Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la ... · 3 Términos y definiciones A los efectos de este documento, se aplican los términos y definiciones recogi-dos en UNE-ISO

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En esta seccin se incluyen los proyectos de normas espaolas relativas aInformacin y Documentacin durante el periodo en que estn sometidas a lapreceptiva informacin pblica.

En este nmero se recoge el siguiente Proyecto de Norma Espaola (PNE)aprobado por el Comit Tcnico de Normalizacin nmero 50 (CTN50) deAENOR relativo a Documentacin.

Cualquier observacin respecto a su contenido deber dirigirse a: Secreta-ra del CTN50. AENOR. FESABID, Agustn de Betancourt 21, 8. 28003Madrid.

Procesos de gestin de documentos. Metadatos parala gestin de documentos. Parte 2: Aspectos conceptuales y de implementacin.ISO 23081-2Information and documentation - Records management processes -Metadata for records - Part 2: Conceptual and implementation issues

Antecedentes

ISO (la Organizacin Internacional de Normalizacin) es una federacin mun-dial de organismos nacionales de normalizacin (organismos miembros de ISO). Eltrabajo de preparacin de las normas internacionales se suele realizar a travs de loscomits tcnicos de ISO. Todo organismo miembro interesado en una materia parala cual se haya establecido un comit tcnico tiene derecho a estar representado endicho comit. Las organizaciones internacionales, pblicas y privadas, que estn encontacto con ISO, tambin participan en los trabajos. ISO colabora estrechamentecon la Comisin.Electrnica Internacional (CEI) en materia de normalizacin elec-trotcnica. Las Normas Internacionales se proyectan de acuerdo con las reglas esta-blecidas en la Parte 2 de las Directivas ISO/CEI.

El principal cometido de los comits tcnicos es la preparacin de Normas Inter-nacionales. Los proyectos de Normas Internacionales adoptados por los comits tc-nicos son enviados a los organismos miembros para que se proceda a su votacin.Para su publicacin como Norma Internacional, se requiere, al menos, la aprobacindel 75% de los organismos miembros que participan en la votacin.

N O R M A S / S T A N D A R D S

REVISTA ESPAOLA DE DOCUMENTACIN CIENTFICA31, 3, JULIO-SEPTIEMBRE, 453-506, 2008

ISSN 0210-0614

En circunstancias excepcionales, cuando un comit tcnico ha recolectado datosde diferente naturaleza de la que normalmente se publica como una Norma Interna-cional (un estado del arte por ejemplo), puede ser decidido publicar un Informe tc-nico por el voto de una mayora simple de los miembros participantes. Un informetcnico es meramente informativo y puede no tener que ser revisado hasta que seconsidere que los datos que contiene no son vlidos o tiles por ms tiempo.

Se hace observar que existe la posibilidad de que alguno de sus elementos inte-grantes est sujeto a derechos de autor. ISO no asume responsabilidad alguna res-pecto de la identificacin de cualquiera de las partes sujetas a dichos derechos deautor.

ISO 23081-2 fue preparada por el Comit Tcnico ISO/TC 46 Informacin yDocumentacin, el Subcomit SC11, Archives/Records Management

ISO 23081 se estructura en las siguientes partes, bajo el ttulo general Informa-cin y Documentacin- Procesos de gestin de documentos - Metadatos para la ges-tin de documentos:

Parte 2: Aspectos conceptuales y de implementacin

Introduccin

Esta Especificacin tcnica forma parte de la serie UNE-ISO 23081 sobre meta-datos para la gestin de documentos. Se centra en el marco necesario para definirelementos de metadatos para la gestin de documentos y ofrece unas directricesgenricas sobre ellos, coherentes con los principios de UNE-ISO 23081-1: 2008,independientemente de que se trate de documentos fsicos, analgicos o digitales.

Presenta una aproximacin lgica a los metadatos para la gestin de documen-tos en las organizaciones, modelos conceptuales de metadatos y una visin generaldel conjunto de los distintos tipos de elementos de metadatos vlidos para cualquierentorno de gestin de documentos. Define los tipos genricos de metadatos tantopara las entidades-documento, como para otras entidades que deben ser tenidas encuenta para documentar y entender el contexto negocio de los documentos. EstaEspecificacin Tcnica tambin identifica, para las entidades clave, un nmeromnimo de niveles de agrupacin fijos que son necesarios para la interoperabilidad.Los modelos y los tipos de metadatos genricos descritos en esta EspecificacinTcnica estn enfocados principalmente a las entidades-documento. Sin embargo,son tambin relevantes para las otras entidades.

Esta Especificacin Tcnica no describe un conjunto especfico de metadatos.Sin embargo, identifica los tipos genricos de metadatos que se requieren para lagestin de los documentos. Este enfoque proporciona a las organizaciones flexibili-dad para seleccionar los metadatos especficos que les permitan gestionar sus docu-

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mentos durante el tiempo que les resulten necesarios. Proporciona diagramas paradeterminar los elementos de metadatos que pueden ser definidos en una implanta-cin determinada y los metadatos que podran ser aplicados a cada una de las agru-paciones dentro de las de entidades definidas. Reconoce que pueden existir diferen-tes niveles de agrupacin dentro de cada entidad. Define los tipos genricos de meta-datos que se prev que se apliquen en todos los niveles de agrupacin, al tiempo quellama la atencin a los responsables de la implementacin sobre los elementos demetadatos especficos que podran aplicarse slo en un nivel concreto.

La implementacin de metadatos para la gestin de documentos en el marco dela organizacin y de sus sistemas incluye decisiones que estn determinadas por lascircunstancias de la organizacin, los sistemas existentes y los requisitos para la ges-tin de documentos.

Basndose en los principios descritos en UNE-ISO 23081-1:2008 esta especifi-cacin proporciona una explicacin ms amplia sobre los conceptos bsicos en losesquemas de metadatos para la gestin de documentos, ofrece directrices prcticaspara el desarrollo y construccin de dichos esquemas desde un punto de vista orga-nizativo y finalmente describe los aspectos relacionados con la implementacin y lagestin de metadatos a lo largo del tiempo.

Esta Especificacin Tcnica se dirige a:

profesionales de la gestin de documentos (o las personas encargadasdentro de la organizacin de la gestin de documentos en cualquierentorno) responsables de la definicin de metadatos para gestionardocumentos en cualquier nivel de agrupacin tanto en sistemas de ges-tin como en aplicaciones informticas especficas para la gestin dedocumentos analistas de sistemas/procesos de gestin responsables de la identifica-cin de metadatos para la gestin de documentos en los sistemas infor-mticos de gestinprofesionales de la gestin de documentos o analistas de sistemasencargados de definir requisitos de interoperabilidad de sistemas queafectan a los documentos yproveedores de aplicaciones informticas que deberan servir de basepara y permitir la creacin, incorporacin y gestin de metadatos a lolargo del tiempo.

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Procesos de gestin de documentos. Metadatos para la gestin de documentos.Aspectos conceptuales y de implementacin

1 Campo de aplicacin

Esta Especificacin Tcnica proporciona un marco para definir elementos demetadatos consistentes con los principios y las consideraciones de implementacindescritas en UNE-ISO 23081-1:2008. Su propsito es:

Permitir la descripcin normalizada de los documentos y de las entidades con-textuales esenciales

Proporcionar un entendimiento comn de niveles fijos de agrupacin que per-mitan la interoperabilidad entre sistemas corporativos con respecto a los docu-mentos, y a la informacin relativa a los mismos,

Permitir la normalizacin y la reutilizacin de los metadatos necesarios paragestionar documentos a lo largo del tiempo, el espacio y las aplicaciones.

Adems identifica algunos de los aspectos esenciales en los que hay que tomardecisiones y documentarlas para permitir la implementacin de los metadatos parala gestin de documentos. Con ello se pretende:

identificar los puntos que necesitan ser tenidos en cuenta al implementar meta-datos para la gestin de documentos

identificar y explicar las distintas opciones para enfocarlos, e identificar varios caminos para la toma de decisiones y la eleccin de opcio-

nes al implementar metadatos para la gestin de documentos.

2 Referencias normativas

Los siguientes documentos referenciados son indispensables para la aplicacinde este documento. Para las referencias fechadas, solo aplica la edicin que se cita.Para las referencias sin fechar, aplica la ltima edicin (incluyendo cualquierenmienda):

ISO/IEC 11179 (todas las partes), Information technology - Metadata registries(MDR) - Parts 1-6

UNE-ISO 15489-1, Informacin y documentacin - Gestin de documentos -Parte 1: Generalidades

UNE-ISO 23081-1:2008, Informacin y Documentacin - Procesos de gestinde documentos - Metadatos para la gestin de documentos - Parte 1: Principios

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3 Trminos y definiciones

A los efectos de este documento, se aplican los trminos y definiciones recogi-dos en UNE-ISO 15489-1, UNE-ISO 23081-1:2008 e ISO/IEC 11179 (todas las par-tes).

3.1 sistema informtico de archivo

Conjunto organizado de hardware, software, polticas, procedimientos y perso-nas que mantiene, almacena y gestiona los documentos y hace que estn disponiblesa lo largo del tiempo.

3.2 atributo

Caracterstica de un objeto o entidad. [ISO 11179-1:2004, definicin 3.1.1]

3.3 sistema informtico de gestin

Conjunto organizado de hardware, software, servicios, polticas, procedimientosy personas, que almacena, procesa y proporciona acceso a la informacin relacio-nada con las actividades de una organizacin.

[National Archives of Australia Glossary]

3.4 clase

Descripcin de un grupo de objetos que comparten los mismos atributos, opera-ciones, mtodos, relaciones y semntica.

[ISO 11179-1:2004, definicin 2.5.2.9]

3.5 modelo conceptual/modelo de datos conceptual

Modelo de datos que representa una visin abstracta del mundo real. NOTA. Un modelo conceptual representa la comprensin humana de un sistema [ISO 11179-1:2004, definicin 3.2.5]

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3.6 entidad

Cualquier cosa abstracta o concreta que existe, ha existido o puede existir inclu-yendo asociaciones entre estas cosas.

