1

PERKONGSIAN INOVASI

JABATAN BENDAHARI

UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS

INOVASI PENGURUSAN KEWANGAN MELALUI

SISTEM MAKLUMAT KEWANGAN (MyFIS)

MEMENANGI ANUGERAH INOVASI SEKTOR AWAM (AISA) BAGI KATEGORI

ANUGERAH INOVASI PERNGURUSAN KEWANGAN (AIPK) 2014

1. PENGENALAN

2

(1997) URUSAN

KEWANGAN SECARA MANUAL

(1998) URUSAN KEWANGAN

SECARA SISTEM (INTACS) INTA

CS

Kekangan

(2004) URUSAN KEWANGAN

SECARA SISTEM (SISTEM MAKLUMAT KEWANGAN

(MyFIS)

PENYELESAIAN MASALAH YANG

MENYELURUH (TOTAL

SOLUTION)

•Wujud Tahun 1997

•Bertanggungjawab urus kewangan & perakaunan UPSI

JABATAN BENDAHARI UPSI

3

2. FASA PEMBANGUNAN MyFIS

•2004 - 2007

•Sistem MyFIS Version 1.0 FASA 1

•2008 - 2010

•Sistem MyFIS Version 1.0 FASA 2

•2011 - 2013

•Sistem MyFIS Version 1.1 FASA 3

Pembangunan sistem oleh pembekal dengan penyerahan source code kepada UPSI dan UPSI bertanggungjawab penuh untuk mengawal & memantau dan menaiktaraf operasi sistem dan kelebihan berikut telah diperolehi:-

(1) Pemindahan kepakaran teknologi kepada staf UPSI

(2) Tiada yuran tahunan dan yuran penyelenggaraan

(3) Staf dilatih dengan sistem, perisian dan pengetahuan terkini

dalam ICT

Hasil cetusan idea daripada para pegawai kewangan Jabatan Bendahari dan dibantu dengan kepakaran yang disumbangkan oleh para pegawai Pusat ICT

Sistem MyFIS yang digunapakai sekarang merupakan Version 1.2 yang mula digunakan mulai awal tahun 2014

2. FASA PEMBANGUNAN MyFIS

4

• Proses pembangunan ini mengambil masa yang lama dengan

beratus siri perbincangan bernas dibuat di antara pihak Jabatan Bendahari, Pusat ICT dan pembekal.

• Perbincangan yang diadakan mengenalpasti business rules dan

business process bagi sesuatu inovasi sebelum aliran kerja (workflow) bagi inovasi tersebut dimuktamadkan untuk dibangunkan.

• Selepas dibangunkan sesi user acceptance test (UAT) dan final

acceptance test (FAT) akan dibuat sebelum proses latihan diberi kepada para pengguna.

3. PERBANDINGAN SEBELUM & SELEPAS

INOVASI

5

SEBELUM INOVASI SELEPAS INOVASI

• Sukar untuk menyelenggara set akaun

dengan cepat dan tepat

• Menyediakan kemudahan penyenggaraan

satu set akaun yang lengkap dan terkini

• Akaun tidak dapat ditutup setiap hari. • Membolehkan akaun ditutup setiap hari.

• Terdapat banyak masalah dalam

pelaksanaan proses kewangan.

• Menyediakan kemudahan perakaunan

pengurusan kewangan dengan lebih baik.

• Sukar untuk menyediakan laporan

kewangan dengan tepat dan cepat

mengikut kehendak pemegang taruh

(stakeholders).

• Menyediakan laporan kewangan yang tepat

dan cepat.

• Proses kewangan sering lambat

menyebabkan tahap perkhidmatan menjadi

kurang memuaskan.

• Mempercepatkan proses kewangan dan

meningkatkan tahap perkhidmatan.

6

SEBELUM INOVASI SELEPAS INOVASI

Bebanan tugas staf sangat banyak dan

menurunkan tahap motivasi staf untuk

bekerja

Mengurangkan bebanan tugas dan

meningkatkan kepuasan hati pelanggan.

