KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANUNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN

Jln. Prof. Dr. HR. Boenjamin 708 Purwokerto 53122Telp. (0281) 638795, 638337 Facs. (0281) 625355

MENIMBANG

PERATURANREKTOR UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN

Nomor: 10 TAHUN 2012

Tentang

JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIFDI LINGKUNGAN UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN PURWOKERTO

: a. bahwa dengan diterbitkannya surat persetujuan Jadwal Retensi Arsip Universitas Jenderal

Soedirman oleh Kepala Arsip Nasional Republik lndonesia dengan suralnya nomor

PJRA/36/2011 tanggal 14 Nopember 2011 dan untuk kelancaran pengelolaan arsip substantifagar berhasil guna dan berdaya guna, perlu ada pedoman Jadwal Penyusutan Arsip dalampelaksanaan penyusutan arsip di lingkungan Universitas Jenderal Soedirman

b. bahwa sehubungan dengan huruf a, perlu menetapkan Peraturan Rektor tentang Jadwal

Retensi Arsip Substantif di lingkungan Universitas Jenderal Soedirman

MEMPERHATIKAN : Surat Kepala Arsip Nasional lndonesia nomor PJRA/361201'I tanggal 14 Nopember 2011 tentang

Persetujuan Jadwal Retensi Arsip

MENGINGAT : 1. Undang-undang : a. No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

b. No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2. Peraturan Pemerintah Rl '. a. No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsipb. No. 17 Tahun 2O10 jo No.66 tahun 2010 tentang Pengelolaan

dan Penyelenggaraan Pendidikan

3. Keputusan Presiden Rl : a. No. 195 Th. 1963 jo Kept. Menteri PTIP No. 153 Th. 1963

tentang Pendirian Universitas Jenderal Soedirman

b. No. 18/M Tahun 2O1O tentang pengangkatan Rektor

Universitas Jenderal Soedirman masa Jabatan 2A1O-2O1 44. Peraturan Mendiknas : No. 25 tahun 2009 tentang organisasi dan Tata Keda Unsoed

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN : PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN TENTANG JADWAL

RETENSI ARSIP SUBSTANTIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN

Pasal 1

(1) Jadwal retensi arsip substantif digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan penyusutan arsip

substantif di lingkungan Universitas Jenderal Soedirman

(2) Jadwal Retensi Arsip, sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum pada Lampiran Peraturan

Rektor iniPasal 2

Peraturan Rektor ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Tembusan:1. Para Pembantu Rektor2. Para Dekan Fakultas3. Para Ketua Lembaga4. Direktur Program Pascasarjana5. Para Kepala Biro6. Para Kepala UPT7. Para Kabag

Di Lingkungan Universitas Jenderal Soedirman

aifro1

LampiranNoTanggalTentang

Peraturan Rektor Unsoed10 Tahun 20127 l{Iei2Al2Jadwal Retensi Arsip SubstantifUniversitas Jenderal Soedirman

JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIFUNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANUNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN

PURWOKERTO2012

JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIFUNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN

NO JENIS ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN(RETENSN

KETERANGAN

AKTIF INAKTIFI "| 3 4 f,

A. PENDTDIKAI\I DAN PENGAJARANI Penerimaan Mahasiswa Baru

a. Daya Tampung Mahasiswa 2tahun 3 tahun Musnah, kecualirekapitulasi dayatampung Dinilai

Kembalib. Administrasi dan seleksi mahasiswa baru I tahun 3 tahun Musnah, kecuali

penetapanpenerimaan dan

daftar mahasiswayang diterima

Permanen

Daftar Calon Mahasiswa- Tes Masuk

Hasil penilaian test mahasiswa baru- Pengumum an peneimaan mahasiswa baru

termasuk daftar mahasiswa vang di terimac. Naskah Soal 1 tahun setelah

pelaksanaaanMusnah, kecualiMaster Dinilai

Kembalid. C)rientasi Mahasiswa Baru I tahun 4 tahun Musnah, kecuali

sertifikat masuk keberkas perorangan

mahasiswa- Serti fi kat/o iagam/surat keterangan- Administrasi oenvelengsaraan- LaDoran Orientasi

e- Berkas Pendaftaranl) Yang diteima I tahun Masuk ke berkas

Deroransan

2) Yane tidak diterima 1 tahun Musnah

f. Data Mahasiswa vans diterima I tahun 2 tahun Permanen

2 Pendaftaran ulans mahasiswa. melinuti :

a. RegistrasiAdministrasi, terrnasukkelengkapanaministrasi,bukti Sumbangan PembangunanPendidikan/SPP

