Projectbesturing, -uitvoering en -afronding workshop voor projectleiders

Up

gra

de

1 Besturen/uitvoeren/afronden project

Projectbesturing, -uitvoering en -afronding

workshop voor projectleiders

Up

gra

de


Agenda

1. Inleiding o Inventarisatie leerpunten/problemen/doeleno afbakening van de workshop

3. De processen Besturing & Uitvoeringo Overzicht processtappeno Activiteiten en producten

4. Het proces Afrondingo Overzicht processtappeno Activiteiten en producten

5. Afsluitingo Resterende vragen/opmerkingeno Evaluatie/verbetersuggesties

Up

gra

de


Doel workshop

• Logisch vervolg op de workshop “Voorbereiden en Inrichten van Projecten”.

• Geeft de OBV-invulling weer van de volgende stappen in het projectmanagement proces: besturen, uitvoeren en afronding van projecten.

• Geeft een verdere toelichting op het gebruik van de handboeken, tools en beschikbare sjablonen.

• WIP presenteren aan eigen projectteam

Up

gra

de


Inventarisatie leerpunten

Up

gra

de


Project Management: Samenvatting

Kern van projectmatig werken:• via herkenbare & herhaalbare stappen• zorgen dat alle benodigde activiteiten worden verricht, • zodanig dat met de klant & acceptanten afgesproken resultaten en Kwaliteit worden geleverd, • waarbij de uitvoering blijft binnen de met het CMT

overeengekomen budget en doorlooptijd • met adequaat risicobeheer• en dit alles op basis van commitment van alle betrokkenen

Up

gra

de


Over commitment gesproken ...

U zei…? Wanneerwilt u het

gerealiseerd hebben?

Up

gra

de


Processtappen Projectmanagement

1. Voorbereiden2. Inrichten

3. Uitvoeren4. Besturen

5. Afronden

bijstellen

voortgang

sturing

Plan van aanpak

Up

gra

de


Project Management: omgeving

Projectteam

Projectleider

Contractmanager

Programmamanager

Afdelingshoofd

Tea

mco

ordi

nato

r

2-de echelon

Contracteigenaar

PvA RapportageOpdracht Decharge

Klant internQ

-bor

ger

Klant extern

Eindgebruiker

Up

gra

de


1) Inleiding

2) Omschrijving

project

3) Producten en

diensten

4) Kwaliteit

5) Planning

6) Organisatie

Inhoud PvA

7) Informatie8) Risicomanagement9) Overige procedures

/afspraken10) Bijlagen

PMW planningCI status overzicht

Req. Documenten, etc.

Up

gra

de


Minimaal beschikbaar:

• PvA met bijlagen:o Baseline PMW Planning o Startdocument(en) kostenbeheersingo Requirements document(en) o SCM statusoverzicht/plano Risico Fact Sheets (RFS)

• Resources

• Hulpmiddelen

=> KICK-OFF PROJECTt.b.v.

teambuilding en commitment

Up

gra

de


Beheerscycli projectbesturing

Actviteit/taak

Fase

Project

Wie beslistWie beslist

Contract Management Team

Projectleider/

Contractmanager

Projectleider/Projectmedewerker

Gebaseerd opGebaseerd op

Contract/

projectopdracht

Plan van Aanpak

Taakopdracht

Up

gra

de


Overzicht clusters Uitvoeren en Besturen project

1Taakopdracht, Standopname,Risicobeheer

5Projectgebonden

SCM

2Rapportages CtM,Beslisdocumenten

4Fase overgang

bijstellen PVA, planningBO FDO

3Req. management,Verwerken CR’s

Up

gra

de


Overzicht activiteiten Uitvoeren en Besturen project

U 3.3.1 Toewijzen

taakopdracht

B 3.4.2.Standopname/

actualiseer plan

U 3.3.2 Taak

verantwoording

B3.4.3Bijstellen

planning/baseline

B 3.4.5.Bijstellen PvA

U 3.3.3Bijhouden

projectdossier

U 3.3.4Opstellen beslisdoc.

B 3.4.1Risicobeheer

B 3.4.4 Opstellen

rapportages

B 3.4.6Bijst. PvA na fase-overgang

B 3.4.7Opstellen CR

B 3.4.8Verwerken CR

B 3.4.9Bijstellen req.doc.

