Presentació del PowerPointsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/instr... · 2019-05-16 · Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients, documents i

Gabinet Innovació digital Coordinació General

Metodologia Material de suport. Sessió 3

QUINS LLOCS VISITAREM AVUI?

1, REGISTRE

2, DIGITALITZACIÓ

3, DILIGÈNCIA 4, CREACIÓ EXPEDIENT

5, IMPULS DE L’EXPEDIENT

6, TASQUES

INTRODUCCIÓ

CLOENDA

Què és SeTDIBA?

És el conjunt de serveis de transformació digital que

ofereix la Diputació i que inclou:

Implantació del model de treball eSET.

Els serveis de suport permanent als ajuntaments,

tant en la part funcional com en temes d’administració

digital.

Implantació de les eines que donen suport al model:

registre i gestor d’expedients i integració amb la resta de

serveis i sistemes que ofereix la Diputació i AOC:

e-notum, e-tauler, seu-e i i-arxiu.

Com s’implantarà? Sessions i fases

Indicadors

Presentació del

projecte

1

Registre,

diligència i

tercers

4

Gestió

exped I

5

Metodologia

3

Diagnosi

2

Indicadors

6

Sessió

Arrencada

9

Sessió

suport

arrencada

8

Gestió

exped III

Etapa 0 Etapa 1 Etapa 4 Etapa 2 Etapa 3

Presentació

i diagnosi Metodologia Registre i apertura

expedients Gestió dels expedients i signatura electrònica Avaluació i

tancament

12

Sessió

tancament

10

Sessió

reforç

arxiu,

en cas

necessari

11

Sessió reforç,

en cas

necessari

7

Gestió

exped II

https://pixabay.com/es/illustrations/bandera-ajedrez-corse-raza-2027537/

Gestió del canvi

Competències

Temps -

+

+

Sorpresa i negació

Por, resistència i ansietat

Depressió

Apertura i experimentació

Acceptació

Compromís

Les persones

Tothom és important en aquest model Tots estem aprenent Tothom necessita un període d’adaptació

Estem davant un canvi en la forma de treballar dins les administracions públiques, però el canvi més important no és el tecnològic, sinó és el de les persones

Gestió del canvi

Practiquem?

e-SET és un model de treball impulsat per l’Administració Oberta de Catalunya (AOC).

Consisteix en una metodologia per a gestionar digitalment els

expedients, els documents i les tasques diàries d’un Ajuntament.

transversal

electrònic

informació

Implica a tot el personal de l’organització que intervé en

algun moment en la tramitació d’expedients i, a excepció de

RRHH, Policia Local, Tresoreria i Serveis Socials, la

informació és compartida. Les firmes manuscrites i el trasllat del paper es

substitueixen per la signatura i gestió electrònica. Potencia

l’ús intensiu de les tecnologies.

Sobre els expedients, sobre els terminis i sobre la feina

pendent de cada treballador (amb la gestió de tasques).

El model de treball

Tothom haurà de seguir els mateixos criteris per crear expedients,

documents i tasques.

Compartireu la informació, a excepció dels expedients de

tresoreria, policia local, serveis socials i recursos humans

criteris

comuns

treball

compartit

transversal

Les unitats de xarxa del servidor estaran organitzats de igual

manera que el gestor d’expedients

Hi ha responsables de l’impuls dels expedients

sense unitats “personals”

impulsor

Per què ?

0 paper Es deixarà de gestionar els expedients en suport paper

La signatura serà electrònica en tots els casos signatura

electrònica

electrònic

Si els interessats són subjectes obligats, els notificareu

electrònicament

notificació electrònica

Per què ?

Els expedients tindran terminis, i les tasques també.

Els post-its per assignar tasques seran electrònics

Tothom sabrà buscar els expedients dins del gestor

tasques i tràmits

els originals, al gestor

terminis

informació

Per què ?

Què ens aporta a nosaltres?