EJEMPLO: una persona, un objeto, un evento, una idea, un proceso. NOTA: Una entidad existe haya datos disponibles sobre la misma o no. [ISO 11179-1:2004, definicin 3.2.10; ISO/IEC 2382-17:1999, definicin

17.02.05]].

3.7 metadatos para la gestin de documentos

Informacin estructurada o semi-estructurada que permite la creacin, gestin yuso de los documentos a lo largo del tiempo y entre diferentes dominios.

Nota: v. UNE-ISO 23081-1, captulo 4.

3.8 aplicacin informtica de gestin de documentos

Aplicacin especfica utilizada para mantener, gestionar y hacer accesibles losrecursos documentales de una organizacin.

4 Objetivo y beneficios de los metadatos

4.1 Objetivo de los metadatos para la gestin de documentos

4.1.1 Generalidades

Las organizaciones necesitan sistemas de informacin que capturen y gestioneninformacin contextual que ayude al entendimiento, uso, acceso y gestin de sus docu-mentos a lo largo del tiempo. Esta informacin es crtica para afirmar la autenticidad,fiabilidad, integridad, disponibilidad y valor probatorio de los documentos. En su con-junto, esta informacin se conoce como metadatos para la gestin de documentos.

Los metadatos para la gestin de documentos pueden usarse en una organizacinpara distintos fines relacionados con la identificacin, autenticacin, descripcin,localizacin y gestin de sus recursos de forma sistemtica y consistente para cum-plir con los requisitos propios de la organizacin y de la sociedad y hacer frente asus responsabilidades.

Las aplicaciones informticas de gestin de documentos y los sistemas de ges-tin que incluyen la funcionalidad de gestin de documentos gestionan los docu-

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mentos mediante la incorporacin y gestin de metadatos sobre ellos y el contextode su creacin y uso.

Los documentos, especialmente en el caso de operaciones electrnicas, frecuen-temente se crean mediante sistemas que tienen objetivos concretos (por ejemplo,una aplicacin de concesin de licencias) y pueden existir fuera de la aplicacininformtica especfica de gestin de documentos. Los documentos son utilizados ycomprendidos por personas que poseen, o tienen acceso a, un conocimiento sufi-ciente del proceso llevado a cabo, de las personas involucradas en la operacin y delos documentos generados y su contexto inmediato. Estos documentos no son siem-pre consistentes, por las siguientes razones:

a) Los enlaces con su contexto pueden no estar escritos y depender de la memo-ria de un individuo o del grupo. Esta dependencia de un contexto no escritopara su comprensin no es fiable algunas personas tienen acceso a msconocimiento que otras y a lo largo del tiempo la disponibilidad de los docu-mentos se ver comprometida por los movimientos en la plantilla y la dismi-nucin de la memoria corporativa.

b) Los documentos a menudo carecen de la informacin explcita que se nece-sita para identificar los componentes de una operacin fuera del contextoespecfico y por lo tanto dificultan el intercambio con otros sistemas de ges-tin a efectos de interoperabilidad.

c) Los procesos de gestin necesarios para asegurar el mantenimiento de losdocumentos tanto tiempo como sean requeridos no es habitualmente unacaracterstica de estos sistemas.

4.1.2 Cantidad de metadatos

Existen lmites prcticos a la cantidad de informacin contextual que puedehacerse explcita y ser incorporada a un sistema determinado en forma de metada-tos. El contexto es infinito, mientras un sistema de informacin concreto tiene lmi-tes finitos. Siempre existir ms informacin contextual fuera de los lmites de cual-quier sistema. Una aplicacin informtica determinada de gestin de documentosslo necesita capturar los metadatos que se consideren necesarios para que el siste-ma y sus usuarios puedan interpretar y gestionar los documentos durante el tiempoque sean requeridos dentro del sistema y para permitir la migracin de los docu-mentos que tengan que salir del mismo. Los buenos sistemas de metadatos son din-micos y pueden aadir elementos de metadatos adicionales para la gestin de docu-mentos cuando y como sea necesario a lo largo del tiempo.

Muchos elementos de metadatos para la gestin de documentos pueden obte-nerse de otros sistemas de informacin. Para ser tiles en un sistema de gestin de

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documentos tienen que estar estructurados y organizados de una forma normaliza-da. La normalizacin de los metadatos es un prerrequisito esencial para la interope-rabilidad de los sistemas de informacin tanto dentro de la organizacin como entreorganizaciones.

4.2 Los beneficios para la organizacin de los metadatos para la gestinde documentos

4.2.1 Generalidades

Los metadatos para la gestin de documentos no slo describen los atributos delos documentos de una forma que permite su gestin, uso y reutilizacin, sino quetambin documentan las relaciones entre los documentos y los agentes que los hancreado y utilizado y los eventos o circunstancias en los cuales los documentos hansido creados y usados. La bsqueda de recursos de informacin y el mantenimientode su autenticidad se apoya en los metadatos

4.2.2 Incorporacin y gestin de documentos en los sistemas informticosde gestin

Las organizaciones necesitan documentar sus operaciones, conservando losdocumentos resultantes tanto tiempo como sean necesarios. Esto slo puede reali-zarse si los sistemas de gestin capturan metadatos sobre los documentos de acuer-do con los requerimientos de la organizacin para la gestin de documentos. Hastaqu punto un sistema gestiona correctamente los documentos depende en gran partede la funcionalidad de metadatos que posea. Las relaciones entre los sistemas degestin y las aplicaciones especficas de gestin de documentos son materia de deci-siones de implementacin, tal y como se describe en el captulo 11.

4.2.3 Interoperabilidad

Por interoperabilidad se entiende la capacidad de dos o ms sistemas automati-zados para intercambiar informacin y para reconocer, procesar y usar esa informa-cin satisfactoriamente. Para que puedan interactuar, dos sistemas tienen que sercapaces de funcionar simultneamente en los niveles tcnico, semntico y sintcti-co. La normalizacin de los metadatos es un prerrequisito esencial para que los sis-temas de informacin puedan interactuar.

La normalizacin de los metadatos para la gestin de documentos facilita la inte-roperabilidad:

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a) entre los sistemas de gestin de una organizacin ( por ejemplo, entre siste-mas que dan soporte a dos procesos de trabajo distintos dentro de la organi-zacin);

b) entre sistemas de gestin que crean documentos y aplicaciones informticasde gestin de documentos que los tratan en tanto que documentos;

c) entre sistemas de gestin durante la migracin entre sistemas;d) entre varias organizaciones involucradas en los mismos procesos de trabajo

(por ejemplo, gestin de la cadena valor u operaciones de comercio electr-nico);

e) entre organizaciones para diversos fines, yf) a lo largo del tiempo entre sistemas informticos de gestin que crean docu-

mentos y sistemas informticos de archivo que los conservan.

Al facilitar la interoperabilidad, los metadatos para la gestin de documentospermiten la recuperacin de los documentos tanto en los sistemas de gestin comoen la aplicacin informtica de gestin de documentos.

4.2.4 Gestin del riesgo

Los esquemas de metadatos pueden ser adaptados para cumplir los requisitosque la organizacin considere necesarios para evitar los riesgos. La organizacionesespecificarn los elementos que deben incluirse para que los documentos sean fia-bles, autnticos e ntegros. Otros elementos sern opcionales, quedando su inclusina discrecin de las reas de la organizacin o limitada a un sistema de gestin espe-cfico dentro de la organizacin.

Cuando analicen las estrategias para la implementacin de metadatos, las orga-nizaciones deben identificar los riesgos que existen, tener en cuenta el grado de ries-go que implican y asegurarse de que la estrategia de implementacin:

a) proporcionar acceso a los sistemas de gestin esenciales a lo largo del tiempob) cumplir los requisitos legales de autenticidad y fiabilidad, y c) podr mantenerse a lo largo del tiempo

4.2.5 Metadatos para gestin de documentos como activo de informacinde la organizacin

El acceso y la recuperacin de la informacin en el seno de las organizacionesse basan en metadatos estructurados en combinacin con unos buenos sistemas debsqueda. Dicha combinacin maximiza la capacidad de las personas para encon-

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trar los documentos relevantes de forma rpida y fcil cuando necesitan hacerlo.Adems, los metadatos estructurados permiten que la informacin contenida en losdocumentos se recupere en su contexto, mejorando su comprensin y aumentandola confianza en la fiabilidad de la informacin para su reutilizacin. Una inversinrelativamente pequea en buenos metadatos puede aumentar la calidad y reducir loscostes de la recuperacin de la informacin en las organizaciones.

4.2.6 Prevencin del acceso no autorizado a los documentos

Los metadatos para la gestin de documentos pueden usarse para reducir el ries-go de uso no autorizado de documentos. Los metadatos son necesarios para especi-ficar si el acceso a los documentos est restringido. Solamente las personas que ten-gan los permisos adecuados deberan tener acceso a los documentos. Cada vez quese accede a los documentos debe quedar constancia en los metadatos. Los metada-tos para el control de acceso son vitales para la proteccin legal y la defensa de losintereses de la organizacin. Aseguran la confidencialidad y la privacidad de lainformacin personal y la gestin adecuada de otras restricciones de uso y seguri-dad identificadas en los documentos de la organizacin.

4.2.7 Sostenibilidad de los sistemas informticos de gestin cuandose producen cambios administrativos

Con los cambios en las estructuras administrativas, las funciones o los procesosde trabajo de la organizacin tambin se producen cambios en las responsabilidadesasignadas. La implementacin de metadatos normalizados y estructurados para lagestin de documentos ayuda a identificar los documentos que deben ser traslada-dos entre sistemas o lmites de la organizacin. Estos metadatos normalizados tam-bin ayudan a extraer documentos de un sistema e importarlos a otros conservandolos enlaces contextuales independientemente del sistema de gestin concreto.