CR vanuit CtM

Geaccordeerd PVA

Fase overgang

1

3

2

4

5

Up

gra

de


Toewijzen taakopdracht medewerker [U 3.3.1]

• Projectleider geeft (schriftelijke free format) taakopdracht(en) aan elke projectmedewerker

Vereist: • Commitment• TVB’s helder van betrokken rollen • ‘projectmatig’ + actief (team) gedrag • Voortgangsbewaking en rapportage


Up

gra

de


opdracht

begroting

Planning/PvA

Tijd/taakverant-

woording

standopname

evaluatie

normen

rapportagevoortgang

Planning

Tracking & Oversight

Afsluiting

Taakverantwoording/Standopname (PTO): [B3.4.2/3]

Kostenbeheersing

Begroten

Plannen

Uitvoeren activiteiten

Gebruik normen

Voortgang meten

Bijstellen planning/baseline/PvA

Q-maatregelenRisico’sBudget

Taakopdrachten


Up

gra

de


PMW Weekstaat OBV-ISO Standopname/herplanning [U3.3.2][B3.4.2]

Actualiseren planning:• Herplannen restprognose• Afwijking in doorlooptijd


Up

gra

de


• Continu inzicht in status / restplanning• Negatieve (potentiële) afwijking direct

melden aan PjL/CtMr• Positieve afwijking alleen indien zeker• Periodieke voortgangsrapportage t.o.v.

goedgekeurde PvA/Planning/Taakopdracht

• Goedgekeurde CR kan leiden tot nieuw PvA en/of baseline planning/taakopdr.

• PTO verantwoordelijkheid van projectmedewerker en projectleider

Standopname/voortgangsbewaking [B3.4.2/3]


Up

gra

de


Standopname : projectcommunicatie [B3.4.2/3]

• Intern (wekelijkse) projectoverleg agenda:

o Mededelingen uit CMT en derdeno Verslag vorige vergadering/status actiepunten o Per projectlid: werkzaamheden terugblik + vooruitbliko Voortgang en planning projecto Communicatie (intern/extern)o Kwaliteitsmaatregelen (Q-coördinator)o Risico’so Procesverbetering projectuitvoeringo Resume nieuwe actiepunten

• Taakopdrachten en verantwoordingo minimaal bilateraal wekelijks


Up

gra

de


Hulpmiddelen en opleidingen PjM/PTO/PMW

Trainingen/opleidingen:• Basistraining PMW• PMW Opfriscursus• PMW voor gevorderden• Werken in projecten• Projectmanagement

Hulpmiddelen:• PMW views/templates • Hulpmiddel bij gebruik van PMW • FAQ’s PMW• Handboek Projectmanagement

PMW


Up

gra

de


een kerntaak binnen projecten contractmanagement

Continue nagaan welke risico’s het halen van de (project)doelstellingen bedreigen en vervolgens deze risico’s

beheersen

1) op taak/individueel nivo 2) op project/contractniveau (RFS)

Risicobeheer [B3.4.1]1

Taakopdracht, Standopname,Risicobeheer

Up

gra

de


Actief Risicobeheer [B3.4.1]

• PjL, CtM maar ook projectteam• Vast onderwerp in projectteamoverleg• Vast onderdeel van maandrapportage


Up

gra

de


ProductvoorbeeldRisico Fact Sheets (RFS)

Risico 2Beschrijving Deadlines worden niet gehaald door hoeveelheid werk in de beschikbare tijdTijdstip DoorlopendSchade bij optreden Uitloop in tijd, geld.Kans van optreden Groot

Preventieve maatregelenNr Door wie Beschrijving Kosten Actie

uiterlijk1 Team Zelfdiscipline, nakomen afspraken, korte

communicatielijnen en lol in het werk houden.Nihil Doorlopend

2 Team Werkdocumenten op de gemeenschappelijke directoryhouden en n iet in privé directories.

Nihil Doorlopend

3 Team Kwaliteitsbeheersingsmaatregelen nauwgezet plannenen uitvoeren.

Onderdeelplan

Doorlopend

Correctieve maatregelenNr Door wie Beschrijving Kosten Actie

uiterlijk1 Projectleider Herplannen (uitloop). Meer resources is geen optie ivm

complexiteit en sterke afhankelijkheid tussen de op televeren producten.

Nnb Nnb


Up

gra

de


Opdracht opstellen maandrapportage

• Maak een overzicht van onderwerpen die in de maandrapportage aan de orde moeten komen zonder gebruik te maken van de handboeken. (3 min.)

