Bahasa Melayu 1Komunikasi BertulisTeks Ucapan Pensyarah : Tuan Haji Rusli Bin MahmoodOpsyen : Bahasa Melayu SK

(PPISMP Sem 3)Ahli Kumpulan : Firdaus Bin Radzali

Reymond A/L Bah Ayoh Zainal Bin Hazmi

Pengertian Laporan Laporan ialah maklumat tentang

sesuatu kedudukan (masalah yang dihadapi dan lain-lain) yang dilaporkan atau sesuatu kenyataan formal hasil daripada sesuatu penyelidikan atau sebarang maklumat lengkap tentang sesuatu hal yang disampaikan oleh sekumpulan penyelidik atau sesebuah badan. (Kamus Dewan 1996)

Oxford English Dictionary Sesuatu kenyataan formal hasil

daripada sesuatu penyelidikan atau sebarang maklumat lengkap tentang sesuatu hal yang disampaikan oleh sekumpulan penyelidik atau sesebuah badan yang diarah untuk meyampaikannya

Siti Hajar Abd Aziz Laporan ialah kertas yang mengandungi

khabar atau maklumat. Laporan ditulis bagi melaporkan sesuatu hal atau perkara yang telah berlaku. Laporan merupakan maklumat tentang sesuatu perkara yang dilaporkan. Laporan boleh ditujukan kepada seseorang individu, sekumpulan ahli, sebuah jawatankuasa atau sebuah organisasi

Rumusan =)Secara mudah:- Satu persembahan atau penyampaian maklumatSecara lanjut:- Komunikasi bertulis atau tidak bertulis bagi

menyampaikan sesuatu maksud kepada pihak yang disarankan.

Dokumen yang memberi maklumat, melaporkan penemuan, kemukakan idea dan kadangkala membuat cadangan, syor mengenai sesuatu perkara untuk pembaca tertentu atau yang berkenaan

Ciri-Ciri Laporan1. Betul/Tepat Data, fakta dan maklumat yang betul dan tepat Menggunakan data semasa Data terdahulu boleh dijadikan sebagai

perbandingan

2. Padat Tulis seberapa ringkas yang boleh Ringkas tetapi padat, mencakupi semua perkara

yang diperlukan

3. Lengkap Mempunyai data, fakta dan maklumat yang lengkap Lampiran yang difikirkan perlu boleh disertakan Ada sinopsis atau ringkasan, jika melebihi enam muka

surat Menyatakan bahan rujukan

4. Jelas Huraian yang jelas Menggunakan bahasa yang mudah difahami Mengikut urutan logik Susun atur yang baik dan menarik Ilustrasi yang menarik dan pelbagai

5. Urutan Fakta yang penting dikemukakan

terlebih dahulu, diikuti dengan fakta yang lain mengikut tahap kepentingan

Mengikut tahap dimana penyataan umum diikuti oleh butir-butir atau perincian

Perbandinagn dimana sesuatu idea dibandingkan dengan idea lain

Jenis-Jenis LaporanDalam perkhidmatan kerajaan, terdapat pelbagai jenis laporan, antaranya : Laporan Minit Mesyuarat Laporan Berita Laporan Pemeriksaan Laporan Penyiasatan Laporan Kajian Laporan Lawatan Laporan Tahunan Laporan Jemaah Menteri dll =)

Laporan Minit Mesyuarat Tajuk Tarikh Masa Kehadiran Perutusan Pengerusi Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu Perkara berbangkit Perbincangan idea Hal-hal lain Ucapan penggulungan/penangguhan

Laporan Berita Pengenalan Tubuh/Isi Penutup Prinsip penulisan berita : 5 W + 1 H What (apa): apa yang berlaku Where (di mana) : di mana berlaku When (bila) : bila berlaku Who (siapa) : siapa terlibat Why (kenapa) : kenapa berlaku How (bagaimana) : bagaimana berlaku

