Click here to load reader

Pisana komunikacija

  • View
    58

  • Download
    4

Embed Size (px)

Text of Pisana komunikacija

10. PISANA KOMUNIKACIJAELEMENTI DOPISA 1. Zaglavlje (glava) - sadri podatke o poiljatelju dopisa - naziv poduzea, sjedite - adresa, matini broj, iro raun, telefon, faks, (klasifikacijsku oznaku, urudbeni broj), datum - mogu biti gotovi (tipski) sa tipografijom i kunom bojom organizacije

1

2. Podaci o primatelju - za koga, kome je namjenjeno - naziv poduzea, ime i prezime osobe - adresa - moe se posebno istaknuti osoba u organizaciji na koji se dopis odnosi - n/p = na panju (n/r= na ruke) 3. Predmet - na to se dopis odnosi - bit, svrha - to krai - npr: prijava na natjeaj, ponuda za.. , preporuka - nije obvezan u svim formatima - kod dopisivanja sa dravnim slubama2

4. Tekst - uvod - glavni dio - zavrni dio 5. Potpis

6. Prilozi dopisu ako ih ima

3

OBLICI DOPISA (FORMA) 1. Ameriki oblik - svi dijelovi dopisa lijevo poravnati - vrijanta - zaglavlje u sredini - novi odlomak - dvostruki razmak (2 x enter) 2. Europski oblik - zaglavlje lijevo poravnato ( ili tipski na sredini simetrino) - primatelj - od sredine dopisa - poravnato s lijeva na desno ili simetrino - novi odlomak uvueno 2,5 cm (2 x tab) - potpis desno 3. Kombinacije ovih oblika - zaglavlje, primatelj, potpis4

AMERIKI OBLIK DOPISA

5

EUROPSKI IZGLED DOPISA

6

POSTAVKE ZA PISANJE TEKSTA RAUNALOM: - postavke stranice - margine 2,5 cm, lijevo, desno, gore, dolje - u sluaju nedostatka prostora smanjiti desno, gore ili dolje (ne lijevo zbog odlaganja dopisa) - obostrano poravnanje - veliina fonta 12 standardno - oblik fonta - jednostavni poslovni oblici (Arial, Curier New, Bookman Old Style) - boja fonta crno7

- podebljano, kurziv ili podcrtano koristiti za isticanje, ali umjereno - tabulator 1,25 cm - prored do 1,5 za krae dopise maksimalno 2 - nakon interpunkcije razmaknica - ne prelaziti u novi red sa enter ukoliko nije novi odlomak (program sam prelazi u novi red i rasporeuje znakove u retku)

8

Tipina pisma piu se zbog: - prodaje ili kupnje proizvoda ili usluga - zapoljavanja, davanja otkaza - pregovaranja oko uvjeta prodaje - odgovaranje na upite ili albe

POREDAK IDEJA U PORUCI: - najvanija teza na poetak, sredina ili kraj ? - vane ideje staviti tamo gdje imaju najvei utjecaj - na poetku i na kraju najvie se utjee na pamenje publike - nastojati zadrati pozornost publike u sredini9

krivulja pamenja publike

10

Pisma s dobrim vijestima - publika je nestrpljiva i oekuje da uje to imate za rei - treba biti izravan i odmah na poetku navesti dobre vijesti ili glavnu ideju - ve u prvoj reenici "Potovana gospoo Ivankovi, na se odbor danas sastao i jednoglasno odluio zaposliti Vas kao voditeljicu ureda." - glavni dio teksta treba pruiti detalje - ako uz dobre vijesti idu i negativne - sakriti ih u glavnom dijelu teksta - npr. da se moe ponuditi nia plaa od oekivane11

- pisma s dobrim vijestima mogu biti i: - prihvaanje ponude za kupnju - nagraivanje zaposlenika - pozitivna preporuka zaposleniku - ton pisma treba biti prijateljski, topao - pismo zavriti pozitivno kako bi se zadrao opi dobar ton

