13
1 PROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS MELALUI MEDIA SOSIAL DAN KEGIATAN SOSIALISASI: TINJAUAN KEGIATAN PROMOSI DI PDII-LIPI 1 Wahid Nashihuddin 2 Pustakawan Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah LIPI Gedung A PDII-LIPI, Jl.Jend.Gatot Subroto No.10 Jakarta Selatan 12710 Email: [email protected] ABSTRAK Perpustakaan khusus merupakan salah satu jenis perpustakaan yang memiliki koleksi khusus dan spesifikasi pengguna dengan tupoksi menyediakan kebutuhan informasi sivitas di lembaga induknya. Agar layanan perpustakaan khusus dapat dikenal dan lebih dekat dengan pengguna maka harus disosialisasikan dan dipromosikan ke masyarakat. Pustakawan (khususnya pustakawan referensi) sebagai “roda” penggerak layanan perpustakaan dituntut untuk kreatif dan inovatif dalam mempromosikan layanan perpustakaan ke masyarakat. Pustakawan dapat mengoptimalkan media sosial untuk mempromosikan dan mensosialisasikan layanan perpustakaan dan lembaga induknya ke masyarakat. Selain itu, pustakawan juga perlu melakukan sosialisasi langsung ke pengguna dan masyarakat agar dapat mengetahui berbagai kebutuhan informasi penggunanya. Masalah kegiatan promosi di media sosial dan sosialisasi layanan perpustakaan khusus ini juga menjadi perhatian pustakawan PDII-LIPI, khususnya untuk membangun dan mengintensifkan komunikasi dengan pengguna online lembaga dan umumnya untuk memenuhi kebutuhan informasi masyarakat yang ada di daerah. Lebih lanjut, tulisan ini akan membahas tentang: (1) alasan perpustakaan menggunakan media sosial; (2) media sosial yang dapat dimanfaatkan perpustakaan; (3) promosi layanan informasi di perpustakaan khusus; dan (4) analisis SWOT kegiatan promosi di perpustakaan khusus. Tujuan membahas empat hal tersebut adalah untuk berbagi pengetahuan dan menjelaskan tentang urgensi pemanfaatan media sosial dan kegiatan sosialisasi untuk peningkatan layanan informasi di perpustakaan khusus. Keywords: Special library; Promotion; Socialization; Social Media; Reference librarian; PDII-LIPI. 1. PENDAHULUAN Perpustakaan khusus merupakan institusi/unit kerja pengelola karya tulis, karya cetak, dan karya rekam yang dikelola secara profesional berdasarkan sistem yang baku untuk mendukung kelancaran/keberhasilan pencapaian visi, misi dan tujuan instansi induk yang menaunginya (BSN, 2009). Perpustakaan khusus sebagai suatu organisasi informasi yang disponsori oleh suatu instansi atau perusahaan, baik swasta maupun pemerintah yang bertugas mengumpulkan, menyimpan, dan menyebarkan informasi dengan menekankan koleksinya pada suatu bidang tertentu dan bidang-bidang yang berhubungan dengan bidang tersebut serta untuk pemakai tertentu saja. Perpustakaan khusus memiliki ciri-ciri: (1) koleksi informasi yang ada lebih diutamakan untuk memenuhi kebutuhan organisasi induk, berada di bawah suatu organisasi induk; (2) masyarakat yang dilayani terbatas pada staf yang ada di lingkungan organisasi induk dan anggota asosiasi yang berada di organisasi tersebut; (3) ruang lingkup subjek berorientasi pada satu subjek tertentu atau beberapa subjek yang berhubungan dengan bidang kegiatan dan minat organisasi induk. Selain itu, ukuran perpustakaan khusus biasanya kecil dan dikelola oleh pustakawan yang berperan sebagai ahli informasi dan manajer (Tambunan (2013). 1 Makalah Presentasi Rapat Kerja Pusat XX dan Seminar Ilmiah Nasional Ikatan Pustakawan Indonesia Tahun 2016, Bandung, 11-13 Oktober 2016. 2 Pustakawan Berprestasi Juara II Tingkat Nasional Tahun 2016.

PROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS · PDF filePROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS MELALUI MEDIA ... umum, sekolah, dan perguruan tinggi. ... Pencapaian tujuan promosi ini dilakukan

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: PROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS · PDF filePROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS MELALUI MEDIA ... umum, sekolah, dan perguruan tinggi. ... Pencapaian tujuan promosi ini dilakukan

1

PROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS MELALUI MEDIA

SOSIAL DAN KEGIATAN SOSIALISASI: TINJAUAN KEGIATAN

PROMOSI DI PDII-LIPI1

Wahid Nashihuddin2

Pustakawan Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah – LIPI

Gedung A PDII-LIPI, Jl.Jend.Gatot Subroto No.10 Jakarta Selatan 12710

Email: [email protected]

ABSTRAK Perpustakaan khusus merupakan salah satu jenis perpustakaan yang memiliki koleksi khusus dan

spesifikasi pengguna dengan tupoksi menyediakan kebutuhan informasi sivitas di lembaga

induknya. Agar layanan perpustakaan khusus dapat dikenal dan lebih dekat dengan pengguna maka

harus disosialisasikan dan dipromosikan ke masyarakat. Pustakawan (khususnya pustakawan

referensi) sebagai “roda” penggerak layanan perpustakaan dituntut untuk kreatif dan inovatif dalam

mempromosikan layanan perpustakaan ke masyarakat. Pustakawan dapat mengoptimalkan media

sosial untuk mempromosikan dan mensosialisasikan layanan perpustakaan dan lembaga induknya

ke masyarakat. Selain itu, pustakawan juga perlu melakukan sosialisasi langsung ke pengguna dan

masyarakat agar dapat mengetahui berbagai kebutuhan informasi penggunanya. Masalah kegiatan

