PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 1/12 PRASISWAZAH … (1… · Para 6.1.2 Penyediaan Kertas Soalan dan Skema Jawapan). PK/Pensyarah ... 7.8.2 Sedia dan serah kertas soalan/ skema jawapan

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P008

Halaman: 1/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYEDIAAN KERTAS SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR

Tarikh: 14/08/2012

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan cara penyediaan kertas soalan peperiksaan akhir program pengajian prasiswazah.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi aktiviti pengedaran notis penyediaan kertas soalan/ skema jawapan peperiksaan akhir, penyediaan kertas soalan/ skema jawapan peperiksaan akhir, moderasi, penyemakan kertas soalan/ skema jawapan peperiksaan akhir, percetakan kertas soalan, penyimpanan kertas soalan peperiksaan akhir pengambilan kertas soalan peperiksaan akhir, dan penyerahan buku jawapan kepada Penyelaras Kursus (PK)/ pensyarah berkaitan.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia

- Quality Management Systems - Requirements MS ISO 9001:2008

- Minit Mesyuarat Senat UPM (berkaitan)

PU/PS/GP007 Garis Panduan Peperiksaan

- Kalendar Akademik

4.0 TERMINOLOGI/ SINGKATAN

AKD : Bahagian Akademik JPSSJ : Jawatankuasa Penyemakan Soalan dan Skema Jawapan. Ketua PTJ : Dekan Fakulti, Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian dan

Pengarah Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar

KJ : Ketua Jabatan di Fakulti KPPP : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah Moderator : Pensyarah yang dilantik oleh KJ untuk tujuan moderasi soalan

ujian/peperiksaan akhir Moderasi kertas soalan

: Penetapan tahap tinggi rendah soalan dari aspek kesukaran dan pencapaian hasil pembelajaran (LO) yang telah ditetapkan bagi


AL



Halaman: 2/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 14/08/2012

peperiksaan akhir

setiap kursus yang lebih dari satu kumpulan agar soalan yang dihasilkan adalah sama dan seragam.

Pengawas : Pegawai yang dilantik untuk mengawal selia ujian/ peperiksaan Pensyarah : Pensyarah yang mengajar kursus berkenaan Peperiksaan : Peperiksaan Akhir Semester PK : Penyelaras Kursus Program Pengajian Prasiswazah

: Program Bacelor, Diploma dan Asasi Sains Pertanian

PT : Pegawai Tadbir Bahagian Akademik PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Bahagian Akademik PT (P/O) PTJ : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Pusat

Tanggungjawab PT PTJ : Pegawai Tadbir Pusat Tanggungjawab PTJ : Pusat Tanggungjawab TDA : Timbalan Dekan (Akademik)/ Timbalan Pengarah yang

menguruskan hal Akademik TNC (A & A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) UPM : Universiti Putra Malaysia

5.0 TANGGUNGJAWAB

TNC (A&A), Ketua PTJ dan KPPP bertanggungjawab memastikan Prosedur Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir ini dilaksanakan.

Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.


AL



Halaman: 3/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 14/08/2012

6.0 CARTA ALIR

Mula

Edar Notis Penyediaan Kertas Soalan/Skema Jawapan

Sedia Kertas Soalan/Skema Jawapan

Semak Kertas Soalan/ Skema Jawapan

Pinda Kertas Soalan/Skema Jawapan

Pindaan?

Cetak Kertas Soalan

Simpan Kertas Soalan

Soalan Bocor?

Tamat

Tidak

Ya

Sebelum Peperiksaan?

Ya

Laksana Peperiksaan

Tidak

Guna soalan set kedua (2)

Ya Tidak

Ya

Laksana Tindakan Kawalan Ketidakpatuhan Produk

Penyerahan Buku Jawapan

Perlu Moderasi?

Tidak

Laksana ModerasiYa

Periksa Buku Jawapan dan Buat Penilaian

7.1

7.2

7.3

7.4

7.6

7.5

7.87.7

7.9

7.10

7.11 7.12

7.14

7.137.15

7.16

7.17

7.18


AL



Halaman: 4/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 14/08/2012

7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Edar Notis Penyediaan Kertas Soalan/ Skema Jawapan Edar notis penyediaan kertas soalan/ skema jawapan peperiksaan akhir kepada pensyarah selewat-lewatnya pada minggu kelapan (8) dan hantar salinan kepada Bahagian Akademik UPM.

