The IT Blueprint Project

The IT Blueprint Project

Perencanaan dan Pengembangan Cetak Biru Teknologi Informasi

Prepared by:

Dudy Rudianto

Applied Technology Research Center

Universitas Budi Luhur Jakarta

Table of Content

I. Introduction of the Amadeus Project

II. Methodology

III. Integrated Change and Project Management1. Scope and Objectives

2. Timing and Scheduling

3. Quality Target

4. Human Resource & Structure Management

5. Communication Management

6. Risk Management

I.Pengantar Perencanaan dan Pengembangan IT Blueprint

Perencanaan dan Pengembangan IT Blueprint merupakan istilah yang digunakan untuk mendeskripsikan master plan teknologi informasi yang akan digunakan oleh Departemen Perhubungan Jakarta. Pemilihan nama tersebut merupakan kesepakatan tidak langsung yang mengacu kepada pekerjaan yang diminta oleh PT. Medcom atau Departemen Perhubungan selaku pemilik proyek.

Secara prinsip, IT Blueprint merupakan dokumen turunan dari apa yang kerap disebut sebagai rencana strategis pembangunan dalam konteks organisasi pemerintah. Sementara dunia korporasi kerap menyebutnya sebagai renncana strategis bisnis. Di dalam dokumen tersebut disebutkan secara eksplisit fungsi atau peranan strategis dari sistem informasi dalam kerangka bisnis organisasi. Dalam beberapa referensi, Cetakbiru Sistem Informasi kerap didefinisikan sebagai:

sebuah dokumen formal yang berisi kerangka dasar strategi pembangunan sistem informasi organisasi

Dokumen formal ini secara resmi disahkan oleh pimpinan organisasi sebagai panduan atau bahan acuan dalam berbagai usaha organisasi untuk merencanakan dan mengembangkan sistem informasinya untuk jangka waktu tertentu.Adapun alasan mengapa sebuah organisasi perlu menyusun IT BLUEPRINT-nya adalah untuk menghindari terjadinya kemungkinan-kemung-kinan peristiwa sebagai berikut:

Pengembangan sistem informasi yang tidak sejalan dengan strategi organisasi;

Pembangunan sistem informasi yang tidak terpola (sporadis) sehingga tidak terjadi keterpaduan antara sub-sistem yang ada (tidak terintegrasi, tidak holistik, dan tidak koheren);

Implementasi sistem informasi yang tidak mendatangkan manfaat (benefit) seperti yang diharapkan oleh para stakeholder terkait (mereka yang berkepentingan);

Alokasi dana investasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan seharusnya, baik yang sifatnya kurang dari kebutuhan (under investment) maupun yang ber-lebihan (over investment);

Penerapan berbagai modul sistem informasi (sub-sistem) yang tidak memperhatikan asas-asas seperti prioritas dan kritikalitas; dan

Kualitas sistem informasi yang relatif rendah dipandang dari berbagai standar yang ada.

Pada dasarnya penyusunan IT Blueprint ini adalah merupakan tanggung jawab pimpinan tertinggi di dalam organisasi yang bertanggung jawab terhadap proses perencanaan dan pengembangan sistem informasi. Di dalam format organisasi multi-nasional misalnya, CIO (Chief Information Officer) merupakan pimpinan yang dimaksud. Di dalam organisasi yang sistem informasinya baru berkembang, biasanya tugas ini dibebankan kepada Kepala Divisi Sistem Informasi atau Manajer Sistem Informasi atau jabatan sejenis lainnya. Dalam organisasi pemerintah, tugas tersebut kerap diberikan kepada dinas Informasi dan Komunikasi, Badan Pengolah Data Elektronik atau Kantor Pengolah Data Elektronik.

Satu hal yang perlu dicatat, yaitu walaupun tugas penyusunan It Blueprint merupakan tanggung jawab dari mereka yang berada di dalam unit organisasi terkait dengan sistem informasi (misalnya: Divisi Sistem Informasi, Direktorat Manajemen Sistem Informasi, Unit Perencanaan Sistem Informasi, dan lain-lain), namun pada proses penyusunannya akan melibatkan hampir seluruh unit organisasi yang ada. Kenyataan ini sangatlah logis mengingat sistem informasi merupakan kumpulan dari berbagai komponen-komponen organisasi yang terkait satu dengan lainnya, yang memiliki tujuan utama untuk mengumpulan, menciptakan, mengorganisasikan, dan mendistri-busikan informasi kepada mereka yang membutuhkan.

Paradigma Kerangka IT BLUEPRINT

Secara struktur logika, paradigma kerangka IT BLUEPRINT terdiri dari 5 (lima) bagian utama, masing-masing adalah: Peranan Strategis Sistem Informasi

Definisi Kebutuhan Sistem Informasi

Spesifikasi Teknis Sistem Informasi

Strategi Manajemen Sistem Informasi

Manajemen Proyek Sistem Informasi

Peranan Strategis Sistem Informasi merupakan bagian pendahuluan dari dokumen yang pada dasarnya merupakan jembatan penghubung atau benang merah antara Rencana Strategis Pembangunan Pemerintah dengan It Blueprint. Dalam bagian ini terlihat secara jelas posisi strategis It Blueprint dalam kerangka strategi bisnis organisasi.

