PENJELASAN PENULISAN USULAN VERIFIKASI

DEPARTEMEN DALAM NEGERIREPUBLIK INDONESIA

TIM KOORDINASIPROGRAM PENGEMBANGAN KECAMATAN

JAKARTA2007

ii

DAFTAR ISI

Halaman

6.1 PENULISAN USULAN PRASARANA PENDUKUNG PERDESAAN------------------------------------------ 16.1.1 Umum ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 16.1.2 Ketentuan Usulan---------------------------------------------------------------------------------------------- 16.1.3 Persiapan-------------------------------------------------------------------------------------------------------- 26.1.4 Pelaksanaan ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 26.1.5 Format Usulan-------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

6.2 VERIFIKASI USULAN -------------------------------------------------------------------------------------------------- 66.2.1 Umum ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 66.2.2 Persiapan-------------------------------------------------------------------------------------------------------- 66.2.3 Pelaksanaan ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 66.2.4 Penutup -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11

Penjelasan VI : Penulisan Usulan dan Verifikasi 1

PENJELASAN VI

PENULISAN USULAN DAN VERIFIKASI

Penjelasan VI terdiri dari dua bagian yaitu Penulisan Usulan Prasarana Pendukung Perdesaan dan Survei & Verifikasi. Bagian penulisan usulan berisi penjelasan tentang bagaimana menuliskan usulan desa yang telah ditetapkan dalam Musyawarah Desa II. Sedangkan bagian verifikasi berisi penjelasan tentang bagaimana proses verifikasi dilakukan terhadap usulan-usulan desa sebelum dibahas dalam Musyawarah Antar Desa II.

6.1. Penulisan Usulan Prasarana Pendukung Perdesaan

6.1.1. Umum

Tujuan : Agar gagasan kegiatan masyarakat yang telah disepakati dan diputuskan dalam musyawarah desa II tercatat secara sistematis sehingga memudahkan untuk diperiksa kelayakannya oleh tim verifikasi sebelum dibahas dalam musyawarah antar desa II.

Waktu : 1. Setelah pelaksanaan musyawarah desa II

2. Setelah pelaksanaan musyawarah antar desa II.

Pelaku : - Tiga (3) orang warga masyarakat terpilih. Proses pemilihan dapat dilihat dalam Penjelasan V PTO mengenai Tugas, Tanggung Jawab dan Proses Pemilihan Pelaku-Pelaku PPK-R2PN.

- Dua (2) orang Kader Desa yang sebelumnya telah membantu proses penggalian gagasan.

6.1.2. Ketentuan Usulan

(a) Untuk menampung aspirasi masyarakat tentang pembangunan maka setiap desa boleh mengajukan banyak usulan, tentu saja usulan dimaksud merupakan Prasarana pendukung perdesaan yang sangat berguna bagi pengembangan perkonomian, banyaknya usulan juga harus diikuti dengan kwalitas jenis usulan, sehingga dimasa mendatang usulan-usulan tersebut menjadi Bank Usulan Pembangunan yang visioning, seperti :Peningkatan penyediaan prasarana sosial ekonomi bagi peningkatan kesejahteraan masyarakat, dengan penekanan bahwa prasarana yang dibangun:

1) Dapat menunjang pembangunan perdesaan dan mendorong pengembangan aktifitas ekonomi produktif,

2) Dapat meningkatkan efisiensi usaha dan memperkuat akses terhadap sentra produksi dan pasar. (lihat Penjelasan IV)

(b) Desa tidak perlu mencantumkan besarnya biaya seluruh kegiatan yang diusulkan kecuali usulan kegiatan yang dimaksud pada tahun bersangkutan. Nilai satu usulan disesuaikan dengan kebutuhan serta tidak ada batasan minimal dan maksimalnya.


6.1.3. Persiapan

(a) Anggota TPU berkumpul untuk mendapatkan penjelasan dari FK dan/atau PjOK tentang tujuan, proses dan sistematika penulisan usulan serta formulir-formulir yang digunakan termasuk cara pengisiannya.

(b) Salah seorang KD memandu untuk menyusun jadwal dan rencana kerja.

(c) Menyiapkan bahan-bahan yang diperlukan, seperti: Berita Acara keputusan Musyawarah Desa II tentang gagasan-gagasan yang disetujui dan ditetapkan, formulir-formulir yang dibutuhkan, alat-alat tulis, kertas dan bahan serta data pendukung lainnya.

(d) Membuat Rekapitulasi daftar gagasan kegiatan yang disetujui dan ditetapkan dalam musyawarah desa II.

(e) Masing-masing anggota TPU mempelajari daftar kegiatan yang telah ditetapkan menjadi usulan desa.

6.1.4. Pelaksanaan

(a) Sesuai jadwal yang telah disusun melihat lokasi kegiatan yang diusulkan dan/atau mendatangi kelompok pengusul.

(b) Membahas dengan masyarakat atau kelompok pengusul tentang gagasan-gagasan yang telah disetujui dalam musyawarah desa II, antara lain: alasan mengusulkan kegiatan, pandangan ke depan dari masyarakat atau kelompok pengusul terhadap kegiatan tersebut jika nantinya diputuskan akan terdanai, jumlah penerima manfaat, jenis atau konstruksi bangunan yang diinginkan (misal jenis jembatan: kayu, beton atau lainnya) perkiraan dampak lingkungan yang terjadi dan bagaimana rencana penanggulangannya.

(c) Mengidentifikasi kemungkinan yang akan terjadi jika usulan kegiatan disetujui untuk didanai dan dilaksanakan, seperti: apakah ada lahan, bangunan, atau tanaman yang terkena proyek atau kegiatan. Kemudian membahas bersama masyarakat bagaimana solusinya apakah masyarakat akan menyumbangkan sebagai bentuk swadaya atau pemilik lahan, bangunan, atau tanaman tidak mendapatkan ganti rugi dengan dana PPK-R2PN. Selanjutnya dibuatkan surat pernyataan yang ditanda tangani oleh seluruh pemilik lahan, bangunan dan tanaman bahwa tidak ada masalah terhadap lahan, bangunan dan tanaman yang akan terkena proyek atau kegaitan dan mereka tidak akan menuntut ganti rugi dengan menggunakan dana PPK-R2PN.

(d) Memastikan kepada masyarakat atau kelompok pengusul tentang besarnya swadaya yang akan disumbangkan jika usulan kegiatannya disetujui untuk didanai PPK-R2PN. Jika masyarakat sudah menyepakati nilai dan bentuk swadayanya, buat berita acara kesanggupan masyarakat berswadaya, ditandatangani oleh wakil anggota masyarakat yang ditunjuk oleh masyarakat sendiri dengan mengetahui kepala desa.

(e) Selesai kunjungan lapangan di lokasi atau kelompok pengusul, maka selanjutnya semua anggota TPU berkumpul untuk menuliskan usulan


masyarakat dalam bentuk proposal. Langkah-langkah yang dilakukan, yaitu:

(i) Merumuskan uraian singkat dan jelas informasi dan data-data yang berkaitan dengan usulan kegiatan yang telah dikumpulkan dari masyarakat.

(ii) Membuat perkiraan biaya yang dibutuhkan dan desain sederhana untuk kegiatan prasarana pendukung perdesaan dan pelatihan ketrampilan masyarakat sesuai jenis konstruksi yang dipilihmasyarakat, apakah masuk kategori besar, sedang atau kecil menurut pandangan masyarakat.

(iii) Menuliskan dan memasukkan data-data yang telah diperoleh pada waktu kunjungan lapangan ke dalam format-format usulan yang telah disediakan.

(iv) Menyampaikan dan menginformasikan usulan yang sudah ditulis kepada kelompok pengusul dan TPK untuk di tanda tangani dan disampaikan di tingkat kecamatan agar dapat dilakukan verifikasi,

(v) Usulan tertulis perlu disampaikan secara terbuka kepada masyarakat dengan ditempel di papan informasi atau media lainnya.

6.1.5. Format Usulan

Format suatu usulan desa atau proposal pada dasarnya terdiri dari dua bagian, yaitu pokok usulan dan lampiran.

(a) Pokok usulan merupakan informasi gambaran atau uraian tentang jenis usulan kegiatan, yang terdiri dari:

(i) Uraian singkat, padat dan jelas yang dapat menggambarkan latar belakang, alasan dan tujuan dari kegiatan yang diusulkan.

(ii) Siapa yang mengusulkan (masyarakat dusun, kelompok laki-laki, perempuan atau campuran).

(iii) Ukuran atau volume kegiatan.

(iv) Bentuk, model atau jenis konstruksi seperti apa yang diusulkan (misalnya: usulan prasarana jembatan dengan konstruksi jembatan kayu atau beton).

(v) Lokasi atau tempat usulan kegiatan dilaksanakan.

(vi) Jumlah penerima manfaat secara langsung maupun yang tidaklangsung.

(vii) Uraian singkat padat dan jelas tentang manfaat yang dapat diambil dari hasil kegiatan yang akan dilaksanakan, siapa yang akan memanfaatkan paling besar atau yang menjadi sasaran langsung, Seberapa besar kemungkinan kegiatan dapat memberikan manfaat langsung kepada masyarakat miskin, bagaimana keterlibatan perempuan.

(viii) Uraian singkat padat dan jelas tentang kesanggupan swadaya masyarakat.

(ix) Rencana Anggaran Biaya yang dibutuhkan, berupa uraian perkiraan nilai atau biaya kegiatan prasarana menurut masyarakat termasuk ukuran besar, sedang atau kecil, dapat dikerjakan oleh masyarakat


atau tidak serta bagaimana rencana pengerjaannya (besar insentif tenaga kerja), pengadaan bahan dan alatnya.

(x) Uraian singkat, padat dan jelas tentang rencana tindak lanjut untuk operasional dan pemeliharaan atau pengembangannya.

(xi) Nama dan tanda tangan semua anggota Tim Penulis Usulan, menyetujui Ketua TPK sebagai penanggung jawab operasional dan mengetahui Kepala Desa.

(xii) Contoh Desa Ingin Maju, 15 November 2001

Usulan ditulis oleh: 1. Si Anu (Kader desa) …………………….2. Si Tini (anggota TPU/Kader desa) …………………….3. Si Badu (Anggota TPU) …………………….4. Si Tuti ( anggota TPU) …………………….5. dll

Menyetujui Mengetahui

( Ketua TPK ) ( Kepala Desa )

(b) Lampiran terdiri dari atas data-data pendukung dari pokok usulan meliputi:

(i) Salinan berita acara keputusan musyawarah desa khusus perempuan untuk menyepakati usulan dari perempuan,

(ii) Salinan berita acara keputusan musyawarah desa II tentang penetapan usulan kegiatan desa,

(iii) Rekapitulasi usulan kegiatan desa yang ditetapkan dalam musyawarah desa II

(iv) Data umum desa yang menggambarkan atau mencantumkan jumlah penduduk desa laki-laki, perempuan, penduduk miskin, luas wilayah, pelaku-pelaku PPK seperti nama-nama KD, Tim Pengelola Kegiatan dan lain-lain dengan format bebas menggunakan uraian atau tabel/matrik atau bentuk lainnya.

(v) Sketsa peta desa dengan menunjukkan lokasi kegiatan.

(vi) Berita acara kesanggupan swadaya

(vii) Surat pernyataan tidak menggunakan ganti rugi dengan dana PPK-R2PN (untuk usulan yang relevan)

Contoh satu bendel usulan atau proposal desa adalah sebagai berikut:

(a) Cover atau sampul muka proposal. Pada prinsipnya informasi yang perlu dituliskan dalam cover adalah; jenis kegiatan yang diusulkan, nama desa, kecamatan dan kabupaten. Bentuk dan warnanya bebas.

(b) Surat pengantar. Pada prinsipnya merupakan tulisan pengantar dari desa untuk mengirimkan usulan kegiatan yang akan dibahas pada forum antar desa yang disusun dan ditanda tangani oleh Ketua Tim Pengelola Kegiatan sebagai penanggungjawab operasional kegiatan di desa dan mengetahui Kepala Desa.


(c) Pokok Usulan Kegiatan

(d) Lampiran

Catatan: Jika desa mengajukan 3 usulan maka harus membuat 3 proposal usulan

kegiatan dengan pokok bahasan seperti tersebut di atas. Dokumen dibuat rangkap dua, satu dikirim ke PjOK untuk dibahas di

musyawarah antar desa II (sebelumnya dilakukan verifikasi) dan satunya untuk arsip desa.


Alur Penulisan Usulan

Penetapan usulan Desa hasil kesepakatan forum Musyawarah Khusus Perempuan dan Musyawarah Desa II

Daftar setiap kegiatan yang masuk ke desa dicatat sesuai format yang ada

( Lihat Penjelasan 6 )

Jika mengajukan 3 usulan, tiap usulan hanya terdiri atas 1 jenis kegiatan

Formulir Usulan Desa Formulir pendukung lainnya

yang ditetapkan dalam Penjelasan 6 atau yang dianggap perlu.

REKAPITULASI USULAN

DESA(PROPOSAL DESA)


6.2. Verifikasi Usulan

6.2.1. Umum

Tujuan : a. Memeriksa apakah semua usulan yang akan dibahas dalam musyawarah antar desa II telah memenuhi syarat atau kriteria yang sudah ditentukan.

b. Melihat kesesuaian kebutuhan atau kelayakan dari semua usulan desa.

c. Memberikan rekomendasi kelayakan suatu usulan sebagai dasar pengambilan keputusan dalam musyawarah antar desa II.

Tim verifikasi tidak berhak mengambil keputusan didanai atau tidaknya suatu usulan desa.

Waktu : Setelah usulan-usulan ditulis.

Pelaku : Tim Verifikasi.

6.2.2. Persiapan

(a) Pembentukan Tim Verikasi. Penjelasan lebih lanjut mengenai siapa dan bagaimana proses pemilihannya dapat dilihat dalam Penjelasan V PTO mengenai Tugas, Tanggung Jawab dan Proses Pemilihan Pelaku-Pelaku PPK –R2PN.

(b) FK, PjOK memastikan semua usulan /proposal desa telah terkumpul di kecamatan dan siap diverifikasi.

(c) Sebelum menjalankan tugasnya, Tim Verifikasi mendapat pelatihan terlebih dahulu yang diberikan oleh FK dan KM Kab. Proses dan materi pelatihan dapat dilihat pada Penjelasan 2 PTO mengenai Fasilitasi dan Pelatihan.

6.2.3. Pelaksanaan

Verifikasi dilakukan terhadap semua usulan Prasarana pendukung perdesaan. FK dan PjOK membagikan usulan-usulan kegiatan dan formulir pemeriksaan kepada anggota tim verifikasi untuk diperiksa. Proses verifikasi dilakukan dalam lima tahapan yang memerlukan waktu maksimal 4 minggu tergantung dari banyaknya usulan dan sangat dipengaruhi oleh kesiapan tim, efektifitas kerja tim, kondisi geografis.

Lima tahapan proses verifikasi sebagai berikut:

(a) Pemeriksaan dokumen usulan kegiatan di kecamatan

Hari ke 1-2 Anggota Tim Verifikasi berkumpul di kecamatan untuk memeriksa kelengkapan dokumen atau administrasi usulan kegiatan. Pemeriksaan dengan menggunakan formulir atau ceklis yang sudah disediakan. Isi ceklis tersebut adalah:


(i) Sesuai dengan keputusan musyawarah desa II dan sudah ditanda tangani oleh Ketua TPK dan Kepala desa

(ii) Tidak termasuk jenis kegiatan yang masuk dalam daftar larangan

(iii) Tidak tumpang tindih dengan rencana program lain

(iv) Ada salinan Berita Acara Keputusan Musyawarah Desa Khusus Perempuan untuk mensepakati usulan dari perempuan.

(v) Ada salinan Berita Acara Keputusan Musyawarah Desa II tentang penetapan usulan kegiatan desa.

(vi) Ada Rekapitulasi usulan kegiatan desa yang ditetapkan dalam musyawarah desa II

(vii) Ada Data umum desa yang menggambarkan atau mencantumkan Jumlah penduduk desa laki-laki, perempuan, penduduk miskin, luas wilayah, pelaku-pelaku PPK seperti nama-nama KD, Tim Pengelola Kegiatan dan lain-lain dengan format bebas menggunakan uraian atau tabel/matrik atau bentuk lainnya.

(viii) Ada sketsa peta desa dengan menunjukkan lokasi kegiatan.

(ix) Ada Berita Acara Kesanggupan Swadaya.

(x) Ada Surat pernyataan tidak menggunakan ganti rugi dengan dana PPK-R2PN (untuk usulan yang relevan).

Catatan:Jika usulan masih terdapat kekurangan dokumen yang diperlukan atau belum lengkap maka usulan dikembalikan ke desa agar dilengkapi dalam waktu maksimal 3 hari dilampiri catatan tim verifikasi terhadap kekurangannya.

Hari 3-8Semua anggota Tim Verifikasi berkumpul untuk membahas dan membuat catatan serta rekomendasi terhadap semua usulan dari sisi kelengkapan dokumentasi serta kesesuaian dengan kriteria /prosedur yang sudah ditentukan dalam PPK-R2PN. Pada tahap ini sengaja diberi kelonggaran waktu untukantisipasi pengembalian usulan ke desa untuk dilengkapi kekurangannya, kemudian diserahkan kembali ke tim verifikasi dan di cek kembali kelengkapannya.

Hari ke 9Dokumen usulan berikut catatan/rekomendasi hasil pemeriksaan Tim Verifikasi diserahkan kepada KM Kab/KMT untuk mendapatkan pengecekan kembali sehingga lebih dapat dipastikan usulan telah sesuai dengan kriteria dan prinsip prosedur PPK.

(b) Pengecekan kembali oleh KM Kab

Hari 10-15KM Kab/KMT memeriksa kembali semua dokumen usulan dan mempelajaricatatan dan rekomendasi yang telah diberikan oleh tim verifikasi. Berdasarkan hasil pengecekan kembali, KM Kab/KMT melakukan:

(i) Identifikasi terhadap usulan-usulan desa yang memerlukan lebih banyak perhatian berkaitan dengan bentuk atau jenis konstruksi yang diinginkan masyarakat, sehingga apakah nantinya memerlukan


tenaga ahli atau cukup bisa diawasi oleh FK/FT, perkiraan biaya dan apakah bisa dikerjakan oleh masyarakat desa.

