PERATURANMENTERIPERDAGANGAN NOMOR TAHUN2019 …bppp.kemendag.go.id/.../10/permendag_TNDE_rev_2sy.pdf · 2.Suprastruktur a. Kelembagaan Struktur organisasi Kementerian Perdagangan

PERATURAN MENTERI PERDAGANGAN

NOMOR TAHUN 2019

TENTANG

PETUNJUKPELAKSANAANTATANASKAHDINASELEKTRONIK DI

LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERDAGANGAN

MENTERI PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka mendukung upaya peningkatankinerja birokrasi serta perbaikan pelayanan menujuterwujudnya pemerintahan yang baik (good governance)diperlukan pemanfaatan teknologi informasidalam pelaksanaan administrasi tata naskah dinas;

b. berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksuddalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan MenteriPerdagangan tentang Petunjuk Pelaksanaan TataNaskah Dinas Elektronik di Lingkungan KementerianPerdagangan.

Dasar : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor152, Tambahan Lembaran Negara Republik IndonesiaNomor 5071);

2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentangPelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik IndonesiaTahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran NegaraRepublik Indonesia Nomor 5286);

3. Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2015 tentangOrganisasi Kementerian Negara (Lembaran NegaraRepublik Indonesia Tahun 2015 Nomor 8);

4. Peraturan Presiden Nomor 48 Tahun 2015 tentangKementerian Perdagangan (Lembaran Negara RepublikIndonesia Tahun 2015 Nomor 90);

5. Peraturan Menteri Perdagangan Nomor 08 / M -DAG/PER/ 2/ 2016 tentang Organisasi dan Tata KerjaKementerian Perdagangan (Berita Negara RepublikIndonesia Tahun 2016 Nomor 202).

MEMUTUSKAN

Menetapkan : PERATURAN MENTERI PERDAGANGAN TENTANG PEDOMANTATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK DI LINGKUNGANKEMENTERIAN PERDAGANGAN

Pasal 1

Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas ElektronikKementerian Perdagangan sebagai acuan unit pengolah dilingkungan Kementerian Perdagangan dalam mengelola

naskah dinas elektronik adalah sebagaimana tercantumpada lampiran peraturan ini dan merupakan bagian yangtidak terpisahkan dari Peraturan ini.

Pasal 2

Petunjuk pelaksanaan Tata Naskah Dinas ElektronikKementerian Perdagangan sebagaimana dimaksud dalamPasal 1 mengatur mengenai penomoran naskah dinassecara elektronik, pengaksesan naskah dinas,pengontrolan database yang tersimpan, pencariannaskah dinas, keamanan aplikasi, pencatatan log aktivasipengguna, penghapusan dan pembatalan, keamananpenyimpanan naskah dinas, dan penggunaan email untukkegiatan kedinasan

Pasal 3

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkanpengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannyadalam Berita Negara Republik Indonesia.

Dikeluarkan di JakartaPada Tanggal

MENTERI PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA

ENGGARTIASTO LUKITATembusan:1. Para Pejabat Eselon I, Kementerian Perdagangan;2. Para Pejabat Eselon II Sekretariat Jenderal Kemendag.

BAB I

PENDAHULUAN

A. Umum

Kemajuan teknologi dirasakan sudah menjadi kebutuhan dan harus

dapat dimanfaatkan untuk mendorong aparatur pemerintah melakukan

upaya peningkatan kinerja birokrasi serta perbaikan pelayanan menuju

terwujudnya kepemerintahan yang baik (good governance). Tuntutan

masyarakat atas penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan baik

merupakan prioritas program pembangunan di bidang tata kelola dalam

kelembagaan dan administrasi pemerintahan. Hal tersebut sejalan dengan

tuntutan akan modernisasi pemerintahan yang sesuai dengan kemajuan

teknologi guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian informasi

kedinasan dalam pelaksanaan fungsi dan tugas pemerintah dan

pembangunan.

