Upload
buithuan
View
232
Download
4
Embed Size (px)
Citation preview
1
PROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS MELALUI MEDIA
SOSIAL DAN KEGIATAN SOSIALISASI: TINJAUAN KEGIATAN
PROMOSI DI PDII-LIPI1
Wahid Nashihuddin2
Pustakawan Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah – LIPI
Gedung A PDII-LIPI, Jl.Jend.Gatot Subroto No.10 Jakarta Selatan 12710
Email: [email protected]
ABSTRAK Perpustakaan khusus merupakan salah satu jenis perpustakaan yang memiliki koleksi khusus dan
spesifikasi pengguna dengan tupoksi menyediakan kebutuhan informasi sivitas di lembaga
induknya. Agar layanan perpustakaan khusus dapat dikenal dan lebih dekat dengan pengguna maka
harus disosialisasikan dan dipromosikan ke masyarakat. Pustakawan (khususnya pustakawan
referensi) sebagai “roda” penggerak layanan perpustakaan dituntut untuk kreatif dan inovatif dalam
mempromosikan layanan perpustakaan ke masyarakat. Pustakawan dapat mengoptimalkan media
sosial untuk mempromosikan dan mensosialisasikan layanan perpustakaan dan lembaga induknya
ke masyarakat. Selain itu, pustakawan juga perlu melakukan sosialisasi langsung ke pengguna dan
masyarakat agar dapat mengetahui berbagai kebutuhan informasi penggunanya. Masalah kegiatan
promosi di media sosial dan sosialisasi layanan perpustakaan khusus ini juga menjadi perhatian
pustakawan PDII-LIPI, khususnya untuk membangun dan mengintensifkan komunikasi dengan
pengguna online lembaga dan umumnya untuk memenuhi kebutuhan informasi masyarakat yang
ada di daerah. Lebih lanjut, tulisan ini akan membahas tentang: (1) alasan perpustakaan
menggunakan media sosial; (2) media sosial yang dapat dimanfaatkan perpustakaan; (3) promosi
layanan informasi di perpustakaan khusus; dan (4) analisis SWOT kegiatan promosi di
perpustakaan khusus. Tujuan membahas empat hal tersebut adalah untuk berbagi pengetahuan dan
menjelaskan tentang urgensi pemanfaatan media sosial dan kegiatan sosialisasi untuk peningkatan
layanan informasi di perpustakaan khusus.
Keywords: Special library; Promotion; Socialization; Social Media; Reference librarian; PDII-LIPI.
1. PENDAHULUAN
Perpustakaan khusus merupakan institusi/unit kerja pengelola karya tulis, karya
cetak, dan karya rekam yang dikelola secara profesional berdasarkan sistem yang baku
untuk mendukung kelancaran/keberhasilan pencapaian visi, misi dan tujuan instansi
induk yang menaunginya (BSN, 2009). Perpustakaan khusus sebagai suatu organisasi
informasi yang disponsori oleh suatu instansi atau perusahaan, baik swasta maupun
pemerintah yang bertugas mengumpulkan, menyimpan, dan menyebarkan informasi
dengan menekankan koleksinya pada suatu bidang tertentu dan bidang-bidang yang
berhubungan dengan bidang tersebut serta untuk pemakai tertentu saja. Perpustakaan
khusus memiliki ciri-ciri: (1) koleksi informasi yang ada lebih diutamakan untuk
memenuhi kebutuhan organisasi induk, berada di bawah suatu organisasi induk; (2)
masyarakat yang dilayani terbatas pada staf yang ada di lingkungan organisasi induk dan
anggota asosiasi yang berada di organisasi tersebut; (3) ruang lingkup subjek berorientasi
pada satu subjek tertentu atau beberapa subjek yang berhubungan dengan bidang kegiatan
dan minat organisasi induk. Selain itu, ukuran perpustakaan khusus biasanya kecil dan
dikelola oleh pustakawan yang berperan sebagai ahli informasi dan manajer (Tambunan
(2013).
1 Makalah Presentasi Rapat Kerja Pusat XX dan Seminar Ilmiah Nasional Ikatan Pustakawan Indonesia Tahun 2016, Bandung, 11-13
Oktober 2016. 2 Pustakawan Berprestasi Juara II Tingkat Nasional Tahun 2016.
2
Membahas perpustakaan khusus tentunya berbeda dengan jenis perpustakaan
yang lain, seperti perpustakaan nasional, umum, sekolah, dan perguruan tinggi. Salah satu
perbedaan yang menonjol yaitu tupoksi perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan
informasi sivitas lembaga induknya. Dalam hal ini, keberadaan dan program-program
perpustakaan khusus harus mendukung pencapaian visi dan misi lembaga induknya.
