PROPOSAL PELAKSANAAN

REUNI AKBAR SMAN 1 LILIRIAJA (1983 – 2013)

PENDAHULUAN

Menjadi siswa-siswi di SMAN 1 LILIRIAJA adalah suatu kebanggaan. Kenangan

dikala remaja semasa sekolah yang penuh dinamika terukir dengan manisnya. Saat-saat

SMA adalah pembentukan jati diri menjadi manusia dewasa yang penuh dengan cita-cita

dan cinta. Masa yang penuh dengan gejolak, kreativitas pengembangan kepribadian,

penggalian dasar-dasar keilmuan, penanaman kepedulian dan persiapan menuju masa

depan. Penggalian ilmu semasa SMA sudah kita kembangkan dan aplikasikan dalam karya

untuk keluarga kita. Ilmu yang diberikan oleh bapak ibu guru dengan ikhlas telah mampu

mengantar kita menempuh perjalanan waktu sebagai bekal berjuang dan mandiri.

Rasa ingin mengenang kembali saat berada dalam kebersamaan yang penuh dengan

kekeluargaan, keceriaan dan kesetiakawanan tentu sangat kuat sekali. Rasanya kebahagian

saat belajar bersama dulu baru kemarin ditinggalkan, tak terasa sudah sekian tahun tidak

berjumpa. Pertemuan dalam REUNI AKBAR dengan teman-teman waktu belajar bersama,

tentu menjadi suatu kebahagiaan tersendiri bila itu terlaksana.

Berdasarkan pemikiran di atas, maka beberapa alumni mengadakan pertemuan

yang menghasilkan suatu gagasan untuk menyelenggarakan REUNI AKBAR bagi seluruh

periode, yang mana pada akhirnya forum reuni ini diharapkan mampu menghasilkan

kontribusi positif bagi para alumni maupun bagi sekolah. Para alumni dapat membentuk

suatu organisasi ikatan alumni sebagai wadah silaturahmi antar alumni dengan alumni dan

alumni dengan almamater serta membantu usaha-usaha tercapainya tujuan almamater

sebagai pelopor dari kemajuan masyarakat dan kebudayaan manusia serta membentuk

insan yang bertanggung jawab akan kesejahteraan masyarakat.

I. NAMA DAN TEMA

Kegiatan ini diberi nama “REUNI AKBAR SMA NEGERI 1 LILIIAJA” dengan

mengangkat tema “Menjalin Silaturahmi antar Alumni dan Seluruh Civitas Akademika

SMAN 1 Liliriaja”.

II. MAKSUD DAN TUJUAN

REUNI AKBAR SMAN 1 LILIIAJA memiliki maksud dan tujuan sebagai

berikut :

a. Mempererat tali silaturrahmi antar alumni beserta keluarga, dan

almamater;

b. Sebagai wahana dalam rangka membentuk ikatan alumni SMAN 1

LILIIAJA yang kuat dan terjalin erat;

c. Membuka jalur peran serta alumni bagi perkembangan SMAN 1 LILIIAJA.

III. PESERTA

Peserta Reuni SMAN 1 LILIRIAJA antara lain :

a. Alumni SMAN 1 LILIRIAJA seluruh Angkatan

b. Siswa-Siswi SMAN 1 LILIRIAJA

c. Guru-guru dan Karyawan SMAN 1 LILIRIAJA

d. Tamu Undangan

IV. MATERI ACARA

Materi acara yang akan dilaksanakan pada Reuni Akbar SMAN 1

LILIRIAJA adalah :

Sosialisasi dan deklarasi pembentukan wadah resmi (SMAN 1 LILIRIAJA)

Berbagi cerita tempo dulu (Alumni Angkatan 1983-2013)

Ramah Tamah

Hiburan musik

Penyerahan beasiswa kepada pelajar berprestasi SMAN 1 LILIRIAJA

Penyerahan cinderamata kepada SMAN 1 LILIRIAJA

Door Prize / Games

V. WAKTU DAN TEMPAT

Acara ini akan diselenggarakan pada :

Hari/ Tanggal : Sabtu / 10 Agustus 2013

Jam : Pukul 08:00 s/d Selesai

Tempat : Lapangan SMAN 1 LILIRIAJA

VI. SUMBER DANA

Pendanaan Reuni Akbar SMAN 1 LILIRIAJA bersumber dari :

a. Alumni SMAN 1 LILIRIAJA seluruh Angkatan (Iuran min. Rp20.000,-)

b. Donatur

c. Sponsorship

d. Sumber dana lainnya yang tidak mengikat

VII. PANITIA PELAKSANA (LAMPIRAN I)

VIII. SUSUNAN ACARA (LAMPIRAN 2)

IX. ESTIMASI ANGGARAN PELAKSANAAN (LAMPIRAN 3)

X. SPONSORSHIP (LAMPIRAN 4)

XI. PENUTUP

Demikian proposal kegiatan ini kami susun untuk memberikan

informasi yang lengkap kepada pihak-pihak yang berkepentingan dalam

acara reuni akbar. Semoga acara ini memberikan manfaat bagi semua

pihak dan dapat dilaksanakan sesuai rencana. Kami sebagai panitia

mohon maaf atas segala kekurangan dan kesalahan. Atas bantuan semua

pihak hingga terlaksananya acara ini kami mengucapkan terima kasih.