Laporan Pemeriksaan Pengenalan Tajuk Pegawai terlibat Tarikh pemeriksaan Tujuan/objektif Skop pemeriksaan (masa, bidang/perkara, tempat, pihak

terlibat) Latar belakang Isu/masalah Sebab/akibat Kesimpulan/rumusan Syor/cadangan/perakuan

Laporan Kajian Tujuan Pengenalan/latar belakang Objektif kajian Skop (masa, bidang, tempat, pihak berkaitan) Kaedah kajian Rujukan Sampel Tempoh Perbelanjaan Dapatan (findings) Isu Kesimpulan Syor/cadangan Perakuan

Laporan Lawatan Tajuk lawatan Tujuan dan skop laporan Huraian lawatan, tempat, bila dan tempoh Itineri lawatan Dapatan, maklumat hasil lawatan Ulasan keseluruhan kejayaan, kegagalan

lawatan Kesimpulan/Rumusan Syor/Cadangan/Perakuan Lampiran

Laporan Tahunan Tujuan Latar belakang organisasi Fungsi dan peranan Bidang tugas dan tanggungjawab Aktiviti utama Laporan lengkap aktiviti berdasarkan bidang tugas Perancangan program aktiviti awal tahun Pelaksanaan aktiviti sepanjang tahun, bahagian atau unit Sasaran dan pencapaian Masalah dan kekangan Implikasi kos dan sumber Penilaian pencapaian Pengurusan dan pentadbiran Sumbangan Kesimpulan/Rumusan Syor

Laporan Jemaah Menteri (JM) Arahan Setiausaha Jemaah Menteri

Bertajuk :“Panduan Penyediaan Kertas Jemaah Menteri”

Bertujuan untuk menyelaras struktur / bentuk kertas JM supaya konsisten dalam kalangan semua kementerian

…sambungan Terdapat 2 jenis laporan yang boleh di kemukakan kepada

JM, iaitu :

1. Memorandum Laporan yang mengesyorkan atau mencadangkan

keputusan dan mendapat kelulusan Laporan perbincangan YB Menteri dengan Pembesar

Negeri Luar Laporan lawatan rasmi YB Menteri serta rombongan Laporan tahunan Badan Berkanun Apa-apa laporan yang diminta oleh YAB PM atau JM

2. Nota Laporan yang dikemukakan untuk makluman semata-mata

Fungsi-Fungsi Laporan1. Merakamkan dan merekodkan sesuatu Contohnya merekodkan laporan program yang telah

berlangsung

2. Memaklumkan pelaksanaan dan perkembangan sesuatu perkara Contohnya memaklumkan perkembangan sesuatu

projek yang memakan tempoh masa yang lama untuk siap

3. Menyalurkan cadangan Contohnya majikan yang hendak mencadangkan

kenaikan pangkat untuk anak buah akan menulis laporan kepada pihak atasannya

4. Mempertahankan tindakan Contohnya seorang guru yang menulis laporan

salah laku disiplin salah seorang muridnya yang bermasalah akan menyertakan alasan dan buktinya dalam laporan tersebut

5. Membentangkan Perancangan Contohnya jika sesuatu projek hendak dimulakan,

laporan cadangan projek akan dibentangkan selain untuk mendapat perbelanjaan permulaan untuk melaksanakan projek tersebut

6. Membuat Kesimpulan Proses sesuatu perkara atau projek Menjelaskan sebab dan akibatnya ( kejayaan atau

kegagalan sesuatu perkara atau projek) Penemuan/Hasil sesuatu perkara atau kajian

7. Memberi idea Membuat penilaian tentang tahap

pencapaian/kegagalan sesuatu perkara atau projek

Memberi idea untuk menyelesaikan sesuatu masalah

Mengemukakan cadangan khusus untuk menyelesaikan sesuatu masalah

Aspek Yang Perlu Di Ambil Kira Semasa Menulis Laporan :

1. Sebelum Membuat perancangan Kenal pasti tajuknya atau apa yang hendak ditulis

atau untuk apa laporan itu ditulis Kenal pasti khalayaknya agar kita dapat

menyesuaikan bahasanya untuk semua peringkat dan fokusnya berdasarkan keperluan dan minat mereka

