POEMS - Economie...POEMS aide à élaborer un projet de budget pour N+1, N+2 et N+3, notamment avec un calcul automatique des EAP des mouvements de l’année N et en s’appuyant

1

POEMS

Présentation

Outil de pilotage des emplois et de la masse salariale

2

PRESENTATION POEMS

1. Généralités

1. Un outil à destination des petites et moyennes structures

2. Un outil de prévision et de budgétisation au plus fin

3. Les évolutions de POEMS

2. Les données de base

1. Les référentiels

2. Les dossiers de paye

3. Les fonctionnalités principales

1. Le module suivi

1. Présentation du module

2. La projection des données de paye

2. Le module budgétisation 1. Présentation du module budgétisation

2. Les principes de la budgétisation

3. La sauvegarde et la consolidation

3

Généralités

Un logiciel gratuit, d’utilisation facultative …

… qui nécessite une bonne connaissance préalable du domaine fonctionnel

Des méthodes de calcul et de décompte conformes à la doctrine budgétaire

Des données hébergées par les administrations utilisatrices

POEMS est basé sur les retours paie des applicatifs de la DGFiP (PAY et ETR) et les référentiels Etat pour la nomenclature des emplois, des codes éléments de rémunération, le plan de compte et la nomenclature des missions, programmes et actions.

4

Un outil à destination des petites et moyennes structures

Un outil d’aide au pilotage opérationnel des emplois et de la masse salariale basé

sur les données individuelles de paie (issues des applications PAY et ETR ) :

― initialement destiné aux structures de moins de 10 000 agents (petit programme, BOP, UO…),

― dont une évolution permet d’intégrer des programmes de 140 000 agents

Un outil construit en atelier avec des gestionnaires pour :

− harmoniser les pratiques

− professionnaliser les métiers financiers

− répondre à un manque d’outil de pilotage opérationnel de la masse salariale

POEMS est structuré en 2 modules qui reprennent les processus « cœur de

métier » :

− un module de suivi des dépenses

− un module de budgétisation

5 La communauté POEMS

18/07/2016

MS supérieure à 1Md € MS entre 200 M€ et 1 Md € MS inférieure à 200 M€

POEMS

Défense

Intérieur

Justice

univer

sités

Finances

Travail

Santé

SPM

OFPRA

Etab.Sport

CEREMA

6 POEMS aide au pilotage des emplois et de la masse salariale

POEMS permet une prévision des dépenses et de consommation du

plafond d’emploi pour l’année en cours via : • une projection des données de paie intégrées…

• …projection affinée par la saisie d’évènements de gestion au niveau collectif ou

individuel (entrées/sorties, changements d’échelon, de grade, de corps, de régime de

rémunération, de rémunération, de quotité de travail)

POEMS aide à élaborer un projet de budget pour N+1, N+2 et N+3,

notamment avec un calcul automatique des EAP des mouvements de

l’année N et en s’appuyant sur la prévision d’exécution faite par

l’application

Les impacts des mesures se basent sur des coûts moyens calculés à

partir des données individuelles de paie des agents.

18/07/2016

7

Evolutions de POEMS V3

Prise en compte des retours d’expériences :

– améliorer l’ergonomie de l’application

– améliorer les restitutions (divers formats xls, xlsx, ods, csv)

– fiabiliser les solutions techniques, améliorer les performances

– prendre en compte les besoins utilisateurs avec la distinction entre les dépenses du CAS Pensions et les dépenses hors CAS

– offrir la possibilité de saisir des mouvements collectifs au niveau de la catégorie d’emploi

– faire évoluer POEMS pour constituer une aide à la fourniture du document prévisionnel de gestion des emplois et des crédits de personnel (DPGECP) et à l’outil 2BPSS

8

PRESENTATION POEMS

1. Généralités







3. Les fichiers de paie


1. Le module suivi






9

Données de base : les référentiels

Afin de pouvoir interpréter toutes les données issues des dossiers de paie, POEMS a besoin qu’on lui fournisse un ensemble de référentiels :

― le référentiel mission/programme/action,

― le référentiel sur la nouvelle nomenclature des emplois,

― le référentiel des catégories d’emplois,

― le référentiel des codes éléments de paye,

― le référentiel du plan comptable

Cette intégration est faite par un administrateur, pour l’ensemble des utilisateurs.

10

Données de base : les dossiers de paye

Les données servant de base à la projection dans POEMS proviennent des fichiers de retour paie des applicatifs de la DGFiP (PAY, ETR).

Les fichiers de paie contiennent des informations sur la situation administrative et les éléments de rémunération des agents.