20 September 2011 Panitia Pelaksana

Reuni Akbar SMAN 1 LILIRIAJA

KETUA PANITIA

MURDIANSYAH, Sip

SEKRETARIS

DEA ANNISA

LAMPIRAN I

SUSUNAN PANITIA PELAKSANA

Ketua Panitia : Murdiansyah

Sekretaris : Dea Annisa

Bendahara : Jumraini Sudirman

Divisi Acara :

Koordinator : Muh. Setiadi

Anggota : Reza El Karim

: Alvian

: Nining Rahayu

: Sahriani

: Sri Aisyah

Divisi Publikasi & Dokumentasi :

Koordinator : Faizal Mattarima

Anggota : Edward Rhidwan

: A. Rahmat Nur Affandi

: Ahzan Setiawan

: Randy

: Sandi Suardi

Divisi Perlengkapan :

Koordinator : Ahyadi Jusaeman

Anggota : Ririn Puspitasari

: Rosdiana

: Ginanjar Nadris

: Herianto

: Wawan Kurniawan

Divisi Dana dan Usaha :

Koordinator : Andi Tenri

Anggota : Ibraza Sakti

: Nurfaida

: Nirmala sari,

: Sri aisya purnama sari,

: Yuliana markarma

Divisi Hubungan Masyarakat :

Koordinator : Budiman

Anggota : Nur Ahmad Mustafah

: A. Ashary Sandy, S.Sos

: Wiwin Armayani, skm

: Ardiawan, SS

: Anis, sPd

: Briptu A. Faisal

Sekretariat :

Contact Person :

Rekening :

LAMPIRAN 2

SUSUNAN ACARA

Waktu Acara Materi Acara

08.00 – 09.30 Registrasi Kehadiran Alumni dan Menyiapkan Snack

ringan Sambil Temu kangen dgn mghadirkan suasana

keakraban.

09.30 – 09.40 Pembukaan Acara oleh MC

09.40 – 10.00 Sambutan – Sambutan :

- Sambutan Ketua Panitia

- Sambutan Perwakilan Alumni

- Sambutan Kepala Sekolah

10.00 – 10.20 Apresiasi Alumni Untuk Sekolah

- Pemberian Beasiswa Untuk Siswa Berprestasi

- Pemberian Kenang-kenangan kepada Sekolah dari

Alumni

10.20 – 10.30 - Sosialisasi Pembentukan IKA Alumni SMAN 1 Liliriaja

- Peresmian Situs Alumni SMAN 1 Liliriaja

- Deklarasi IKA Alumni SMAN 1 Liliriaja

10.30 – 13.00 Bintang Tamu I

13.00 – 13.45 Penampilan Tari Siswi SMAN 1 Liliriaja

13.45 – 14.00 Penutupan

14.00 – 15.00 - Ramah Tamah Guru dan alumni

- Ramah tamah dengan Guru melalui sesi foto ersama

perangkatan.

15.00 – 16.00 Pemberian Door prize dengan mengundi acak dan

Pemberian komentar terbaik terhadap quisner yg

diberikan panitia kepada peserta

16.00 Selesai

LAMPIRAN 3

ANGGARAN KEGIATAN

Estimasi Pengeluaran

I. Divisi Kesekretariatan

1. Pembuatan Proposal + Undangan Rp.

2. Stempel Rp.

3. Tinta Stempel (2 buah) Rp.

4. Amplop Surat ( 6 Kotak ) Rp.

5. Penggandaan Proposal ( 20 Buah ) Rp.

6. Buku Tamu ( 10 Buah ) Rp.

7. ID Card Panitia (100 Buah) Rp.

8. Tiket Peserta ( 2000 Buah ) Rp.

9. Kaos & Pin (2000 Buah) Rp.

10. Alat-alat kesekretariatan Rp.

Jumlah Rp.

II.Divisi Acara

A. Apresiasi Alumni untuk Sekolah

1. Beasiswa 10 pelajar Rp.

2. Kenang-Kenangan Rp.

Jumlah Rp.