Som més coneixedors del que hem de fer

en l’àmbit electrònic

Controlem què tenim pendent, com anem

amb els terminis, què és urgent…

Tenim documentats tots els temes.

Requerim menys de la memòria

Ens podem dedicar al que realment importa

Tenim tot en el sistema corporatiu

+ segurs

+ tranquils -estrès

+ informats

+ eficients + temps

Què ens aporta a nosaltres? Quina fruita falta? Quant temps necessiteu per trobar-la?

Què ens aporta a nosaltres? Quina fruita falta? Quant temps necessiteu per trobar-la?

QUINS LLOCS VISITAREM DURANT L’ETAPA D’AVUI...?

1, REGISTRE

2, DIGITALITZACIÓ



6, TASQUES

1 Registre

Registre d’entrada

Presencial

Registre

Digitalitzar

Correu

Diligència

El registre Què inclou

Oficina general de registre Safata anotacions telemàtiques

Oficina de factures electròniques

Safata anotacions e-FACT

Presencial, en suport digital

N: AAPP registre electrònic

N: registre electrònic interoperable

El registre d’entrada El procés

El registre Què inclou

Registre de sortida SORTIDES

EACAT (ADMINISTRACIONS

PÚBLIQUES) EN NOVA VERSIÓ

DIRECTE FIRMADOC

GESTOR EXPEDIENTS (FIRMADOC)

(OBLIGATS: ENTITATS,

EMPRESES...)

(NO OBLIGATS: CIUTADANIA)

REGISTRE MANUAL ACCEDE

?

Les eines de Registre: ACCEDE i TERCERS


1, REGISTRE

2, DIGITALITZACIÓ



6, TASQUES

2 Digitalització

Reutilització de documents i còpies autèntiques

Els documents que es presentin per registre han de ser digitalitzats. Les eines SeTDIBA permeten lligar els documents a l’interessat, i

poder-los recuperar per NO haver-los de tornar a demanar al ciutadà. Reutilitzeu sempre que pugueu (no sempre és possible) es poden recuperar documents d’altres expedients del gestor. DNI, NIE, PASSAPORT, CERTIFICATS, ESCRIPTURES...Recomanem digitalitzar DOCUMENT A DOCUMENT

Per a fer còpies autèntiques a SeTDIBA s’han de signar amb segell

d’òrgan sol·licitat al CAOC

Si el ciutadà ens aporta còpies autèntiques elaborades per altres administracions, què hem de fer?

1. Entrar a la seu electrònica que indica el document 2. Consultar el CSV (Codi Segur de Verificació) 3. Descarregar el document i vincular-lo a l’anotació

Simplificar el procés de digitalització

En el futur, no ens quedarem cap document dels ciutadans en

suport paper, però de moment: - Digitalitzar ACCEDE (Registre) - Diligenciar - Tramitar en electrònic FIRMADOC (Gestor d’expedients) - Ens quedarem els documents en paper en una caixa, SEMPRE A L’OFICINA DE

REGISTRE. Els documents no correran pels despatxos. Els guardarem per ordre cronològic i l’arxiver més endavant els revisarà.

Els documents tècnics cal sol·licitar-los signats (visats electrònic)

(descarregar a partir del CSV) o bé en pdf (pendrive...). Els obligats han de fer-ho per normativa.

Recomanem revisar les instàncies per tal de simplificar/demanar en electrònic la

documentació requerida per cada tràmit

originals

Reutilitzar:

Fer còpia autèntica

individual

còpies

PLAN A: Reutilitzar

Còpia simple

individual

PLAN B: No reutilitzar

Còpia simple

1 fitxer per tots

Només demanarem originals si la normativa ho exigeix.