Namun, dengan segala keterbatasan dan kebijakan yang ada, pustakawan harus berusaha
optimal agar layanan perpustakaannya lebih dekat dengan masyarakat. Sebagai pelayan
publik di perpustakaan khusus, pustakawan harus mampu menganalisis dan
mengidentifikasi setiap kebutuhan informasi dan perilaku penggunanya agar dapat
terlayani secara optimal. Pustakawan harus menganggap pengguna sebagai “orang mulia”
yang harus diperlakukan dengan baik, bersikap user friendly, serta mampu menjadi
partner bagi pengguna.
Agar keberadaan fungsi dan layanan perpustakaan khusus lebih dikenal dan
diminati oleh masyarakat maka pengelola perpustakaan dan pustakawan harus proaktif
dan berinovasi dalam mempromosikan layanan perpustakaannya ke masyarakat dengan
cara-cara yang komunikatif interaktif, baik melalui media sosial maupun kegiatan
sosialisasi langsung ke masyarakat. Promosi melalui media sosial, pustakawan dapat
memanfaatkan Facebook, Twitter, Youtube, dan sebagainya. Sosialisasi dan promosi
layanan perpustakaan khusus dapat dilakukan pustakawan melalui kegiatan bimbingan
pemakai perpustakaan, pelatihan, kerjasama, dan pameran bidang kepustakawanan.
Sebagaimana yang telah dilakukan oleh pustakawan Pusat Dokumentasi dan
Informasi Ilmiah – Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (selanjutnya disebut PDII-
LIPI), telah aktif melakukan promosi layanan perpustakaan dan lembaga induknya ke
masyarakat melalui media sosial Facebook dan Twitter, serta media sosial berbayar
Hipwee. Kegiatan sosialiasi juga dilakukan pustakawan melalui berbagai kegiatan, seperti
bimbingan pemakai perpustakaan, bimbingan penelusuran informasi, pelatihan
pengelolaan perpustakaan dan terbitan berkala, kerjasama pemanfaatan hasil litbang,
pameran bidang iptek dan perpustakaan, serta melalui kegiatan seminar/konferensi
bidang kepustakawanan yang terkait dengan pemanfaatan layanan perpustakaan dan
sumber-sumber informasi ilmiah lembaga. Berdasarkan hal tersebut, tulisan ini akan
membahas 4 (empat) hal, yaitu: (1) alasan perpustakaan menggunakan media sosial; (2)
media sosial yang dapat dimanfaatkan perpustakaan; (3) promosi layanan informasi di
perpustakaan khusus; dan (4) analisis SWOT kegiatan promosi di perpustakaan khusus.
2. PEMBAHASAN
2.1. Alasan Perpustakaan Menggunakan Media Sosial
King (2015) mengatakan bahwa mayoritas pelanggan saat ini lebih banyak
memanfaatkan media sosial untuk mengakses sumber-sumber informasi
perpustakaan. Untuk itu, perpustakaan perlu mengoptimalkan media sosial untuk
membangun koneksi informasi dengan penggunanya dan meningkatkan layanan
perpustakaan. Selain membangun koneksi informasi dengan pelanggan, perpustakaan
dapat memanfaatkan media sosial untuk mendengarkan, menanggapi pengguna
dengan cepat, memberikan layanan yang fleksibel (mobile services), dan memperluas
jangkauan akses informasi ke masyarakat. Dengan kata lain, media sosial memiliki
potensi yang efektif untuk membangun hubungan yang lebih dekat dengan
pelanggannya dan membangun komunikasi antar-perpustakaan. Komunikasi antar-
3
perpustakaan melalui media sosial dapat dilakukan dengan cara interaksi antar-
pustakawan untuk saling belajar tentang bagaimana mengakses sumber daya
perpustakaan. Saat ini pemanfaatan media sosial di perpustakaan umumnya masih
bersifat ad hoc dan eksperimental, tetapi di masa mendatang media sosial dianggap
media dan cara yang efektif untuk mempromosikan layanan perpustakaan yang lebih
luas ke pengguna.
Taylor & Francis Group (2014) melakukan penelitian di Inggris, Amerika
Serikat, dan India, tentang bagaimana pustakawan memanfaatkan media sosial serta
tujuan dan efek apakah yang diperoleh dari media sosial tersebut. Penelitian
dilakukan dengan cara wawancara via-telepon (10 orang yang terdiri atas pimpinan
perpustakaan), Twitter, dan survei online (ditanggapi oleh 497 responden yang telah
memanfaatkan jasa referensi perpustakaan). Hasil penelitian menunjukkan bahwa:
Lebih dari 70% dari perpustakaan menggunakan media sosial; 60% perpustakaan
telah memiliki media sosial lebih dari tiga tahun; dan 30% pustakawan telah
mem-posting informasi yang terkait dengan layanan perpustakaan setiap hari.
Media sosial yang populer atau sering digunakan pelanggan adalah facebook dan
twitter. Untuk meningkatkan efektivitas pemanfaatan media sosial ini pustakawan
perlu menetapkan taktik dan strategi yang tepat agar dapat menarik minat
pelanggan untuk memanfaatkan jasa perpustakaan.