Definisi Kebutuhan Sistem Informasi merupa-kan bagian yang secara detail mendefinisikan sistem informasi seperti apa yang dibutuhkan oleh organisasi terkait. Hal ini sangat perlu untuk dikemukakan mengingat setiap organisasi sifatnya unik, sehingga kebutuhan spesifiknya terhadap sistem informasi pasti berbeda dengan organisasi-organisasi lainnya.

Spesifikasi Teknis Sistem Informasi merupa-kan bagian yang mendefinisikan spesifikasi teknis dari berbagai komponen sistem informasi berdasarkan kebutuhan yang telah didefinisikan sebelumnya. Karena komponen utama dari sebuah sistem informasi adalah teknologi informasi disamping proses dan sumber daya manusia maka mayoritas dari bagian ini akan membahas berbagai komponen teknologi informasi yang dibutuhkan.

Strategi Manajemen Sistem Informasi merupa-kan bagian yang menjelaskan bagaimana mekanisme organisasi dalam usahanya untuk mengelola seluruh sumber daya terkait dengan pengembangan sistem informasi yang ada, terutama yang berhubungan dengan proses perencanaan, pembangunan, penerapan, dan pengawasan.

Manajemen Proyek Sistem Informasi merupa-kan bagian yang memperlihatkan seluruh portfolio proyek sistem informasi beserta rencana pembangunannya berdasarkan tata kala waktu yang ada (jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang). Bagian ini dikatakan lengkap jika dikembangkan dengan menggunakan standar baku manajemen proyek seperti misalnya berpedoman pada standar PMBOK (Project Management Body of Knowledge) yang menekankan pentingnya diperhatikan 9 (sembilan) buah aspek proyek atau knowledge areas yaitu masing-masing: ruang lingkup, kualitas, biaya, waktu, sumber daya manusia, material, komunikasi, resiko, dan integrasi.

II.Methodology

Peranan Strategis Sistem Informasi

Obyektif dari bagian ini adalah untuk menentukan posisi sistem informasi seperti apa yang diharapkan oleh organisasi. Pembahasan dimulai dengan ditampilkannya visi, misi, obyektif, critical success factors, key performance indicators, dan berbagai informasi strategis lainnya terkait dengan organisasi, yang secara mudah dapat diperoleh dari dokumen corporate business plan. Berdasarkan informasi tersebut, ditentukanlah secara eksplisit peranan dan fungsi sistem informasi di dalam kerangka strategis bisnis organisasi.

Untuk membantu proses ini, seringkali diper-gunakan sejumlah teori atau konsep sebagai alat bantu, seperti misalnya: Michael Porters Value Chain, Robert Kaplans Balanced Scorecard, Cap Geminis Strategic Distinction Model, Michael Porters Five Forces, Warren McFarlans Strategic Matrix, Boston Consulting Groups Strategic Matrix, dan lain sebagainya. Yang perlu diperhatikan di sini adalah terlepas dari dipergunakannya berbagai pendekatan yang ada, organisasi harus mampu merumuskan aspek 4W-1H dari sistem informasi terkait (What, Why, Where, When, dan How).

Definisi Kebutuhan Sistem Informasi

Sebelum organisasi melakukan kajian detail terhadap kebutuhan sistem informasinya, perlu disepakati terlebih dahulu komponen-komponen apa saja yang merupakan sub-sistem dari sistem informasi yang ingin dibangun. Paling tidak terdapat 5 (lima) komponen penting [12] yang harus dikaji secara mendalam, masing-masing adalah:

Elemen Obyektif;

Elemen Aktivitas;

Elemen Data;

Elemen Manusia; dan

Elemen Teknologi.

Elemen Obyektif adalah elemen yang berkaitan dengan beragam tujuan dari dibangunnya sistem informasi organisasi.