Untuk mewujudkan hal tersebut di atas perlu dilakukan pemanfaatan

teknologi informasi dan komunikasi dengan mengubah budaya kerja dalam

pengelolaan informasi berdasarkan sistem manual ke sistem

komputerisasi/elektronik dalam pelaksanaan fungsi dan tugas

kelembagaan. Untuk itu penomoran naskah dinas di lingkungan

Kementerian Perdagangan yang selama ini dilakukan secara manual perlu

diubah ke sistem elektronik. Sistem penomoran elektronik dapat diakses

oleh unit kerja guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian naskah

dinas sehingga dapat membantu tercapainya peningkatan kinerja.

Disamping itu Kementerian Perdagangan perlu mengelola surat

menyurat/korespondensi kedinasan yang menggunakan e-mail agar

kegiatan tersebut dapat berjalan dengan tertib dan terkontrol. Oleh karena

itu perlu disusun Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik

dalam hal penomoran naskah dinas dan penggunaan e-mail untuk kegiatan

kedinasan.

B. Maksud dan Tujuan

Maksud disusunnya Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas

Elektronik di Lingkungan Kementerian Perdagangan ini adalah sebagai

acuan dalam melaksanakan penomoran naskah dinas secara elektronik,

pengaksesan naskah dinas, pengontrolan database yang tersimpan,

pencarian naskah dinas, keamanan aplikasi, pencatatan log aktivasi

pengguna, penghapusan dan pembatalan, keamanan penyimpanan naskah

dinas, dan penggunaan e- mail untuk kegiatan kedinasan.

Sedangkan tujuannya adalah mempermudah dan mempercepat

penyelesaian naskah dinas serta menciptakan ketertiban dan keseragaman

dalam melakukan penomoran naskah dinas dan penggunaan e-mail untuk

kegiatan kedinasan.

C. Ruang Lingkup

Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik ini mencakup

tentang penomoran naskah dinas secara elektronik, pengaksesan naskah

dinas, pengontrolan database yang tersimpan, pencarian naskah dinas,

keamanan aplikasi, pencatatan log aktivasi pengguna, penghapusan dan

pembatalan, keamanan penyimpanan naskah dinas, dan penggunaan e-

mail untuk kegiatan kedinasan.

Penomoran naskah dinas mencakup registrasi nomor naskah dinas

arahan, naskah dinas korespondensi dan naskah dinas khusus secara

elektronik dengan menggunakan aplikasi penomoran naskah dinas.

Sedangkan penggunaan email untuk kedinasan adalah dengan

menggunakan label user @kemendag.go.id.

D. Dasar

1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan

Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008

Nomor 58 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor

4843);

2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran

Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan

Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur negara dan Reformasi

Birokrasi Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah

Dinas;

h

h

4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan

Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum

Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah;

5. Peraturan Menteri Perdagangan Nomor 62/Kep/8/2017 tentang

Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Perdagangan;

E. Pengertian Umum

1. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi

kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang

berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka

penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.

2. Naskah Dinas Elektronik adalah informasi yang terekam dalam media

elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan/atau

diterima oleh pejabat/pimpinan yang berwenang di lingkungan

Kementerian Perdagangan.

3. Penomoran naskah dinas elektronik adalah pemberian nomor pada

naskah dinas dengan melakukan registrasi secara elektronik

menggunakan aplikasi penomoran naskah dinas.

4. Sistem elektronik adalah serangkaian perangkat dan prosedur

elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah,

menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan,

mengirimkan, dan/atau menyebarkan informasi elektronik.

5. Aplikasi penomoran naskah dinas elektronik adalah suatu sistem

pengelolaan penomoran naskah dinas, yang dibangun dengan

memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi yang andal, aman,

dan beroperasi sebagaimana mestinya sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan.

6. Jaringan sistem elektronik adalah terhubungnya dua sistem elektronik

atau lebih yang bersifat tertutup ataupun terbuka.

7. Infrastruktur adalah kelengkapan sistem penomoran naskah dinas

elektronik mencakup perangkat lunak (software) dan perangkat keras

(hardware) seperti komputer serta jaringan telekomunikasi dan/atau

sistem komunikasi elektronik.