4.2.8 Conservacin a largo plazo de los documentos electrnicos

Los documentos electrnicos dependen de los metadatos para su existencia, ges-tin y futura utilizacin. Las caractersticas de los documentos (UNE-ISO15489:2001, 7.2) en todos los formatos son definidas en los metadatos. Asegurar laconservacin de los documentos, incluyendo sus metadatos, en formato electrnicorequiere conformidad con normas de metadatos bien definidas, estructuradas y esta-bles que aseguren su pervivencia a pesar de los cambios o la actualizacin del soft-

ware. La conservacin de los documentos electrnicos durante el tiempo que seannecesarios puede realizarse con distintas estrategias (vase captulo 11), pero todasellas dependen de la existencia de metadatos normalizados para la gestin de docu-mentos.

4.2.9 Incorporacin de metadatos en los sistemas informticos de archivo

La mayor parte de la informacin que se necesita para describir los documentosy documentar su contexto en los sistemas informticos de archivo puede extraersede los metadatos de las aplicaciones de gestin de documentos. Esta interconexindebera ser tan fluida como sea posible. Capturar metadatos para la gestin de docu-mentos de acuerdo con un esquema normalizado facilitar la implementacin de esteproceso.

5 Poltica y responsabilidades

5.1 Decisiones sobre poltica

Tal como se indica en UNE-ISO 23081-1 (Cap. 6), las estrategias de metadatosdeben ser tratadas como una parte integral o explcitamente relacionada con la estra-tegia de gestin de informacin y de documentos de toda la organizacin. En con-secuencia, debe establecerse una poltica clara de metadatos, bien como una polti-ca independiente relacionada con el marco de polticas de gestin de documentosbien como una parte integral, aunque claramente definida, de las polticas de gestinde documentos existentes en la organizacin. En cualquiera de los casos, las orga-nizaciones deberan:

a) identificar y asignar roles y responsabilidades incluyendo la responsabilidadde garantizar la calidad de los metadatos;

b) identificar requisitos de fiabilidad, accesibilidad, recuperacin, manteni-miento y seguridad de los metadatos;

c) seleccionar las normas o el esquema de metadatos aplicabled) identificar y establecer reglas para los esquemas de codificacin de metada-

tos aplicables (sintaxis y vocabularios controlados);e) determinar las normas tcnicas que deben ser utilizadas en la implementa-

cin;f) identificar las relaciones entre la poltica de metadatos para la gestin de

documentos y otras polticas o esquemas de metadatos que se utilizan en laorganizacin;

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g) identificar criterios y metodologa de evaluacin para determinar el grado decumplimiento (y efectividad) de la poltica;

h) desarrollar estrategias de evaluacin y seguimiento que acompaen la polti-ca; y

i) determinar cmo actualizar la poltica a medida que evolucionen las activi-dades de la organizacin

Cualquier poltica debe permitir varios niveles de implementacin. Debe identi-ficarse el nivel que debe alcanzarse y cmo se conseguir.

Una poltica tambin debe identificar aquellas reas ms crticas y que requie-ren una especial atencin con respecto a las estrategias de despliegue de metadatos,como el mantenimiento, la accesibilidad, la identificacin de documentos vitales, laconservacin y el anlisis de riesgos.

5.2 Responsabilidades en la implementacin de metadatos para la gestinde documentos

De acuerdo con los roles y responsabilidades establecidos en la gestin de docu-mentos (UNE-ISO 15489-1, 6.3) la responsabilidad de desarrollar, implementar ymantener el modelo de metadatos para la gestin de documentos debe estar clara-mente asignada a las los profesionales de la gestin de documentos junto con otrosprofesionales de la organizacin tales como abogados o informticos.

Esta responsabilidad incluye:

a) analizar las necesidades de la organizacin en cuanto a metadatos para la ges-tin de documentos en funcin de sus actividades;

b) analizar y supervisar los proyectos relacionados con metadatos que se llevena cabo en la organizacin y especialmente aquellos que afecten a la gestinde documentos;

c) asegurar que los esquemas de metadatos para la gestin de documentos sedesarrollan de acuerdo con las normas y buenas prcticas aplicables en elsector;

d) desarrollar el modelo de metadatos para la gestin de documentos, incluyen-do el esquema de metadatos, y las normas relacionadas propias de la organi-zacin y las reglas para utilizarlos;

e) identificar o desarrollar los esquemas de codificacin de metadatos, los cali-ficadores y refinamientos de los elementos, por ejemplo los cuadros de cla-sificacin;

f) mantener el esquema de metadatos actualizado y alineado con las necesida-des de las actividades;

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g) dar tratamiento de documento al esquema de metadatos y gestionarlo comotal;

h) mantener la calidad de los metadatos asignados tanto automtica comomanualmente y especialmente garantizar su precisin, integridad, autentici-dad, fiabilidad, y disponibilidad;

i) coordinar el personal de tecnologas de la informacin y de gestin de docu-mentos con vistas a la implementacin;

j) coordinarse con los responsables de los sistemas informticos de gestinpara asegurar una apropiada integracin de los metadatos para la gestin dedocumentos en los sistemas de gestin;

k) coordinarse con las autoridades archivsticas, teniendo en cuenta los proce-dimientos de archivo a largo plazo, para asegurar la interoperabilidad entrela aplicacin informtica de gestin de documentos y el entorno archivsti-co de aquellos documentos con valor permanente;

l) establecer un programa de formacin continua para los agentes sobre el usoy aplicacin de los esquemas de metadatos; y

m) difundir el esquema de metadatos dentro de la organizacin.

6 Modelo conceptual de metadatos

6.1 Entidades

Los sistemas diseados para gestionar los documentos necesitan metadatoscomo base para los procesos de gestin de documentos. Uno de los principales usosde los metadatos es la representacin de entidades del entorno en el sistema de ges-tin. Desde la perspectiva de la gestin de documentos, la comprensin del entornode las actividades se basa en las entidades, pero estas no son en todos los casos obje-tos tangibles.

En el modelo de la Figura 1 cabe cualquier nmero de entidades pero las rele-vantes son las siguientes:

a) los propios documentos, tanto documentos individuales como agrupacionesde documentos (denominadas aqu entidades-documentos);

b) las personas o las estructuras organizativas del entorno de actuacin (deno-minadas entidades-agentes);

c) las actividades de gestin (denominadas aqu entidades- actividades de ges-tin);

d) y las reglas que rigen la realizacin y documentacin de la actividad (cono-cida como entidades-regulaciones).

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6.2 Relaciones entre entidades

Un requisito clave de los metadatos para la gestin de documentos es que cap-turen el testimonio de las relaciones entre entidades y lo vinculen de forma persis-tente con los documentos de tal manera que los documentos resultantes puedan ser-vir como evidencia de las actividades y de la sociedad que los generaron y utiliza-ron. Tambin debe ser posible capturar en los metadatos para la gestin de los docu-mentos informacin sobre entidades de diferente nivel de agrupacin y las relacio-nes entre esas entidades. Las relaciones son tratadas como una entidad en el siguien-te modelo de referencia de entidad por la importancia que tienen desde el punto devista de la gestin de documentos.

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Figura 1Principales entidades y sus relaciones

Regulaciones(Mandates)

Actividades degestin

(Business)

Agentes(Agents -People)

Establecen lascompetencias de los

Rigen las

Integradas en las

Realizan las

Realizan las

Se documentan en

Dan cuenta delcumplimiento de las

Actividades degestin de

documentos(Records

managementbusiness)

Documentos(Records)Crean

Son usados por

GestionanPermitenel uso de

Nota: Ver ISO 23081 -1;2006 9.1

Este diagrama representa clases de entidades, con tipos especficos, o subclases,dependiendo del nivel de agrupacin, por ejemplo serie es un tipo o nivel de agru-pacin de la clase de entidades-documento, y las regla de negocio son un tipo deregulacin. Las actividades de gestin de documentos es un tipo de entidad activi-dades de gestin. Utilizando las convenciones del modelo UML, este diagrama nopretende limitar las clases (por ejemplo documento, agente, gestin etc.) o tipos decada clase (en el caso de agente: persona, grupo de trabajo, agencia, institucin;captulo 7.1.2 y Tabla 3) puesto que cada una de ellas puede extenderse de acuerdocon estas convenciones as puede haber otras clases o tipos de cada clase ademsde los mostrados en este diagrama. Este diagrama no indica las relaciones entre lasclases. No indica la relacin de contenido en (jerrquica o cualquier otra) queexiste entre los tipos dentro de cada clase. Sin embargo la jerarqua es importantepara la gestin de documentos. En la seccin 7 se tratan las relaciones de agrupa-cin entre los tipos de cada clase y se identifica un conjunto de niveles de agrupa-cin fijos con fines de interoperabilidad. La inclusin de las relaciones como unaclase de entidad distinta permite mayor flexibilidad en la implementacin de estaespecificacin tcnica. En los esquemas de metadatos basados en este modelo lasrelaciones se pueden implementar como:

NORMAS


Figura 2Modelo de entidad como un diagrama de clase UML[5], que muestra las relaciones generales

y especficas entre entidades

Entidad

Documento

Item

Expediente

simple

Expediente

compuesto

Serie

Fondo

Agrupacin

de fondos

Agente

Persona

Grupo de

trabajo

Organismo

Institucin

Actividades

de gestin

Operacin

Actividad

Funcin

Funcin

marco

Actividades

de gestin de

documentos

Regulaciones

Reglas de

procedimiento

Polticas

Legislacin

Relaciones

a) una clase distinta; b) un atributo de relacin de las clases de documento, agente, gestin y regula-

cin;c) o como otros atributos de las clases de documento, agente, gestin y regula-

cin.

Cuando la relacin est definida como una clase de entidad distinta, cada una delas entidades que intervienen en la relacin contendr un elemento relacin queapunta a la entidad-relacin. Esta entidad-relacin describe el tipo de relacin y losmiembros de la relacin. Tambin contiene cualquier informacin contextual sobrela relacin, por ejemplo la historia de la relacin. En la descripcin de la entidad-relacin la identidad y naturaleza de la relacin necesita quedar reflejada junto conel papel que cada entidad juega en la relacin. Los metadatos del evento relativos ala relacin recogen las fechas de esas asociaciones.

Cuando las relaciones sean capturadas como atributos de otras entidades, debenmanejarse mediante un elemento genrico compuesto que permita capturar en cadacaso el tipo, las fechas y los roles de la relacin.

