7. PROCES ORGANIZIRANJA

SADRŽAJ:1. Pojam organiziranja2. Organizacijska struktura3. Osnove organiziranja4. Dimenzije organiziranja

CILJEVI:- definirati organiziranje- objasniti orgnizacijsku strukturu- objasniti dimenizije organiziranja- utvrditi što je formalna, a što neformalna

organizacija 1

7.1. POJAM ORGANIZIRANJA

- organiziranje jedna od funkcija menadžmenta- ne znači da SVE poslove organiziranja obavljaju menadžeri sami →→ postojanje profesionalnih odjela za organizaciju i vanjskih konzultanata

- ljudi najbolje rade zajedno ako precizno i jasno znaju koji su im zadatci i tko što treba raditi

- organizacija se ne uspostavlja jednom za sva vremena

- suvremeni uvjeti poslovanja = turbulentna promjenljiva okolina = prilagodbe organizacije novim uvjetima

2

7.1.1. Pojam i sadržaj organiziranja

- pojmovi organizacija i organiziranje se isprepliću- ORGANIZIRANJE je proces, a ORGANIZACIJA stanje, rezultat procesa organiziranja

- brojnost definicija organiziranja - zajedničko većini:- organiziranje je proces- povezuje ljude i sredstva- ostvaruju se ciljevi organizacije- dekomponira se ukupni zadatak na manje- dekomponiranje se ne provodi do krajnje

nedjeljivosti

- u suvremenim uvjetima poslovanja organizacije se fokusiraju na matične aktivnosti (poslove) → za ostale funkcije koriste vanjske usluge 3

- ORGANIZACIJA se definira kao: racionalno korištenje aktivnosti određenog broja ljudi koji vode zajedničkoj svrsi ili cilju podjelom rada i funkcija kao i hijerarhiju autoriteta i odgovornosti

- iz definicije se prepoznaju KLJUČNI procesi organizacije i organiziranja:

1. Racionalno koordiniranje aktivnosti2. Koordiniranje aktivnosti određenog broja ljudi3. Usmjerenost na zajednički cilj4. Podjela rada5. Hijerarhija autoriteta i odgovornosti

4

Proces organiziranja obuhvaća:

5

Izvor: Sikavica, P., i dr. “Temelji menadžmenta”, Školska knjiga Zagreb, 2008. str. 293.

Zajedničke karakteristike svake organizacije:

☼ sastavljena je od ljudi☼ postoji da bi postigla ciljeve☼ ima određena pravila ponašanja

7.1.2. Organizacijska struktura

- struktura (lat. structura, od struere) = slagati, sklapati, zidati

- struktura ličnosti, organizma, molekule, struktura slike itd. = kako je što složeno, sklopljeno, sazidano

6

Važnost strukture za organizaciju = važnost anatomije za živi organizam→ anatomija organizacije, anatomija poduzeća

Dobra organizacija nije univerzalini lijek, ali je prava organizacijska struktura neophodan temelj. (P. Drucker)

Izbor adekvatne organizacijske strukture → prioritetan zadatak za svaku organizaciju

Nestabilnija okolina = nestabilnija organizacijska struktura

"Organizacijska struktura je odnos koji se uspostavlja između pojedinih aktivnosti odnosno funkcija u organizaciji kako bi se ostvarili ciljevi organizacije" (Inge Perko - Šeparović)

7

7.1.3. Formalna i neformalna organizacija

-proces izgradnje organizacije = formalna organizacijska struktura- formalna organizacijska strukutra je ona koja je propisana i službeno utrvđena

-formalnom organizacijskom strukturom se:- utvrđuju, opisuju i povezuju poslovi- spajaju činitelji rada (rad, materijal, ostali

resursi) u skupine (radno mjesto, pogon, odjel)- određuje status ljudi u organizaciji- propisuju pravila i norme ponašanja u

organizaciji

8

- uz formalnu u svakoj organizaciji postoji i stvarnaorganizacijska struktura (objektivno postojeća)

-u trenutku izgradnje organizacijske strukture:- formalna = stvarna

- protekom vremena: formalna ≠ stvarna- što je veći protek vremena to je veći raskorak

- organizacijska izgradnja je stalan proces i treba na vrijeme prilagođavati formalnu organizacijsku strukturu stvarnoj

- treba težiti približavanju formalne organizacijske strukture stvarnoj, a ne obrnuto

9

Odnos formalne i stvarne organizacijske strukture

10

Izvor: ibid. str. 298.

NEFORMALNA organizacijska struktura je formalna organizacijska struktura prilagođena stvarnim okolnostima i osobitostima članova organizacije

-neformalna se organizacija često a priori shvaća kao negativnost → nije uvjek točno

Prednosti neformalne organizacije:- uklanja nedostatke u formalnoj- dodatni je kanal komuniciranja- pruža emocionalne potpore zaposlenima- potiče menadžere da uspostave i druge odnose

osim formalnih (drugi načini motiviranja zaposlenih)

Nedostatci neformalne organizacije:- smanjivanje stupnja kontrole- druženje unutar grupe povećava vrijeme

potrebno za izvršenje zadatka11

Svaka neformalna organizacija ujedno je i stvarna organizacija, iako svaka stvarna organizacija ne mora biti neformalna.