2tahun 3 tahun Musnah, kecualikasus Dinilai

Kembalib. Ree,istrasiAkademik

l). Daftar registrasi mahasiswa baru reguler dannon - reguler (swadana transfer, diplomqparalel), meliputi: KRS / IRS, KHS

Selama ybsmasih terdaftar

sebagaimahasiswa

2 tahun DinilaiKembali

2). Daftar regisfasi mahasiswa lama reguler dannon-reguler (swadana transfer, diploma,parelel) meliputi : KRS / lRS, KHS

Selama ybsmasih terdaftar

sebagaimahasiswa

2 tahun Dinilai Kembali

3). Kalender Akademik (administrasi sampaidengan penetapan)

2 tahun setelahpenetapan

Musnah, kecuali SKPenetapan Dinilai

kembali

a. Administrasi dan iadwal perkuliahan

2)- Jadwal Kuliah Semester

b. Daftar Kehadiran

I tahun setelahpenetapan angka

kredit3)- Laporan Kehadiran dosen dan mahasiswa

c. Daftar Mahasiswa Peserta Mata kuliah Musnah, kecualipejabat negara dan

tokoh NasionalPermanen

a. Administrasi Pelaksanaan KurikulumSajian mata kuliah (MPK, MKK, MKB, MPB,I\[BB)

Asli SK PenetapanPermanen, hasil cetak

Musnah

I ). Penyusunan bahan ajarlbahan penunjang Dinilai Kembali

2). Teknik pembuatan alatperaga dan model Dinilai Kembali

c. Evaluasi dan Pensembangan Kurikulum- Penetapan Kurikulum Baru Asli SK Penetapan

Permanen, hasil cetakMusnah

1). Persetujuan Usulan Sampai Dengan Penetapan

Pembukaan Program Studi BaruAsli SK Penetapan

Permanen,hasil cetak Musnah

2). Penolakan Usulan Pembukaan Program StudiBaru

b. Evaluasi Pelaksanaan Prograrn Studi Baru

l). Administrasi Ujian kompetensi dasar (tahapan

2). Nilai Hasil Ujian kompetensi dasar (tahapan l,2,3 ,4)

Dinilaikembali,kecuali

pejabat negara dantokoh nasional

Permanen3). Kuliah Kerja Nyata (KKN) Kegiatan Magang

Mahasiswa (KMM), meliputi administrasipenyelenggaraan kegiatan KKN/KKM sampaidengan piagam/sertifi kat KKN/KKM

Musnah,kecualipiagam/sertifikat

masuk berkasperoranganmahasiswa

b. Remidi uiian kompetensi dasarl). Administrasi remidi ujian kompetensi dasar (l

2.3" 4\2tahw 3 tahun Musnah

2). Nilai Hasil Ujian remidi kompetensi dasar (1,2,3,4)

Selama ybsbersangkutanmasih aktif

kuliah

3 tahun Musnah, kecualiKHS dan transkripsinilai masuk ke berkas

pefofanganmahasiswa

c. Tugas Akhir(Slaipsi, Thesis, Desertasi, Komprehensif, KKL,PPL. magans mahasiswa)I ). Administrasi penyusunan / pelaksanaan tugas

akhir mahasiswaI tahun setelah

ujiandilaksanakan

2 tahun Musnah, kecualilaporan akhir Dinilai

Kembali2). Nilai Tugas Akhir I tahun setelah

ujiandilaksanakan

2tahun Masuk ke berkasperoranganmahasiswa

Kelulusan (vudisium)a- AdministrasiKelulusan I tahun 1 tahun Musnahb. Penetapan Kelulusan I tahun 3 tahun Asli SK Penetapan

Permanenc. Iiazah dan transkrin

l). Berkas pengusulan pengadaan blanko I tahun setelahusulan disetuiui

Musnah

2). Salinan pengganti ljazah dan Transkrip I tahun setelah

lulusSelamanya

disimpan di UnitKearsioan

Vital

d. Buku induk nomor regestrasi lulusan Selamanyadisimpan di Unit

Pensolah

Vital

8. Dosena. Pensaiaran

l). Daftar hadir mengajar I tahun setelahpenetapan angka

kredit

Musnah

2). Ekivalensi Wajib Mengajar Penuh (EWMP) 2 tahun 3 tahun Masuk berkasDeroranean dosen