(ii) Pemeriksaan usulan apakah tumpang tindih dengan rencana program yang sudah ditentukan dalam rencana pembangunan daerah/kabupaten (terutama kepastian pelaksanaan rencana pembangunan daerah tersebut).

(iii) Pembuatan catatan-catatan terhadap semua usulan dan rekomendasi tim verifikasi

(iv) Pembuatan jadwal kegiatan kunjungan lapangan bersama tim verifikasi terutama pada lokasi-lokasi yang memerlukan perhatian khusus dan pemeriksaan yang seksama.

(v) Menyerahkan kembali semua usulan desa dan catatan-catatannya kepada tim verifikasi termasuk jadwal kunjungan lapangan KM Kab/KMT.

(c) Kunjungan lapangan (pemeriksaan lapangan)

Hari ke 16-22Berdasarkan hasil catatan pemeriksaan dokumen dan pengecekan ulang oleh KM Kab/KMT, Tim Verifikasi menyusun jadwal dan melakukan kunjungan lapangan ke desa-desa peserta PPK-R2PN. Dalam kunjungan lapangan ke desa tim dapat dibagi menjadi beberapa tim kecil dengan komposisi yang disesuaikan dengan jenis usulan yang akan diverifikasi oleh tim tersebut.

Fasilitator Kecamatan memfasilitasi pembagian anggota tim agar dapat dipastikan setiap jenis usulan diverifikasi oleh anggota tim verifikasi yang mempunyai keahlian atau pengalaman dibidang usulan yang diverifikasi.

Pemeriksaan lapangan dilakukan dengan metode atau cara observasi/pengamatan langsung dan wawancara dengan masyarakat pengusul dan informan lainnya. Hal-hal yang diamati dan ditanyakan melalui wawancara adalah sebagi berikut:

(i) Apakah usulan sesuai dengan hasil Musyawarah Desa II

(ii) Masyarakat atau penerima manfaat dilibatkan untuk mengetahui proses penulisan usulan

(iii) Bagaimana proses sosialisasi PPK-R2PN yang telah dilaksanakan di masyarakat, alasan apa masyarakat mengajukan usulan dan manfaat apa yang dapat diambil jika kegiatan yang diusulkan dapat dilaksanakan, dan apa rencana masyarakat selanjutnya setelah kegiatan dilaksanakan.

(iv) Apakah ada tuntutan ganti rugi dan bagaimana penanganannya.

(v) Apakah benar kesanggupan masyarakat untuk berswadaya seperti yang tertuang dalam berita acara.

(vi) Apakah kegiatan memungkinkan untuk dilaksanakan pada lokasi atau kelompok pengusul (untuk kegiatan prasarana apakah nanti memerlukan desain yang rumit dan sulit, bagaimana rencana operasinal dan keberlanjutannya, untuk pelatihan masyarakat apakah bisa meningkatkan ketrampilan masyarakat, dll).


(vii) Bagaimana rencana pelaksanaan dan pemanfaatan /operasional kegiatan serta rencana pemeliharaan dan pelestarian

(viii) Kelayakan lingkungan: apakah kegiatan tidak membahayakan lingkungan atau sebaliknya apakah lingkungan sekitar mendukung kegiatan yang diusulkan.

(d) Dialog dengan masyarakat

Selesai melakukan wawancara dengan masyarakat dan mengamati langsung lokasi kegiatan di tiap desa, selanjutnya tim verifikasi melakukan dialog dengan masyarakat pengusul dan anggota masyarakat desa lainnya untuk menyampaikan catatan-catatan yang nantinya akan dijadikan sebagai bahan pembuatan rekomendasi sekaligus sebagai umpan balik. Melalui dialog ini diharapkan terjadi interaksi aktif antara masyarakat dengan tim verifikasi melalui forum tanya jawab dan pembahasan catatan hasil pemeriksaan. Masyarakat dapat memberikan tanggapan dan masukan atau upaya perbaikan terhadap kekurang lengkapan usulannya sebelum tim verifikasi membuat rekomendasinya.

(e) Pembuatan rekomendasi

Hari 23-25Semua anggota Tim Verifikasi berkumpul di kecamatan untuk merangkum hasil catatan-catatannya, baik dari hasil pemeriksaan dokumen maupun pemeriksaan langsung dilapangan. Selanjutnya dibuatkan kesimpulan sebagai rekomendasi yang akan diberikan terhadap semua usulan kegiatan yang telah diverifikasi dan ditanda tangani oleh semua anggota tim verifikasi.


Alur Verifikasi Usulan

Proses Penulisan usulan desa oleh

Tim Penulis Usulan

Identifikasi Kebutuhan Tim Verifikasi oleh FK

dan PjOK

Proses Verifikasi

MUSYAWARAH ANTAR DESA II

Pembentukan Tim Verifikasi

Usulan desa/ proposal kegiatan

Pengecekan ulang oleh KM

Pemeriksaan Lapangan

Dialog dengan masyarakat

Pembuatan rekomendasi

Pemeriksaan dokumen usulan di kecamatan


6.2.3. Penutup

Hal-hal lain yang belum diatur dan dianggap perlu, dapat ditentukan lebih lanjut melalui Musyawarah desa, musyawarah antar desa dan kesepakatan dalam Tim Verifikasi sesuai dengan kebutuhan dan ciri karakteristik daerah masing-masing sepanjang tidak menyimpang dan bertentangan dengan Petunjuk Teknis Operasional atau Penjelasan ini.

Beberapa formulir yang digunakan dalam pelaksanaan verifikasi dapat dilihat pada lampiran. Jika dianggap perlu maka tim verifikasi bersama FK/FT dan dibantu oleh KM dapat membuat formulir sendiri guna melengkapi atau menyempurnakan formulir yang ada, disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan setempat serta jika telah disepakati bersama.

Kegiatan yang termasuk dalam Daftar Larangan

(Negative List) adalah:

Pembiayaan atau pembayaran gaji pegawai negeri.

Pembelian kapal ikan yang berbobot di atas 10 ton dan perlengkapannya.

Pembelian chainsaw, senjata, bahan peledak, asbes dan bahan-bahan lain yang dapat merusak lingkungan.

Pembiayaan kegiatan yang mempekerjakan anak-anak di bawah usia kerja.

Pembiayaan kegiatan politik praktis atau keperluan partai politik.

Pembiayaan dalam bentuk apapun juga (apa saja) yang berkaitan dengan militer atau angkatan bersenjata.

Pembelian pupuk kimiawi, obat pertanian kimiawi (insektisida, pestisida, herbisida, dan sebagainya).

Beberapa jenis kegiatan yang dilarang atau dibatasi sesuai ketentuan dalam PTO dan atau Penjelasannya, namun belum tercantum dalam daftar ini.



JAKARTA2007

ii

DAFTAR ISI

Halaman

7.1 PENGANTAR------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1

7.2 MENGAPA PEMANTAUAN PENTING ?---------------------------------------------------------------------------- 1

7.3 PRINSIP-PRINSIP DU BALIK PEMANTAUAN -------------------------------------------------------------------- 1

7.4 SIAPA YANG BERTANGGUNG JAWAB TERHADAP PEMANTAUAN ?------------------------------------ 2

7.5 APA YANG PERLU DI PANTAU ? ----------------------------------------------------------------------------------- 2

7.6 JENIS KEGIATAN PEMANTAUAN DI DALAM PPK-R2PN----------------------------------------------------- 37.6.1 Pemantauan Internal -------------------------------------------------------------------------------------------- 37.6.2 Pemantauan Eksternal - Pemantauan yang Dilakukan Secara Independen, oleh

Organisasi Lain------------------------------------------------------------------------------------------------- 11

7.7 JENIS AKTIVITAS EVALUASI DALAM PPK-R2PN ------------------------------------------------------------ 12

7.8 PENGUMPULAN DATA ---------------------------------------------------------------------------------------------- 13

7.9 PELAPORAN ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 15

Penjelasan VII : Pemantauan dan Pelaporan 1

PENJELASAN VII

PEMANTAUAN DAN PELAPORAN

7.1. Pengantar

Penjelasan ini meliputi uraian tentang pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang dilaksanakan pada PPK-R2PN. Tambahan informasi dan format pelaporan juga tersedia dalam penjelasan ini dengan uraian yang lebih terperinci.

7.2. Mengapa Pemantauan Penting?

(a) Pemantauan menjadi penting karena hal ini membantu para pelaku program (masyarakat, aparat pemerintah, konsultan dll) mengetahui kemajuan dan perkembangan yang telah dicapai oleh program. Temuan-temuan dari kegiatan pemantauan tersebut sekaligus juga membantu para pelaku program untuk mengecek apakah suatu kegiatan berhasil diselesaikan sesuai dengan rencana atau tidak.

(b) Pemantauan adalah alat manajemen yang sangat berguna. Informasi yang digali dari pemantauan dan evaluasi dapat memberi masukan kepada pengambil keputusan dan memastikan bahwa tindakan perbaikan dapat diambil jika diperlukan.

(c) Pemantauan penting karena kegiatan ini mendokumentasikan berbagai pengalaman yang muncul didalam pelaksanaan program dan dapat mengambil pelajaran dari pengalaman yang terjadi di PPK-R2PN. Kegiatan ini juga membuat para pelaku program dan berbagai pihak lain untuk belajar dari apa yang terjadi di lapangan.

7.3. Prinsip-Prinsip Dibalik Pemantauan

(a) Pemantauan harus dilihat sebagai alat penting untuk memperbaiki program.Jika pemantauan dan evaluasi dilakukan dengan baik, semua pihak mendapat keuntungan karena ada banyak informasi yang diperoleh untuk memperbaiki pelaksanaan program dan juga untuk mempertimbangkan masa depan program.

Apa itu Pemantauan

Pemantauan adalah kegiatan pengumpulan informasi yang dilakukan secara periodik untuk memastikan apakah suatu kegiatan sudah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Pemantauan adalah proses yang terus menerus dilakukan sepanjang siklus program dimulai dari pelatihan dan sosialisasi, perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian. Hasil dari kegiatan pemantauan digunakan untuk memperbaiki kualitas pelaksanaan dan penyesuaian terhadap perencanaan.


(b) Ada dua prinsip penting dari PPK-R2PN: partisipasi, transparansi dan sederhana. Semua pelaku program, terutama Masyarakat, Fasilitator dan Konsultan seharusnya merasa bebas untuk berpartisipasi dan melaporkan berbagai masalah yang dihadapi serta memberikan kontribusi untuk perbaikan program. Pemantauan dan evaluasi harus dilakukan di suatu lingkungan yang mendorong kebebasan berbicara, dan bersifat terbuka untuk menerima informasi yang baik ataupun yang buruk, penghargaan maupun kritikan. Tidak seorangpun yang harus merasa perlu dipersalahkan jika muncul masalah di lapangan yang memerlukan tindakan perbaikan. Yang penting adalah bahwa para pelaku program menjadi lebih sadar tentang masalah tersebut dan dapat belajar dari masalah itu, dan jika perlu, mengambil langkah perbaikan.

(c) Semua pelaku PPK-R2PN mempunyai kewajiban untuk melaporkan informasi se-akurat mungkin. Maksudnya adalah agar para pelaku program tidak berpikir hanya mau melaporkan apa yang di anggap menyenangkan untuk didengar oleh atasan. Apabila memungkinkan informasi tersebut harus diuji silang dengan sumber lain untuk menjamin ke-akurasiannya. Karena hanya informasi yang akurat dan berdasarkan fakta dan sumber terpercaya yang dapat membantu untuk memperbaiki program.

7.4 Siapa yang Bertanggung Jawab Terhadap Pemantauan?

Secara umum, semua pelaku program berkewajiban untuk memantau kegiatan mereka dan memastikan bahwa kemajuan kegiatan telah dicapai sesuai target, rencana dan jadwal. Pelaku program yang dimaksud adalah:

(a) Aparat pemerintah pada berbagai tingkatan (Tim Koordinasi / Sekretariat PPK Pusat, TK PPK Propinsi dan Kabupaten, PjOK, PjAK, Kepala Desa, dll)

(b) Anggota DPR/DPRD

(c) Konsultan pada tingkat Nasional, Wilayah, Kabupaten dan Kecamatan.

(d) Kader desa

(e) Masyarakat desa

(f) Pemberi dana

(g) Pihak lain seperti LSM, Wartawan, Auditor, dll.

Peran fasilitator dan Konsultan seperti FK/FT dan KMKab/KMT dalam pemantauan adalah:

(a) Melakukan pemantauan secara berkala di wilayah kerja mereka untuk memastikan bahwa prinsip-prinsip dan prosedur PPK-R2PN telah diterapkan dan program berjalan sesuai dengan jadwal dan rencana;

(b) Melaporkan secara berkala status program di wilayah kerja mereka;

(c) Membantu dan memfasilitasi kunjungan dari pihak lain (misalnya aparat Pemerintah, Konsultan Nasional, Tim Evaluasi, dll) yang melakukan pemantauan atau evaluasi di wilayah kerja mereka.

7.5. Apa yang Perlu di pantau?

Untuk mengetahui apa saja yang dimonitor, perlu diketahui apa saja tujuan dan outputyang diinginkan. Secara umum tujuan PPK-R2PN tetap diutamakan untuk penanggulangan kemiskinan terhadap peningkatan kualitas hidup masyarakat serta


untuk mengembangan kelembagaan dan kapasitas masyarakat dalam memenuhi kebutuhannya.

Output dari program ini termasuk: Pembangunan Perumahan(H), Pembangunan Sekolah(S),Pembangunan Kantor atau Balai desa (Go),Pembangunan prasarana pendukung perdesaan(I), penyediaan pelatihan masyarakat, dll.

Berdasarkan tujuan dan output ini, kemudian dikembangkan indikator kinerja tertentu bagi program dan diikuti setiap waktu. Indikator ini kemudian dilaporkan mengikuti sistem pelaporan dari lapangan atau bisa dilakukan melalui kegiatan pemantauan dan evaluasi lainnya seperti studi kasus, survei dampak, misi supervisi, dll.

Berikut ini beberapa contoh jenis-jenis indikator yang diikuti oleh PPK-R2PN:

(a) Jenis, dimensi, dan jumlah unit Perumahan,Gedung Sekolah,Kantor atau Balai desa yang dibangun.

(b) Jenis dan jumlah kegiatan Prasarana Pendukung Perdesaan yang dipenuhi.

(c) Jenis dan jumlah pelatihan yang telah dilaksanakan.

(d) Jumlah Desa, Kecamatan, Kabupaten yang menerima dana PPK-R2PN.

(e) Jumlah dana yang telah dicairkan ke masing-masing Desa dan Kecamatan.

(f) Jumlah kasus korupsi yang sudah diselesaikan.

(g) Jumlah perempuan dan laki-laki yang turut berpartisipasi dalam pertemuan dan kegiatan PPK-R2PN serta kualitas keterlibatan mereka dalam setiap tahapan PPK-R2PN.

(h) Kepuasan masyarakat terhadap kegiatan PPK-R2PN.

(i) Perubahan kesejahteraan rumah tangga bagi pemanfaat dana PPK-R2PN.

(j) Perubahan perilaku masyarakat terhadapat program pemberdayaan seperti PPK-R2PN.

(k) Peningkatan ketrampilan UPK dan TPK.

Indikator-indikator seperti yang telah disebutkan di atas kemudian disesuaikan dalam sistem pemantauan dan evaluasi, termasuk didalamnya pelaporan dari lapangan, sehingga semuanya dapat ditelusuri setiap waktu untuk mengukur dampak dan kemajuan PPK-R2PN.

7.6. Jenis Kegiatan Pemantauan di Dalam PPK-R2PNPemantauan pada PPK-R2PN dapat dibagi menjadi pemantauan internal dan pemantauan eksternal.

7.6.1. Pemantauan InternalPemantauan internal didefinisikan sebagai kegiatan pemantauan yang dilakukan oleh para pelaku program, yaitu mereka yang terlibat secara langsung didalam program. Mereka adalah pelaksana program, aparat pemerintah, lembaga pemberi dana ataupun pemanfaat.

(a) Pemantauan Partisipatif oleh MasyarakatJenis pemantauan yang terbaik adalah pemantauan yang dilakukan sendiri oleh masyarakat. Dalam hal ini masyarakat adalah pemilik proses dari suatu kegiatan


program, dan mereka bertanggungjawab untuk memantau proses kegiatan program tersebut.

PPK-R2PN mewajibkan Konsultan untuk memfasilitasi adanya pemantauan yang dilakukan masyarakat. Masyarakat diberi kesempatan untuk memilih dan membentuk kelompok yang akan melakukan pemantauan melalui forum musyawarah desa. Semua anggota kelompok berasal dari masyarakat desa dan bekerja secara sukarela demi kepentingan masyarakat desanya. Diharapkan anggota tim ini terdiri dari dusun yang ada serta merupakan tokoh agama/adat/masyarakat setempat. Mereka mewakili masyarakat untuk mengawasi pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN di desanya. Seseorang yang sudah menjadi anggota suatu kelompok tertentu, tidak bisa menjadi anggota di kelompok yang lain. Kepala Desa, KD, dan anggota TPK/KP tidak diperbolehkan menjadi anggota kelompok khusus ini. Pemuka agama, pemuka adat atau warga yang dipercaya dan dekat dengan masyarakat lebih diharapkan untuk dilibatkan dalam tugas ini.

Kelompok yang melakukan pemantauan ini bertanggungjawab kepada masyarakat. Kelompok ini bertugas memantau pelaksanaan PPK-R2PN di desa dan menginformasikan hasil pantauannya kepada masyarakat luas melalui media dan pertemuan-pertemuan masyarakat yang ada di desa, termasuk melalui Musyawarah Desa pertanggungjawaban dan serah terima. Dengan demikian, masyarakat luas, tidak terbatas pengelola program, dapat mengukur tingkat manfaat, kuantitas dan kualitas tiap kegiatan, tingkat keterbukaan, termasuk proses pemberdayaan dalam pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN yang sedang berjalan. Karena PPK-R2PN tidak memberikan honor maupun dana operasional, masyarakat perlu bersama-sama mendukung agar kelompok yang melakukan pemantauan ini dapat menjalankan tugasmya dengan baik.

Selain bermanfaat untuk masyarakat dalam arti luas, hasil pantauan kelompok ini juga sangat berguna bagi TPK/KP untuk meningkatkan kemampuan dan kinerjanya dalam hal administrasi, keuangan, fisik pekerjaan, pemberdayaan, transparansi dan peningkatan peran serta masyarakat dalam kegiatan PPK-R2PN. Oleh karena itu, diharapkan dapat terjadi dialog interaktif antara tim pemantau dengan tim pengelola kegiatan.

