65
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 50 Patronato de la UAN Planos arquitectónicos Cortes Elevaciones Estructurales Especificaciones Instalaciones eléctricas, hidráulicas, sanitarias, electromecánicas (aires acondicionados), voz y datos (telefonia, Internet, sistemas Acusticos, musicalización, etc) Planos de herrería Planos de carpintería Planos de acabados o Especificaciones de obra o Generadores de obra o Análisis de precios unitarios o Presupuesto La elaboración de estimaciones dependerán de los avances de la obra y los tiempos en que se estipulen de entrega de la misma, estimaciones que pueden realizarse desde los 15 días o de manera mensual. Se realizarán pagos parciales durante el proceso de la obra a través de las estimaciones. Para poder realizar pagos parciales es necesario presentar las estimaciones junto con notas en la Bitácora de Obra, Generadoras de Obras y fotografías. La Bitácora de Obra sirve para registrar avances, calidad y cambios de proyectos y especificaciones de obra. Cuando se recibe la obra se revisa el buen funcionamiento de equipo e instalaciones. La excepciones que se pueden dar en el proceso de licitación pública se encuentran descritas en la Ley de Obra Pública del estado en el capítulo V, artículo 57. Los excedentes de obra se plasman en los formatos “Ajustes de Costos, Incremento de Volumen y Conceptos Extraordinarios”.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 50

Patronato de la UAN

� Planos arquitectónicos � Cortes � Elevaciones � Estructurales � Especificaciones � Instalaciones eléctricas, hidráulicas, sanitarias, electromecánicas

(aires acondicionados), voz y datos (telefonia, Internet, sistemas Acusticos, musicalización, etc)

� Planos de herrería � Planos de carpintería � Planos de acabados

o Especificaciones de obra o Generadores de obra o Análisis de precios unitarios o Presupuesto

� La elaboración de estimaciones dependerán de los avances de la obra y los tiempos en que se estipulen de entrega de la misma, estimaciones que pueden realizarse desde los 15 días o de manera mensual.

� Se realizarán pagos parciales durante el proceso de la obra a través de las

estimaciones. � Para poder realizar pagos parciales es necesario presentar las estimaciones junto

con notas en la Bitácora de Obra, Generadoras de Obras y fotografías. � La Bitácora de Obra sirve para registrar avances, calidad y cambios de proyectos

y especificaciones de obra. � Cuando se recibe la obra se revisa el buen funcionamiento de equipo e

instalaciones. � La excepciones que se pueden dar en el proceso de licitación pública se

encuentran descritas en la Ley de Obra Pública del estado en el capítulo V, artículo 57.

� Los excedentes de obra se plasman en los formatos “Ajustes de Costos,

Incremento de Volumen y Conceptos Extraordinarios”.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 51

Patronato de la UAN

FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1 11

PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública

AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública

RESPONSABLE ACT. NUM.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO

ASESOR DE OBRA PÚBLICA

1

INICIA PROCEDIMIENTO Recibe de la Coordinadora Administrativa, copias del Acta de Sesión aprobada, del Seguimiento de Acuerdos en donde están solicitando que se realice la Obra Pública y copia del Certificado de Tesorería para corrobar que existe recurso para realizar la obra.

� Acta de

Sesión � Seguimiento

de Acuerdos

� Certificado de Tesorería

2 Se reúne con el Órgano Usuario, le solicita y recibe de él, el Proyecto Ejecutivo. Revisa que el Proyecto cumpla con los requisitos descritos en las normas de operación. Empieza a integrar expediente con el seguimiento de acuerdos, el acta de sesión y el certificado de tesorería.

� Proyecto Ejecutivo

� Expediente

3

NO CUMPLE CON LOS REQUISITOS DESCRITOS Solicita y recibe de la Coordinadora Administrativa recurso para complementar el expediente técnico y realiza las acciones necesarias para obtenerlo. Conecta con la actividad no. 4

4

CUMPLE CON LOS REQUISITOS DESCRITOS Solicita y recibe Presupuestos de cuando menos 3 contratistas, analiza si los montos son de 4,445 salarios mínimos vigentes o menos. Integra proyecto ejecutivo en expediente.

� Presupues- tos

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 52

Patronato de la UAN

FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2 11

PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública

AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública

RESPONSABLE ACT. NUM.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO

ASESOR DE

OBRA PÚBLICA

NO SON DE 4,445 SALARIOS MÍNIMOS O MENOS. Conecta con la actividad no. 24.

5 Analiza los presupuestos, emite Dictamen de Adjudicación Directa (2O) eligiendo al contratista que haya otorgado el mejor precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes. Turna un original del Dictamen a la Coordinadora Administrativa y el otro al expediente.

� Dictamen de Adjudicación Directa

6 Emite Oficio (O y C) informándole al contratista que le fue adjudicada la obra solicitándole se presente en las instalacciones de la Coordinación Administrativa del Patronato en los próximos 10 días natuales a firmar contrato, integra copia del mismo al expediente.

� Oficio

7

NO SE PRESENTÓ Adjudica la realización de la obra a la segunda propuesta más solvente. Conecta con la actividad no. 6

8

SE PRESENTÓ Recibe al contratista y verifica si se encuentra registrado en el padrón de contratistas. Integra al expediente los presupuestos recibidos.

9

NO ESTÁ REGISTRADO EN EL PADRÓN DE CONTRATISTAS Entrega al contratista formato para que se registre en el padrón de contratistas y …

� Registro de Padrón de Contratistas

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 53

Patronato de la UAN

FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3 11

PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública

AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública

RESPONSABLE ACT. NUM.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO

ASESOR DE OBRA PÚBLICA

… solicita anexe documentación soporte descrita en el formato. Recibe del contratista formato requisitado y documentos. Emite Oficio (2O) asignando número de contratista y se lo entrega al mismo. Archiva en el Padrón de Contratistas los requisitos y el oficio de asignación. Conecta con la actividad no. 10

� Documentos (requisitos)

� Oficio

10

ESTÁ REGISTRADO EN EL PADRÓN DE CONTRATISTAS. Analiza requerimientos llegando a un acuerdo, elabora contrato en 2 originales (mediante el Asesor Juridico del Patronato), le solicita lo firme y se lo entrega, pide entregue garantías en el tiempo establecido. Integra un original del contrato al expediente.