Perlu diingat bahwa sistem informasi merupakan alat bantu manusia untuk menjalankan aktivitasnya. Adalah merupakan suatu kenyataan bahwa di dalam kerangka mikro dan makro organisasi, terdapat berbagai pihak yang berkepentingan (stake-holders) yang masing-masing memiliki perspektif kebutuhan yang berbeda terhadap sistem informasi yang akan dibangun. Terhadap masing-masing kelompok stakeholder ini perlu dikaji secara utuh dan menyeluruh harapan dari masing-masing mereka baik individu maupun kelompok terhadap sistem informasi yang akan dibangun. Banyak cara dan teknis yang dapat dipergunakan untuk mengelompokkan para stakeholder ini; biasanya akan lebih mudah jika dilihat dari posisi formal masing-masing mereka terhadap organisasi (misalnya: internal vs. eksternal, atau langsung vs. tidak langsung, atau umum vs. khusus dan lain sebagainya).Elemen Aktivitas adalah elemen yang berkaitan dengan sejumlah rangkaian proses yang terjadi di dalam organisasi. Telah diketahui bersama bahwa setiap organisasi pasti memiliki produk dan/atau jasa yang ditawarkan kepada pelanggan. Dan sehubungan dengan hal itu, dikembang-kanlah sejumlah rangkaian proses penciptaan produk dan jasa tersebut. Rangkaian proses inti ini (core processes) beserta sejumlah proses pendukungnya (supporting processes) perlu dikaji dan dipelajari dengan baik. Ada beberapa hal yang perlu dipahami dalam rangka pemetaan elemen aktivitas ini. Pertama adalah kenyataan bahwa masing-masing proses akan mem-butuhkan data dan informasi spesifik sebagai bagian dari sumber daya masukan (input) yang dibutuhkan untuk menghasilkan keluaran (output) tertentu. Kedua adalah kebutuhan manajemen terhadap informasi yang berkaitan dengan aktivitas pengawasan kinerja dari proses terkait. Dan ketiga adalah perlunya informasi sebagai medium komunikasi, kolaborasi, dan kooperasi antara sejumlah proses yang telah didefinisikan tersebut. Pada tahap berikutnya kelak, definisi proses ini akan menjadi cikal bakal dalam penentuan modul-modul perangkat lunak aplikasi yang dibutuhkan oleh organisasi.

Elemen Data adalah elemen yang berkaitan dengan karakteristik data sebagai bahan baku sumber daya informasi dan pengetahuan (knowledge). Setiap aktivitas atau proses manajemen, baik yang sifatnya strategis maupun operasional, membutuhkan beragam informasi untuk proses pengambilan keputusan. Pada bagian ini perlu dikaji properties dari data dan/atau informasi yang dibutuhkan oleh top level management, middle level management, dan low level management, terutama yang berkaitan dengan: sumber data, tingkat kedala-man data, tipe data, relasi antar data, volume data, frekuensi pengolahan data, kebutuhan kecepatan data, keamanan data, dan hal-hal terkait lainnya. Hasil kajian data dan informasi pada tahap ini akan sangat menentukan pada proses penentuan struktur dan sistem manajemen basis data (database) di tahap selanjutnya.

Elemen Manusia adalah elemen yang berkaitan dengan proses manajemen sumber daya manusia di dalam organisasi, terutama yang berkaitan dengan struktur tugas dan tanggung jawabnya, serta relasi di antara masing-masing individu seperti yang biasa tercermin di dalam struktur organisasi organisasi. Adalah merupakan hal yang mutlak untuk melakukan kajian terhadap struktur organisasi ini karena beberapa pertimbangan khusus. Pertama adalah suatu kenyataan bahwa sistem informasi semata-mata adalah alat bantu dari mereka yang berada di dalam struktur organisasi untuk melakukan pekerjaannya masing-masing. Kedua adalah untuk mempelajari bahwa aliran informasi di dalam organisasi terjadi secara lintas fungsi (sektoral) sehingga harus benar-benar dipelajari hubungan atau keterkaitan antara satu fungsi dengan fungsi lainnya yang masing-masing tentu saja dikendalikan oleh individu yang berbeda.

Elemen Teknologi adalah elemen yang berkaitan dengan kebutuhan organisasi terhadap berbagai alat bantu teknis (tidak hanya terbatas pada teknologi informasi semata) untuk membantu mereka dalam proses penciptaan beragam produk dan jasa yang ada. Sejumlah teknologi yang dilibatkan dalam proses produksi ini harus dianalisa kebutuhannya mengingat dewasa ini kebanyakan teknologi tersebut telah memiliki sejumlah fitur berbasis digital, sehingga kelak dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam sebuah sistem informasi yang terpadu. Kebutuhan akan teknologi yang didefinisikan pada tahap ini juga menyinggung masalah spesifikasi atau target kinerja yang diharapkan, seperti misalnya: fitur atau fasilitas teknis yang tersedia, standar yang dipergunakan, acuan kualitas yang diharapkan, kisaran harga, dan lain sebagainya.

Spesifikasi Teknis Sistem Informasi

Kebutuhan sistem informasi yang telah didefinisikan pada bagian sebelumnya pada dasarnya merupakan sebuah aspek demand dari organisasi terhadap teknologi informasi yang ingin dibangun. Dengan secara sungguh-sungguh mempelajari hasil kajian kebutuhan tersebut, organisasi dapat selanjutnya menentukan spesifikasi teknologi informasi yang sesuai dengan kebutuhan yang ada. Sebagai sebuah aspek supply, teknologi informasi yang dibangun harus memiliki keterkaitan yang erat dengan kelima buah elemen yang telah dikaji sebelumnya [13].

Elemen Obyektif yang telah didefinisikan pada dasarnya akan menentukan tipe pengguna atau user dari sistem informasi. Dalam era internet dewasa ini, secara fisik para pengguna sistem informasi dapat tersebar di berbagai lokasi geografis yang berbeda, namun menyatu di dalam dunia maya. Oleh karena itu seluruh stakeholder terkait dengan bisnis organisasi yang akan menjadi pengguna aktif maupun pasif dari sistem informasi harus dianalisa keberadaan dan keinginannya agar dapat dipersiapkan teknologi yang sesuai dengan kondisi mereka tersebut.