Bagi desa-desa yang melaksanakan kegiatan Pembangunan Perumahan ,Sekolah, Kantor dan Balai desa serta Prasarana Pendukung Perdesaan, disediakan Lembar Pemantauan Oleh Masyarakat untuk menilai kualitas kegiatan. Fasilitator Kecamatan dan Kader Desa akan membimbing kelompok pemantau dalam pengisian Lembar Pemantauan Oleh Masyarakat. Lembar ini diisi berdasarkan pemantauan saat kemajuan kegiatan 0-50%, 51- 100%, dan sekitar 3 bulan setelah kegiatan fisik selesai. Lembar yang telah diisi dan hasil pemantauan lainnya dibuat rangkap 4 untuk TPK, PjOK, untuk Pusat yang dikirimkan oleh FK/FT melalui KMKab/KMT, dan arsip untuk Tim Pemantauan. Biaya foto copy diambil dari Biaya Umum pada UPK.

Secara teknis, masyarakat yang melakukan pemantauan ini dapat terdiri dari satu kelompok atau beberapa kelompok, tergantung kebutuhan yang disepakati oleh masyarakat. Nama dari tim juga tergantung kesepakatan masyarakat; apakah akan dinamakan tim monitoring masyarakat, tim sukses, tim khusus atau lainnya. Di bawah ini, terdapat beberapa contoh-contoh kelompok pemantau yang dibentuk oleh masyarakat dalam pelaksanaan PPK yang sudah berjalan.


Beberapa contoh kelompok pemantauan yang dibentuk dan beranggotakan masyarakat di PPK-R2PN

Tim Khusus

Tim ini terdiri dari empat kelompok dengan tugas khusus sebagai berikut:

(a) Tim 6 atau Tim Pengawas Desa (beranggotakan 6 orang). Tugas tim antara lain:

(i) Memantau dan membantu penyebarluasan informasi termasuk pembaharuan papan informasi.

(ii) Melakukan pengawasan penyelenggaraan administrasi TPK.

(iii) Memantau dan mengawasi penyelenggaraan musyawarah pertanggungjawaban dan serah terima.

(b) Tim 5 (beranggotakan 5 orang). Tugas utama tim adalah memantau dan memeriksa setiap penarikan dana dari bank serta setiap transaksi pembayaran/pengeluaran dana dari TPK.

(c) Tim 4 (beranggotakan 4 orang). Bertugas sebagai “checkers”, yaitu memantau dan memeriksa bahan dan alat yang dibeli atau disewa. Pemantauan bukan hanya menyangkut volume tetapi juga menyangkut kualitasnya.

(d) Tim 3 (beranggotakan 3 orang). Bertugas untuk memantau dan membantu proses pengadaan bahan dan alat, termasuk surat-surat penawaran dan perjanjian maupun mengunjungi toko-toko atau lokasi sumber bahan yang dibeli.

Hasil Pemantauan oleh Masyarakat sangat berguna bagi:

1) Masyarakat, untuk mengetahui apakah pelaksanaan kegiatan PPK-R2PNdapat dilaksanakan dengan baik sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

2) Tim pengelola kegiatan, untuk mengetahui umpan balik dari masyarakatterhadap hasil kerja Tim pengelola kegiatan.

3) Para pendamping, seperti KD, Fasilitator kecamatan dan Konsultan Management sebagai masukan untuk meningkatkan kualitas bimbingan dalam menjaga proses pelaksanaan sesuai dengan tujuan kegiatan PPK-R2PN.

4) PJOK, untuk meningkatkan bimbingan kepada TPK/KP dan masukan untuk evaluasi keberhasilan kegiatan PPK-R2PN apakah sudah sesuai dengan tujuannya.

5) Pusat, dalam rangka evaluasi keberhasilan pemberdayaan masyarakat dan transparansi pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN.


Jenis pemantauan partisipatif oleh masyarakat lainnya antara lain:

Pemantauan oleh BPD – Sesuai fungsi dan tugasnya, BPD atau nama lainnya secara otomatis bertanggung jawab untuk memantau kegiatan di tingkat desa, termasuk kegiatan PPK-R2PN pada semua tahapannya meliputi; sosialisasi, perencanaan, pelaksanaan dan pemeliharaan.

Pemantauan Partisipatif oleh Masyarakat difasilitasi oleh LSM –Merupakan bentuk pemantauan yang dilakukan oleh masyarakat di PPK-R2PN. Pemantauan oleh masyarakat ini difasilitasi oleh LSM yang dikontrak untuk melakukan pemantauan pelaksanaan PPK-R2PN. LSM membantu desa-desa yang dipilih untuk melakukan kegiatan pemantauan partisispatif oleh masyarakat. LSM memfasilitasi masyarakat untuk memutuskan pertanyaan-pertanyaan apa saja mengenai PPK-R2PN yang penting bagi mereka, bagaimana mereka mengumpulkan data untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, serta membantu masyarakat menganalisa temuannya. Terkadang LSM juga membantu dalam memfasilitasi Kelompok atau Tim Khusus yang sudah disebutkan di atas.

(b) Pemantauan oleh Konsultan dan Fasilitator

Pemantauan terhadap kegiatan PPK-R2PN adalah tanggungjawab seluruh Konsultan dan Fasilitator. Konsultan pusat, Konsultan wilayah, konsultan kabupaten, FK dan KD, mempunyai tanggung jawab untuk memantau kegiatan PPK-R2PN. Mereka wajib melakukan pemeriksaan untuk bisa mengetahui apakah kegiatan program sudah berjalan sesuai dengan rencana, dan apakah prinsip maupun prosedur PPK-R2PN juga diterapkan dengan benar.

Konsultan harus melakukan pengecekan terhadap berbagai hal, termasuk di bawah ini:

(i) Apakah prinsip dan prosedur PPK-R2PN sudah diterapkan dengan benar?

(ii) Apakah masyarakat desa berpartisipasi dalam semua tahap dari siklus program?

(iii) Apakah informasi tentang program sudah transparan dan diinformasikan secara terbuka?

(iv) Selama tahapan pelaksanaan, apakah kegiatan berjalan sesuai dengan usulan desa seperti yang telah disetujui dalam Musyawarah Antar Desa dan Musyawarah Desa III?

(v) Apakah bantuan teknis diberikan kepada masyarakat desa dan bagaimana bantuan teknis ini bisa diperbaiki?

(vi) Seperti apa kualitas dari prasarana pendukung perdesaan, kegiatan Perumahan,Sekolah dan cantor atau Balai desa? Apakah hasilnya dipelihara?

(vii) Apakah dokumentasi administrasi keuangan disimpan dengan cukup baik, apakah semua transaksi tercatat? dan apakah harga standaruntuk pembelian barang cukup masuk akal, dan diumumkan kepada publik?


(viii) Apakah Konsultan dilapangan memeriksa buku keuangan secara berkala?

(ix) Apakah permasalahan yang telah dilaporkan sebelumnya sudah diselesaikan?

(Lihat contoh ceklist pemantauan pada halaman berikutnya).

Setiap Konsultan dan Fasilitator harus mengunjungi lokasi program secara berkala untuk memantau kegiatan dan menerima umpan balik dari masyarakat. Selama kunjungan lapangan, konsultan seharusnya tidak hanya berbicara kepada KD, pemimpin masyarakat dan tim pelaksana tetapi juga kepada masyarakat biasa dan pemanfaat. Konsultan harus mengunjungi beberapa rumah tangga yang berbeda, terutama di lokasi yang paling miskin dan paling sulit dijangkau dari suatu desa, dan melihat apa yang masyarakat katakan dan pikir tentang PPK-R2PN serta menanyakan apakah mereka berpartisipasi di dalam proses atau tidak.


CONTOH CEKLIS PEMANTAUAN DI LAPANGAN

Di bawah ini adalah items umum untuk diperiksa pada saat melakukan kunjungan lapangan. Ceklis ini dapat dipergunakan oleh staf lapangan, pemantau eksternal, aparat pemerintah atau masyarakat. Jawaban dari pertanyaan ini dapat dihimpun dengan mempergunakan metodologi yang bervariasi seperti observasi langsung ke lapangan, diskusi kelompok terarah, wawancara dengan informan kunci maupun anggota masyarakat.

1. PARTISIPASI

Apakah masyarakat turut berpartisipasi dalam semua tahapan siklus program, termasuk sosialisasi, perencanaan, pengambilan keputusan, pelaksanaan, pemantauan dan pemeliharaan?

Siapa yang turut berpartisipasi dan siapa yang tidak? Apakah kelompok perempuan, orang miskin, dan marginal dapat berpartisipasi secara aktif? (kunjungilah beberapa rumah tangga yang paling miskin, kelompok rentan dan bagian desa yang terpencil dan lihatlah apakah orang-orang tersebut tahu tentang program atau turut berpartisipasi dalam tahapan kegiatan).

Siapa yang mendapatkan dan siapa yang tidak mendapatkan keuntungan dari kegiatan yang diusulkan?

2. PENYEBARAN INFORMASI DAN TRANSPARANSI

Umumnya, apakah masyarakat tahu tentang PPK-R2PN, prinsip-prinsipnya dan kegiatan-kegiatan apa saja yang dapat didanai?

Apakah informasi mengenai keuangan disebarkan di desa?

Apa mekanisme yang dipergunakan dalam mendiseminasikan informasi dasar mengenai prinsip-prinsip program dan keseluruhan prosesnya? Apa mekanisme yang dipergunakan agar masyarakat tetap tahu mengenai kemajuan program, termasuk keputusan yang dibuat pada saat Musyawarah Desa maupun Musyawarah Antar Desa, pencairan dana dan pembayaran?

Apakah ada pemisahan dalam alur informasi pada tahapan tertentu atau dalam memperoleh informasi bagi kelompok masyarakat tertentu (perempuan, orang miskin, bagian desa yang jauh, masyarakat yang buta huruf/penutur dengan bahasa setempat, dll.)?

3. KUALITAS BANTUAN TEKNIS Bagaimana dukungan dari aparat setempat?

Bagaimana kualitas bantuan teknis yang diberikan oleh FK/FT dan KM Kab/KMT? Apakah mereka mengerti tentang prisnsip-prinsip dan prosedur PPK-R2PN dan apakah mereka mengikutinya? Apa pandangan masyarakat tentang keterlibatan mereka?

Bagaimana meningkatkan dukungan dari konsultan dan aparat pemerintah?


CONTOH CHECKLIST PEMANTAUAN (Lanjutan)

4. KUALITAS KEGIATAN

Apakah kegiatan Pembangunan Perumahan, Sekolah, Kantor atau Balai Desa serta Prasarana Pendukung Perdesaan secara teknis memenuhi syarat? Apa dampak dari kegiatan terhadap desa tersebut? Apakah prasarana itu dipelihara? Oleh siapa dan bagaimana? Jika tidak, mengapa? Apakah ada sanksi bagi kegiatan prasarana yang tidak tuntas atau secara teknis kurang layak? Jika tidak, apakah masyarakat terdorong untuk menerapkannya?

Apakah kegiatan-kegiatan sosial yang mendapat bantuan PPK (misalnya: penguatan kelembagaan lokal atau adat, dll) juga terselesaikan dengan baik? Apakah secara teknis kegiatan sosial tersebut memenuhi syarat? Apa dampak dari kegiatan-kegiatan tersebut terhadap desa?

Apa pendapat penduduk desa terhadap program ini, khususnya masyarakat miskin, perempuan, dan kelompok yang “terpinggirkan” (marjinal atau minoritas)? Apakah mereka merasa puas dengan adanya program ini? Apa dampak dari program ini terhadap kehidupan mereka? (sosial, ekonomi, dll)

Apakah ada masalah yang muncul dalam setiap tahapan? Bagaimana mereka menghadapi masalah tersebut? Bagaimana proses dari tahapan tersebut dapat diperbaiki?

5. PEMERIKSAAN KEUANGAN Apakah tim pengelola keuangan (misal:Pendamping Pembukuan) dapat

menangani dana program ini dengan semestinya? Apakah buku kas, kuitansi penerimaan, dan laporan dari bank telah dipastikan benar dan disimpan dengan rapi? Apakah semua transaksi keuangan terdokumentasi?

Apakah harga standar material diumumkan secara terbuka kepada masyarakat? Apakah transaksi keuangan dilakukan dengan transparan dan terdokumentasi dengan baik, dan apakah transaksi-transaksi tersebut diketahui oleh masyarakat?

Apakah ada gejala mark-up harga material?

Apakah para Konsultan memeriksa catatan-catatan keuangan tersebut secara rutin?


(c) Pemantauan oleh Pemerintah yang Berwenang

PPK-R2PN adalah program pemerintah Indonesia. Dana PPK-R2PN adalah dana publik dan pemerintah memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa PPK-R2PN berjalan sesuai prinsip dan prosedur dan bahwa dana dipakai sebagaimana mestinya. Semua pegawai pemerintah yang terlibat dalam PPK-R2PN (DPR/DPRD, Tim Koordinasi, Bupati, Camat, Kepala Desa, PjOK, dll) mempunyai tugas untuk memantau PPK-R2PN.

Pegawai pemerintah yang berwenang sesering mungkin mengunjungi lapangan, baik secara rutin maupun berkala untuk penyelesaian masalah. Mereka bisa melihat dan memeriksa masalah-masalah ataupun isu yang ada atau mereka atau bisa memeriksa beberapa hal yang juga tugas pemantauan konsultan.

(Lihat contoh ceklis pemantauan).

(d) Pemantauan penanganan pengaduan (complain) dan proses penyelesaian masalah

Salah satu aspek penting dari sistem pemantauan PPK-R2PN adalah pemantauan terhadap proses penanganan pengaduan. PPK-R2PN sudah memilih spesialis penanganan pengaduan/Monev di Pulau Nias,untuk mencatat dan menelusuri setiap pengaduan, masalah, atau pertanyaan tentang PPK-R2PN. Tujuannya adalah untuk memantau dan memastikan proses penanganan masalah ataupun pertanyaan sudah dijawab dengan segera, melakukan investigasi dan penyelesaian masalah bila diperlukan. Pengaduan ataupun masalah bisa berhubungan dengan berbagai hal. Biasanya masalah berhubungan dengan pelanggaran prinsip dan prosedur PPK-R2PN, kesalahan dalam pengalokasian dana, dan/atau adanya intervensi yang tidak baik dari Aparat atau Konsultan PPK-R2PN.

Proses penanganan pengaduan membuat setiap orang bisa menyampaikan suatu pengaduan, yaitu Konsultan melalui laporan biasa maupun berkala, anggota masyarakat melalui surat tanpa nama, atau LSM dan wartawan melalui laporan mereka tentang PPK-R2PN. PPK-R2PN sudah menyiapkan PO Box khusus untuk hal ini dan setiap orang bisa menulis untuk ditujukan ke alamat itu.

TIPS SAAT MELAKUKAN PEMANTAUAN DI DESA

Ketika anda mengunjungi desa, berkelilinglah ke beberapa lokasi pemukiman yang berbeda di desa tersebut untuk memperoleh keterangan apakah warga desa tahu tentang PPK-R2PN. Carilah keterangan apakah mereka mengetahui tentang kegiatan PPK-R2PN? Apa pendapat mereka tentang PPK-R2PN? Apakah mereka memperoleh manfaat dari kegiatan PPK-R2PN tersebut? Pastikan anda mewawancarai responden dari kelompok laki-laki dan perempuan.

Kunjungilah rumah-rumah dari kelompok warga paling miskin di desa tersebut atau kunjungilah daerah yang terpencil di desa itu. Apakah warga yang paling miskin tersebut mengetahui tentang PPK-R2PN dan kegiatannya? Jika ya, mengapa? Jika tidak, mengapa? Apa saran mereka untuk perbaikan program ini?


Jika Konsultan berniat untuk menyampaikan pengaduan atau laporan masalah, mereka bisa berdiskusi langsung dengan penyelia mereka, memasukannya ke dalam laporan bulanan atau mengirim surat kepada KORPUN (KM Nasional di Pulau Nias) atau KM Nasional: PO Box 612 Jakarta 10900. Jika anggota masyarakat atau pihak lain berniat untuk melaporkan masalah atau pengaduan,mereka bisa melaporkan dengan alamat yang sama seperti di atas.

Untuk keterangan lebih lanjut, lihat Penjelasan 8: Prosedur Penanganan Pengaduan

(e) Studi Kasus dan Dokumentasi Tentang Beberapa Pelajaran yang Bisa Dipetik

Karena luasnya skala dan aktifitas PPK-R2PN, adalah sangat penting untuk melakukan dokumentasi program dan melakukan penelitian tentang apa yang terjadi di lapangan. KM Nasional mempunyai beberapa staf yang bertugas untuk melakukan penelitian dan menulis studi kasus tentang berbagai aspek dalam PPK-R2PN. Sebagai contoh, di PPK tahap pertama, staf KM Nasional menulis beberapa studi kasus dengan beragam tema: partisipasi perempuan dan orang miskin dalam PPK; penanganan konflik; peranan pemimpin perempuan; diseminasi informasi dan peranan KD; serta monitoring partisipatif oleh masyarakat.

Studi kasus tersebut dipublikasikan secara berkala dan didistribusikan kepada para pelaku program pada tingkat nasional dan di lapangan. Dengan membaca studi kasus ini diharapkan para pelaku program, terutama konsultan bisa belajar dari pengalaman tentang PPK di wilayah lain. Studi kasus merupakan alat pemantauan yang cukup penting karena menyediakan informasi yang banyak dan deskriptif tentang apa yang terjadi dengan berbagai aspek dalam PPK.

7.6.2. Pemantauan Eksternal – Pemantauan yang dilakukan secara independen, oleh organisasi lain.

Pemantauan eksternal dilakukan oleh pihak luar yang independen. Pemantauan eksternal diharapkan dapat memberi pandangan yang lebih obyektif dan badan yang independen yang tidak secara langsung terlibat dalam pelaksanaan program.

Pemantauan eksternal berisi kumpulan data dan informasi tentang program, dari pihak luar. PPK-R2PN memasukan kegiatan pemantauan eksternal sehingga program bisa menerima sudut pandang yang berbeda dari pihak luar, yaitu pihak independen yang mungkin memiliki pandangan lebih obyektif atau sudut pandang yang berbeda dari para pelaksana program. Informasi dari pemantauan eksternal dapat diuji silang dengan hasil laporan dari pemantauan internal PPK-R2PN.