Tujuan perpustakaan menggunakan media sosial untuk memenuhi berbagai tujuan
dan kebutuhan informasi pelanggan. Pencapaian tujuan promosi ini dilakukan
dengan cara:
(1) Memastikan ketersediaan (visibility) sumber daya perpustakaan. Layanan
melalui media sosial ini dilakukan dengan cara komunikasi dua arah (ada
umpan balik dan melibatkan pengguna dalam pemanfaatan jasa
perpustakaan), dan kegiatan diskusi dengan pengguna diinformasikan
melalui youtube;
(2) Melakukan jangkauan ke luar perpustakaan (outreach), yakni pustakawan
membangun koneksi kerjasama melalui jaringan media sosial komunitas
untuk mempromosikan jasa-jasa perpustakaan. Hal ini agar karya-karya
akademik (di universitas) dapat diakses dan dimanfaatkan oleh masyarakat;
(3) Menghemat biaya promosi layanan perpustakaan dan membangun
kesempatan bagi masyarakat untuk menyampaikan informasi yang
dibutuhkan tanpa rasa enggan. Hal-hal yang disampaikan masyarakat sangat
membantu efektivitas pengembangan koleksi dan menginisiasi pustakawan
untuk pengembangan konten layanan perpustakaan.
Selain itu, ketrampilan pustakawan dalam menjawab berbagai pertanyaan
pelanggan melalui media sosial dan kebijakan inovasi promosi melalui media sosial
perpustakaan menjadi faktor penentu keberhasilan layanan referensi. Ketrampilan ini
terkait dengan kefokusan dan kejelasan dalam menjawab pertanyaan dari pengguna
yang disampaikan melalui media sosial, serta ada informasi baru yang dapat
merangsang minat dan hobi pengguna untuk datang dan memanfaatkan jasa
perpustakaan. Hal yang perlu diingat adalah jangan sampai terjadi duplikasi
informasi dan menginformasikan hal-hal yang terkait dengan pribadi pustakawan.
4
Taylor & Francis Group (2014) menjelaskan perlu ada upaya yang signifikan
untuk mempromosikan sumber daya dan jasa perpustakaan melalui media sosial.
Misalnya pemilihan media sosial yang disesuaikan dengan lingkup pemanfaatan
layanan perpustakaan, apakah melalui Twitter, Facebook, Pinterest, maupun Youtube
(Gambar 1).
Gambar 1. Ligkup informasi penggunaan media sosial untuk promosi perpustakaan
(Taylor & Francis Group, 2014).
Kemudian, terkait dengan penetapan kebijakan media sosial dan rencana
inovasi layanan perpustakaan, Taylor & Francis Group (2014) menunjukkan bahwa
lebih dari 40% perpustakaan tidak memiliki rencana inovasi untuk pengembangan
layanan perpustakaan yang diinformasikan melalui media sosial. Hal tersebut
disebabkan oleh belum adanya jadwal secara jelas mengenai materi promosi yang
akan di-upload di media sosial. Meskipun demikian, sebanyak 88% responden hasil
survei menunjukkan bahwa media sosial akan berperan penting dalam membangun
masa depan perpustakaan.
2.2 Media Sosial yang Dapat Dimanfaatkan Perpustakaan
King (2015) menjelaskan ada beberapa jenis media sosial yang dapat
dimanfaatkan oleh perpustakaan, diantaranya: Facebook, Twitter, Youtube, LinkedIn,
Tumblr, Pinterest, Instagram, Snapchat, Vine, Google Plus, dan Flickr. Dari
sejumlah media sosial tersebut, terbukti Facebook merupakan media sosial yang
paling banyak digunakan oleh perpustakaan. Misalnya, di Amerika serikat terdapat
57% orang dewasa yang menggunakan Facebook. Hasil survei tersebut serupa
dengan hasil penelitian Taylor & Francis Group (2014) yang menunjukkan bahwa
Facebook merupakan media sosial yang paling banyak digunakan di perpustakaan,
kemudian Twitter, Blogs, dan seterusnya (Gambar 2).
5
Gambar 2. Presentase pengguna media sosial di perpustakaan
(Taylor & Francis Group, 2014)
Jenis-jenis media sosial yang dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan, dijelaskan
sebagai berikut.
1) Facebook. Informasi Facebook mencakup: (1) berita perpustakaan (library
news), yang menginformasikan tentang sumber daya perpustakaan, layanan
perpustakaan, dan program-program perpustakaan, baik yang telah dilaksanakan,
sedang dilaksanakan, maupun akan dilaksanakan; dan (2) hal yang menarik (fun
stuff). Perpustakaan menginformasikan hal-hal yang dapat menyenangkan
pengguna melalui Facebook, seperti informasi yang lucu sehingga memicu
follower untuk meng-like.
2) Twitter. Twitter adalah saluran media sosial yang dapat meningkatkan jumlah
presentase komunitas pengguna perpustakaan di media sosial. Informasi Twitter
biasanya berupa berita atau informasi singkat (dibatasi jumlah karakter huruf)
yang menarik dan menyenangkan sehingga memotivasi follower untuk
mengomentarinya.