Elemen Aktivitas yang telah dipetakan ke dalam sejumlah proses inti dan penunjang pada tahap terdahulu akan menjadi panduan manajemen dalam menentukan modul-modul aplikasi apa saja yang dibutuhkan dan perlu dikembangkan. Terhadap portofolio aplikasi tersebut, biasanya akan ditetapkan mana saja aplikasi yang harus dibeli secara utuh (package implementation), dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan (tailor-made application), atau yang harus dikembangkan sendiri secara internal (custom development). Disamping itu, organisasi perlu pula mendefinisikan hubungan keterkaitan antara seluruh modul yang ada agar terlihat secara menyeluruh struktur dari sistem informasi terpadu.

Elemen Data yang telah dideskripsikan secara lengkap akan menentukan spesifikasi dan struktur dari sistem basis data yang perlu dikembangkan. Pada bagian ini perlu diperlihatkan bagaimana arsitektur dari sistem basis data organisasi, menyangkut isu-isu seputar: sistem sentralisasi vs. desentralisasi, sistem online vs. offline, sistem real-time atau replikasi, dan lain sebagainya. Perlu pula disampaikan pada bagian ini bagaimana teknologi akan menjamin terciptanya dan terjaganya kualitas data dan informasi yang dihasilkan.

Elemen Manusia yang merupakan deskripsi dari struktur organisasi organisasi akan memiliki keterkaitan yang erat dengan jenis sistem operasi topologi jaringan yang akan diterapkan. Untuk organisasi-organisasi raksasa atau berskala menengah ke atas, selain mencerminkan hubungan keterkaitan antar manusia di dalam organisasi organisasi, biasanya akan terlihat pula di dalam struktur organisasi hubungan antara berbagai entiti bisnis yang ada. Tidak menutup kemungkinan pula organisasi akan secara utuh membangun teknologi jaringannya secara lengkap, yaitu yang menyangkut pembentukan jejaring berbasis intranet, internet, dan ekstranet.

Elemen Teknologi di dalam kerangka cetakbiru ini akan berisi spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan oleh sistem informasi terkait. Perangkat keras yang dimaksud di sini tidak hanya terbatas pada komputer, jaringan, dan perangkat periperals lainnya, tetapi menyangkut pula spesifikasi infrastruktur teknologi informasi yang dibutuhkan. Biasanya untuk hal yang terakhir ini akan menyangkut kerja sama dengan sejumlah penyedia jasa (provider) telekomuni-kasi dan teknologi informasi.Strategi Manajemen Sistem Informasi

Setelah aspek demand dan supply dari sistem informasi telah dibahas dan dijabarkan, bagian selanjutnya yang sangat perlu untuk dipresen-tasikan adalah bagaimana strategi manajemen organisasi untuk dapat mempertemukan demand dan supply di atas dalam arti kata merancang strategi pembangunan dan pengelolaan sistem yang dimaksud [14]. Berdasarkan kelima elemen terkait, aspek pengelolaan atau manajemen sistem informasi secara prinsip dapat pula dipisahkan menjadi lima kelompok besar.

Kelompok pertama berkaitan dengan strategi mengelola user atau stakeholder dari sistem informasi, baik yang internal maupun eksternal, terutama terkait dengan harapan atau ekspektasi mereka terhadap kebutuhan akan sistem informasi. Perlu dipahami bahwa dinamika bisnis yang sedemikan tinggi dalam era globalisasi saat ini sangat berpengaruh terhadap bisnis organisasi. Adalah merupakan hal yang biasa bahwa perubahan terhadap kebutuhan akan informasi akan selalu terjadi dari waktu ke waktu. Sehubungan dengan kenyataan ini, organisasi harus memiliki mekanisme untuk dapat selalu menangkap dinamika perubahan ekspektasi user terhadap fungsi dan peranan sistem informasi maupun sejumlah sub-sistemnya. Ada banyak cara yang dapat dipergunakan, misalnya dengan dibentuknya Users Council atau Dewan Perwakilan Pengguna yang secara berkala bertemu dan berkumpul untuk mendiskusikan kebutuhan-kebutuhan baru.