promosi di media sosial dan sosialisasi layanan perpustakaan khusus ini juga menjadi perhatian

pustakawan PDII-LIPI, khususnya untuk membangun dan mengintensifkan komunikasi dengan

pengguna online lembaga dan umumnya untuk memenuhi kebutuhan informasi masyarakat yang

ada di daerah. Lebih lanjut, tulisan ini akan membahas tentang: (1) alasan perpustakaan

menggunakan media sosial; (2) media sosial yang dapat dimanfaatkan perpustakaan; (3) promosi

layanan informasi di perpustakaan khusus; dan (4) analisis SWOT kegiatan promosi di

perpustakaan khusus. Tujuan membahas empat hal tersebut adalah untuk berbagi pengetahuan dan

menjelaskan tentang urgensi pemanfaatan media sosial dan kegiatan sosialisasi untuk peningkatan

layanan informasi di perpustakaan khusus.

Keywords: Special library; Promotion; Socialization; Social Media; Reference librarian; PDII-LIPI.

1. PENDAHULUAN

Perpustakaan khusus merupakan institusi/unit kerja pengelola karya tulis, karya

cetak, dan karya rekam yang dikelola secara profesional berdasarkan sistem yang baku

untuk mendukung kelancaran/keberhasilan pencapaian visi, misi dan tujuan instansi

induk yang menaunginya (BSN, 2009). Perpustakaan khusus sebagai suatu organisasi

informasi yang disponsori oleh suatu instansi atau perusahaan, baik swasta maupun

pemerintah yang bertugas mengumpulkan, menyimpan, dan menyebarkan informasi

dengan menekankan koleksinya pada suatu bidang tertentu dan bidang-bidang yang

berhubungan dengan bidang tersebut serta untuk pemakai tertentu saja. Perpustakaan

khusus memiliki ciri-ciri: (1) koleksi informasi yang ada lebih diutamakan untuk

memenuhi kebutuhan organisasi induk, berada di bawah suatu organisasi induk; (2)

masyarakat yang dilayani terbatas pada staf yang ada di lingkungan organisasi induk dan

anggota asosiasi yang berada di organisasi tersebut; (3) ruang lingkup subjek berorientasi

pada satu subjek tertentu atau beberapa subjek yang berhubungan dengan bidang kegiatan

dan minat organisasi induk. Selain itu, ukuran perpustakaan khusus biasanya kecil dan

dikelola oleh pustakawan yang berperan sebagai ahli informasi dan manajer (Tambunan

(2013).

1 Makalah Presentasi Rapat Kerja Pusat XX dan Seminar Ilmiah Nasional Ikatan Pustakawan Indonesia Tahun 2016, Bandung, 11-13

Oktober 2016. 2 Pustakawan Berprestasi Juara II Tingkat Nasional Tahun 2016.

Page 2: PROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS · PDF filePROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS MELALUI MEDIA ... umum, sekolah, dan perguruan tinggi. ... Pencapaian tujuan promosi ini dilakukan

2

Membahas perpustakaan khusus tentunya berbeda dengan jenis perpustakaan

yang lain, seperti perpustakaan nasional, umum, sekolah, dan perguruan tinggi. Salah satu

perbedaan yang menonjol yaitu tupoksi perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan

informasi sivitas lembaga induknya. Dalam hal ini, keberadaan dan program-program

perpustakaan khusus harus mendukung pencapaian visi dan misi lembaga induknya.

Namun, dengan segala keterbatasan dan kebijakan yang ada, pustakawan harus berusaha

optimal agar layanan perpustakaannya lebih dekat dengan masyarakat. Sebagai pelayan

publik di perpustakaan khusus, pustakawan harus mampu menganalisis dan

mengidentifikasi setiap kebutuhan informasi dan perilaku penggunanya agar dapat

terlayani secara optimal. Pustakawan harus menganggap pengguna sebagai “orang mulia”

yang harus diperlakukan dengan baik, bersikap user friendly, serta mampu menjadi

partner bagi pengguna.

Agar keberadaan fungsi dan layanan perpustakaan khusus lebih dikenal dan

diminati oleh masyarakat maka pengelola perpustakaan dan pustakawan harus proaktif

dan berinovasi dalam mempromosikan layanan perpustakaannya ke masyarakat dengan

cara-cara yang komunikatif interaktif, baik melalui media sosial maupun kegiatan

sosialisasi langsung ke masyarakat. Promosi melalui media sosial, pustakawan dapat

memanfaatkan Facebook, Twitter, Youtube, dan sebagainya. Sosialisasi dan promosi

layanan perpustakaan khusus dapat dilakukan pustakawan melalui kegiatan bimbingan

pemakai perpustakaan, pelatihan, kerjasama, dan pameran bidang kepustakawanan.

Sebagaimana yang telah dilakukan oleh pustakawan Pusat Dokumentasi dan

Informasi Ilmiah – Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (selanjutnya disebut PDII-

LIPI), telah aktif melakukan promosi layanan perpustakaan dan lembaga induknya ke

masyarakat melalui media sosial Facebook dan Twitter, serta media sosial berbayar

Hipwee. Kegiatan sosialiasi juga dilakukan pustakawan melalui berbagai kegiatan, seperti

bimbingan pemakai perpustakaan, bimbingan penelusuran informasi, pelatihan

pengelolaan perpustakaan dan terbitan berkala, kerjasama pemanfaatan hasil litbang,

pameran bidang iptek dan perpustakaan, serta melalui kegiatan seminar/konferensi

bidang kepustakawanan yang terkait dengan pemanfaatan layanan perpustakaan dan

sumber-sumber informasi ilmiah lembaga. Berdasarkan hal tersebut, tulisan ini akan

membahas 4 (empat) hal, yaitu: (1) alasan perpustakaan menggunakan media sosial; (2)

media sosial yang dapat dimanfaatkan perpustakaan; (3) promosi layanan informasi di

perpustakaan khusus; dan (4) analisis SWOT kegiatan promosi di perpustakaan khusus.

