PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR - ipbl.edu.my Penyelenggaraan... · Prosedur ini digunakan oleh IPGM dan IPGK untuk mengendalikan urusan merancang, melaksana dan memantau kerja-kerja

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA

NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00

PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN

TARIKH KUAT KUASA : 01.01.2018

PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR

MUKA SURAT : 1/13

IPGM-PPK-PUP-06


Disediakan oleh

Diluluskan oleh

Jawatan: PENGARAH SEKTOR KHIDMAT PENGURUSAN

Jawatan: REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA

Tarikh: 29 Disember 2017 Tarikh: 29 Disember 2017

SALINAN TERKAWAL

Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Kawalan Dokumen IPGM


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 2/13

IPGM-PPK-PUP-06

Januari 2018

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memastikan Penyelenggaraan Infrastruktur dapat dilaksanakan

mengikut jadual berdasarkan Pelan Penyelenggaraan Infrastruktur (PPI), bajet tahunan

dan peraturan yang ditetapkan untuk menyediakan kemudahan infrastruktur yang

kondusif bagi pengurusan pentadbiran dan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran

di Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut Pendidikan Guru (IPG).

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan oleh IPGM dan IPGK untuk mengendalikan urusan merancang,

melaksana dan memantau kerja-kerja penyelenggaraan,baik pulih dan pengubahsuaian

bangunan, kemudahan dan peralatan serta pengangkutan dan telekomunikasi.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

3.1. Manual Kualiti IPGM-PPK-MK-01

3.2. Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Kerajaan (PA Bil 2 – 2012)

3.3. Arahan Perbendaharaan

3.4. Undang-Undang Seragam Bangunan (UBBL)

3.5. Akta Jalan, Parit dan Taliair

3.6. Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerja

3.7. Undang-Undang Kecil Pihak Berkuasa Tempatan

3.8. Akta Bekalan Elektrik 1990 & Peraturan Elektrik 1994

3.9. COPPA – Code of Practice for Programme Accreditation

4.0 DEFINISI

4.1. Definisi

4.1.1. Aset Tak Alih – bermaksud aset kekal/tetap atau bersifat kekal/tetap

berada pada tempatnya, tidak boleh dialih atau sukar dialihkan atau usaha


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 3/13

IPGM-PPK-PUP-06

Januari 2018

untuk buka semula/penanggalan memerlukan keperluan kepakaran

teknikal atau perundangan yang berkaitan termasuk aset tak alih warisan.

4.1.2. Pelan Penyelenggaraan Infrastruktur – Dokumen penyataan yang

menjelaskan operasi,polisi dan strategi setiap kementerian/ jabatan/ agensi

dalam melaksanakan PATA.

4.1.3. Penyelenggaraan/Penyenggaraan – Satu gabungan semua aspek

teknikal dan tindahan pentadbiran yang berkaitan dengan tujuan

mengekalkan datau menjaga sesuatu binaan,sistem atau peralatan supaya

beroperasi mengikut fungsi yang ditetapkan.

4.1.4. Penyelenggaraan Am/Rutin/Berkala bermaksud penyelenggaraan yang

dilakukan ke atas infrastruktur mengikut jangka masa yang dicatatkan

dalam peraturan semasa atau manual infrastruktur berkenaan.

4.1.5. Penyelenggaraan Pembaikan bermaksud penyelenggaraan yang

dilakukan ke atas infrastruktur apabila berlaku kerosakan atau kegagalan

supaya aset dapat berfungsi semula mengikut piawaian yang ditetapkan.

4.1.6. Penyelenggaraan Kecemasan bermaksud penyelenggaraan perlu

dilakukan segera di atas sebab yang boleh menjejaskan

keselamatan/kerugian kepada kerajaan sekiranya tidak diselenggara

dengan segera.

4.1.7. Penyelenggaraan Secara Dalaman (In-House) bermaksud pengendalian

penyelenggaraan dilaksanakan sepenuhnya oleh kementerian/ jabatan/

agensi sendiri. Kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan sepenuhnya


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 4/13

IPGM-PPK-PUP-06

Januari 2018

menggunakan tenaga jabatan dan/ atau sebahagiannya melalui kontrak

kecil mengikut skop yang ditetapkan.