Mai es fan còpia autèntica d’una còpia

Via Oberta per no haver de demanar documents elaborats per altres AAPP als ciutadans

Simplificar el procés de digitalització

Càrrega de documents

Identifiqueu el tipus de document indicat en l’anotació

1

Indiqueu un títol descriptiu del document

2

Seleccioneu el document a inserir

3

Guardeu el document per carregar-lo i visualitzar-lo

4

Com anomenar els documents

[CODI TIPOLOGIA_] + [DESCRIPCIÓ] + [_DDMMAAAA]

Exemples: ACTA_REUNIO COMITE ORGANITZADOR_05052019 INF_OCUPACIO VIA PUBLICA_08042019

[AUTOMÀTIC] + [MANUAL] + [AUTOMÀTIC]

NORMES PER ANOMENAR ELS DOCUMENTS: - Ha d’anar en majúscules (l’aplicatiu ho fa automàticament) - No pot incloure articles, ni preposicions, signes de puntuació,

(apòstrofs, accents, punts, comes...)

Com anomenar els documents

Casos especialment importants: És important establir correctament la tipologia documental per a què el document sigui incorporat en el llibre corresponent (Llibre de decrets, Llibre d’actes del Ple, Llibre Junta de Govern Local)

Exemples: DEC_ALC_APROVACIO SUPORT ENTITATS_05052019 ACTA_PLE_EXTRAORDINARI 2_08042019 ACTA_JGL_ORDINARIA 3_03052019

Curs gestió documental i arxius municipals Conceptes bàsics: document

Considerem tipus documental el model estructurat i reconegut

que adopta un document en el desenvolupament d'una

competència concreta, en base a una regulació i el format del

qual, contingut informatiu o suport són homogenis.

Identificar documents

Creació de plantilles

Reutilitzar i interoperar

Cercar documents

Creació de l’expedient Els documents. Codis

Feu sempre el

mateix tipus de

documents?

MARQUEU-LOS!

Documents de decisió

Documents del ciutadà

Documents de descripció

i registre

Documents de

transmissió

Documents de

constància

Documents de judici

Documents de planificació i

funcionament

Documents financers,

comptables i tributari

Documents d’obres

Documents de

condicions

Documents judicials

Documents audiovisual


TD09-010

Justificant de recepció


TD08-010

Anunci


TD14-010

Sol·licitud


TD06-011

Carta


TD13-013

Informe


TD99-205

Padró


TD09-011

Rebut


TD99-351

Fotografia


TD10-010

Acta


TD01-010

Decret


TD06-014

Convocatòria


TD99-107

Plànol


1, REGISTRE

2, DIGITALITZACIÓ



6, TASQUES

DILIGÈNCIA 3

La diligència Què significa “Formar part d’una Unitat de Treball?”

Tothom pot veure tots els expedients, excepte els confidencials i el personal extern.

Totes les anotacions de registre que s’assignin a les UTS a

les que estic donat d’alta les visualitzaré a la meva safata de registre d’entrada del gestor d’expedients.

Si NO tinc assignada una UT determinada.... La principal diferència serà que no tindré en la meva safata

d’entrada les assignacions.

La diligència El croupier

QUI (Unitat de Treball - UT)

ROL: TRÀMIT ASSABENTAT INFORME

Croupier

Diligència determina

i

La diligència Qui (UT-UNITATS DE TREBALL)

La nomenclatura e-SET que s'utilitzarà per a complimentar la diligència de procés:

AL Alcaldia ARX Arxiu BIB Biblioteca CC Centre cívic COM Comunicació i protocol CU Cultura, festes, serveis culturals ENS Educació, formació de les persones EE Equipament esportiu EM Escola de Música ES Esports LLI Llar d’infants MA Medi Ambient MUS Museu OAC Oficina d'atenció a la ciutadania ORG Organització interna, processos

PEC Promoció econòmica, ocupació, comerç, consum

PM Policia municipal i vigilància RH Recursos humans SA Sanitat i Salut SE Serveis de suport secretaria SEC Serveis econòmics i tresoreria SGI Secretaria general i intervenció SIN Intervenció SPU Serveis públics, infraestructures

urbanes, subministraments SS Serveis socials SSG Secretaria General SUR Brigada municipal TIC Informàtica i noves tecnologies TUR Turisme URB Urbanisme, serveis territori, activitats

