MINUTES OF MEETING
MEETING NO.
PLG-M-AL-SM-101Page 11 of 11
DATE OF MEETING
August 07, 2010 JOB NO.
07908
ITEMDESCRIPTION OF DISCUSSIONACTION
BYDATE ACTION
REQUIREDSTATUS
Please see attendent list All Attendent
AB
PEMBUKAANManagement Review Meeting No.101 tanggal 07 August 2010
bertempat di Ruang Meeting 1 site Office ADHI JEPOE JO, dihadiri
oleh : ( Daftar Hadir terlampir ).
Rapat dipimpin oleh Bpk. Hero Birawan selaku GSM PLTU-Lampung (2
x 100MW). Rapat dimulai pukul 09:00 WIB, dengan informasi sebagai
berikut :
1. GSM minta GSI-Civil agar memperhatikan :
a. Turbine Generator : Building
Urgent..! : Buat Surat undangan meeting ke PM PT. DCP (Iwan
Himawan) untuk hari Senin (tanggal 09 Agustus 2010) jam 14.00 wibb.
Switch Yard
Urgent..! : Segera dibuat surat undangan meeting ke PM PT.
Indokomas untuk hari Selasa (tanggal 10 Agustus 2010) jam 10 pagi.
c. Intake Mouth ( Mitra Kerja sudah mulai bekerja, agar di awasi di
lapangan.
d. Pengadaan Subkon Sipil ( GSM menyerahkan kepada Tim Sipil
dengan dibantu oleh Procurement untuk penyelesaian administrasi
kontrak pekerjaan Jetty Head & Turbin Generator.
2. Untuk GSI - M/E : GSM menginformasikan bahwa proses Invoice
GAKA akan disetujui oleh GSM.3. HSE :
GSM akan meluncurkan surat mengenai kebutuhan personil HSE versi
site
GSM juga akan mengajukan surat pengajuan SDM ke Head Office
4. GSM appreciate mengenai proposal kegiatan Ramadhan yang
dibuat oleh rekan-rekan site.5. Untuk pengadaan material maupun
laporan sisa bahan, GSM minta agar masing-masing GSI ikut menanda
tangani.
6. Material Control : Tim Site sangat memerlukan personil
Material Control dalam waktu dekat.
GSM mempunyai rencana untuk mengajak para leader untuk
membicarakan masalah SDM ke management H/O
7. Sisa Bahan :
GSM minta agar tim Procurement menyempatkan waktu untuk
men-sweeping sisa bahan yang ada di site
Sebelum melakukan sweeping, agar tim Procurement membuat IOM
untuk memberitahukan bahwa tim Procurement akan men-sweeping
sisa-sisa bahan yang ada di lapangan.8. Info SMI:a. Switch Yard
:
Menurut Site Manager PT. Indokomas (Pak Bayu), bahwa tanggal
18Agust 10 material sudah meluncur dari Surabaya
PT. Indokomas menginformasikan bahwa ada Anchor Bolt yang putus
(J-Bolt)
( Pak Fahmi minta agar material tersebut segera ditreatment
( Mengenai masalah putusnya Anchor Bolt tersebut, Pak Aber
sedang meneliti penyebabnya( Supply material Anchor Bolt masih
tanggung jawab PT. MAN, akan diminta ke PT. MAN untuk
memperbaikinya.b. Masukan SMI untuk QC & Procurement:( banyak
material yang datang ke site yang masih terbungkus. Untuk itu agar
diadakan inspeksi bersama dengan vendor, sehingga tidak terjadi
kesalahpahaman.
c. SMI mengusulkan untuk mengundang PT. TLM ke site untuk
koordinasi mengenai additional works yang mereka ajukan.( GSM akan
buat surat ke PT. TLM untuk menjelaskan bahwa pengajuan additional
work dari PT. TLM adalah tanggung jawab Head Office.
