Embed Size (px)
Citation preview
PROJEKTKULTÚRA, PROJEKTSZEMLÉLET
Csabina Zoltán stratégiai igazgatóKözép-Pannon Zrt.
Miről lesz szó?
• Mitől projekt a projekt?
• Jó az nekünk?
• Siker- és kudarc tényezők
• Érdemes és lehetséges-e alkalmazni a közigazgatásban?
• Miért és milyen irányban fejlődjünk?
• Reggeli felkelés
• Ez az előadás
• Nyári nyaralás
• Hivatali ügyfélfogadás
• Autóvásárlás
• Közgyűlés előkészítése
• Járási hivatalok kialakítása
• Költözés
• Napi bevásárlás
• Esküvő
• Építési engedély kiadása
• Házépítés
• Heti vezetői értekezlet
• Kormányhivatali nyílt nap megszervezése
Projekt vagy nem projekt?A felsoroltak közül melyek a projektek és miért?
• Reggeli felkelés
• Ez az előadás
• Nyári nyaralás
• Hivatali ügyfélfogadás
• Autóvásárlás
• Közgyűlés előkészítése
• Járási hivatalok kialakítása
• Költözés
• Napi bevásárlás
• Esküvő
• Építési engedély kiadása
• Házépítés
• Heti vezetői értekezlet
• Kormányhivatali nyílt nap megszervezése
Projekt vagy nem projekt?A felsoroltak közül melyek a projektek és miért?
A projekt egyedi, jól definiált célja és végterméke van, korlátos idő- és költségkereten belül kell megvalósítani
FolyamatosIsmétlődő
AutomatikusVáltozatlan
Konkrét célEgyszeri
Kezdet/végTervezett
Korlátos erőforrásKomplex
RUTIN
PROJEKT
A projekt sajátosságai meghatározzák a projekt-menedzsment tartalmát is
Mi a projektmenedzsment?
• A projekthez szükségesfeladatok és erőforrások
– megtervezése és
– megszervezése (optimalizálása)
• a cél megvalósítása érdekében
• idő- és költségkorlátok mellett
A projektszerű működés számos előnnyel jár a rutinszerű tevékenységekhez képest
• Hatékonyabb munkavégzés– Tervezettség, pontos feladatmeghatározások, mérhetőség
• Átléphetők a szervezeti keretek– Team munka (munkatársak más szervezeti egységből,
szakértők bevonása)
• Pontos időütemezés– Előre tervezhető tevékenységek, kiszámíthatóság,
• Jobb kommunikáció, a folyamatok átláthatósága– Előre tervezett jelentések, tájékoztatók;
dokumentumsablonok
• Jobb együttműködés– Közös cél, team munka – egymásrautaltság
– Megrendelők, beszállítók és partnerek közti kapcsolat
De nem csodaszer! a projektnek tekinthető feladatot sem érdemes projekt keretek közt megoldani, ha
• a megoldás egyszerűbben is elérhető
• tartalma idegen a szervezettől
• nem vagyunk rá felkészültek (szakmai ismeretek, erőforrások hiányosak)
• a projektszerű működés feltételeinek kialakítása (idő-, erőforrás- és költségigény) nem térül meg
Alternatív megoldás lehet:– Munkacsoport létrehozása adott feladatra
– Prémiumfeladat kitűzése
– A feladat kiszervezés
• Rossz kommunikáció a hierarchia szintjei között
• Tisztázatlan felelősségek és hatáskörök, döntésképtelenség
• A felsővezetés támogatásának hiánya
• Nem készülnek fel a kockázatokra
• Nem megoldott az előrehaladás mérése
A projektek sikerét vagy sikertelenségét számos tényező befolyásolja
A projekt sikertényezői
• Megfelelő koordináció és kommunikáció
• Az alkalmazott módszerek és technikák összhangja a feltételekkel, a konkrét feladatokkal és célokkal
• Mérhető kritériumok, amelyekkel az eredmények követhetők, ellenőrizhetők
• Figyelem a projekt iránt, a közreműködők lelkesedése
Kudractényezők
Pl.: a4-es metróátvilágításáról
Alkalmazható-e a projektszemlélet, a projekt alapú munka a közigazgatásban? Peremfeltételek
• Jogszabályokban rögzített intézmények, struktúrák, felelősségek és eljárási szabályok (pl. Kttv, Ket, Ötv.; Ktv)
• A közvetlen megrendelőn túlmenően felelősség a testületek/intézmények (pl. ÁSZ) és a nyilvánosság/választók felé
• A projekteket közpénzekből finanszírozzák
– Kötöttebb finanszírozási szabályok
– Nem szükségszerűa pénzügyi megtérülés
Pl.: önk-iprojektelszámolás folyamata
Egy szervezet PM érettségét számos tényező befolyásolja
Megbíz-hatatlan
PM folyamatok
•A projektmenedzsmentet szórványosan alkalmazzák•A dokumentálás formális és hiányzik a PM standardok ismerete•Tréningek nincsenek•Alacsony a projektek szervezeti támogatottsága
InformálisPM folyamatok
•Formálisan jóváhagyott PM módszertan nincs, alap PM folyamatok működnek, de nem minden projektben•Team tagok kapnak információkat a PM módszertanról, de nem alkalmazzák őket•A projekt „tanulságokat” nem gyűjtik
Standardizált PM folyamatok
•Van kidolgozott és formálisan jóváhagyott módszertan•Team tagok kapnak információkat a PM módszertanról, és alkalmazzák őket•A szabványokat a projektekben alkalmazzák, a vezetés támogatja használatukat•A középpontban az egyedi projektek sikere áll
EllenőrzöttPM folyamatok
•Szabványok meghatározott gyűjteményét használják és ellenőrzik•A projektek stratégiai célokat szolgálnak; eredmények, üzleti hasznok visszamérése zajlik•Belső PM tréning van•Megalakul a Project Management Office (PMO)
Optimalizált PM folyamatok
•A tanulságokat” folyamatosan gyűjtik•A PM módszertant rendszeresen elemzik és megújítják•A PM teljesítmény javításának eljárása használatban van•A vezetés a folyamatos fejlesztésre fókuszál
Forrás: IFUA
A szervezetek projektmenedzsment érettségét négy területen kell fejleszteni
Forrás: IFUAAktualitása: 1731/2013 (X.11) Korm. Hat.