LSM dan Wartawan memberikan pemantauan yang independen untuk PPK-R2PN. Pada awal kontrak, KM Nasional memberikan pelatihan dan orientasi tentang prinsip-prinsip PPK-R2PN dan tahapan program kepada staf LSM dan Wartawan.

(a) Pemantauan Independen oleh LSM

PPK-R2PN melakukan kontrak dengan LSM di setiap propinsi untuk memantau dan menyampaikannya dalam laporan bulanan tentang perkembangan PPK-R2PN. Sesuai dengan Term of Reference (TOR), LSM bertanggungjawab untuk memantau:


(i) Partisipasi warga desa, khususnya perempuan dan warga miskin, di semua tahapan program;

(ii) Transparansi dan saling berbagi informasi;

(iii) Kesesuaian dengan prinsip-prinsip umum dan prosedur program;

(iv) Kualitas pendampingan teknis;

(v) Kualitas hasil program (sarana prasarana, kegiatan ekonomi dan kegiatan sosial);

(vi) Pemeriksaan keuangan;

(vii) Rekomendasi dari pelaku dan pihak-pihak lain yang terlibat dalam program (termasuk Konsultan) dalam hal perbaikan dan peningkatan PPK-R2PN.

Tiap bulan, LSM harus mengunjungi sejumlah desa tetap di kecamatan dan Kabupaten yang berbeda. LSM melakukan kegiatan pemantauannya secara bergilir di kecamatan dan kabupaten sehingga pemantauan tersebut dapat mencakup wilayah yang ada seluas mungkin. Namun ada beberapa desa yang harus dipantau terus-menerus tiap bulan untuk melihat kemajuan yang dicapai oleh desa-desa tersebut. Di desa-desa tersebut, LSM akan mendampingi warga desa untuk melakukan monitoring partisipatif.

LSM harus membuat laporan secara tertulis maupun lisan setiap bulannya dalam rapat koordinasi bulanan konsultan dan TK-PPK Propinsi atau TK-PPK Kabupaten. Konsultan diundang untuk hadir dalam pertemuan itu guna mempelajari temuan-temuan LSM tersebut.

(b) Pemantauan oleh Wartawan Independen

PPK-R2PN mempunyai kesepakatan dengan sebuah LSM yang bekerjasama dengan organisasi wartawan untuk mengunjungi lokasi PPK-R2PN dan menulis laporan tentang temuan mereka. Para wartawan bebas untuk menulis topik apapun tentang PPK-R2PN. Laporan-laporan tadi kemudian dipublikasikan pada surat kabar lokal ataupun disiarkan di radio.

Peran konsultan dalam pelaksanaan pemantauan eksternal yang independen adalah untuk memfasilitasi LSM dan wartawan dalam kunjungan lapangan, jika diperlukan dan menjawab semua pertanyaan tentang PPK-R2PN dengan jujur.

7.7. Jenis Aktivitas Evaluasi dalam PPK-R2PN

Hasil pemantauan secara internal maupun eksternal merupakan bahan untuk evaluasi bagi pelaku program agar selanjutnya dapat melakukan dengan lebih baik dan sesuai dengan prinsip dan prosedur PPK-R2PN.

Sementara itu di tingkat keprograman dilakukan rangkaian kegiatan evaluasi. Kegiatan evaluasi dilakukan pada saat tertentu (bisa dilakukan di pertengahan atau pada akhir tahun program atau siklus). Tim internal ataupun external bisa melakukan evaluasi dengan dibantu oleh staff program. Kegiatan evaluasi yang dilakukan perlu diketahui juga oleh pelaku-pelaku program di lapangan.


Jenis evaluasi yang biasanya dilakukan dalam PPK-R2PN adalah:

Misi Supervisi Bank Dunia – Biasanya dilakukan dua kali dalam setahun. Yang terlibat dalam misi ini adalah staff Bank Dunia, Tim Koordinasi/ Sekretariat PPK Pusat dan KMN. Kadangkala, pihak lain seperti LSM ataupun para Spesialis bidang Teknik dilibatkan untuk ikut juga adalam program ini. Misi ini secara umum mengkaji isu-isu tertentu yang dihadapi PPK-R2PN (misalnya: partisipasi, manajemen isu, pendampingan teknis, persiapan ke tahap berikutnya, dan sebagainya) dan juga mengevaluasi keseluruhan kemajuan yang telah dibuat dalam program ini.

Evaluasi Tematik – Tim evaluasi eksternal, dengan dibantu oleh staff program PPK-R2PN bisa melakukan evaluasi tentang aspek tertentu dalam PPK-R2PN pada komponen Perumahan,Sekolah,Kantor atau Balai desa serta Prasarana Pendukung Perdesaan.

Survey/Studi Dampak Program – PPK-R2PN, melalui lembaga penelitian ataupun universitas, melakukan survey terhadap rumah tangga untuk mengetahui dampak dari program pada kesejahteraan rumah tangga dan kemiskinan serta perubahan sikap dan tingkah laku dari pemerintahan di tingkat lokal. Survey tersebut biasanya tidak dilakukan di setiap propinsi; jadi hanya dilakukan pada propinsi tertentu yang telah dipilih.

Audit Keuangan dan Supervisi – Audit dilakukan secara berkala untuk memeriksa catatan keuangan UPK, TPK/KP. Di dalam KM Nasional, ada Unit Pelatihan dan Supervisi Keuangan yang mengunjungi tiap propinsi untuk memeriksa dokumen keuangan dan menyediakan pelatihan kepada UPK di tingkat kecamatan dan desa. Unit ini siap untuk mendampingi pelatihan keuangan di tingkat propinsi dan juga menyediakan bimbingan di-tempat untuk UPK dan TPK/KP. Misalnya, Unit ini dapat mendampingi pelatihan tambahan bagi UPK bila ada kesepakatan sebelumnya. Kesepakatan dengan Unit ini untuk melakukan pendampingan tersebut harus diajukan sebulan sebelumnya.

Lembaga audit pemerintah, BPKP juga melakukan audit terhadap PPK-R2PN setiap tahun.

Seperti halnya pemantauan, peran Konsultan di lapangan seperti Konsultan Ahli,KM-Kab,KMT dan FK,FT dalam misi evaluasi adalah melakukan dan memfasilitasi kunjungan Tim evaluasi dan menyediakan informasi dan umpan balik yang jujur kepada Tim.

7.8. Pengumpulan DataAda beragam cara mengumpulkan data untuk tujuan pemantauan (dan evaluasi). Dalam pemantauan, pengumpulan informasi biasanya merupakan bagian dari kerja sehari-hari. Seringkali data dikumpulkan melalui diskusi informal dan observasi selama kunjungan lapangan, pertemuan, dll. Di bawah ini adalah beberapa perangkat yang umum yang digunakan untuk mengumpulkan data:

Observasi Langsung – Pemantau mengobservasi atau melihat apa yang sedang berlangsung di lapangan. Pemantau mengunjungi lokasi program, mengunjungi pertemuan-pertemuan atau mengunjungi lokasi kegiatan yang sedang berlangsung dan mencatat semua yang dilihat tersebut.

Wawancara – Wawancara adalah salah satu alat utama yang digunakan dalam pengumpulan informasi. Wawancara termasuk mengajukan pertanyaan kepada


TIPS SAAT MELAKUKAN WAWANCARA

Saat anda melakukan wawancara:

Gunakan seorang pencatat (notulen) jika diperlukan, yang dapat membantu mencatat jawaban-jawaban tersebut.

Mulailah dengan salam pembuka yang umum berlaku di daerah tersebut dan perkenalan.

Jelaskan dengan sejelas mungkin tujuan dari wawancara, kerahasiaan, dan waktu (berapa lama wawancara akan dilakukan)

Gunakan bahasa yang sederhana; hindari jargon (misal; akronim atau singkatan) dan kata-kata yang sulit dipahami oleh responden.

Hindari pertanyaan yang menjurus (misal: “Anda suka dengan program ini, kan?”) dan pertanyaan yang bersifat menilai atau menghakimi.

Lakukan wawancara secara informal, dengan diselingi diskusi.

Gunakan pertanyaan yang bersifat lebih terbuka, yang memungkinkan responden leluasa menceritakan pengalaman mereka dengan bahasa atau kata-kata mereka sendiri.

perorangan atau kelompok dan mencatat jawabannya. Wawancara dapat dilakukan dalam bentuk terstruktur (menanyakan pertanyaan yang pasti dan memilih salah satu jawaban dari beberapa pilihan yang tersedia dalam kuesioner) atau tidak terstruktur (menanyakan pertanyaan terbuka dan menentukan apa yang akan ditanyakan berikutnya berdasar pada jawaban yang diterima). Ada beberapa jenis wawancara, yakni; wawancara individu untuk mendapatkan informasi dari orang tertentu; wawancara dengan informan kunci yang memiliki pengetahuan khusus tentang sebuah topik, atau wawancara kelompok).

Diskusi Kelompok Terarah – Ini dilakukan untuk mendiskusikan topik tertentu secara rinci dengan sejumlah kecil orang, biasanya terdiri dari 6 sampai 7 orang. Fasilitator biasanya memandu kelompok dalam mendiskusikan sebuah topik yang sesuai dengan pengalaman dan kecenderungan mereka. Diskusi ini akan memperoleh hasil terbaik jika semua pesertanya memiliki karakteristik yang serupa (misal: semua perempuan, semua orang miskin, dll)

Survei – Survei secara umum merupakan tugas yang lebih terstruktur dengan pertanyaan-pertanyaan yang pasti dan biasanya merupakan daftar jawaban untuk dipilih. Survei formal, seperti sensus atau survei rumahtangga formal dapat digunakan untuk mengumpulkan sejumlah besar informasi kuantitatif. Survey informal atau mini survei juga dapat dilakukan dengan menggunakan teknik statistik yang lebih sederhana dan pertanyaan-pertanyaannya sedikit informal.


7.9. PELAPORAN

Bagian penting dari pemantauan dan evaluasi adalah laporan tentang hasil. Untuk kegiatan pemantauan, ini artinya adalah mempersiapkan laporan mengenai kemajuan program. Laporan-laporan ini harus dibuat secara sederhana dan seringkas mungkin.

Para pelaku program, khususnya konsultan mempunyai tanggung jawab untuk membuat laporan seakurat mungkin dan tepat waktu kepada penyelia mereka. Jika konsultan tidak melaporkan secara akurat dan tepat waktu, hak ini akan berdampak negatif kepada evaluasi kinerja mereka.

Tidak ada format laporan terpisah untuk staff pemerintah yang terlibat dalam PPK. Staff pemerintah dapat mengikuti format laporan dan topik yang sama seperti yang dilakukan oleh konsultan, jika mereka menginginkannya.

Seperti telah dijelaskan di atas, PPK-R2PN mememiliki bermacam indikator kinerja kedalam sistem pelaporannya dan indikator tersebut dicermati pada waktu tertentu. Indikator pengukur tersebut digunakan untuk memantau kemajuan PPK-R2PN yang berkaitan dengan hasil spesifik dan juga hasil dari keseluruhan tujuan program.

(a) Alur Pelaporan

Adalah merupakan tanggung jawab konsultan di lapangan untuk mengumpulkan dan mengkonsolidasikan data dari wilayah kerja mereka dan melaporkan hasilnya pada setiap bulan kepada penyelia mereka. Alur laporan dapat dilihat seperti di bawah ini.

Pengirim/Konsultan: Laporan asli dikirim ke:

Tanggal pengiriman:

Copy laporan dikirim ke:

KD & TPK/KP FK/FT Tanggal 25 setiap bulan

KD, TPK sebagai arsip

FK/FT KMKab/KMT Tanggal 1 setiap bulan

PjOK FK sebagai arsip

KMKab/KMT KORPUN Tanggal 5 setiap bulan

TK-PPKKab KM Kab/KMT sebagai

arsip KORPUN KM Nasional Tanggal 10

setiap bulan TK-PPK Propinsi

melalui KOPROV KORPUN sebagai

arsip KM-Nasional Pimpinan

Program PPK Pusat

Tanggal 20 setiap bulan

KM-Nasional sebagai arsip

Konsultan harus yakin bahwa copy laporan mereka disimpan secara lengkap di dalam arsip mereka.


(b) Pelaporan Pada Tingkat Desa

Siapa yang bertanggung jawab membuat laporan PPK-R2PN pada tingkat desa?

Pada tingkat desa, KD/KT dan TPK/KP umumnya bertanggung jawab untuk membuat laporan kepada FK/FT.

Kapan dan kepada siapa mereka melaporkan?

KD dan TPK/KP wajib mengirim laporan mereka kepada FK/FT pada tanggal 25 setiap bulan.

Apa yang mereka laporkan?

KD/TPK harus melengkapi formulir di bawah ini:

Untuk KD/KT dan TPK/KP: Form 7.1 : Laporan Masalah yang Dihadapi

Untuk TPK/KP: Form 7.2 : Catatan Kegiatan dan Rencana Kegiatan TPK/KP

ALUR PELAPORAN

Tingkat Konsultan/ Pengirim Pelaku yangMenerima Copy

Desa KD & TPK/KP


Kecamatan FK/FT PjOK


Kabupaten KM Kab/KMT TK-PPK Kab - up PjOKab


Wilayah/Propinsi KORPUN TK-PPK Propinsi melalui KORPROV


Nasional KM Nasional Satker PPK Pusat



Form 7.3 : Catatan Harian Form 7.4 : Catatan Mingguan, Kemajuan Fisik, Biaya dan HOK Form 7.5 : Laporan Bulanan, Kemajuan Fisik, Biaya dan HOK

KD/KT dan TPK/KP juga diperkenankan untuk menyerahkan foto, berbagai cerita dan dokumentasi lainnya jika diinginkan.

(c) Pelaporan pada tingkat kecamatan

Siapa yang bertanggung jawab membuat laporan PPK-R2PN pada tingkat kecamatan?

Pada tingkat kecamatan, FK/FT umumnya bertanggung jawab membuat laporan kepada KM Kab/KMT.

Kapan dan kepada siapa mereka melapor?

FK/FT diwajibkan mengirim laporan kepada KM Kab/KMT pada tanggal 1 setiap bulan. FK/FT juga diwajibkan mengirim copy laporan kepada PjOK dan menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri. Adalah penting bagi FK/FT untuk mereview dan mendiskusikan laporan bulanan mereka dengan KM Kab/KMT di saat pertemuan koordinasi bulanan.


FK/FT diwajibkan mereview laporan dari KD/KT dan TPK/KP, dan kemudian meringkas informasi tersebut untuk laporan bulanan mereka kepada KM Kab/KMT. Laporan FK/FTharus sejujur dan setepat mungkin. FK/FT tidak boleh ragu-ragu dalam melaporkan poin-poin yang baik dan yang buruk

Secara umum, laporan bulanan FK/FT kepada KM Kab/KMT harus memasukkan butir-butir di bawah ini:

(i) Kegiatan FK/FT bulan ini dan rencana kegiatan untuk bulan depan (dengan menggunakan formulir 7.6)

(ii) Penjelasan mengenai kemajuan dan status dari siklus PPK-R2PN (lihat formulir 7.7)

(iii) Selama pelaksanaan, jelaskan kemajuan masing-masing jenis kegiatan.(iv) Jumlah dana yang dicairkan pada bulan lalu sampai hari ini.(v) Evaluasi terhadap perkembangan penerapan prinsip PPK-R2PN seperti

partisipasi, transparansi dan kesinambungan, dll. (vi) Berbagai masalah yang muncul dan saran penyelesaiannya (lihat Form 7.8

dengan lampiran)(vii) Lampiran – Formulir berikut ini harus dilampirkan setiap bulannya:

Form 7.6 : Laporan Kegiatan dan Rencana Kegiatan FK/FT Form 7.7 : Laporan Kemajuan Kegiatan Tingkat Kecamatan Form 7.8 : Rekapitulasi Permasalahan dan Lampiran Form 7.9 : Partisipasi Masyarakat Form 7.10 : Laporan Kemajuan Fisik, Biaya dan HOK (hanya

selama pelaksanaan pengerjaan prasarana)

Sebagai tambahan, ini tergantung pada siklus kegiatan program, FK/FT harus mengirim laporan insidental berikut ini kepada KM Kab/KMT:


No. Form

Nama Formulir Waktu untuk meyelesaikan formulir dan mengirimkannya kepada KM Kab:

7.12 Survei Keadaan Sebelum Kegiatan Dimulai

Setelah pertemuan Musyawarah Antar Desa II dan sebelum dimulainya pembangunan prasarana

Hasil Rapat Musyawarah Antar Desa III dan Surat Penetapan Camat

Segera setelah pertemuan Musyawarah Antar Desa III

7.14 Laporan Pelatihan Setelah setiap pelaksanaan training di kecamatan

7.15 Evaluasi Kemampuan TPK/KP dan KD/KT

Setelah pelaksanaan dimulai dan segera setelah pelaksanaan selesai

7.16 Laporan Akhir Kegiatan Setelah pembangunan (H);(S);(Go);& (I) selesai

Staff pemerintah diperbolehkan mengikuti format yang sama seperti laporan konsultan.

Di waktu tertentu, Konsultan boleh juga ditanya tentang laporan insidental untuk isu khusus atas suatu masalah. Sebagai contoh, jika Unit Penanganan Pengaduan/Monevmenginginkan informasi tambahan mengenai status untuk persoalan tertentu, konsultan bisa diminta untuk menulis laporan mengenai isu tersebut.

.(d) Pelaporan Pada Tingkat Kabupaten

Siapa yang bertanggung jawab membuat laporan PPK-R2PN pada tingkat kabupaten?

Pada tingkat kabupaten, KM Kab/KMT umumnya bertanggung jawab membuat laporan kepada Korwil di KM Nasional di wilayahnya.

Kapan dan kepada siapa mereka melaporkan?

KMKab/KMT harus mengirimkan laporannya kepada KORPUN pada tanggal 5 setiap bulannya. KM Kab/KMT harus mengirim copy-nya kepada TK-PPK Kabupaten up PjOKab dan menyimpan satu copy sebagai arsip.

Adalah penting bagi KM Kab/KMT untuk mendiskusikan laporan bulanan mereka secara terbuka dengan KORPUN di pertemuan koordinasi bulanan.