2. PEMBAHASAN

2.1. Alasan Perpustakaan Menggunakan Media Sosial

King (2015) mengatakan bahwa mayoritas pelanggan saat ini lebih banyak

memanfaatkan media sosial untuk mengakses sumber-sumber informasi

perpustakaan. Untuk itu, perpustakaan perlu mengoptimalkan media sosial untuk

membangun koneksi informasi dengan penggunanya dan meningkatkan layanan

perpustakaan. Selain membangun koneksi informasi dengan pelanggan, perpustakaan

dapat memanfaatkan media sosial untuk mendengarkan, menanggapi pengguna

dengan cepat, memberikan layanan yang fleksibel (mobile services), dan memperluas

jangkauan akses informasi ke masyarakat. Dengan kata lain, media sosial memiliki

potensi yang efektif untuk membangun hubungan yang lebih dekat dengan

pelanggannya dan membangun komunikasi antar-perpustakaan. Komunikasi antar-

Page 3: PROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS · PDF filePROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS MELALUI MEDIA ... umum, sekolah, dan perguruan tinggi. ... Pencapaian tujuan promosi ini dilakukan

3

perpustakaan melalui media sosial dapat dilakukan dengan cara interaksi antar-

pustakawan untuk saling belajar tentang bagaimana mengakses sumber daya

perpustakaan. Saat ini pemanfaatan media sosial di perpustakaan umumnya masih

bersifat ad hoc dan eksperimental, tetapi di masa mendatang media sosial dianggap

media dan cara yang efektif untuk mempromosikan layanan perpustakaan yang lebih

luas ke pengguna.

Taylor & Francis Group (2014) melakukan penelitian di Inggris, Amerika

Serikat, dan India, tentang bagaimana pustakawan memanfaatkan media sosial serta

tujuan dan efek apakah yang diperoleh dari media sosial tersebut. Penelitian

dilakukan dengan cara wawancara via-telepon (10 orang yang terdiri atas pimpinan

perpustakaan), Twitter, dan survei online (ditanggapi oleh 497 responden yang telah

memanfaatkan jasa referensi perpustakaan). Hasil penelitian menunjukkan bahwa:

Lebih dari 70% dari perpustakaan menggunakan media sosial; 60% perpustakaan

telah memiliki media sosial lebih dari tiga tahun; dan 30% pustakawan telah

mem-posting informasi yang terkait dengan layanan perpustakaan setiap hari.

Media sosial yang populer atau sering digunakan pelanggan adalah facebook dan

twitter. Untuk meningkatkan efektivitas pemanfaatan media sosial ini pustakawan

perlu menetapkan taktik dan strategi yang tepat agar dapat menarik minat

pelanggan untuk memanfaatkan jasa perpustakaan.

Tujuan perpustakaan menggunakan media sosial untuk memenuhi berbagai tujuan

dan kebutuhan informasi pelanggan. Pencapaian tujuan promosi ini dilakukan

dengan cara:

(1) Memastikan ketersediaan (visibility) sumber daya perpustakaan. Layanan

melalui media sosial ini dilakukan dengan cara komunikasi dua arah (ada

umpan balik dan melibatkan pengguna dalam pemanfaatan jasa

perpustakaan), dan kegiatan diskusi dengan pengguna diinformasikan

melalui youtube;

(2) Melakukan jangkauan ke luar perpustakaan (outreach), yakni pustakawan

membangun koneksi kerjasama melalui jaringan media sosial komunitas

untuk mempromosikan jasa-jasa perpustakaan. Hal ini agar karya-karya

akademik (di universitas) dapat diakses dan dimanfaatkan oleh masyarakat;

(3) Menghemat biaya promosi layanan perpustakaan dan membangun

kesempatan bagi masyarakat untuk menyampaikan informasi yang

dibutuhkan tanpa rasa enggan. Hal-hal yang disampaikan masyarakat sangat

membantu efektivitas pengembangan koleksi dan menginisiasi pustakawan

untuk pengembangan konten layanan perpustakaan.

Selain itu, ketrampilan pustakawan dalam menjawab berbagai pertanyaan

pelanggan melalui media sosial dan kebijakan inovasi promosi melalui media sosial

perpustakaan menjadi faktor penentu keberhasilan layanan referensi. Ketrampilan ini

terkait dengan kefokusan dan kejelasan dalam menjawab pertanyaan dari pengguna

yang disampaikan melalui media sosial, serta ada informasi baru yang dapat

merangsang minat dan hobi pengguna untuk datang dan memanfaatkan jasa

perpustakaan. Hal yang perlu diingat adalah jangan sampai terjadi duplikasi

informasi dan menginformasikan hal-hal yang terkait dengan pribadi pustakawan.

Page 4: PROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS · PDF filePROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS MELALUI MEDIA ... umum, sekolah, dan perguruan tinggi. ... Pencapaian tujuan promosi ini dilakukan

4

Taylor & Francis Group (2014) menjelaskan perlu ada upaya yang signifikan

untuk mempromosikan sumber daya dan jasa perpustakaan melalui media sosial.

Misalnya pemilihan media sosial yang disesuaikan dengan lingkup pemanfaatan

layanan perpustakaan, apakah melalui Twitter, Facebook, Pinterest, maupun Youtube

(Gambar 1).

Gambar 1. Ligkup informasi penggunaan media sosial untuk promosi perpustakaan

(Taylor & Francis Group, 2014).