Review MRM No. 100, Tanggal 31 Juli 2010
1. Pembahasan mengenai buku inovasi yang dibuat oleh Adhi Karya
Pusat :
Ada 4 topik inovasi yang dibuat tim PLTU Lampung Civil : Metode
Erection CP Beam ME : Metode Erection Tanki
IPH sudah membuat tim untuk menyusun inovasi. Judul sudah
disampikan via email kepada HBN. Dalam 2 bulan ke depan, artikel
akan selesai disusun dan dikirimkan ke Kantor Pusat, sehingga
diharapkan akan menjadi semacam SOP untuk pelaksanaan pekerjaan
tersebut.2. Hasil Meeting GSM dengan Management HO Membicarakan
mengenai Over Time Karyawan GSM dapat info bahwa aktifitas di Site
pada hari Sabtu dan Minggu kosong, banyak staf yang tidak masuk.
GSM berencana untuk membuat daftar piket, namun kemudian disepakati
tidak diperlukan Daftar Piket, melaikan sesuia dengan lingkup kerja
dan tanggungjawab masing-masing bagian/personel. Karena tingkat
pekerjaan di lapangan semakin sibuk, maka kemungkinan akan ada
lembur secara bergantian, dimana piket malam/lembur akan
disesuaikan dengan aktifitas di lapangan Semua kebutuhan untuk
piket akan disiapkan GA (baik itu konsumsi, komunikasi, dll)
3. IOM GSM Agar instruksi yang ada di IOM GSM dilaksanakan dan
dipatuhi
Alasan GSM minta agar staf yang tidak bisa ikut meeting MRM
dengan membuat alasan tertulis adalah agar GSM dapat membuktikan
mengenai kebutuhan personil di lapangan kepada HO
4. Pengaturan Kendaraan : GA diminta mengevaluasi driver-driver
yang ada saat ini. Evaluasi sudah dilakukan GA terhadap driver yang
ada, dan secara umum semua driver masih diperlukan keberadaannya di
site. Ada usulan untuk diberikan pengetahuan/skil mengenai
Defensive Driving agar pengetahuan dan kebiasaan keselamatan dalam
mengemudi, terbentuk pada driver yang kita miliki Diperlukan
penambahan mobil berikut drivernya, sehubungan dengan rencana
penambahan personel untuk Superintendent. 5. Progress Kerja :
Schedule Kerja Site pada Bulan Ramadhan akan dirubah, dan segera
dikeluarkan GSM melalui GA Site, paling lambat tgl 09 Agus `10
Civil meminta Laporan Progres secara periodik dari Project Control,
dan akan memperbantukan seorang personenyal untuk pembuatan
Pelaporan Progres Civil tersebut, di bawah koordinasi PC. HSE
diminta tetap melakukan Patroli dan Pengawasan Aspek Keselamatan,
Keamanan dan Kesehatan Kerja di Lapangan, sehingga konsistensi dan
kehadiran Personel HSE di lapangan sangat dibutuhkan.
6. Seragam :
Bagi yang belum punya seragam abu-abu dan abu-abu list merah,
agar segera membuatnya. Bagi yang kurang puas dengan model yang
ada, boleh melakukan modifikasi secara minor pada seragam
tersebut.AGENDA RAPAT :
1. Pembahasan MRM periode 099, 098 & 097 (yang masih status
open)2. Other
I. Pembahasan MRM Periode 099, 098 & 097 1. Pelaksanaan
Lifting Drum Unit #2a. Info SMI : Jack Up System belum on site,
diperkirakan tanggal 28 Juli 2010 akan Lifting Drum. Kemarin pagi
(22 Jul 10) posisi Jack Up System masih di Bekasi
Info terakhir RNO :( Jack Up System berangkat dari Jakarta tgl
31 Jul 10. ETA Site 01 Agus 10, setting 3 hari (02 04 Agus 10). 05
Agust 10 Lifting Drum.