Neformalne skupine:- interesne - rezultat prirode posla- prijateljske - rezultat zajedničkog druženja

članova organizacije izvan radnog vremena

Ni najuspješnije organizacije ne mogu funkcionirati bez određenih elemenata neformalne organizacije → nemoguće je predvidjeti sve procese i odnose koji će se stvarno dogoditi

12

7.2. OSNOVE ORGANIZIRANJA

- diferencijacija i integracija su ključne osnove organiziranja- pri izgradnji organizacijske strukture bilo kojeg poduzeća potrebno je učiniti:

1. Diferencijaciju = podjelu ukupnog zadatka organizacije na zadatke i podzadatke

2. Integraciju - podijeljenih zadataka

- diferencijacija i integracija su unikatne za svaku pojedinu organizaciju → odgovaraju veličini, tehnologiji, okolini, proizvodu, lokaciji itd. upravo te organizacije

- organizacijska struktura je rezultat diferencijacije i integracije → to je pitanje funkcioniranja organizacije i troškova 13

7.2.1. Diferencijacija- organizacije imaju određenu:

☺ DUBINU = veći ili manji broj razina menadžmenta

☺ŠIRINU = veći ili manji broj organizacijskih jedinica ili radnih mjesta

VERTIKALNA I HORIZONTALNA DIFERENCIJACIJA

HORIZONTALNA diferencijacija = podjela poslova na zadatke i podzadatke na istoj organizacijskoj razini → šira ili uža organizacija

- složenija organizacija = sa većim brojem organizacijskih jedinica i radnih mjesta → manje složena sa manjim brojem

14

Horizontalna složenost

15

Izvor: ibid. str. 305.

VERTIKALNA diferencijacija = podjela posla prema razinama ovlasti

- odnosi se na broj razina u organizaciji

- organizacijska struktura bit će dublja ili plića , sa većim ili manjim brojem hijerarhijskih razina

- ili sa dužim ili kraćim lancem zapovijedanja

- dublja struktura = složenija

- plića struktura = jednostavnija

16

17

Izvor: ibid. str. 308.

U istoj organizaciji ni u njezinim različitim dijelovima ne mora biti ista horizontalna niti vertikalna diferencijacija

Horizontalna i vertikalna diferencijacija u organizacijiIzvor: ibid. str. 307. 18

PROSTORNA diferencijacija = geografska distribucija aktivnosti

- proizvodnja u nekoliko različitih zemalja- radi se o horizontalnoj diferencijaciji

Prostorna složenostIzvor: izbid. str. 308. 19

7.2.2. Integracija

- nakon diferencijacije slijedi integracija- diferencijacija zahtijeva integraciju → diferencijacija i integracija dvije strane jedne medalje

- integracija = gledajući odozdo prema gore u piramidi- diferencijacija = gledajući odozgo prema dolje

- integracija zadatka mora se obaviti po nekom načelu ili sličnosti

- svaka organizacijska jedinica treba biti velika onoliko koliko joj veličina osigurava nesmetano obavljanje poslova i mogućnost koordinacije poslova od strane menadžmenta

20

Integracija zadatkaStrelice upućuju koji se zadatci integriraju u više razine

Gledajući odozgo prema dolje vidi se diferencijacija zadatka

Izvor: ibid. str. 310.

21

7.3. DIMENZIJE ORGANIZIRANJA

Dimenzije organiziranja → čimbenici koji određuju izgled svake organizacije

Ključne dimenzije svake organizacije ili bitni elementi organiziranja su:

- podjela rada i specijalizacija- hijerarhija- raspon kontrole- ovlast i odgovornost- delegiranje- lanac zapovijedanja- centralizacija i decentralizacija- koordinacija

22

7.3.1. Podjela rada i specijalizacija

= sposobnost podjele ukupnog zadatka na manje i specijaliziranije zadatke

- o podjeli rada se govori kada određeni ukupni zadatak obavlja više pojedinca

- specijalizacija je razultat podjele rada- bez podjele rada nema ni specijalizacije

- specijalizacija odgovara podjeli rada → ako je podjela rada dublja, specijalizacija je veća i obrnuto

- pitanje specijalizacije je pitanje mjere- nije poželjan ni previsok ni prenizak stupanj specijalizacije

23

ekonomija specijalizacije

24

Izvor: ibid. str. 313.

