehan dan kemampuan pekerja berkenaan seperti yang

dinyatakan sebelum ini. Sepanjang tempoh percubaan ini pekerja baru akan dinilai prestasinya dari senmasa ke

semasa. Pihak organisasi berhak sama ada

untuk mengambil pekerja berkenaan terus bekerja atau menamatkan perkhidmatannya sepanjang tempoh percubaan ini.

rujukan1.MODUL PENGURUSAN BENGKEL DAN MALMAL, UTHM 2. Ang Huat Bin; 2005; PENGURUSAN PERNIAGAAN; Penerbit Fajar Bakti Sdn.Bhd. 3. Yetton et.al.;Manageme nt, Prentice Hall, Australia, 1994. 4. Weihrich, Principles Of Management, 8th Edition, International Student Edition, McGraw Hill, 1984