PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI BERBASIS KOMPETENSI DAN

BEBAN KERJA

KANTOR REGIONAL IIBADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

DASAR HUKUM Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok

kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999;

Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003;

Keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995 tentang Hari Kerja di Lingkungan Lembaga Pemerintah;

Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 75/KEP/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil.

LATAR BELAKANGq Peraturan Bersama Menteri PAN & RB, Menteri Dalam Negeri, dan

Menteri Keuangan

Nomor : 02/SPB/M.PAN-RB/8/2011

800-632 Tahun 2011

141/PMK.01/2011

Tanggal : 24 Agustus 2011

q Pasal 3 ayat (1) “Dalam masa penundaan dilakukan penghitungan jumlah kebutuhan Pegawai Negeri Sipil yang tepat berdasarkan analisis jabatan dan beban kerja.”

q Pasal 6 “Instansi Pusat dan Daerah selain menghitung jumlah kebutuhan PNS juga menyusun proyeksi kebutuhan PNS selama 5 (lima) tahun ke depan.”

qBerdasarkan Pasal 17 ayat (2) Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 ditentukan bahwa pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam jabatan dilaksanakan berdasarkan prinsip profesionalisme sesuai dengan kompetensi, prestasi kerja, dan jenjang pangkat yang ditetapkan untuk jabatan itu serta syarat obyektif lainnya tanpa membedakan jenis kelamin, suku, agama, ras, atau golongan.

qUntuk menjamin obyektifitas, keadilan, dan transparansi pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam jabatan dan guna mewujudkan pemerintahan yang bersih dan berwibawa serta menjamin keberhasilan pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan, perlu ditetapkan Standar Kompetensi Jabatan.

FAKTOR-FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN

Penghitungan Kebutuhan PNS

Beban Kerja

Standar Kemampuan

Rata2

Waktu Kerja

Faktor Lain

MEKANISME PENYUSUNAN KEBUTUHAN PEGAWAI

TUGAS POKOK

DAN FUNGSI

ANALISIS JABATAN

INFORMASI JABATAN

• NAMA JABATAN

• IKHTISAR JABATAN

• URAIAN TUGAS

• SYARAT JABATAN, DLL.

ANALISIS BEBAN KERJA

KEBUTUHAN PEGAWAI

PETA JABATAN KEBUTUHAN

PEMANFAATAN INFORMASI JABATAN

7

• PETA JABATAN• URAIAN JABATAN• SYARAT JABATAN

HASIL ANJAB

PERENCANAANPEGAWAI

REKRUTMEN &SELEKSI

PERENCANAANKARIER

PENGANGKATANDALAM

JABATAN

REMUNERASI

DIKLAT

PENILAIANKINERJA

• Analisis beban kerja (Analisis kebutuhan pegawai)

• Standar kualifikasi• Kriteria seleksi

• Pola karier

• Standar kompetensi kerja/jabatan

• Penilaian kompetensi

• Standar kinerja• Kriteria kinerja

• Evaluasi jabatan (Bobot&peringkat jabatan)

• Analisis kebutuhan diklat

SYARAT JABATAN Pangkat dan Golongan Ruang Pendidikan Kursus/Pelatihan◦ Penjenjangan◦ Teknis

Pengalaman Kerja Pengetahuan Keterampilan Bakat Kerja Temperamen Kerja Minat Kerja Upaya Fisik Kondisi Fisik Fungsi Pekerja

8

PETA JABATAN

Peta jabatan adalah susunan nama dan

tingkat Jabatan Struktural dan Fungsional

yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi

dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi.

ANALISIS BEBAN KERJA

Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk

menentukan jumlah dan jenis pekerjaan

suatu unit organisasi yang dilakukan secara sistematis

menggunakan teknik analisis jabatan dengan

memperhatikan, atau teknik manajemen lainnya

CONTOH PETA JABATAN

RekapitulasiKekuatan Pegawai

Struktur OrganisasiLengkap dengan Golru & Pendidikan

Beban Kerja

Nomenklatur Fungsional dengan Jumlah

METODE ANALISIS BEBAN KERJA

METODE DAFTAR PERTANYAAN

Menyusun daftar pertanyaan terbuka tentang uraian tugas dari masing-masing

pegawai/pemegang jabatan sesuai hasil analisis jabatan, namun masih dimungkinkan

untuk disesuaikan dengan tugas-tugas baru karena adanya perubahan peraturan

perundang-undangan yang berlaku yang disampaikan kepada unit/satuan kerja yang

menjadi sasaran.