Kelompok kedua berkaitan dengan strategi mengelola beraneka ragam perangkat lunak aplikasi yang terdapat di dalam organisasi agar keseluruhannya selain dapat berfungsi dengan baik, terjamin hubungan keterkaitan satu dengan lainnya di dalam sebuah arsitektur aplikasi yang holistik, terpadu, dan terintegrasi. Bukanlah merupakan suatu rahasia lagi bahwa hampir di setiap organisasi terlihat adanya fenomena islands of applications (kepulauan aplikasi) yang sporadis dan tidak secara baik berhubungan satu dengan lainnya (dilihat dari aspek kualitas integrasi). Terhadap kondisi ini, organisasi harus mampu untuk mengintegrasikan seluruh aplikasi agar tidak terjadi permasalahan yang dapat mengurangi kinerja dari sistem secara keseluruhan. Adalah merupakan tugas dari manajemen organisasi untuk menjamin bahwa setiap aplikasi yang ada telah memenuhi sejumlah standar baku kualitas perangkat lunak. Misalnya dengan melakukan pengukuran kualitas dengan mempergunakan Faktor McCall seperti Product Operations, Product Revision, dan Product Transition, yang kemudian dapat dilengkapi dengan sejumlah Metrics dan Quality Factors [15]. Terkait pula dalam bagian ini strategi manajemen organisasi dalam melakukan kerjasama dengan pihak ketiga seperti misalnya vendor atau software house. Isu-isu semacam pengalihdayaan (outsourcing) atau kemitraan strategis (strategic alliances) merupakan hal-hal yang perlu dipertimbangkan dan dipikirkan mekanismenya [16].

Kelompok ketiga berkaitan dengan strategi mengelola sistem basis data atau yang biasa disebut sebagai DBMS (DataBase Management System). Seperti halnya aplikasi, fenomena islands of database (kepulauan basis data) juga kerap terjadi di dalam sebuah organisasi. Adalah merupakan tugas dari organisasi untuk dapat membangun suatu mekanisme kontrol dan pengawasan agar keseluruhan data dan informasi yang merupakan aset berharga tersebut dapat dijaga kualitas content-nya maupun keterkaitan satu dengan lainnya. Manajemen organisasi harus mampu menyediakan seluruh stakeholder-nya data dan informasi yang memenuhi standar kualitas, seperti: relevant, clear, timely, accurate, sufficient, reliable, targeted, dan worthwhile.

Kelompok keempat berkaitan dengan proses pengelolaan jejaring organisasi. Tiga domain jaringan yang merupakan backbone dari sistem informasi yaitu intranet, internet, dan ekstranet pada dasarnya menghubungkan sejumlah komponen dan entiti bisnis dari sebuah organisasi yang tersebar secara geografis di sejumlah tempat. Mengelola sejumlah orang dalam struktur jejaring yang kompleks tersebut membutuhkan sebuah mekanisme tersendiri. Obyektifnya cukup jelas, yaitu menjaga agar seluruh jaringan yang ada dapat berfungsi selama 24 jam sehari dan 7 hari seminggu, sehingga tidak ada aktivitas bisnis organisasi yang terganggu.

Kelompok kelima berkaitan dengan pengelolaan aset perangkat keras dan infrastruktur jaringan. Tantangan terbesar di dalam mengelola sumber daya ini adalah kenyataan akan cepatnya teknologi mikroprosesor yang menjadi jantung komputer beserta sejumlah teknologi digital lainnya. Organisasi biasanya berada di dalam dilema apakah harus membeli atau menyewa sejumlah perangkat teknologi tersebut yang hampir setiap tahun diproduksi versi barunya. Jika aplikasi dan basis data adalah merupakan sumber daya digital yang tidak terlihat fisiknya, perangkat keras dan teknologi pendukungnya ini adalah merupakan aset fisik yang harus benar-benar dipelihara agar tidak merugikan organisasi terutama dipandang dari segi finansial [17].

Manajemen Proyek Sistem Informasi

Setelah tiga bagian terdahulu secara jelas dan gamblang mendiskripsikan arsitektur kelima elemen sistem informasi, pada bagian terakhir dokumen CSI disusunlah jadwal action plan-nya. Terhadap masing-masing komponen atau modul atau sub-sistem di dalam sistem informasi pada setiap elemen, direncanakanlah tata kala waktu pengembangannya. Biasanya durasi pengembangan proyek dibagi menjadi tiga tata kala waktu, yaitu untuk jangka pendek (0-2 tahun), jangka menengah (2-5 tahun), dan jangka panjang (di atas lima tahun). Dalam kaitan ini manajemen perlu untuk memetakan modul-modul sistem informasi ke rencana pengembangannya berdasarkan tiga tata kala waktu tersebut berdasarkan asas kepentingan, prioritas, kritikalitas, dan urgensitas.

Pada dasarnya, setiap modul yang akan dibangun harus diperlakukan sebagai sebuah proyek independen, agar pengembangannya dapat dengan mudah dilakukan, dikontrol, dan dievaluasi. Untuk keperluan tersebut ada baiknya jika terhadap masing-masing proyek pengembangan modul yang ada dijelaskan aspek utama dari manajemen proyek, yaitu menyangkut paling tidak aspek ruang lingkup, kualitas, durasi, dan perkiraan biaya (agar organisasi dapat mengalokasikan sumber daya finansialnya pada proses penganggaran).