8. Suprastruktur adalah kelengkapan sistem penomoran naskah dinas

elektronik, di samping infrastruktur mencakup kelembagaan,

ketatalaksanaan dan sumber daya manusia.

9. Template adalah format penomoran naskah dinas baku yang disusun

secara elektronik.

BAB II

PENGELOLAAN NASKAH DINAS ELEKTRONIK

Pengelolaan naskah dinas elektronik merupakan pengaturan naskah

dinas secara elektronik untuk mendukung proses pelaksanaan kegiatan secara

efektif dan efisien sehingga dapat meningkatkan kinerja. Pengelolaan naskah

dinas elektronik mencakup arsitektur sistem, cakupan sistem, alur kerja

sistem, dan sumber daya.

A. Arsitektur Sistem

Arsitektur sistem pengelolaan naskah dinas elektronik merupakan

suatu model atau konsep informasi yang digunakan dalam aktivitas

penomoran naskah dinas elektronik dan penggunaan email untuk kegiatan

kedinasan. Secara umum, arsitektur sistem Tata Naskah Dinas Elektronik

dapat digambarkan sebagai berikut:

1

2

4

3

Penjelasan gambar arsitektur Sistem TNDE adalah sebagai berikut:

1. Komputer induk (server) dan basis data (database) merupakan infrastruktur

untuk menginstal dan menyimpan data aplikasi TNDE.

2. Aplikasi TNDE adalah perangkat lunak beserta databasenya yang digunakan

untuk pengelolaan naskah secara elektronik.

3. Pengguna/petugas operator dapat melakukan pemindaian (scanning)

dokumen untuk melakukan penyimpanan dokumen secara elektronik.

4. Setiap Pengguna/petugas operator TNDE dapat mengakses aplikasi melalui

komputer.

B. Topologi TNDE

Sebelum memliki aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik masing-masing unit

Eselon I di Kementerian Perdagangan mengembangkan dan mengelola sendiri

aplikasi Tata Naskah Dinas dengan model sendiri, dengan model persuratan

seperti ini memiliki kelemahan yaitu persuratan hanya dapat dilakukan secara

internal, selain itu untuk tujuan eksternal diperlukan sistem tambahan lagi

sehingga biaya pengembangan dan pemeliharaan akan lebih besar. Pada Tahun

2018 diputuskan bahwa semua aplikasi TNDE yang tersebar tersebut dilakukan

secara terpusat, hal ini bertujuan untuk memudahkan pengelolaan dan

pengembangan pada aplikasi TNDE. Kegiatan pengelolaan dan pengembangan

tersebut saat ini dilakukan oleh unit Pusat Data dan Sistem Informasi.

C. Cakupan TNDE

1. Penomoran Naskah Dinas Elektronik

Menteri Perdagangan

SETJEN PKTNPPIDAGLUPDN

PENBPPPBAPPEBTIITJEN

User TNDE

Server TNDE

Aplikasi TNDE

Penomoran Naskah Dinas di Aplikasi TNDE ini akan dilakukan

secara otomatis oleh sistem. Format penomoran akan disesuaikan

dengan format standar untuk naskah dinas korespondensi dan naskah

dinas khusus di Kementerian Perdagangan yang terdiri dari:

1. Nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);

2. Kode unit kerja;

3. Inisial jenis naskah dinas;

4. Bulan (ditulis dalam dua digit); dan

5. Tahun terbit.

2. Agenda Surat Masuk

Agenda surat masuk dapat dibagi menjadi dua jenis:

1. Surat masuk eksternal

Surat masuk eksternal adalah surat yang diterima dari luar

instansi yang ditujukan kepada pimpinan Kementerian

Perdagangan dan/atau salah satu unit organisasi/unit kerja

di lingkungan Kementerian Perdagangan. Dalam pengelolaan

surat masuk eksternal, sistem aplikasi TNDE dapat

melakukan input data dan dapat melakukan pencetakan

lembar disposisi. Dokumen surat masuk tersebut akan

disimpan ke dalam aplikasi TNDE dengan melakukan

pemindaian (scanning) fisik dokumen surat tersebut,

kemudian semua data yang diinput akan tersimpan ke dalam

basis data (database) surat masuk.

