UNIVERSITI MALAYSIA SABAH

PEKELlLlNG PENDAFTAR

Tarikh: 01 April 2008 Bilangan 3/2008 Ruj: UMS/PN2.1/PS/2

PENYELARASAN BORANG-BORANG YANG DIKELUARKANOLEH JABATAN PENDAFTAR (BAHAGIAN I)

1. TUJUAN

1.1 Pekeliling ,ini dikeluarkan bagi menyelaraskan penggunaan borang-borang yangdikeluarkan oleh Jabatan Pendaftar untuk kegunaan semua Jabatan, Sekolah,Pusat, Institut dan Unit di Universiti Malaysia Sabah.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Dari semasa ke semasa, Jabatan Pendaftar telah melaksanakan usaha untuk

memperbaiki mutu perkhidmatan pengurusannya. Pada kali ini ianya melibatkanpenggunaan borang -borang bagi memudahkan segala urusan agar ianya lebihrelevan dan terkini.

2.2 Beberapa borang yang telah di semak dan dikemaskinidari segi format danpenggunaannyaialah:-

a) Borang Permohonan Cuti Rehat Tahunan - 2.2BC6(01)b) Borang Permohonan Cuti Bersalin - 2.2BC6(03B)dan Borang

PerakuanCuti Bersalin- 2.2BC6(03B[a])c) Borang Permohonan Elaun Pakaian Panas Kerana Bertugasj

Berkursusdi LuarNegara- 2.2AjE3(06)d) Borang Permohonan Elaun PemangkuanjTanggung Kerja -

2.2AE3(09)e) Borang Permohonan PindaanjMembatalkan Cuti Rehat -

2.2BC6(02)f) Tuntutan Balik Bayaran Rawatan - 2.2AT12(04)g) Borang Permohonan Tambang Mengunjungi Wilayah Asal -

2.2B12(07)h) Borang Permohonan Latihan - 2.3BL6(01)

1

3. PENERANGAN MENGISIAN BORANG

BORANG

a) Borang PermohonanRehat Tahunan

Cuti

b) Borang Permohonan CutiBersalin & Borang PerakuanCuti Bersalin

CATATAN

i. Borang ini hendaklah diisi kakitangan padasetiap akhir tahun bagi tahun berikutnya.Perancanganini hendaklah mengambil kirateRlpoh bagi kakitangan tersebutberkelayakan dan menghabiskan tempohtersebut di dalam cuti yang dirancang.(Contoh: 30 hari setahun bagi pegawaiPengurusandan Profesional.)

ii. Sekiranyakakitangan tidak dapat memenuhicuti yang dirancangnya, maka hendaklahmeminda cuti rehat yang dirancang denganmenggunakanBorangPermohonanPindaanlMembatalkanCuti Rehat-2.2BC6(02)

iii. BorangPermohonan Cuti Rehat ini hendaklahdiisi sekali sahaja dalam setahun dankakitangan perlu menyimpan salinan borangyang diisi sebagai rujukan.

i. Borang ini perlu diisi oleh kakitangan wanitapada bulan ke-4 kandungan kakitanganberkenaandan melengkapkanPerakuanCutiBersalinpada Borang PerakuanCuti Bersalin-2.2AjC6(03.2)selepaskakitanganbersalin.

ii. Cuti bersalin yang layak bagi kakitanganwanita adalah selama60 hari sahaja. (RujukPekeliling Perkhidmatan BiI.2 Tahun 1998.)Borang Perakuan Cuti Bersalin boleh diisisendiri oleh pemohon atau suamijwakilpemohon setelah kakitangan berkenaanbersalin. Perakuanini hendaklahdiisi denganmelampirkansurat akuan tarikh bersalin dansurat beranakberkenaan.

iii. Kakitanganwanita yang ingin memohon cutitanpa gaji untuk menjaga anak hendaklahmerujuk kepada Seksyen Perkhidmatan,BahagianSumberManusia,JabatanPendaftar.

iv. Kakitangan lelaki layak memohon cuti tanparekodselama7 hari jika isterinyabersalin(cutitanpa rekod ini termasuk hari kelepasa amatau cuti umum). Kakitangan tersebuthendaklah mengisi Borang PermohonanCutiTanpa RekodlGantian-2.2BC6(05).