Hal selanjutnya yang perlu dikemukakan pada bagian akhir dari dokumen CSI ini adalah pembentukan tim yang akan mengekseskusi semua perencanaan yang telah dibuat tersebut, lengkap dengan peranan, fungsi, serta tugas dan tanggung jawab dari masing-masing individunya (tentu saja dikemukakan pula profil kompetensi dan keahlian dari setiap individu yang dibutuhkan). Alasan perlu dibentuknya tim ini adalah karena terkadang menyerahkan eksekusi tersebut kepada tim internal dari unit atau divisi sistem informasi saja tidak cukup karena sifat pengembangan sistem informasi yang lintas fungsi atau sektoral. Perlu pula dipikirkan suatu bentuk tim agar proses sosialisasi dan eksekusi cetakbiru dapat secara efektif dilakukan.

Hal terakhir yang tidak kalah pentingnya untuk dibahas dalam CSI adalah mekanisme yang berkaitan dengan kebijakan perencanaan dan pelaksanaan CSI tersebut, terutama yang berkaitan dengan aspek manajemen dan governance-nya. Organisasi harus dapat mengukur apakah kebijakan yang dibuat selama ini yang berkaitan dengan sistem informasi telah benar-benar mendukung terbentuknya lingkungan yang kondusif agar semua perencanaan yang dipaparkan dalam CSI dapat terwujud. Contohnya adalah dengan menerapkan konsep maturity level (tingkat kematangan) sistem sebagai landasan berpijak dalam pengukuran keberhasilan dan penyusunan kebijakan dengan berpegang pada metodologi COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) [18]. Dalam kerangka ini, setiap organisasi dikatakan berhasil menerapkan sistem informasinya secara efektif jika tingkat kematangannya naik dari waktu ke waktu ke posisi yang lebih tinggi. COBIT merupakan sebuah mekanisme pengukuran kinerja sistem informasi berbasis proses, yaitu menyangkut hal-hal berkaitan dengan: planning and organisation, acquisition and implementation, delivery and support, serta monitoring.

PenutupCSI pada dasarnya bukanlah merupakan sebuah dokumen yang sempurna, dalam arti kata pasti akan terjadi perubahan pada pelaksa-naannya sejalan dengan dinamika perkembangan bisnis dan organisasi. Sehubungan dengan hal tersebut, ada baiknya jika diterapkan unsur versi pada setiap dokumennya. Dengan kata lain, jika terdapat perubahan kecil (minor) ataupun besar (major), dapat terlihat pada format versi dokumen terkait (misalnya: versi 2.3, dimana angka 2 menyatakan perubahan major kedua, dan angka 3 menyatakan adanya perubahan minor ketiga kalinya).

Pada akhirnya, CSI hanyalah merupakan suatu dokumen yang tidak ada artinya sama sekali jika tidak diterapkan isinya. Komitmen dari pimpinan organisasi sangat diperlukan di sini, mulai dari terselenggaranya proses sosialisasi yang efektif sampai dengan proses pengawasan dan evaluasi yang baik.

Methodology consists of two major components of the project. First is the system environment architecture and second is the change management project. Generally speaking, system environment architecture represent the WHAT component, while change management represents WHEN, WHO, WHERE, and HOW components.

Fig. 1. The Amadeus environment

The clearer version of the above picture is available in Appendices section. It is very simple to understand that the above system environment is the objective or TO BE environment design for Atma Jaya University. If some parts or certainly the entire system has been completed and implemented then the system will maturely support three main functions in any level or cluster: transactional, information processing & decision support and communication as well as coordination.

Fig. 2. Integrated Change & Project Management cycle

Its been well understood that to achieve the ideal Amadeus environment we must implement gradual works, manageable and realistic planning and hence we propose integrated Change & Project Management (ICPM). Its been implied too, that the integrated change management is generated from the IS/ IT Master Plan, which was previously made available in year 2003.

We understand that the construction, implementation and migration of the environment (in the context of system and culture) will be entirely completed within 4 years of project, started in the 2004 and well implemented in the end of year 2007. And as the Master Plan says, we should start and achieved something in the first year step, in year 2004, and this proposal is aligned with the idea of focusing planning and implementation in year 2004 only, while the following years are included in the general master plan and will be subject for review consecutively.

III.Integrated Change and Project ManagementThe Change Management will be employed to facilitate any work affected by this project, doesnt matter it is substantial or marginal. The Change Management is basically the integrated project management dedicated to the Amadeus Project and thus contains basic project management components and processes, for which we describe in the following diagram.

Process :PlanningExecutingControllingClosing

Management Components:

Scope and ObjectivesScope definitionVerification & change control

Timing and SchedulingActivity definition, sequencing & schedule developmentSchedule control

Quality TargetQuality planningQuality assuranceQuality control

Human Resource & Structure ManagementOrganizational & staff planningTeam development

Communication ManagementCommunication planningInformation distributionPerformance reportingAdministrative closures

Risk ManagementIdentification, analysis, response planningMonitoring & control

III.1. Scope and Objectives

The scope of works and objectives of the Amadeus Project shall include:

Construction, installation, testing, training and commissioning of the Amadeus Information System and Technology, including infrastructure, hardware and software to build up the main major information system and technology infrastructure

Reconfirmation of business process in Atma Jaya University, including processes in all sub-entity like faculty, administration office (all level), research center and etc. to ensure that we are mapping and implementing the core and best practices into the Amadeus environment

Integrated Change & Project Management to ensure the transition process of existing system to Amadeus will be carried out in smooth, acceptable and timely manner.