� Contrato

11 Recibe garantías y factura del contratista solicitando anticipo. Verifica que se encuentren elaboradas correctamente.

� Garantías � Factura de

anticipo

12

NO ESTÁN ELABORADAS CORRECTAMENTE. Regresa garantías y/o factura al contratista y solicita realizar las modificaciones necesarias a las mismas. Conecta con la actividad no. 11

13

ESTÁN ELABORADAS CORRECTAMENTE. Entrega la factura del anticipo a la Coordinadora Administrativa y le solicita realice el pago. (Ver procedimiento de pago). Solicita inicien con la obra en la fecha estipulada en el contrato. Integra garantías al expediente.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 54

Patronato de la UAN

FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4 11

PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública

AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública

RESPONSABLE ACT. NUM.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO

ASESOR DE OBRA PÚBLICA

14

Registra en Bitácora de Obra el inicio y la evolución de la misma, lleva a cabo Estimaciones (O y C) y solicita a la Coordinadora Administrativa realizar pagos parciales durante su proceso en base a ellas. (ver procedimiento de pago). Integra original de las estimaciones al expediente y la copia a la Coord. Admva. Archiva Bitácora temporalmente.

� Bitácora de Obra

� Estimacio- nes

15 Recibe la obra terminada y revisa que la obra física cumpla con las especificaciones técnicas descritas en el Proyecto Ejecutivo y con su funcionamiento.

16 NO CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS NI CON SU FUNCIONAMIENTO. Solicita al contratista que realice las modificaciones necesarias y se apegue a las especificaciones técnicas descritas en el Proyecto Ejecutivo. Conecta con la actividad no. 15

17 CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y CON SU FUNCIONAMIENTO. Revisa si existen excedentes significativos a través del análisis de los “Cuadros Comparativos, Generadores de Obra y Ánalisis de Precios Unitarios”.

� Cuadros

Comparati- vos

� Generado- res de Obra

� Precios Unitarios.

NO EXISTEN EXCEDENTES

SIGNIFICATIVOS. Conecta con la actividad no. 21

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 55

Patronato de la UAN

FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5 11

PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública

AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública

RESPONSABLE ACT. NUM.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO

ASESOR DE OBRA PÚBLICA

18 Analiza si los conceptos plasmados fueron autorizados conforme a la Bitácora de Obra.

19 NO ESTÁ AUTORIZADO CONFORME A BITÁCORA Comunica al contratista que solo se autorizarán los conceptos establecidos en el contrato y en la Bitácora de Obra. Conecta con la actividad no. 21.

20

ESTÁ AUTORIZADO CONFORME A BITÁCORA Solicita y obtiene autorización del presupueto para realizar el pago del excedente mediante sesión de Junta de Gobierno con la copia del Acta de Sesión. (Ver procedimiento de Atención de Solicitudes de Programas y/o Proyectos).

� Acta de Sesión

21 Hace estimación final y recibe del contratista factura y recibo amparando el costo total de la obra. Integra al expediente los cuadros comparativos, los generadores de obra y los precios unitarios.

� Estimación final

� Factura � Recibo

22 Hace constar la entrega satisfactoria de la obra pública mediante Acta de Entrega-Recepción en donde firman miembros del Patronato y el contratista. Entrega factura a la Coordinadora Administrativa y solicita realice el pago total. (ver procedimiento de pago). Entrega copia del Acta al contratista e integra la original de la misma junto con la estimación final y el recibo al expediente.

� Acta de Entrega-Recepción

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 56

Patronato de la UAN

FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6 11

PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública

AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública

RESPONSABLE ACT. NUM.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO

ASESOR DE OBRA PÚBLICA

NOTA. Las firmas que deben de llevar las Actas de Entrega – Recepción y el acuse de recibido están descritas en las normas de operación.

23 Realiza entrega de obra al Órgano Usuario de la UAN mediante Acta de Entrega – Recepción (2O) y acuse de recibido (3O) debidamente firmados. Integra un original del Acta de Entrega y del Acuse de Recibo al expediente. Entrega las segundas originales a la Secretaría de Administración y Finanzas de la UAN y un original del Acuse de Recibido al Órgano Usuario. TERMINA PROCEDIMIENTO.

� Acta de Entrega-Recepción

� Acuse de recibido

ES MAYOR DE 37,645 SALARIOS MÍNIMOS. Conecta con la actividad no. 41

24

NO ES MAYOR DE 37,645 SALARIOS MÍNIMOS. Determina que la forma de realizar la adjudicación sea a través de una invitación a cuando menos 3 contratistas.

25 Define la Convocatoria, Invitación y “Bases de Licitación a cuando menos tres Contratistas” (4O) en base a las características de la obra y a los requisitos marcados en la Ley de Obra Pública en el art. 25. Elije contratistas, les envía invitación y revisa si se encuentran registrados en el Padrón de Contratistas. Archiva invitación en expediente.

� Convocato ria

� Invitación

� Bases de Licitación

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 57

Patronato de la UAN

FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7 11

PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública

AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública

RESPONSABLE ACT. NUM.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO

ASESOR DE OBRA PÚBLICA

26

NO ESTÁN REGISTRADOS EN EL PADRÓN DE CONTRATISTAS. Entrega al contratista formato para que se registre en el padrón de contratistas y solicita anexe documentación soporte descrita en el formato. Recibe del contratista formtao requisitado y documentos. Emite oficio (2O) asignando número de contratista y se lo entrega al mismo. Archiva en el Padrón de Contratistas los requisitos y el oficio de asignación. Conecta con la actividad no. 27.

� Registro de Padrón de Contratistas

� Documentos (requisitos)

� Oficio de

Asignación

27 ESTÁN REGISTRADOS EN EL PADRÓN DE CONTRATISTAS. Recibe de los contratistas fichas de depósito por la compra de las bases y convocatoria, se les entrega y emite mediante la Auxiliar Administrativa recibos de pago como comprobante del mismo. Integra al archivo de la contabilidad las fichas de depósito y una copia de los recibos de pago y al expediente originales de la convocatoria, de las bases de invitación y copia de los recibos de pago.

� Fichas de

depósito

� Recibos de pago

28 Realiza visita de obra verificando físicamente el lugar en donde se llevará a cabo la misma y solicita a los convocados presenten las dudas al área técnica para que prepare las respuestas y darlas a conocer en la Junta de Aclaraciones.

� Dudas

29 Lleva a cabo Junta de Aclaraciones con los contratistas y demás personas que acudan, resuelve todas sus dudas. Levanta Acta de Junta de Aclaraciones y ..

� Acta de Aclaraciones

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 58

Patronato de la UAN

FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

8 11

PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública

AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública

RESPONSABLE ACT. NUM.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO

ASESOR DE OBRA PÚBLICA

…distribuye las copias necesarias según el no. de asistentes. Integra Acta y dudas en expediente.

30 Verifica si se presentaron el mínimo de contratistas antes de iniciar con la Reunión de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica.

31

NO SE PRESENTARON EL MÍNIMO DE CONTRATISTAS. Emite Acta de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica declarando desierta la Invitación de cuando menos tres contratistas. Distribuye copias entre los asistentes e integra original al expediente, mismo que archiva definitivamente. Conecta con la actividad no. 25.