12

Pisma s loim vijestima - trae vie planiranja i razmiljanja - cilj je javiti loe vijesti, ali ostati dobronamjeran - loim vijestima pristupa se neizravno - treba zapoeti sa pozitivnom izjavom, a ako nije mogue sa neutralnom (za razliku od pisama sa dobrim vijestima) - loe vijesti: - neuspjena prijava za posao - otkaz - odbijanje kredita, ponude - neispunjavanja molbe13

- odbijanje treba ublaiti pozitivnom ili neutralnom uvodnom reenicom - prije nego se kae kandidatu da nije dobio posao, moe se rei da je odbor dugo razmatrao njegove izuzetne kvalitete - nakon to se "tampon reenicom" otvori poruka sa loim vijestima - navesti razloge ili objasniti postupke - pismo zavriti sa optimistikim pogledom u budunost "Vae podatke zadrat emo u naem odjelu za upravljanje ljudskim potencijalima i pozvati Vas ukoliko se ukae potreba."14

- ton treba prenositi potovanje i ne bi smio optuivati - koristiti impersonalne i pasivne konstrukcije u treem licu "Loe ste postupali sa aparatom". "ini se da se loe postupalo sa aparatom." - izbjegavati "ne" i "odbijeno" "Nismo u mogunosti odobriti Vau molbu. Nikako ne elimo prihvatiti Vau molbu.15

Pisma nagovaranja - prodajna pisma, molbe za financiranje, molbe za uslugu, suradnju, resurse - upoznati publiku - osloviti publiku ako je mogue imenom - neizravan pristup - nai uvjerljive argumente

16

"Potovani gospodine Ivani" "Kao to ve znate, mi smo specijalizirana tvrtka za ... Ponosni smo na kvalitetu naih... te ju nastojimo zadrati i unaprijediti." "... imajui to na umu spremni smo Vam ponuditi..." "Kao poticaj nudimo svojim najboljim klijentima 10% popusta na ...." "Cijenimo Va posao i posveeni smo ispunjavanju Vaih potreba za ....."17

E-mail - manje formalan od dopisa - koristi se za slanje vrlo kratkih poruka - ako se radi o vanim informacijama, nakon e-maila slijedi papirnati oblik, osobno potpisan - osjetljive i povjerljive materijale ne bi trebalo slati emailom - na e-mail upite oekuje se brz odgovor - provjeravati poruke da vas sugovornici ne ekaju predugo - ne slati velike priloge (attachment) bez prethodnog upozorenja primatelju18

- e-mail se jeftino i jednostavno koristi - ne zatrpavati ljude dodtnim informacijama aljui reklame, trivijalne zahtjeve i odgovore - kod odgovora na grupni e-mail paziti da se ne odgovori svim primateljima, osim ako to nije cilj

19

ivotopis - kljuan dio svake ponude za zaposlenje - prezentira profesionalna znanja i vjetine - obavjetava poslodavca i o neprofesionalnim aktivnostima (hobiji, lanstva, funkcije) - zadaa ivotopisa uvjeriti poslodavca da kandidata X vrijedi pozvati na razgovor

20

- dobar ivotopis je: - istinit - pregledan - logian - bez vremenskih "rupa" - ne zamjera se odabir pojedinosti koje predstavljaju u boljem svjetlu - neistinitost podataka - povod otkazu

21

- izrazi za pisanje nekih dopisa u prilogu Vjeba 1: Napiite ponudu osnovnoj koli Pitomaa za kolski namjetaj koji proizvodi Vaa tvrtka "TVIN" iz Virovitice. Vjeba 2: Napiite prema predloku Va ivotopis.

22

Pitanja: 1. Koji su osnovni elementi (dijelovi) dopisa ? 2. Koji su osnovni oblici dopisa i po emu se razlikuju ? 3. Objasnite krivulju pamenja publike ? Kako ju koristiti prilikom pisanja dopisa ? 4. Kako pisati pisma sa loim vjestima, a kako pisma sa dobrim vjestima ? 5. Koja su obiljeja komunikacije e-mailom ?23

Search related