• Wissel bevindingen klassikaal uit (5 min.)

• Verschillen inventariseren t.o.v. sjabloon maandrapportage (5 min.)


Up

gra

de


Opstellen rapportages [B3.4.4]

2-wekelijks Statusrapportage aan CtMr• 4 Rapportages uit PMW:

• Budgetoverzicht op act. nivo• Capaciteitsverloop (per medewerker)• Balkenplanning• Mijlpalenoverzicht

• bilateraal bespreken (PjL en CtMr)Maandelijks Voortgangsrapportage aan CMT

• Maandrapportage projecten• 4 rapportages uit PMW als bijlage• RFS’s + overzicht

Statusoverzicht CR’s + CI’s (bij CtMr)


Up

gra

de


Overzicht PMW views/statusrapportages [B3.4.4]

Begroten

Plannen

Standopname

Rapportage


Up

gra

de


Opstellen Beslisdocument + vaststellen consequenties [U3.3.4]

Hoe:• Opstellen Document met gevraagde besluitvorming en bijlage(n)• Ter accordering aanbieden bij CMT • Consequenties beslissing vaststellen

Eindresultaat:• Besluit door CMT• eventueel CR

Hulpmiddel: Postbank Memo (free format)


Up

gra

de


Requirements Management: essentie [B3.4.9]

• Specificaties expliciet vastgelegd en gecommuniceerd

o Klantrequirementso Acceptantrequirements

• In beheer bij CtMr => Acc. RqM evt. delegeren aan PjL

• Requirement heeft in principe één (accepterende) eigenaar

• Wijziging requirements => Change Request, verwerken in alle plannen + producten

• Requirements basis voor Plan van Aanpak

3Req.

management,Verwerken CR’s

Up

gra

de


Processchema RM [B3.4.9]

GoedgekeurdeChange

Requests

StartRequirementsDocumenten

Ontwerp-Proces

NieuweRequirementsDocumenten

Voor klant/accept. belangrijke ont-

werpbeslissingen

Fase-overgang

3Req.


Up

gra

de


3 Soorten requirements [B3.4.9]

ING

P

roje

ct

Kla

nte

n (

dez

e

o

rgan

isat

ie/

vra

gen

de

+ E

XT

ER

N

ver

and

erin

g)

PdP /IBN

FPC Overig

Ontwerp-spec's

fase N-1

Ontwerp-spec's fase N

No

rmen

/st

and

aard

s

O

ntw

erp

Kla

nt-

Ric

htl

ijn

en

Sp

ecif

ica t

ies

Req

uir

emen

ts/

Sec

DNB

IAD Ontwikkel-

standaards

SysteemSLA

testomgeving

MeetbareAcceptatie

Criteria OBV

Maak-proces

Interpay

Architectuur

3Req.


Up

gra

de


Belang van goede requirements [B3.4.9]

Wat de consultant adviseerde Wat de ingenieur ontwierp Wat Inkoop bestelde

Wat de verkoper leverde

Hoe de ontwikkelaars het bouwden

Wat werd gevraagd

3Req.


Up

gra

de


RM hulpmiddelen [B3.4.7 t/m 3.4.9]

•Werkinstructies in handboek PjM en CtM

(Change Request procedure)

•Sjabloon Klant Requirements document•Sjabloon Acceptant Requirements document

•Sjabloon Change Request formulier•Sjabloon Change Request statusoverzicht

3Req.


Up

gra

de


Opstellen Change Request [B3.4.7.]

Wanneer CR’s?• Bij wijziging van requirements n.a.v. knelpunten (uit

risicomanagement en/of standopname) => niet bij detaillering

• Bij grote uitloop/inloop planning of overschrijding/onderschrijding budget

• Niet inhoudelijk (meer) kunnen voldoen aan requirements/ teruggeven opdracht (concessieverzoek)

Beheer van CR’s• Formeel beheer CR’s bij CtMr ; wellicht opstellen

gedelegeerd aan PjL• Statusoverzicht CR’s ook bij CtMr in beheer

3Req.


Up

gra

de


Verwerken Change Request [B3.4.8]

Wat doen:

Soorten:

• Impactanalyse/prioritering uitvoeren• Requirements• Nieuwe FPA/omvangsschatting• Budget/begroting• Doorlooptijd• Resources (inzetplanning)• Hulpmiddelen

• Herplannen na goedkeuring• Opnieuw baselinen• Bijstellen PvA/Project/Req.