projekt
projekt
projekt
A projektszervezetben különböző szervezeti egységekhez tartó személyeknek kell együtt dolgozni
Felső vezető
Funkcionális vezető
beosztott
beosztott
beosztott
Funkcionális vezető
beosztott
beosztott
beosztott
Funkcionális vezető
beosztott
beosztott
beosztott
Felső vezető
Funkcionális vezető
beosztott
beosztott
beosztott
Funkcionális vezető
beosztott
beosztott
beosztott
Funkcionális vezető
beosztott
beosztott
beosztott
Milyen lehetséges szervezeti megoldások vannak a projektek végrehajtására
koordináció
A projekt gördülékenyen zajlik, amíg minden rendben megy.Probléma esetén az egyeztetések a funkcionális vezetőkön keresztül történnek, ami megnehezíti a gyors döntéshozatalt
koordináció A projekt megvalósítása nehéz, mivel a projekt szereplőinek be kell tartania a formális, funkcionálisvezetőkön keresztüli utat.A projektet feltehetőleg sok, feleslegesnek érzett egyeztetés kíséri
Felső vezető
Funkcionális vezető
beosztott
beosztott
Proj.vez.
Funkcionális vezető
beosztott
beosztott
beosztott
Funkcionális vezető
beosztott
beosztott
beosztott
Felső vezető
Funkcionális vezető
beosztott
beosztott
beosztott
Funkcionális vezető
beosztott
beosztott
beosztott
Funkcionális vezető
beosztott
beosztott
beosztott
Proj.vez-kvezetője
Proj.vez.
Proj.vez.
Proj.vez.
Milyen lehetséges szervezeti megoldások vannak a projektek végrehajtására
koordináció
A projekt jól működhet, ha a projekt szereplői elismerik a projektvezetőt vezetőként szakmai/emberi kompetenciái alapján. Ha ez hiányzik, a projekt ugyanúgy zajlik,mintha nem lenne kijelölt projektvezető
koordináció
A projekt vezetője szervezetileg elkülönül a szereplők elismerik projekt-vezetőként.De probléma esetén csak a funkcionális utat bejárva talál a problémára megoldást.
A szervezeti, hatásköri problémák megoldásában segít a közreműködők szerepkörének tisztázása
Responsible Aki a feladatért felelősAccountable Akinek a felelős beszámol, aki jóváhagyja a teljesítéstSupport Aki közreműködik a feladatok végrehajtásábanConsulted Akinek a véleményét figyelembe kell venni, fel kell használni
(kétirányú kommunikáció)Informed Akit tájékoztatni kell az előrehaladásról (egyirányú kommunikáció)
Felelősségmátrix (RASCI mátrix)
Team-tag
Tevékenység
A B C D
1. feladat R A S
2. feladat S C R
3. feladat R S I
…
De ki legyen a projektmenedzser? Induljunk ki a feladataiból
Közreműködés a projektcélok meghatározásában
A Projekt Definíciós (Alapító) Dokumentum elkészítése és jóváhagyatása
Nagyvonalú erőforrásbecslés elkészítése
Projektszervezet kialakítása
Kezdeményezés Tervezés Végrehajtás Lezárás
Részletes projektterv elkészítése és elfogadtatása
Költségterv elkészítése és elfogadtatása
Projektszervezet felállítása, elfogadtatása, projekttagok felkérése
A projekttagoktól szükséges kapacitások egyeztetése a funkcionális vezetőkkel
Kockázatmenedzsment és kommunikáció megtervezése
Kick off megbeszélés
Feladatok kiadása és számonkérése
PIB-ek megtartása, dokumentálása
Projekttagok motiválása, konfliktusok kezelése
Egyezetések, megbeszélések
Tervek nyomonkövetése, esetleges módosítása
Státuszjelentések
Eredménytermék átadása
Projekt dokumentálása
Elkészült projekt anyagok archiválása
Projekttagok értékelése
Tapasztalatok levonása
Visszacsatolás szponzor részére
A projekt eredményeinek megismertetése
Ünneplés
(Projekt)menedzsment technikák ismerete+ képesség
+ készségKompetencia
Az IPMA kompetencia rendszereAz IPMA kompetencia rendszere
Hogyan fogjunk hozzá? Készítsük el saját projektmenedzsment szabályzatunkat
A szabályzat tartalma lehet
• A szabályzat célja és hatóköre(milyen esetekben kell alkalmazni)
• Alapfogalmak tisztázása
• A projektvégrehajtás főbb szakaszai, azok tartalma, elvárt outputjai, főbb döntési pontok és döntéshozók
• A projekt irányítási rendje
• Kommunikációs szabályok és formák
• Dokumentumok kezelési szabályai
Példák:Bp.
XV. Ker. Szfvár
