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Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management
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• L’evoluzione dell’analisi di processo: dal BPR al Process Mining
• Cos’è il Process Mining
• Ambiti di applicazione
• Focus sulle competenze
• Process Mining e Performance Management
• Key Takeaways
3Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
BPR: iniziative lunghe e costose basate su interviste…
4Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
… che non hanno lasciato una vera cultura del lavoro per processo
5Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
BPM: si iniziano a «gestire» i processi privilegiando velocità e flessibilità…
6Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
… ma si è ancora dipendenti dalle «percezioni» degli utenti
7Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
Process Mining: una vista oggettiva e precisa dei processi aziendali…
8Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
… che permette di passare dall’utilizzo tradizionale dei dati …
9Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
… alla generazione di reale valore grazie a tecniche innovative
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Cos’è il Process Mining
11Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
Process Mining
12Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
Differenza tra mondo ideale e realtà
13Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
Vero anche per i processi aziendali
14Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
Informazioni errate portano a decisioni sbagliate
15Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
Process mining in pillole
La pervasività dei sistemi
informativi in tutti i processi core
delle aziende abilita il Process
Mining.
I sistemi informativi producono
grandi volumi di event log che
possono essere trattati da
algoritmi e dai sistemi
computazionali odierni.
Le tecniche di data mining,
process modeling, machine
learning fanno emergere la realtà
aziendale per come è realmente
e non per come è stata
concettualizzata
vs.
Process modeling &
Machine LearningData MiningEvent Log
16Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
Il Process Mining permette di passare dall’analisi di informazioni parziali ed interpretabili…
17Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
…all’identificazione di actionable insight basati sui dati
18Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
Come funziona
DatabasesLive event stream
Event log
Algoritmi Process Mining
Extract «actionable» process knowledge
Performance
Process models
Compliance
PatternsIf A then B
Raccolta Dati Mining Applicazione
Raccolta dei dati di log
Pulizia dei dati
Filtering dei dati
Discovery automatica dei processi a partire dai log
Analisi dettagliata e personalizzata dei processi tramite l’applicazione di modelli statistici
Creazione di una vista chiara ed oggettiva dei processi
Monitoraggio delle performance
Review e strutturazione nuovi KPI per analisi della performance
√ x
19Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
Raccolta dati
Per essere utilizzabile in un’attività di Process Mining ogni log deve contenere almeno:
un codice identificativo univoco (Case ID) che associa l’evento con l’istanza di processo
un riferimento alla specifica attività di processo
un timestamp che indica il preciso istante di esecuzione
I dati di log spesso non sono disponibili nella forma richiesta dagli algoritmi di Process Mining e questo richiede una fase preparatoria di data mining e pulizia
20Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
Alcuni esempi di output
A3022
C2760
B13980
D3865
E2713
2610
161
2079
8674
1301
1680
638
533462 858
Le analisi aiutano ad individuare i key pattern che causano un peggioramento delle performance di processo
Analisi della ripetizione
Analisi di devianza
Analisi colli di bottiglia
21Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
Analisi dei risultati
Le animazioni e l’analisi delle varianti forniscono:
Viste intuitive ed efficaci sull’andamento dei processi
Viste animate sull’esecuzione dei processi
Facilità nell’identificazione dei colli di bottiglia
Identificazione dei problemi di performance
Visione end-to-end del processo e delle performance
Le viste di processo basate sulla performance e le dashboard di Process Analytics Intelligence invece:
Sono basate sull’identificazione automatica dei KPI
Monitorano l’evoluzione nel tempo di colli di bottiglia e problemi di performance
Permettono di valutare la bontà delle azioni intraprese
Aiutano ad analizzare i KPI di performance segmentandoli secondo diverse dimensioni
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Ambiti di applicazione
23Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
Principali ambiti di applicazione
VERIFICA DI
COMPLIANCE
E AUDITING
ACCORPAMENTI
E ACQUISIZIONIRIORGANIZZAZIONE
INEFFICIENZE E
PERFORMANCE
MANAGEMENT
DIGITAL
TRANSFORMATION
PREDICTIVE
MONITORING
ALLENAMENTO
CHATBOT
PROCESS
AUTOMATION /
ROBOTIZATION
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Process Mining e Performance Management
25Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
I tentativi di riforma della PA sono guidati da obiettivi di efficienza…
26Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
…eticità…
27Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
…trasparenza…
28Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
…qualità
29Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
Il ciclo della performance nella PA
Il feedback gioca un ruolo chiave, perché permette al dipendente di capire come migliorare la performance (propria e del processo) invece di generare ansia perché vissuto solo come un elemento di controllo
Il problema è che la pianificazione degli obiettivi viene spesso fatta sugli output del processo, senza tenere conto delle peculiarità del processo stesso che portano ad avere differenze anche significative nelle performance
Definizione obiettivi e risorse
Misura dei risultati
Analisi e interpretazione
degli
scostamenti
Definizione azioni correttive
Monitoraggio efficacia azioni
intraprese
(feedback)
Programmazione
• Vegono definiti
obiettivi puntuali,
misurabili e
raggiungibili
• Attività di
quantificazione del
livello di
raggiungimento dei
risultati e degli
impatti da questi
prodotti su utenti
e stakeholder,
attraverso il ricorso
a indicatori
• Questa attività tiene conto dei fattori di
contesto che possono avere determinato
l'allineamento o lo scostamento rispetto ad un
valore di riferimento
• Analisi continuativa
degli effetti prodotti
dalle azioni
correttive al fine di
valutarne l’efficacia
• Definizione di azioni
volte a migliorare la
performance nelle
iterazioni successive
• Definizione degli obiettivi di breve, medio e
lungo periodo
• Gli obiettivi fungono da guida rispetto alle
attività ed alla loro valutazione
30Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
La digital transformation, almeno nelle grandi aziende, ha colmato il gap tecnologico rendendo disponibili i dati…
31Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
…ma resta un grosso gap culturale e di competenze che ne limita fortemente l’utilizzo in azienda
32Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
Il Process Mining aiuta a colmare il gap perchè permette di non guardare più ai processi come delle «black-box»…
33Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
…ma di comprenderne gli snodi critici, consentendo di creare KPI altamente significativi…
34Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
…su cui basare un sistema di Performance Management che misuri la reale performance di processo…
35Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
…invece di KPI di alto livello che non aiutano a creare valore in modo continuo
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Focus sulle competenze
37Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
Process Mining: l’unione di Data e Process Mining
ProcessScience
Optimization
Operations mgmt & research
BPM
BPI
Processautomation
Formalmethods
Stochastics
ProcessMining
Data Science
Statistics
Privacy & Security
Behavioural / social science
Business models & mktg
Visual analytics
Distributed systems
Databases
Predictiveanalytics
Machine learning
Data mining
Algorithms
38Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
Data Scientist: la figura chiave
Competenze tecnologiche
Deve saper padroneggiare strumenti
diversi ed utilizzare il più adatto in base
all’attività che deve svolgere sui log
Gestione del dato
Possiede competenze su tutti gli
aspetti del ciclo di vita dei dati,
dall’estrazione alla rappresentazione
Competenze di processo e
comprensione del business
Capacità di astrarre processi dai dati a
disposizione e di analisi degli stessi per
identificare problemi e strutturare soluzioni volte
al miglioramento dei processi
Mentalità quantitativa
Analisi di grandi moli di dati, con
capacità di identificare pattern
ricorrenti, anomalie e correlazioni tra i
dati a disposizione
Competenze statistico /
matematiche
Selezione ed applicazione dei modelli
statistico / matematici più adatti
all’elaborazione dei log ed alla
predizione degli esiti di processo
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Key Takeaways
40Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
I dati dei sistemi informativi sono un tesoro da valorizzare…
41Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
…ma questo richiede un forte cambiamento culturale nell’approccio ai processi…
42Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
…che trasforma il nostro modo di guardare i processi stessi…
43Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
…che trasforma il nostro modo di guardare i processi stessi…
44Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
…che trasforma il nostro modo di guardare i processi stessi…
45Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
…che richiede anche competenze eterogenee e specifiche per trasformare i dati in valore…
46Process Mining per supportare la gestione del Cambiamento Organizzativo e per realizzare sistemi di Performance Management – 23 Maggio 2018
…creando sistemi di Performance Management realmente basati sui processi e non su misure astratte