Kenal pasti bahan dan sumber rujukannya Pastikan mereka yang terlibat dengan laporan ini

bersetuju untuk bekerjasama Tulis bersama dan buat salinan untuk setiap

seorang

2. Sewaktu PenulisanKenal pasti : Struktur laporan tepat Format laporan betul Fakta yang dikemuakan tepat Gaya bahasa laporan baik, iaitu menggunakan

perkataan, frasa, dan ayat yang mudah, jelas serta menarik. Elakkan menggunakan perkataan yang mengelirukan dan mempunyai banyak makna. Pastikan ejaan betul dan pemerengganan menarik.

3. Selepas Penulisan Pastikan apa yang hendak ditulis

disemak dari segi : Struktur laporan (susun atur, tajuk,

penomboran, grafik …menarik) Format laporan Bahan atau fakta laporan, dan Gaya, ejaan dan tatabahasa laporan.

Unsur laporan

1. Fungsi laporan

2. Pernyataan pendapat

3. Pengenalan

4. Hujahan5. Kesimpulan

6. Cadangan

7. Penyampaia

n

1. Fungsi atau Objektif Sesuatu laporan perlu mencatatkan fungsi atau

objektif yang selaras dengan tajuk laporan tersebut. Laporan akan dianggap sebagai suatu dokumen

bertulis jika pelapor memahami keperluan pembaca serta mengemukakan butiran yang sesuai dengan keperluan tersebut.

2. Pernyataan Pendapat Pelapor akan membuat kesimpulan setelah

mengkaji, menilai dan mengupas bukti-bukti yang diketengahkan.

Kesimpulan ini penting sebagai pelengkap tujuan laporan sehingga pelapor perlu mendapatkan maklumat lanjut yang lebih lengkap lagi jika perlu.

3. Pengenalan Mengandungi latar belakang sejarah hingga

kepada penghasilan laporan. Kaedah penyelidikan dan penghargaan kepada

sumber maklumat hingga terhasilnya laporan itu.

4. Hujahan Terdapat dalam isi laporan. Digunakan oleh pelapor bagi mempertahankan

pendapat(laporan khas). Hujahan yang dikemukakan bukanlah sewenang-

wenangnya, tetapi berdasarkan bukti-bukti dan data-data yang telah dianalisis.

5. Kesimpulan

Terdapat pada akhir laporan. Rumusan keseluruhan terhadap perkara yang telah

diperkatakan dalam laporan. Jika laporan ada bab, maka rumusan akan dibuat pada setiap

bahagian akhir bab itu.

6. Cadangan Merupakan sesuatu yang disarankan kepada pihak yang

berkenaan. Cadangan boleh disenaraikan sebagai salah satu tajuk

laporan kerana cadangan merupakan satu bahagian penting laporan, terutamanya laporan berkaitan penyelesaian sesuatu isu atau kejadian.

Hendaklah bersifat konkrit dan boleh direalisasikan oleh pihak terlibat.

7. Penyampaian Laporan perlu disampaikan dengan

bahasa yang ringkas dan mudah difahami, laras bahasa yang sesuai dan gaya yang sederhana.

Semua laporan hendaklah bersifat formal dan menggunakan bahasa yang standard.

Format Laporan

Laporan mempunyai format khas yang meliputi tajuk dan subtajuk, sistem pernomboran, pengenalan ringkas, senarai kandungan, isi kandungan, cadangan, penutup dan lampiran.

Laporan juga bersifat formal dan laras bahasanya juga formal.

Laporan mempunyai format yang berbeza-beza disebabkan terdapat berbagai-bagai jenis laporan dan tujuan laporan itu dihasilkan juga berbeza.

Format Umum Laporan

a) Kepala Laporan Nama persatuan atau organisasi, diikuti dengan

tajuk laporan. Jika dalam setahun terdapat beberapa laporan yang

akan ditulis, maka nombor bilangan laporan perlu dicatatkan.