Il y a 2 façons d’intégrer ces dossiers dans POEMS :

− l’intégration directe des fichiers de paie

− la transformation de ces fichiers en fichier R4 (au format excel) et intégration du fichier R4. Il permet d’effectuer, si besoin, un certain nombre de contrôles avant d’importer ce R4 dans POEMS

11

PRESENTATION POEMS

1. Généralités








1. Le module suivi






12

Fonctionnalités principales

POEMS est structuré en 2 modules qui reprennent les processus « cœur de métier » :

― un module de suivi

― un module de budgétisation

A ces deux modules « métiers » s’ajoutent des fonctionnalités de sauvegarde et de consolidation

13

Module de suivi

14

Fonctionnalités principales : le suivi

Le module de suivi permet de prévoir, analyser et restituer des données

sur la consommation annuelle de masse salariale et des plafonds d’emplois

Dans ce cadre, la prévision/reprévision mensuelle doit permettre de s’assurer :

― du respect, en exécution, de l’enveloppe de crédits et d’emplois alloués au

titre de l’année

― d’identifier d’éventuelles dérives ou marges de manœuvre

15

Un outil de prévision d’exécution et de budgétisation au plus fin

Une prévision infra annuelle fondée sur l’analyse des données individuelles de paie modulées par des évènements de gestion :

― les changements d’échelon, de grade, de corps, de quotité de travail, de régime de rémunération, de rémunération pour les non indicés,

― les entrées/sorties

― les mesures catégorielles

― les mouvements peuvent être saisis de manière individuelle ou collective

La prévision est :

− itérative. Elle détermine le point d’atterrissage des dépenses de personnel pour

l’année en cours

− et basée sur des ratios (coûts moyens calculés à partir du traitement brut) par catégorie d’emploi ou par corps ou par grade

La procédure de mise sous enveloppe permet d’exclure les éléments erratiques (indemnités non mensuelles) de la prévision

16

Module de suivi : projection des dossiers de paye

POEMS n’est pas un calculateur de paye à blanc mais un outil de projection

Paye de

janvier

. . .

Masse

salariale

annuelle

Paye de

février

Mars Novembre Décembre

1ère étape : le dernier fichier de paye est

projeté (hors rappels)

17


Les enveloppes dans POEMS sont :

− des dépenses devant être mises obligatoirement sous enveloppe comme des

dépenses qui ne sont pas mensuelles (primes trimestrielles, annuelles…), des dépenses qui sont erratiques et difficilement prévisibles (indemnités

d’éloignement, primes exceptionnelles...) ;

− Les éléments de rémunération que l’on souhaite suivre et prévoir de manière

distincte

Les enveloppes se basent sur le code élément de rémunération.

2ème étape : identifier les données à

exclure de la projection

18


Pour consolider des données dans une structure « mère », certains paramètres des enveloppes des structures « filles » doivent être identiques :

− mêmes codes éléments,

− et mêmes nature d’exercice (pas de contraintes sur les libellés des enveloppes et le mode de valorisation exercice / mensuel).

Il est préférable de créer les enveloppes avant toute intégration de dossiers de paye

Une enveloppe peut être modifiée/supprimée à tout moment en cours d'exercice. Toutefois, les calculs précédemment calculés et qui prennent en compte les enveloppes deviennent faux. Il faut alors prévoir de relancer tous les calculs pour prendre en compte cette nouvelle enveloppe.

2ème étape : identifier les données à

exclure de la projection

19


POEMS prend en compte :

− les mouvements saisis par l’utilisateur (mouvements prévisionnels),

− les mouvements constatés par l’application en comparant le dernier mois de paie intégré avec le précédent.

Les impacts des mouvements prévisionnels non constatés par l’application ne sont plus pris en compte. Il est donc nécessaire, le cas échéant, de prévoir de nouveau le mouvement.

Deux modes de gestion des mouvements existent dans POEMS :

− la saisie des mouvements (individuels ou collectifs)

− la provision pour mouvement : aucune saisie. POEMS constate les mouvements et impute les impacts sur une provision créée à cet effet.

3ème étape : la prise en compte des

mouvements

20


Les types de mouvements dans POEMS sont :

1. Entrée

2. Sortie

3. Avancement d'échelon

4. Avancement de Grade

5. Avancement de Corps

6. Changement de rémunération des non indicés

7. Changement de régime de rémunération

8. Variation de quotité de travail

9. Mesures catégorielles (indiciaires et indemnitaires)


mouvements

21


Les impacts financiers des mouvements sont calculés grâce à la méthode des ratios

Les ratios consistent à calculer le rapport au traitement brut de la dépense pour chacune des catégories budgétaires.

Les ratios peuvent être calculés sur l’ensemble de la population mais également être affinés :

− par catégorie d’emploi, puis par corps, puis par grade,

− par catégorie statutaire, puis par corps, puis par grade,

− par situation statutaire


mouvements

22


Projection du fichier de paye (hors éléments mis sous enveloppe) complétée des mouvements


mouvements

Paye de

février

(hors

enveloppes)

. . .

Masse salariale annuelle

Mars Décembre Novembre

23


Projection du fichier de paye (hors éléments mis sous enveloppe)

complétée des mouvements et des impacts des revalorisations à venir (ici

1er mars)

4ème étape : la prise en compte de la

revalorisation du point

Paye de février

(hors

enveloppes)

. . .