3). Laooran realisasi oengaiaran 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembalib. Evaluasi mahasiswa terhadao dosen 2tahun 3 tahun Dinilai Kembalic. Pembimbingan dan pengujian mahasiswa 2 tahun 3 tahun Masuk berkas

perorangan dosen- Dosen nembimbins akademik- Dosen pembimbine tusas akhir- Dosen penguii uiian kompetensi dasar (1,2,3,4\

Dosen nensuii uiian tusas akhir- Dosen oembimbins asistensi

d. Evalusi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri(EPSBED)

2 tahun 3 tahun Permanen

9. Penuniang Pendidikana. Administrasi pelaksanaan kegiatan (laboratorium,

perpustakaan, arsip perguruan tinggi, kebunoercobaan. studio. benskel)

2 tahun I tahun Musnah

b. Ketentuan pemakaian (laboratorium, perpustakaan,arsip perguruan tinggi, kebun percobaan, studio,bengkel)

Sampai dengantidak berlaku

2 tahun Dinilai Kembali

10. Alumnia- Data alumni 1 tahun 2 tahun Dinilai Kembalib. Oreanisasi alumni 2 tahun 3 tahun Permanenc. Prosram kesiatan alumni 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembalid. Penelusuran alumnr l tahun 2 tahun Musnahe. Laooran oerkembansan alumni 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali

B. PENELITIANI Penawaran penelitian 2 tahun I tahun Musnah2. Perencanaan penelitian.meliputi :

a. Prooosal oenelitian1). Proposal yang disetujui (tim / satgas penelitian,

Drosram oenelitian surat iiin oenelitian)2tahun 3 tahun Dinilai Kembali

2). Proposal ditolak I tahun MusnahJ. Laporan dan evaluasi hasil penelitian 2tahm 3 tahun Dinilai Kembali,

kecuali yang berskalanasional Permanen

4. Penvebaran hasil oenelitian 2 tahun 3 tahun Musnah5. Penemuan teknoloei terbarukan 2 tahun 3 tahun Permanen6. Forum komunikasi penelitian dan pengembansan I tahun 2 tahun Musnah7. Data statistik penelitian 2tahun 3 tahun Musnah,kecuali

master Permanen8. Seminar, lokakarya, temukarya, workshop hasil

oenelitian2 tahtn 3 tahun Dinilai Kembali

9. Soasialisasi dan diseminasi hasil penelitian, pengkajiandan oensembansan

2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali

C. PENGABDIAN KEPADA MASYARAKATPenawaran oensabdian 2 tahun 1 tahun Musnah

2. Perencanaan pensabdian

a. Prooosal oensabdian vans disetuiui 2tahun 3 tahun Dinilai Kembalib. Proposal peneabdian vane ditolak I tahun Musnah

J. Laporan dan evaluasi hasil pengabdian 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali,kecuali yang berskalanasional Permanen

4. Penvebaran hasil oensabdian 2tahun 3 tafum Musnah5. Forum komunikasi pensabdian I tahun 2tahun Musnah6. Data statistik pen gabdian 2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali

Master Permanen7. Seminar, lokakarya, temukarya, workshop hasil

oeneabdian2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali

8. Penvuluhan dan konsultasl 2 tahun 3 tahun Musnah9. Bantuan sosial 2tahun 3 tahun Musnah

D. TATA PAMONG PERGURUAN TINGGII Majelis Wali Amanah (berkaitan dengan ide atau gagasan

menvanskut kebiiakan pereuruan tineei5 tahun 3 tahun Permanen

2. Senat Akademik (berkaitan dengan ide atau gagasan

menvanskut Dersuruan tinesi)5 tahun 3 tahun Permanen

). Dewan Guru Besar (meliputi administrasi pengangkatan

komisi guru besar sampai dengan pemberhentiankeanseotaan)

5 tahun 3 tahun Permanen

4. Pembinaan. penilaian. pengembangan Komisi Guru Besar 5 tahun 3 tahun Dinilai Kembali5. Badan Penjamin Mutu Akademik

Berkaitan dengan pengujian dan pengembangan mutu,laporan dan evaluasi

5 tahun 3 tahun Permanen

6. Badan Audit lnternalBerkaitan dengan audit intemal, laporan dan evaluasi

5 tahun 3 tahun Dinilai Kembali

E. DATA DAN INFORMASI AKADEMIKData akademik mahasiswa

- Data kepakaran- Data prestasi mahasiswa- Data inventori mahasiswa- Data nilai akhir/transkrip- Data mahasiswa asing- Data lulusan mahasiswa