3) Youtube. Sebagian besar orang memanfaatkan Youtube untuk membagikan hasil
rekaman video melalui saluran media online. Melalui Youtube kita dapat berbagi
konten ke teman-teman untuk mengomentarinya dan menyarankan mereka untuk
memberikan rating, memfavoritkan, memasukkan dalam bookmark, dan men-
share-nya melalui jejaring sosial. Informasi video perpustakaan di Youtube
berisi pemanfaatan referensi dan hiburan di perpustakaan, yang meminta
pelanggan untuk memberikan feedback.
4) LinkedIn. LinkedIn dikenal sebagai jaringan bisnis yang fokus pada spesifikasi
dan pemanfaatan alat/media. Perpustakaan menggunakan LinkedIn untuk
membangun jaringan diskusi melalui grup, biasanya untuk mengomentari dan
memberikan saran terhadap adanya buku baru di perpustakaan, kegiatan resensi
buku, dan pemasaran buku di perpustakaan. 19% orang dewasa di Amerika
Serikat menggunakan LinkedIn untuk mem-posting dan me-resume riwayat
pekerjaan mereka. Selain untuk promosi buku baru, perpustakaan dapat
menggunakan LinkedIn untuk menghubungkan jaringan pengguna profesional
yang menjadi target layanan perpustakaan.
6
5) Tumblr. Tumblr adalah media sosial unik untuk tujuan popularitas, dengan
menampilkan informasi berbasis animasi dan visual untuk layanan perpustakaan.
Sebagian besar pengguna Tumblr adalah orang dewasa yang bekerja sebagai
graphic desaigner, sedangkan di perpustakaan Tumblr dimanfaatkan untuk
upload video animasi interaktif seputar pemanfaatan layanan perpustakaan.
6) Pinterest. Pinterest adalah media sosial yang baik untuk menemukan konten
informasi visual yang menarik. Menurut Mashable, pengguna Pinterest sebagian
besar orang dewasa berjenis kelamin wanita. Di Amerika Serika, hampir satu
sepertiga dari wanita menggunakan Pinterest dan hanya 8% pengguna Pinterest
adalah laki-laki. Pemanfaatan Pinterest di perpustakaan untuk “memancing”
pengguna menelusur informasi perpustakaan yang lebih kompleks, kemudian
hasil temuannya dibagikan ke orang lain agar dapat meng-klik-nya.
7) Instagram. Instagram adalah media sosial yang dimanfaatkan untuk berbagi
foto dan video berdurasi pendek. Setelah Facebook membeli Instagram, fasilitas
dan fitur layanannya diperbaiki guna meningkatkan jumlah pelanggan
Instagram.
8) Snapchat. Snapchat memungkinkan pengguna untuk mengirimkan foto dan
video, menambahkan teks dan gambar untuk foto atau video, serta mengatur
waktu durasi untuk menampikan konten.
9) Vine. Vine merupakan alat baru untuk twitter posting. Pengguna Vine relatif
masih sedikit, tidak sepopuler dengan media sosial yang lain. Perpustakaan
menggunakan Vine biasanya untuk membuat konten visual
yang mirip dengan konten di Instagram. Hal yang perlu diingat bahwa durasi
video yang dapat di-upload di Vine hanya berlangsung enam detik.
10) Google Plus. Google Plus (Google+ atau G+) adalah
jaringan sosial yang dikembangkan oleh Google. Sebelum G+, Google telah
mengembangkan jaringan sosial Google Buzz.
11) Flickr. Flickr merupakan media sosial untuk menyimpan dan berbagi foto secara
online. Pengguna Flickr dapat berbagi foto dengan teman yang menjadi
komunitas, terutama melalui website pribadi.
2.3 Promosi Layanan Informasi di Perpustakaan Khusus
Kegiatan promosi pemanfaatan layanan informasi di perpustakaan khusus ini
akan dicontohkan sebagaimana yang telah dilakukan oleh pustakawan dan petugas
layanan informasi di PDII-LIPI, yakni promosi melalui media sosial dan kegiatan
sosialisasi langsung ke masyarakat.
