PK05 - Perolehan Bahan Hadiah

NO. SALINAN :

PERPUSTAKAAN

UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA

PEROLEHAN BAHAN HADIAH

P. UTeM (ISO)/PO/ PK05

Perkara

Disediakan Disemak Diluluskan oleh

Tandatangan

Nama Mohd Mawardi bin

Badruddin Fauziah binti Hassan Hjh. Faridah binti Hj. Md. Amin

Jawatan Pustakawan Kanan Pustakawan Kanan Ketua Pustakawan

Tarikh 09 MEI 2016

09 MEI 2016

09 MEI 2016

UTeM(ISO)/SP/PK01/F3

Semakan 1/ Muka surat 1/1

HELAIAN REKOD PINDAAN

Nota:

Helaian ini merekodkan setiap pindaan yang dibuat terhadap manual/ prosedur ini. Segala butir-butir pindaan perlu dinyatakan dengan jelas. Wakil Pengurusan bertanggungjawab mengendalikan rekod ini.

NNoo..

PPiinnddaaaann Muka surat

No. Semakan

Tarikh Semakan

Butir-butir Pindaan Pengesahan

1/2011 6 1 19.12.2011 Perincian bahan yang diasingkan pada Prosedur Kerja 6.10

WP

1/2012

Muka depan

2 24.04.2012 Pertukaran nama penanggungjawab prosedur dan penanggungjawab semakan

WP

1/2012

1-7 2 24.04.2012 Penstrukturan semula terminologi, struktur ayat, struktur carta alir dan prosedur, dan struktur organisasi.

WP

2/2012 Muka depan

3 01.12.2012 Pertukaran nama penanggungjawab semakan. WP

2/2012 Muka

depan, 1-7

3 01.12.2012 Pertukaran logo UTeM WP

1/2014 3 4 16.07.2014 Pertukaran Nama Unit Hadiah & Koleksi UTeM kepada Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran

WP

1/2014 3 4 16.07.2014

Pertukaran Terminologi P (UHKU) Pustakawan Unit Hadiah & Koleksi UTeM kepada P (UKHP) Pustakawan Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran

WP

1/2014 3 4 16.07.2014

Pertukaran Terminologi P (UHKU) Pustakawan Unit Hadiah & Koleksi UTeM kepada PmP (UKHP) Pembantu Perpustakaan Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran

WP

1/2014 3 4 16.07.2014 Pertukaran Terminologi (PAP ) Pembantu Am Pejabat kepada (PO) Pembantu Operasi

WP

1/2014 6 4 16.07.2014 Perubahan pada terminologi proses kerja : Pertukaran tempat stor kepada kompaktor

WP

1/2015 Muka depan

5 30.04.2015 Pertukaran nama penanggungjawab prosedur WP

1/2016 Muka depan

6 09.05.2016 Pertukaran nama penanggungjawab semakan WP

1/2016 Muka depan

1-7 6 09.05.2016 Pertukaran logo UTeM WP

No Dokumen:

P. UTeM (ISO)/PO/PK05

No Isu./Tarikh

1/17-12-2010

Tajuk: PEROLEHAN BAHAN HADIAH No Semakan/Tarikh 6/09-05-2016

Muka surat 1/7

PERPUSTAKAAN UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA

1.0 OBJEKTIF, SKOP, DAN RUJUKAN 1.1 OBJEKTIF

Prosedur ini adalah bertujuan menerangkan langkah-langkah yang harus diambil dalam menguruskan perolehan bahan penerbitan secara hadiah dan pertukaran daripada organisasi dalam dan luar Universiti.

1.2 SKOP

Mengurus permohonan dan penerimaan bahan penerbitan daripada organisasi dalam dan luar Universiti. Prosedur ini melibatkan Ketua Pustakawan,Pustakawan Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran,Pembantu Perpustakaan Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran dan Pembantu Operasi.

1.3 RUJUKAN

1.3.1 Dasar Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran

1.3.2 Manual Prosedur Kerja

1.3.3 Fail Meja

1.3.4 Rekod Penerimaan Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran

1.3.5 Fail Buku Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran

1.3.6 Fail Surat Permohonan Bahan

1.3.7 Fail Surat Pengesahan Penerimaan Bahan

No Dokumen:


No Isu./Tarikh

1/17-12-2010


Muka surat 2/7


2.0 DEFINISI 2.1 Bahan Bacaan Akademik

Bahan yang dapat membantu dalam proses pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan perundingan di Universiti sama ada untuk rujukan atau pinjaman. Bahan ini terdiri daripada buku dan bahan terbitan berkala.

2.2 Bahan Media

Bahan yang terdiri daripada cakera padat, kaset video, kaset audio, disket, slaid filem, mikrofilem, mikrofische dan sebagainya.

2.3 Penyumbang

Terdiri dari IPTA, IPTS, Kementerian, Jabatan, Agensi , Badan Berkanun, Badan Korporat dan Individu.