2 tahun 3 tahun Musnah, kecualimaster dataPermanen

2. Statistik perguruan tinggi 2tahun 3 tahun Musnah, kecualimaster Permanen

J. Informasi akademis

- Profil lembaga- Publikasi dan informasi- Buku pedoman akadernik- Buku wisuda- Buku dies natalis- Orasi ilmiah

2 tahun 3 tahun Musnah, kecualimaster dan naskah

asli orasi ilmiahPermanen

4. luqru kerja dan bursa pendidikan I tahun Musnah

F. KEMAHASISWAANI Status mahasiswa, meliputi

a. Cuti/selangmahasiswa 1 tahl 2 tahun I Musnahb. Putus kuliah/Drop-Out (DO) 2 tahun 3 tahun I Oinilai kembalic. Laporan status mahasiswa I tahun Musnah

2. Dispensasi tidak mengikuti kuliah t tahun Masuk berkasperoranganmahasiswa

Keputusan pemulihan mahasiswa 2rahun 3 tahun Masuk berkasperoranganmahasiswa

4. Pembinaan/pelatihan mahasiswaa. LatthanKetrampilan Managemen Mahasiswa

( LKMM)2 tahun 2tahun Musnah

b. Bimbingan dan Konseling 2tahun 2 tahun Musnahc. Pengembangankewirausahaan 2 tahun 2 tahm Musnah5. Kssejahteraan dan fasilitas mahasiswa meliputi

a. Beasiswa Selama masihmenerimabeasiswa

4 tahun Musnah, kecualipenetapan

penerimaan danperpanjangan

beasiswa masukherkas nerarr2nom- Ketentuan beasiswa

- Tawaran beasiswa- Daftar calon penerima beasiswa- Seleksi calon penerima beasiswa- Penetapan penerima beasiswa- Perpanjanganbeasiswa

b. Keringanan SPP

- Penawaran / ketentuan keringanan SPP

- Seleksi calon penerima beasiswa- Usulan calon penerima keringanan beasiswa- Penetapan Denerima keringan mahasiswa

2 tahun 2 tahun Musnah

c. Dana kasih- Usulan/permohonan- Tanda terima

I tahun Musnah

d. Asuransi kesehatan- Usular/permohonan- Tanda terima

I tahun Musnah

e. Administrasi fasilitas mahasiswa lainnya (asrama,

ooliklinik. transoortasi)Sampai dengantidak berlaku

Musnah

6. Oreanisasi Mahasiswa. meliputi:a. Administrasi Organisasi Mahasiswa (BEM,

BEMFA, UKMJ, HMJ, DMF)2 tahun 3 tahun Musnah

b. Proses Pembentukan Pengurus 2tahon 3 tahun Musnah

c. PengangkatanPengurus 1 tahun setelahpergantianoensurus

2 tahun Dinilai Kembali

d. Laporan Pelaksanaan Kegiatan 2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali

7. Himpunan Orangtua Mahasiswa/Ikatan Orang TuaMahasiswa IKOMI)

2 tahun 2tahwl Dinilai Kembali

8. Kesiatan Mahasiswa- Proposal laeatifitas mahasiswa- Kegiatan ilmiah, minat bakat, dan penalaran- Proposal kegiatan mahasiswa yang ditolak- Laooran kesiatan

I tahun setelahpemeriksaan

3 tahun Musnah, kecuali yangberprestasi skala

nasional daninternasional

9. Lomba Kegiatan Kemahasiswaan Lokal / Nasional /Internasional

I tahun 2 tahun Dinulai Kembali

10. Pengembangan Sains, Teknologi, Seni, budaya danolah rasa

2 tahun 3 tahun Dinilai Kembali

ll Mahasiswa Berprestasi- Administrasi Pendaftaran dan Seleksi- Penetapan

l tahun 2 tahun Musnah, kecualipenghargaan masukberkas perorangan

mahasiswa

12. Mahasiswa Meninggal dunia 2 tahun Masuk berkasperoranganmahasiswa

13. Berkas Perorangan Mahasiswa- Kartu mahasiswa- Karhr tanda anggota perpustakaan- Kartu Rencana Studi (KRS)- Kartu Hasil Studi (KHS)- KartuTandaRegishasilAdministrasiMahasiswa

(KTRM)- Surat keterangan izinltueas

Selama menjadimahasiswa

3 tahun Musnah, kecualitranskrip nilai pejabat

negara dan tokohnasional Permanen

Mei2Al2

ffiaeHT#PI

uwono, Ph.D19860r I 001