Kemudian, terkait dengan penetapan kebijakan media sosial dan rencana

inovasi layanan perpustakaan, Taylor & Francis Group (2014) menunjukkan bahwa

lebih dari 40% perpustakaan tidak memiliki rencana inovasi untuk pengembangan

layanan perpustakaan yang diinformasikan melalui media sosial. Hal tersebut

disebabkan oleh belum adanya jadwal secara jelas mengenai materi promosi yang

akan di-upload di media sosial. Meskipun demikian, sebanyak 88% responden hasil

survei menunjukkan bahwa media sosial akan berperan penting dalam membangun

masa depan perpustakaan.

2.2 Media Sosial yang Dapat Dimanfaatkan Perpustakaan

King (2015) menjelaskan ada beberapa jenis media sosial yang dapat

dimanfaatkan oleh perpustakaan, diantaranya: Facebook, Twitter, Youtube, LinkedIn,

Tumblr, Pinterest, Instagram, Snapchat, Vine, Google Plus, dan Flickr. Dari

sejumlah media sosial tersebut, terbukti Facebook merupakan media sosial yang

paling banyak digunakan oleh perpustakaan. Misalnya, di Amerika serikat terdapat

57% orang dewasa yang menggunakan Facebook. Hasil survei tersebut serupa

dengan hasil penelitian Taylor & Francis Group (2014) yang menunjukkan bahwa

Facebook merupakan media sosial yang paling banyak digunakan di perpustakaan,

kemudian Twitter, Blogs, dan seterusnya (Gambar 2).

Page 5: PROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS · PDF filePROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS MELALUI MEDIA ... umum, sekolah, dan perguruan tinggi. ... Pencapaian tujuan promosi ini dilakukan

5

Gambar 2. Presentase pengguna media sosial di perpustakaan

(Taylor & Francis Group, 2014)

Jenis-jenis media sosial yang dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan, dijelaskan

sebagai berikut.

1) Facebook. Informasi Facebook mencakup: (1) berita perpustakaan (library

news), yang menginformasikan tentang sumber daya perpustakaan, layanan

perpustakaan, dan program-program perpustakaan, baik yang telah dilaksanakan,

sedang dilaksanakan, maupun akan dilaksanakan; dan (2) hal yang menarik (fun

stuff). Perpustakaan menginformasikan hal-hal yang dapat menyenangkan

pengguna melalui Facebook, seperti informasi yang lucu sehingga memicu

follower untuk meng-like.

2) Twitter. Twitter adalah saluran media sosial yang dapat meningkatkan jumlah

presentase komunitas pengguna perpustakaan di media sosial. Informasi Twitter

biasanya berupa berita atau informasi singkat (dibatasi jumlah karakter huruf)

yang menarik dan menyenangkan sehingga memotivasi follower untuk

mengomentarinya.

3) Youtube. Sebagian besar orang memanfaatkan Youtube untuk membagikan hasil

rekaman video melalui saluran media online. Melalui Youtube kita dapat berbagi

konten ke teman-teman untuk mengomentarinya dan menyarankan mereka untuk

memberikan rating, memfavoritkan, memasukkan dalam bookmark, dan men-

share-nya melalui jejaring sosial. Informasi video perpustakaan di Youtube

berisi pemanfaatan referensi dan hiburan di perpustakaan, yang meminta

pelanggan untuk memberikan feedback.

4) LinkedIn. LinkedIn dikenal sebagai jaringan bisnis yang fokus pada spesifikasi

dan pemanfaatan alat/media. Perpustakaan menggunakan LinkedIn untuk

membangun jaringan diskusi melalui grup, biasanya untuk mengomentari dan

memberikan saran terhadap adanya buku baru di perpustakaan, kegiatan resensi

buku, dan pemasaran buku di perpustakaan. 19% orang dewasa di Amerika

Serikat menggunakan LinkedIn untuk mem-posting dan me-resume riwayat

pekerjaan mereka. Selain untuk promosi buku baru, perpustakaan dapat

menggunakan LinkedIn untuk menghubungkan jaringan pengguna profesional

yang menjadi target layanan perpustakaan.

Page 6: PROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS · PDF filePROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS MELALUI MEDIA ... umum, sekolah, dan perguruan tinggi. ... Pencapaian tujuan promosi ini dilakukan

6

5) Tumblr. Tumblr adalah media sosial unik untuk tujuan popularitas, dengan

menampilkan informasi berbasis animasi dan visual untuk layanan perpustakaan.

Sebagian besar pengguna Tumblr adalah orang dewasa yang bekerja sebagai

graphic desaigner, sedangkan di perpustakaan Tumblr dimanfaatkan untuk

upload video animasi interaktif seputar pemanfaatan layanan perpustakaan.

6) Pinterest. Pinterest adalah media sosial yang baik untuk menemukan konten

informasi visual yang menarik. Menurut Mashable, pengguna Pinterest sebagian

besar orang dewasa berjenis kelamin wanita. Di Amerika Serika, hampir satu

sepertiga dari wanita menggunakan Pinterest dan hanya 8% pengguna Pinterest

adalah laki-laki. Pemanfaatan Pinterest di perpustakaan untuk “memancing”

pengguna menelusur informasi perpustakaan yang lebih kompleks, kemudian

hasil temuannya dibagikan ke orang lain agar dapat meng-klik-nya.

7) Instagram. Instagram adalah media sosial yang dimanfaatkan untuk berbagi

foto dan video berdurasi pendek. Setelah Facebook membeli Instagram, fasilitas

dan fitur layanannya diperbaiki guna meningkatkan jumlah pelanggan

Instagram.

8) Snapchat. Snapchat memungkinkan pengguna untuk mengirimkan foto dan

video, menambahkan teks dan gambar untuk foto atau video, serta mengatur

waktu durasi untuk menampikan konten.

