1

PERBENDAHARAAN MALAYSIA SABAH KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA

GARIS PANDUAN PEMATUHAN PROSEDUR PEROLEHAN KERAJAAN

2

OBJEKTIF PEMBENTANGAN ADALAH TERTUMPU

PERKARA-PERKARA SEPERTI BERIKUT;

i) LEWAT KELUAR SURAT SETUJU TERIMA (SST)

ii) TIADA PERUNTUKAN TENDER

iii) TIADA ANGGARAN HARGA JABATAN

iv) PEMBELIAN LUAR KONTRAK PUSAT

v) PEMANTAUAN KONTRAK

vi) KELEWATAN PEMBAYARAN

vii) LANJUT SAH LAKU TENDER

viii)PERMOHONAN PELANJUTAN TEMPOH KONTRAK

TANPA KELULUSAN LPPS

1PP, PK4 (1)(I)(B)(2)

“Apabila semua perkara telah diselesaikan dan tiada rundingan lanjut

diperlukan, Surat Setuju Terima hendaklah dikeluarkan kepada kontraktor

yang berjaya secepat mungkin sebaik sahaja keputusan Lembaga Perolehan

diperolehi dan dalam tempoh sah laku tender”.

Surat Setuju Terima (SST) lambat dikeluarkan kepada kontraktor

Menjejaskan penyampaian perkhidmatan Kerajaan kepada rakyat

Projek lewat bermula mengakibatkan projek tergendala/ tertangguh

serta siap diluar jadual/ lambat siap

Boleh mengakibatkan projek dibatalkan dan ditender semula berikutan

harga tawaran yang sudah tidak relevan dengan kadar harga barang/

material/ bahan semasa

SYOR TAMBAHBAIK

Memohon agar had kuasa menandatangani kontrak kerajaan dinaikkan

melalui proses penurunan kuasa oleh Menteri kepada Pengarah Negeri.

LEWAT KELUAR SST

3

1PP, PK4 (1)(I)(B)(2)

”Agensi hendaklah memastikan terlebih dahulu bahawa Anggaran

Peruntukan Belanja Mengurus atau Pembangunan bagi perolehan yang

berkenaan telah diluluskan dan disediakan serta mencukupi”

Waran Peruntukan belum disahkan/ diterima/ diturunkan sedangkan

tender telah diputuskan Lembaga Perolehan Persekutuan Sabah (LPPS)

Jabatan mengesahkan peruntukan ada sedangkan pengesahan

peruntukan belum dipastikan ada

Surat Setuju Terima (SST) tidak dapat dikeluarkan kepada kontraktor

kerana tiada peruntukan

Boleh mengakibatkan projek dibatalkan dan ditender semula berikutan

peruntukan yang tidak disediakan atau tidak dapat diturunkan

SYOR TAMBAHBAIK

Memastikan bahawa peruntukan telah diluluskan dan tersedia sebelum

tender ditawarkan.

TIADA PERUNTUKAN TENDER

4

5

1PP, PK4 (1)(I)(B)(2)

“Agensi hendaklah menyediakan Anggaran Harga Jabatan bagi setiap tender

dan memasukkannya ke dalam peti tawaran sebelum tarikh tutup tender’’

Anggaran Harga Jabatan gagal dimasukkan kedalam peti tender sebelum

pukul 12 tengah hari pada tarikh penutupan tender

Kegagalan menyerahkan harga anggaran jabatan pada masa yang

ditetapkan dikhuatiri akan mengakibatkan integriti jabatan dipersoal

kerana penetapan harga anggaran jabatan selepas tender ditutup dan

selepas harga tawaran petender dilihat boleh dimanupulasi oleh pihak

yang tidak bertanggungjawab dengan menetapkan anggaran harga jabatan

serupa atau hampir dengan tawaran harga satu-satu petender yang

menyertai tender yang ditawarkan jabatan.

SYOR TAMBAHBAIK

Memastikan bahawa harga anggaran jabatan telah ditetapkan sebelum tarikh

tutup tender dan hendaklah dimasukkan ke dalam peti tender sebelum peti

tender dikunci/ ditutup pada pukul 12 tengah hari.

TIADA ANGGARAN HARGA JABATAN

6

1PP, PK4 (2)(iii)(C)

“Semua Agensi hendaklah menggunakan Kontrak Pusat sepenuhnya dan

tidak dibenarkan membeli dari punca lain. Mana-mana pengecualian

hendaklah dipohon melalui Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan dan perlu

mendapat kebenaran terlebih dahulu daripada BPK, Kementerian Kewangan

atau Pegawai Kewangan Negeri mengikut yang mana berkenaan”

Tidak menggunakan Kontrak Pusat sepenuhnya

Pembelian melalui punca selain dari Kontrak Pusat boleh dikenakan surcaj

dibawah AP59 (sekiranya belum dibayar) ataupun boleh diambil

tindakan tatatertib (sekiranya telah dibayar)

SYOR TAMBAHBAIK

Memastikan terlebih dahulu bahawa sesuatu item yang hendak dibeli sama

ada tersenarai di dalam item Kontrak Pusat ataupun tidak sebelum

pembelian dilaksanakan.