No Dokumen:


No Isu./Tarikh

1/17-12-2010


Muka surat 3/7


3.0 DAFTAR KATA 3.1 Terminologi dan glosari

UTeM - Universiti Teknikal Malaysia Melaka

KP - Ketua Pustakawan

BI - Bahagian Pengindeksan

P (BI) - Pustakawan Bahagian Pengindeksan

P (UKHP) - Pustakawan Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran

PmP (UKHP) - Pembantu Perpustakaan Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran

PO - Pembantu Operasi

IPTA - Institusi Pengajian Tinggi Awam

IPTS - Institusi Pengajian Tinggi Swasta

4.0 TANGGUNGJAWAB DAN PENJELASAN TINDAKAN 4.1 Prosedur ini merangkumi proses perolehan bahan hadiah dan pertukaran daripada

organisasi dalam dan luar Universiti yang sepenuhnya dipertanggungjawabkan kepada Pejabat Perpustakaan.

No Dokumen:


No Isu./Tarikh

1/17-12-2010


Muka surat 4/7


5.0 CARTA ALIR

Kenal pasti organisasi

Serah senarai alamat

Buat surat permohonan

sumbangan bahan penerbitan

Tandatangan surat

Failkan surat

Terima bahan

Hantar surat ke Pejabat

Pendaftar

Semak

kesesuaian

bahan

6.1

6.2

6.3

6.4

6.5

6.6

6.7

6.8

Bahan diasingkan

Hantar surat pengesahan

penerimaan bahan

Rekodkan penerimaan

bahan

Katalog / Cop hak milik

Perpustakaan/ tarikh proses

Tampal slip ucapan terima

kasih

Serah bahan

6.10

6.11

6.12

6.13

6.14

6.15

6.16

Tidak sesuai

Sesuai

6.9

Mula

Tamat

No Dokumen:


No Isu./Tarikh

1/17-12-2010


Muka surat 5/7


6.0 PROSEDUR

Tindakan Tanggungjawab

6.1 Mula

6.2 Kenal pasti organisasi untuk dihantar surat permohonan yang difikirkan sesuai untuk menyumbangkan bahan penerbitan dalam membantu proses pembelajaran dan pengajaran di Universiti yang terdiri dari IPTA, IPTS, Kementerian, Jabatan, Agensi, Badan Berkanun, Badan Korporat dan Individu.

P (UKHP)

6.3 Serah senarai alamat organisasi yang telah dikenal pasti kepada Pembantu Perpustakaan Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran

P (UKHP)

PmP (UKHP)

6.4 Buat surat permohonan sumbangan bahan penerbitan kepada organisasi berkenaan.

PmP (UKHP)

6.5 Tandatangan surat permohonan yang lengkap. P (UKHP)

6.6 Failkan satu salinan fotokopi surat ke dalam Fail Surat Permohonan Bahan

PmP (UKHP)

6.7 Serah surat salinan asal yang lengkap bersampul kepada Pembantu Operasi untuk dihantar kepada Pejabat Pendaftar.

PmP (UKHP)

PO

6.8 Terima bahan berserta surat sumbangan bahan daripada organisasi luar. Bahan yang diterima sama ada koleksi bahan media atau koleksi bahan bacaan akademik.

P (UKHP)

PmP (UKHP)

6.9 Hantar surat pengesahan penerimaan bahan dan ucapan terima kasih.

P (UKHP)

PmP (UKHP)

6.10 Rekodkan penerimaan bahan dalam Rekod Penerimaan Hadiah dan Koleksi UTeM “Microsoft Excel File” mengikut jenis dan kategori bahan.

PmP (UKHP)

6.11 Semak kesesuaian/ fizikal bahan yang diterima

Buat ‘preview’ bahan media untuk mengenalpasti jenis tayangan dan keadaan fizikal bahan. Bagi bahan bacaan akademik, lakukan semakan untuk mengenalpasti keadaan fizikal bahan dalam

PmP (UKHP)

No Dokumen:


No Isu./Tarikh

1/17-12-2010


Muka surat 6/7


keadaan baik atau tidak.

Jika bahan didapati rosak atau tidak sesuai dijadikan koleksi perpustakaan, ikut langkah 6.12.

Sekiranya bahan sesuai dijadikan koleksi perpustakaan, ikut langkah 6.13

6.12 Bahan diasingkan dan disimpan di dalam kompaktor Unit Koleksi UTeM, Hadiah & Pertukaran

PmP (UKHP)

6.13 Bahan dikatalog, dicop hak milik Perpustakaan UTeM dan tarikh proses bahan.

PmP (UKHP)

6.14 Tampal slip ucapan terima kasih pada bahan. PmP (UKHP)

6.15 Bahan diserahkan kepada Bahagian Pengindeksan untuk memasukkan “Call Number” dan “Subject Heading”.

PO

6.16 Tamat.

No Dokumen:


No Isu./Tarikh

1/17-12-2010


Muka surat 7/7


7.0 DOKUMEN SOKONGAN

Nama Kod Tempoh Simpanan (Tahun)

Lokasi

Surat Permohonan Bahan UTeM.04.03/100-4/10/5/1 5 UKHP

Surat Pengesahan Penerimaan

Bahan

UTeM.04.03/100-4/10/5/2 5 UKHP

Surat Sumbangan Bahan Dari

Organisasi Luar

UTeM.04.03/100-4/10/5/2 5 UKHP

Documents

PK05 - Perolehan Bahan Hadiah