KM Kab/KMT harus melakukan review terhadap laporan FK/FT dan meringkasnya untuk laporan bulanan mereka kepada KORPUN. Laporan KM Kab/KMT harus jujur, akurat dan seringkas mungkin. KM Kab/KMT tidak boleh ragu-ragu dalam melaporkan poin baik maupun buruk.

Laporan haruslah singkat dan jelas dan tidak boleh lebih dari 10 halaman dalam bentuk penjelasan (tanpa lampiran).


Secara umum, laporan bulanan KM Kab/KMT kepada KORPUN harus memasukkan poin berikut ini:

(i) Kegiatan utama Konsultan bulan ini dan rencana kegiatan bulan depan (termasuk informasi mengenai pelatihan, pertemuan koordinasi dan laporan kunjungan lapangan, dll)

(ii) Penjelasan tentang kemajuan dan status siklus program.

(iii) Selama pelaksanaan, penjelasan tentang jenis kemajuan kegiatan (lengkapi formulir 7.17, Rekapitulasi Kemajuan Fisik, Biaya dan HOK)

(iv) Jumlah dana yang dicairkan pada bulan lalu hingga hari ini.

(v) Evaluasi terhadap perkembangan penerapan prinsip-prinsip PPK-R2PNseperti partisipasi masyarakat, transparansi, kompetisi sehat dan lain lain.

(vi) Berbagai masalah yang ditemukan dan saran penyelesaiannya-bagian ini harus se spesifik mungkin dalam mengindentifikasi masalah di tingkat Kabupaten. KM Kab/KMT diharuskan merekap berbagai masalah utama seperti yang dilaporkan oleh FK/FT atau berdasarkan hasil kunjungan lapangan KM Kab/KMT.

Untuk masalah-masalah yang masih dalam proses (yang pernah dilaporkan sebelumnya) KM Kab/KMT harus mempunyai status terakhir tentang kasus tersebut dan kemajuan apa yang telah dibuat dalam menyelesaikan masalah tersebut. Bagian ini harus memasukkan perbaikan (up-date) pada kasus yang ditunda (pending) dari Unit Penanganan Pengaduan, BPKP, FK/FT, masyarakat dan lainnya ( lihat Form 7.8 Laporan Permasalahan dan Tindak Lanjut)

(vii) Lampiran – Formulir dari FK/FT berikut ini harus dilampirkan setiap bulannya: Form 7.7 : Laporan Kemajuan Kegiatan Tingkat Kecamatan Form 7.8 : Laporan Permasalahan dan Tindak Lanjut Form 7.9 : Partisipasi Masyarakat

Termasuk juga laporan insidental dari FK/FT berikut ini: Form 7.12 : Survei Keadaan Sebelum Kegiatan Dimulai : Hasil Rapat Musyawarah Antar Desa III Form 7.13 : Laporan Pelatihan Form 7.14 : Evaluasi Kemampuan TPK/KD Form 7.15 : Laporan Akhir Kegiatan Prasarana

Adalah sangat penting bagi KMKab/KMT untuk menyertakan formulir terlampir dari para FK/FT kepada KORPUN supaya informasi yang ada dalam formulir tersebut dapat dimasukan ke dalam database di tingkat wilayah.

(e) Pelaporan PadaTingkat Wilayah

Siapa yang bertanggung jawab membuat laporan PPK-R2PN pada tingkat wilayah?


Pada tingkat wilayah, KORPUN umumnya bertanggung jawab membuat laporan kepada KM-Nasional.

Kapan dan Kepada Siapa KORPUN melaporkan?

KORPUN diwajibkan untuk mengirimkan laporannya kepada KM Nasional pada tanggal 10 setiap bulan. Copy laporan harus dikirimkan kepada TK-PPK Propinsi melalui KOPROV dan satu copy disimpan sebagai arsip korwil.

Apa yang dilaporkan?

KORPUN harus mereview laporan dari para KMKab/KMT dan meringkas informasi tersebut untuk laporan bulanan mereka kepada KM Nasional. KORPUN harus memanfaatkan data yang ada didalam database di kantor wilayah. Laporan KORPU haruslah sejujur dan seakurat mungkin.

Laporan haruslah singkat dan jelas, dan panjangnya tidak boleh lebih dari 10 halaman dalam bentuk penjelasan (tanpa lampiran).

Secara umum, bentuk laporan KORPUN kepada KM Nasional formatnya sama seperti laporan KMKab/KMT (lihat bagian sebelumnya). Dalam laporan KORPUN harus termasuk butir-butir berikut ini:

(i) Kegiatan utama KORPUN bulan ini dan rencana kegiatan untuk bulan depan.

(ii) Penjelasan tentang kemajuan dan status siklus PPK-R2PN pada tingkat wilayah. (berdasarkan masing-masing propinsi).

(iii) Selama masa pelaksanaan, penjelasan mengenai kemajuan setiap jenis kegiatan.

(iv) Jumlah dana yang dicairkan pada bulan lalu sampai pada hari ini.

(v) Evaluasi kemajuan penerapan prinsip PPK-R2PN seperti, partisipasi masyarakat, transparansi, kompetesi sehat, dll.

(vi) Berbagai masalah yang muncul dan saran penyelesaiannya – KORPUNharus membuat informasi ringkas berdasarkan database Monev wilayah dan melampirkan laporan yang lengkap tentang status pengaduan.

(f) Laporan Tingkat Nasional

Pada tingkat nasional, KM-Nasional akan menyiapkan laporan bulanan kepada Pimpinan Proyek Sekretariat PPK Pusat pada tanggal 20 setiap bulan. KM-Nasional akan meringkas laporan yang berasal dari wilayah dengan menggunakan format yang mirip dengan yang digunakan oleh KORPUN.



JAKARTA2007

ii

DAFTAR ISI

Halaman

8.1 LATAR BELAKANG DAN TUJUAN ---------------------------------------------------------------------------------- 18.1.1 Latar Belakang --------------------------------------------------------------------------------------------------- 18.1.2 Tujuan-------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1

8.2 PRINSIP-PRINSIP PENANGANAN---------------------------------------------------------------------------------- 2

8.3 SISTEM DAN PROSEDUR -------------------------------------------------------------------------------------------- 2

8.4 PERAN PELAKU-PELAKU PPK DALAM PENANGANAN MASALAH --------------------------------------- 6

8.5 PENUTUP ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8

iii

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Bagan Alir Distribusi Informasi Pengaduan dan Temuan Masalah ---------------------------------- 9

Lampiran 2 Bagan Alir Penanganan Pengaduan dan Temuan Masalah----------------------------------------- 10

Lampiran 3 Panduan Penyelesaian Masalah-------------------------------------------------------------------------- 12

Lampiran 4 Program Pengembangan Kecamatan - PPK Progres dan Rekomendasi Penanganan Masalah -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13

Penjelasan VIII : Prosedur Penanganan Pengaduan dan Masalah 1

PENJELASAN VIII

PROSEDUR PENANGANAN PENGADUAN DAN MASALAH

8.1. Latar Belakang dan Tujuan

8.1.1. Latar Belakang

Dalam pelaksanaan PPK terdapat prinsip transparansi dan partisipatif. Artinya semua kegiatan/proses PPK (perencanaan, pengambilan keputusan usulan kegiatan yang dibiayai dana bantuan PPK, pelaksanaan dan pelestarian kegiatan) dilaksanakan secara transparan (terbuka) dan melibatkan partisipasi masyarakat. Salah satu indikator pelibatan masyarakat adalah adanya pengawasan yang dilakukan masyarakat terhadap kegiatan/proses PPK.

Peran serta masyarakat dalam pengawasan ditunjukkan dengan adanya pengaduan-pengaduan terhadap proses pelaksanaan PPK. Bentuk pengaduan seringkali disampaikan berupa informasi lisan maupun informasi tertulis yang ditujukan kepada pelaku-pelaku PPK di tingkat pusat, propinsi, kabupaten, kecamatan dan desa.

Pengaduan ini merupakan bahan masukan yang sangat berarti bagi pelaku-pelaku PPK di semua jenjang yang ada. Munculnya pengaduan dari masyarakat justru dapat dijadikan sebagai dasar evaluasi terhadap apa yang telah dilakukan, kesesuaian pelaksanaan dengan prinsip dan tujuan PPK sehingga dapat meningkatan kualitas pelaksanaan kegiatan serta akan lebih memberikan manfaat yang luas bagi masyarakat.

Pengaduan yang muncul jika dilihat dari asal dan substansinya sangat beragam. Substansi pengaduan lebih banyak berupa permasalahan-permasalahan yang timbul di lapangan, sehingga dibutuhkan penanganan yang efektif, tepat waktu dan sasaran. Untuk itu dibutuhkan adanya tatacara atau prosedur sebagai acuan penanganan pengaduan tersebut .

Penanganan yang dilakukan terhadap pengaduan masyarakat, tidak harus selalu dilakukan di Tingkat Pusat, tetapi dilakukan secara berjenjang sesuai dengan jenjang koordinasi pelaksana PPK. Sehubungan dengan hal tersebut menjadi sangat perlu diberikan kewenangan daerah untuk memberikan tindak turun tangan sesuai dengan kewenangan yang melekat pada tugas dan tanggung jawabnya.

8.1.2. Tujuan

Prosedur penanganan pengaduan ini diharapkan dapat menjadi panduan bagi Tim Koordinasi PPK (Propinsi dan Kabupaten) dan Konsultan serta Fasilitator Kecamatan dalam melakukan penanganan, yang antara lain berupa tanggapan, usulan penanganan, umpan balik dan laporan perkembangan penanganan.


8.2. Prinsip-Prinsip Penanganan

Prinsip penanganan dan pengaduan antara lain:

1. Rahasia, identitas yang melaporkan (pelapor) pengaduan harus dirahasiakan.

2. Berjenjang, semua pengaduan ditangani pertama kali oleh pelaku PPK di jenjang keberadaan subyek yang diadukan. Jadi bila permasalahan muncul di tingkat desa, maka pertama kali yang bertanggung jawab untuk menanganinya adalah masyarakat desa tersebut difasilitasi oleh PjoK, FK, ass FK, FD, dan Kepala Desa. Pelaku di jenjang atasnya memantau perkembangan penanganan. Bila pelaku di jenjang keberadaan subyek tidak berhasil menangani pengaduan, maka pelaku di jenjang atasnya memberi rekomendasi penyelesaian atau bahkan turut memfasilitasi proses penyelesaiannya.

3. Transparansi dan Partisipatif, artinya sejauh mungkin masyarakat harus diberitahu dan dilibatkan dalam proses penanganan pengaduan terhadap masalah yang ada di wilayahnya dengan difasilitasi oleh fasilitator atau konsultan. Sebagai pelaku utama pelaksanaan PPK, masyarakat harus disadarkan untuk selalu mengontrol jalannya kegiatan secara bertanggung jawab.

4. Proporsional, artinya penanganan sesuai dengan cakupan kasusnya. Jika kasusnya hanya berkaitan dengan prosedur, maka penanganannyapun harus pada tingkatan prosedur saja. Jika permasalahannya berkaitan dengan prosedur dan pengaduan dana, maka masalah atau kasus yang ditangani tidak hanya masalah prosedur saja atau penyalahgunaan dana saja.

5. Objektif, sedapat mungkin dalam penanganan pengaduan, di tangani secara objektif. Artinya pengaduan-pengaduan yang muncul harus selalu diuji kebenarannya, melalui mekanisme uji silang. Sehingga tindakan yang dilakukan sesuai dengan data yang sebenarnya. Tindakan yang dilakukan bukan berdasarkan pemihakan salah satu pihak, melainkan pemihakan pada prosedur yang seharusnya dan kekhasan wilayah masing-masing.

Guna lebih jelasnya bagan alur penanganan, pada lampiran 2.

8.3. Sistem Dan Prosedur

(a) Sumber Informasi

Pengaduan dapat diperoleh dari beberapa sumber antara lain : warga masyarakat, kelompok masyarakat, tokoh masyarakat, LSM, ormas, orsospol, aparat, konsultan, wartawan dsb, melalui :

(i) Kotak pos 612/JKP (di tingkat Pusat)

(ii) Surat/berita langsung kepada Sekretariat TK PPK (Tk Pusat, Tk Propinsi, dan Tk Kabupaten), Konsultan (Pusat, Propinsi, Kabupaten, dan Kecamatan).

(iii) Laporan hasil pemantauan lapangan dari Sekretariat/Tim Koordinasi, Konsultan, atau pihak-pihak lainnya.

(iv) Berita dari media massa (media cetak dan elektronik).

(v) Laporan hasil pemantauan oleh LSM Propinsi.


(b) Kategori Jenis Pengaduan

Segala macam jenis pengaduan harus dicatat dan segera mendapatkan penanganan. Untuk memudahkan pencatatan dan penanganannya maka jenis-jenis pengaduan tersebut dikelompokkan atau dikategorikan berdasarkan permasalahan yang terjadi, yaitu:

Kategori 1 : Pengaduan yang berkaitan dengan adanya penyimpangan prinsip dan prosedur,

Kategori 2 : Pengaduan yang berkaitan dengan adanya penyimpangan, penyalahgunaan atau penyelewengan dana,

Kategori 3 : Pengaduan yang berkaitan dengan adanya tindakan intervensi yang mengarah negatif dan merugikan masyarakat maupun kepentingan program,

Kategori 4 : Pengaduan yang berkaitan dengan adanya kejadian yang mengarah ke kondisi Force Majeur (suatu keadaan yang terjadi diluar kemampuan manusia, seperti; akibat bencana alam, kerusuhan masal)

Kategori 5 : lain-lain, yang tidak termasuk dalam kategori 1, 2, 3, dan 4.

Hal - hal yang diadukan seringkali tidak hanya terdiri dari satu kategori permasalahan saja, tetapi juga mencakup beberapa kategori permasalahan lainnya. Untuk itu dalam mengkategorikan suatu pengaduan perlu dilihat aspek apa yang paling menonjol menjadi inti permasalahannnya. Aspek yang paling menonjol inilah yang dijadikan dasar untuk mengelompokan jenis pengaduan masuk dalam kategori 1,2,3,4 atau 5.

(c) Tahapan Penanganan

Tahapan penanganan pengaduan adalah sebagai berikut :

(i) Registrasi dan Dokumentasi

Registrasi atau pencatatan dan dokumentasi di dalam buku arsip (logbook) dimaksudkan sebagai mekanisme kontrol. Hal-hal yang perlu dicatat antara lain :

Nomor arsip. Nomor surat (jika ada) Tanggal pengiriman dan penerimaan. Tanggal pengiriman dan

penerimaan dapat sama jika bentuk pengaduannya langsung. Asal pengirim atau identitas pengirim (nama, alamat, pekerjaan,usia dan

institusi) Pelaku/subyek dan Identitas yang diadukan, baik subyek yang masuk

dalam unsur pelaksana (aparat, konsultan, elit desa atau masyarakat umum) atau subyek-subyek lainnya.

Isi pengaduan berupa isu-isu apa saja yang disampaikan.

(ii) Pengelompokkan dan Distribusi

Pengaduan yang telah dicatat atau diregistrasi dan didokumentasikan, selanjutnya dikelompokkan berdasarkan: Jenjang subyek yang diadukan. Isu pengaduan. Status pengaduan, pengaduan yang masuk termasuk kasus lama,

lanjutan, dampak ikutan, ataukah tambahan informasi.


Tahapan berikutnya adalah pendistribusian sesuai dengan jenjang kewenangan masing-masing subyek, isu dan status pengaduan. Jika ditemui kasus-kasus yang di pandang akan berdampak lebih luas dari keberadaan kasus tersebut, maka pendistribusiannya disesuaikan dengan luasan dampak yang diperkirakan muncul (lihat lampiran 1)

(iii) Uji Silang dan Analisis

Kasus dari hasil pengaduan tersebut selanjutnya dilakukan uji silang untuk mendapatkan:

Kepastian pokok permasalahan yang muncul (subyek, lokasi, data kuantitatif dsb).

Kepastian status kasus. Kasus tersebut apakah sudah ditangani, diselesaikan, dalam proses penanganan, dalam proses uji silang, proses analisa dsb.

Mendapatkan informasi tambahan.

Hasil uji silang, merupakan masukan untuk menganalisis permasalahan yang muncul, sehingga meningkatkan akurasi penyusunan alternatif penanganan. Hasil dari proses ini adalah rekomendasi tentang penanganan kasus. Analisis permasalahan harus menggambarkan:

Risalah permasalahan dari pengaduan. Informasi hasil uji silang (informasi pendukung) Risalah permasalahan hasil uji silang. Rekomendasi penanganan.

(iv) Tindak Turun Tangan

Tindak turun tangan didasarkan atas rekomendasi dari hasil uji silang dan analisis, yang dilakukan secara berjenjang sesuai dengan wilayah kewenangan masing-masing. Tindakan tersebut dapat berupa :

Klarifikasi pengaduan kepada unsur terkait; kepada aparat dan konsultan.

Penjelasan kembali kepada pelapor, baik secara tertulis ataupun lisan dengan dan/ atau mengunakan forum-forum yang ada di masyarakat, jika memang berdasarkan hasil klarifikasi menunjukkan permasalahan yang diadukan karena kekurangpahaman si pelapor terhadap proses dan prosedur PPK,

Klarifikasi lanjutan dan investigasi langsung ke lokasi kejadian atau yang diadukan bila berdasarkan hasil klarifikasi awal diindikasikan telah terjadi pelanggaran atas proses dan prosedur yang semestinya. Klarifikasi lanjutan ini dimaksudkan untuk mengumpulkan fakta dan sekaligus menentukan tindakan atau usulan tindakan yang diperlukan,

Malakukan teguran dan pengenaan sanksi kepada pelaku-pelaku yangdinilai bersalah,

Menjelaskan kembali tentang proses atau prosedur yang seharusnya dilakukan dan memfasilitasi ulang proses –proses yang tidak sesuai ketentuan,

Jika ada unsur tindakan pidana agar difasilitasi pengaduan melalui presedur hukum


Bila perihal yang diadukan menyangkut kondisi force majeure, maka perlu difasilitasi forum musyawarah desa dan/ atau antar desa untuk membicarakan langkah-langkah penanganan sesuai ketentuan. Hasil musyawarah dilaporkan ke jenjang di atasnya.