De esta forma, se pueden distinguir las propiedades de la relacin de las propie-dades de las entidades. Esto proporciona una va de interoperabilidad puesto quepuede realizarse un mapeo entre las diferentes maneras en que los esquemas de codi-ficacin manejan las relaciones y este modelo ms genrico.

6.3 Simplificacin del modelo de entidad

No se pretende que todas las implementaciones de esta Especificacin Tcnicaimplementen directamente todas las clases de entidades descritas. La decisindepender de la capacidad de asegurar enlaces persistentes entre las descripcionesde las distintas clases de entidades. La incertidumbre en cuanto a esta persistenciapueden generar implementaciones centradas en el documento, donde los metada-tos sobre otras clases de entidades se incluyen explcitamente dentro de los lmitesde la clase documento.

Tales implementaciones simplifican el modelo de entidad e incluyen informa-cin sobre las clases de entidades que faltan en otras entidades. Por ejemplo, unaimplementacin que no contenga las clases agente, regulacin o gestin puedeincluir la informacin necesaria en la implementacin de la clase documento. Verfigura 3.

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7 Conceptos relacionados con la implementacin de metadatos

7.1 Agrupacin

7.1.1 Generalidades

En cada una de las clases de entidades identificadas en UNE-ISO 23081-1 (esdecir, documento, agente, regulacin, gestin, gestin de documentos) existen dife-rentes niveles de agrupacin. Por ejemplo, dentro de las entidades-agente, podraestar descrito un individuo, una unidad de trabajo, un departamento/divisin/sucur-sal o la organizacin como un todo. Dentro de la clase de entidades-documentopodra estar descrito un documento, un expediente, una serie, etc. Cada uno de estosniveles constituye una agrupacin. Ver figura 4. Cada implementacin puede defi-nirlas de forma diferente.

NORMAS


Figura 3Expresin como mltiples clases de entidades o como una sola clase simplificada, centrada

en los documentos

Documento

Agente 1

Agente 2

Actividad

Regulaci

Regulaci Document Agente 1

Agente 2

Actividad

Mltiples clases de entidades Una cla se de en tidad simplificada centrada en

los documentos

O

Regulacin Documento

Actividad

Agente 1

Agente 2

Agente 2

Actividad

Regulacin

Agente 1

Es importante precisar los niveles de agrupacin que a van a ser definidos por-que:

a) los metadatos pueden ser diferentes para cada nivel de agrupacin dentro deuna entidad. Mientras algunos elementos pueden ser comunes a todos losniveles, otros pueden ser especficos de un nivel de agrupacin en particular;

b) los sistemas que exportan o importan documentos necesitarn tener identifi-cado claramente el nivel de agrupacin para asignar el significado y la fun-cionalidad apropiada al objeto en el sistema que lo reciba.

Definir las entidades y los niveles de agrupacin de esta manera proporcionaventajas significativas pues permite que el esquema de metadatos se implemente yse gestione a lo largo del tiempo.

NORMAS


Figura 4Niveles de agrupacin

1 2 3 items Agrupaciones items agrupaciones de segundo nivel

NORMAS


7.1.2 Esquema de codificacin de agrupaciones dentro de cada clasede entidades

7.1.2.1 Esquema de codificacin de clases de entidades representadas en lossistemas de informticos de gestin o en la aplicacin informtica de gestinde documentos

Este esquema codifica las relaciones de contenido en dentro de la misma clasede entidades. Cada sistema incluir su propia combinacin de entidades, basada enlos procesos a los que debe servir de apoyo.

El objetivo de definir un esquema de codificacin es facilitar:

la existencia de informacin compartida entre varios sistemas sobre los entor-nos de trabajo;

la reutilizacin de entidades y metadatos; y la migracin de entidades y metadatos desde una aplicacin informtica de

gestin de documentos a otra.

La interoperabilidad de los metadatos para la gestin de documentos depende deque los sistemas de gestin (incluyendo las aplicaciones informticas de gestin dedocumentos) utilicen los mismos tipos dentro de cada clase de entidades y los mismoselementos de metadatos y del significado (semntica), derivado de la forma en que losvalores especficos de los datos se han utilizado en los sistemas de software concretos.

Hay que tener en cuenta que existen algunas cuestiones importantes en la repre-sentacin del entorno desde una perspectiva de gestin de documentos, como son:

a) las entidades pueden formar parte de otras entidades en un sentido fsico olgico como resultado de la agrupacin, la jerarqua o la clasificacin, porejemplo: un documento dentro de un expediente, una operacin dentro de unproceso, o una persona dentro de una organizacin. Cada organizacin debe-ra tener reglas sobre qu entidades pueden formar parte de otras entidades;

b) el mismo entorno de trabajo puede ser representado de manera diferente endiferentes aplicaciones informticas de gestin de documentos o sistemas degestin dependiendo de los requisitos especficos de la organizacin.

Este esquema representa slo los niveles de agrupacin fijos. Las implementa-ciones concretas pueden utilizar otras agrupaciones, dependiendo de las necesida-des. No obstante, cuando la informacin concerniente a metadatos para la gestin dedocumentos se intercambia entre sistemas, es necesario que existan niveles de agru-pacin fijos que deberan representarse de la misma forma en los sistemas que inter-cambian metadatos.

7.1.2.2 Limitacin

Este esquema indica aquellos niveles de agrupacin que se implementan nor-malmente y deberan ser considerados como niveles de agrupacin fijos con fines deinteroperabilidad. Se pueden usar trminos diferentes para referirse al mismo nivelde agrupacin en funcin de distintas jurisdicciones. En cualquier caso, se deberarealizar un mapeo entre los trminos utilizados y los niveles fijos. Los niveles deagrupacin de cada clase de entidades no tienen necesariamente una corresponden-cia nica. Por ejemplo, el nivel 1 de la Tabla 1 (Documento simple) puede corres-ponderse con el nivel 1 de la Tabla 2 (Actividades de Gestin), pero tambin con elnivel 2 de la Tabla 3 (Agentes). Igualmente, en diferentes entornos de implementa-cin se pueden denominar las agrupaciones con nombres distintos, de ah que seincluyan slo nombres indicativos. sta es una prctica aceptable siempre que encada entorno de implementacin se realice un mapeo claro entre los nombres asig-nados a las agrupaciones y los niveles especficos establecidos en esta Especifica-cin Tcnica.

NORMAS


NORMAS


1

Tabla 1Clase de entidades: Documentos

NivelNombre

indicativo de laagrupacin

Aspectos del entorno de trabajorepresentados

Ejemplos

Item o docu-mento simple

La unidad ms pequea de documentosgestionados como una entidad. Lostems pueden contener componentescomo por ejemplo un correo electrnicocon ficheros adjuntos; no obstante, loscomponentes de un item son gestiona-dos como una sola entidad dentro delsistema.

Por ejemplo: un correo electrnico quecontiene una remisin de un pacienteespecfico a un nuevo mdico, o unapropuesta de presupuesto para unnuevo proyecto.

2 Expediente sim-ple o fruto de unprocedimiento

Una secuencia de items enlazados fsi-ca o virtualmente, reflejo de una opera-cin procedimentada de la que se deri-va un resultado especfico.

Por ejemplo: documentos resultantesdocumentos resultantes de la prestacinde un servicio determinado por unmedico cuando atiende a un pacienteen una consulta, o documentos resul-tantes de las tareas realizadas por unayuntamiento para autorizar la aperturade un nuevo restaurante.

Expedientecompuesto odossier fruto devarios procedi-mientos

3 Una secuencia de tems enlazados fsicao virtualmente, que son testimonio delas actividades de la organizacin. Losdistintos tems individuales de un expe-diente estn relacionados entre s, porejemplo una carta y su respuesta, y unarespuesta a esa etc., y estas relaciones semantienen reunindolos en el expedien-te en el orden correcto que forma partede la evidencia documental. Un expe-diente puede ser fsico o electrnico.

Por ejemplo: una historia clnica

4 Serie Una agrupacin de documentos, crea-dos y mantenidos por un organismo opersona, que siguen un orden numri-co, alfabtico, cronolgico o cualquierotra secuencia identificable, o que sonresultado de un mismo proceso dearchivado y tienen una funcin, forma-to o contenido informativo similar.

Por ejemplo: las historias clnicas, o losexpedientes de personal de los emplea-dos de una empresa de seguros.

5 Fondo Conjunto de documentos de una orga-nizacin o individuo.

Por ejemplo: todos los documentos deun servicio mdico o todos los docu-mentos de una oficina regional de unaempresa de seguros.

6 Grupo o agrupa-cin de fondos

Todos los documentos de una socie-dad, jurisdiccin o sector de actividadreunidos en un marco global para crearuna memoria colectiva.

Por ejemplo: documentos de varios ser-vicios mdicos o documentos de variasorganizaciones no gubernamentalesque contribuyen a la construccin deinfraestructuras en los pases en vasdesarrollo.

NORMAS


1

Tabla 2Clase de entidades: Actividades de Gestin (incluyendo actividades de gestin de documentos)

NivelNombre



Ejemplos

Operacin otransaccin

La unidad ms pequea de gestin deuna actividad.

Por ejemplo: una instancia de unaexploracin fsica a un paciente espec-fico, o una instancia de compra desuministros especficos.

2 Actividad/Proceso

Las tareas principales llevadas a cabopor una organizacin para cumplir cadauna de sus funciones. Unaactividad/proceso debera estar basadasobre un grupo consistente de opera-ciones que producen un resultado sin-gular.

Por ejemplo: el proceso de un examenmdico, o un proceso de compra.

Funcin3 Las funciones representan las principa-les responsabilidades gestionadas poruna organizacin para cumplir susobjetivos. Las funciones son agrupa-ciones de alto nivel de las actividadesde la organizacin.

Por ejemplo: el servicio de asistenciamdica de pacientes, o la gestin de lainvestigacin.

4 Funcin marco Un derecho o responsabilidad de lasociedad que desborda los lmites deuna organizacin. Una funcin marcoproporciona el contexto ms amplio enel que la organizacin realiza sus fun-ciones.