METODE WAWANCARA

Mewawancarai masing-masing pegawai/pemegang jabatan yang berkaitan dengan

tugas pokok dan fungsinyang dikerjakan oleh pemegang jabatan

METODE PENGAMATAN LANGSUNG

Mengamati langsung pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang jabatan

PENGERTIAN DALAM PEDOMAN ANALISIS BEBAN KERJA BKN

qPegawai Negeri Sipil adalah sbgmana di-maksud dlm Undang-undang Nomor 8 tahun 1974 ttg Pokok-pokok Kepegawaian sbgmana telah diubah dgn Undang-undang Nomor 43 tahun 1999.

q Jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dlm suatu satuan organisasi.

qTugas adalah pekerjaan wajib dikerjakan oleh Pegawai Negeri Sipil yg merupakan bagian atau komponen dari suatu jabatan.

PENGERTIAN DALAM PEDOMAN ANALISIS BEBAN KERJA BKN (2)

q Uraian Tugas adalah suatu paparan atau bentangan atas semua tugas jabatan yang dilakukan pemegang jabatan.

q Beban Kerja (BK) adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu.

ELEMEN-ELEMEN DALAM ANALISIS BEBAN KERJA

1. Beban Kerja

2. Hari Kerja Efektif

3. Jam Kerja Formal

4. Waktu Luang

5. Jam Kerja Efektif

6. Standar Waktu Penyelesaian

7. Standar Efektifitas Jabatan

BEBAN KERJA

Langkah pertama yang dilakukan dalam analisis beban kerja adalah identifikasi beban kerja dalam kurun waktu 1 tahun. Identifikasi beban kerja dilakukan dengan menggunakan beberapa pendekatan terhadap tugas, yaitu:

1. Pendekatan Hasil Kerja

2. Pendekatan Objek Kerja

3. Pendekatan Proses Kerja

HARI KERJA EFEKTIF

Dalam Keputusan Presiden Nomor 68 tahun 1995, ditetapkan bahwa hari kerja formal adalah 5 hari kerja dan 6 hari kerja. Perhitungan Hari Kerja Efektif adalah sebagai berikut:◦ Untuk 5 hari kerja, total hari dalam 1 tahun = 235 hari

◦ Untuk 6 hari kerja, total hari dalam 1 tahun = 287 hari

JAM KERJA FORMAL

Penetapan Jam Kerja Formal dapat mengacu pada Keputusan Presiden Nomor 68 tahun 1995 yang menyatakan bahwa Jam Kerja Formal Pegawai Negeri Sipil adalah 37,5 jam untuk setiap minggunya.

WAKTU LUANG

Standar Waktu Luang ditetapkan sebesar 30% dari Jam Kerja Formal.

Perhitungan Waktu Luang dilakukan dari Jam Kerja Formal per Minggu, yang kemudian diperoleh besaran Waktu Luang sebanyak 11,25 jam (11 jam 15 menit).

JAM KERJA EFEKTIF (5 hari kerja)

Untuk Instansi yang menerapkan 5 hari kerja:

= 5 jam 15 menit = 315 menit

Dibulatkan menjadi 300 menit per hari

JAM KERJA EFEKTIF (6 hari kerja)

Untuk Instansi yang menerapkan 6 hari kerja:

= 4 jam 22 menit = 262 menit

Dibulatkan menjadi 250 menit per hari

STANDAR WAKTU PENYELESAIAN

Standar Waktu Penyelesaian (SWP) dapat diperoleh dari dokumen standard operating procedure (SOP), kontrak kerja, perintah kerja dan atau pedoman kerja sejenis.

Standar Waktu Penyelesaian (SWP) juga dapat diolah dari rata-rata waktu dari seluruh pegawai yang menghasilkan produk atau melaksanakan tahapan proses yang sama.

PROSEDUR PELAKSANAAN

PEMANFAATAN HASIL ANALISIS Terhadap Perencanaan Pegawai

1. Perhitungan Formasi

2. Kebutuhan akan Pemutakhiran Spesifikasi Jabatan

Terhadap Distribusi Pegawai

1. Optimalisasi Peta Kekuatan Pegawai

2. Sinkronisasi Spesifikasi Jabatan dengan Kualifikasi/Kompetensi Pegawai

Terhadap Pengembangan Pegawai

1. Sebagai salah satu dasar untuk menentukan Tunjangan Jabatan

2. Sebagai salah satu dasar dalam penentuan kebutuhan diklat (Training Need Analysis)

KRITERIA BEBAN KERJA JABATAN

Beban Rendah (Underload)

0 – 0,999 Beban Sesuai (Inload)

1 – 1,280 Beban Tinggi (Overload)

Lebih besar dari 1,280

KATEGORI TINGKAT EFISIENSI UNIT

Sangat Kurang : 0 – 0,256 Kurang Efisien : 0,257 – 0,512 Cukup Efisien : 0,513 – 0,768 Efisien : 0,769 – 1,024 Sangat Efisien : 1,025 – 1,280