(v) Pemantauan dan Investigasi Lanjutan

Pemantauan dimaksudkan sebagai alat kendali penanganan pengaduan, sehingga diketahui perkembangan penyelesaian kasusnya. Pemantauan dilakukan dengan dua pendekatan, yaitu:

Kontak melalui kunjungan lapangan, surat, fax, telepon, email dll. Investigasi, dilakukan berdasarkan pertimbangan sebagai berikut:

a) Jika kasusnya melibatkan kepentingan masyarakat lebih luas.b) Jika kasusnya tidak kunjung selesai.c) Cakupan kasus semakin meluas.

(vi) Penyelesaian Masalah

Penyelesaian masalah ini mengedepankan prinsip transparansi, dan partisipasi.. Artinya proses penyelesaian harus dilakukan secara terbuka dan melibatkan masyarakat. Aparat dan konsultan atau fasilitator pendamping hanya memfasilitasi proses penyelesaian masalah tersebut. Panduan yang dapat digunakan sebagai landasan atau tolok ukur penyelesaian masalah, hingga dikatakan selesai dapat dilihat pada lampiran 3.

(vii) Umpan Balik

Umpan balik (feed back) merupakan tanggapan balik masyarakat terhadap penyelesaian kasus yang muncul. Hal ini dapat berupa :

Menerima dan menganggap kasus telah selesai. Menerima dengan beberapa catatan persyaratan dan memberikan

informasi tambahan. Menolak tanpa alasan. Menolak dengan alasan Tidak ada tanggapan sama sekali.

Umpan balik tersebut juga merupakan masukan bagi kasus yang mungkin muncul sebagai dampak dari tindakan (tindak turun tangan). Dengan demikian menjadi masukan bagi pelaku PPK sebagai pengaduan lanjutan. Guna lebih jelasnya dapat dilihat pada lampiran 2 tentang bagan alir penanganan pengaduan.

(viii) Pelaporan

Kompilasi tentang pengaduan yang muncul dan tindak lanjut penanganan baik yang telah ditangani maupun yang sedang dalam proses penanganan oleh masing-masing jenjang, dilaporkan sebagai kelengkapan dari laporan bulanan yang dilaksanakan secara berjenjang. Berdasarkan laporan ini, jika ada masalah yang tidak dapat diselesaikan atau proses penyelesaiannya berlarut-larut, maka jenjang di atasnya atau pihak-pihak terkait lainnya dapat membantu penyelesaiannya. Adapun format laporan penanganan penyelesaian masalah, dapat dilihat pada lampiran 4.


8.4. Peran Pelaku-Pelaku PPK Dalam Penanganan Masalah

Konsultan dan fasilitator pendamping sangat besar peranannya dalam memfasilitasi masyarakat untuk melakukan penanganan masalah, termasuk melakukan pemantauan terhadap proses penanganannya. Adapun peran dan tugas tersebut adalah sebagai berikut:

(a) Peran KD/KT

Salah satu tugas penting FD, yaitu memfasilitasi masyarakat dalam penanganan permasalahan yang terjadi di desanya. Dalam memfasilitasi suatu penanganan masalah perlu ditumbuhkembangkan kesadaran masyarakat untuk selalu memantau atau melakukan kontrol terhadap setiap langkah penanganannya. Untuk lebih memastikan penanganan masalah tetap mengacu pada prinsip dan prosedur, maka setiap ada permasalahan dan tindak lanjut penanganan yang telah dilakukan oleh FD agar dilaporkan kepada Fasilitator Kecamatan.

(b) Peran Pendamping Lokal/PT&PP

Tugas penting pendamping lokal dalam setiap penanganan permasalahan, yaitu membantu dalam melakukan pendekatan kepada masyarakat, proses klarifikasi, uji silang, investigasi dan menyiapkan agenda pertemuan musyawarah desa sebagai salah satu media pemecahan masalah.

(c) Peran FK/FT

Tugas penting FK/FT dalam setiap penanganan permasalahan, yaitu;

(i) Melakukan analisa pemecahan masalah sampai strategi tindakan yang harus dilakukan.

(ii) Berkoordinasi dengan KM Kab/KMT, dan bekerjasama dengan lembaga-lembaga masyarakat seperti: lembaga advokasi hukum, LSM yang bergerak di bidang korupsi atau bidang pemberdayaan masyarakat dalam rangka pemecahan masalah yang tidak terselesaikan di tingkat desa.

(iii) Membuat rekomendasi dan rencana strategi penanganan yang terukur dan dapat dilakukan oleh KD/KT atau PT/PP.

(iv) Memfasilitasi pertemuan masyarakat di tingkat desa maupun antar desa dalam proses penanganan permasalahan, serta mengundang elemen-elemen masyarakat yang ada diwilayah kerjanya.

(v) Bertanggung jawab penuh dalam proses penanganan permasalahan sampai di nyatakan selesai. (lihat lampiran 3).

(vi) Melaporkan setiap permasalahan yang muncul dan tindak lanjut penanganannya kepada jenjang di atasnya.

(d) Peran KM Kab/KMT

Tugas penting KM Kab/KMT dalam setiap penanganan Permasalahan, yaitu;

(i) Membantu FK/FT dan jajaran dibawahnya dalam membuat analisa sampai strategi tindakan penanganan, serta mambantu merencanakan tindakan penyelesaian masalah secara tepat, cepat, dan terukur.

(ii) Berkoordinasi dengan Tim koordinasi Kabupaten dan menjalin hubungan dengan pihak Kejaksaan, lembaga Advokasi hukum, atapun LSM-LSM yang


mempunyai interes pada korupsi atau pemberdayaan masyarakat sebagai langkah antisipasi jika permasalahan harus melibatkan lembaga-lembaga tersebut.

(iii) Melakukan pemantauan terhadap langkah penanganan masalah yang telah dilakukan oleh jenjang di bawahnya

(iv) Melakukan klarifikasi, uji silang dan investigasi kelapangan jika masalah tidak terselesaikan di tingkat kecamatan atau berlarut-larut dalam penyelesaiannya.

(v) Memberikan laporan secara periodik kepada jenjang yang lebih tinggi.

(vi) Bertanggung jawab penuh dalam penanganan masalah sampai dinyatakan selesai sesuai dengan lampiran 3.

(e) Peran KORPUN

Tugas penting KORPUN dalam setiap penanganan rmasalah, yaitu;

(i) Bertanggungjawab penuh terhadap tindak lanjut penanganan masalah sampai selesai

(ii) Memberikan teguran kepada jajaran di bawahnya, bilamana yang bersangkutan kurang memberikan dukungan dalam penyelesaian masalah.

(iii) Mengembangkan hubungan kerjasama dengan lembaga-lembaga yang kompeten dan dapat di akses oleh jenjang di bawahnya dalam rangka penyelesaian masalah,

(iv) Berkoordinasi dengan Spesialis Complaint Monitoring and Resolution dikantor Wilayah dan Pusat berkenaan dengan permasalahan yang krusial atau berdampak luas.

(f) Peran Spesialis Monev

(i) Membantu KM Kab/KMT dan jajaran dibawahnya dalam membuat analisa sampai strategi tindakan penanganan, serta mambantu merencanakan tindakan penyelesaian masalah secara tepat, cepat, dan terukur.

(ii) Proaktif dalam memberikan informasi permasalahan dan dukungan percepatan penyelesaian masalah di wilayah kerjanya.

(iii) Berkoordinasi dan memberikan informasi atau laporan secara berkala kepada KORPUN dan Spesialis Complaint Monitoring and Resolution KM Nasional di Pusat.

(iv) Menjalin hubungan dengan lembaga Kejaksaan, Kepolisian, Advokasi hukum, LSM yang kompeten pada kasus Korupsi dan lembaga-lembaga lain, baik propinsi maupun kabupaten.

(v) Mengagendakan pertemuan rutin bulanan dengan KM Kab/KMT dan FK/FTpada wilayah kerjanya, serta berkoordinasi secara aktif dengan KORPUNdalam percepatan penyelesian masalah.

(vi) Melakukan investigasi secara langsung terhadap permasalahan bersifat krusial pada wilayah kerjanya.

(vii) Mendorong dan memfasilitasi KM Kab/KMT&FK/FT melakukan koordinasi dengan lembaga hukum/lembaga yang kompeten, terutama permasalahan yang krusial atau penyimpangan dana program,

(viii) Membuat rekomendasi guna penyelesaian masalah pada wilayah kerjanya.


(ix) Bertanggung jawab penuh sampai permasalahan di anggap selesai pada wilyah kerjanya.

(x) Memberikan masukan kepada KORPUN terhadap penilaian kinerja konsultan.

(g) Peran Spesialis Complaint Monitoring and Resolution KM Nasional

(i) Mengembangkan panduan praktis penanganan masalah

(ii) Memantau dan melakukan supervisi penanganan masalah maupun keluhan dari lapangan dan khususnya berkoordinasi dengan Complaint Monitoring & Resolution di setiap wilayah,

(iii) Mengembangkan jaringan kerjasama dan komunikasi dengan LSM untuk memfasilitasi pengaduan masyarakat bersama-sama dengan Complaint Monitoring & Resolution di setiap wilayah,

(iv) Mengkoordinasikan dan memfasilitasi pertemuan reguler penanganan masalah di tingkat pusat dan wilayah,

(v) Melakukan uji silang dan uji petik atau investigasi khusus secara langsung terhadap pengaduan atau masalah yang serius/menonjol,

(vi) Menghimpun informasi, analisis data/informasi, serta merumuskan rekomendasi penyelesaian masalah yang serius/menonjol,

(vii) Menyiapkan laporan insidentil dan laporan bulanan penanganan masalah berdasarkan laporan bulanan dari wilayah ataupun lokasi PPK,

(viii) Memantau tindak lanjut penyelesaian masalah dan memfasilitasi upaya/proses hukum kasus penyimpangan dana PPK dengan bekerjasama

8.5. Penutup

Tidak menutup kemungkinan pengaduan bisa dilakukan oleh siapapun, artinya PPK terbuka bagi siapapun dalam memberikan kontrol pelaksanaan dari mulai perencanaan sampai pelestarian, yang mana program ini pada akhirnya membiasakan masyarakat khususnya didaerah pedesaan, dalam upaya menumbuhkan pola kontrol yang terarah sesuai dengan apa yang menjadi tujuannya.

Berlandaskan pada hal tersebut di atas masyarakat dan konsultan pendamping tidak perlu ada perasaan takut bersalah dalam membuka permasalahan yang ada di wilayahnya. Banyaknya permasalahan yang muncul bukan berarti kinerja fasilitator atau konsultan tidak baik, yang terpenting adalah adanya tindakkan penanganan terhadap permasalahan yang terjadi dan memberikan laporan kepada jenjang di atasnya agar selalu dapat dipantau proses penanganannya.

Panduan prosedur penanganan masalah ini sebagai landasan dalam menyelesaiakan permasalahan yang ada di wilyahnya, artinya panduan ini sebagai tolok ukur dalam penanganan masalah, sehingga dalam proses penanganan masalah dapat di kembangkan sesuai dengan permasalahan yang ada di wilayah kerjanya.


Lampiran 1

BAGAN ALIR

DISTRIBUSI INFORMASI PENGADUAN DAN TEMUAN MASALAH

Pelaku Tingkat Pusat

Pelaku Tingkat Wilayah / Propinsi

Pelaku Tingkat Kabupaten

Pelaku Tingkat Kecamatan

Pelaku Tingkat Desa

KM Nasional TK PPK Pusat

KORPROV/

KORPUN

KM Kab/KMT

FK/FT

Kader Desa

Camat

TPK / Kades / BPD atau nama lainnya

TK PPKPropinsi

TK PPKKabupaten

Info

rmas

i Pe

ng

adu

an

Tem

ua

n M

asal

ah

MASYARAKAT

Keterangan:Garis Tujuan Pengaduan

Garis Distribusi

Garis Koordinasi


Lampiran 2

BAGAN ALIR

PENANGANAN PENGADUAN DAN TEMUAN MASALAH

Keterangan:

Garis Alur Penanganan

Garis Pemantauan

Pengaduan / Masalah

Uji Silang / Klarifikasi

Benar Tidak

Tindak Turun Tangan

Jenjang Pelaku di atasnya

Selesai Tidak Selesai

Diseminasi hasil penanganankepada masyarakat

Pelaku Pada Jenjang Masalah


Penjelasan Lampiran 2

TINDAK TURUN TANGAN PENANGANAN

PENGADUAN DAN TEMUAN MASALAH

1. LAKUKAN UJI SILANG/KLARIFIKASI TERHADAP PENGADUAN DAN TEMUAN MASALAH

2. ADAKAN PERTEMUAN DENGAN MASYARAKAT DESA

3. SAMPAIKAN INFORMASI TENTANG ADANYA PENGADUAN DAN/ ATAU TEMUAN MASALAH YANG TERJADI

4. SAMPAIKAN HASIL KLARIFIKASI ATAU UJI SILANG YANG TELAH DILAKUKAN

5. PASTIKAN DENGAN PESERTA PERTEMUAN TENTANG HASIL KLARIFIKASI YANG TELAH DILAKUKAN

6. JIKA HASIL KLARIFIKASI SUDAH DIPASTIKAN KEBENARANNYA, FASILITASI PESERTA UNTUK MEMBAHAS DAN MEMBUAT LANGKAH-LANGKAH APA YANG DIPERLUKAN.

7. BUAT BERITA ACARA HASIL PERTEMUAN

8. LAKSANAKAN LANGKAH-LANGKAH YANG TELAH DIPUTUSKAN DALAM PERTEMUAN MASYARAKAT DESA TERSEBUT

9. PANTAU / MONITOR TERHADAP LANGKAH-LANGKAH YANG TELAH DILAKUKAN SAMPAI DENGAN PERMASALAHAN SELESAI

10. BUAT LAPORAN HASIL PENANGANAN KEPADA PELAKU JENJANG DI ATASNYA SAMPAI PERMASALAHAN SELESAI.

11. JIKA MASALAH MENJADI BERLARUT-LARUT DAN TIDAK TERSELESAIKAN, SAMPAIKAN KEPADA JENJANG DI ATASNYA AGAR MEMBANTU UPAYA PENANGANANNYA

PENTING UNTUK DIPERHATIKAN

a. Penanganan pengaduan dan atau masalah harus dilakukan secara terbuka dan melibatkan masyarakat.

b. Pertemuan dengan masyarakat jangan hanya dilakukan dengan kelompok masyarakat tertentu saja.

c. Pada saat klarifikasi: rahasiakan identitas orang yang membuat pengaduan kecuali yang bersangkutan menghendakinya, jangan terjebak lebih pada mencari orang yang mengadukan dan melupakan isi pengaduannya.


Lampiran 3.

Panduan Penyelesaian Masalah

Penanganan pengaduan atau masalah dinyatakan selesai, bila:

(a) Ada langkah-langkah nyata/ kongkrit terhadap penanganan masalah meliputi:

(i) Jika kesalahan menyangkut penyimpangan prinsip dan prosedur termasuk karena adanya intervensi yang merugikan masyarakat maupun program, maka proses dan prosedur yang disimpangkan atau kegiatan yang dilakukan berdasarkan intervensi negatif tersebut telah dikembalikan sesuai dengan aturan atau prinsip-prinsip yang seharusnya.

(ii) Kegiatan yang terbengkalai dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang telah disepakati.

(iii) Jika ada penyimpangan dana maka dana yang disimpangkan telah dikembalikan kepada pihak yang berhak dan digunakan kembali sesuai peruntukkannya.

(iv) Bagi yang bersalah mendapatkan teguran dan sanksi yang berlaku secara proporsional dan sesuai tingkat kesalahannya.

(v) Terhadap masalah yang penanganannya sudah sampai pada wilayah hukum maka dinyatakan selesai jika prosesnya sudah pada pihak pengadilan. Namun demikian konsultan dan fasilitator dengan melibatkan masyarakat tetap harus memantau proses perkembangannya. Sambil menunggu keputusan pengadilan, konsultan dan fasilitator berkoordinasi dengan pemerintah setempat untuk mencari jalan penyelesaian kegiatan dan/ atau tetap memfasilitasi masyarakat untuk berupaya menyelesaikan kegiatan atau pekerjannya.

(vi) Terhadap permasalahan yang dinyatakan benar-benar karena kondisi force majeur, semaksimal mungkin tetap diupayakan adanya langkah perbaikan terhadap kegiatan yang mengalami kerusakan, baik melalui swadaya masyarakat atau pihak-pihak lain yang memungkinkan membantu upaya perbaikan. Jika kegiatan menyangkut pinjaman bergulir maka proses pengambilan keputusannya harus didasarkan atas investigasi terlebih dahulu untuk memastikan kebenarannya. Harus ada penjelasan kepada masyarakat bahwa kejadian yang menimpa benar-benar diluar kemampuan seorang manusia sehingga anggota masyarakat yang lain benar-benar memahami dan tidak akan menuntut perlakuan yang sama dengan mereka yang terkena kondisi force majeur tersebut.

(b) Masyarakat/pihak yang melaporkan atau membuat pengaduan menerima hasil penanganan/penyelesaian masalah tersebut.

(c) Ada bukti-bukti pendukung dan saksi-saksi terhadap upaya penanganan pengaduan yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya, seperti: kuitansi sebagai bukti pengembalian dana, rekening bank, foto, Berita Acara Penanganan masalah. Jika dikemudian hari ternyata ditemukan adanya ketidakbenaran terhadap bukti-bukti dan saksi-saksi proses penanganan masalah, maka masalah tersebut akan dibuka kembali dan dinyatakan belum selesai.