b. Progres GAKA Progres Real GAKA s/d tgl 24 Juli 10 adalah
:
Rencana = 25.863 %
Realisasi = 25.246 %
Deviasi = -0.617 %
c. Perhitungan Progress Kerja GAKA yang dihitung Adhi Karya
adalah berdasarkan tonase, sedangkan dari PLN hanya berdasarkan
feeling (melihat fisik hasil kerja).d. Final check akan
dilaksanakan hari Selasa (27 Jul 10)
2. Rapat PLN :
a. Diusulkan agar Team Project Control Site tidak hanya
mengirimkan 1 orang saja untuk meeting dengan PLN.
i. Sesuai dengan IOM GSM, pengiriman personel untuk meeting
dengan PLN, disesuaikan dengan kebutuhan rapat.
b. PLN meminta bantuan Survey kontur menyangkut normalisasi
sungai di sekitar proyek. Survey akan dilakukan Agos Riyanto (ARO)
mengukur di sekitar sungai. ii. Diskusi pendahuluan dengan PLN
sudah dilakukan, dan pengukuran akan dimulai dengan melihat
ketersediaan personel dan jadwal yang ada, mengingat hal ini tidak
merupakan prioritas.3. PMS InternalPMS Internal hasil diskusi
dengan tim Jakarta belum bisa didistribusikan mengingat masih
menunggu persetujuan dari Project Manager.iii. Project Control akan
segera mengeluarkan IOM menyangkut PMS Internal ini, segera setelah
disetujui oleh Project Manager.
4. Persiapan Laydown untuk Shipment #14 s/d # 20 Penyediaan
batang kelapa untuk landasan peletakan material sudah disiapkan
sebanyak 500 batang.
iv. Sampai saat ini telah dilakukan tambahan lagi sebanyak 200
batang kelapa untuk landasan peletakan meterial. v. Procurement
akan mengajukan anggaran biaya untuk proteksi yang lebih baik
terhadap Travo dan Oli yang ada dalam drum-drum. GSM minta agar
papan nama di Lay Down dibuat dengan tulisan yang lebih besar &
jelas. Procurement juga akan memberikan mapping Laydown disertai
equipment utama yang ada di laydown tersebut. Laydown akan memakai
sistem penomoran, sehingga akan ditulis : Laydown #01, Pressure
Part Unit #2, Laydown #02, Coal Handling System, Laydown #3, ID Fan
& Ash Handling, dan seterusnya. DFI akan diundang untuk Rapat
Koordinasi untuk membahas kedatangan material tersebut. Diusulkan
agar ada orang khusus yang bertugas memeriksa barang-barang yang
datang (Material Control). vi. Permintaan sudah dikirim ke GA
HO,dan GA Site akan memfolow-up lagi apakah personel tersebut bisa
diadakan di site atau harus dari HO. Procurement akan meletakkan
Material Anchor Bolt & Embedded Fan di Warehouse agar bisa
dilakukan identifikasi sebelum dipasang oleh Team Civil.
Material yang disimpan di Truck Garage & Fire Station akan
ditambah cover terpal di atas seng yang sudah terpasang, untuk
melindungi dari tempias hujan.
5. Persiapan Menara Pantau dan Penerangan Kerja a. Penambahan
Personel Security sudah disetujui oleh PM. Sedangkan untuk
Pembuatan Menara Pantau sudah terealisi 1 unit.vii. Rencana
pembuatan Menara Pantau adalah sebanyak 3 Menara, sudah
direalisasikan 1 menara. Sisa 2 Menara akan ditambah sesuai dengan
kemampuan dana yang ada.viii. PC meminta GA agar pengawasan &
pengamanan yang lebih pada Material Control Box yang sudah disimpan
di Laydown, mengingat terdapat peralatan yang mahal.
b. HSE diminta untuk membuat Gambar Plan peletakan Lampu
Penerangan Laydown.c. GSM minta Superintedent Electrical (Bpk.