� Acta de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica

32

SE PRESENTARON EL MÍNIMO DE CONTRATISTAS. Lleva a cabo reunión de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica y verifica que cumplan con la documentación requerida establecidas en la convocatoria, bases de licitación y ley de la materia.

� Propuestas Técnicas

� Propuestas Económicas

33

NO CUMPLEN CON LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA Emite Acta de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica declarando desierta la Invitación de cuando menos tres contratistas. Distribuye copias entre los asistentes e integra original junto con las propuestas al expediente, mismo que archiva definitivamente. Conecta con la actividad no. 25.

� Acta de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 59

Patronato de la UAN

FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 9 11

PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública

AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública

RESPONSABLE ACT. NUM.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO

ASESOR DE OBRA PÚBLICA

34

CUMPLEN CON LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA Lleva a cabo el análisis detallado de las propuestas técnicas de los contratistas. Emite Dictamen Técnico de resultados del análisis y lo integra al expediente.

� Dictamen Técnico

35 Lleva a cabo reunión de Dictamen Técnico y Apertura Económica, lee el dictamen y verifica si cumplen con los requerimientos económicos (cuantitativos) establecidos en la convocatoria, bases de licitación y ley de la materia.

36

NO CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS Emite Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica declarando desierta la Invitación de cuando menos tres contratistas. Distribuye copias entre los asistentes e integra original junto con las propuestas al expediente, mismo que archiva definitivamente. Conecta con la actividad no. 25.

� Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica

37

CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS Revisa las propuestas económicas y verifican que cumplan con los requerimientos económicos (cualitativos) establecidos en la convocatoria, bases de licitación y ley de la materia.

38

NO CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS Emite Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica declarando desierta la Invitación de cuando menos tres Contratistas.

� Acta de Dictamen Técnico y Apertura Económica

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 60

Patronato de la UAN

FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 10 11

PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública

AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública

RESPONSABLE ACT. NUM.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO

ASESOR DE OBRA PÚBLICA

Distribuye copias entre los asistentes e integra original junto con las propuestas al expediente, mismo que archiva definitivamente. Conecta con la actividad no. 25.

39 Lleva a cabo análisis detallado de las propuestas económicas de los contratistas. Emite Dictamen de Resultados del análisis económico.

40 Lleva a cabo reunión de Dictamen Económico y Fallo, lee el dictamen económico y Emite fallo mediante Acta de Dictamen Económico y Fallo donde se indica al contratista que se le adjudicará la obra o el servicio, razón de la invitación. Distribuye copias entre los asistentes e integra original junto con las propuestas al expediente, mismo que archiva definitivamente. Conecta con la actividad no. 6

� Acta de Dictamen Económico y Fallo

41 Define Convocatoria y Bases de Licitación Pública (O y 3C) en base a las características de los bienes y/o servicios y a los requisitos marcados en la Ley de Adq. Art. 40

� Bases de Licitación

� Convocato ria

42

Solicita mediante oficio (O y 3C) la publicación de la Convocatoria en el Periódico Oficial, en un Periódico Estatal y a uno de distribución Nacional. Espera ver respuesta de mínimo dos contratistas.

� Oficio de Solicitud

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 61

Patronato de la UAN

FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

11 11

PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública

AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública

RESPONSABLE ACT. NUM.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO

ASESOR DE OBRA PÚBLICA

43

NO HUBO RESPUESTA DE MÍNIMO DOS CONTRATISTAS Emite Acta declarando desierta la Licitación Pública a cuando menos dos contratistas. Distribuye copias entre los asistentes e integra original al expediente, mismo que archiva definitivamente. Conecta con la actividad no. 41.

� Acta de Declaración

44 HUBO RESPUESTA DE MÍNIMO DOS CONTRATISTAS Recibe ficha de depósito de banco como pago por la compra de las bases y emite recibo de pago a través de la Auxiliar Administrativo. Entrega original del recibo de pago a los contratistas junto con las Bases de Licitación, integra al archivo de contabilidad fichas de pago y copia de los recibos de pago y al expediente le integra copias de los recibos de pago. Conecta con la actividad no. 29.

� Fichas de depósito

� Recibos de pago

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 62

Patronato de la UAN

DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

1 11

ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública

PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública

ASESOR DE OBRA PÚBLICA

I N I C I A

Recibe de la Coordinadora Administrativa, Acta de Sesión aprobada Seguimiento de Acuerdos y

Certificado de Tesorería en donde están solicitando que se realice la Obra Pública.

A

1

1C

Acta de Sesión

Se reúne con el Órgano Usuario, le solicita y recibe de el, el Proyecto Ejecutivo. Revisa que el proyecto cumpla con los requisitos descritos en las normas de operación. Empieza a integrar

expediente.

2

Solicita y recibe presupuestos de cuando menos tres contratistas, analiza si los montos son de 4,445 salarios mínimos vigentes o menos?

4

3OPresupuestos

SI

Expediente

Expediente

1CCertificado de Tesorería

¿CUMPLE CON LOS REQUISITOS DESCRITOS?

Solicita y recibe de la Coord. Admva. recurso para complementar el expediente técnico y realiza las

acciones necesarias para obtenerlo.

3

Expediente

NO

Proyecto Ejecutivo

Proyecto Ejecutivo

Proyecto Ejecutivo

1

1

1CSeguimiento de Acuerdos

1CCertificado de Tesorería

1CActa de Sesión

1CSeguimiento de Acuerdos

¿SON DE 4,445 SALARIOS MÍNIMOS O MENOS?

SI

2NO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 63

Patronato de la UAN

3OPresupuestos

2O

DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

2 11

ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública

PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública

ASESOR DE OBRA PÚBLICA

Analiza los presupuestos, emite Dictamen de Adjudicación Directa , eligiendo al contratista que

haya otorgado el mejor precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás

circunstancias pertinentes. Turna Dictamen a la Coord. Admva.

A

5

Recibe al contratista y verifica si se encuentra registrado en el padrón de contratistas.

8

¿SE PRESENTÓ?

B

3OPresupuestos

Expediente

3OPresupuestos

1O

Dictamen de Adjudicación

Directa

Expediente

NO

Coord. Admva.

Emite Oficio informándole al contratista que le fue adjudicada la obra solicitándole se presente en las instalaciones de la Coordinación Administrativa del Patronato en los próximos 10 días naturales a

firmar contrato.

6

Expediente

3, 15

Adjudica la obra a la segunda propuesta más solvente.

¿ESTÁ REGISTRADO EN EL PADRÓN

DE CONTRATISTAS

?

Entrega al contratista formato para que se registre en el padrón de contratistas y solicita anexe

documentación descrita en el formato. Recibe de contratistas formato requisitado y doctos. emite

oficio asignando no. de contratista.