Ketua PTJ/TDA

7.3 Sedia Kertas Soalan/ Skema Jawapan Sediakan dua set (set pilihan dan set simpanan) kertas soalan/ skema jawapan yang berbeza bagi setiap kursus dengan merujuk silibus kursus berkenaan selewat-lewatnya pada minggu ke 10 (kesepuluh). (Rujuk : Garis Panduan Peperiksaan (PU/PS/GP007) – Para 6.1.2 Penyediaan Kertas Soalan dan Skema Jawapan).

PK/Pensyarah

7.4 Perlu Moderasi? 7.4.1 Sekiranya kursus melibatkan lebih dari seorang pensyarah

buat moderasi kertas soalan dan skema jawapan

7.4.2 Jika Ya, ikut langkah 7.5 7.4.3 Jika Tidak, ikut langkah 7.6

PK/Pensyarah

7.5 Laksana Moderasi 7.5.1 Lantik moderator bagi kursus yang mempunyai lebih dari

satu kumpulan dan berlainan pensyarah. 7.5.2 Buat moderasi kertas soalan/ skema jawapan melalui

perbincangan dengan pensyarah berkaitan dengan mengambil kira keseimbangan soalan mengikut silibus, kesesuaian dan kejelasan soalan, dan ketepatan skema jawapan.

KJ

KJ/PK


AL



Halaman: 5/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 14/08/2012

7.5.3 Rekodkan hasil perbincangan dengan menggunakan

Senarai Semak Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir (PU/PS/SS01/PEP) dan serahkan senarai semak berkenaan kepada KJ untuk mendapat pengesahan.

7.5.4 Jika ada perbezaan pendapat yang tidak dapat

diselesaikan antara moderator dengan pensyarah kursus, lantik seorang arbitrator untuk menangani masalah tersebut.

7.5.5 Sedia dan serah kertas soalan/ skema jawapan yang telah

dimoderasi kepada KJ. (Rujuk : Garis Panduan Peperiksaan - PU/PS/GP007) Para 6.1.2 Penyediaan Kertas Soalan dan Skema Jawapan))

Moderator/PK

TDA/KJ

PK/Pensyarah

7.6 Semak Kertas Soalan/ Skema Jawapan 7.6.1 Maklum kepada Ketua PTJ, Kertas Soalan/ Skema Jawapan

yang belum diterima dan ambil tindakan susulan. Lengkapkan Log Penerimaan Kertas Soalan/ Skema Jawapan (PU/PS/LG14/PEP)

7.6.2 Buat semakan soalan/ skema jawapan pada minggu ke 11

(kesebelas). 7.6.3 Rekodkan semakan kertas soalan/ skema jawapan

menggunakan Borang Semakan Soalan/ Skema Jawapan Peperiksaan Akhir (PU/PS/BR16/PEP)

TDA/KJ

JPSSJ

KJ

7.7 Pindaan? Borang Semakan Soalan/ Skema Jawapan Peperiksaan Akhir (PU/PS/BR16/PEP) yang memerlukan pindaan kepada PK/Pensyarah berkenaan. 7.7.1 Jika Ya, ikut langkah 7.8

7.7.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.9

KJ


AL



Halaman: 6/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 14/08/2012

7.8 Pinda Kertas Soalan/ Skema Jawapan

7.8.1 Pinda Kertas soalan/ Skema Jawapan peperiksaan akhir berdasarkan cadangan JPSSJ.

7.8.2 Sedia dan serah kertas soalan/ skema jawapan yang telah dipinda kepada KJ untuk pengesahan (Rujuk : Garis Panduan Peperiksaan - PU/PS/GP007) Para 6.1.2 Penyediaan Kertas Soalan dan Skema Jawapan)

7.8.3 Serah Skema Jawapan kepada TDA. Lengkapkan Log Penerimaan Kertas Soalan/ Skema Jawapan (PU/PS/LG14/PEP).

7.8.4 Serah Kertas Soalan dan Borang Permohonan Mencetak Kertas Soalan dan Keperluan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/BR01/PEP) kepada PT PTJ

7.8.5 Rekodkan kertas soalan yang diterima dalam Senarai Semak Penerimaan Kertas Soalan Ujian/ Peperiksaan Akhir (PU/PS/SS02/PEP).