2.3.1 Promosi Melalui Media Sosial
Media sosial yang digunakan untuk promosi layanan perpustakaan
adalah Facebook, Twitter, dan Hipwee. Sebagaimana yang dikatakan King
(2015) bahwa penggunaan media sosial di perpustakaan berfungsi untuk
mendengarkan, menanggapi pengguna dengan cepat, memberikan layanan
yang fleksibel (mobile services), dan memperluas jangkauan akses informasi
ke masyarakat, pustakawan PDII-LIPI juga menerapkan hal tersebut. Media
sosial ini dioptimalkan pustakawan untuk menginformasikan hal-hal yang telah
dilakukan oleh perpustakaan dan mempromosikan produk dan jasa lembaga
7
induknya. Berikut ini alamat situs media sosial yang dimanfaatkan pustakawan
referensi PDII-LIPI untuk menanggapi berbagai pertanyaan pengguna dan
mempromosikan layanan perpustakaan dan lembaga induknya:
o Facebook : https://www.facebook.com/pdiilipi
o Twitter : https://twitter.com/PDII_LIPI
o Hipwee : http://www.hipwee.com/author/lipi/
Secara umum, promosi layanan lembaga di media sosial Facebook dan
Twitter menginformasikan tentang: (1) sumber daya dan layanan perpustakaan;
(2) cara pemesanan informasi online; (3) jasa pelatihan pusdokinfo dalam satu
tahun; (4) layanan ISSN dan serah simpan jurnal; dan (5) dokumentasi kegiatan
PDII-LIPI. Sedangkan materi promosi melalui Hipwee lebih menginformasikan
hal-hal yang bersifat umum hingga merujuk pada spesifikasi layanan
penelusuran informasi PDII-LIPI. Informasi layanan disajikan secara
sistematis, mulai dari hal yang bersifat umum ke khusus. Misalnya informasi
dimulai dari alasan menggunakan sumber-sumber informasi ilmiah –
penggunaan database ilmiah perpustakaan – cara mendapatkan referensi ilmiah
yang berkualitas – hingga kontak layanan pemesanan informasi online ke PDII-
LIPI. Kemasan informasi promosi di Hipwee lebih bersifat edukatif dan
persuasif dengan menggunakan bahasa non-formal atau bahasa gaul “anak
muda”. Hal tersebut dapat dilihat pada judul layanan promosinya, yaitu:
1) “6 Hal Ini Bakal Sulit Kamu Lakukan Setelah Lulus Nanti. Mumpung
Masih Mahasiswa, Buruan Coba!”;
2) “8 Situs ini Bisa Bantu Esai Hingga Tesis Cepat Selesai, Nggak Ada
Alasan Buat Nunda”.
Adapun tagline layanan online perpustakaan PDII-LIPI adalah “Anda
Bertanya, Kami Menjawab”, yang berarti bahwa setiap ada pertanyaan dan
permasalahan yang dihadapi pemustaka atau pengguna jasa lembaga,
pustakawan referensi harus menjawabnya dengan jelas, tepat, cepat, dan tuntas.
Nashihuddin dan Tupan (2013) mengatakan apabila petugas kurang/tidak
memahami pertanyaan yang disampaikan ke pengguna, maka harus bertanya
pada rekan kerja pustakawan yang dianggap memahami dan mengetahui atas
pertanyaan tersebut. Petugas referensi tidak boleh mengatakan “saya tidak
tahu, saya tidak paham”. Pemberian layanan online ini sebaiknya dilakukan
oleh petugas yang berwawasan luas dan memahami setiap jasa dan produk
yang dikelola lembaga agar pengguna merasa puas dengan jasa yang diberikan
petugas layanan.
Selain menggunakan media sosial, pustakawan referensi juga
menyediakan layanan online 24 jam melalui email dan instant messenger yang
terkoneksi dengan aplikasi smartphone. Kontak layanan email dan instant
messenger pustakawan referensi PDII-LIPI sebagai berikut.
o Email: [email protected]/[email protected]
o Telp/Hp./WA: 089678992990; BBM: 5FCDADB9 (PIN)
Selain bertanya seputar jasa perpustakaan dan penelusuran informasi,
pengguna layanan online dapat juga bertanya tentang layanan informasi lain
yang dikelola oleh PDII-LIPI. Misalnya pada bulan Januari – Agustus 2016
8
diketahui sebanyak 15 topik pertanyaan dan 211 pengguna jasa PDII-LIPI yang
bertanya kepada pustakawan referensi via-email (Gambar 3).
Gambar 3. Grafik permintaan layanan online PDII-LIPI bulan Januari - Agustus 2016
(Data Olah Statistik Pengakses Informasi PDII-LIPI Per-Agustus 2016)
Berdasarkan Gambar 3 dapat dilihat bahwa topik yang paling sering ditanyakan
pengguna ke pustakawan referensi adalah mengenai koleksi/literatur
perpustakaan (78 kali), kemudian diikuti topik ISSN (70 kali), indexing jurnal
ke ISJD (24 kali), dan Serah Simpan Jurnal ke PDII-LIPI (24 kali). Sedangkan
topik lain, seperti manajemen koleksi/terbitan, kunjungan/observasi
perpustakaan, kerjasama lembaga, akses database, info seminar, konsultasi
dokinfo, jasa pelatihan PDII, persyaratan akreditasi jurnal, call for paper
loknas dokinfo, info website PDII, dan kegiatan magang/PKL di PDII-LIPI
jarang ditanyakan oleh pengguna online PDII-LIPI. Nashihuddin dan Tupan
(2013) mengatakan bahwa dari tahun ke tahun pemanfaatan layanan online
Perpustakaan PDII-LIPI secara keseluruhan meningkat jumlahnya. Hal tersebut
dapat dilihat dari data layanan online tahun 2008-2012, diketahui bahwa pada
tahun 2008 hanya sejumlah 10 orang dan pada tahun 2012 mencapai 406 orang
yang memanfaatkan layanan online meja informasi Perpustakaan PDII-LIPI.