Fahmi) untuk membantu perhitungan total keperluan untuk Penerangan
Laydown tersebut.6. Rencana Penambahan Staff a. Berkaitan dengan
resign-nya Personel QC (Victor), diusulkan untuk mencari
penggantinya. ix. Penambahan Personel QC(Welding Inspector) sudah
dilakukan (Cheppy Lesmana), sedangkan QC-Electrical masih menunggu
dari GA HO. GA Site akan memfollow-up lagi.b. Penambahan Personel
ME untuk Level Superintendent & Supervisor serta Personel
Procurement untuk Material Control Engineer, sudah diajukan GA Site
ke HO dan akan di-follow up lagi kemajuannya. 7. Other a. GSI Civil
meminta agar Team Engineering Civil merampungkan Gambar-gambar
Civil yang belum selesai. x. Pembahasan hal ini akan dilakukan pada
Rapat Koordinasi Senin 2 Agustus 2010 jam 09.00 WIB.xi. Rapat
koordinasi di lapangan sudah selesai dilakukan, dan sudah diperoleh
list drawing yang harus segera selesai. Rapat Koordinasi dengan
Enginieering HO (Pak Peter Sinaga) akan dilaksanakan hari Selasa,
10 Agustus 10.
b. Rapat Koordinasi Civil- ME (Electrical) akan dilakukan pada
hari Senin, 2 Agustus 2010 jam 09.00 dengan Agenda Utama :
Embedded Material (Anchor) Coaling Water Pump Pit & Coal
Embedded Material (Anchor) Conveyor Line Trestle & Jetty
c. Team Kontruksi ME mengusulkan agar Team HSE ada di site 7 x
24 jam dalam seminggu, dan dilakukan dengan cara bergiliran.xii.
Diusulkan oleh GSM agar memberdayakan HSE GAKA untuk jaga malam
d. Akan tiba 2 (dua) orang personel Supervisi Travo dari
Manufacture China dalam minggu depan. Pengaturan tempat tinggal
selama di Site, akan dikoordinasikan antara ME dengan GA HO, baru
kemudian diinformasikan ke GA Site untuk persiapan penerimaan di
site.
xiii. Personel Gexpro sudah tiba 2 orang, (seorang China, dan
seorang Indonesia).
Pengisian oli pada Travo sudah dilakukan sesuai dengan
permintaan PLN. Personel Gexpro akan melakukan supervisi pada bulan
Oktober 10.Procurement diminta menyimpan drum yang kosong, karena
nanti akan digunakan kembali untuk menampung oli yang ada.
ME meminta kepada Procurement agar seluruh aksesori untuk
hidrotest harus sudah datang paling lambat akhir Agustus 10.
e. ME Departement Site mengajukan penambahan Field Engineer,
yaitu Electrical Engr, Mechanical Engr, dan Piping Engr. Pengajuan
resmi akan dikirimkan ME Site ke GA Site, lengkap dengan
requirement-nya.f. QC Departement akan mengajukan Alat Bantu Kerja
(Tools), seperti Wall Thickness Test, Jas Hujan, dll. Daftar
permintaan pembelian Alat Bantu Kerja akan segera diajukan ke
Procurement dan GA Site.xiv. Pengajuan alat bantu akan diajukan
kembali oleh QC dengan system prioritas, dan akan segera dievaluasi
oleh GSM sesuai dengan ketersediaan dana yang ada.
g. QC Departement menyampaikan bahwa mereka membutuhkan tambahan
manpower lokal untuk mengatur file-file QC yang sangat banyak. GSM
menyampaikan bahwa penambahan manpower lokal akan dibahas lebih
lanjut setelah Idul Fitri 1431 H.
h. Diusulkan agar dipasang Penangkal Petir di Jetty, mengingat
area ini sangat terbuka. Pemasangan Penangkal Petir akan dilakukan
HSE dalam waktu dekat.