• Extern (Van opdrachtgever/CtMr)• Intern (Vanuit project)

Wanneer: • Bij uitloop/overschrijding • Bij wijzigingen op Req, PvA, CI’s

3Req.


Up

gra

de


Bijstellen werkplan/baseline [B3.4.3/3.4.5/3.4.9]

Nieuwe Baseline(deel)o Verwerken Change Request (int./ext.)o Door CtMr geaccordeerde CR tbv grote

uitloop/overschrijdingo Bij fase-overgango Eventueel bijstellen:

• PvA, • Begroting (FPA/omvangsschatting)• Planning• Requirements documenten, • RFS’s, • Taakopdracht(en) etc.

PMW

3Req.


4Fase overgang

bijstellen PVA, planning

BO FDO

Up

gra

de


Bijstellen PvA/Requirements na fase-overgang [B3.4.6/3.4.9]

Bij Fase-overgang:• Resources regelen (inzetplanning)• Bijstellen planning/Baselinen• Bijstellen PvA• Goedkeuring vragen => beslisdocument

Bijstellen Requirements documenten:• Goedgekeurde CR’s verwerken• Klant requirements actualiseren o.b.v. resultaten uit ontwerpproces vorige fase• Acceptant requirements uit komende fase toespitsen op projectresultaat

4Fase overgang


BO FDO

Up

gra

de


Bijstellen requirements na fase overgang (PBM)

4Fase overgang


BO FDO

DS

BO

FDO

TDO

Bouw

OS

OS

OS

Start Req.

OS

Klant Req. doc.’Acc.Req.doc.’

Testen

Resultaat:AangepastSysteem

CTTST FST

INV

Ontwerpspecificatie

Klant Req. doc.’’Acc.Req.doc.’’

Klant Req. doc.’’’Acc.Req.doc.’’’

Acc.Req.doc.’’’’

Acc.Req.doc.’’’’’

TOTT

Up

gra

de


16. Taakopdr./med.17. Weekstaat18. Beslisdoc.

19. Act.planning20. Bijgest. Planning21. Stat. Rapp.22. Mnd. Voortg. Rapp.23. Goedgek. CR.24. CR overzicht

8. Planning Inr. Proj.9. Proj.begroting10 Startdoc. Kost.beh.11 Init. Planning12. PvA hfdst. Kwal.13. Afspr. Infrastuct.14. Proj.dossier15. Plan van Aanpak

1. Planning voorbereid. 2 Klant Req. Doc.3. Ris.Fact.Sh.4. Fin..Kaders5. Tijd kaders6. Inzetafspr.7. Proj. Opdr.

25. Funct.form./med.26. Eval.rapp. Kostbeh.27. Eval.rapp. Proj.28. Accept.doc. Prod.29. Decharge doc.

7. P.opdr.

15. PvA

1. Voorbereiden

2. Inrichten


5. Afronden

+ CtM + (PL)

PL + med.

bijstellen

voortgang

sturing

Productoverzicht Besturen/Uitvoeren project

5Projectgebonden

SCM

Up

gra

de


1. Voorbereiden

2. Inrichten


5. Afronden

bijstellen

voortgang

sturing

Projectdossier

projectopdracht

Plan van aanpak

Projectdossier en beheer [U3.3.3]

Afspraken

Project geb. info

(S)CM

“Afspraken altijd schriftelijk vastleggen”

5Projectgebonden

SCM

Up

gra

de


Beheer van documenten en producten (intern SCM)

• 10 bouwstenen van SCM 1 Wij hebben een SCM-PLan (VIP) 2 Wij doen SCM volgens Plan 3 Wij definiëren en identificeren onze CI’s (VIP) 4 Wij zetten onze CI's in onze bibliotheek (VIP) 5 Wij leggen de status van CI's vast 6 Wij volgen een wijzigingsverzoek- en een

probleemmeldingsprocedure voor onze CI’s 7 Wij voeren wijzigingen op CI’s gecontroleerd uit 8 Wij bouwen onze producten uit onze CI’s volgens

procedure 9 Wij hebben standaardrapportages over de status

van onze CI’s10 Wij doen SCM-controle onderzoeken

5Projectgebonden

SCM

Up

gra

de


Overzicht activiteiten Afronden project (6)

Afrondenproject

A3.5.1Beoordeling

projectmedew.