Kerja kewangan dibuat secara manual dan

memerlukan ramai kakitangan untuk

menyelesaikan sesuatu proses

Menggalakkan automasi dalam proses

kerja kewangan.

Membudayakan penggunaan ICT di

kalangan staf.

Tahap keselamatan data yang disimpan

kurang selamat kerana disimpan secara

manual dan memerlukan masa untuk

mendapatkan data tersebut apabila

diperlukan

Meningkatkan keselamatan data kerana

adanya audit trail yang mantap

3. PERBANDINGAN SEBELUM & SELEPAS

INOVASI

4. PENYERTAAN AIPK

7

•Berjaya ke peringkat akhir ( top 3 finalist) Anugerah Kualiti Pengurusan Kewangan Tahun 2009 2009

•Berjaya ke peringkat akhir ( top 5 finalist) Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan Tahun 2013 2012

•Berjaya memenangi Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan Tahun 2014 2014

ISI KANDUNGAN

BAB 1 Ringkasan Eksekutif

BAB 2 Latar Belakang Agensi

BAB 3 Huraian dan butir-butir Inovasi Produk/Perkhidmatan Yang Dihasilkan

BAB 4 Pembudayaan Inovasi

BAB 5 Penambahbaikan

BAB 6 Impak Inovasi Kepada Agensi Stakeholder

BAB 7 Ciri-ciri Kelebihan Inovasi

BAB 8 Rumusan

5. OVERVIEW SISTEM MAKLUMAT KEWANGAN

(MyFIS)

8

9

Sistem Maklumat Kewangan Bersepadu (MyFIS) UPSI merupakan sistem pengurusan kewangan berkomputer

yang berintegrasi dan menyeluruh bermula daripada proses pengurusan bajet sehingga ke Sistem Pelaporan Eksekutif

(EIS).

11 Modul

1. Budgeting

2. Purchasing

3. A/C Payable

4. A/C Receivable

5. Asset/Inventory Mgt

6. Store Management

7. General Ledger

8. Cash Management

9. Loan Management

10. Payroll

11. EIS (Executive Information System)

10

11

Sistem Maklumat Pentadbiran

& Sumber Manusia

Sistem Maklumat Akademik & Rekod Pelajar

E-Banker

MyUPSI Portal

Portal E-Payment@UPSI

Vendor@UPSI Portal

Sistem Maklumat Kewangan

Dibangunkan mengikut Standard Accounting for Government Agencies (SAGA) & mematuhi pekeliling serta Arahan Perbendaharaan

Berkonsep single data entry - setiap transaksi yang dilakukan akan mengambil kira akaun-akaun yang berkaitan

Dibangunkan secara web based yang membolehkan pengurusan kewangan boleh dibuat di mana-mana dan pada bila-bila masa

Berintegrasi dengan aplikasi utama lain dan menyelesaikan masalah ketidaktepatan data

Mempunyai aplikasi portal yang lengkap dan menyeluruh berkaitan pengurusan kewangan kepada kakitangan, pelajar dan pembekal

Kawalan keselamatan yang tinggi – Digicert dan https

Mesra pengguna – memudahkan operasi dan kerja-kerja auditan & menjana laporan dengan tepat dan cepat –kaedah drag and drop menggunakan Oracle Business Intelligent (OBI) 12

13

Surat penurunan kuasa dijana melalui Sistem MyFIS

•PTj puas hati

•Aktiviti dapat dijalankan lebih efisyen

•Budaya akauntabiliti diterapkan

KESAN

1. Menyedia, melulus & memantau bajet secara online.

2. Menyedia dan melulus tambahan dan virement bajet secara online.

Proses lebih mudah & cepat Tidak berlaku kerja 2 kali Pemantauan lebih berkesan Data disimpan secara historical Mudah jana laporan

KELEBIHAN

14

1. Menyedia, melulus dan memantau sebutharga & tender secara online.

2. Menyedia dan meluluskan pesanan belian

secara online.

