Procedimiento Activos Fijos v04

PROCEDIMIENTO ACTIVOS FIJOS

Cdigo: BS-P03 Versin: 04 Pgina 1 de 9

Elabor: Jos Didier Jimnez Firma: Fecha: 01 de Oct/2009

Revis: Iliana Dueas Acero Firma: Fecha: 05 de Oct/2009

Aprob: Nstor Cristancho Quintero Firma: Fecha: 09 de Oct/2009

1. OBJETIVO

Establecer la metodologa para llevar a cabo el control, seguimiento y mantenimiento sobre los activos fijos de los Libertadores.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para el control de todos los activos fijos de los Libertadores y el mantenimiento de los activos relacionados en la tabla N 01.

3. DEFINICIONES 3.1 Activo Fijo: bien mueble o inmueble cuya vida til es mayor a un ao, no est destinado para

la venta dentro del giro normal de la actividad econmica de la organizacin y se usa con la intencin de emplearlo en forma permanente en la produccin de otros bienes y servicios, para arrendar o simplemente para el uso administrativo de la entidad (Decreto 2649 de 1993).

3.2 Inventario: existencia real de productos, materiales, mercancas u otros bienes determinados

mediante conteo o verificacin fsica. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 Los activos fijos se clasifican de la siguiente manera:

Equipos para Procesar Datos: Cpu Monitor Impresora Teclado Quemador Externo Servidor Ups Computador Porttil Switch Scanner Rack Equipos Procedatos Varios

Mobiliarios y Enseres: Escritorio Mesa Computador Mesa Auxiliar Silla Ergonmica Silla Fija Basurera Papelera Cartelera



Archivador de Madera Archivador Metlico Mesas Archivador Rodante Butacas Bancas Caballete Estante Metlico Revisteros Tamden Sof Poltrona Pupitres Calculadoras Mobiliario Varios (estaciones de trabajo, roperos o dems activos que no se encuentren

incluidos dentro de los otros subgrupos) Maquinaria y Accesorios Aseo Locker Equipo Contra Incendios

Equipos de Comunicacin Proyector de Acetatos Proyector Opacos Proyector Diapositivas Video Beam Cmaras Micrfonos Dvd Vhs Combo Dvd-Vhs Grabadoras Televisores Minicomponente Telfonos Fax Celulares Equipos de Comunicacin Varios Radios

Equipos Deporte, Juego, Gimnasia Equipos y Accesorios Deporte

Equipos Medicina, Odontologa Equipos y Accesorios Mdicos

Instrumentos Musicales y Accesorios Instrumentos Musicales



Vestuario Vestuario

Equipo Cocina, Comedor, Despensa Equipos de Cocina y Menaje

Equipos Laboratorio, Prof Cientfico (ingeniera electrnica, mecatrnica, telecomunicaciones, robtica y laboratorio de psicologa). Equipos Laboratorio

Herramientas y Accesorios Maquinaria y Herramienta

Armas, Accesorios y Repuestos Armas y Accesorios

Elementos de Museo (decorativos, obras de arte) Cuadros Esculturas

4.2 Todos los activos fijos de la Institucin deben ingresarse en el sistema de informacin. 4.3 Todos los activos fijos deben contar con un nmero y cdigo de barras asignado en el

sistema.

4.4 La administracin de las plizas de seguro de activos est a cargo de Gestin Financiera.

4.5 Los activos fijos deben ser cargados en el sistema de inventarios a nombre del funcionario y cada que ingrese un funcionario nuevo.

4.6 Al finalizar el primer semestre del ao, el auxiliar de activos fijos debe realizar un inventario

adicional en los laboratorios de ingenieras, laboratorio del hangar, investigaciones y medios audiovisuales.

4.7 El mantenimiento de la infraestructura est a cargo de Logstica y Mantenimiento, de los

equipos de audio y video a cargo de Medios Audiovisuales y de equipos de cmputo a cargo de Gestin Tecnolgica.

4.8 El registro de los activos que no pertenecen a la Universidad debe reposar en las minutas de ingreso a la Institucin.

4.9 Los procesos de Logstica y Mantenimiento, Gestin Tecnolgica y Centro de Medios Audiovisuales, deben reportar los traslados de activos fijos al auxiliar de activos.