2. lingkungan dari eksternal Penginputan surat masuk

merupakan mekanisme penginputan surat masuk untuk

mengarsipkan surat fisik kedalam model digital sehingga

surat tersebut dapat didistribusikan atau didisposisikan

kepada pejabat ataupun staf di internal unit yang melakukan

penginputan. Secara umum penginputan surat masuk untuk

kedinasan dapat digambarkan sebagai berikut:

Penjelasan gambar proses input masuk untuk kegiatan

kedinasan adalah sebagai berikut:

Sekretaris scanSurat dan inputInformasi Surat diInput Surat MasukTNDE

Surat yangdiinputkan masukke dalam InboxTNDE

Surat di Scan

h

h

a. Sekretaris mendapatkan surat masuk melakukan scanning surat

ke dalam bentuk pdf. Surat yang telah di-scan diinputkan ke dalam

sistem menggunakan akun sekretaris beserta informasi detail

seperti no surat local, tgl penerimaan surat, detail unit pengirim

surat, isi surat, asal surat, pejabat pengirim surat

(internal/eksternal), tujuan surat, no surat, tgl surat, lampiran,

perihal, jenis surat, ringkasan pokok.

b. Surat yang telah diinputkan akan masuk ke dalam database dan

Surat Masuk (inbox)

c. Di menu surat masuk (inbox), surat dapat dilihat scan surat

fisiknya, dicetak sesuai bentuk surat fisiknya, dilihat deskripsi

yang sudah diinputkan sekretaris dan dapat juga didisposisikan

kepada pejabat ataupun staf

3. Disposisi Surat

Pendisposisian Surat dibagi sesuai dengan tujuan surat tersebut

didisposisikan :

a. Disposisi Surat Masuk dari Menteri hingga ke Eselon II

Keterangan

1) Surat Masuk ke Kemendag dikirim melalui kurir ataupun fax

2) Memasukkan informasi surat yang masuk, mendigitalkannya

ke sistem TNDE Kemendag untuk di teruskan ke Menteri

Perdagangan serta mencetak lembar disposisi TNDE

3) Membaca surat masuk berdasarkan klastering jenis suratnya

dan memberikan arahan/instruksi dalam mendisposisikan

surat masuk ke Pejabat Setingkat Eselon I yang sesuai

dengan kepentingan surat.