RUMUS PERHITUNGAN

72000

nyelesaianStdWaktuPerjaJmlBebanKeVKJ

zc

waiUnitJumlahPega

aUnitVolumeKerjTEU

FORMULIR - 1

FORMULIR 1 - INVENTARISASI PEMANGKU JABATAN

Unit Kerja :    

No. Nama JabatanJumlah

Pemangku Jabatan

(1) (2) (3)

     

     

     

     

    

    

    

    

T O T A L : 0

FORMULIR – 2

FORMULIR 2 - PERHITUNGAN BEBAN KERJA

Nama Jabatan :

Unit Kerja :

No. Rincian/Butir KegiatanSatuan Beban

Kerja (SBK)

Jumlah Beban

Kerja (JBK)

Standar Waktu Penyelesaian

(SWP)dalam Menit

Volume/ Isi Kerja

Jabatan (VKJ)

Esensi Tugas (ET)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

             

             

             

             

             

             

             

Jumlah Total Volume/ Isi Kerja Jabatan 0.000  

FORMULIR - 3

FORMULIR 3 - HASIL ANALISIS BEBAN KERJA JABATAN1. Nama Jabatan :

 2. Unit Kerja :

 3. Volume/Isi Kerja Jabatan :

 4. Kriteria Beban Kerja Jabatan :

 

5. Interpretasi terhadap Kriteria Beban Kerja Jabatan :a.Perencanaan Pegawai

 

b.Distribusi Pegawai 

c.Pengembangan Pegawai   

FORMULIR – 4FORMULIR 4 - DAFTAR REKAPITULASI VOLUME KERJA JABATAN

Unit Kerja :

No. Nama Jabatan

Volume/ Isi Kerja

Jabatan (VKJ)

Kriteria

Jumlah Pegawai

Yang Ada Dibutuhkan

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

           

           

           

           

           

           

           

           

VOLUME KERJA UNIT   TOTAL    

TINGKAT EFISIENSI UNIT  

KATEGORI EFISIENSI UNIT  

FORMULIR – 5FORMULIR 5 - REKAPITULASI VOLUME KERJA UNIT

Nama Instansi :

No. Unit KerjaVolume/ Isi Kerja Unit

(VKU)

Jumlah Pegawai

Tingkat Efisiensi Unit

(TEU)

Kategori Efisiensi Unit

Yang Ada Dibutuhkan

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

             

             

             

             

             

             

             

FORMULIR – 6

FORMULIR 6 - TABEL GAP ANALYSIS BEBAN KERJA DAN KOMPETENSI

UNIT KERJA :

No JabatanStandar *) Existing

KeteranganBeban Kerja Kompetensi Beban Kerja**) Kompetensi***)

             

             

             

             

             

             

             

             

             

             

             

             

             

             

             

             

ALTERNATIF UNTUK GAP ANALYSIS

Overload Underload

Perencanaan Pegawai

Dari segi perencanaan ada beberapa kemungkinan: 1) jabatan dipecah; 2) uraian tugas dalam jabatan tersebut dikurangi (diberikan pada jabatan yang lain yang sejenis) sehingga efektif dikerjakan oleh satu orang pegawai. Jika uraian tugas dalam jabatan telah sesuai/cukup untuk satu orang pegawaian maka dalam penyusunan kebutuhan pegawai/formasi muncul satu formasi jabatan

Dari segi perencanaan ada beberapa kemungkinan yang dapat dilakukan: 1) jabatan digabung/dihapus; 2) uraian tugas dalam jabatan tersebut diperluas (enrichment) sehingga efektif dikerjakan oleh satu orang pegawai. Jika uraian tugas dalam jabatan telah sesuai/cukup untuk satu orang pegawaian maka dalam penyusunan kebutuhan pegawai/formasi muncul satu formasi jabatan.

Distribusi Pegawai Dari segi kebijakan distribusi ada beberapa kemungkinan yang dapat dilakukan: 1) penambahan pemangku jabatan sesuai dengan hasil perhitungan; 2) distribusi uraian tugas dari yang overload ke yang masih inload.

Dari segi kebijakan distribusi yang dilakukan ada beberapa kemungkinan: 1) apakah dari sisi kemampuan pemangku jabatan, sebaiknya ybs didistribusi ke jabatan lain lain yang inload, atau; 2) pemangku jabatan sesuai dengan kemampuannya tetap pada jabatan tersebut dan dilakukan penambahanuraian tugas sehingga inload dan efektif untuk dikerjakan oleh satu orang pegawai.

Pengembangan Pegawai

Dari segi pengembangan, pemberian tunjangan harus diberikan lebih besar sesuai dengan besarnya persentase kelebihan beban kerja dibanding dengan yang inload.

Dari segi kebijakan pengembangan (misal: kesejahteraan) ada beberapa kemungkinan yang dapat dilakukan a.l. tunjangan diberikan lebih kecil sesuai persentasi dengan yang inload.