Pada jangka waktu tersebut diketahui pula bahwa mahasiswa merupakan
pengguna layanan online PDII-LIPI yang terbanyak (156 orang atau 33,70%)
dan meminta informasi tentang cara mendapatkan koleksi/literatur
perpustakaan PDII-LIPI (235 topik atau 50,76%).
2.3.2 Promosi Melalui Kegiatan Sosialisasi
Sosialisasi merupakan salah satu rangkaian kegiatan utama knowledge
sharing di organisasi (selain internalisasi, eksternalisasi, dan kombinasi).
Sosialisasi (socialization) merupakan aktivitas berbagi pengalaman untuk
menciptakan pengetahuan tacit, seperti model mental bersama dan ketrampilan
teknis, yang dapat dilakukan melalui observasi, praktek, dan berbagi
ide/pengalaman (Nonaka and Nishiguci, 2001). Pada kegiatan sosialisasi ada
transfer pengetahuan antar-individu dari tacit ke tacit, artinya ada transfer
pengetahuan, ketrampilan, dan pengalaman dari pembicara/narasumber ke
peserta (audience). Tujuan kegiatan sosialisasi untuk menginformasikan suatu
9
hal/kegiatan serta berbagi pengetahuan kepada khalayak umum agar apa yang
disampaikannya dapat dipahami, diikuti, dan diterapkan oleh pihak-pihak yang
berkepentingan. Selain itu, kegiatan sosialisasi merupakan media promosi yang
efektif untuk mengetahui kondisi riil pengguna layanan perpustakaan.
Kegiatan sosialisasi pemanfaatan sumber daya perpustakaan dapat
dilakukan pustakawan melalui kegiatan: bimbingan pemakai perpustakaan,
bimbingan penelusuran informasi, pelatihan pengelolaan perpustakaan dan
terbitan berkala, kerjasama pemanfaatan hasil litbang, pameran bidang iptek
dan perpustakaan, serta melalui kegiatan seminar/konferensi bidang
kepustakawanan yang terkait dengan pemanfaatan layanan perpustakaan dan
sumber-sumber informasi ilmiah lembaga.
1) Bimbingan pemakai perpustakaan
Kegiatan ini merupakan kegiatan untuk memperkenalkan cara-cara
pemanfaatan sumber daya perpustakaan, baik penggunaan katalog,
pemanfaatan koleksi dan fasilitas lain yang tersedia di perpustakaan.
Peserta bimbingan pemakai ini adalah pemustaka atau masyarakat yang
baru pertama kali datang ke Perpustakaan PDII-LIPI, baik secara individu
maupun kelompok.
2) Bimbingan penelusuran informasi
Kegiatan ini merupakan kegiatan bimbingan penelusuran informasi
perpustakaan dan database ilmiah global, baik database yang dilanggan
lembaga maupun database open access. Dalam kegiatan ini, pustakawan
referensi menjelaskan tentang bagaimana: (1) menelusur literatur melalui
ruas menu pencarian umum (general search) dan pencarian canggih
(advance search); (2) menentukan kata kunci (keywords) penelusuran; (3)
mengelompokkan hasil penelusuran literatur; (4) menyeleksi literatur
untuk referensi penulisan ilmiah/penelitian; dan (5) mengutip literatur
dengan menggunakan aplikasi reference manager otomatis Mendeley.
Berikut ini beberapa database penelusuran informasi yang digunakan oleh
pustakawan referensi PDII-LIPI untuk memenuhi kebutuhan informasi
pemustaka dan masyarakat.
o LARAS (http://elib.pdii.lipi.go.id/katalog)
o ISJD (http://isjd.pdii.lipi.go.id/)
o ISJDNeo (http://membership.pdii.lipi.go.id/)
o IPI Portal Garuda (http://id.portalgaruda.org/)
o Indonesia One Search (http://onesearch.id/)
o E-Resources Perpusnas RI (http://e-resources.perpusnas.go.id/)
o BSE Kemdikbud RI (http://bse.kemdikbud.go.id/)
o SpringerLink (http://link.springer.com/)
o JSTOR (http://www.jstor.org/?redirected=true)
o DOAJ (https://doaj.org/)
o DOAB (http://www.doabooks.org/)
o OATD (https://oatd.org/)
o OAPEN (http://www.oapen.org/)
10
o OpenDOAR (http://www.opendoar.org)
o Open Book (http://bookzz.org/ dan http://en.bookfi.net/ )
o OpenDocs (https://opendocs.ids.ac.uk/opendocs/)
o OpenPatent (http://www.uspto.gov/; https://worldwide.espacenet.com/;
http://www.freepatentsonline.com)
o The National Acedemies Press (https://www.nap.edu/)
o Scopus (https://www.scopus.com/)
o ScimagoJR (http://www.scimagojr.com/journalrank.php)
3) Pelatihan pengelolaan perpustakaan dan terbitan berkala
Dalam hal ini, pustakawan menjadi instruktur pelatihan pusdokinfo yang
diselenggarakan oleh PDII-LIPI. Sebagai pengatanr, pustakawan selalu
menginformasikan tentang sumber daya perpustakaan dan jasa lembaga
secara keseluruhan. Hal ini perlu disampaikan ke peserta pelatihan agar
mereka memahami bahwa literatur ilmiah yang disediakan PDII-LIPI
dapat memenuhi kebutuhan informasi pada saat pelatihan berlangsung.