D: Codis Unitat Treball - versió

Rols

ASSABENTAT Aquesta opció s’assignarà a totes les unitats de treball que hagin de tenir coneixement del document que ha arribat. L’assabentat té PROHIBIT iniciar la tramitació del document, i imprimir-lo. INFORME Aquesta opció s’assignarà a aquelles unitats de treball que d’acord amb el procediment a què es troba afectat el document, es prevegi que un tècnic hagi d’emetre informe. Prohibició d’iniciar la tramitació del document, i d’imprimir-lo.

n

n

TRÀMIT Aquesta opció s’assignarà a la unitat de treball que sigui la responsable d’impulsar tramitació de l’expedient a què es trobi lligat el document.

1


1, REGISTRE

2, DIGITALITZACIÓ



6, TASQUES

CREACIÓ DE

L’EXPEDIENT 4

“El conjunt ordenat de documents i actuacions que serveixen d’antecedent i fonament a la resolució administrativa, així com les diligències encaminades a executar-la.”

Expedients administratius (Tràmits i Documents)

Quins expedients donem d’alta a Firmadoc?

O bé, allò que no siguin expedients administratius però tinguin:

• Registre d’entrada

• Documents amb signatura electrònica

Què no donem d’alta a Firmadoc?

Firmadoc

Temes de comunicació: notes de premsa, fotografies,...

Temes de protocol que no generin expedient administratiu

Dies de vacances sense aprovació formal,...

Préstec de material a entitats

Reserva de sales

Figures en la creació i gestió de l’expedient

El creador

o Obre l’expedient: o D’ofici o De part (safata registre entrada)

L’impulsor (o responsable)

o Vetlla perquè l’expedient evolucioni fins a la seva resolució dins de termini i no quedi adormit.

o Assigna tràmits i vetlla perquè no quedin aturats.

Creació de l’expedient Visibilitat de les anotacions

Safata Registre d’entrada Les meves Les de les meves UT’s Totes (RRHH, SS, Tresoreria i Policia són CONFIDENCIALS)

Safata Avisos i correu Rebo els avisos d’anotacions indicant motiu (ASS- i INF).

Aquestes

safates s’han

de revisar cada

dia!

Creació de l’expedient Què fer?

Si tenim una anotació com a TRAMITADORS Crear expedient Vincular a un expedient ja existent Reassignar a algú de la unitat de treball (opcional) Retornar a registre si no és de la nostra Unitat

Creació de l’expedient Dades de l’expedient

Tots els expedients han de tenir: • Sèrie documental • Codi de l’expedient • Títol descriptiu • Termini [generalment 3 mesos] • Unitat de treball • Impulsor/responsable • Emplaçament de l’objecte de l’expedient (camp

adreça) • interessats

El nom de l’expedient estarà format per [Any] – [Codi] – [Títol]

Safata Expedients oberts Perfil tramitador

Els meus Els de les meves unitats Tot (RRHH, SS, Policia i Tresoreria són CONFIDENCIALS)

Perfil Extern Només veuen els expedients que els assignem a

través d’un tràmit

Recordem: La visibilitat de l’expedient

Curs gestió documental i arxius municipals L’arxiu i la gestió documental. Quadre de classificació

Objectiu

1.- Criteri únic d’organització de la documentació

2 .- Aplicar polítiques de gestió documental

Conegut per tota l’organització

Facilita la recuperació de la documentació

Per tota la documentació: històrica, electrònica

Creació de l’expedient Quadre de classificació

Tots els expedients s’han d’assignar a una sèrie documental Per triar la sèrie documental utilitzem uns classificadors anomenats:

Funció Grup

Familiaritzar-vos

amb els codis que

més utilitzareu, us

facilitarà el dia a dia

Creació de l’expedient Les funcions

2. Organització

i gestió administra-

tiva

3. Personal 4. Patrimoni 5. Recursos econòmics i financers

6. Urbanisme,

obres i mobilitat

7. Sostenibilitat

i medi ambient

8. Ordenació i promoció de

l’activitat econòmica

9. Població i eleccions

10. Serveis culturals, de

l’esport el lleure

11. Serveis per a

l’educació

12. Serveis per al

benestar i la salut

13. Seguretat i

protecció ciutadana

1. Acció i

òrgans de govern

Administració recursos propis

Administració territori

Servei a les persones

Govern

Creació de l’expedient Els grups

Planificació

Règim disciplinari

Gestió del servei

Gestió d’equipaments

1. Preguntar a la persona responsable de gestió documental de l’ajuntament.

2. Si no hi és el codi sol·licitat, es comunicarà a l’Oficina de Patrimoni Cultural la necessitat d’incorporar la sèrie.

3. Una vegada es tingui el codi, es donarà d’alta en el llistat de sèries de tots els ajuntaments.

Mentre no es dona d’alta la nova entrada a la llista de sèries,

• L’usuari classificarà l’expedient a la sèrie d’expedient de secretaria, 1289.

• Una vegada l’usuari obtingui el codi que es necessita, reclassificarà l’expedient en la sèrie corresponent.

Què fer si el codi de sèrie

que necessitem

no hi és?

Creació de l’expedient Sèries documentals

Creació de l’expedient Les sèries documentals

1259 Correspondència sortida

1260 Correspondència d’entrada

1278 Circulars i comunicacions internes

2376 Comunicats de treball de la brigada

Sèries especials

Expedients acumulatius per un període determinat de temps. 1 any, 1 trimestre....

1659 Manament de pagament

1651 Manament d'ingrés

Tasques amb documents associats

SICALWIN


1, REGISTRE

2, DIGITALITZACIÓ



6, TASQUES

IMPULS DE

L’EXPEDIENT 5

Sempre estan vinculats a un expedient. Ens expliquen què ha passat. Es poden iniciar diversos tràmits de forma paral·lela. S’han d’assignar a persones i han d’especificar termini (que es pot

canviar) . Poden tenir documents o no. Els tràmits d’expedients confidencials són també confidencials

(només els veuen les persones a qui li assignem el tràmit).

5. Els tràmits 5.1 Característiques

Quan fem encàrrecs a altres persones. Quan ens han quedat coses per fer a l’expedient (recordatoris per

nosaltres mateixos). Quan l’expedient s’espera (una notificació, un requeriment

d’esmena, audiència,...).

5. Els tràmits 5.2 Quan els incorporem

Tràmits del procediment genèric EN VERMELL, el títol dels tràmits del procediment simplificat. Art. 96

TANCAMENT DE L’EXPEDIENT

Cal especificar el motiu de tancament i s’ha de generar l’índex electrònic. Art 70.2. I art 84

00 ACTUACIONS PRÈVIES Art. 55. Període d’informació o actuacions prèvies per conèixer en detall els fets que motiven l’inici de l’expedient.

ACORD INCOACIÓ / DECLARACIÓ TRAM. SIMPLIFICADA

Art. 58-60 02 SOL·LICITUD/AL·LEGACIONS/ DESISTIMENT/RENÚNCIA/ SOL. TRAM. SIMPLIFICADA

05 ELABORAR DOCUMENTACIÓ TÈCNICA/REALITZAR ACTUACIONS

06 ELABORAR INFORME Per mitjans electrònics, en 10 dies.

Art. 79 i 80 07 EXPOSICIÓ PÚBLICA / AUDIÈNCIA INTERESSATS Tràmit d’audiència: els interessats tenen mínim 10 dies i màxim 15 per al·legar. Exposició pública: els interessats tenen com a mínim 20 dies. per fer al·legacions . Art. 82 i 83 ACTUACIONS COMPLEMENTÀRIES A practicar en un període no superior a 15 dies, durant els quals es suspén termini. Un cop finalitzades s’han de concedir 7 dies a l’interessat per formular al·legacions. Art. 87