Por ejemplo: asegurar la salud y el bie-nestar.

1

Tabla 3Clase de entidades: Agentes

NivelNombre



Ejemplos

Persona/Instrumento

Actores individuales o instrumentosque llevan a cabo las operaciones.

Por ejemplo: un medico, o el mecanis-mo ECG que produce un diagramaconcreto.

2 Grupo deTrabajo

Un grupo formal o informal de perso-nas o puestos de trabajo organizadascon fines de gestin para lograr unresultado.

Por ejemplo: el grupo de oncologadentro de un servicio de asistenciamdica o el grupo de especialistas enderecho y nuevas tecnologas dentro deun bufete de abogados.

Entidad, rgano,organismo

3 Organizaciones responsabilizadas deuna funcin.

Por ejemplo: un laboratorio medico, ouna sucursal bancaria.

4 Institucin Grupos de entidades que tienen encomn funciones generales (esto es, lasms amplias), entendidas como objeti-vos sociales de alto nivel.

Por ejemplo: un conjunto hospitalario,o un gobierno regional.

7.2 Herencia

Los metadatos pueden ser heredados por una agrupacin desde otra de nivelsuperior. Por ejemplo, los metadatos de un expediente o carpeta pueden ser hereda-dos por todos los tems localizados dentro de la misma. Esta es una tcnica que sirvepara asegurar la consistencia de la asignacin de metadatos, y para que no sea nece-sario repetir las propiedades definidas en un nivel ms alto en todas las agrupacio-nes de los niveles subordinados.

NORMAS


1

Tabla 4Clase de entidades: Regulaciones

NivelNombre



Ejemplos

Reglas de pro-cedimiento o degestin

Un conjunto dado de instrucciones deprocedimiento, que incluyen lossupuestos de partida y los condicionan-tes que determinan el mtodo, lasecuencia y el resultado de las accionesconcretas y se implementan para hacerfrente a los requisitos de la actividad(incluyendo la gestin de documentos).

Por ejemplo: los pacientes firmarn unimpreso de autorizacin para la recogi-da de informacin mdica en su prime-ra visita, o se dar al inscribirse.

2 Polticas Un conjunto formal de instruccionesque rigen la manera de realizar lasacciones y las normas aplicables.

Por ejemplo: la informacin mdicasobre un paciente podr ser reveladasolo a otro mdico y para cubrir lasnecesidades del paciente.

Legislacin3 Una orden o autorizacin externa querige el desempeo de las actividades yorienta las polticas.

Por ejemplo: La legislacin relativa ala intimidad de las personas y el accesoa la informacin mdica sobre lospacientes.

NOTA: Las agrupaciones de regulaciones no poseen la misma relacin jerrquica que la presentan otras cla-ses de entidades.

La herencia juega un papel importante en la gestin de documentos. sta permiteque sea definida una funcionalidad especfica para grupos de documentos predetermi-nados permite, por ejemplo, atribuir de una vez un nivel de seguridad/acceso amuchas carpetas o expedientes y a los documentos que estn dentro de las mismas.

La herencia puede ser implementada de diferentes maneras, como:

a) proporcionando un enlace lgico, bi-direccional, entre los niveles de agrupa-cin. Esto es habitual en las aplicaciones de gestin de documentos;

b) copiando los metadatos de una agrupacin de nivel superior en las agrupa-ciones de niveles inferiores que le estn subordinadas. Este mtodo sirve nor-malmente de base a la auto-documentacin y a los objetos independientes;

c) empaquetando o encapsulando fsicamente las agrupaciones subordina-das con los metadatos explcitos de la agrupacin a la que pertenecen.

Al igual que ocurre en todas las estrategias que utilizan enlaces, puede ser msdifcil asegurar el mantenimiento a lo largo del tiempo de los controles pertinentesy las funcionalidades que rigen en el nivel inferior, que mantener metadatos quedocumenten todas las propiedades de cada nivel de agrupacin. Esta cuestin seconvierte en un tema de inters cuando los documentos salen del sistema que los hacreado.

NORMAS


Figura 5Herencia

Objetometadatos

metadatos

metadatos

Herencia

Serie

Expediente

Item

Expediente

Item

Item

Perodo de conservacin (PC): 5 aos

PC: 5 aos

PC: 5 aos

PC: 5 aos

PC: 5 aos

PC: 5 aos

Clave

PCPerodode conservacin : 5 aos

7.3 Reutilizacin de los valores de los metadatos

Los metadatos para la gestin de documentos son definidos especficamentepara cumplir los requisitos de identificacin, gestin y uso de los documentos duran-te tanto tiempo como sea necesario. No obstante, algunos de los elementos de meta-datos definidos para la gestin de documentos pueden ser usados para otros objeti-vos. La reutilizacin de metadatos es un objetivo deseable que mejorar la eficien-cia de la gestin y el mantenimiento de los recursos documentales.

En concreto, aquellos elementos de metadatos que dan soporte a la recuperacinpueden ser reutilizados por otros sistemas de la organizacin enfocados expresa-mente hacia la recuperacin con el fin de garantizar que los documentos siempreestn en su contexto. Por ejemplo, elementos metadatos tales como ttulo, funcin omateria pueden ser utilizados por sistemas de gestin diferentes de las aplicacionesinformticas de gestin de documentos. No obstante, se requiere precaucin paraasegurar que la semntica de los elementos de metadatos para la gestin de docu-mentos, coincida realmente con la de los elementos de metadatos de otros esquemas.Por ejemplo, el elemento fecha en la bsqueda de recursos de informacin tienemucha menor complejidad que la requerida para fecha en los procesos de gestinde documentos, donde hay varios tipos diferentes de fecha que sirven de base a dis-tintos procesos de gestin de documentos.

7.4 Interdependencia de los elementos metadatos

Dentro de un esquema de metadatos para la gestin de documentos, algunos ele-mentos contienen conjuntos de metadatos enlazados que, por razones de integridad,necesitan ser mantenidos como una secuencia en lugar de ser tratados como ele-mentos independientes, lo que crea interdependencia entre los elementos. Por ejem-plo, los elementos que describen un evento de un proceso de gestin de documen-tos tienen que mantenerse como una secuencia que defina el objeto, el actor, laaccin, los resultados de la accin y la fecha / hora de la accin. Este tipo de depen-dencias necesitan ser claramente establecidas al definir de la semntica y el esque-ma de los metadatos para la gestin de documentos.

Con respecto a esta caracterstica de los metadatos para la gestin de documen-tos es importante establecer una equivalencia o mapeo de la semntica (significado)entre los elementos de metadatos para la gestin de documentos y aqullos de otrasreas. Si los elementos metadatos que son tratados como una secuencia a efectos degestin de documentos se mapean de forma independiente, sin tener en cuenta lanecesidad de considerarlos parte de una secuencia, la integridad y autenticidad de lasecuencia se pueden ver seriamente comprometidas. Por ejemplo, en una secuenciade metadatos relativa a la disposicin de los documentos, si el elemento fecha se

NORMAS


desvincula de su secuencia de metadatos, la fecha podra ser relacionada inadverti-damente con cualquier otro proceso, como la fecha en la que el documento fue cre-ado o clasificado.

7.5 Carcter extensible y modular

Las estrategias de metadatos deberan permitir que, cuando sea apropiado en unentorno de implementacin, se puedan aadir elementos al esquema predefinido.Por ejemplo, en los documentos que describen lugares puede resultar convenienteincluir un elemento adicional para determinar la localizacin de acuerdo con losrequisitos de una especificacin de sistemas de informacin geogrfica, mientrasque este elemento ser innecesario en otras implementaciones. Siempre que se ten-gan en cuenta los elementos principales que garantizan el cumplimiento de losrequisitos de la gestin de documentos y se mantenga su consistencia semntica,pueden aadirse otros elementos de metadatos adicionales que contribuyan al cum-plimiento de las funciones de la organizacin. En otras palabras, los elementos demetadatos para la gestin de documentos no deberan ser remplazados por elemen-tos de otros esquemas, pero pueden ser complementados por ellos. Este concepto sedenomina carcter extensible y permite que las estrategias de metadatos para lagestin de documentos integren requisitos adicionales procedentes de especificacio-nes de metadatos definidas para otros objetivos especficos del sector o disciplina.

Para mejorar la posibilidad de incorporar este carcter extensible al tiempo quese mantiene la integridad de la gestin de documentos, es conveniente distribuir losmetadatos en mdulos que respondan a un funcionalidad concreta. Por ejemplo, losmetadatos para la gestin de documentos pueden ser organizados en mdulos deforma que se distingan aquellos elementos relativos al registro o identificacin, a ladescripcin de la entidad, a los procesos relativos a la entidad, a las relaciones entreentidades o a los eventos programados que tienen lugar. La organizacin en mdu-los facilita la incorporacin de los elementos adicionales sin poner en peligro la fun-cionalidad de la gestin de documentos.

8 Modelo de metadatos para la gestin de documentos

8.1 Modelo de metadatos

Las entidades descritas en la seccin 6 pueden incorporarse a este modelo demetadatos. Los metadatos definidos en esta seccin son esenciales para las entida-des-documento y pueden aplicarse a todas las entidades de este modelo.

Para facilitar la comprensin de la estructura de metadatos expuesta en esta

NORMAS


Especificacin Tcnica, los metadatos se organizan en seis amplios grupos. Cadagrupo se divide a su vez en muchos elementos de metadatos. En los diagramas con-tenidos en esta seccin, las flechas continuas indican el tipo de metadatos asociadosal objeto especfico (clase y caso) que es documentado, y la flecha discontinua indi-ca que la entidad se relaciona con otra entidad.