9) Vine. Vine merupakan alat baru untuk twitter posting. Pengguna Vine relatif

masih sedikit, tidak sepopuler dengan media sosial yang lain. Perpustakaan

menggunakan Vine biasanya untuk membuat konten visual

yang mirip dengan konten di Instagram. Hal yang perlu diingat bahwa durasi

video yang dapat di-upload di Vine hanya berlangsung enam detik.

10) Google Plus. Google Plus (Google+ atau G+) adalah

jaringan sosial yang dikembangkan oleh Google. Sebelum G+, Google telah

mengembangkan jaringan sosial Google Buzz.

11) Flickr. Flickr merupakan media sosial untuk menyimpan dan berbagi foto secara

online. Pengguna Flickr dapat berbagi foto dengan teman yang menjadi

komunitas, terutama melalui website pribadi.

2.3 Promosi Layanan Informasi di Perpustakaan Khusus

Kegiatan promosi pemanfaatan layanan informasi di perpustakaan khusus ini

akan dicontohkan sebagaimana yang telah dilakukan oleh pustakawan dan petugas

layanan informasi di PDII-LIPI, yakni promosi melalui media sosial dan kegiatan

sosialisasi langsung ke masyarakat.

2.3.1 Promosi Melalui Media Sosial

Media sosial yang digunakan untuk promosi layanan perpustakaan

adalah Facebook, Twitter, dan Hipwee. Sebagaimana yang dikatakan King

(2015) bahwa penggunaan media sosial di perpustakaan berfungsi untuk

mendengarkan, menanggapi pengguna dengan cepat, memberikan layanan

yang fleksibel (mobile services), dan memperluas jangkauan akses informasi

ke masyarakat, pustakawan PDII-LIPI juga menerapkan hal tersebut. Media

sosial ini dioptimalkan pustakawan untuk menginformasikan hal-hal yang telah

dilakukan oleh perpustakaan dan mempromosikan produk dan jasa lembaga

Page 7: PROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS · PDF filePROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS MELALUI MEDIA ... umum, sekolah, dan perguruan tinggi. ... Pencapaian tujuan promosi ini dilakukan

7

induknya. Berikut ini alamat situs media sosial yang dimanfaatkan pustakawan

referensi PDII-LIPI untuk menanggapi berbagai pertanyaan pengguna dan

mempromosikan layanan perpustakaan dan lembaga induknya:

o Facebook : https://www.facebook.com/pdiilipi

o Twitter : https://twitter.com/PDII_LIPI

o Hipwee : http://www.hipwee.com/author/lipi/

Secara umum, promosi layanan lembaga di media sosial Facebook dan

Twitter menginformasikan tentang: (1) sumber daya dan layanan perpustakaan;

(2) cara pemesanan informasi online; (3) jasa pelatihan pusdokinfo dalam satu

tahun; (4) layanan ISSN dan serah simpan jurnal; dan (5) dokumentasi kegiatan

PDII-LIPI. Sedangkan materi promosi melalui Hipwee lebih menginformasikan

hal-hal yang bersifat umum hingga merujuk pada spesifikasi layanan

penelusuran informasi PDII-LIPI. Informasi layanan disajikan secara

sistematis, mulai dari hal yang bersifat umum ke khusus. Misalnya informasi

dimulai dari alasan menggunakan sumber-sumber informasi ilmiah –

penggunaan database ilmiah perpustakaan – cara mendapatkan referensi ilmiah

yang berkualitas – hingga kontak layanan pemesanan informasi online ke PDII-

LIPI. Kemasan informasi promosi di Hipwee lebih bersifat edukatif dan

persuasif dengan menggunakan bahasa non-formal atau bahasa gaul “anak

muda”. Hal tersebut dapat dilihat pada judul layanan promosinya, yaitu:

1) “6 Hal Ini Bakal Sulit Kamu Lakukan Setelah Lulus Nanti. Mumpung

Masih Mahasiswa, Buruan Coba!”;

2) “8 Situs ini Bisa Bantu Esai Hingga Tesis Cepat Selesai, Nggak Ada

Alasan Buat Nunda”.

Adapun tagline layanan online perpustakaan PDII-LIPI adalah “Anda

Bertanya, Kami Menjawab”, yang berarti bahwa setiap ada pertanyaan dan

permasalahan yang dihadapi pemustaka atau pengguna jasa lembaga,

pustakawan referensi harus menjawabnya dengan jelas, tepat, cepat, dan tuntas.

Nashihuddin dan Tupan (2013) mengatakan apabila petugas kurang/tidak

memahami pertanyaan yang disampaikan ke pengguna, maka harus bertanya

pada rekan kerja pustakawan yang dianggap memahami dan mengetahui atas

pertanyaan tersebut. Petugas referensi tidak boleh mengatakan “saya tidak

tahu, saya tidak paham”. Pemberian layanan online ini sebaiknya dilakukan

oleh petugas yang berwawasan luas dan memahami setiap jasa dan produk

yang dikelola lembaga agar pengguna merasa puas dengan jasa yang diberikan

petugas layanan.

Selain menggunakan media sosial, pustakawan referensi juga

menyediakan layanan online 24 jam melalui email dan instant messenger yang

terkoneksi dengan aplikasi smartphone. Kontak layanan email dan instant

messenger pustakawan referensi PDII-LIPI sebagai berikut.

o Email: [email protected]/[email protected]

o Telp/Hp./WA: 089678992990; BBM: 5FCDADB9 (PIN)

Selain bertanya seputar jasa perpustakaan dan penelusuran informasi,

pengguna layanan online dapat juga bertanya tentang layanan informasi lain

yang dikelola oleh PDII-LIPI. Misalnya pada bulan Januari – Agustus 2016

Page 8: PROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS · PDF filePROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS MELALUI MEDIA ... umum, sekolah, dan perguruan tinggi. ... Pencapaian tujuan promosi ini dilakukan

8

diketahui sebanyak 15 topik pertanyaan dan 211 pengguna jasa PDII-LIPI yang

bertanya kepada pustakawan referensi via-email (Gambar 3).