08

01 03 04

REQUERIMENT SUBSANACIÓ/ AMPLIACIÓ

PENDENT REBRE DOCUMENT/ COMPLIMENT ACCIÓ

PROPOSTA D’ACORD Art. 88.7 09

FISCALITZACIÓ ECONÒMICA/CONTROL INTERN

RD 424/2017 del 28 abril 10

FASE

INIC

I I O

RDEN

ACIÓ

FA

SE IN

STRU

CCIÓ

Art. 62, 66, 69

Art. 68

11 ADOPCIÓ DE L’ACORD (atorgament, denegació, declaració caducitat, suspensió, etc)

La resolució ha de ser electrònica. Art. 88

12 EMISSIÓ CERTIFICAT O DILIGÈNCIA

A l’expedient constarà el certificat de l’acord del Ple o es relacionarà el Decret. Art. 70.2

13 NOTIFICACIÓ L’acreditació de la notificació s’ha d’incorporar a l’expedient .

Art. 41-46 14 ACCIONS EXECUCIÓ ACORDS (forçoses, constrenyiment, subsidiària, coercitiva)

Art. 97-105

FASE

FIN

ALIT

ZACI

Ó I R

ESOL

UCIÓ

15 GESTIO ECONÒMICA

S’ha de relacionar els documents de gestió de la despesa vinculada amb l’expedient. RDL 2/2004

16 FI Recordeu:

Tots els expedients oberts han de tenir com a mínim un tràmit vinculat, encara que sigui d’espera. Si no el tenen, són expedients que estan dormint. Versió 13.05.2019

VERSIÓ PROVISIONAL

Practiquem?

Quadre de classificació Servidor- Nova Etapa

Quadre de classificació Servidor- Nova Etapa

Quadre de classificació Equivalències eSET i SeTDiBa





3. Recomanacions i propostes Cal revisar tots els expedients de nova etapa i firmadoc híbrids i fer la seva gestió per l’arxiu 9

Anterior Nova etapa Signatura amb FirmaDOC

Valor jurídic de la documentació

Document paper Document digital a FirmaDOC

Recuperació documentació

GIAM FirmaDoc

Destinació documentació

Arxiu Municipal iArxiu

EXPEDIENT HÍBRID


1, REGISTRE

2, DIGITALITZACIÓ



6, TASQUES

TASQUES 6

No estan vinculades a cap expedient administratiu.

No tenen documents. Són els post-it en paper i els correus que ens enviem ara. Poden ser confidencials. S’han d’assignar a persones i han d’especificar un termini.

6. Les tasques 6.1 Característiques

Des d’on? Des de la safata de tasques i tràmits

6. Les tasques 6.2 Creació

Tasques Cleanning

Perquè tinc la taula plena de papers?

Així doncs, Si les tasques i els tràmits són

electrònics Si els documents es signen de forma

electrònica Si tot el que entra per registre es

digitalitza?...

Tasques Cleanning En què consisteix?

Els documents que tenim impresos com a

recordatoris es converteixen en tràmit o tasca LLISTAT ELECTRÒNIC COMPARTIT EN EL SERVIDOR

Els documents que estan fora de l’expedient, es guarden al seu expedient en paper. Si no existeix cap expedient, s’ha de crear.

Els documents de suport que tenim (lleis, materials de consulta, els encuadernem o guardem una còpia digital i els traiem de la taula)

La taula ha de quedar neta de papers

El canvi ha de ser real...

En Pepet és un bon exemple de l’èxit del nostre canvi al SeTDIBA....

CLOENDA

Ara que ja coneixem el model i el que suposarà en el nostre dia a dia...

Recursos per a bons viatges

setdiba.diba.cat

Gabinet Innovació Digital

[email protected]

934 022 803

Propers passos

Fer cleaning (fotografies

d’abans i desprès) i llista de tasques i tràmits al servidor

compartit

Consultar documents

metodologia de la Comunitat

Virtual SeTDIBA (setdiba.diba.cat)

Sessió de formació

de registre

[email protected] [email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

El viatge continua... feu fotos!

#eseteXperience #SeTDIBA

Envieu-nos fotos!

88