5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO



6. ANEXOS

Anexo 1. Formato solicitud de mantenimiento BS-F15 Anexo 2. Formato informe tcnico para baja de activos BS-F04 Anexo 2. Tabla N 01 Tiempo oportuno mantenimiento activos fijos BS-D01

7. CONTROL DE CAMBIOS

Control de Cambios Versin Fecha Actualizacin Cambio realizado

01 17 de Agosto de 2006 Versin original 02 02 de Noviembre de 2007 Se incluy diagrama de flujo, se modificaron las actividades

del procedimiento. 03 29 de abril de 2008 Se modific el alcance del procedimiento, estableciendo slo

el mantenimiento de los activos relacionados en la Tabla N 01 al Auxiliar de Activos Fijos; se incluy en la condicin 4.7 la responsabilidad por el mantenimiento de la infraestructura, los equipos electrnicos y los de cmputo; se acord en la actividad nmero 07 del diagrama que las solicitudes de mantenimiento, de acuerdo al alcance del procedimiento, se realicen directamente con el Auxiliar de Activos Fijos y finalmente se anex la tabla de tiempo oportuno mantenimiento activos fijos. Adicionalmente se modific el formato solicitud de mantenimiento, eliminando la columna de repuesto o servicio requerido e incluyendo la firma del solicitante y el recibido a satisfaccin.

04 9 de Octubre de 2009 Se elimin como activos fijos otros elementos devolutivos (cosedoras, perforadoras, multitomas, llaves de oficina, etc.); se incluyen las condiciones 4.8 y 4.9 para el registro de activos que no pertenecen a la Universidad y el reporte de traslado de activos; se ajusta el diagrama de flujo; se modifica el formato solicitud de mantenimiento BS-F15 y se crea el formato informe tcnico para la baja de activos; finalmente se actualiza la tabla N 01 Tiempo oportuno mantenimiento activos fijos BS-D01.



Anexo 1. Formato solicitud de mantenimiento

FIRMA SOLICITANTE

Cdigo: BS-F15Versin 03Pgina 1 de 1

FORMATO SOLICITUD DE MANTENIMIENTO

CANTIDAD

DEPENDENCIA

FECHA

Nota: Cuando se trate de muebles y enseres, la solicitud debe entregarse en Activos, las dems solicitudes se entregan en Compras.

DESCRIPCIN DEL ACTIVO, EQUIPOS O MAQUINARIA DETALLE DE LA SOLICITUD O FALLA PRESENTADA POR EL ACTIVOUBICACIN

TIPO DE MANTENIMIENTO

SOLICITADO POR

FECHA DE ENTREGARECIBIDO A SATISFACCIN



Anexo 2. Formato informe tcnico para baja de activos Codigo: BS-F04Versin: 01Pgina 1 de 1

CANT. PLACA SERIE ESPECIFICACIONES TCNICAS DIAGNSTICO

FORMATO INFORME TCNICO PARA BAJA DE ACTIVOS

OBSERVACIONES:

SOLICITANTE: FECHA:

DESCRIPCIN

NOMBRE Y FIRMACARGO:

PROCESO/DEPENDENCIA:

FECHA:

CONCEPTO TCNICO REALIZADO POR:



Anexo 3. Tabla N 01 Tiempo oportuno mantenimiento activos fijos

Cdigo: BS-D01Versin:02Pgina 1 de 1

ACTIVO FIJO TIEMPO MXIMO DE MANTENIMIENTOESCRITORIO 20 Das

MESA COMPUTADOR 20 Das

MESA AUXILIAR 20 Das

SILLA ERGONMICA (Hasta 20Unidades)

15 Das

SILLA ERGONMICA (Ms de 21Unidades)

30 Das

SILLA FIJA 15 Das

BASURERA 06 Das

PAPELERA 06 Das

CARTELERA 10 Das

ARCHIVADOR MADERA 20 Das

ARCHIVADOR METLICO 10 Das

BIBLIOTECA 15 Das

FOLDERAMA METLICO 20 Das

MESAS 20 Das

ARCHIVADOR RODANTE 08 Das

BUTACOS 10 Das

BANCAS 10 Das

CABALLETES 05 Das

ESTANTE METLICO 10 Das

REVISTEROS 08 Das

TAMDEN 20 Das

SOF 20 Das

POLTRONA 20 Das

PUPITRES (Hasta 20 unidades) 10 Das

PUPITRES (Ms de 21 unidades) 30 Das

MOBILIARIOS VARIOS 05 Das

LOCKERS 10 Das

OTROS ELEMENTOS DE OFICINA 05 Das

INSTRUMENTOS MUSICALES 10 Das

22 Das

TIEMPO OPORTUNO MANTENIMIENTO ACTIVOS FIJOS

TIEMPO MXIMO DE ENTREGA AL USUARIO

22 Das

22 Das

22 Das

30 Das

17 Das

17 Das

07 Das

07 Das

12 Das

02 Das

12 Das

17 Das

22 Das

22 Das

10 Das

12 Das

12 Das

07 Das

12 Das

10 Das

22 Das

22 Das

12 Das

07 Das

12 Das

07 Das

12 Das

30 Das

Nota: Los das son dados por calendario.

4.2 Todos los activos fijos de la Institucin deben ingresarse en el sistema de informacin. 4.3 Todos los activos fijos deben contar con un nmero y cdigo de barras asignado en el sistema.5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

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