9

NO

2O

1OOficio

Documentos (requisitos)

Registro de Padrón de Contratistas

Contratistas

4

SI

SI

7

3

Expediente

OOficio Contratistas

Expediente

1COficio

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 64

Patronato de la UAN

Factura de anticipo

1CEstimaciones

DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

3 11

ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública

PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública

ASESOR DE OBRA PÚBLICA

B

Analizan requerimientos llegando a un acuerdo, elabora Contrato, le solicita lo firme y se lo entrega, pide entregue garantías en el tiempo

establecido.

10

1OContrato

Recibe Garantías y Factura del contratista solicitando anticipo y verifica que se encuentren

elaboradas correctamente.

11

¿ESTÁN ELABORADAS CORRECTA-MENTE?

5Entrega la factura del anticipo a la Coordinadora Administrativa y le solicita realice el pago del anticipo al contratista. (ver procedimiento de pago). Solicita inicien con la obra en la fecha

estipulada en el contrato.

13

SI

C

Contratistas Expediente

Expediente3O

Garantías

3O

Garantías

Expediente

Regresa garantías y/o factura al contratista y solicita realizar modificaciones a las mismas.

NO

12

3OGarantias

Factura de anticipo

Factura de anticipo

4

Coord. Admva.

Registra en Bitácora de Obra el inicio y la evolución de la misma, lleva a cabo estimaciones

y solicita a la Coord. Admva. realizar pagos parciales durante su proceso en base a ellas. (ver

procedimiento de pago).

14

Bitácora de Obra Expediente

T

OEstimaciones

Coord. Admva.

5

1OContrato

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 65

Patronato de la UAN

DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

4 11

ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública

PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública

ASESOR DE OBRA PÚBLICA

C

¿CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y CON SU FUNCIONAMIENTO?

Solicita al contratista que realice las modificaciones necesarias y se apegue a las especificaciones técnicas descritas en el

Proyecto Ejecutivo.

16

Expediente

NO

6

Recibe la obra terminada y revisa que la obra física cumpla con las especificación técnicas descritas en el Proyecto Ejecutivo y con su

funcionamiento.

6

Expediente

15

¿EXISTEN EXCEDENTES

SIGNIFICATIVOS?7

Revisa si existen excedentes significativos a través del análisis de los “cuadros Comparativos, Generadores de Obra y el Análisis de Precios

Unitarios”.

SI

Expediente

17

Análisis de precios unitarios

Generadores de obra

Cuadros comparativos

NO

D

Analiza si los conceptos fueron autorizados conforme a la Bitácora de Obra

SI

18

Expediente

Análisis de precios unitarios

Generadores de obra

Cuadros comparativos

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 66

Patronato de la UAN

1C

Acta de Sesión

Expediente

DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

5 11

ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública

PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública

ASESOR DE OBRA PÚBLICA

D

Solicita y obtiene autorización de presupuesto para realizar el pago del excedente mediante

sesión de Junta de Gobierno. (ver procedimiento “Atención de Solicitudes de Programas y/o

Proyectos”)

20

¿AUTORIZADO CONFORME A BITÁCORA

Expediente

Análisis de precios unitarios

Generadores de obra

Cuadros comparativos

8

SI

Análisis de precios unitariosRecibo

Hace Estimación Final y recibe del contratista Factura y Recibo amparando el costo total de la

obra.

21

Expediente

Generadores de obra

Cuadros comparativos

Factura

Estimación Final

7,8

Comunica al contratista que solo autorizará los conceptos

establecidos en el contrato y la bitácora de obra.

NO

Análisis de precios unitarios

Generadores de obra

Cuadros comparativos

19

Recibo

Estimación final

Hace constar la entrega satisfactoria de la obra mediante Acta Entrega-.Recepción en donde firman miembros del Patronato y el contratista.

Entrega factura a la Coord. Admva., solicita realice el pago total al contratista. (ver procedimiento de

pago).

22

1CActa Entrega-Recepción

Contratista1O

Acta Entrega-Recepción

Factura Coord. Admva.

Expediente

E

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 67

Patronato de la UAN

Las firmas que deben de llevar las Actas de Entrega - Recepción y el acuse de recibido están

descritas en las normas de operación.

Realiza entrega de obra al órgano usuario de la UAN mediante Acta de Entrega-Recepción y acuse de recibido debidamente firmados.

23

2OActa Entrega-Recepción

S. de A. F. de la UAN2O

Acuse de Recibido

3OAcuse de Recibido

Órgano Ususario

1OActa Entrega-Recepción

1OAcuse de Recibido

Expediente

T E R M I N A

DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

6 11

ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública

PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública

ASESOR DE OBRA PÚBLICA

E

F

2

¿ES MAYOR DE 37,645 SALARIOS MÍNIMOS?

Determina que la forma de realizar la adjudicación sea a través de una invitación a cuando menos 3

Contratistas.

24

3OPresupuestos

Expediente

No

9Si

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 68

Patronato de la UAN

3O

Invitación

3O

Invitación

DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

7 11

ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública

PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública

ASESOR DE OBRA PÚBLICA

F

Define la Convocatoria, Invitación y “Bases de licitación a cuando menos tres Contratistas” en base a las

características de la obra y a los requisitos marcados en la Ley de Obra Pública en el art. 25. Elije contratistas y

revisa si se encuentran registrados en el padrón.

25

Expediente

Contratistas

Recibe de los contratistas “Fichas de Depósito” por la compra de las bases y convocatoria, se les entrega y emite mediante la Auxiliar Administrativo “Recibos de Pago” como comprobante del mismo.

27

Expediente

Realiza visita de obra verificando físicamente el lugar en donde se llevará a cabo la misma y

solicita a los convocados presenten las dudas al área técnica para que prepare las repuestas y darlas a conocer en la junta de aclaraciones

28

Expediente

Contabilidad

Dudas

G

SI

¿ESTÁN REGISTRA-DOS EN EL PADRÓN?

Entrega al contratisas formato para que se registre en el padrón de contratistas y solicita anexe documentación descrita en el formato.

Recibe de ellos formato requisitado y documentos. Asigna no. de contratista

mediante oficio.

NO

10

26

10

2O

1OOficio

Documentos (requisitos)

Registro de Padrón de Contratistas

Contratistas

4O

Convocatoria

4O

Bases de Licitación

3O

Convocatoria

3O

Bases de Invitación

ORecibos de Pagos

4O

Convocatoria

4O

Bases de Licitación

Expediente

1O

Convocatoria

1O

Bases de Licitación

3C

3CRecibos de Pagos

Fichas de Deposito

11, 12,13, 14 y 15

O

Invitación

Contratistas

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 69

Patronato de la UAN

DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

8 11

ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública

PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública

ASESOR DE OBRA PÚBLICA

G

Lleva a cabo Junta de Aclaraciones con los contratistas y demás personas que acudan y

resuelve todas sus dudas. Levanta Acta de Junta de Aclaraciones y distribuye las copias necesarias

según número de asistentes.