Scope of WorkAtma Jaya teams dutyVeritas teams duty

IS/ IT Master PlanReview, confirm and approveExecute

IS/ IT ConstructionReview, witness and approvePlan, execute & control

IS/ IT InstallationReview & supportPlan, execute & control

IS/ IT TestingReview, witness and approvePlan, execute & control

IS/ IT CommissioningReview, witness and approvePlan, execute & control

TrainingReview & participate/ supportPlan & propose

Business process confirmationReview, support and approveAnalyze & execute

Project SchedulingReview, approve & controlPropose & control

Project Team buildingReview, approve & executePropose & execute

Project communicationReceive & respondProactively execute & respond

However, it must be made clear that there are two big parties having highest stakes upon success of the Amadeus Project: Atma Jaya community and Veritas as the internal partner. So, we make little and simple scope breakdown between both parties, for guidance, as schemed by the above table. To be noted that the above scope of works are not altered in accordance with project scheduling but only by pin pointing the major works in the project. Also to be understood those works are implementations of the overall scope, including three major works: IS/ IT construction, business process review and change & project management.

III.2.Timing and Scheduling

The timing (duration estimating) and scheduling, as the Master Plan calls, will be applied to works carried out throughout the project. Main works shall include the construction & implementation of the:

Electronic Transactional System

Information Processing & Decision Support System

Communication and Coordination System

Automatically, the elements of the system have included the development of applications, data bases, networks and IT support organization because its related and interdependent each other, means that the system will not fully function unless the applications fed by its correct data base, connected with network and supported by service center.

Detail scheduling of the project is attached in the Appendices section. Aligned with the primary planning of the proposal, it cycles the planning of year 2004 2005 period and typical proposal shall be developed for later cycle period.

III.3.Quality Target

As been determined in the Master Plan, we shall use COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) Standard Audit to qualify our System Environment maturity. In the record, as of April 2003, the COBIT level of Atma Jaya University was 0.74 out of 5. We should take measurement within 1st quarter of 2004 by assumption that the performance of management of information system has increased though it might not be significant. And be expected to achieve, at least, level 1.5 in the 2004 1st quarter and should achieve level 3 in the end of year 2007. Its already a pesimistic plan.

III.4.Human Resource & Structure Management

Implied by HR & Structure is the formation of the party involved in this Amadeus project, including management personnel from both parties (Atma Jaya as the owner and Veritas team as the partner/ implementer), from any level, described on the diagram, figure 3. One of the most essential from the structure of the project teams is the relation between parties and role/ responsibilities of each. For example, shown from the structure that daily progress of the project will be executed and must be fully supported by coordination and partnership between Implementation Project Team and Counter Part Team members. Overall, counted as of early February 2004, there are about 16 key personnel from Veritas and more than 31 key personnel from Atma Jaya Team, not including operational and user group.

The structure of the project team is built according to the actual and current need. Hopefully, that simple organization chart will guide each personnel involved to behave their best while performing his/ her role like on: leading, communicating, delegating, motivating, dealing with conflicts and etc. and also help them to take accountability on their assignment. Finally, all of those relationships and will lead to communication management plan.

Fig. 3. Project Management organization chart

It is allowable to form organization according to the actual current requirement (adaptability principle) of the project, due to particular situation and based on up dated project performance review or appraisal. For example, the Change & Project Management Team did not exist before the requirement of change management came up.

III.5.Job Description

Steering Committee

Determine the strategic value of IT Investment and implications toward the university objectives

Develop mission, vision and long term objectives of the projects

Provide on-going guidance, recommendations, and directions during the pre-implementation, implementation, and post implementations

Make decisions on strategic issues such as IT policy, change management, investment policy, and organizational matter

Ensure the project implementation always on the right track and meet the objectives

Project Partner

Managing, administering and controlling the project implementation compliance to the objectives set by the steering committee

Preparing, maintaining resources to ensure that any aspects of implementation can be accomplished on time and on budget

Responsible for maintaining the project plan, project schedule, and implementation work out, and ensuring the deliverables completion

Managing all team including system development, user support, and quality insurance to make sure that the system complies to the user requirements

Communicating to Steering Committee the progress, constraints, and risks of implementation regularly

Responsible to bridge the communication between steering committee and development and support team to minimize any potential misunderstanding

Manager - Quality Assurance

Monitoring and controlling the deliverable in every phase of development and familiarization until come into production

Ensuring that the deliverable in compliance to user requirements

Ensuring that the system integration is up and running according the reliability, capacity, and speed standard has been set

Reporting and measuring the progress of the project using widely used standards to determine whether the project is on budget or on schedule

Provide advices and recommendation how to improve the project management, team consolidation, managing constrains, and participating during user change management

Preparing report and evaluation to steering committee regarding the project realization

Manager - Project Communication

Ensuring that the communication and information flow within the project will reach the requiring parties in timely manners

Understand fully the will or intention of the steering committee and convey the message to the overall project organization. Also to understand and to convey the message from the user or operational sites

Managing internal and external communication of the project environment and make sure there is no misleading communication

Find out the resolution of any communication problem during implementation and impose the action to eliminate the problem

Define programs to improve the communication amongst the project stakeholders

User Support Team

Managing user expectation toward implementation

Support the entire phase of implementation from user requirement specification, test, familiarization, parallel running, hand over into production, and training

Support as a helpdesk, receiving complaints, prepare solution and solve user problems. The team shall pass through the unsolved problem to engineer or developer and return back the solution to the user.