-prednosti specijalizacije:☺povećava se proizvodnost☺mogućnost nadgledavanja od strane

menadžera☺skraćeno vrijeme potrebno za obuku☺veća kvaliteta proizvoda☺mogućnost ostvarivanja složenih projekata

- nedostatak specijalizacije:- stvaranje prejednostavnih poslova koji

uzrokuju dosadu, monotoniju i umor- rad na tekućoj vrpci - posao kojim su ljudi

osobito nezadovoljni

25

7.3.2. Hijerarhija

- hijerarhija = položaj u organizaciji, odnos nadređenosti i podređenosti

- predstavlja odnos između viših i nižih razina menadžmenta i između menadžera i izvršnih radnika

- obzirom na broj hijerarhijskih razina organizacijska struktura može biti:

- plitka ili duboka ili- niska ili visoka

- ne postoji optimalan broj hijerarhijskih razina

26

niska i visoka organizacijaIzvor: ibid. str. 315.

27

- svaka hijerarhija rezultira lancem zapovjedanja ili skalarnim lancem

- načelo jedinstva zapovjedanja = svaki zaposleni u organizaciji (menadžer ili izvršni radnik) prima naređenja samo od jednog neposredno pretpostavljenog menadžera

→ svaka osoba može odgovarati samo jednom pretpostavljenom

- naređenja idu odozgo prema dolje = hijerarhija = LANAC ZAPOVIJEDANJA ili SKALARNI LANAC

- u tvornici radnik izvješćuje nadzornika, on direktora proizvodnje, ovaj izvršnog direktora, a izvršni predsjednika uprave

28

7.3.3. Raspon kontrole

-raspon kontrole = broj ljudi koji su neposredno podređeni jednom menadžeru

- raspon kontrole može biti:- uži = manji broj podređenih- širi = veći broj podređenih

- ne postoji optimalan raspon kontrole ipak→→→ na višim razinama menadžmenta = uži raspon→ na nižim razinama menadžmenta = širi raspon

- poželjni rasponi kontrole:- na višim razinama od 1:4 do 1:8- na nižim razinama od 1:8 do 1:15

29

- visoka (duboka) organizacija = uzak raspon kontrole i mnogo razina menadžmenta

- niska (plitka) organizacija = širok raspon kontrole i malo razina menadžmenta

- "u pravilu": plića organizacijska struktura = raspon kontrole širi = radnici zadovoljniji na radu

30

7.3.4. Ovlast i odgovornost

Ovlast = pravo naređivanja- bliže vrhu piramide = više ovlasti (i obrnuto)

Odgovornost = obveza obavljanja zadatka uz zadovoljavajuće rješenje

- uspostavljanje odnosa između ovlasti i odgovornosti- viša razina = veća ovlast + veća odgovornost- niža razina = manja ovlast + manja odgovornost

- nastojati izbjeći:- preklapajuću odgovornost = više osoba odgovara

za istu aktivnost- jaz odgovornosti = nitko nije uključen u područje

odgovornosti 31

7.3.5. Delegiranje

Delegiranje = prenošenje zadataka i ovlasti onim osobama koje će biti odgovorne za njihovo provođenje

- u smislu menadžmenta misli se na delegiranje ovlasti- preuzimanjem ovlasti preuzima se i odgovornost

- osoba kojoj je zadatak delegiran, odgovorna je onoj osobi koja je na nju delegirala, osoba koja je delegirala odgovara prema javnosti organizacije

- menadžment se ne može osloboditi odgovornosti za delegirane poslove

- rastom organizacije menadžeri se susreću sa potrebom delegiranja

32

7.3.6. Centralizacija i decentralizacija

Centralizacija i decentralizacija podrazumijeva mjesta (razine) donošenja odluka

Centralizacija = ovlasti odlučivanja su koncentrirane na najvišim razinama menadžmenta

Decentralizacija = ovlast odlučivanja delegirana je na niže razine u organizaciji

- svako poduzeće za sebe treba pronaći pravu mjeru centralizacije i decentralizacije

33

7.3.7. Koordinacija

Zajedničko definicijama koordinacije:- povezivanje podijeljenih i grupiranih poslova- omogućava ostvarivanje ciljeva organizacije- koordinacija je u domeni menadžmenta na svim

razinama

Horizontalna koordinacija = koordinacija između različitih organizacijskih jedinica (proizvodnja, prodaja, istraživanje i razvoj)

Vertikalna koordinacija = unutar iste organizacijske jedinice, ali po različitim razinama ( prodaja)

Vertikalna koordinacija je lakša jer se odvija unutar jedne organizacijske jedinice 34

35

PITANJA ZA PROVJERU ZNANJA:

1. Što obuhvaća proces organiziranja ?

2. U čemu je razlika između formalne i neformalne

organizacijske strukture ?

3. Koje su dvije ključne osnove organiziranja ?

4. Kakav je odnos između podjele rada i specijalizacije ?

5. Što je skalarni lanac ?

6. Kakav je raspon kontrole na višim, a kakav na nižim

razinama menadžmenta ?

7. Što znači jaz odgovornosti ?

8. Koju je koordinaciju lakše sprovesti, horizontalnu ili

vertikalnu ? Zašto ?