29

Expediente

O

Acta Aclaraciones

DudasC

Actas de Aclaraciones Asistentes

Lleva a cabo reunión de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica y verifica que cumplan con la documentación requerida establecidas en la Convocatoria, Bases de Invitación y Ley de la

Materia.

32

Verifica si se presentaron el mínimo de Contratistas antes de iniciar con la Reunión de Recepción de Propuestas y Apertura Técnica.

30

¿SE PRESENTARON EL MÍNIMO DE CONTRATISTAS

?

Emite “Acta” declarando desierta la licitación (Invitación a cuando menos

tres contratistas).

11

1C

Acta de O Recep. de Pro. y Apertura Técnica

Expediente

31

NO

SI

¿CUMPLEN CON LA

DOCUMENTA-CIÓN

REQUERIDA?

33

NO

SI

Expediente

H

Asistentes

Emite “Acta” declarando desierta la licitación (Invitación a cuando menos

tres contratistas).

12

Expediente

Asistentes

Propuestas Económica

Propuestas Técnica

Expediente

Propuestas Económicas

Propuestas Técnica

1C Acta de Recep. de Pro. y Apertura Técnica

Acta de O Recep. de Pro. y Apertura Técnica

17

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 70

Patronato de la UAN

DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

9 11

ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública

PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública

ASESOR DE OBRA PÚBLICA

H

Lleva a cabo análisis detallado de las propuestas técnicas de los cotratistas. Emiten Dictamen

Técnico de resultado del análisis.

34

Revisa las propuestas económicas y verifican que cumplan con los requerimientos económicos (cualitativas) establecidos en la convocatoria,

bases de licitación y ley de la materia.

37

Lleva a cabo reunión de Dictamen Técnico y Apertura Económica, lee el dictamen técnico y verifica si cumplen con los requerimientos económicos (cuantitativa) establecidos en la convocatoria, bases de licitación y ley de la

materia.

35

¿CUMPLEN CON LOS

REQUERIMIEN-TOS

ECONÓMICOS?

NO

SI

¿CUMPLEN CON LOS

REQUERIMIEN-TOS

ECONÓMICOS?

NO

SI

Expediente

I

ODictamen Técnico

Expediente

33

Propuestas Económica

Propuestas Técnica

Propuestas Económica

Propuestas Técnica

36

Emite “Acta” declarando desierta la licitación (Invitación a cuando menos 3

cotratistas).

13

Expediente

Asistentes

Propuestas Económicas

Propuestas Técnica

1C Acta de Dictamen Téc. y Apert. Económ.

Acta de O Dictamen Téc. y Apert. Económ.

3338

Emite “Acta” declarando desierta la licitación (Invitación a cuando menos 3

contratistas).

14

Expediente

Asistentes

Propuestas Económicas

Propuestas Técnica

1C Acta de Dictamen Téc. y Apert. Económ.

Acta de O Dictamen Téc. y Apert. Económ.

Expediente

Propuestas Económica

Propuestas Técnica

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 71

Patronato de la UAN

DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

10 11

ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública

PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública

ASESOR DE OBRA PÚBLICA

I

Lleva a cabo análisis detallado de las propuestas económicas de los contratistas. Emite Dictamen

de resultado del análisis económico.

39

Propuestas Económica

Propuestas Técnica

ODictamen Económico

Expediente

Lleva a cabo reunión de Dictamen Económico y Fallo, lee el dictamen económico y Emite fallo

mediante acta donde se indica al contratista que se le adjudicará la obra o el servicio, razón de la

invitación.

40

Propuestas Económica

Propuestas Técnica

Expediente

15

Acta de C Dictamen Econ. y

Fallo Asistentes

9

Define Convocatoria y Bases de Licitación Pública en base a las características de los bienes y/o

servicios y a los requisitos marcados en la Ley de Adq. Art. 40

41

Expediente

3C

Convocatoria

3CBases de

Licitación Pública OConvocatoria

OBases de

Licitación Pública

16

J

Acta de O Dictamen Econ. y

Fallo

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 72

Patronato de la UAN

3CBases de

Licitación Pública

3CBases de

Licitación Pública

DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

11 11

ÁREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Asesoría de Obra Pública

PROCEDIMIENTO: Licitación de Obra Pública

ASESOR DE OBRA PÚBLICA

Solicita mediante oficio la publicación de la Convocatoria en el Periódico Oficial, en un

Periódico Estatal y a uno de distribución Nacional. Espera ver si hubo respuesta de mínimo dos

contratistas.

42

¿HUBO RESPUESTA DE MÍNIMOS DOS CONTRATISTAS

?

Recibe Ficha de Deposito de banco como pago por la compra de las bases y emite recibo de pago

a través de la Coordinación Administrativa.

44

NO

Periodicos

Expediente

Expediente

3CConvocatoria O

Convocatoria

OBases de

Licitación Pública

3COficio de solicitud

OOficio de solicitud

Emite “Acta” declarando desierta la licitación (Invitación a cuando menos 2

contratistas).

16

1C

OActa de

Declaración Expediente

43

Asistentes

SI

17

ContratistasContabilidadO

Recibos de Pagos

2C

1CRecibos de

Pago

Fichas de Depósito

J

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 73

Patronato de la UAN

DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

II.1. 5 “Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc.”

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 74

Patronato de la UAN

Nombre del Procedimiento: Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc. Objetivo del Procedimiento: Realizar los pagos de facturas, nóminas, recibos de honorarios, etc. recibidos por la Coordinación Administratica del Patronato de la UAN como retribución por un bien y/o servicios recibidos en beneficio de la Universidad Autónoma de Nayarit. Normas de Operación: � El recurso se encuentra distribuido en tres cuentas de Instituciones Bancarias de

la siguiente manera: o Banamex, para efectuar pagos sobre gastos administrativos o Bancomer, para efectuar pagos sobre obra pública. o Santander, para efectuar pagos sobre bienes y servicios.

� Los otros servicios pueden ser: o Agua o Luz o Teléfono o IMSS o Etc.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 75

Patronato de la UAN

FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1 2

PROCEDIMIENTO: Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc. AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Coordinación Administrativa

RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O

DOCUMENTO

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

1

I N I C I A PROCEDIMIENTO Recibe de la Coordinadora Administrativa indicaciones de realizar pagos junto con sus respectivos soportes documentales como los pueden ser las facturas, nóminas, recibos de honorarios u otros.

� Soporte

documental

2 Elaborar cheque y poliza de cheque (O y 2C), antefirma la póliza y los turna a la Coordinadora Administrativa para su revisión y autorización.

� Cheque � Póliza de

cheque

COORDINADORA ADMINISTRATIVA

3 Recibe documentos y revisa si están elaborados correctamente.

4

NO ESTÁN CORRECTAMENTE ELABORADOS Señala modificación a realizar y devuelve documentos para su corrección. Conecta con la actividad no. 2.