Lampiran 4

PROGRAM PENGEMBANGAN KECAMATAN - P P KPROGRES DAN REKOMENDASI PENANGANAN MASALAH

Propinsi : Kabupaten :

Lokasi Desa ………………… Kecamatan …...……

TanggalPermasalahan

P E R M A S A L A H A N

Tgl Status S T A T U S

TanggalPenanganan

OLEH UPAYA PENANGANAN

TanggalRekomendasi

OLEHPenanggung

JawabREKOMENDASI PENANGANAN

A C U A N



JAKARTA2007

ii

DAFTAR ISI

Halaman

9.1 UNIT PENGELOLA KEUANGAN (UPK) ---------------------------------------------------------------------------- 19.1.1 Latar Belakang --------------------------------------------------------------------------------------------------- 19.1.2 Pengertian--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 19.1.3 Administrasi Keuangan UPK ---------------------------------------------------------------------------------- 19.1.4 Pengelolaan Kearsipan/Dokumen UPK--------------------------------------------------------------------- 2

9.2 PENYALURAN DANA -------------------------------------------------------------------------------------------------- 39.2.1 Pencairan Dana dari KPPN ke Rekening Kolektif di Kecamatan -------------------------------------- 39.2.2 Penyaluran Dana dari UPK ke TPK dan KP---------------------------------------------------------------- 69.2.3 Pembayaran Kegiatan PPK------------------------------------------------------------------------------------ 9

9.3 ADMINISTRASI KEGIATAN PPK-R2PN DI DESA ------------------------------------------------------------- 109.3.1 Biaya Operasional Kegiatan PPK-R2PN di Desa ------------------------------------------------------- 109.3.2 Buku Kas Harian ----------------------------------------------------------------------------------------------- 109.3.3 Buku Material --------------------------------------------------------------------------------------------------- 119.3.4 Rencana Penggunaan Dana (RPD) ----------------------------------------------------------------------- 119.3.5 Laporan Penggunaan Dana (LPD)------------------------------------------------------------------------- 119.3.6 Pengendalian Keuangan ------------------------------------------------------------------------------------- 129.3.7 Pemeriksaan Administrasi Keuangan --------------------------------------------------------------------- 13

Penjelasan IX : UPK, Penyaluran Dana dan Administrasi Kegiatan PPK 1

PENJELASAN IX

UPK, PENYALURAN DANA DAN ADMINISTRASI KEGIATAN PPK-R2PN

Penjelasan IX dibagi menjadi 3 (tiga) bagian utama, yaitu; UPK (Unit Pengelola Kegiatan), penyaluran dan pencairan dana, dan administrasi keuangan. Bagian pertama mengenai Unit Pengelola Kegiatan (UPK) diuraikan tentang latar belakang, pengertian, administrasi keuangan, dan pengelolaan kearsipan/dokumen UPK. Bagian kedua mengenai Penyaluran dana diuraikan menjadi empat bagian yaitu Pencairan dana dari KPKN ke Rekening Kolektif yang dikelola UPK, Penyaluran dana dari UPK ke desa melalui TPK/KP, dan Pembayaran Kegiatan PPK. Bagian ketiga dari bab ini menguraikan Administrasi Kegiatan PPK-R2PNterutama administrasi di tingkat desa, pengendalian, dan pemeriksaan administrasi keuangan.Keseluruhan bagian dari Penjelasan IX ini digambarkan dalam bagan alir 9.1 tentang UPK, Dana dan Administrasi Keuangan PPK-R2PN.

9.1. Unit Pengelola Kegiatan (UPK)

9.1.1. Latar Belakang

Untuk menjamin proses pengelolaan kegiatan sebagai upaya pemberdayaan masyarakat dan berdasarkan pada azas dan prinsip PPK, maka dalam pengelolaannya dibutuhkan suatu organisasi yang dapat menjaga pelaksanaan program secara berkesinambungan sesuai azas, tujuan serta prinsip-prinsip PPK. Selain untuk menjamin keamanan, akuntabilitas serta penyaluran dana baik dari KPPN ke Kecamatan maupun dari Kecamatan ke Desa melalui TPK/KP, pendokumentasian atas setiap kegiatan juga dibutuhkan serta dalam rangka menjamin pencatatan maupun pengarsipannya. Untuk itu dibentuk suatu Unit Pengelola Kegiatan (UPK) yang berkedudukan di Kecamatan yang telah terpilih dan terbentuk dalam Musyawarah Antar Desa II.

9.1.2. Pengertian

UPK dibentuk untuk kepentingan operasional PPK. Pengurus dipilih oleh masyarakat melalui perwakilannya di forum Musyawarah Antar Desa yang kemudian ditetapkan dan disahkan dengan Surat Keputusan Camat atas nama Bupati.

Walaupun pemilihan pengurus UPK pada umumnya dilakukan dalam Musyawarah Antar Desa II, namun pada prinsipnya penggantian pengurus UPK dalam Musyawarah Antar Desa dapat dilakukan kapan saja sesuai kebutuhan dan usulan desa apabila , tidak melakukan tugas dengan baik atau ada yang mengundurkan diri. Pemilihan kembali pengurus UPK juga dapat dilakukan di akhir pelaksanaan program dalam rangka pengelolaan kegiatan dan dana pasca program.

9.1.3. Administrasi Keuangan UPK

Administrasi keuangan merupakan salah satu tugas utama UPK di tingkat kecamatan. Dalam kaitannya dengan kegiatan prasarana dan hibah lainnya, pengadministrasian dilakukan dalam rangka transparansi dan akuntabilitas pengelolaan, sehingga dibutuhkan pencatatan yang jelas, cermat, dan didukung bukti-bukti penyaluran dana ke TPK/KP.


Pengelolaan dan pelayanan keuangan membutuhkan sistem pencatatan/pembukuan/ akuntansi yang dapat mencatat dan memproses keseluruhan siklus usaha keuangan secara lengkap. Pencatatan transaksi dilakukan secara imbang-berpasangan agar dapat menghasilkan informasi keuangan berupa neraca, laporan laba-rugi, statistik kinerja dan perkembangan usaha kegiatan ekonomi UPK secara berkala.

Informasi keuangan yang lengkap dan benar dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, monitoring, evaluasi, dan pengendalian kinerja. Secara eksternal, penggunaan sistem akuntasi keuangan yang standar dan dapat diperiksa kebenarannya akan menjadi instrumen pembangun kepercayaan masyarakat dan bukti bahwa UPK telah mengelola keuangan secara tertib.

9.1.4. Pengelolaan Kearsipan/Dokumen UPK

UPK bersama Bendahara bidang dan sepengetahuan PjOK diwajibkan menyimpan seluruh dokumen setiap tahapan proses baik yang bersifat Keuangan PPK ataupun Non – Keuangan dimana dokumen yang ada adalah milik PPK, mengingat pentingnya dokumen maka setiap penghilangan atau penggelapan dukomen mempunyai konsekuensi hukum.

Penggolongan pengelolaan dokumen dapat mengacu pada pola pengelolaan yang dianggap baik, sederhana dan harus mencakup unsur kelengkapan & kemudahan dalam pencarian dokumen/arsip yang dibutuhkan oleh siapa saja.

Contoh Pola Pengelolaan Dokumen PPK -R2PN secara sederhana sebagai berikut:

(a) Dokumen Proses Kegiatan PPK-R2PN adalah semua dokumen yang berkaitan dengan proses PPK-R2PN mulai sosialisasi sampai dengan realisasi penyaluran dana, pelaporan, permasalahan, dsb. Penyusunan dokumen ini berdasarkan urutan kegiatan.

(b) Dokumen Keuangan adalah semua pencatatan keuangan baik asli ataupun foto copy yang mencakup seluruh tahapan mulai dari pengajuan dana ke KPPN hingga pengajuan penyaluran dana ke dan dari desa melalui TPK. Dokumen keuangan diantaranya: dokumen perencanaan keuangan, SPM dan dokumen pendukungnya, tanda terima uang maupun bukti transaksi (nota , faktur dan kuitansi,dsb), semua Rekening Koran dan Buku Tabungan (minimal harus dicetak setiap akhir bulan), semua buku catatan keuangan, semua laporan keuangan, dsb. Penyusunan dokumen ini berdasarkan penggolongan kegiatan keuangan dalam file setiap bulan.

(c) Dokumen Kegiatan Pembangunan Perumahan(H),Pembangunan Sekolah dan peningkatan fasilitas pendidikan (S),Pembangunan Kantor atau Balai desa (Go) dan Prasarana pendukung perdesaan : usulan kegiatan, proses keputusan, RAB, Revisi, pelaksanaan, dsb. Penyusunan dokumen ini berdasarkan pada urutan kegiatan dan dipisahkan untuk setiap usulan.

(d) Dokumen Lain-lain merupakan dokumen yang bukan termasuk point (a)s/d (d) tersebut diatas.

Penyimpanan dokumen tersebut menjadi tanggung Jawab pengurus UPK bersama Bendahara bidang dan sepengetahuan PjOK, untuk kepentingan PPK-R2PN dan masyarakat dengan demikian harus disimpan pada tempat yang aman dan setiap peminjaman dan pengembalian peminjaman harus dilakukan administrasi dengan baik. Tidak dibenarkan dokumen PPK-R2PN disimpan dirumah seseorang, kecuali untuk penyelamatan penyimpanan dalam kondisi tertentu.


9.2. Penyaluran Dana

Proses penyaluran dana PPK-R2PN dibagi ke dalam dua tahap utama. Tahap pertamaadalah pencairan dana dari KPPN ke rekening kolektif dengan nama Rekening Bantuan PPK ( BPPK ) di Kecamatan. Tahap kedua setelah dana diterima di rekening kolektif BPPK, selanjutnya UPK berdasarkan rencana penyaluran dan pengajuan desa, menyalurkan dana PPK langsung ke desa melalui TPK/KP. Proses penyaluran dana dari KPPN hingga ke UPK seperti pada Gambar 9.1.

9.2.1. Pencairan dana dari KPPN ke Rekening Kolektif di Kecamatan

1) Dasar penyaluran dana dari KPPN kepada kecamatan penerima dana bantuan adalah Surat Penetapan Camat (SPC) dan Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB). SPC untuk dana BLM PPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias terdiri dari dokumen-dokumen: SPC Pembangunan Perumahan, SPC Pembangunan Gedung Sekolah dan Penyediaan Fasilitas Peningkatan Kualitas Pendidikan, SPC Pembangunan Kantor Desa, serta SPC Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan.

2) Berdasarkan SPC disusun SPPB yang memuat perjanjian pemberian hibah dari pemerintah kepada masyarakat kecamatan. SPPB ditandatangani oleh Penanggungjawab Operasional Kegiatan (PjOK) dengan Ketua UPK dan diketahui oleh KP atau TPK masing-masing Kegiatan.

3) Penyaluran dana yang berasal dari Pemerintah Pusat mengikuti ketentuan yang diatur dalam Surat Edaran Direktur Perbendaharaan dan Belanja, Departemen Keuangan.

4) Rekening BPPK untuk Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias dibuka oleh UPK ( Ketua dan Bendahara ) bersama TPK/KP serta FK/FT pada Bank Pemerintah terdekat dengan mencantumkan spesimen tanda tangan, bukti pengesahan Kepengurusan UPK, Ketua TPK/KP,Surat penugasan FK/FT

5) Dalam rangka mempermudah pengendalian dan pengawasan penggunaan dana oleh warga masyarakat, secara khusus UPK membuat dua macam,rekening yaitu:

a. Rekening BPPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias yang dikelola oleh UPK bersama Tim Pelaksana Kegiatan/TPK untuk menampung dana BLM PPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias.

Rekening dibagi menjadi tiga yaitu :i) Rekening untuk Pembangunan Gedung Sekolah dan Penyediaan

Fasilitas Peningkatan Kualitas Pendidikan,ii) Rekening untuk Pembangunan Kantor Desa,iii) Rekening untuk Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan .


Penarikan atas masing-masing rekening ditandatangani oleh Ketua UPK, bendahara UPK di masing-masing kegiatan, Fasilitator Kecamatan/Teknik (FK/FT), dan wakil TPK dari masing-masing Kegiatan.

b. Rekening BPPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias yang dikelola oleh UPK bersama Kelompok Perumahan (KP) untuk menampung dana BLM yang digunakan untuk Pembangunan Perumahan.

Setiap KP penerima bantuan diwajibkan memiliki satu rekening khusus.Penarikan terhadap rekening ini ditandatangani oleh Ketua UPK,Bendahara UPK Perumahan,FK/FT dan Ketua KP.

6) Pencairan dana BLM dari KPPN kepada UPK untuk Pembangunan Perumahan;Balai desa dan Prasarana Pendukung Perdesaan dibagi menjadi 3 (tiga) tahap penyaluran yaitu 40%, 40% dan 20%. Penarikan tahap kedua dan ketiga harus dibuktikan dengan penggunaan dana telah mencapai 90% dari nilai bangunan yang dibiayai oleh dana yang sudah ditarik sebelumnya.

a. SPP-LS tahap I sebesar 40% dari nilai proposal dilampiri:

i) Surat Penetapan Alokasi Kegiatan yang ditetapkan oleh Camat atas nama Bupati.

ii) Surat Perjanjian Pencairan Dana (SP2D) antara pihak pertama (PjOK) dan ( Ketua & Bendahara ) UPK sebagai pihak kedua diketahui Camat dan TPK/KP

iii) Berita Acara Penggunaan Dana Kolektif (BAPDK) yang dibuat UPK dan disetujui oleh PjOK dan FK/FT.

iv) Kuitansi (KW1) sebagai bukti pemberian dana dari PjOK kepada UPK.

b. SPP-LS tahap II sebesar 40% dari nilai SP2D dapat diajukan apabila penggunaan tahap I telah mencapai 90% atau lebih, dengan dilampiri :

i) Berita Acara Penggunaan Dana Kolektif (BAPDK).

ii) Kuitansi (KW1).

iii) Laporan Penggunaan Dana Kolektif (LPDK) sebagai lampiran BAPDK.

c. SPP-LS tahap III sebesar 20% dari nilai SP2D dapat diajukan apabila penggunaan tahap I dan tahap II telah mencapai 90% atau lebih, dengan dilampiri:


ii) Kuitansi (KW1).

iii) Laporan Penggunaan Dana Kolektif (LPDK).

iv) Surat Pernyataan Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SPKMP) yang ditandatangani oleh Ketua UPK dan PjOK/Pimpro.


7) Pencairan dana BLM dari KPPN kepada UPK khusus untuk Sekolah dan Penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan (dengan jumlah BLM lebih dari 4 milliar/Kecamatan) dibagi menjadi 5 (lima) tahap penyaluran yaitu : 20%, 20%, 20%, 20% dan 20%. Penarikan tahap kedua dan seterusnya harus dibuktikan dengan penggunaan dana telah mencapai 90% dari nilai bangunan yang dibiayai oleh dana yang sudah ditarik sebelumnya. a. SPP-LS tahap I sebesar 20% dari nilai proposal dilampiri:

i) Surat Penetapan Alokasi Kegiatan yang ditetapkan oleh Camat atas nama Bupati.

ii) Surat Perjanjian Pencairan Dana (SP2D) antara pihak pertama (PjOK) dan Ketua UPK sebagai pihak kedua diketahui Camat dan TPK Sekolah.

iii) Berita Acara Penggunaan Dana Kolektif (BAPDK) yang dibuat UPK dan disetujui oleh PjOK dan FK/FT.

iv) Kuitansi (KW1) sebagai bukti pemberian dana dari PjOK kepada UPK.

b. SPP-LS tahap II sebesar 20% dari nilai SP2D dapat diajukan apabila penggunaan tahap I telah mencapai 90% atau lebih, dengan dilampiri :


ii) Kuitansi (KW1).


c. SPP-LS tahap III sebesar 20% dari nilai SP2D dapat diajukan apabila penggunaan tahap I telah mencapai 90% atau lebih, dengan dilampiri :


ii) Kuitansi (KW1).


d. SPP-LS tahap IV sebesar 20% dari nilai SP2D dapat diajukan apabila penggunaan tahap I telah mencapai 90% atau lebih, dengan dilampiri :


ii) Kuitansi (KW1).


e. SPP-LS tahap V sebesar 20% dari nilai SP2D dapat diajukan apabila penggunaan tahap I dan tahap II telah mencapai 90% atau lebih, dengan dilampiri:


ii) Kuitansi (KW1).

iii) Laporan Penggunaan Dana Kolektif (LPDK).


iv) Surat Pernyataan Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SPKMP) yang ditandatangani oleh Ketua UPK dan PjOK/Pimpro.

8) Atas dasar SPP-LS yang diajukan oleh PjOK, KPKN menerbitkan SPM-LS untuk UPK yang disampaikan kepada Kantor Cabang Bank Indonesia atau Bank Operasional I (BO-I) untuk selanjutnya dipindahbukukan/ditransfer ke rekening kolektif desa pada bank pemerintah setempat yang dikelola oleh UPK bersama TPK/KP.

9) SPM-LS diterbitkan secara penuh tanpa potongan pajak oleh KPKN.

10) Berdasarkan SPM lembar ke-5, PjOK dibantu oleh FK/FT berkewajiban menyampaikan fotocopy SPM lembar ke-5 baik SPM BLN maupun APBDdan dokumen pendukung lainnya kepada Sekretariat Pembinaan PPK Pusat. Jl. Raya Pasar Minggu KM 19 Jakarta Selatan 12072

9.2.2. Penyaluran Dana dari UPK ke TPK & KP

Mekanisme Penyaluran Dana dari UPK, adalah proses pencairan dari rekening kolektif BPPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias yang dikelola oleh UPK kepada Tim Pengelola Kegiatan (TPK) dan Kelompok Perumahan (KP).

Mekanisme penyaluran sebagai berikut:

a. Dana BLM Pembangunan Perumahan

i) UPK membuat SPPB untuk KP, ditandatangi oleh Ketuanya, dan diketahui oleh Kepala desa,PjOK dan Camat.

ii) Setiap penyaluran dana dari Rekening BPPK untuk Pembangunan Perumahan, masing-masing bendahara KP diwajibkan untuk mempersiapkan dan membuat RPD yang ditandatangani oleh Ketua KP, kemudian diperiksa dan diparaf bersama oleh PT dan PP serta disetujui oleh Ketua UPK dan FK/FT, RPD dilampiri dengan dokumen-dokumen desain dan RAB.

iii) Untuk penyaluran berikutnya, KP harus melengkapi RPD dengan laporan penggunaan dana (LPD) sebelumnya yang dilengkapi dengan bukti-bukti yang sah.

iv) Pembayaran untuk pembelian barang/bahan kepada suplier diutamakan dalam bentuk transfer antar rekening.

b. Dana BLM Pembangunan Gedung Sekolah dan Penyediaan Fasilitas Peningkatan Kualitas Pendidikan, Pembangunan Balai atau Kantor Desa, serta Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan.

i) UPK membuat SPPB untuk TPK, ditandatangi oleh masing-masing Ketuanya, dan diketahui oleh Kepala desa,PjOK dan Camat.

ii) Setiap penyaluran dana dari Rekening BPPK untuk Pembangunan Gedung Sekolah dan Penyediaan Fasilitas Peningkatan Kualitas


Pendidikan, Pembangunan Balai atau Kantor Desa, serta Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan. masing-masing bendahara TPK diwajibkan untuk mempersiapkan dan membuat RPD yang ditandatangani oleh Ketua TPK kemudian disetujui oleh Ketua UPK dan FK/FT, RPD dilampiri dengan dokumen-dokumen desain dan RAB.

iii) Untuk pencairan berikutnya, TPK harus melengkapi RPD dengan LPD sebelumnya yang dilengkapi dengan bukti-bukti yang sah.

iv) Pembayaran untuk pembelian barang/bahan kepada suplier diutamakan dalam bentuk transfer antar rekening.