Beberapa materi pelatihan ini mencakup: (1) manajemen penerbitan jurnal
ilmiah elektronik menuju terakreditasi nasional dan bereputasi
internasional; (2) publikasi ilmiah di jurnal terakreditasi nasional dan
bereputasi internasional; (3) pembuatan kemasan informasi digital (4)
metodologi penelitian bidang perpustakaan; (5) dokumentasi dokumen
dalam bentuk media digital. Dari kelima pelatihan tersebut, pelatihan yang
paling banyak diminati oleh pengguna jasa PDII-LIPI adalah pelatihan
penerbitan jurnal elektronik dengan aplikasi Open Journal System (OJS).
4) Kerjasama pemanfaatan hasil litbang
Keterlibatan pustakawan dalam kegiatan kerjasama ini yaitu sebagai
“diseminator” pemanfaatan hasil penelitian dan pengembangan (litbang)
ke masyarakat di daerah. Kegiatan kerjasama yang sudah dilakukan antara
lain dengan Perpustakaan Kota Pekalongan, dalam hal pembuatan
kemasan informasi e-book dan pengembangan database e-book 3D (akses
di:http://digilib.pekalongankota.go.id/utama) dan Balai Penelitian
Tembakau Pemerintah Daerah Jember, dalam hal pembuatan kemasan
informasi digital “Pohon Industri Tembakau”.
5) Pameran bidang iptek dan kepustakawanan
Pameran merupakan wahana atau media yang efektif untuk
memperkenalkan berbagai produk dan layanan PDII-LIPI ke masyarakat.
Melalui kegiatan pameran, PDII-LIPI lebih dekat dengan masyarakat.
Sebagian besar materi pameran ini berupa paket-paket hasil kemas ulang
informasi, baik dalam bentuk cetak maupun digital, serta layanan baru
membership online ISJD Neo (http://membership.pdii.lipi.go.id/).
6) Seminar/konferensi bidang iptek dan kepustakawanan
Promosi yang dilakukan pustakawan melalui seminar/konferensi ini
biasanya dalam rangka partisipasi kegiatan seminar/konferensi yang
11
diselenggarakan oleh PDII-LIPI atau lembaga lain. Dalam hal ini,
pustakawan sebagai pemandu pameran yang bertugas mempromosikan
layanan perpustakaan dan lembaga. Beberapa kegiatan promosi melalui
seminar/konferensi ini, seperti Lokakarya Nasional Dokumentasi dan
Informasi PDII-LIPI, Hari Ulang Tahun PDII-LIPI, Pekan Inovasi
Teknologi (PIT), Kongres Ilmu Pengetahuan Nasional (KIPNAS) LIPI,
dan pameran inovasi iptek yang diselenggarakan oleh Kementerian,
Lembaga, dan Pemerintah Daerah.
2.4 Analisis SWOT Kegiatan Promosi di Perpustakaan Khusus
Agar kegiatan promosi layanan di perpustakaan khusus hasilnya efektif dan
efisien serta memberikan manfaat yang besar bagi masyarakat, diperlukan kerjasama
antar-personal perpustakaan yang solid dan berinovasi dalam implementasi program-
program promosi ke pengguna/masyarakat. Hal yang perlu diperhatikan adalah
pustakawan perlu melakukan analisis internal dan eksternal terhadap segala
kemungkinan yang akan terjadi dalam implementasi program promosi layanan di
perpustakaan khusus. Pustakawan dapat melakukan analisis SWOT (Strength,
Weakness, Opportunity, Threat) untuk mengidentifikasi dan menganalisis segala
kemungkinan yang akan terjadi dalam proses dan hasil kegiatan promosi
perpustakaan. Harrison (2010) mengatakan bahwa analisis SWOT merupakan
gambaran dari situasi-situasi yang kemungkinan terjadi di dalam organisasi.
Strengths dan weaknesses terjadi pada situasi internal, sedangkan opportunities dan
threats terjadi pada situasi eksternal organisasi (Gambar 4).
Gambar 4. Kerangka analisis SWOT (Harrison, 2010)
Mengacu pada kerangka analisis SWOT di atas, dapat digambarkan juga kerangka
analisis SWOT untuk kegiatan promosi layanan informasi di perpustakaan khusus,
baik promosi melalui media sosial maupun sosialisasi langsung masyarakat. Hal
tersebut dijelaskan pada Tabel 1.