5

ESTÁN CORRECTAMENTE ELABORADOS Antefirma póliza de cheques y la envía junto con el cheque al Presidente y al Tesorero del Patronato de la UAN para su revisión y autorización.

PRESIDENTE Y TESORERO

6 Reciben documentos, revisan si están correctamente aplicados los recursos y correctamente elaborados los documentos.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 76

Patronato de la UAN

FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2 2

PROCEDIMIENTO: Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc. AREA: Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

DEPARTAMENTO: Coordinación Administrativa

RESPONSABLE ACT. NUM.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO

PRESIDENTE Y TESORERO

7

NO ESTÁN BIEN APLICADOS LOS RECURSOS Y LOS DOCUMENTOS ELABORADOS INCORRECTAMENTE. Realiza observaciones y regresa documentos para que lleven a cabo las modificaciones pertinentes. Conecta con la actividad no. 2.

8 ESTÁN BIEN APLICADOS LOS RECURSOS Y LOS DOCUMENTOS ELABORADOS CORRECTAMENTE. Firman cheque y lo regresan junto con la póliza de cheques a la Coordinadora Administrativa.

COORDINADORA ADMINISTRATIVA

9 Recibe documentos y los turna a la Auxiliar Administrativo para que realice el pago requerido.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

10 Recibe documentos, realiza pago y registra datos en el formato “Control de cheques”. Distribuye los documentos de la siguiente manera: � Cheque y 1era. copia de la póliza –

Proveedor o contratista. � Original de la póliza de cheques y soporte

documental – Contablidad. � 2da. copia de la póliza al expediente. � Control de cheques – Coordinadora

Administrativa.

� Control de cheques

NOTA: EL formato de Control de Cheques se entregará de manera mensual a la Coordinadora Administrativa.

TERMINA PROCEDIMIENTO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 77

Patronato de la UAN

DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

1 3

ÁREA: Coordinación Administrativa DEPARTAMENTO: Coordinación Administrativa

PROCEDIMIENTO: Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc.

I N I C I A

Recibe de la Coordinadora Administrativa indicaciones de realizar pagos juntos con sus

respectivos soportes (factura, nómina, recibo de honorarios u otros).

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

1

Soporte documental

Elabora cheque y póliza de cheques. Antefirma la póliza y los turna a la Coordinadora Administrativa

para su revisión y autorización.

A

COORDINADORA ADMINISTRATIVA

2

Recibe documentos y revisa si están elaborados correctamente.

3

Señala modificaciones a realizar y devuelve

documentos.

¿Están correctamente elaborado?

No

Si

4

1

1,2

Soporte documental

2C1C

Soporte documental

2C1C

OPóliza de cheque

OPóliza de cheque

Cheque

Soporte documental

2C1C

OPóliza de cheque

Cheque

Cheque

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 78

Patronato de la UAN

DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

2 3

ÁREA: Coordinación Administrativa DEPARTAMENTO: Coordinación Administrativa

PROCEDIMIENTO: Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

A

COORDINADORA ADMINISTRATIVA

Antefirma póliza y la envía junto con el cheque al Presidente y al Tesorero del Patronato para su

revisión y autorización.

Reciben documentos, revisan si están correctamente aplicados los recursos y

correctamente elaborados los documentos.

PRESIDENTE Y TESORERO

B

5

6

Realiza observaciones y regresa documentos para que lleven a cabo las

modificaciones pertinentes.

¿Están correctamente aplicado los recursos y

elaborados correctamente?

No

Si

7

2Soporte

documental

1C Póliza de cheque

Cheque

Soporte documental

2C1C

OPóliza de cheque

Cheque

Soporte documental

2C1C

OPóliza de cheque

Cheque

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 79

Patronato de la UAN

DIAGRAMA DE FLUJOFECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE

3 3

ÁREA: Coordinación Administrativa DEPARTAMENTO: Coordinación Administrativa

PROCEDIMIENTO: Pago de Facturas, Nóminas, Recibos de Honorarios, etc.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

B

COORDINADORA ADMINISTRATIVA

Firman cheque y lo regresan junto con la póliza de cheques y el soporte el soporte documental a la

Coordinadora Administrativa.

Recibe documentos y los turna a la Auxiliar Administrativo para que realice el pago requerido.

COORDINADORA ADMINISTRATIVA

Recibe documentos, realiza pago y registra datos en el formato de “Control de Cheques”.

T E R M I N A

8

9

10

El formato de Control de Cheques se entregará de manera mensual a la Coord. Administrativa.

Coord. Admva.

Soporte documental

OPóliza de cheque

1CPóliza de cheque

ChequeProveedores

Contabilidad

Soporte documental

2C1C

OPóliza de cheque

Cheque

Soporte documental

2C1C

OPóliza de cheque

Cheque

2CPóliza de cheque

Control de Cheques

Expediente

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 80

Patronato de la UAN

III. FORMATOS Y GUÍAS DE LLENADO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 81

Patronato de la UAN

SOLICITUD DE COTIZACIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 82

Patronato de la UAN

GUÍA DE LLENADO DE LA SOLICITUD DE COTIZACIÓN

1. Anotar el nombre o razón social del Proveedor al cual se le está requiriendo la

cotización.

2. Anotar el nombre de la persona a quién se le deberá de dirigir la solicitud de cotización.

3. Deberá de anotar el área de la Universidad Autónoma de Nayarit que está solicitando los bienes y/o servicios.

4. Anotar el número de teléfono al cual se le podrá localizar al proveedor.

5. Deberá de anotar el nombre de la Coordinadora Administrativa del Patronato de la UAN a la cual debe ser dirigida la cotización.

6. Deberá anotar con números consecutivos los diferentes artículos que se solicitarán y se harán en orden de aparición.

7. Deberá anotar las especificaciones técnicas de los bienes que se desea adquirir.

8. Deberá anotar la cantidad de artículos de las mismas especificaciones que se desea adquiri. A partir de este punto lo deberá de llenar el proveedor.

9. Deberá de anotar el precio unitario por cada tipo de artículo sin IVA.

10. Deberá de anotar el IVA que causa por cada tipo de articulo (precio unitario).

11. Deberá de anotar el costo total de los artículos anotados en la misma fila con todo y el IVA.

12, 13, 14 y 15. Deberá de anotarse la suma de todas y cada una de las columnas para identificar el costo total de los bienes y/o servicios solicitados.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 83

Patronato de la UAN

SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN AL PADRÓN DE PROVEEDORES DE BIENES Y/O

SERVICIOS Y SU GUÍA DE LLENADO.