Gambar 3. Grafik permintaan layanan online PDII-LIPI bulan Januari - Agustus 2016

(Data Olah Statistik Pengakses Informasi PDII-LIPI Per-Agustus 2016)

Berdasarkan Gambar 3 dapat dilihat bahwa topik yang paling sering ditanyakan

pengguna ke pustakawan referensi adalah mengenai koleksi/literatur

perpustakaan (78 kali), kemudian diikuti topik ISSN (70 kali), indexing jurnal

ke ISJD (24 kali), dan Serah Simpan Jurnal ke PDII-LIPI (24 kali). Sedangkan

topik lain, seperti manajemen koleksi/terbitan, kunjungan/observasi

perpustakaan, kerjasama lembaga, akses database, info seminar, konsultasi

dokinfo, jasa pelatihan PDII, persyaratan akreditasi jurnal, call for paper

loknas dokinfo, info website PDII, dan kegiatan magang/PKL di PDII-LIPI

jarang ditanyakan oleh pengguna online PDII-LIPI. Nashihuddin dan Tupan

(2013) mengatakan bahwa dari tahun ke tahun pemanfaatan layanan online

Perpustakaan PDII-LIPI secara keseluruhan meningkat jumlahnya. Hal tersebut

dapat dilihat dari data layanan online tahun 2008-2012, diketahui bahwa pada

tahun 2008 hanya sejumlah 10 orang dan pada tahun 2012 mencapai 406 orang

yang memanfaatkan layanan online meja informasi Perpustakaan PDII-LIPI.

Pada jangka waktu tersebut diketahui pula bahwa mahasiswa merupakan

pengguna layanan online PDII-LIPI yang terbanyak (156 orang atau 33,70%)

dan meminta informasi tentang cara mendapatkan koleksi/literatur

perpustakaan PDII-LIPI (235 topik atau 50,76%).

2.3.2 Promosi Melalui Kegiatan Sosialisasi

Sosialisasi merupakan salah satu rangkaian kegiatan utama knowledge

sharing di organisasi (selain internalisasi, eksternalisasi, dan kombinasi).

Sosialisasi (socialization) merupakan aktivitas berbagi pengalaman untuk

menciptakan pengetahuan tacit, seperti model mental bersama dan ketrampilan

teknis, yang dapat dilakukan melalui observasi, praktek, dan berbagi

ide/pengalaman (Nonaka and Nishiguci, 2001). Pada kegiatan sosialisasi ada

transfer pengetahuan antar-individu dari tacit ke tacit, artinya ada transfer

pengetahuan, ketrampilan, dan pengalaman dari pembicara/narasumber ke

peserta (audience). Tujuan kegiatan sosialisasi untuk menginformasikan suatu

Page 9: PROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS · PDF filePROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS MELALUI MEDIA ... umum, sekolah, dan perguruan tinggi. ... Pencapaian tujuan promosi ini dilakukan

9

hal/kegiatan serta berbagi pengetahuan kepada khalayak umum agar apa yang

disampaikannya dapat dipahami, diikuti, dan diterapkan oleh pihak-pihak yang

berkepentingan. Selain itu, kegiatan sosialisasi merupakan media promosi yang

efektif untuk mengetahui kondisi riil pengguna layanan perpustakaan.

Kegiatan sosialisasi pemanfaatan sumber daya perpustakaan dapat

dilakukan pustakawan melalui kegiatan: bimbingan pemakai perpustakaan,

bimbingan penelusuran informasi, pelatihan pengelolaan perpustakaan dan

terbitan berkala, kerjasama pemanfaatan hasil litbang, pameran bidang iptek

dan perpustakaan, serta melalui kegiatan seminar/konferensi bidang

kepustakawanan yang terkait dengan pemanfaatan layanan perpustakaan dan

sumber-sumber informasi ilmiah lembaga.

1) Bimbingan pemakai perpustakaan

Kegiatan ini merupakan kegiatan untuk memperkenalkan cara-cara

pemanfaatan sumber daya perpustakaan, baik penggunaan katalog,

pemanfaatan koleksi dan fasilitas lain yang tersedia di perpustakaan.

Peserta bimbingan pemakai ini adalah pemustaka atau masyarakat yang

baru pertama kali datang ke Perpustakaan PDII-LIPI, baik secara individu

maupun kelompok.

2) Bimbingan penelusuran informasi

Kegiatan ini merupakan kegiatan bimbingan penelusuran informasi

perpustakaan dan database ilmiah global, baik database yang dilanggan

lembaga maupun database open access. Dalam kegiatan ini, pustakawan

referensi menjelaskan tentang bagaimana: (1) menelusur literatur melalui

ruas menu pencarian umum (general search) dan pencarian canggih

(advance search); (2) menentukan kata kunci (keywords) penelusuran; (3)

mengelompokkan hasil penelusuran literatur; (4) menyeleksi literatur

untuk referensi penulisan ilmiah/penelitian; dan (5) mengutip literatur

dengan menggunakan aplikasi reference manager otomatis Mendeley.