Masse salariale annuelle

Mars

Décembre

Novembre

24


L’intégration du nouveau fichier de paye annule l’impact des mouvements et

revalorisations prévus mais non réalisés pour ce mois prise en compte

de tous les mouvements constatés

5ème étape : le recalcul de la projection à

l’import d’un nouveau fichier de paye

. . .

Masse salariale

annuelle

Paye de

février Décembre

Novembre

Exécuté du

mois de

mars

Mars

+

impact

revalo.

25


Dépenses

constatées

de Janvier à

Mars +

Projection

paye de Mars

…

Masse

salariale

totale

Enveloppes, provisions,

corrections

Dépenses hors PSOP

Novembre Décembre Avril

6ème étape : les autres dépenses de

personnel s’ajoutent à la projection

modulée des mouvements

26


Le « module suivi » se décompose en plusieurs rubriques :

― Paramétrage des exercices budgétaires

― Paramétrage du plafond d’emplois

― Paramétrage du plafond de crédits

― Gestion des enveloppes

― Gestion des mouvements

― Aide au rapprochement des mouvements saisis et des mouvements constatés

― Import des fichiers de paie

27


Un ensemble de restitutions exportables sous Excel permet ensuite d’avoir un suivi fin des données de l’exercice

Il existe 2 types de restitutions :

Restitutions de projection qui intègrent des données constatées et la prévision faite par l’application

Restitutions de payes constatées qui permettent d’analyser les dépenses et la typologie des emplois

Exemples :

― Dépenses constatées par agent / imputation comptable / code élément

― Prévisions mensuelles de la consommation de crédits et d’ETPT (par catégorie d’emplois / corps / grade)

― Consommation constatée du plafond d’emploi par catégorie d’emploi

― Coûts moyens des entrants, des sortants

― Date moyenne d’entrée, de sortie

28

Module de budgétisation

29

Fonctionnalités principales : la budgétisation

La budgétisation a pour objectif d’aider à la détermination d’un scénario

de gestion tenant compte des orientations budgétaires fixées sur les 3 prochaines années

Le module de budgétisation utilise les données du module de suivi et aide à l’élaboration du budget des années à venir :

Le socle d’exécution est constitué de la prévision d’exécution faite dans le module suivi

POEMS reprend les EAP de tous les mouvements saisis dans le module suivi

Si des mouvements ont été créés dans le module suivi pour l’année suivante, ces mouvements et leurs impacts seront repris dans le module budgétisation

Le module budgétisation va permettre ensuite de saisir :

des corrections éventuelles du socle d’exécution (GIPA, CET…)

La variation d’effectifs

Les mesures générales, catégorielles et individuelles…

30

PRESENTATION POEMS

1. Généralités







3. Les fichiers de paie


1. Le module suivi






31

Fonctionnalités principales : la sauvegarde et la consolidation

La sauvegarde :

― Il s’agit d’une sauvegarde de la base, sur laquelle il est possible de tester des

scénarios de suivi ou de budgétisation

La consolidation :

― Elle permet d’agréger les données de suivi et de budgétisation provenant de

plusieurs structures filles dans une structure mère qui consomme le même budget global

32

Conclusion

POEMS est un outil d’aide au pilotage opérationnel des emplois et de la masse salariale basé sur l’analyse des données individuelles de paie

L’analyse peut être modulée par des événements de gestion

Une prévision d’exécution et une budgétisation affinées

33

Annexe

Informations techniques

34

Prérequis techniques

L’installation de l’application nécessite :

– Un serveur WEB Apache 2.4*

– Un serveur d’application PHP 5.4*

– Un serveur de base de données MySQL 5.5* ou PostGreSQL 9.2*

*Version minimale des logiciels

35

Recommandations pour les serveurs

Pour utiliser l’application avec confort, la configuration hardware des

plateformes recommandée est la suivante :

– Processeur - 2.50 Ghz - 64 Bits -

– Mémoire vive 16Go -

– Disque dur 50Go -

– Swap 16Go -

Elle est à adapter en fonction de la volumétrie attendue, du nombre

d’utilisateurs…

NB : même le serveur web est multi-cœur, l’application n’utilisera qu’un seul

cœur pour les traitements.

36

Recommandations pour le poste client

Les versions minimales des navigateurs compatibles avec

l’application POEMS sont :

– Internet Explorer - Version 11

– Mozilla Firefox - Version 26

– Chrome - Version 31

Pour une utilisation optimale de l’application, une résolution de 1680

par 1050 pixels est conseillée. Le JavaScript doit être activé dans

les navigateurs.

Documents

POEMS - Economie...POEMS aide à élaborer un projet de budget pour N+1, N+2 et N+3, notamment avec un calcul automatique des EAP des mouvements de l’année N et en s’appuyant