Nombre, Denominación o Razón Social del Solicitante

R.F.C. CURP

Domicilio, Calle y Número

Colonia Municipio CP Ciudad Estado

Teléfono Fax E-MAIL

Nombre teléfono del Representante de Ventas

Nombre teléfono del Representante de Legal

No. de la Escritura Publica en la que consta Fecha Su Acta Constitutiva

No. de Tomo No. de Fojas Nombre, Número y lugar del Notario Público ante el cual se dio fe de la misma

Giro comercial (describa brevemente su actividad preponderante)

Anteriormente ha sido proveedor de la Universidad: Si No De ser afirmativo cuantos años de antigüedad

DOCUMENTOS QUE SE ANEXAN

1. Acta constitutiva/Acta de nacimiento 2. Poder General o especial para Actos de

Administración o de Dominio del representante legal (Personas Físicas: solo en caso de tenerlo)

3. Alta ante la S.H.C.P. (R-1 inicial y cedula) incluyendo modificaciones

4. Listado de productos y/o servicios (genéricos)

5. Declaración Anual (ISR) y parciales, al momento solicitar su inscripción o renovación

6. Identificación Oficial vigente

No. Expediente COMITÉ DE ADQUISICIONES DEL PATRONATO Solicitud de inscripción al padrón de proveedores de bienes y servicios Clave Proveedor

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 84

Patronato de la UAN

Nota: El presentar este formato como solicitud de inscripción al padrón de proveedores de bienes y servicios del Patronato Administrador del Impuesto Adicional del 10% destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit, no implica la aceptación del mismo. Manifiesto bajo protesta de decir verdad, que los datos contenidos en el presente formato son verídicos y autorizo al Comité de Adquisiciones del Patronato Administrador del Impuesto Adicional del 10% destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit para que lleve a cabo su verificación. Igualmente declaro, que ni el suscrito, ni la persona o empresa que represento tenemos alguna relación con grupos u organizaciones vinculadas con actividades ilícitas, ni estar en alguno de los supuestos del Art. 34 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Almacenes del Estado de Nayarit. Así mismo me obligo a informar oportunamente al Comité de Adquisiciones del Patronato Administrador del Impuesto Adicional del 10% destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit cualquier cambio que hubiera en los datos generales de mi representada o en los supuestos de la ley anteriormente descritos.

Sello de la Empresa

Sello del Comité de Adquisiciones

Firma y Fecha del Propietario o Representante Legal

PATRONATO PARA ADMINISTRAR EL IMPUESTO ADICIONAL DEL 10% DESTINADO A LA UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NAYARIT COMITÉ DE ADQUISICIONES Solicitud de inscripción al padrón de proveedores de bienes y servicios

INFORMACIÓN GENERAL La inscripción es totalmente gratuita ¿Cómo realizar el trámite para pertenecer al padrón de proveedores?

1. Llenar la solicitud registrando los datos en los apartados correspondientes (no deberá contener teléfonos celulares ni radio localizadores)

2. Presentar la solicitud en 2 tantos 3. Anexar los documentos correspondientes a:

• Persona física • Persona Moral/jurídica

4. Presentar o en su caso enviar por algún servicio de paquetería a las oficinas del Patronato

Administrador del Impuesto Adicional del 10% destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit, ubicadas en:

Bilbao No. 8-A ALTOS

Ciudad del Valle Tepic, Nayarit CP 63157

Teléfono: 01 311 214 38 98 Para conservar su registro es indispensable renovarlo anualmente antes del 1 de abril de cada año, con el siguiente documento:

• Copia de la declaración anual de impuestos del ejercicio anterior (ISR) y parciales

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 85

Patronato de la UAN

En el momento en que ocurra deberá avisar con una carta membretada de la empresa, informándonos:

1. Cambio de domicilio ante la S.H.C.P. (presentando copia del aviso) 2. Modificaciones al acta constitutiva (incremento o disminución de actividades, cambio de poder

y/o representante legal de la empresa (presentando copia certificada) 3. Cambio de teléfonos 4. Cambio de representante de ventas

“El no dar aviso” de cualquier modificación a sus datos de proveedor es motivo de Suspensión y/o Baja definitiva en el Padrón de Proveedores. PUNTOS RELEVANTES EN LA EVALUACIÓN PARA LA CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES

A. Contar con la infraestructura de acuerdo a las actividades señaladas en la documentación B. Contar con experiencia comprobable a través de la presentación de documentos C. Contar con instalaciones de acuerdo a las actividades señaladas documentación (oficinas,

bodegas, exhibidores, etc.)

Atentamente

L.C. Maria Esther Fránquez Partida Coordinadora Administrativa del Patronato Administrador

del Impuesto Adicional del 10% destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 86

Patronato de la UAN

RELACIÓN DE PROPUESTAS PARA PRESENTAR EN SESIÓN DE PATRONATO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 87

Patronato de la UAN

GUÍA DE LLENADO RELACIÓN DE PROPUESTAS PARA PRESENTAR EN SESIONES DE GOBIERNO

1. Deberá anotar el periodo en el cual se presentarán las propuestas enumeradas y si es ordinaria o extraordinaria.

2. Deberá anotar el nombre de la persona a la cual irá dirigida la relación de propuestas.

3. Asignar número de propuesta que se vaya recibiendo, la asignación deberá ser

en orden secuencial.

4. Anotar la fecha en que el Patronato de la UAN recibe la propuesta o solicitud.

5. Deberá de anotar el no. de oficio.

6. Deberá de anotar el nombre de la persona y el cargo de quién está presentando (firmando) la propuesta.

7. Anotar la cantidad que el suscrito solicita para adquirir los bienes, servios y/u

obras públicas en beneficio de la Universidad.

8. Anotar algun comentario que sea necesario y que pueda ayudar para atender y dar respuesta a las propuestas presentadas.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 88

Patronato de la UAN

CERTIFICADO DE TESORERÍA

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 89

Patronato de la UAN

GUÍA DE LLENADO DEL FORMATO DEL CERTIFICADO DE TESORERÍA 1. Deberá de anotar la clave asignada según el año en que se expedirá el

certificado y el número de certificado expedido.

2. Anotar el nombre de la persona en cargada de la Coordinación Administrativa del Patronato de la UAN.

3. Anotar el número de acuerdo que le fue asignado en la relación de

propuestas aprobadas en sesiones de Patronato.