7.8.6 Simpan dan pastikan keselamatan kertas soalan dan

skema jawapan ujian/ peperiksan akhir. 7.8.7 Maklumkan kepada Ketua Jabatan kertas soalan yang

belum dihantar untuk dicetak.

PK/Pensyarah

PK/Pensyarah

KJ

KJ

PT PTJ

TDA/PT PTJ

PT PTJ

7.9 Cetak Kertas Soalan

7.9.1 Cetak Kertas Soalan mengikut keperluan di Borang Permohonan Mencetak Kertas Soalan dan Keperluan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/BR01/PEP) .

7.9.2 Pastikan keselamatan kertas soalan semasa proses pencetakan. Lengkapkan Log Percetakan Kertas Soalan Ujian/Peperiksaan (PU/PS/LG01/PEP) (Rujuk : Garis Panduan Peperiksaan (PU/PS/GP007) - Para 6.1.3 Percetakan Kertas soalan dan Para 6.1.4 Keselamatan Kertas Soalan)

PT (PTJ)/ PT(P/O) PTJ

PT PTJ/PT (P/O) PTJ


AL



Halaman: 7/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 14/08/2012

7.10 Simpan Kertas Soalan

Simpan dan susun kertas soalan didalam sampul berlakri mengikut tarikh peperiksaan dalam peti keselamatan di bilik Khas/ Pejabat TDA hingga hari peperiksaan.

PT (PTJ)/KJ

7.11 Soalan Bocor? 7.11.1 Pastikan kertas soalan disimpan dengan selamat supaya

tidak berlaku kebocoran. 7.11.2 Jika Ya, ikut langkah 7.12

7.11.3 Jika Tidak, ikut langkah 7.15

Ketua PTJ

7.12 Sebelum Peperiksaan? 7.12.1 Jika soalan bocor sebelum peperiksaan, ikut langkah 7.14 7.12.2 Jika Tidak, ikut langkah 7.13

Ketua PTJ

Ketua PTJ

7.13 Laksana Tindakan Kawalan Ketidakpatuhan Produk Sekiranya kebocoran dikesan selepas peperiksaan laksana tindakan kawalan ketidakpatuhan produk (Rujuk: Prosedur Kawalan Ketidakpatuhan Produk (UPM/PGR/P003))

Ketua PTJ

7.14 Guna Soalan Set Kedua (2) 7.14.1 Cetak kertas soalan simpanan dan ikut langkah 7.9

7.14.2 Pastikan Peperiksaan dilaksanakan mengikut jadual yang

ditetapkan.

PT PTJ


AL



Halaman: 8/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 14/08/2012

7.15 Laksana Peperiksaan

7.15.1 Ambil kertas soalan dan keperluan peperiksaan dalam

tempoh satu (1) jam sebelum peperiksaan bermula. Lengkapkan Log Penyerahan dan Penerimaan Dokumen Peperiksaan dan Pemulangan Buku Jawapan Ujian/ Peperiksaan (Rujuk : PU/PS/LG02/PEP).

7.15.2 Laksanakan Peperiksaan mengikut jadual yang

ditetapkan (Rujuk : Garis Panduan Peperiksaan (PU/PS/GP007) – Para 6.1.7 Tugas Dan Tanggungjawab Pengawas Peperiksaan dan Borang Kehadiran Pengawas (PU/PS/BR12/PEP))

Ketua Pengawas

Ketua Pengawas

7.16 Penyerahan Buku Jawapan 7.16.1 Arahkan pelajar meninggalkan dewan peperiksaan dengan

meletakkan buku jawapan dan soalan ditempat masing-masing atau letak di tempat yang disediakan.

7.16.2 Kumpul dan semak bilangan kertas soalan dan buku

jawapan selaras dengan bilangan calon yang hadir. 7.16.3 Serahkan Buku Jawapan, Kertas Soalan dan Laporan Ketua

Pengawas kepada PT PTJ.

7.16.4 Agihkan Buku Jawapan kepada PK/ Pensyarah. Lengkapkan Log Penyerahan & Penerimaan Dokumen Peperiksaan dan Pemulangan Buku Jawapan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/LG02/PEP).