i. HSE diminta membereskan sistem toilet yang ada di area
struktur boiler, dengan melakukan penampungan urine menggunakan
jerigen (tidak boleh membuang langsung ke tanah), sehingga
terhindar dari bau yang kurang sedap . Petugas pengumpulnya akan
diatur bersama dengan HSE GAKA.j. Civil diminta untuk membuat alas
(bordess) dari concrete, pada ladder Fire Tank (Tangki Warna
Hijau).
k. ME menyampaikan bahwa mereka sudah mengirim IOM ke
Procurement HO, untuk segera menyelesaikan Custom Clearance Cooling
Water Pipe.
l. ME menyampaikan bahwa material Structure untuk 150 KV
Switchyard sudah berangkat hari ini (07 Agus 10) dari Surabaya, dan
pengiriman terakhir akan dilakukan tanggal 18 Agustus 2010.
m. ME Departement menerima surat dari Indokomas (Subkon
Switchyard & Sub Station System), bahwa mereka menemukan anchor
bolt yang putus pada saat akan diluruskan.
n. Menyangkut hal tersebut di atas, ME sudah melakukan
investigasi mengenai hal tersebut bersama QC dan akan melakukan
pengetesan secara random untuk anchor bolt lain yang terpasang
dengan memanggil Mitra Alam sebagai subkon yang membangun pondasi
Swicthyard, mengingat masih dalam masa jaminan pemeliharaan
mereka.
o. ME mengingatkan QC agar sebelum dilakukan pembukaan paket
material untuk dilakukan inspeksi, QC mengirimkan surat dan
memberikan notifikasi kepada vendor (manufacture) untuk meminta
dilakukan witness bersama, untuk menghindari kekurangan material
yang diperiksa.p. Menyangkut Subkon yang mengajukan Addendum
terhadap kerja tambah (material baru yang tidak ada dalam kontrak
sebelumnya) antara lain TLM, GSM meminta Legal Admin Site untuk
melakukan resume terhadap kontrak subkon tersebut.GSM akan segera
mengirimkan surat kepada TLM, dan menyampaikan bahwa addendum
kontrak adalah responsible HO, sehingga segala permintaan TLM
menyangkut hal ini agar ditujukan ke HO Jakarta.q. Survey
Departement meminta penambahan man-power Surveyor, sehubungan
dengan semakin banyaknya beban kerja yang ada. GSM meminta agar
memastikan apakah pekerjaan survey di area kerja subkon masuk dalam
lingkup kerja (kontrak) mereka atau bukan. Jika masuk dalam lingkup
subkon, agar menjadi tanggungjawab subkon tersebut.r. Sehubungan
dengan akan tibanya material tanggal 15 Agustus 10 ini sebanyak
5.500 m3, Procurement meminta bantuan Civil untuk pembuatan Laydown
baru yang direncanakan berada di dekat Disposal Area, di dekat Coal
Sheed (bekas kantor Binatama), serta di dekat Security gerbang
depan. Layout Plan lebih terperinci, akan segera diajukan dan
dibicarakan bersama antara Procurement dan Civil. s. Material Civil
sisa yang ada di lapangan agar dilakukan opname oleh Departemen
Civil, dan disampaikan kepada Procurement, mana material yang
benar-benar sisa (tidak digunakan lagi) dan mana yang akan dipakai
serta untuk apa peruntukannya. Procurement selanjutnya akan
mengeluarkan IOM, jika dalam waktu yang sudah disepakati tidak ada
tindakan dari Departemen Civil, Procurement akan mengambil material
tersebut untuk dikumpulkan di suatu tempat.t. GA akan melakukan
pemagaran di area Laydown yang dirasakan rawan dari penyusupan
orang luar, serta mengefektifkan sistem keamanan yang sudah
dimiliki.
u. Procurement akan merekrut 4 orang harian untuk melakukan
pengaturan material di lapangan, sehubungan dengan semakin
banyaknya material yang datang.