PEMBELIAN LUAR KONTRAK PUSAT

7

1PP, PK1 (4)(ii)(a)

“Agensi adalah bertanggungjawab untuk menyediakan Perancangan Perolehan

Tahunan (PPT) masing-masing selaras dengan prinsip amalan tadbir urus yang

baik. Agensi wajib merancang perolehan tahunan (annual procurement plan)

bagi perolehan yang akan dilaksanakan bagi tahun berikutnya dan

mengemukakan maklumat perancangan perolehan secara tender kepada

Kementerian Kewangan. PPT yang wajib disediakan membantu Agensi

melaksanakan perolehan dengan terancang dan teratur serta mengelakkan

amalan berbelanja di penghujung tahun atau di saat-saat akhir”

Gagal membuat pemantauan secara sistematik ke atas tempoh tamat

kontrak pembekalan/perkhidmatan sehingga kontrak tamat/hampir tamat.

Tawaran baharu juga gagal dilaksana.

SYOR TAMBAHBAIK

Sila pastikan pemantauan berterusan dilaksanakan agar tempoh kontrak tidak

tamat tanpa dibuat tawaran perolehan baharu atau tiada lanjutan kontrak

dipohon.

PEMANTAUAN KONTRAK

KELEWATAN PEMBAYARAN

8

AP103 (a)

“Ketua Jabatan atau Ketua Pejabat hendaklah meminta supaya semua bil

dan tuntutan disampaikan dengan segera. Mereka hendaklah memastikan

bahawa bil itu dibayar dengan segera tidak lewat dari 14 hari dari tarikh

ianya diterima dengan lengkap dan sempurna”

Tuntutan pembayaran daripada kontraktor lewat dibayar

Kelewatan sebegini boleh mengakibatkan perkhidmatan/bekalan yang

diberi kontraktor/pembekal terjejas, kurang efisien, tiada kualiti, standard

rendah dan tidak menepati piawaian/spesifikasi akibat daripada

catuan/potongan perbelanjaan yang mungkin dibuat kerana ingin

mengawal pengeluaran tunai yang berlebihan akibat tuntutan yang lambat

diterima serta tertunggak lama.

SYOR TAMBAHBAIK

Sila pastikan semua bil dan tuntutan bayaran hendaklah dibayar dengan

kadar segera.

9

1PP, PK2.1 (v)(d)

“Agensi tidak digalakkan untuk melanjutkan tempoh sah laku tawaran

tender daripada tempoh sah yang telah ditetapkan kerana ini boleh

menyebabkan petender menarik diri. Sekiranya perlanjutan tempoh sah laku

tawaran tender diperlukan, pelanjutan hendaklah dibuat sebelum tarikh

tempoh sah laku asal tamat dengan kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan

Agensi yang berkenaan”

Permohonan pelanjutan tempoh sah laku tender

Permohonan pelanjutan tempoh sah laku tender hendaklah dibuat

sebelum tempoh sah laku asal berakhir. Lembaga tidak dapat membuat

keputusan bagi tender-tender yang belum diputuskan setelah tempoh sah

laku tender asal tersebut tamat.

SYOR TAMBAHBAIK

Pemantauan berterusan hendaklah dilakukan agar tempoh sah laku tender

tersebut tidak tamat tanpa dipohon untuk diberi lanjutan sah laku tender.

LANJUT SAH LAKU TENDER

PERMOHONAN PELANJUTAN KONTRAK TANPA KELULUSAN LPPS

10

AP201.1

Perubahan Dan Pelanjutan Tempoh Kontrak Untuk Kontrak Bekalan Dan

Perkhidmatan

Keperluan untuk mendapatkan kelulusan Lembaga Perolehan Persekutuan

Sabah (LPPS) terlebih dahulu selaku lembaga pemutus tender

Walaupun klausa kontrak menetapkan tempoh kontrak sesuatu tender

tersebut boleh dilanjutkan namun begitu keputusan akhir adalah tertakluk

kepada kelulusan lembaga. Kontrak tidak boleh dilanjutkan tanpa

kelulusan lembaga pemutus tender tersebut.

SYOR TAMBAHBAIK

Sila pastikan tempoh permohonan lanjutan adalah mematuhi klausa kontrak

dan tidak menyalahi peruntukan AP201.1 sebelum satu-satu permohonan

lanjutan dipohon kepada lembaga pemutus.