Preparing and maintaining the work plan to support the project implementation

Preparing reports, analysis, and recommendation regarding the support activities based on input or feedback from the field/ users

System Development Team

Responsible for the entire process of the development of Atma Jaya Information System until the system up and running in the production environment

Identifying the user requirements and translated into business processes that represent the integrated, optimized existing process in the Atma Jaya University

Design an optimized software architecture that accommodate any upgrade, features addition, and module expansion in the long run

Develop the software using a widely used and state of the art technology platform

Prepare an optimized network infrastructure by implementing segmentation, bandwidth limitation, and access control

Prepare all tools necessary for network environment concerning security, anti virus, bandwidth management, maintenance, and troubleshooting

Managing a team consisting business analysts, programmers to develop business processes, database structure, source codes, run time engine to build an integrated application

Design and create a database that represents all data and information required by Ama Jaya University

Prepare a test scenario, conduct a walkthrough and comprehensive test to ensure that the system running without error and meeting the user requirements

Making sure that the entire system delivered to Atma Jaya under condition ready to operate, error free, fast access and user friendly

Conduct error debugging during testing, parallel running, and make sure the output expected is the same as it has to be

Provide maintenance at least 6 months during production to eliminate any errors, unexpected results or responses.

Prepare regular reports regarding the progress, problem resolution, deliverables, and constraints that might happen

Prepare the documentation of the software, manual, and any technical configurations

Counter Part Team (Organizing Committee) of Atma Jaya

Managing the counterpart team to work hand in hand with development team during implementation to make sure that the project is aimed to the project goals

Together with development team, formulate the user requirements, verify back to the user and confirm that the requirements is correct

Bridge the interaction with end users such as faculties, bureaus, boards, or staffs

Support all necessary items required to prepare all implementation aspects such as network infrastructure building, communication facility preparation, user training, test scenario, and fine tune the system to meet the user requirements

Partnering with the development team to prepare the production environment before handed over into production

Evaluate the project, identify the problem, define plan to cope with the problem, and define actions to work out the implementation to be on time

Prepare reports, analysis, and recommendation concerning the project advances, risk evaluation, user training, and how to anticipate the hurdles or constraints

III.6.Communication Management

Communication in this project includes the process required to ensure timely and appropriate generation, collection, dissemination, storage, and ultimate disposition of project information. It provides the critical links among both Atma Jaya and Veritas team, ideas, and information that are necessary for success. There are many essential information in this project must be communicated comprehensively, in the right time, to the right parties and with the right manner, otherwise the project will threat by serious problem. An example of symptoms of a communication failure is the important parties do not receive clear and correct information regarding the project, either just for information or more important is a request to action/ respond. The domino effects of that kind of failure could be enormous which ultimately can lead the project into a total failure, doesnt matter how beautiful of system is and how much money we have invested in. To anticipate that, the project management team has draw a plan to guide each team member to communicate effectively. It covers: communication scheme, information distribution, performance reporting, and other administrative closures.

The distribution of information could be processed by several modes or methods. The types of essential information works in this project are: performance reports and change confirmation/ request. Other non-essential information is: project reports (non-analysis), routine project information/ request and presentations. The more important and strategic information will go to the higher management.

III.7.Risk Management

The focus of risk management is to provide contingency plan for WHAT IF situation, where something is going wrong on cost projection, quality target or schedule delays or the combination among those three. Basically, the risk of this project is possible to be qualitatively analyzed through Impact Risk Rating Matrix, as shown in the Appendices.

Referring to the matrix, we should pay more attention to the system module that has deep impact and high risk to the whole management system and vice versa.

Project Assurance*

Steering Committee - Atma Jaya University

Foundation & Board of Rector

Project Partner

Tranggono IS Turner

Faculty Deans

(8 Faculties)

Head of Administrative Bureaus

(5 Bureaus)

Chairman of Facility Centers

(8 Centers)

Head of Library Facility

Head IS/ IT Service

Atma Jaya University

Counter Part Team

Veritas Technologies

Quality Assurance*

Norma Sosiawan

Communication Management*

Victor J. Pratana

System Development

Leader: Pratolo Priyambodo

Member: As is

User Support*

Leader: Wibowo Kosasih

Member: Herman

Yunus

Maria Magdalena

Page 6 of 21 pages