Proses lebih mudah & cepat Tidak berlaku kerja 2 kali Pemantauan lebih berkesan

KELEBIHAN

15

Proses lebih mudah & cepat Tidak berlaku kerja 2 kali Pemantauan lebih berkesan Laporan dapat dijana melalui sistem

KELEBIHAN

16

1. Pendaftaran bil dibuat oleh PTj secara online • Mengambil kira transaksi perakaunan Akaun Kena Bayar (AKB) yg

berkaitan iaitu :- • Debit Perbelanjaan • Kredit Pemiutang

KELEBIHAN

Rekod daftar bil PTj lebih seragam

Pemantauan bil PTj secara online - lebih mudah – bayaran lebih cepat

17

MANUAL ONLINE

18

Akauntabiliti meningkat + integriti staf – tanggungjawab isi kebenaran luar stesen

Atasi kesilapan pengiraan tuntutan Proses tuntutan lebih cepat - tidak berlaku kerja 2 kali Semakan status boleh dibuat pada bila-bila masa dan dimana

sahaja

KELEBIHAN

1. Proses permohonan dan bayaran pendahuluan pelbagai dibuat secara online melalui MyUPSI Portal dan berintegrasi dengan Sistem MyFIS

KELEBIHAN

Atasi kesilapan semasa proses pengiraan permohonan – proses lebih cepat – kepuasan pelanggan meningkat

Atasi masalah sukar baca tulisan tangan – borang dijana oleh sistem + format standard

Bebanan kerani – kurang kerana pengiraan secara automatik

19

1. Proses permohonan dan bayaran zakat dibuat secara online melalui MyUPSI Portal dan berintegrasi dengan Sistem MyFIS

20

1. Proses permohonan dan bayaran panjar wang runcit (pwr) dibuat secara online melalui MyUPSI Portal dan berintegrasi dengan Sistem MyFIS

KELEBIHAN

Kurang kos percetakan buku pwr Proses permohonan + bayaran =

cepat Kurang terimaan dokumen tidak

lengkap – kerana dokumen berdasar senarai semak pwr

Pemeriksaan mengejut lebih mudah – borang pemeriksaan dijana oleh sistem

21

1. Penyediaan & kelulusan baucer bayaran secara online 2. Bayaran terus ke akaun pelanggan melalui penggunaan Electronic Payment

System (EPS) – makluman melalui emel.

KELEBIHAN

Proses bayaran lebih efisien, jimat masa + kos (tiada lg cek, sampul surat, setem)

Bayaran kepada pelanggan lebih cepat + mudah – pelanggan sangat berpuashati

Tingkat produktiviti – proses kerja lebih ringkas, penyata penyesuaian bank laras secara online

22

1. Status bayaran boleh disemak secara online

23

1. Terimaan/kutipan wang dibuat secara online

Proses kutipan lebih mudah dan cepat kerana pengguna boleh membuat bayaran pada bila-bila masa dan di mana sahaja

Ada pembahagian tugas (penerima + pelulus)

Maklumat tunai dikemaskini secara automatik

Pergerakan tunai dipantau secara online

24

KELEBIHAN

1. Penyediaan, kelulusan dan pemantauan bil hutang dibuat secara online – dapat memantau hutang melalui dasar penahanan pendaftaran semester & keputusan peperiksaan

Pemantauan hutang lebih mudah & berkesan.

% pelajar berhutang menurun

Kutipan hutang meningkat-krn pelajar perlu byr hutang sblm pengajian semester baru