11

SURAT EDARAN BERHUBUNG PENURUNAN KUASA KEPADA PEGAWAI

KEWANGAN PERSEKUTUAN SABAH UNTUK MEMUTUSKAN PERMOHONAN

PENGECUALIAN PERATURAN PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN DAN KERJA

12

PENURUNAN KUASA KEPADA PEGAWAI KEWANGAN PERSEKUTUAN SABAH

BAGI PENGECUALIAN DARIPADA PERATURAN PEROLEHAN

SEBELUM DILAKSANAKAN (PRE-PURCHASE)

Permohonan perkhidmatan (sewa hotel/dewan) untuk aktiviti rasmi jabatan

seperti latihan, bengkel atau persidangan dengan hotel atau dewan persidangan

yang tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia/Perbendaharaan

Malaysia Sabah (PMS)

Perolehan yang tidak mengikut tatacara sebut harga atau peraturan tender

iaitu;

i) memendekkan tempoh iklan tender dari 21 hari kepada 14 hari sahaja; dan

ii)perolehan pengecualian melaksanakan tender/sebut harga kerana hanya

satu kontraktor yang berdaftar dalam kepala/kod bidang berkenaan di

Sabah/WP Labuan

Permohonan pengecualian untuk perolehan daripada syarikat Bumiputera;

Permohonan kelulusan khas bagi perolehan sementara untuk bekalan atau

perkhidmatan sementara menunggu proses tender dimuktamadkan; dan

Pengecualian mendapatkan bekalan dari luar syarikat Kontrak Pusat.

13

PERMOHONAN PENGECUALIAN DARIPADA PERATURAN PEROLEHAN

SETELAH DILAKSANAKAN ( POST-PURCHASE )

Bagi perolehan yang tidak tersenarai dibawah kes-kes pre-purchase hendaklah

dikemukakan ke Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan Malaysia

untuk kelulusan. Permohonan hendaklah dibuat secara atas talian dengan

Mengakses sistem Electronic Government Procurement Application (eGPA)

14

PENAMBAHBAIKAN BAHARU PERATURAN

PEROLEHAN KERAJAAN

BIL BIDANG TOPIK PEKELILING TERLIBAT

1 PERBELANJAAN BELANJAWAN (PB)

PEROLEHAN DARURAT

PB 3.3 TARIKH KUATKUASA : 18 MEI 2017

2 PEROLEHAN KERAJAAN (PK)

PELAKSANAAN SKIM LATIHAN 1 MALAYSIA (SL1M) DALAM PEROLEHAN KERAJAAN

PK 1.2 TARIKH KUATKUASA : 1 OGOS 2017

3 PEROLEHAN KERAJAAN (PK)

PEMAKAIAN FORMAT BAHARU SURAT SETUJU TERIMA, PESANAN KERAJAAN DAN INDEN KERAJAAN DALAM PEROLEHAN KERAJAAN

PK4.2 TARIKH KUATKUASA : 1 SEPTEMBER 2017

4 PEROLEHAN KERAJAAN (PK)

PELANTIKAN KONTRAKTOR PENYIAP PROJEK SAKIT

PK 4.5 TARIKH KUATKUASA : 1 SEPTEMBER 2017

5 PEROLEHAN KERAJAAN (PK)

PEROLEHAN PERKHIDMATAN KENDERAAN & PERALATAN PROJEK MELALUI KONTRAK KERJA

PK 4.6 TARIKH KUATKUASA : 1 SEPTEMBER 2017

15

RINGKASAN PENAMBAHBAIKAN BAHARU PERATURAN

PEROLEHAN KERAJAAN

PB 3.3

Pekeliling ini dikeluarkan sebagai panduan pengurusan perbelanjaan/

perolehan darurat supaya ianya dapat dilaksanakan dengan segera, dan

pembayaran dikendalikan dengan teratur.

PK 1.2

Kerajaan telah memutuskan program Skim Latihan 1Malaysia (SL1M)

dijadikan sebagai salah satu syarat untuk ditawarkan kontrak perolehan

Kerajaan termasuk pelanjutan kontrak.

PK 4.2

Kementerian Kewangan mendapati terdapat keperluan untuk menyemak

semula pemakaian Surat Setuju Terima (SST) berikutan wujudnya

pelanggaran yang serius dalam pentadbiran kontrak yang memberi

implikasi perundangan kepada Kerajaan. Justeru, bagi memantapkan

urus tadbir perolehan Kerajaan terutama yang berkaitan pentadbiran

kontrak, Kementerian Kewangan dengan kerjasama Jabatan Peguam

Negara telah mengambil inisiatif menambahbaik kandungan dan kaedah

pemakaian SST bagi memastikan kepentingan Kerajaan terpelihara.

16

RINGKASAN PENAMBAHBAIKAN BAHARU PERATURAN

PEROLEHAN KERAJAAN

PK 4.5

Pekeliling ini adalah bertujuan untuk memaklumkan penambahbaikan

tatacara pengurusan projek sakit dan pelantikan kontraktor penyiap

bagi projek sakit.

PK 4.6

Bagi perkhidmatan kenderaan projek, Agensi adalah hanya membuat

perolehan perkhidmatan kenderaan projek dan bukannya membeli

kenderaan baharu. Kerajaan adalah sekadar mendapatkan perkhidmatan

kenderaan projek tersebut daripada pihak kontraktor sepanjang pelaksanaan

projek. Oleh itu, sepanjang tempoh kontrak berkuat kuasa, kemudahan

kenderaan projek yang disediakan oleh kontraktor adalah milik kontraktor

dan hendaklah sentiasa di bawah kawalannya.

17

Sekian,Terima Kasih