Berikut ini beberapa database penelusuran informasi yang digunakan oleh

pustakawan referensi PDII-LIPI untuk memenuhi kebutuhan informasi

pemustaka dan masyarakat.

o LARAS (http://elib.pdii.lipi.go.id/katalog)

o ISJD (http://isjd.pdii.lipi.go.id/)

o ISJDNeo (http://membership.pdii.lipi.go.id/)

o IPI Portal Garuda (http://id.portalgaruda.org/)

o Indonesia One Search (http://onesearch.id/)

o E-Resources Perpusnas RI (http://e-resources.perpusnas.go.id/)

o BSE Kemdikbud RI (http://bse.kemdikbud.go.id/)

o SpringerLink (http://link.springer.com/)

o JSTOR (http://www.jstor.org/?redirected=true)

o DOAJ (https://doaj.org/)

o DOAB (http://www.doabooks.org/)

o OATD (https://oatd.org/)

o OAPEN (http://www.oapen.org/)

Page 10: PROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS · PDF filePROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS MELALUI MEDIA ... umum, sekolah, dan perguruan tinggi. ... Pencapaian tujuan promosi ini dilakukan

10

o OpenDOAR (http://www.opendoar.org)

o Open Book (http://bookzz.org/ dan http://en.bookfi.net/ )

o OpenDocs (https://opendocs.ids.ac.uk/opendocs/)

o OpenPatent (http://www.uspto.gov/; https://worldwide.espacenet.com/;

http://www.freepatentsonline.com)

o The National Acedemies Press (https://www.nap.edu/)

o Scopus (https://www.scopus.com/)

o ScimagoJR (http://www.scimagojr.com/journalrank.php)

3) Pelatihan pengelolaan perpustakaan dan terbitan berkala

Dalam hal ini, pustakawan menjadi instruktur pelatihan pusdokinfo yang

diselenggarakan oleh PDII-LIPI. Sebagai pengatanr, pustakawan selalu

menginformasikan tentang sumber daya perpustakaan dan jasa lembaga

secara keseluruhan. Hal ini perlu disampaikan ke peserta pelatihan agar

mereka memahami bahwa literatur ilmiah yang disediakan PDII-LIPI

dapat memenuhi kebutuhan informasi pada saat pelatihan berlangsung.

Beberapa materi pelatihan ini mencakup: (1) manajemen penerbitan jurnal

ilmiah elektronik menuju terakreditasi nasional dan bereputasi

internasional; (2) publikasi ilmiah di jurnal terakreditasi nasional dan

bereputasi internasional; (3) pembuatan kemasan informasi digital (4)

metodologi penelitian bidang perpustakaan; (5) dokumentasi dokumen

dalam bentuk media digital. Dari kelima pelatihan tersebut, pelatihan yang

paling banyak diminati oleh pengguna jasa PDII-LIPI adalah pelatihan

penerbitan jurnal elektronik dengan aplikasi Open Journal System (OJS).

4) Kerjasama pemanfaatan hasil litbang

Keterlibatan pustakawan dalam kegiatan kerjasama ini yaitu sebagai

“diseminator” pemanfaatan hasil penelitian dan pengembangan (litbang)

ke masyarakat di daerah. Kegiatan kerjasama yang sudah dilakukan antara

lain dengan Perpustakaan Kota Pekalongan, dalam hal pembuatan

kemasan informasi e-book dan pengembangan database e-book 3D (akses

di:http://digilib.pekalongankota.go.id/utama) dan Balai Penelitian

Tembakau Pemerintah Daerah Jember, dalam hal pembuatan kemasan

informasi digital “Pohon Industri Tembakau”.

5) Pameran bidang iptek dan kepustakawanan

Pameran merupakan wahana atau media yang efektif untuk

memperkenalkan berbagai produk dan layanan PDII-LIPI ke masyarakat.

Melalui kegiatan pameran, PDII-LIPI lebih dekat dengan masyarakat.

Sebagian besar materi pameran ini berupa paket-paket hasil kemas ulang

informasi, baik dalam bentuk cetak maupun digital, serta layanan baru

membership online ISJD Neo (http://membership.pdii.lipi.go.id/).

6) Seminar/konferensi bidang iptek dan kepustakawanan

Promosi yang dilakukan pustakawan melalui seminar/konferensi ini

biasanya dalam rangka partisipasi kegiatan seminar/konferensi yang

Page 11: PROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS · PDF filePROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS MELALUI MEDIA ... umum, sekolah, dan perguruan tinggi. ... Pencapaian tujuan promosi ini dilakukan

11

diselenggarakan oleh PDII-LIPI atau lembaga lain. Dalam hal ini,

pustakawan sebagai pemandu pameran yang bertugas mempromosikan

layanan perpustakaan dan lembaga. Beberapa kegiatan promosi melalui

seminar/konferensi ini, seperti Lokakarya Nasional Dokumentasi dan

Informasi PDII-LIPI, Hari Ulang Tahun PDII-LIPI, Pekan Inovasi

Teknologi (PIT), Kongres Ilmu Pengetahuan Nasional (KIPNAS) LIPI,

dan pameran inovasi iptek yang diselenggarakan oleh Kementerian,

Lembaga, dan Pemerintah Daerah.

2.4 Analisis SWOT Kegiatan Promosi di Perpustakaan Khusus

Agar kegiatan promosi layanan di perpustakaan khusus hasilnya efektif dan

efisien serta memberikan manfaat yang besar bagi masyarakat, diperlukan kerjasama

antar-personal perpustakaan yang solid dan berinovasi dalam implementasi program-

program promosi ke pengguna/masyarakat. Hal yang perlu diperhatikan adalah

pustakawan perlu melakukan analisis internal dan eksternal terhadap segala

kemungkinan yang akan terjadi dalam implementasi program promosi layanan di

perpustakaan khusus. Pustakawan dapat melakukan analisis SWOT (Strength,

Weakness, Opportunity, Threat) untuk mengidentifikasi dan menganalisis segala

kemungkinan yang akan terjadi dalam proses dan hasil kegiatan promosi

perpustakaan. Harrison (2010) mengatakan bahwa analisis SWOT merupakan

gambaran dari situasi-situasi yang kemungkinan terjadi di dalam organisasi.

Strengths dan weaknesses terjadi pada situasi internal, sedangkan opportunities dan

threats terjadi pada situasi eksternal organisasi (Gambar 4).