12
Tabel 1. Kerangka Analisis SWOT Program Promosi Layanan Perpustakaan Khusus
Strenghts (S)
Koleksi Unggulan Perpustakaan;
SDM kompeten & professional;
Materi promosi kreatif (paket kemas ulang informasi);
Pengguna potensial;
Inovasi kebijakan promosi perpustakaan;
Sarpras dan anggaran promosi/sosialisasi yang
memadai.
Weaknesses (W)
Tidak memiliki koleksi
unggulan;
Minimnya inovasi dan
kreativitas SDM perpustakaan;
Kebijakan promosi yang
tidak jelas/memihak;
Minimnya sarpas dan
anggaran untuk promosi.
Opportunities (O)
Branding produk layanan
perpustakaan;
Branding diri pustakawan;
Kerjasama dan pelatihan
pembuatan bahan promosi
perpustakaan;
Perpustakaan dikenal
masyarakat.
Analisis: S + O
Peningkatan image perpustakaan
dan pustakawan;
Peningkatan permintaan kerjasama dan pelatihan
pembuatan bahan promosi
perpustakaan.
Analisis: W + O
Penetapan kebijakan inovasi
layanan perpustakaan ke
pengguna/masyarakat Pengembangan kompetensi
pustakawan dan petugas
perpustakaan
Perencanaan kerjasama dengan media masa
(cetak/elektronik)
Threats (T)
Pemotongan anggaran
promosi perpustakaan;
Kompetitor kegiatan promosi
sejenis (kualitas produk dan
jasa promosi kalah);
Ketidakpuasan
pengguna/pelanggan.
Analisis: S + T
Penetapan materi promosi yang
spesifik, praktis, dan informatif;
Identifikasi pengguna potensial perpustakaan;
Membangun koneksi promosi
melalui media sosial komunitas
perpustakaan.
Analisis: W + T
Evaluasi SDM, sumber daya,
strategi, dan materi promosi
perpustakaan.
Analisis SWOT di atas dapat berkembang sesuai dengan kompleksitas kebutuhan
informasi pengguna di perpustakaan khusus. Melalui analisis SWOT ini diharapkan
pustakawan dapat lebih cermat lagi dalam merencanakan dan melaksanakan kegiatan
promosi perpustakaan, baik melalui media sosial maupun sosialisasi langsung ke
pengguna/masyarakat.
3. PENUTUP
Tujuan dari kegiatan promosi layanan di perpustakaan khusus adalah untuk
memperkenalkan dan mendekatkan diri layanan perpustakaan dan lembaga induknya ke
masyarakat. Oleh karena itu, pustakawan bersama pimpinan perpustakaan perlu
bersinergi dalam memunculkan program-program promosi perpustakaan yang inovatif.
Perlu ada strategi yang jelas dalam pelaksanaan kegiatan promosi perpustakaan, baik
melalui media sosial maupun kegiatan sosialisasi. Ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan oleh pustakawan dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan promosi
layanan informasi di perpustakaan khusus, yaitu: (1) identifikasi kebutuhan informasi
pengguna/masyarakat; (2) menetapkan kebijakan inovatif promosi perpustakaan; (3)
manajemen SDM dan konten promosi; (4) penetapan media promosi yang interaktif; (5)
evaluasi dan tindakan perbaikan mutu promosi perpustakaan. Semoga pustakawan di
perpustakaan khusus dapat mengoptimalkan media sosial sebagai media yang efektif dan
interaktif untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi penggunanya serta mampu
manyampaikan materi sosialisasi yang tepat guna dan sasaran sehingga memberikan
manfaat yang besar bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
Faktor
Internal
Faktor
Eksternal
13
DAFTAR PUSTAKA
Badan Standardisasi Nasional/BSN. 2009. SNI 7496:2009 Perpustakaan khusus instansi
pemerintah. Jakarta.
Harrison, Jeffrey P. 2010. Essentials of Strategic Planning in Healthcare. Chicago: Health
Administration Press.
King, David Lee. 2015. Managing Your Library’s Social Media Channels.Volume 51,
Number 1. USA: American Library Association.
Nashihuddin, Wahid dan Tupan. 2013. Pemanfaatan Layanan Online: Studi Kasus pada Jasa
Meja Informasi dan Penelusuran Informasi PDII-LIPI tahun 2008-2012. Visi Pustaka
Vol. 15, No. 1, April.
Nonaka, I., and Nishiguchi, T. 2001. Knowledge Emergence: Social, Technical, and
Evolutionary Dimensions of Knowledge Creation : Oxford University Press, USA.
Tambunan, Kamariah. 2013. Kajian Perpustakaan Khusus dan Sumber Informasi di
Indonesia. BACA: Jurnal Dokumentasi dan Informasi, 34 (1) Juni.
Taylor & Francis Group. 2014. Use of Social Media by the library current practices and future
opportunities: A White Paper From Taylor & Francis.