25

KELEBIHAN

1. Pendaftaran aset/inventori melalui GRN secara online – menyelesaikan masalah aset tidak bertagging

2. Penyelenggaraan aset/inventori secara online – rekod dikemaskini

26

3. Pinjaman aset/inventori secara online – mudah untuk mengesan pergerakan aset

4. Pengiraan susut nilai secara online – pengiraan tepat

5. Pelupusan aset/inventori secara online – rekod aset dikemaskini secara automatik

27

PROSES VERIFIKASI LEBIH MUDAH

6. Verifikasi secara online dengan menggunakan smartphone 28

7. Senarai aset/inventori di bawah tanggungjawab individu

Memudahkan pengguna mengenalpasti aset

dibawah tanggungjawab masing-masing kerana maklumat aset dipapar secara online di portal

individu masing-masing

29

KELEBIHAN

1. Permohonan dan kelulusan stok secara online – lebih mudah, dapat mengetahui baki stok terkini.

2. Proses kemaskini rekod dan pemantauan stok secara online – verifikasi lebih efisien, pemberitahuan re-order level

30

31

KELEBIHAN

Permohonan lebih mudah + cepat – (maklumat automatik)

Tiada isu sukar baca tulisan tangan

Kurang silap isi borang

Dokuman pinjaman (srt tawaran, agreement, jadual byrn) dijana melalui sistem

1. Permohonan dan kelulusan pinjaman kenderaan/komputer secara online.

2. Semakan baki komputer boleh dibuat secara online di MyUPSI Portal pada bila-bila masa & dimana sahaja.

32

33

•Ketua Unit keluar WO secara online di portal

•Staf laksana kerja lebih masa

Proses Pengeluaran Arahan Kerja (WO)

•Staf buat tuntutan OT secara online

•Ketua Unit sahkan OT secara online - maklumat tuntutan ke Sistem MyFIS

Proses Tuntutan OT

34

Maklumat tuntutan OT masuk ke Sistem MyFIS – semakan + kelulusan dibuat – bayaran bersekali dengan proses bayaran gaji bulanan staf.

Kurang salahguna tuntutan OT – kawalan secara online

Atasi kesilapan pengiraan OT (pengiraan automatik)

Atasi sukar baca tulisan tangan Proses bayaran OT lebih cepat &

kurang beban staf proses OT Kepuasan pelanggan meningkat –

byrn cepat & mudah dipantau

KELEBIHAN

1. Bayaran gaji dibuat secara online – lebih mudah, cepat & tepat.

2. Slip gaji dan EC Form di portal – mudah diperolehi di mana saja & pada bila-bila masa.

35

1. Permohonan potongan zakat/PCB dibuat secara online – lebih mudah, & cepat.

36

1. Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank secara automatik – proses lebih cepat & tepat.

2. Penyediaan dan penyelenggaraan pelaburan (fixed deposit) lebih efisien .

37

1. Menyediakan kemudahan bagi menjana laporan-laporan kewangan secara online dengan cepat & tepat mengikut keperluan Kerajaan dan mampu

menjana maklumat yang lebih terperinci dan memenuhi SAGA.

38

Sistem berupaya menjana laporan kewangan yang diperlukan pada bila-bila masa & dimana sahaja.

Lembaran Imbangan

Penyata Pendapatan

Penyata Aliran Tunai

39

Penyata Perubahan Ekuiti

Kemudahan menjana laporan-laporan kewangan dalam bentuk eksekutif untuk

pengurusan tertinggi dengan lebih cepat & tepat dalam bentuk yang menarik &

informatif.

40

INOVASI MyUPSI PORTAL

Mengandungi maklumat peribadi & kewangan staf Menyediakan pelbagai kemudahan online kepada staf UPSI yang membolehkan urusan kewangan boleh dibuat pada bila-bila masa & di mana jua.

41

SEBELUM

pembekal perlu datang sendiri ke UPSI

Kena isi borang secara manual

SELEPAS

Katalaluan akan diberikan kepada pembekal yang berdaftar dengan

UPSI

Pembekal boleh daftar secara online dari mana-mana lokasi

Pembekal boleh semak tawaran sebutharga/tender/pesanan belian

Pembekal boleh semak status bayaran

Pendaftaran pembekal secara online melalui Vendor@UPSI Portal

KELEBIHAN 42

Kemudahan bayaran secara online melalui kad kredit & FPX dengan menawarkan 5 jenis kemudahan bayaran iaitu:- 1. Yuran pengajian 2. Denda 3. Yuran Seminar/Bengkel 4. Pembelian produk/barangan 5. Pembelian buku terbitan UPSI 43