Gambar 4. Kerangka analisis SWOT (Harrison, 2010)

Mengacu pada kerangka analisis SWOT di atas, dapat digambarkan juga kerangka

analisis SWOT untuk kegiatan promosi layanan informasi di perpustakaan khusus,

baik promosi melalui media sosial maupun sosialisasi langsung masyarakat. Hal

tersebut dijelaskan pada Tabel 1.

Page 12: PROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS · PDF filePROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS MELALUI MEDIA ... umum, sekolah, dan perguruan tinggi. ... Pencapaian tujuan promosi ini dilakukan

12

Tabel 1. Kerangka Analisis SWOT Program Promosi Layanan Perpustakaan Khusus

Strenghts (S)

Koleksi Unggulan Perpustakaan;

SDM kompeten & professional;

Materi promosi kreatif (paket kemas ulang informasi);

Pengguna potensial;

Inovasi kebijakan promosi perpustakaan;

Sarpras dan anggaran promosi/sosialisasi yang

memadai.

Weaknesses (W)

Tidak memiliki koleksi

unggulan;

Minimnya inovasi dan

kreativitas SDM perpustakaan;

Kebijakan promosi yang

tidak jelas/memihak;

Minimnya sarpas dan

anggaran untuk promosi.

Opportunities (O)

Branding produk layanan

perpustakaan;

Branding diri pustakawan;

Kerjasama dan pelatihan

pembuatan bahan promosi

perpustakaan;

Perpustakaan dikenal

masyarakat.

Analisis: S + O

Peningkatan image perpustakaan

dan pustakawan;

Peningkatan permintaan kerjasama dan pelatihan

pembuatan bahan promosi

perpustakaan.

Analisis: W + O

Penetapan kebijakan inovasi

layanan perpustakaan ke

pengguna/masyarakat Pengembangan kompetensi

pustakawan dan petugas

perpustakaan

Perencanaan kerjasama dengan media masa

(cetak/elektronik)

Threats (T)

Pemotongan anggaran

promosi perpustakaan;

Kompetitor kegiatan promosi

sejenis (kualitas produk dan

jasa promosi kalah);

Ketidakpuasan

pengguna/pelanggan.

Analisis: S + T

Penetapan materi promosi yang

spesifik, praktis, dan informatif;

Identifikasi pengguna potensial perpustakaan;

Membangun koneksi promosi

melalui media sosial komunitas

perpustakaan.

Analisis: W + T

Evaluasi SDM, sumber daya,

strategi, dan materi promosi

perpustakaan.

Analisis SWOT di atas dapat berkembang sesuai dengan kompleksitas kebutuhan

informasi pengguna di perpustakaan khusus. Melalui analisis SWOT ini diharapkan

pustakawan dapat lebih cermat lagi dalam merencanakan dan melaksanakan kegiatan

promosi perpustakaan, baik melalui media sosial maupun sosialisasi langsung ke

pengguna/masyarakat.

3. PENUTUP

Tujuan dari kegiatan promosi layanan di perpustakaan khusus adalah untuk

memperkenalkan dan mendekatkan diri layanan perpustakaan dan lembaga induknya ke

masyarakat. Oleh karena itu, pustakawan bersama pimpinan perpustakaan perlu

bersinergi dalam memunculkan program-program promosi perpustakaan yang inovatif.

Perlu ada strategi yang jelas dalam pelaksanaan kegiatan promosi perpustakaan, baik

melalui media sosial maupun kegiatan sosialisasi. Ada beberapa hal yang perlu

diperhatikan oleh pustakawan dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan promosi

layanan informasi di perpustakaan khusus, yaitu: (1) identifikasi kebutuhan informasi

pengguna/masyarakat; (2) menetapkan kebijakan inovatif promosi perpustakaan; (3)

manajemen SDM dan konten promosi; (4) penetapan media promosi yang interaktif; (5)

evaluasi dan tindakan perbaikan mutu promosi perpustakaan. Semoga pustakawan di

perpustakaan khusus dapat mengoptimalkan media sosial sebagai media yang efektif dan

interaktif untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi penggunanya serta mampu

manyampaikan materi sosialisasi yang tepat guna dan sasaran sehingga memberikan

manfaat yang besar bagi pihak-pihak yang berkepentingan.

Faktor

Internal

Faktor

Eksternal

Page 13: PROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS · PDF filePROMOSI LAYANAN PERPUSTAKAAN KHUSUS MELALUI MEDIA ... umum, sekolah, dan perguruan tinggi. ... Pencapaian tujuan promosi ini dilakukan

13

DAFTAR PUSTAKA

Badan Standardisasi Nasional/BSN. 2009. SNI 7496:2009 Perpustakaan khusus instansi

pemerintah. Jakarta.

Harrison, Jeffrey P. 2010. Essentials of Strategic Planning in Healthcare. Chicago: Health

Administration Press.

King, David Lee. 2015. Managing Your Library’s Social Media Channels.Volume 51,

Number 1. USA: American Library Association.

Nashihuddin, Wahid dan Tupan. 2013. Pemanfaatan Layanan Online: Studi Kasus pada Jasa

Meja Informasi dan Penelusuran Informasi PDII-LIPI tahun 2008-2012. Visi Pustaka

Vol. 15, No. 1, April.

Nonaka, I., and Nishiguchi, T. 2001. Knowledge Emergence: Social, Technical, and

Evolutionary Dimensions of Knowledge Creation : Oxford University Press, USA.

Tambunan, Kamariah. 2013. Kajian Perpustakaan Khusus dan Sumber Informasi di

Indonesia. BACA: Jurnal Dokumentasi dan Informasi, 34 (1) Juni.

Taylor & Francis Group. 2014. Use of Social Media by the library current practices and future

opportunities: A White Paper From Taylor & Francis.