7.16.5 Agihkan Buku Jawapan kepada pensyarah jika terdapat

lebih daripada seorang pensyarah yang mengajar kursus. Lengkapkan Log Penyerahan dan Penerimaan Dokumen Peperiksaan dan Pemulangan Buku Jawapan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/LG02/PEP).

Ketua Pengawas

Ketua Pengawas/

Pengawas Ketua Pengawas

PT PTJ

PK


AL



Halaman: 9/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 14/08/2012

7.17 Periksa Buku Jawapan dan Buat Penilaian

7.17.1 Periksa Buku jawapan, beri markah dan rekodkan markah

menggunakan pen berdakwat kekal dan penggunaan pensil adalah tidak dibenarkan (Rujuk : Prosedur pemarkahan dan Penggredan Kursus (UPM/PU/PS/P010)

7.17.2 Simpan buku jawapan yang telah diperiksa dan diberi penilaian dalam tempat berkunci.

Pensyarah

PT PTJ

7.18 Tamat


AL



Halaman: 10/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 14/08/2012

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/(Kod PTJ)/600-3/1/5-(Kod Kursus) FAIL KURSUS SEMESTER

Kertas Soalan Peperiksaan Akhir dan Skema Jawapan yang telah dimoderasi/disemak

PT (P/O) PTJ Penyelaras Kursus/

Pensyarah

Pusat Dokumen dan Rekod Jabatan/ Fakulti

3 Tahun

Ketua PTJ

Rincih

2. UPM/(Kod PTJ)/ 600-4/1/14 Keperluan Ujian dan Peperiksaan

Notis Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir

Senarai Semak Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir (PU/PS/SS01/PEP)

Borang Semakan Soalan/Skema Jawapan Peperiksaan Akhir (PU/PS/BR16/PEP)

Log Penerimaan Kertas Soalan/Skema Jawapan (Peperiksaan Akhir) (PU/PS/LG14/PEP)

PT (P/O) PTJ

KJ/Pensyarah/ PT PTJ

Pusat Dokumen dan Rekod Jabatan/ Fakulti

2 Tahun

Ketua PTJ

3. UPM/(Kod PTJ)/600-4/1/2 PENYEDIAAN KERTAS SOALAN

Borang Permohonan Mencetak Kertas Soalan dan keperluan peperiksaan (PU/PS/BR01/PEP)

Senarai Semak Penerimaan Kertas Soalan Ujian/Peperiksaan Akhir (PU/PS/SS02/PEP)

Log Pencetakan Kertas Soalan Ujian/ Peperiksaan (PU/PS/LG01/PEP)

Log Penyerahan & Penerimaan

PT (P/O) PTJ PT PTJ Pusat Dokumen dan Rekod

PTJ

2 Tahun

Ketua PTJ

Rincih


AL



Halaman: 11/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 14/08/2012

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

Dokumen Peperiksaan & Pemulangan Kertas Jawapan Ujian/Peperiksaan (PU/PS/LG02/PEP)

Surat-surat berkaitan

4. UPM/(Kod PTJ)/600-4/1/13 PENGENDALIAN PEPERIKSAAN

Perakuan Akta Rahsia Rasmi

Borang Kehadiran Pengawas (PU/PS/BR12/PEP)

Buku Jawapan


PT (P/O) PTJ PT PTJ Pusat Dokumen dan Rekod

PTJ

1 Tahun

KPPP

Rincih

5.

UPM/600-4/1/2 PENYEDIAAN KERTAS SOALAN

Notis Penyediaan Kertas Soalan Peperiksaan Akhir


PT (P/O) AKD PT Pusat Dokumen dan Rekod

5 Tahun

KPPP

Rincih


AL



Halaman: 12/12

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 14/08/2012

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama TNC (A&A) WP 03/01/2011

02 01 55/2011 Mesyuarat Pengurusan

Akademik 5/2011 TNC (A&A) WP 12/09/2011


Akademik 6/2011 TNC (A&A) WP 18/11/2011


Akademik 4/2012 (Khas) TNC (A&A) WP 09/05/2012


Akademik 7/2012 (Khas) TNC (A&A) WP 14/08/2012

Documents

PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 1/12 PRASISWAZAH … (1… · Para 6.1.2 Penyediaan Kertas Soalan dan Skema Jawapan). PK/Pensyarah ... 7.8.2 Sedia dan serah kertas soalan/ skema jawapan