INOVASI PORTAL ePayment@UPSI

44

INOVASI PORTAL ePayment@UPSI

Alternatif kpd pengguna utk buat bayaran Menjimatkan masa & kos pengguna – tdk perlu keluar

rumah @beratur panjang di kaunter Waktu bayaran tidak terhad kpd waktu pejabat –

pembelian pada bila-bila masa & dimana jua

KELEBIHAN

INOVASI & PENGIKTIRAFAN

•Perolehan Online

•Penilaian Pembekal Online

•Pelupusan Aset Online

•Verifikasi Aset melalui Mobile

•Sistem Permohonan Bayaran Zakat/PCB Online

2013

•Penggunaan e-Payment melibatkan kad kredit berasaskan web dan Financial Process Exchange (FPX)

•Semakan aset di MyUPSI Portal 2011

•Membangunkan pendaftaran bil PTj 2010

•Membangunkan Proses Verifikasi Aset Menggunakan Pengimbas Kodbar (Barcode Scanner)

•Mewujudkan Tuntutan Bayaran dan Pelarasan Secara Online

•Membangunkan Modul Pengisian Sebutharga/Tender Secara Online

•Membangunkan Sistem Pengurusan Stor (Store Management System)

•Membangunkan Portal Pembekal (Vendor@UPSI Portal)

•Menempatkan Automated Teller Machine (ATM), Cash Deposit Machine (CDM) dan Cheque Deposit Machine (CQM) di hadapan Jabatan Bendahari Dan Kemudahan Bayaran Yuran Menggunakan Mesin ATM.

•Membangunkan Sistem Arahan Kerja dan Tuntutan Lebih Masa Secara Online

2009

• Membangunkan Sistem Pendaftaran Aset Melalui Nota Terimaan Bekalan (GRN) Secara Online dan Pengurusan Aset Secara Bersepadu (Integrated)

• Membangunkan Sistem Pelaporan Eksekutif (EIS)

• Mewujudkan Sistem Permohonan Cuti Online

• Mewujudkan Sistem Permohonan Zakat Online

2008

• Cetakan Slip gaji & Penyata Pedapatan (EC Form) Melalui Portal

• Penggunaan Thin-client Dalam Operasi Sistem IMS-FIS di Jabatan Bendahari.

• Membangunkan Sistem Pengurusan Akaun Amanah & Akaun Penyelidikan Melalui Sistem IMS

2007

• Membangunkan Sistem Kutipan Terimaan Secara Online

• Membangunkan Sistem Permohonan Panjar Wang Runcit Secara Online

• Membangunkan Sistem Permohonan dan Agihan Belanjawan Secara Online

• Membangunkan Sistem Daftar Bil Secara Online

• Membangunkan Sistem Permohonan Pinjaman Kenderaan & Komputer Universiti Secara Online

2006

• Membangunkan Portal Pelajar

• Membangunkan Portal Kakitangan (MyUPSI Portal)

• Sistem Pembayaran Elektronik (Electronic Payment System (EPS)

2005

49

KERATAN AKHBAR MyFIS

50

51

Jabatan Bendahari telah berjaya membawa pulang ganjaran sebanyak RM300,000.00, trofi dan sijil. Anugerah telah disampaikan oleh YBhg Tan Sri Dr. Ali bin Hamsa, Ketua Setiausaha Negara pada Majlis Anugerah Inovasi Sektor Awam 2014 pada 9 Oktober 2014 di The Place @ One City Subang Jaya.

52

53

2012 54

55

2013

56

2012

57

2012

58

2010

59

2009

60

Salinan surat Kem. Kew BPKS.CR(8.15)/56/1-10(16) bertarikh 8 Oktober 2009

2009

61

2009

62

Lawatan kerja untuk melihat dan mempelajari sistem pengurusan kewangan berkomputer UPSI

64

1 OGOS 2012

12 FEB 2014

2 SEPT 2014

FUTURE

NEXT…

BADAN BERKANUN

65