4.1.8. Penyelenggaraan Secara Luaran (Outsourcing) - Pengendalian

penyenggaraan dilaksanakan sepenuhnya secara kontrak oleh pihak

pembekal perkhidmatan/ kontraktor yang dilantik. Skop kontrak luaran ini

merangkumi kerja-kerja perkhidmatan pengurusan, operasi dan

penyenggaraan, kerja-kerja kecil dan perundingan teknikal bagi sesuatu

fasiliti/premis. Kementerian/ jabatan/ agensi bertanggungjawab untuk

mengawalselia kerja-kerja yang dilaksanakan oleh pihak yang dilantik.

4.1.9. Infrastruktur bermaksud kemudahan asas yang melibatkan aspek-aspek

sivil, elektrikal dan mekanikal.

4.1.10. Sivil meliputi bangunan, paip air, saliran, sistem pembetungan,

kemudahan sukan dan jalan raya.

4.1.11. Eletrikal bermaksud pemasangan dan pendawaian elektrik.

4.1.12. Mekanikal meliputi sistem hawa dingin, pencegah kebakaran, pam

booster, lif dan lain-lain yang berhubung dengan mesin dan jentera.

4.1.13. Kemudahan Sukan bermaksud arena atau lengkapan bagi semua jenis

permainan seperti gelanggang tenis, padang bola sepak, trek olahraga dan

lain-lain.

4.1.14. Kemudahan PdP bermaksud infrastruktur yang digunakan untuk tujuan

penyampaian pengajaran dan pembelajaran seperti bilik kuliah, makmal,

perpustakaan, bilik simulasi, bengkel dan sebagainya.


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 5/13

IPGM-PPK-PUP-06

Januari 2018

4.1.15. Jawatankuasa Penyelenggaraan Infrastruktur merujuk kepada

jawatankuasa yang bertanggungjawab memantau penyampaian

perkhidmatan penyelenggaraan yang dilaksanakan yang terdiri daripada

Wakil Pemilik Aset, Pengurus Aset, Pengendali Aset.

4.1.16. Wakil Pemilik Aset merujuk kepada Pengurusan di peringkat Institusi

Induk yang terdiri daripada Rektor atau Timbalan Rektor.

4.1.17. Pengurus Aset merujuk kepada Pengurusan di peringkat premis yang

terdiri daripada Pengarah, Timbalan Pengarah dan Ketua Unit Khidmat

Pengurusan atau Ketua Jabatan atau mana-mana yang telah dipersetujui di

dalam Mesyuarat Pengurusan Penyelenggaraan.

4.1.18. Unit Pengurusan Fasiliti (UPF) – bertindak sebagai pengurus

aset/premis. Bertanggung jawab untuk membentuk dan melantik pasukan

kakitangan penyenggaraan/penyelenggaraan dalaman. Terdiri daripada

Pegawai Teknikal Fasititi (PTF), Pegawai Daftar dan Data Fasiliti (PDF),

Pegawai Operasi Fasiliti (POF) dan Pegawai Inspektorat Fasiliti (PIF).

4.1.19. Mesyuarat Jawatan Kuasa Tindakan Pembangunan IPG – Mesyuarat

Berkala setiap Suku Tahun bagi membincangkan isu-isu penyelenggaraan

dan pembangunan insfrastruktur IPG Kampus. Keahlian : Rektor, Timbalan

Rektor, Pengarah di peringkat IPGM dan Pengarah IPG Kampus.

4.1.20. Mesyuarat Pengurusan Penyelenggaraan & Pembangunan

Infrastruktur – Mesyuarat di peringkat Pengurusan IPG Kampus yang

membincangkan isu-isu penyelenggaraan dan pembangunan infrastruktur

kampus atau mana mana mesyurat yang menfokuskan kepada

penyelenggaraan dan pembangunan infrastruktur di peringkat kampus.


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 6/13

IPGM-PPK-PUP-06

Januari 2018

4.2 Singkatan

PI Penyelenggaraan Infrastruktur

PPI Pelan Penyelenggaraan Infrastruktur

UPF Unit Pengurusan Fasiliti

PTF Pegawai Teknikal Fasiliti

PDF Pegawai Daftar & Data Fasiliti

POF Pegawai Operasi Fasiliti

PTF Pegawai Teknikal Fasiliti

mySPATA Sistem Pengurusan Aset Tak Alih

IPGK Institut Pendidikan Guru Kampus

IPGM Institut Pendidikan Guru Malaysia

JKTP IPG Mesyuarat Jawatan Kuasa Tindakan Pembangunan IPG

JKPI Jawatankuasa Penyelenggaraan Infrastruktur

ASL Agreed Service Level (Tahap Perkhidmatan Dipersetujui)

JKR Jabatan Kerja Raya

ABM Anggaran Belanja Mengurus

KPM Kementerian Pendidikan Malaysia

BPPA Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 7/13

IPGM-PPK-PUP-06

Januari 2018

1. Mengenal pasti dan menyediakan senarai penyelenggaraan

berkala dan penyelenggaraan kecil untuk penyediaan Anggaran Belanja Mengurus.