4. Deberá de anotar si la sesión fue ordinaria o extraordinaria.

5, 6 y 7. Anotar el día, el mes y el año en que fue celebrada la sesión de Patronato. 8. Anotar con letra el año en que fue celebrada la Sesión de Patronato. 9. Deberá anotar con números la disponibilidad financiera que se tiene para poder realizar la adquisición de bienes, servicio y obra pública. 10. Deberá anotar con letras la disponibilidad financiera que se tiene para poder realizar la adquisición de bienes, servicio y obra pública. 11. Deberá anotar el bien, servicio u obra pública que fue aprobado en la Sesión de Patronato. 12. Deberá anotar el nombre del Tesorero del Patronato quien será el único que puede firmar el Certificado.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 90

Patronato de la UAN

CONCENTRADO DE ACUERDOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 91

Patronato de la UAN

GUÍA DE LLENADO DEL FORMATO “CONCENTRADO DE ACUERDOS”

1 y 2. Anotar el mes y el año en que se levantaron los acuerdos de las Sesiones de Patronato. 3. Anotar el número de acuerdo que se generó en las Sesiones de Patronato,

además deberán de ser asignados en forma consecutiva. 4. Deberá de anotar el acuerdo al que se llego en las Sesiones de Patronato junto

con las caracteristicas, la cantidad y el periodo de aprobación del mismo.

5. Anotar algún comentario o información que sea necesaria y que pueda ayudar para atender y dar respuesta al acuerdo generado.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 92

Patronato de la UAN

CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OFICIOS RECIBIDOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 93

Patronato de la UAN

GUÍA DE LLENADO DEL FORMATO “CONTROL Y SEGUIMIENTO DE OFICIOS RECIBIDOS”

1. Anotar el periodo en que se recibieron los oficios (los meses).

2. Anotar el año en que se recibieron los oficios. 3. Anotar fecha en que fue expedido el oficio. 4. Anotar la fecha en que fue recibido por la Coordinación Administrativa

del Patronato de la UAN. 5. Anotar el número de oficio con el que fue expedido. 6. Anotar la dependencia o institución de procedencia. 7. Anotar el nombre y cargo de la persona a quien va dirigido el oficio. 8. Anotar la razón u objetivo por la cual fue enviado el oficio registrado. 9. Anotar el nombre y cargo de la persona que emitio el oficio. 10. Anotar el área (fecha y nombre del encargado del área) la cual se

hará cargo de atender la solicitud u objetivo del oficio. 11. La Coordinadora Administrativa deberá plasmar su firma de

revisado para corroborar los tiempos de entrega.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 94

Patronato de la UAN

IV. ANEXOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 95

Patronato de la UAN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 96

Patronato de la UAN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 97

Patronato de la UAN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 98

Patronato de la UAN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 99

Patronato de la UAN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 100

Patronato de la UAN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 101

Patronato de la UAN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 102

Patronato de la UAN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 103

Patronato de la UAN

REQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 104

Patronato de la UAN

FORMATOS GENERADORES

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 105

Patronato de la UAN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 106

Patronato de la UAN

FORMATOS DE CUADROS COMPARATIVOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 107

Patronato de la UAN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 108

Patronato de la UAN

FORMATOS “RECIBO Y ESTADO DE CUENTAS” PRESUPUESTO GENERAL

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 109

Patronato de la UAN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 110

Patronato de la UAN

V. GLOSARIO DE TÉRMINOS

� Actas de Sesión: Son los documentos en donde se registran los acuerdos que

se originan dentro de las Sesiones de Patronato de la UAN llamadas tambien “Junta de Gobierno”.

� Certificado de Tesorería: Es el documento que expide el Tesorero del Patronato para checar el saldo existente en banco y corroborar así que existe el suficiente como para llevar a cabo la compra del bien y/o servicio o la obra pública solicitada.

� Contratista: Es la persona que se le adjudicará la realización de la obra pública. � Coordinación Administrativa: Área administrativa mediante la cual los

miembros del Patronato de la UAN llevan a cabo el cumplimiento de sus atribuciones.

� Cotización: Son los documentos que muestran las caracteristicas físicas y costos

de los bienes y/o servicios solicitados. � Garantía: es un documento qe busca asegurar el cumplimiento de una

obligación, garantiza el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato.

� IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social. � IVA: Impuesto al valor agregado. � Ley de Adquisiciones: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y

Almacenes del Estado de Nayarit.: � Ley de Obra Pública: Ley de Obra Pública del Estado de Nayarit. � Obra Pública: Es la construcción, instalación, conservación, mantenimiento,

reparación y demolición de bienes inmuebles destinados a un servicio público o al uso común.

� Oferente Adjudicado: Es la pesona física o moral a quien se le adjudicará la

compra del bien y/o servicio. � Órgano Usuario: Es representado por la Unidad Académica o área que está

solicitando la adquisición del bien, servicio y obra pública.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 111

Patronato de la UAN

� Patronato de la UAN: Patronato para Administrar el Impuesto Adicional del 10%

destinado a la Universidad Autónoma de Nayarit.

� Presupuesto: Es el documentos que muestras las especificaciones técnicas y costos que se requieren para llevar a cabo una obra pública.

� SAT: Secretaría de Administración Tributaria.

� Sesiones de Patronato: Son las reuniones que los miembros del Patronato de la

UAN llevan a cabo para tomar acuerdos sobre la aprobación de programas y o proyectos a realizar en beneficio de la Universidad Autónoma de Nayarit.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 112

Patronato de la UAN

VI. AUTORIZACIÓN En cumplimiento al Art. 24 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Nayarit se elaboró el presente Manual de Procedimientos para su debida observancia y se aprobó el día xxxxxx

MIEMBROS DEL PATRONATO PARA ADMINISTRAR EL IMPUESTO ADICIONAL DEL 10% DESTINADO A LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE

NAYARIT.

Q.F.B. Leopoldo Romano Morales Presidente

______________________________

C.P. Manuel David Sierra Quintana Tesorero

______________________________

M. en C. Omar Wicab Gutiérrez Secretario

________________________________

M. en C. Xochitl Castellón Fonseca Representante de Escuelas Superiores y

Facultades

______________________________

M. en C. Juan Carlos Plasencia Flores Representante Nivel Medio Superior

_____________________________

M. en C. Porfirio López Lugo Representante del Sector Académico

____________________________

C. Luís Manuel Hernández Escobedo Representante del Sector de

Trabajadores

_____________________________

Lic. Daniel Maldonado Félix Representante Sector Estudiantil

_____________________________

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 113

Patronato de la UAN

SECRETARIA TECNICA

M. A. Adrian Navarrete Méndez

___________________________________

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 114

Patronato de la UAN

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL PATRONATO PARA ADMINISTRAR EL IMPUESTO ADICIONAL DEL 10% DESTINADO A LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA

DE NAYARIT

L.C. María Esther Fránquez Partida

Coordinadora Administrativa

______________________________

Lic. Laura Beatriz García Becerra Asesor Jurídico

______________________________

Arq. David Salvador Alfaro López Asesor de Obra Pública

________________________________

C.P. Francisco Romero Parra Asesor Contable

______________________________

C. Mario Alberto Alvarado Gómez Auxiliar Informático

_____________________________

C. María del Sol Torres Ovalle Auxiliar Administrativo

____________________________

C. Luis Ricardo Aguilar Porta Auxiliar de Servicios

___________________________