NORMAS


Figura 6Modelo genrico de metadatos para la gestin de documentos

Historial de eventos Plan de eventos

Descripcin

Uso

Identidad

Relacin

Los seis grupos de metadatos son:

a) Identificacin: los metadatos de Identificacin identifican la entidad. Algu-nos ejemplos de elementos de metadatos incluidos en esta categora son: tipode entidad, nivel de agrupacin e identificador

b) Descripcin: la categora de metadatos de Descripcin contiene los elemen-tos requeridos para decidir si la entidad es efectivamente la que se necesitautilizar. Algunos ejemplos de elementos de metadatos incluidos en esta cate-gora son: ttulo, resumen e identificadores externos.

c) Uso: la categora de metadatos de Uso contiene la informacin que facilita eluso a largo plazo de la entidad. Algunos ejemplos de elementos de meta-datos incluidos en esta categora son: entorno tcnico, acceso, derechos eidioma.

d) Plan de eventos. La categora de metadatos de Plan de eventos contiene lainformacin usada para gestionar la entidad. Los metadatos de este grupoconsisten en una secuencia vinculada de metadatos y de elementos de meta-datos independientes. Algunos ejemplos de elementos de metadatos inclui-dos en esta categora pertinentes para las entidades-documento son: tipo, des-cripcin, fecha/hora, desencadenante de evento y relacin (vinculada).

e) Historial de eventos. La categora de metadatos de Historial de eventosdocumenta el pasado de los documentos y otros eventos de gestin de la enti-dad y de sus metadatos. Para cada evento especifica el tipo de evento, qusucedi, cuando ocurri, por qu ocurri, y quin lo realiz. Los metadatosen este elemento constituyen una secuencia que documenta un evento espe-cfico. Algunos ejemplos de elementos de metadatos incluidos en esta cate-gora son: fecha/hora, tipo, descripcin y relacin (vinculada).

f) Relacin. La categora de metadatos de Relacin seala una entidad-relacino describe las relaciones entre esta entidad y otras entidades.

8.2 Modelo de metadatos dinmico

Conforme a UNE-ISO 23081-1, Cap. 4, los metadatos para la gestin de docu-mentos no son estticos, sino que aumentan continuamente a medida que se desa-rrollan procesos de gestin de documentos. El modelo dinmico de datos represen-ta este aumento continuo de metadatos para la gestin de documentos.

En el diagrama siguiente se presenta una segunda visin de este modelo, en laque se destacan los aspectos basados en el transcurso del tiempo. Los grupos demetadatos de Identificacin, Descripcin, Uso y Relacin demuestran el estadoactual de la entidad. El grupo de metadatos de Plan de eventos contiene los planesfuturos para la gestin de esta entidad (los cuales pueden cambiar el estado de laentidad). El grupo de metadatos Historial de eventos contiene la historia de la enti-dad a lo largo del tiempo (y puede incluir el estado anterior de la entidad). El Plande eventos en s mismo puede cambiar a lo largo del tiempo y estos cambios serndocumentados en el Historial de eventos.

NORMAS


Historial Plan de eventos

PASADO FUTURO

Esta

do

actu

al

Ide

nt ificaci

nD

escripci

n

Uso

Rel a

ci

n

Figura 7Metadatos dinmicos para la gestin de documentos

8.3 Los metadatos como documento

Los metadatos sobre una clase de entidad son, en s mismos, un documento ypueden, por lo tanto, describirse mediante metadatos.

NORMAS


Entidad 1:Metadatos sobreuna clase deentidad (p.ej: documento)

Entidad 2:

Metadatos sobre losmetadatos

Figura 8Los metadatos como documento

En este ejemplo, los metadatos en la Entidad 1 describen un documento. Elgrupo de metadatos Historial de eventos en la entidad-documento describe todas lasacciones emprendidas sobre el documento, el atributo Plan de eventos describe losplanes futuros de gestin del documento a ttulo de indicacin, el atributo Uso defi-ne las condiciones, los permisos y las restricciones en el acceso y la utilizacin deldocumento, y as sucesivamente.

La Entidad 2 contiene metadatos sobre los metadatos contenidos en la Entidad1. Por lo tanto, el atributo Historial de eventos en la Entidad 2 describe el historialde eventos de los metadatos de la Entidad 1, el de Plan de eventos describe los pla-nes futuros de gestin de los metadatos, y as sucesivamente.

La Entidad 2 es claramente tambin una entidad y puede describirse medianteuna tercera entidad. En teora, esta recurrencia no tiene final y cada entidad debe serdocumentada. En la prctica, un sistema real terminara esta repeticin en el puntoen el cual ya no se requiriese informacin sobre el documento de metadatos ni pararealizar las actividades encomendadas ni para contextualizar el objeto a describir.

Como ocurre con las otras entidades, una implementacin concreta podra com-binar la Entidad 1 y la Entidad 2 y cualquier nmero de recurrencia deseadas en unasola entidad.

9 Elementos genricos de metadatos

9.1 Grupo de metadatos de Identificacin

El grupo de metadatos Identificacin distingue una entidad del resto de las enti-dades del dominio. Estos metadatos clave se asignan a los documentos al registrar-los y el acto del registro ser recogido en el elemento de Historial de eventos. Paratodas las clases de entidades, la finalidad de estos metadatos es proporcionar unamanera nica de identificar la entidad concreta a la que se refieren los metadatos, loque proporciona a su vez una manera de hacer referencia a esa entidad en las rela-ciones. Ver figura 9.

NORMAS


Figura 9Metadatos de Identificacin

Uso


Descripcin

IdentificacinTipo de entidad

Nivel de Agrupacin

Identificador

Relacin

El grupo de metadatos Identificacin contiene los elementos siguientes:

a) Tipo de entidad: identifica el tipo de clase de entidad (por ejemplo, Docu-mento, Agente).

b) Nivel de agrupacin: identifica el nivel de la entidad en relacin con los nive-les de agrupacin definidos en el esquema de codificacin de entidades de cadaclase en funcin del nivel de agrupacin (vase la seccin 7.1.2), con el fin depoder realizar un mapeo entre la entidad y la equivalente en otros sistemas.

c) Identificador: identifica unvocamente la entidad dentro del dominio espe-cfico del sistema de gestin de documentos. El proceso de atribuir un iden-tificador debera generar un asiento en el atributo Historial de eventos quedetalle el agente responsable, la fecha y la hora.

9.2 Grupo de metadatos de descripcin

El grupo de metadatos Descripcin describe la entidad, permitiendo que se plan-teen las preguntas precisas para saber si sta es la entidad buscada. Los elementos deesta categora tienen dos funciones: permiten recuperar las entidades mediante bs-quedas y entender el contexto de la entidad. Esta Especificacin Tcnica contiene unconjunto simple de elementos de metadatos descriptivos y ser necesario definir ele-mentos descriptivos propios para aplicarlos a dominios especficos. Ver figura 10.

NORMAS


Figura 10Metadatos de Descripcin

Descripcin

Ttulo

Clasificacin

Resumen

Lugar

Jurisdiccin

Identificadores externos


Uso

Identificacin

Relacin

El atributo Descripcin contiene los elementos siguientes:

a) Ttulo: contiene el nombre de la entidad (por ejemplo Joe Bloggs para unapersona, Environmental Protection Act, No 34 of 2001 para una disposi-cin legislativa, Democracy Services para una unidad de trabajo, etc.)

b) Clasificacin: informacin sobre la clasificacin de la entidad de acuerdocon una fuente autorizada, por ejemplo, un cuadro de clasificacin funcional,una tabla de clasificacin por materias, una lista de encabezamientos autori-zados, o un tesauro.

c) Resumen: descripcin textual no estructuradad) Lugar: informacin sobre la localizacin, el sitio o el espacio asociado a la

entidad, como, por ejemplo dnde est ubicada, dnde se almacena la enti-dad o dnde se la puede encontrar. El lugar puede ser fsico o virtual.

e) Jurisdiccin: la jurisdiccin que afecta a la entidad.f) Identificadores externos: cualesquiera identificadores nicos, actuales o

histricos, asignados en un sistema externo al dominio de la gestin de docu-mentos (por ejemplo, nmero del ISBN, nmero de Seguridad Social).

9.3 Grupo de metadatos de Uso

El grupo de metadatos de uso contiene elementos que contribuyen a que la enti-dad sea accesible a largo plazo o derechos que afectan a la entidad. Esto cubre unaextensa gama de informacin, desde la informacin sobre los derechos de uso de laentidad hasta la informacin referida a los detalles tcnicos requeridos para mostrarla entidad. Es lgico que existan considerables diferencias en el grado de especifi-cidad de estos metadatos dependiendo de la naturaleza del recurso. En el nivel deagrupacin inferior de las entidades-documento, los requisitos debern identificar deforma muy precisa las dependencias tcnicas del hardware, del software y del for-mato. Ver figura 11.

NORMAS


Figura 11Metadatos de Uso

Uso

Entorno tcnico

Derechos

Acceso

UsuariosIdioma

Integridad

Plantillas o formulario


Identificacin

Relacin

El atributo Uso contiene los elementos siguientes:

a) Entorno tcnico: este elemento contiene la informacin sobre el entornotcnico necesario para utilizar la entidad. En el nivel de agrupacin inferiorde las entidades-documento, esto incluye informacin sobre el formato,requisitos del descifrado y cualquier tecnologa de apoyo requerida.

b) Derechos: para documentos, estos metadatos detallarn informacin sobre eluso del documento, incluyendo los derechos de uso (por ejemplo, acuerdossobre licencias, copyright, IP), las restricciones (por ejemplo, la reproduc-cin o su publicacin), los permisos (por ejemplo, los permisos del usuario yvisualizaciones autorizadas) y las condiciones (por ejemplo, las condicionesde reproduccin o de descarga, los requisitos de cita, los detalles del pago).Para los agentes, estos metadatos incluiran los permisos de usuario asigna-dos, etc.

c) Acceso: la informacin sobre accesibilidad, o derechos asociados, de unaentidad, por ejemplo, los derechos de acceso (por ejemplo FOI, acceso pbli-co), las restricciones (por ejemplo, la clasificacin de seguridad, la privaci-dad, la confidencialidad, las advertencias como commercial-in-confiden-ce), perodo de acceso restringido. Para las entidades-documento esto puedeincluir elementos que especifiquen exclusiones de acceso pblico (previstasen la legislacin sobre archivos o sobre acceso a la informacin), permisos(por ejemplo, disposiciones especiales en cuanto al acceso), y condiciones(por ejemplo, disociacin de datos).

d) Usuarios: para las entidades-documento, los usuarios previstos.e) Idioma: el nombre del idioma o del alfabeto en que est escrita la entidad.f) Integridad: informacin que demuestra que la entidad y este elemento de

metadatos han conservado su integridad desde que fueron creados (por ejem-plo, las sumas de comprobacin usadas para comprobar que un documentono se ha tratado de forzar).

g) Para las entidades-documento, tambin puede incluir la Plantilla o formula-rio del documento. Informacin sobre las caractersticas formales que adop-ta el documento, que rigen su estructura interna y que tienen relacin con supropsito operativo o con la funcin, actividad u operacin que documenta.