v. ME menyampaikan agar segera ditunjuk Manager dan Team
Commissioning, mengingat Team ini akan segera mempelajari P&ID
sejak awal sehingga dapat melakukan peringatan dini jika ditemukan
kesalahan.RSA, RLIRSA, RLIRSARSA, NCESMIHBNHBNALLRSA,
SMIHBNHBNNCENCESMISMIDHW, NCEHBN, IPHRSA, KNO
SMI
IPHHBN
ALL
ALL
GZI
GZIHBNHBNGZIAHIGZIHBN,GZIRSA, RNOAHIGZI
ALLALL
ALL
SMI
RNOALL
ALL
RNORNOARO
RNONCE
NCE
EDS,
NCE,
SMINCE
GZI
NCE
NCE
GZI
GZI
GZI
AHI
FHI
DWH, GZIGZI
GZI
KNO
RNA, KNO, RNO, WHI, FHI, PSGRNA, KNO, RNO, WHI,AHI
WHI, GZI
NCE
NCENCE
SMI
DWH
DWHDWH
EDS
EDS
RSA
SMISMISMISMI
QCJHOIPHAGSNCENCE, RSAGZI
NCESMI09-08-1010-08-10-----------18-08-10--13-08-201031 Agu
10
31 Agu 1031 Agu 10INFOINFOINFOINFOINFOINFOINFO26 Jul 10
-
INFO09 Agu 1003 Agu 10INFOINFOINFOINFOINFO28 Jul 10
05 Agu 10
INFOINFO
27 Jul 10
INFOINFOINFO29 Jul 10ASAP13 Agu 10
29 Jul 10
03 Agu 10
02 Agu 10
06 Agu 10
INFO
INFO
INFO
06 Agu 10
06 Agu 10
27 Jul 10
03 Agu 10
08 Agu 10
ASAP
02 Agu 10
10 Agu 1002 Agu 10
ASAP
02 Agu 10
31 Agu 10
INFO31 Agu 10
05 Agu 10
05 Agu 10
09 Agu 10INFO
13 Agu 1009 Agu 10
09 Agu 10
INFO
INFO
INFO
09 Agu 10
09 Agu 1009 Agu 1009 Agu 10
10 Agu 10
09 Agu 1009 Agu 1009 Agu 10
09 Agu 10
09 Agu 10Closed Closed RoutineOn processInfoOn processOn
processInfoRoutineOn processOn processRoutine Routine Info Info
Routine On processOn ProgresOn Progres
On Progres
On ProgresCloseCloseCloseClose CloseCloseClose
Rutin CloseCloseCloseRutin
CloseCloseOn ProgresRutinOn ProgresOn ProgresClose
Close
Close
Close
Close
Close
On Progres
On Progres
Close
On Progres
Close
On Progres
Rutin
On Progres
On Progres
Close
On Progres
On Progres
Close
CloseCloseOn Progres (Rutin)
Close
Rutin
On ProgresOn ProgresRutin
MEETING NO :
PLG-M-AL-SM-101
DATE OF MEETING
August 07, 2010
CLIENT AND PROJECT DESCRIPTION
PT. PLN (Persero)
PLTU Lampung 2 x 100 MW
TIME OF MEETING
09:00 AM 12:00 AM
PURPOSE OF MEETING
LOCATION OF MEETING
MANAGEMENT REVIEW MEETING SITE OFFICE
ADHI-JEPOE JO
Site
Meeting Room
ATTENDED BY
NAME
DEPARTMENT OR DIVISION COMPANY
NOTES ISSUED BY
APPROVED BY
ISSUE DATE
August 07, 2010
REPORT SENT TO
FOR ITEM
NUMBERS
FOR ITEM
NUMBERS
NAME AND LOCATION
NAME AND LOCATION
I\PLG-M-AL-SM-099
I:\PLG-M-AL-SM-101 07 Agust '10.doc