4) Melakukan scan terhadap Lembar Disposisi dari Menteri

Kepada Eselon I yang sesuai dengan kepentingan surat

5) Mendisposisikan surat masuk sesuai arahan/instruksi

Menteri Perdagangan dengan melampirkan lembar disposisi

Menteri yang sudah discan dengan melampirkan scan Lembar

Disposisi Menteri


dan mencetak lembar disposisi dari tiap disposisi surat

masuk atau surat masuk untuk Menteri Perdagangan

(sebagai Plt.) untuk diberikan ke pejabat

7) Membaca dan mencetak lembar disposisi dari tiap disposisi

surat masuk untuk diberikan ke pejabat Eselon I

8) Menerima lembar disposisi dan mengarahkan disposisi surat

masuk sesuai dengan teknis TUSI unit kerja/pejabat Eselon II

9) Melakukan scan terhadap Lembar Disposisi dari Pejabat

Eselon I

10)Mendisposisikan surat masuk sesuai arahan/instruksi

Pejabat Eselon I

11)Membaca surat masuk berdasarkan klastering jenis suratnya

dan mencetak lembar disposisi dari tiap disposisi surat masuk

untuk Pejabat Eselon II

12)Menerima lembar disposisi dan mengarahkan disposisi surat

masuk sesuai dengan teknis TUSI pejabat Eselon III atau

dapat memberikan masukan atas disposisi

13)Menginstruksikan untuk mencetak konsep surat sebagai

respon/jawaban/masukan atas disposisi surat masuk untuk

di tanda tangan/sahkan dengan melampirkan scan Lembar

Disposisi pejabat Eselon II

14)Menginput dan mendijitalkan surat keluar dan mengirimkan

kembali ke Sekretaris Pejabat Eselon I

15)Membaca dan melaporkan masukan/jawaban atas surat

masuk yang di disposisikan kepada Pejabat Eselon II

16)Membaca dan membuat laporan/jawaban/masukan atas

disposisi dengan mempertimbangkan surat masuk dari pejabat

Eselon II



di tanda tangan/sahkan

18)Menginput dan mendijitalkan surat keluar ke dalam sistem

TNDE dan Mengirimkan kembali ke Sekretaris Menteri

19)Membaca dan melaporkan masukan/jawaban atas surat

masuk yang di disposisikan kepada Menteri Perdagangan

20)Membaca dan membuat laporan/jawaban/masukan atas

disposisi dengan mempertimbangkan surat keluar dari pejabat

Eselon I



di tanda tangan/sahkan

22)Menginput dan mendijitalkan surat keluar ke dalam sistem

TNDE dan Mengirimkan kembali kepada Pengirim surat

23)Menerima surat

b. Disposisi Surat Masuk dari Pejabat Eselon I hingga ke Eselon II

Keterangan :


2) Memasukkan informasi surat yang masuk berdasarkan jenis

suratnya dan mendigitalkannya ke sistem TNDE Kemendag

untuk di teruskan ke Pejabat Eselon I

3) Membaca surat masuk berdasarkan klastering jenis

suratnya dan mencetak lembar disposisi dari tiap surat

masuk untuk diberikan ke pejabat Eselon I

4) Membaca dan memberikan arahan/instruksi dalam

mendisposisikan surat masuk ke Pejabat Setingkat Eselon II

yang sesuai dengan kepentingan surat dengan melampirkan

scan Lembar Disposisi pejabat Eselon I


Eselon I

6) Melakukan disposisi atas surat masuk ke Pejabat Eselon II

melalui Sekretarisnya

7) Membaca dan mencetak lembar disposisi dari tiap disposisi

surat masuk untuk Pejabat Eselon II

8) Menerima lembar disposisi dan mengarahkan disposisi surat

masuk sesuai dengan teknis TUSI pejabat Eselon III atau

dapat memberikan masukan atas disposisi dengan

melampirkan scan Lembar Disposisi pejabat Eselon II

9) Menginstruksikan untuk mencetak konsep surat sebagai


di tanda tangah/sahkan

10) Menginput dan mendijitalkan surat keluar ke dalam sistem

TNDE dan Mengirimkan kembali kepada Sekretaris Pejabat

Eselon I

11) Membaca dan melaporkan masukan/jawaban atas surat

masuk yang di disposisikan kepada Pejabat Eselon I

12) Membaca dan membuat laporan/jawaban/masukan atas

disposisi dengan mempertimbangkan surat keluar dari

pejabat Eselon II






15) Menerima surat

c. Disposisi Surat Masuk dari Pejabat Eselon II hingga ke Pelaksana

Keterangan :


2) Memasukkan informasi surat yang masuk dan

mendigitalkannya ke sistem TNDE Kemendag untuk di

teruskan ke Pejabat Eselon II

3) Membaca surat berdasarkan klastering jenis suratnya dan

mencetak lembar disposisi dari tiap surat masuk untuk

diberikan ke pejabat Eselon II

4) Membaca dan memberikan arahan/instruksi dalam

mendisposisikan surat masuk ke Pejabat Setingkat Eselon III

yang sesuai dengan kepentingan surat.


Eselon II

6) Melakukan disposisi atas surat masuk ke Pejabat Eselon II

melalui Sekretaris Pejabat Eselon II asal dengan melampirkan

hasil scan Lembar Disposisi Pejabat Eselon II

7) Membaca dan Menanggapi disposisi surat masuk dari Pejabat

Eselon II

8) Menginput Progress Disposisi

9) Apakah Pejabat Eselon III dapat menyelesaikan disposisi?