2. Merancang jadual pelaksanaan Mesyuarat JPKI dan JKTP IPG serta jadual perancangan penyelenggaraan infrastruktur.

3. Melaksanakan kajian Pengurusan Risiko Penyelenggaraan Infrastruktur

1. Mengemukakan status kemajuan kerja dan prestasi perbelanjaan

bagi peruntukan yang telah diturunkan.

2. Menjalankan pemantauan dan penambahbaikan seperti dalam jadual pemantauan infrastruktur.

3. Menjalankan pemantauan secara rawak terhadap IPG Kampus.

1. Membentangkan Laporan Status penyelenggaraan di dalam Mesyuarat

JKPI dan menghantar Laporan Penyelenggaraan Infrastruktur 2 kali

setahun kepada IPGM.

2. Menyenaraikan analisis pemantauan dan penambahbaikan untuk

perancangan penyelenggaran bagi ABM tahun berikutnya.

3. Melaksanakan cadangan penambahbaikan dan pengurusan risiko.

5.0 RINGKASAN PROSES PLAN-DO-CHECK-ACT (PDCA)

1. Mengemukakan permohonan ABM kepada Bahagian Kewangan KPM

2. Menyelaraskan senarai penyelenggaraan berdasarkan kelulusan bajet tahunan.

3. Menyediakan dan menghantar dokumen bagi permohonan peruntukan penyelenggaraan kecemasan

4. Melaksanakan projek pembaikan/pemulihan/penyelenggaraan setelah peruntukan diterima.

D

P A

C


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 8/13

IPGM-PPK-PUP-06

Januari 2018

Tidak

Ya

PROSES KERJA 6.0 : PROSEDUR PENGURUSAN ADUAN

TANGGUNG

JAWAB CARTA ALIR – CARTA PROSEDUR D3 OUTPUT

Unit Aduan

Unit Aduan

Unit Aduan

Unit Aduan

POF/ Kontraktor

Fasiliti

Unit Aduan

POF/ Kontraktor

Fasiliti

POF/ Kontraktor

Fasiliti

POF/ Kontraktor

Fasiliti

JKR.PATA.F7/2

JKR.PATA.F7/3

JKR.PATA.F7/4

JKR.PATA.F7/3

JKR.PATA.F7/4

JKR.PATA.F7/3

Carta Prosedur D4

Carta Prosedur D5

Carta Prosedur D6

JKR.PATA.F7/3

mySPATA

Terima rekod aduan

Verifikasi ketepatan aduan

Daftar aduan

Maklum tindakan susulan kepada pengguna

Di bawah kawalan kementerian/jabatan/agensi

Maklumkan kepada pengadu

Siasat dan kenal pasti kerosakan/ masalah dan maklumkan tindakan awalan kepada unit aduan

Kemas kini daftar aduan

Laksana tindakan pembaikan mengikut prosedur D4, D5 dan D6

Tamat

Kemas kini pangkalan data yang berkaitan

Maklumkan kepada pengadu

Maklumkan kepada kementerian/ jabatan/agensi bertanggungg jawab

Mula


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 9/13

IPGM-PPK-PUP-06

Januari 2018

PROSES KERJA 6.1 : PROSEDUR PELAKSANAAN PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR

SECARA DALAMAN – SECARA TENAGA JABATAN

TANGGUNG

JAWAB CARTA ALIR - CARTA PROSEDUR D4 OUTPUT

POF

PTF yang

bertanggung

jawab

POF

POF

POF

Pasukan Kerja

POF

POF

POF

Carta Prosedur D2

Carta Prosedur D3

Pekeliling

Perbendaharaan yang

berkuat kuasa

Carta Prosedur D5

mySPATA

Terima arahan kerja sama ada melalui aduan/PPM

Secara Tenaga Jabatan

Tentukan kaedah pelaksanaan

Sediakan peralatan dan bahan kerja mengikut keperluan

Tentukan pasukan berdasarkan skop kerja

Laksana OPA

Kemaskini pangkalan data

Capai ASL/ spesifikasi

Selia dan pantau OPA

Tamat

Uruskan pengesahan pengadu*/PTF

Rujuk Carta Prosedur D5

Secara Pelantikan Kontraktor

Tidak

Ya

Mula

*Arahan kerja melalui aduan **Arahan kerja melalui PPM


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 10/13

IPGM-PPK-PUP-06

Januari 2018

Ya

PROSES KERJA 6.2 : PROSEDUR PELAKSANAAN PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR SECARA DALAMAN –

LANTIKAN KONTRAKTOR

TANGGUNG


PTF yang

bertanggungjawab

PTF yang

bertanggungjawab

PTF yang

bertanggungjawab

POF

POF

POF & PTF yang

bertanggungjawab

POF

Pekeliling

Perbendaharaan

berkuat kuasa

Carta Prosedur D7

Syarat-syarat kontrak






mySPATA

Tentukan kaedah perolehan

Urus pentadbiran kontrak

Sediakan dokumen dan laksana perolehan(*)

Sah dan sediakan dokumen pembayaran kemajuan

Selia dan pantau pelaksanaan OPA

Pengurusan penamatan/ penutupan kontrak

Bayaran akhir?

Kemas kini pangkalan data

Tamat

Rujuk syarat-syarat kontrak

Batal kontrak

Tidak

Ya

Mula

* Dokumen Perolehan - Skop kerja

- Spesifikasi

- Dokumen sokongan

- Syarat-syarat kontrak

perjanjian tahap

pekhidmatan

Capai ASL/ spesifikasi Tidak

Ya

Tid

ak


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 11/13

IPGM-PPK-PUP-06

Januari 2018

PROSES KERJA 6.3 : PROSEDUR PELAKSANAAN PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR

TANGGUNG


PTF yang

bertanggungjawab

PTF yang

bertanggungjawab

PTF yang

bertanggungjawab

POF

POF

POF & PTF yang

bertanggungjawab

POF & PTF yang

bertanggungjawab

POF

Pekeliling

Perbendaharaan

berkuat kuasa

Carta Prosedur D7






mySPATA

Tentukan kaedah perolehan

Urus pentadbiran kontrak

Sediakan dokumen dan laksana perolehan(*)

Selia dan pantau pelaksanaan OPA / pengurusan fasiliti

Rujuk syarat-syarat kontrak

Batal kontrak

Tidak

Mula


- Spesifikasi

- Dokumen sokongan


- Perjanjian tahap

pekhidmatan (ASL)

Tidak

Sah dan sediakan dokumen pembayaran

Pengurusan penamatan/ penutupan kontrak

Bayaran akhir?

Pantau kemas kini pangkalan data oleh kontraktor Fasiliti

Tamat

Capai?

Ya

Tid

ak

Ya

Pengurukuran pencapaian ASL/ Spesifikasi Bulanan/ Akhir

Ya


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 12/13

IPGM-PPK-PUP-06

Januari 2018

Tender

Sebutharga

Undi

PROSES KERJA 6.4 : PROSEDUR KERJA PEROLEHAN PELAKSANAAN PENYELENGGARAAN

INFRASTRUKTUR

TANGGUNG


PTF yang

bertanggungjawab

PTF yang

bertanggungjawab

Jawatan Kuasa

Perolehan

POF & PTF yang

bertanggungjawab

POF & PTF yang

bertanggungjawab

POF

Carta Prosedur D5/6

Pekeliling

Perbendaharaan

berkuat kuasa

Pekeliling

Perbendaharaan

berkuat kuasa


Syarat-syarat kontra

Terima Cadangan Kerja

Tentukan Jenis Perolehan

Kecemasan

Angaran Kos

Mula


- Spesifikasi

- Dokumen sokongan


- Perjanjian tahap

pekhidmatan (ASL)

Lantik Kontraktor

Terima Keputusan JK Sebutharga/Perolehan

Laksana Kawal Selia, Penyeliaan

Tamat

Ya Tidak

Pembelian Terus

Documents

PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR - ipbl.edu.my Penyelenggaraan... · Prosedur ini digunakan oleh IPGM dan IPGK untuk mengendalikan urusan merancang, melaksana dan memantau kerja-kerja