Nama dan tajuk laporan hendaklah ditulis dengan huruf besar semuanya dan dihitamkan.

Selang sebaris daripada tajuk dituliskan tarikh, masa dan tempat, terutamanya bagi laporan yang khusus tentang aktiviti, lawatan atau majlis tertentu.

Kesemua maklumat ini ditulis dibahagian tengah laporan.

b) Isi Laporan Isi laporan terdiri daripada tajuk atau subtajuk dan

menggunakan sistem pernomboran. Isi bermula dengan pendahuluan atau pengenalan dan

diakhiri dengan penutup. Isi laporan ini bergantung pada perkara-perkara yang hendak

dilaporkan.

c) Penamat laporan Penamat laporan ditulis selang sebaris daripada ayat terakhir

dalam isi laporan dan dimulakan dengan frasa pengakuan pelapor, iaitu ‘Disediakan oleh’ atau ‘Dilaporkan oleh’ yang diikuti dengan tanda koma pada akhir frasa itu.

Di bawah pengakuan pelapor disediakan ruang untuk tandatangan pelapor.

Selepas itu, nama lengkap pelapor ditulis di dalam kurungan dengan huruf besar kesemuanya dan diikuti nama jawatan pelapor.

• Selang sebaris dicatatkan pula tarikh laporan itu ditulis.• Kesemua maklumat ini ditulis disebelah kiri.• Penamat laporan seperti ini sama seperti penamat pada minit mesyuarat. • Terdapat cara lain bagi penamat laporan, iaitu pelapor tidak perlu menandatangani laporan tersebut , sebaliknya hanya nama penuh pelapor dengan huruf besar kesemuanya beserta jawatan sahaja yang dicatatkan. • Tarikh laporan pula ditulis di sebelah kanan bersetentangan dengan pengakuan pelajar. • Contoh:

Disediakan oleh,REYMOND A/L BAH AYOH 7 SEPTEMBER 2011

d) Bahagian-bahagian lain

i. Senarai Kandungan – maklumat ini diperlukan

untuk laporan yang panjang. Senarai kandungan

terdapat pada bahagian awal laporan dan

hendaklah ditulis secara berurutan, bermula dari

halaman kandungan itu sendiri hingga ke halaman

terakhir. Senarai kandungan disertakan muka

surat dan penomboran pada tajuk atau subtajuk,

sama seperti yang terdapat dalam badan laporan.

ii. Senarai Jadual dan Rajah – jika dalam laporan

terdapat jadual, gambar rajah, carta, graf dan peta yang

digunakan untuk menjelaskan sesuatu hujah, maklumat

atau penerangan supaya lebih mudah difahami, maka

perkara tersebut perlu disenaraikan dalam satu halaman

khas masing-masing selepas senarai kandungan. Nombor

jadual atau rajah tersebut perlu dicatatkan beserta

nombor halamannya.

iv) Senarai rujukan atau bibliografi – rujukan merupakan bahan sumber yang dinyatakan dalam isi sesuatu laporan sementara bibliografi ialah bacaan tambahan oleh pelapor. Rujukan dan bibliografi ini perllu disenaraikan pada bahagian akhir laporan dan ditulis mengikut susunan abjad bermula daripada A hingga Z.

v) Apendiks atau lampiran – apendiks dan lampiran merupakan maklumat tambahan bagi laporan yang panjang bertujuan untuk mengukuhkan hujah atau memberikan bukti. Perkara ini hanya merupakan sebahagian daripada isi laporan . Bahagian ini diletakkan di bahagian akhir laporan selepas senarai bibliografi. Bilangan lampiran bergantung pada keperluan dan justifikasi laporan, malah ada laporan yang tidak memerlukan lampiran.

iii) Abstrak atau ringkasan – diperlukan bagi laporan yang panjang, terutama laporan kajian. Perkara ini memberikan gambaran umum tentang keseluruhan kandungan laporan, ringkasan latar belakang kajian, kerja penyelidikan dan kesimpulan utama serta cadangan.

Sekian..Saya Gembira dan

Bangga Menjadi Guru.. =)