2

BORANG

c) Borang Permohonan ElaunPakaian Panas KeranaBertugasj Berkursusdi LuarNegara

d) Borang Permohonan ElaunPemangkuanj TanggungKerja

e) Borang PermohonanPindaanj Membatalkan CutiRehat

CATATAN

i. Borang ini perlu diisi oleh kakitangan yangakan bertugasjberkursusdi luar negarasepertiyang ditetapkan di dalam Perintah Am Bab"B". .

ii. Kakitangan di kehendaki menyertakan suratkelulusan bertugas rasmij berkursusjpersidangan sewaktu menghantar borangpermohonanini.

iii. Jumlah Elaun PakaianPanasyang layak bagisetiap kakitangan adalah sebanyakRM1,SOO.Elaun ini layak dipohon sekali dalam tempohtiga tahun apabila dikehendaki bertugas diluar negaraj kawasan beriklimsederhanajsejuk. Bagi tujuan pembayaranelaun ini, negara jkawasan beriklimsederhanajsejuk bermakna negaraj kawasanyang terletak di Utara GarisanSelatan(Tropicof Cancer)dan negaraj kawasanyang terletakdi SelatanGarisanJadi (Tropicof Capricorn).

iv. Elaun ini hendaklah di pohon sekurang-kurangnya 2 minggu sebelum kakitangan keluar negara atau selewat-Iewatnya 3 bulanselepaspulangdari luar negara.

i. Borangini hendaklahdiisi oleh KetuaJabatanjkakitangan terbabit dengan menyatakansecara lengkap maklumat jawatan yangdipangkuj tanggungan kerja oleh kakitanganterbabit dengan menyertakan dokumensokonganseperti kelulusanPemangkuanKerja(hanya boleh dikeluarkan oleh JabatanPendaftar) atau arahan PenanggunganKerjaoleh KetuaJabatan.

ii. Setelah diperakukan oleh Ketua Jabatan,borang tersebut hendaklah di majukan keSeksyen Perkhidmatan, Bahagian SumberManusiauntuk prosesselanjutnya.

i. Borang ini diisi oleh kakitangan sekiranyaterdapat pindaan pada perancangan cutitahunanyang telah diluluskan.

3

BORANG

f) TuntutanRawatan

Balik Bayaran

g) BorangTambangWilayahAsal

Permohonan

Mengunjungi

4. PELAKSANAAN

CATATAN

i. Borang ini hendaklah diisi oleh kakitanganyang memohon pembayaran balik rawatanperubatan atau pergigian yang telah dibayarsendiri olehnya. Tuntutan rawatan perubatanbagi setiap kakitanganadalah terhad kepadaRM35bagisekalirawatan.

ii. Tuntutan RawatanPergigianyang layak bagisetiap kakitangan adalah RM100 dalamsetahun. Kkemudahan ini hanya layakdigunakanpadatahun semasadan tidak bolehdibawa ke tahun hadapan sekiranya tidakdigunakan.

iii. Kakitangan hendaklah menyertakan sijilrawatan perubatanj pergigian yang asalsahaja.

i. Borang ini hendaklah diisi oleh kakitanganyang layak seperti yang peruntukan di dalamPekeliling Perkhidmatan BiL 6 Tahun 2006.Permohoilan yang telah dilengkapkanhendaklah dikemukakan ke SeksyenPerkhidmatan, Bahagian Sumber Manusiadalam tempoh 60 hari daripada tarikhcadangankemudahanhendakdigunakan.

Arahan lengkap pengisian borang adalah seperti yang dinyatakan pada borang-borang berkenaan. Sebarang pertanyaan bolehlah dirujuk kepada Pegawai diSeksyen Perkhidmatan, Bahagian Sumber Manusia, Jabatan Pendaftar sepertiberikut:

4.1

Puan Jumiati PajakkaiPenolongPendaftar(Perkhidmatan)NO.Tel:088-320000(samb 1437)

>

Puan Rumi AwongPembantu Tadbir Kanan (Perkhidmatan)NO.Tel: 088-320000 (samb 1072)

>

Puan Mariani Kuntong @ LianaPembantu Tadbir (Perkhidmatan)NO.Tel: 088-320000 (samb 1365)

>

Encik Alexander SaidiPembantu Tadbir (Perkhidmatan)NO.Tel: 088-320000 (samb 1365)

>

4

3.1 Pemakaian borang ini berkuat-kuasa dengan serta merta. Semua Ketua Jabatandiminta memanjangkan arahan ini kepada kakitangan di jabatannya.

5. PENUTUP

5.1 Borang-borang yang berkenaan dilampirkan bersama Pekeliling ini untuk dibuatsalinan dan disimpan di jabatan masing-masing. Format borang dalam bentuksoftcopy/ boleh dimuat turun melalui laman web Jabatan Pendaftar.

"BERTEKAD CEMERLANG"

Sekian. Terima Kasih.

ABD~LAH HJ. MOHD. SAIDPendaft,

s.k.: - Naib Canselor

- Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)- Timbalan Naib Canselor (Hal-Ehwal Pelajar dan Alumni)- Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)

5