9.4 Grupo de metadatos de Plan de eventos

El grupo de metadatos Plan de eventos contiene metadatos que permiten gestionarlas entidades y sus metadatos asociados. El elemento de Plan de eventos consiste enlas acciones de gestin que est previsto que ocurran en el futuro. Para las entidades-documento, entre las acciones de gestin normalmente planificadas se incluyen:

NORMAS


valoracin (acciones previstas para determinar si se conserva la entidad); disposicin (acciones previstas para implementar las decisiones de valoracin

referidas a la entidad): conservacin (acciones previstas para garantizar el acceso a largo plazo a la

entidad); control del acceso (acciones previstas para cambiar quin puede acceder a la

entidad y utilizarla); y derechos (acciones previstas para modificar los derechos de uso de la enti-

dad asignados).

Para las entidades-agente, los planes pueden incluir revisiones de la acreditacinde seguridad. Para las entidades-gestin, pueden incluirse las reorganizacionesperidicas que confirman o cambian el alcance de las acciones desarrolladas.

Cada vez que tiene lugar alguna de las acciones previstas, se crea un evento en losmetadatos de Historial de eventos. Entonces, los asientos se eliminan de los metadatosde Plan de eventos. El Historial de eventos registra la accin: qu sucedi, cuando ocu-rri, por qu ocurri y quin lo llev a cabo. La documentacin de lo que sucedi debeincluir suficiente informacin para conocer el estado anterior. Ver figura 12.

NORMAS


Figura 12Metadatos de Plan de eventos

Plan de eventos Fecha/Hora del evento

Tipo del evento

Descripcin del evento

Relacin del evento

Desencadenante del evento

Historial

Descripcin

Uso

Identificacin

Relacin

El grupo de metadatos Plan de eventos contiene los elementos suficientes paradocumentar un plan de accin, los desencadenantes, y los valores de los metadatosnecesarios para calcular cuando deben llevarse a cabo las acciones. El Plan de even-tos abarca un conjunto de acciones. Los metadatos de Historial de eventos son un con-junto de metadatos vinculados, cada componente de los cuales debe estar presente paradocumentar adecuadamente el evento, y elementos de metadatos independientes.

Para las entidades-documento, para cada accin se incluirn los elementossiguientes.

a) Fecha/Hora del evento: la fecha y, opcionalmente, la hora de cuando tieneproducirse la accin.

b) Tipo del evento: el tipo de accin a realizar. Se producen acciones que refle-jan muchos aspectos de la gestin, registro, revisin, seguimiento, elimina-cin o actualizacin de la entidad. En la gestin de documentos, existenmuchos ms tipos de acciones: autenticacin, valoracin, disposicin, con-servacin y acceso.

c) Descripcin del evento: informacin que necesita el agente para realizar laaccin prevista. Incluira el grado de prioridad de la accin.

d) Relacin del evento: cuando en la implementacin no se utilizan entidades-Relacin independientes, este grupo de elementos se debe utilizar para incor-porar la informacin siguiente:1) Regulacin. Informacin sobre la regulacin o el instrumento que esta-

blece la base legal o administrativa para la accin. Normalmente sera unarelacin con una entidad que contiene la regulacin.

2) Agente. Informacin sobre los agentes que se espera estn implicados enla realizacin la accin. Normalmente sera una relacin a las entidadesque describen los agentes.

e) Desencadenante del evento. Evento que permite calcular cundo ha de serimplementada la accin especificada (por ejemplo, despus de auditora, des-pus de dimisin etc.).

9.5 Grupo de metadatos de Historial de eventos

El grupo de metadatos Historial de eventos documenta la huella de los ltimoseventos de gestin de documentos o de otras acciones realizadas sobre la entidad ysus metadatos. Para cada evento especifica el tipo de evento, qu sucedi, cuandoocurri, por qu ocurri y quin lo efectu.

Los elementos de este grupo tienen la funcin bsica de mostrar que la entidady los metadatos conservan su autenticidad a lo largo del tiempo. Para hacerlo, docu-menta la creacin de la entidad y sus metadatos y todos los eventos significativosque les hayan ocurrido posteriormente. Los eventos se consideran significativos ono dependiendo de la actividad y del sistema.

Muchos de los eventos recogidos en los metadatos de Historial de eventos segeneran como resultado de la realizacin de las acciones previstas en los metadatosde Plan de eventos. Cuando estas acciones se llevan a cabo, pueden crearse uno oms eventos en los metadatos de Historial de eventos. Por ejemplo, realizar una

NORMAS


accin de valoracin puede generar los eventos siguientes: documento valorado(seleccionado) y documento para el que se ha ejecutado la decisin tomada en lavaloracin (custodia transferida).

Sin embargo, los eventos tambin pueden generarse por acciones que no sonacciones de gestin planificadas, pero que tambin han de ser especificadas en elHistorial de eventos. Los ejemplos de tales eventos imprevistos incluyen:

la dimisin de un miembro del personal (agente); un cambio en la descripcin de la entidad; y la adicin de una nueva relacin, o la eliminacin de una relacin existente.

Cuando ocurre un evento de cualquier tipo, se crea un evento en los metadatosdel Historial de eventos.

NORMAS


Figura 13Metadatos de Historial de eventos

Historial de Eventos

Identificador del evento

Fecha/hora del evento

Tipo del evento

Descripcin del evento

Relacin del evento

Plan de eventos

Descripcin

Uso

Identificacin

Relacin

Los metadatos de Historial de eventos son un conjunto de metadatos vinculados,cada componente de los cuales debe estar presente para documentar adecuadamen-te el evento. Cada evento contiene los elementos siguientes:

a) Identificador del evento: identificador nico para el evento/el nmero ope-racin del evento.

b) Fecha/Hora del evento: Especifica la fecha y, opcionalmente, la hora aso-ciada al evento.

c) Tipo del evento: el tipo de evento. Por ejemplo, para las entidades-docu-mento: registro, clasificacin, revisin.

d) Descripcin del evento: una descripcin del evento.e) Relacin del evento: cuando en la implementacin no se utilizan entidades-

Relacin independientes, este grupo de elementos se debe utilizar para incor-porar la informacin siguiente:1) Regulacin. Informacin sobre la regulacin o el instrumento que pro-

porciona la base legal o administrativa para la accin efectuada. Normal-mente sera una relacin con una entidad que contiene la regulacin.

2) Agente. Informacin sobre la persona responsable de emprender o deautorizar el evento. Normalmente sera una relacin con las entidades quedescriben los agentes.

9.6 Grupo de metadatos de Relacin

La Relacin contiene metadatos que asocian dos o ms entidades. Cuando larelacin se implementa como entidad independiente, el propsito de este elementoes simplemente sealar la descripcin de la entidad de la relacin especfica. En estecaso, el atributo Relacin no contiene informacin sobre la relacin como su tipo oduracin, sino solamente el indicador de la entidad-relacin, la cual contiene losdetalles de la relacin. La informacin sobre la relacin en s misma est contenidadentro de una entidad-relacin. Un ejemplo de relacin entre una entidad-agente yuna serie sera:

NORMAS


Figura 14Relacin entre una entidad-Agente y una entidad-Serie

Entidad -agente

Entidad -relacin

Entidad - serie

Aunque esto muestra una relacin binaria, las relaciones pueden conectar cual-quier nmero de entidades.

Para entidades-documento, las relaciones tpicas pueden incluir: controlado por,contenido en, utilizado por, creado para, etc. Para entidades-gestin, las relacionestpicas pueden incluir: controlado por, transferido a, etc. Para las entidades-agente,las relaciones tpicas pueden incluir: controlado por, contenido en, etc.

Cuando las relaciones no se implementan como entidades independientes, estegrupo de metadatos expresa las relaciones especficas, generalmente en secuenciasde comunicaciones binarias simples (por ejemplo: la entidad X controla la entidadY; la entidad X controla la entidad Z).

Para las implementaciones en las que no se usan las relaciones como entidadindependiente, el modelo de metadatos tambin incluye las relaciones especficas en

otros grupos de metadatos. El grupo de Plan de eventos y el de Historial de eventosincluyen los elementos para el agente y para la regulacin, que son normalmenterelaciones con entidades-agente y entidades-regulacin.

NORMAS


Figura 15Metadatos de Relacin

Relacin Identificador de relacin

o

Identificador de entidadrelacionada

Tipo de relacin

Fecha de relacin

Historial

Descripcin

Uso

Identificacin

Plan de eventos

Suponiendo que las relaciones se implementen como entidades independientes,el atributo Relacin contiene un solo elemento:

Relacin. La identificacin de la entidad-relacin que documenta la relacin. En las implementaciones que no tienen relaciones como entidades independien-

tes los metadatos de la relacin deben considerarse como metadatos vinculados paraser gestionados como un grupo. Las relaciones deben ser recprocas, as que en laentidad relacionada debe darse la relacin inversa. Los metadatos mnimos paradefinir una relacin seran:

a) Identificador de entidad relacionada: un vnculo a la identificacin de laentidad relacionada, con el fin de identificar con precisin los objetos rela-cionados.

b) Tipo de relacin: expresa la naturaleza de la relacin y el papel de las enti-dades especficas vinculadas en la relacin de una manera inequvoca. Porejemplo, contiene, controla, precede.

c) Fecha de la relacin: el inicio y, si es relevante, la fecha de finalizacin dela relacin.