A3.5.2Opst.

Evaluatierapp.Kostenbeh.

A3.5.4Verkrijgen acceptatie

eindproduct

A3.5.5Verkrijgen decharge

Eindproducten ingevoerd/overgedragen naar productie

Resultaat ingevoerden nazorg afgerond

=>Project ontbonden

A3.5.3Opst.

Evaluatierapp.project

Resultaten uit PjM processen Uitvoeren

en Besturen

Uitvoeren nazorgOverdracht

projectdossier

Up

gra

de


Verkrijgen acceptatie eindproduct [A3.5.4]

Hoe:• Opstellen acceptatierapport per acceptant• Acceptanten beoordelen en accorderen• CtMr tekent voor gezien• Opnemen in projectdossier

Eindresultaat:• Acceptatieformulier per opgeleverd eindproduct/acceptant

Hulpmiddel: Sjabloon acceptatierapport Acceptatieformulier

Up

gra

de


Beoordelen projectmedewerker [A3.5.1]

Hoe:• Verzamelen gegevens• Invullen sjabloon Functioneringsformulier• Bespreken met projectmedewerker• Vaststellen definitieve versie• Opleveren aan lijnmanager

Ingevuld

functionerings

formulier

Up

gra

de


Evaluatie kostenbeheersing [A3.5.2]

Nacalculatie op basis van:• initiële begroting/planning (baseline +uitgangspunten)• startdocument kostenbeheersing• gerealiseerde (actuele) planning• tussentijdse bijstellingen (CR’s)• geschoond van opgetreden verstoringen/risico’s • vaststellen kengetallen (input voor metrieken)• vastleggen ervaringen, knelpunten & oplossingen tbv PBV

• Eindresultaat: evaluatiedocument kostenbeheersing

Up

gra

de


Opstellen Evaluatierapport project(fase)[A3.5.3]

Hoe:Verzamelen evaluatiegegevens van:• Q-borger/Q-coördinator• Testcoördinator• Kostenbeheersing• Projectdossier• Projectteam/medewerkertevredenheid• Klanttevredenheid

Opgesteld/gereviewed door projectteam

Eindresultaat:• afgerond evaluatierapport van project of afgesloten projectfase naar CtMr.

Up

gra

de


Opdracht evaluatierapport project

Opdracht : Maak een overzicht van alle punten in een

logische clustering die je in jeproject eindevaluatierapport wil behandelen.

Duur: 5 minuten

Plenair bespreken : 10 minuten

Up

gra

de


Verkrijgen Decharge [A3.5.5]

Hoe:• opstellen decharge-document met: - projectresultaat - evaluatierapport - projectdossier (geschoond) - acceptatieformulieren• goedkeuring door CtMr• overdracht projectdossier

Eindresultaat:• goedgekeurd dechargedocument• opheffen projectteam

Up

gra

de


16. Taakopdr./med.17. Weekstaat18. Beslisdoc.

19. Act.planning20. Bijgest. Planning21. Stat. Rapp.22. Mnd. Voortg. Rapp.23. Goedgek. CR.24. CR overzicht

8. Planning Inr. Proj.9. Proj.begroting10 Startdoc. Kost.beh.11 Init. Planning12. PvA hfdst. Kwal.13. Afspr. Infrastuct.14. Proj.dossier15. Plan van Aanpak

1. Planning voorbereid. 2 Klant Req. Doc.3. Ris.Fact.Sh.4. Fin..Kaders5. Tijd kaders6. Inzetafspr.7. Proj. Opdr.

25. Funct.form./med.26. Eval.rapp. Kostbeh.27. Eval.rapp. Proj.28. Accept.doc. Prod.29. Decharge doc.

7. P.opdr.

15. PvA

1. Voorbereiden

2. Inrichten


5. Afronden

+ CtM + (PL)

PL + med.

bijstellen

voortgang

sturing

Productoverzicht afronden project

Up

gra

de


Afsluiting

• Vragen / opmerkingen• Wat zijn volgens jullie de verschillen

tussen oude en nieuwe werkwijze?• Pas de nieuwe werkwijze toe!!• Evaluatieformulier

o aanvullingeno suggesties

Documents

Projectbesturing, -uitvoering en -afronding workshop voor projectleiders