Penyaluran dana dari UPK ke desa melalui TPK/KP dilakukan sesuai kebutuhan dan perencanaan desa serta sesuai kemajuan pelaksanaan kegiatan.

Kelengkapan dan prosedur penyaluran dana kegiatan (a) Untuk penyaluran tahap pertama

Ketua TPK/KP mengajukan dana kepada Bendahara UPK dengan menyerahkan RPD yang disetujui Kepala Desa dan diketahui oleh FK/FT dan PjOK, dengan Lampiran SPPB.

Lampiran SPPB terdiri dari: Persyaratan Umum; Hasil Verifikasi usulan kegiatan; Gambaran umum desa; Rencana Anggaran Biaya Detail; Peta Desa yang menunjukkan lokasi kegiatan; Jadwal pelaksanaan; Ceklis Masalah Dampak Lingkungan; Swadaya dari masyarakat; Foto 0% dari kegiatan yang akan dibangun; Gambar rencana teknis yang telah dinyatakan layak oleh KM Kab/KMT

Bendahara UPK memeriksa berkas pengajuan dan menyiapkan kuitansi (KW2) sertaslip penarikan dari rekening kolektif di Bank setempat

UPK menyalurkan dana ke TPK/KP dengan memberikannya kepada Ketua TPK/KPuntuk disimpan oleh Bendahara TPK/KP

(b) Untuk penyaluran dana tahap kedua dan seterusnya hingga satu tahap sebelum tahap terakhir didasarkan atas kemajuan pekerjaan. i) Bila saldo kas di TPK/KP kurang : 10% dari dana yang diterima pada satu

tahap sebelumnya, Ketua TPK/KP harus segera mempersiapkan persyaratan dan mengajukan penarikan dana tahap berikutnya kepada UPK.

ii) Apabila penyaluran dana telah mencapai 40% (tahap I dan tahap II) dari alokasi kegiatan di desa, maka TPK/KP bersama Kepala Desa difasilitasi oleh KD melaksanakan Musyawarah Pertanggungjawaban Dana yang hasilnya dituangkan dalam BA Musyawarah Pertanggungjawaban Dana .

iii) Ketua TPK/KP mengajukan penarikan dana ke UPK dengan menyerahkan RPD yang diketahui oleh FK/FT, dilampiri BA Musyawarah Pertanggungjawaban Dana, Laporan Penggunaan Dana (LPD) yang ditandatangani oleh Ketua TPK/KP serta FK/FT, dan foto copy buku kas harian.

Bendahara UPK memeriksa semua dokumen pengajuan dan bila diperlukan melakukan pemeriksaan pembukuan TPK/KP dan menyiapkan kuitansi serta slip penarikan dari rekening kolektif di Bank setempat.


UPK menyalurkan dana ke TPK/KP dengan memberikannya kepada Ketua TPK/KPuntuk disimpan oleh Bendahara TPK/KP.

(c) Untuk penyaluran dana tahap terakhir.

i) Bila saldo dana di Bank ditambah saldo kas di TPK/KP kurang : 10% dari dana yang diterima dari satu tahap sebelumnya, Ketua TPK/KP harus segera mempersiapkan persyaratan dan mengajukan penarikan dana tahap berikutnya kepada UPK.

ii) Apabila setelah dilakukan pemeriksaan oleh FK/FT dan KM Kab/KMT atas kemajuan seluruh kegiatan di desa, maka TPK/KP bersama Kepala Desa menerbitkan Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SKMP) yang diketahui oleh FK/FT dan KM Kab/KMT.

iii) Ketua TPK/KP mengajukan penarikan dana ke UPK dengan menyerahkan RPD yang diketahui oleh FK/FT, dilampiri SKMP, Laporan Penggunaan Dana (LPD) yang ditandatangani oleh Ketua TPK/KP serta FK/FT, dan foto copy buku kas harian.

Bendahara UPK memeriksa semua dokumen pengajuan dan bila diperlukan melakukan pemeriksaan pembukuan TPK/KP dan menyiapkan kuitansi (KW2) serta slip penarikan dari rekening kolektif di Bank setempat

UPK menyalurkan dana ke TPK/KP dengan memberikannya kepada Ketua TPK/KPuntuk disimpan oleh Bendahara TPK/KP.

Hal-hal yang perlu diperhatikan

UPK dengan diketahui FK/FT bertanggungjawab untuk memeriksa status pelaksanaan kegiatan apakah sudah sesuai dengan persyaratan penyaluran dana.

Seluruh dana yang ditarik dan disimpan oleh Bendahara TPK/KP tidak boleh digunakan/dipinjamkan atau disimpan pada rekening perorangan.

Penarikan dari setiap rekening harus sesuai ketentuan spesimen dan tidak ada rekening yang penarikan dananya hanya dengan satu spesimen tandatangan.

Penggunaan bunga dari setiap rekening harus dipertanggungjawabkan kepada masyarakat.

Penyaluran dan pencairan dana dilakukan sesuai dengan kemajuan kegiatan. Bila kemajuan cepat, dana boleh ditarik dan dicairkan dengan lebih cepat. Tidak ada batas waktu minimal untuk memproses kembali penyaluran dan pencairan dana. Tidak ada peraturan bahwa semua desa di satu kecamatan harus diproses bersama-sama. Secara lengkap proses penarikan dan pencairan dana dapat di lihat pada Gambar 9.2.


Gambar 9.2.DIAGRAM ALUR PENCAIRAN DANA

BANKPELAKSANA

TPK

U P K

K P P N

Pj OK

K P A

SP2D

Penyaluran kerek kolektif BPPK

S P M

S P P L S

Pencairan dana

Pengajuan dana dg dokRPD;SKPD;KW2 & SKMP

2

17

4

6

3

5


9.2.3. Pembayaran Kegiatan PPK

(a) Pekerjaaan dan pengadaan bahan sebelum penandatanganan SPPB tidak dapat dibayar, termasuk pengiriman bahan dari pemasok, karena sebelum SPPB ditandatangani masih ada kemungkinan terdapat perubahan desain dan biaya. Sebelum dibayar pekerjaan dan bahan harus melalui proses sertifikasi, pekerjaan dan bahan yang tidak memenuhi syarat harus ditolak dan tidak boleh dibayar.

(b) Pengumpulan bahan oleh masyarakat setempat dapat dilakukan sebelum penandatanganan SPPB. Bahan tetap harus melalui proses sertifikasi seperti biasa, dan bahan yang tidak memenuhi syarat harus ditolak.

(c) Hal-hal yang secara tidak langsung berkaitan dengan pembayaran oleh TPK/KP yang berakibat timbulnya pajak, maka penyelesaian pembayaran pajak dilakukan oleh wajib pajak yang bersangkutan.

(d) Setiap pembayaran harus dibukukan dan dilengkapi dengan bukti pengeluaran uang. Sedangkan untuk pembelian bahan harus dilengkapi dengan bukti penerimaan barang. Bukti-bukti pengeluaran uang dan penerimaan barang dimasukkan ke lampiran LPD.

Hal-hal Penting dalam Pengelolaan Keuangan oleh TPK/KP

Pembayaran insentif harus langsung kepada setiap orang yang bekerja, baik sistim upah harian maupun sistim borongan/target.

Tidak ada pengeluaran TPK/KP untuk membiayai FK/FT, UPK, seluruh aparat pemerintah dan seluruh unsur yang terkait baik langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan PPK-R2PN.

Dana Kas PPK dilarang dipegang/dititipkan kepada pihak manapun juga. Dana tersebut hanya boleh dipegang Bendahara sebagai Kas TPK/KP.

Bukti-bukti pembayaran yang telah dijilid dalam bundel LPD harus dikirim ke UPK dalam rangka pengajuan penyaluran dana. UPK berhak untuk memeriksa arsip dan pembukuan TPK/KP ( dalam hal perumahan ada pada PP) kapan saja, dan sewaktu-waktu dapat meminta fotocopy bukti pembayaran dalam rangka tugasnya sebagai pengendali dan pembina TPK/KP.


9.3. Administrasi Kegiatan PPK-R2PN di Desa

9.3.1. Biaya Operasional Kegiatan PPK-R2PN di Desa

Biaya operasional terdiri dari honor TPK/KP dan biaya administrasi kegiatan PPK di desa. Besarnya biaya operasional per desa ditetapkan berdasarkan ancar-ancar perincian dana operasional sebagai berikut:

1) TPK untuk Sekolah, maksimum 1 % dari alokasi dana BLM Kecamatan setempat.

2) TPK untuk Kantor atau Balai desa maksimum sebesar 2,5 % dari alokasi dana BLM Kecamatan setempat.

3) TPK untuk prasarana pendukung perdesaan maksimum sebesar 3 % dari alokasi dana BLM Kecamatan setempat.

4) KP maksimum sebesar 0,5 % dari alokasi dana BLM Kelompok Perumahan

9.3.2. Buku Kas Harian

(a) Keluar masuk uang dicatat dalam buku kas harian selanjutnya disebut buku kas. Pencatatan dilakukan oleh Bendahara TPK/KP.

(b) Bentuk buku kas sesuai dengan format standar Buku Kas Harian seperti dalam lampiran.

(c) Buku Kas ditutup tiap akhir bulan pada tanggal yang sama. Penutupan tidak dikaitkan dengan penyelesaian suatu penarikan dana dari UPK. Setelah ditutup, kemudian diperiksa dan ditandatangani oleh ketua TPK/KPdan dibuatkan rekapitulasinya yang diketahui oleh Kepala Desa.

(d) Tim Pengelola Kegiatan bersama KD membuat LPD yang diketahui oleh FK/FT setiap bulannya. Tujuannya untuk melaporkan bahwa dana yang sudah ditarik telah digunakan dengan benar.

(e) Catatan pada buku kas pada saat tutup buku digunakan untuk menyusun laporan bulanan kepada UPK yang menyangkut jumlah penerimaan dan pengeluaran uang.

(f) Catatan pengeluaran pada buku kas untuk masing-masing kegiatan adalah pengeluaran untuk TPK atau KP bersangkutan.

(g) Buku kas boleh dilihat oleh siapa saja.

(h) TPK/KP bersama KD akan membuat Dokumen Penyelesaian yang terdiri dari Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SKMP), Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (LP2K), rincian realisasi penggunaan biaya dan lampiran pendukung lainnya. Tujuannya untuk melaporkan bahwa dana yang sudah ditarik telah digunakan dengan benar.

9.3.4. Buku Material

(a) Buku material adalah tempat mencatat material/bahan yang telah diterima dan bahan/material yang telah dibayar.


(b) Buku material berguna untuk; menyiapkan RPD, menyiapkan pembayaran, mengendalikan pengadaan agar sesuai target, dan mengevaluasi pengadaan bahan.

(c) Bentuk buku material sesuai dengan format Buku Material (BM) yang terdapat dalam lampiran.

(d) BM dibuat oleh Sekretaris TPK/KP, ditutup setiap bulan mengikuti buku kas. Setiap penutupan harus diperiksa oleh ketua TPK/KP, dan FK/FT.

(e) Nomor bukti yang dicatat dalam BM adalah nomor bukti penerimaan barang.

(f) Buku material boleh dilihat oleh siapa saja.

9.3.5. Rencana Penggunaan Dana (RPD)

Merupakan bagian penting dalam mengajukan penyaluran dana ke UPK. RPD dibuat sesuai kebutuhan dan kemajuan pelaksanaan kegiatan. RPD apabila dana di rekening ditambah dana di bendahara TPK/KP kurang dari 10%. RPD memuat rencana kebutuhan dan nilai yang akan dibelanjakan pada rencana pekerjaan berikut dan besarnya tidak harus sama setiap tahapan. Sebelum diajukan RPD harus disetujui oleh Kepala Desa dan diketahui oleh FK/FT dan PjOK.

9.3.6. Laporan Penggunaan Dana (LPD)

LPD terdiri dari dua bagian yaitu LPD dan lampiran LPD;

(a) LPD

(i) Dipergunakan sebagai lampiran RPD dalam penarikan dana setelah tahap II dan berikutnya.

(ii) Menjadi dasar UPK untuk menyetujui penarikan dana berikutnya.

(iii) Merupakan pernyataan tanggung jawab TPK/KP terhadap penggunaan dana.

(iv) LPD ditujukan kepada UPK dan ditandatangani oleh Ketua TPK/KP, diketahui oleh FK/FT dan PjOK.

(b) Lampiran LPD

(i) Lampiran LPD di TPK/KP berupa bukti-bukti penerimaan uang, pengeluaran uang (untuk bahan, upah, dan alat) serta bukti penerimaan barang dimana jumlahnya sesuai dengan jumlah yang dilaporkan pada LPD.

(ii) Untuk setiap bukti pembayaran material/bahan harus dilampiri bukti penerimaan bahan.

(iii) Bukti-bukti tersebut diberi nomor urut sesuai dengan nomor urut pada buku kas dan buku material.

(iv) Bukti-bukti tersebut ditempelkan pada kertas kosong sesuai dengan nomor urut pada buku kas, kemudian dijilid dan diberi judul LPD ke sekian.


(v) Bukti-bukti tersebut akan sangat memudahkan TPK/KP dalam hal menghadapi pemeriksaan dan pemantauan dari pihak lain terutama dalam mempertanggungjawabkan dana.

9.3.7. Pengendalian Keuangan

Sesuai dengan Rencana Penggunaan Dana yang telah dibahas dalam rapat pra pelaksanaan maupun rapat-rapat evaluasi, penggunaan dana di desa sangat dipengaruhi oleh jadwal pelaksanaan, jadwal pengadaan bahan dan alat, maupun jadwal pengadaan tenaga kerja. TPK/KP harus memiliki rencana yang matang mengenai ketiga hal tersebut, karena akan mempengaruhi besar atau kecilnya pengeluaran dana.

Langkah-langkah pengendalian keuangan di lapangan harus di lihat dari:(a) Apakah pekerjaan sesuai dengan jadwal kemajuan pekerjaan.

(b) Apakah pengadaan bahan/material sesuai dengan jadwal dan volume yang telah ditentukan.

(c) Apakah pengadaan alat sesuai dengan jadwal dan volume yang dihasilkan.

(d) Apakah pengadaan tenaga kerja sesuai dengan jadwal dan jumlah yang direncanakan.

Bila karena suatu keadaan, misalnya untuk mengantisipasi musim hujan harus dilakukan pembelian material di awal pelaksanaan. Tentu sebagian besar dana akan teralokasikan kepada material, akan tetapi harus diimbangi dengan pelaksanaan konstruksi di lapangan, sehingga akan berakibat kepada percepatan pencairan dana tahap selanjutnya.

Setiap pengeluaran dana di desa harus mendapat persetujuan dari Ketua TPK/KP, dan KD/KT harus aktif meninjau setiap pengeluaran dana dari Bendahara. Pada saat pemeriksaan oleh UPK, harus diperiksa apakah saldo yang tercatat pada Buku Kas Harian sesuai dengan jumlah uang tunai yang ada.

Ketua TPK/KP dibantu oleh KD/KT dituntut untuk mencatat setiap jenis swadaya masyarakat yang telah disepakati. Untuk mengoptimalkan swadaya masyarakat diperlukan sosialisasi kepada masyarakat dari awal serta metode pengumpulannya dengan cara, misalnya:

(a) Pada saat SPPB ditandatangani s/d pencairan dana tahap awal = 40%

(b) Pada saat pencairan dana tahap ke 2 = 40%

(c) Pada saat pencairan dana terakhir = 20%

Sebaiknya swadaya masyarakat berupa lahan sudah terealisasi di awal pelaksanaan dan material/bahan sudah selesai terkumpul pada saat kemajuan fisik mencapai 75%.

Apabila dalam pelaksanaan diperlukan perubahan oleh sebab kekeliruan di lapangan atau bencana alam, maka bisa dilakukan revisi selama tidak menambah besarnya dana bantuan. Revisi tersebut dibuat oleh Ketua TPK/KP dan disetujui oleh FK/FT dan UPK dan secara terbuka ada pemberitahuan kepada masyarakat.


9.3.8. Pemeriksaan Administrasi Keuangan

Untuk memantau administrasi keuangan TPK/KP digunakan Formulir Pemeriksaan Administrasi yang secara detail digunakan untuk: Buku Kas Harian, Buku Kelompok, Laporan Penggunaan Dana (LPD), Ketenagakerjaan, Laporan Kemajuan Kegiatan dan Biaya. Bentuk Formulir dapat di lihat pada lampiran. Formulir Pemeriksaan Administrasi selain digunakan oleh FK/FT dapat juga diisi oleh aparat pemerintah.

Untuk penilaian kualitas administrasi diuraikan hal-hal yang harus diperiksa menurut jenis kategori. Untuk setiap hal tersebut, penilai memilih satu dari empat kategori penilaian, yaitu:

Baik Jika kualitas telah memenuhi segala syarat, baik, benar danlengkap serta ada inovasi kreatif yang menambah kualitas.

Cukup Jika kualitas telah memenuhi segala syarat, baik, benar dan lengkap.

Agak kurang Jika terdapat kesalahan atau kekurangan kecil yang harus diperbaiki untuk memenuhi

Kurang Jika masih terdapat banyak kekurangan yang harus diperbaiki dan tidak lengkap.

Tidak ada Jika hal tersebut tidak ada pada arsip TPK/KP

Setiap kategori penilaian apabila diperlukan diberikan penjelasan mengenai hal-hal yang dianggap kurang dan harus mendapat perhatian dari TPK/KP untuk dicarikan jalan keluarnya agar menjadi kategori baik. Nama pemeriksa dan tanggal pemeriksaan dicatat pada bagian bawah dan pada bagian atas persentase kemajuan kegiatan harus diisi.

Selain Pemeriksaan Detail Administrasi, UPK sesuai tugas dan tanggungjawabnya untuk memberikan pembinaan administrasi keuangan, berhak setiap saat melakukan pemeriksaan pembukuan.

Documents

PENJELASAN PENULISAN USULAN VERIFIKASI