10) Menginput progres disposisi dengan status kegiatan yang

dikerjakan, dan mendisposisikan kembali ke Pejabat Eselon

IV


/ Menanggapi disposisi surat masuk dari Pejabat Eselon III

12) Apakah Pejabat Eselon IV dapat menyelesaikan disposisi?

13) Menginput progres disposisi dengan status kegiatan yang

dikerjakan, dan mendisposisikan kembali ke Pelaksana

14) Membaca surat berdasarkan klastering jenis suratnya,

mengerjakan, dan input progres kegiatan atas disposisi surat

masuk dari Pejabat Eselon IV

15) Menginput progres disposisi dengan status selesai dan

unggah/upload berkas pendukung (konsep surat

balasan/jawaban/berkas lainnya) kepada Pejabat Eselon IV

16) Memeriksa hasil pekerjaan berupa berkas dukung (surat

balasan/jawaban dan data dukung lainnya) dari Pelaksana



balasan/jawaban/berkas lainnya) kepada Pejabat Eselon III


balasan/jawaban dan data dukung lainnya) dari Pejabat

Eselon IV



balasan/jawaban/berkas lainnya) kepada Pejabat Eselon II

20) Mencetak konsep surat dari Pejabat Eselon III untuk

diperiksa oleh Plt. Eselon II


balasan/jawaban dan data dukung lainnya) dari Pejabat

Eselon III






24) Mencetak konsep surat diperiksa dan di sahkan/tanda

tangan

d. Pembuatan Surat Keluar dimulai dari Pelaksana hingga Pejabat

Eselon II

Keterangan :

1) Menginstruksikan untuk melakukan kegiatan unit kerja

berdasarkan RKAKL ke Pejabat Eselon III

2) Menginstruksikan untuk melakukan kegiatan unit kerja

berdasarkan RKAKL ke Pejabat Eselon IV

3) Apakah inisiasi kegiatan dapat dilakukan oleh Pelaksana?

4) Menyiapkan bahan dan membuat konsep surat keluar

5) Menyiapkan bahan dan membuat konsep surat keluar

6) Membaca dan memberikan arahan/instruksi atas konsep

surat masuk dari Pelaksana

7) Menginput konsep surat masuk dan menggunggah berkas

dukung untuk diperiksa kepada Pejabat Eselon III ke sistem

TNDE


surat masuk dari Pejabat Eselon IV

9) Menginput konsep surat masuk dan menggunggah berkas

dukung untuk diperiksa kepada Pejabat Eselon II ke sistem

TNDE


surat masuk dari Pejabat Eselon III

11) Menginput konsep surat keluar dan menggunggah berkas

dukung untuk dicetak dan disahkan kepada Sekretaris

melalui sistem TNDE



4. Agenda Surat Keluar

Penginputan surat keluar merupakan mekanisme penginputan

surat yang ditujukan ke unit kerja di luar unit kerja pengirim surat

yang masih dalam lingkungan Kementerian Perdagangan. Fitur Input

Surat Keluar tidak dapat dilakukan untuk eksternal Kementerian

Perdagangan karena belum terintegrasi dengan sistem tata naskah

dinas di luar Kementerian Perdagangan, namun surat keluar ini dapat

dipergunakan untuk pengarsipan. Fitur input surat keluar sudah

dapat menghasilkan format surat sesuai dengan Peraturan Menteri

Perdagangan Nomor 62/M-DAG/PER/8/2017 tentang Pedoman Tata

Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Perdagangan yang dapat

dicetak langsung dari aplikasi TNDE. Secara umum penginputan surat

keluar untuk kedinasan dapat digambarkan sebagai berikut:

Sekretarismengisi inputsurat keluar

Aplikasi TNDE

UNIT PENGIRIM UNIT PENERIMA

Sekretarismencetaksurat

Sekretarismenerimasurat di inbox

h

h

h

h

h

h

h

h

h

h

BAB III

UNSUR PENDUKUNG SISTEM TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK

Ada beberapa unsur pendukung yang diperlukan untuk menggunakan

sistem tata naskah dinas elektronik diantaranya :

1. Infrastruktur

a. Jaringan telekomunikasi dan/atau sistem komunikasi elektronik

merupakan suatu sistem jaringan berbasis Local Area Network (LAN)

atau jejaring nirkabel (Wireless Network) yang terkoneksi dan dapat

mengakses aplikasi yang terdapat pada server.

b. Server merupakan perangkat keras yang menjalankan aplikasi

jaringan telekomunikasi dan/atau sistem komunikasi elektronik yang

digunakan untuk melayani banyak pengguna dalam satu jaringan.

c. Komputer klien merupakan perangkat keras yang terhubung dengan

jaringan telekomunikasi dan/atau sistem komunikasi elektronik

sehingga dapat mengakses aplikasi pada server.

d. Web Browser merupakan aplikasi untuk mengakses informasi di

dalam jaringan internet yang menggunakan protokol http ataupun

https.

e. Mesin Scanner merupakan perangkat keras yang digunakan untuk

membantu mendigitalisasi berkas surat sehingga dapat diinputkan

dan ditampilkan pada aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik.

f. Printer merupakan perangkat keras yang digunakan untuk mencetak

informasi ke dalam sebuah kertas. Perangkat keras ini diperlukan oleh

sekretaris ketika akan mencetak lembar disposisi untuk diserahkan

kepada pimpinan eselon II atau eselon I atau Menteri.

g. Sistem keamanan adalah suatu sistem jaringan telekomunikasi

dan/atau sistem komunikasi elektronik yang menjamin infrastruktur

aman dari kerusakan, serangan virus, dan penyalahgunaan sistem.

2. Suprastruktur

a. Kelembagaan

Struktur organisasi Kementerian Perdagangan sebagaimana yang

tertuang dalam Peraturan Menteri Perdagangan Nomor 08/M-DAG/

PER/2/2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian

Perdagangan.

b. Ketatalaksanaan

Pelaksanaan pengelolaan Tata Naskah Dinas diawali dengan Surat

edaran dari Sekretaris Jenderal Nomor yang mengamanatkan untuk

mengimplementasikan Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan

Sekretariat Jenderal.

c. Sumber Daya Manusia

SDM terdiri dari pengelola aplikasi yaitu yang bertanggung jawab

dalam pengontrolan penomoran surat elektronik yang dapat

dilakukan oleh fungsional arsiparis atau pejabat fungsional umum di

Bagian Tata Usaha serta pengguna aplikasi yang dilakukan oleh

fungsional arsiparis atau penata arsip di Central File. Cakupan SDM

ini meliputi koordinasi dengan Bagian Perlengkapan dan

Rumahtangga untuk perawatan dan operasional infrastruktur.

BAB IV

PENUTUP

Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik di lingkungan

Kementerian Perdagangan ini digunakan sebagai acuan Kementerian

Perdagangan dalam melaksanakan penomoran naskah dinas secara

elektronik, pengaksesan naskah dinas, pengontrolan database yang tersimpan,

pencarian naskah dinas, keamanan aplikasi, pencatatan log aktivasi pengguna,

penghapusan dan pembatalan, keamanan penyimpanan naskah dinas, dan

penggunaan e-mail untuk kegiatan kedinasan. Peraturan ini juga diarahkan

dalam upaya peningkatan kinerja birokrasi dan perbaikan pelayanan dengan

memanfaatkan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi menuju

terwujudnya pemerintahan yang baik (good governance).

MENTERI PERDAGANGAN R.I.

ENGGARTIASTO LUKITA

Documents

PERATURANMENTERIPERDAGANGAN NOMOR TAHUN2019 …bppp.kemendag.go.id/.../10/permendag_TNDE_rev_2sy.pdf · 2.Suprastruktur a. Kelembagaan Struktur organisasi Kementerian Perdagangan