10 Desarrollo de un esquema de metadatos para la gestin de documentos

10.1 Esquema de metadatos

Un esquema de metadatos es un plan lgico que muestra las relaciones entre los ele-mentos de metadatos. Los esquemas de metadatos incorporan normalmente un conjun-to de reglas, incluyendo reglas relacionadas con la semntica y la sintaxis, que permi-ten la gestin de metadatos (v. UNE-ISO 23081-1, 3.3). Los esquemas de metadatosson potentes instrumentos que facilitan la interoperabilidad y ayudan a asegurar el man-tenimiento de los documentos a largo plazo. Las organizaciones y ordenamientos jur-dicos que usen metadatos para la gestin de documentos necesitarn invertir los recur-sos necesarios para desarrollar y documentar los esquemas formales de metadatos.

10.2 Registros de metadatos

Todo esquema de metadatos adaptado para la gestin de documentos deberaincorporarse a los registros de metadatos organizativos o jurisdiccionales pertinen-tes. Los objetivos y usos de los registros de metadatos son diferentes dependiendode su tipo.

Los registros de metadatos tienen al menos tres objetivos que afectan a los meta-datos para la gestin de documentos. stos son:

a) Registros de esquemas de metadatos: son registros cuyo mbito abarcams de una organizacin y ms de un ordenamiento jurdico. Proporcionanuna declaracin de alto nivel sobre los objetivos de un esquema de metada-tos concreto que permitir a los usuarios determinar el esquema apropiadopara su uso propio.

b) Registros de esquemas de elementos de metadatos: son registros, que pro-porcionan una declaracin autorizada de la semntica de los elementos demetadatos contenidos en un esquema de metadatos especfico, generalmentedisponible pblicamente, con el fin de establecer un esquema comn parauna determinada comunidad de prcticas. El propsito de estos registros espromover la preparacin de mapeos o equivalencias entre elementos de meta-datos definido por diferentes comunidades.

c) Registros de esquemas de elementos de metadatos de una organizacindeterminada: estos registros estn concebidos para su uso dentro de lasorganizaciones, para permitir el mapeo de un esquema de metadatos espec-fico con los sistemas de trabajo concretos. La finalidad de estos registros esservir a las necesidades internas de interoperabilidad que se den en la propiaorganizacin, as como lograr la interoperabilidad a lo largo del tiempo.

NORMAS


10.3 Diseo de esquemas de metadatos para la gestin de documentos

10.3.1 Seleccin de elementos para formar un esquema

Las reas genricas de metadatos destinadas a la gestin de documentos se des-criben en la Seccin 9. Sin embargo, dentro de las definiciones genricas, cada orga-nizacin tiene la capacidad de especificar y/o definir cmo habrn de usarse los ele-mentos especficos para satisfacer sus propias necesidades. El esquema de metada-tos de la organizacin debera:

a) especificar las entidades que se van a implementar (ver seccin 6); b) especificar los niveles de agrupacin incluidos (ver seccin 7);c) identificar las entidades/agrupaciones (qu elementos identificarn de mane-

ra nica los documentos y de qu fuente se tomarn, por ejemplo, identifica-dores nicos del sistema, claves primarias de base de datos, etc.);

d) describir las entidades/agrupaciones (qu elementos de metadatos se requie-ren para determinar la representacin apropiada del contenido y la estructu-ra de los documentos, incluyendo sus dependencias tcnicas);

e) establecer vnculos entre entidades/agrupaciones relacionadas;f) establecer acciones predefinidas que deban emprenderse sobre los documentos

y establecer los desencadenantes que permitan que esos eventos tengan lugar;g) administrar o decidir sobre funcionalidades, por ejemplo, los trminos y con-

diciones de acceso, uso, eliminacin, etc.;h) y documentar el historial de eventos de las acciones emprendidas sobre los

documentos, por ejemplo su uso o migracin, etc.

En la prctica, algunos elementos de metadatos pueden servir a ms de un pro-psito.

10.3.2 Estructuracin de elementos y establecimiento de relaciones

Un conjunto de elementos de metadatos se convierte en un esquema cuando sele aplica una estructura lgica. Lo que implica establecer el valor semntico, o elsignificado especfico, de los elementos.

Asimismo, se deberan definir las relaciones semnticas, esto es, identificarcualquier grupo de elementos que deba considerarse como una secuencia conse-cuente para asegurar que el significado de los elementos est establecido claramen-te. Por ejemplo: documentar un evento requiere la definicin de la secuencia de ele-mentos que definan el objeto, el agente, la accin, los resultados de la accin y lafecha de la accin.

NORMAS


10.3.3 Esquemas de codificacin

Los elementos de metadatos pueden tomar su valor de esquemas de codifica-cin. Los esquemas de codificacin son fuentes autorizadas, que incluyen listas pre-definidas, clasificaciones, vocabularios controlados o taxonomas. Usar esquemasde codificacin que estn documentados formalmente ayuda a garantizar la calidady la consistencia de los valores de los metadatos.

Normalmente, los esquemas de codificacin son de dos tipos:

esquemas de codificacin de vocabulario, los cuales definen valores con losque cumplimentar elementos especficos;

esquemas de codificacin de sintaxis que definen la estructura o la sintaxis dela expresin de los valores.

Un ejemplo de estos ltimos es ISO 8601:2004[2]. Al definir un esquema de metadatos, debera especificarse si los elementos indi-

viduales requieren el uso de esquemas de codificacin. Si fuera el caso, el esquemade codificacin, sus protocolos de cita y cualquiera de las reglas relativas al uso decitas (sintaxis), deberan identificarse claramente. Ejemplos de elementos de meta-datos para la gestin de documentos que normalmente incluyen esquemas de codi-ficacin son funcin y materia.

Para garantizar la interoperabilidad, los esquemas de codificacin necesitandefinirse con el mismo rigor que los esquemas de elementos de metadatos. Las rela-ciones entre los trminos de los esquemas de codificacin deben admitir su proce-samiento automatizado.

10.3.4 Reglas sintcticas, niveles de obligatoriedad, valores por defectoy repetibilidad

Las reglas precisas de uso de los elementos deben definirse en la documentacinde los esquemas de metadatos. Algunas de las reas especficas requieren una meti-culosa documentacin, como:

a) La formacin de la sintaxis: la forma de expresin de los elementos, debedefinirse en todas las situaciones en las que resulte pertinente. Por ejemplo:es normal especificar que una fecha debe seguir una sintaxis determinadacomo por ejemplo aaaa/mm/dd. Todas las reglas sintcticas de este tipodeben quedar recogidas en la definicin del esquema.

b) En algunos casos pueden asignarse valores por defecto a los elementos. Porejemplo, establecer que el nombre de la organizacin figure siempre antes

NORMAS


del productor concreto. Todos los valores por defecto que se vayan a asig-nar a los metadatos deben establecerse formalmente en la definicin delesquema.

c) Se deben definir las reglas concernientes al nivel de obligatoriedad del usode cada elemento, esto es, si es opcional u obligatorio cada objeto que sedefina para contener un valor dentro de una secuencia de metadatos. En algu-nos casos los elementos son opcionales, es decir, slo se usarn si resulta per-tinente para un objeto especfico. Por ejemplo: el elemento fecha de trans-ferencia slo ser aplicable si el objeto ha sido transferido, as ser de carc-ter opcional o condicionado a la existencia de ese evento especfico.

d) Reglas de incidencia: algunos elementos pueden repetirse cuantas veces seanecesario, mientras que otros slo podrn aparecer una vez y no podrn repe-tirse. Por ejemplo: la presentacin especfica de un documento tan slo ten-dr un formato. Puede, sin embargo, haber mltiples documentos de metada-tos que definan diferentes formatos de un documento.

e) Casos en los que el uso de un elemento dependa de la existencia de otro ele-mento. Por ejemplo: el elemento Y depende del elemento X. Para tener unvalor para el elemento Y, deber crearse un valor para el elemento X.

10.3.5 Reutilizacin de esquemas de metadatos preexistentes para la gestinde documentos

Si bien la interoperabilidad es un resultado deseable en la gestin de metadatospara la gestin de documentos, se debe prestar un especial cuidado si se adoptanreglas de metadatos de otras comunidades. Ciertas reglas generales necesitan modi-ficarse para satisfacer objetivos especficos de la gestin de documentos. Es nece-sario garantizar, particularmente, que:

a) La semntica de los metadatos obtenidos de otros esquemas sea adecuadapara la gestin de documentos. Por ejemplo, casi todos los esquemas demetadatos suelen especificar que se requiere el elemento fecha. Sin embar-go, en el entorno de gestin de documentos se manejan muchos tipos distin-tos de fecha: fecha de recepcin, fecha de creacin, fecha de registro,fecha de accin, fecha de uso, etc. Nuestros requerimientos especficos parael uso de fechas pueden no ajustarse a la semntica de otros esquemas demetadatos. El anlisis cuidadoso y la equiparacin de la semntica de otrosesquemas resulta necesaria para garantizar que la funcionalidad de la gestinde documentos no queda comprometida.

b) Cuando los metadatos para la gestin de documentos se definen como unasecuencia de elementos relacionados, como en el caso de la documentacin

NORMAS


de un evento, se debe mantener un especial cuidado en gestionarlos siemprecomo una secuencia, y no considerarlos refinamientos o calificadores de unelemento, tal y como se hace en otros esquemas de metadatos.

c) Los esquemas procedentes de otros dominios o disciplinas pueden identificaro contener metadatos administrativos que consisten, por lo general, eninformacin sobre los esquemas (por ejemplo, sus versiones, cambios, auto-res, etc.) con el objetivo de gestionar el propio esquema. Esto es bastantediferente de las funcionalidades especficas de gestin de documentos tal ycomo se definen en los esquemas de codificacin destinados a la gestin dedocumentos. Los metadatos administrativos se refieren normalmente a laautoridad, cambios y estado de un esquema de metadatos concreto. En otraspalabras, son a menudo especificaciones para la gestin de los documentosasociados al esquema concreto. Los requisitos para documentar los datosautorizados sobre desarrollo y modificaciones de los documentos tambintienen que cumplirse con respecto a los esquemas de me

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