B. Doorprize

1. TV 21” 1 buah Rp

2. Kompor Gas 2 Buah Rp.

3. Rice Cooker 3 Buah Rp.

4. Kipas Angin 5 Buah Rp.

5. Dispenser 5 Buah Rp

6. Voucher Belanja 10 Buah Rp.

Jumlah Rp.

III. Divisi Humas, Publikasi, Dan Dokumentasi

1. Spanduk 10 Buah Rp.

2. Publikasi Media Cetak Rp.

3. Back Drop Rp.

4. Pembuatan Film Dokumentasi Rp.

Jumlah Rp.

IV. Divisi Perlengkapan

1. Sewa Sound System Rp.

2. Sewa Kursi ( Unit ) Rp.

3. Sewa Tenda Rp.

4. Biaya Kebersihan Rp.

5. Biaya Keamanan Rp.

Jumlah Rp.

V.Divisi Konsumsi

1. Paket Kue Rp.

2. Air Minum Rp.

3. Nasi Kotak Rp.

Jumlah Rp.

Biaya Tak terduga 10% Rp.

Grand Total Rp.

II. Estimasi Pemasukan

1. Iuran Peserta Periode 1987 – 2011 (2000 Orang ) Rp.

2. Donatur & Sponsor Rp.

Jumlah Rp.

LAMPIRAN 4

SPONSORSHIP

Sehubungan dengan akan diadakannya Reuni Akbar SMAN 1 LILIRIAJA.

Kami mengundang berbagai pihak untuk menjadi sponsor dan donator untuk

mendukung kegiatan ini. Sehingga dapat berjalan dengan lancar sesuai

harapan. Sponsorship dibagi dalam beberapa Kriteria sebagai berikut:

I. Sponsor Utama,

yaitu Pihak yang akan menanggung 90% dari jumlah estimasi dana

sponsorship yang dibutuhkan untuk kegiatan. Dengan ketentuan bahwa

Nama dan Logo Sponsor akan dipromosikan pada seluruh kegiatan

publikasi acara yaitu :

- Id Card Panitia dan Tiket peserta selama kegiatan berlangsung

- 10 Spanduk

- Sertifikat panitia

- 2000 buah pin

– Logo Di Iklan Media Cetak

- 1 buah Stand Bazaar

II. Sponsor Eksekutif

yaitu Pihak yang akan menanggung 60% dari jumlah estimasi dana

sponsorship yang dibutuhkan untuk kegiatan. Dengan ketentuan bahwa

Nama dan Logo Sponsor akan dipromosikan pada seluruh kegiatan

publikasi acara yaitu:

- Id Card panitia dan Tiket peserta selama kegiatan berlangsung

- 5 Spanduk

- Sertifikat panitia

- 2000 buah pin

- Logo Di Iklan Media Cetak

- 1 buah Stand Bazaar

III. Sponsor Paket Acara,

yaitu Pihak yang akan menanggung seluruh dana yang dibutuhkan

pada setiap mata acara yang akan disponsori. Dengan ketentuan sebagai

berikut :

A. Rincian Setiap mata acara yaitu:

- Apresiasi Alumni untuk Sekolah Rp.

- Bintang Tamu Rp.

- DoorPrize Rp.

B. Nama dan Logo Sponsor akan dipromosikan pada salah satu atau

beberapa kegiatan publikasi sesuai dengan mata acara yang akan

disponsori yaitu :

- Id Card Panitia

- Spanduk Acara

- 1 buah Stand Bazaar

IV. Sponsor Paket Publikasi & Dokumentasi, yaitu Pihak yang akan

menangggung dana yang dibutuhkan untuk seluruh kegiatan publikasi

acara selama kegiatan berlangsung.

V. Sponsor Paket Perlengkapan, yaitu Pihak yang akan menanggung dana

yang dibutuhkan utnuk pengadaan perlengakan seluruh acara selama

kegiatan berlangsung.

VI. Sponsor Paket HUMAS, yaitu Pihak yang akan menanggung dana

seluruh keperluan HUMAS yang dibutuhkan selama kegiatan berlangsung.

VII. Sponsor Paket Konsumsi, yaitu Pihak yang akan menanggung dana

seluruh kebutuhan konsumsi selama kegiatan berlangsung.

VIII. Sponsor Biasa, yaitu Pihak yang membantu pendanaan kegiatan ini

dengan pengadaan dana atau fasilitas tertentu, sesuai dengan keinginan

sponsor berdasarkan besaran yang kami ajukan.

Ketentuan Sponsorship

1. Pendaftaran dan Penandatanganan Kerjasama

1.1 Batas akhir pendaftaran untuk menjadi sponsor adalah pada tanggal …..

atau pada saat seluruh jenis sponsor dinyatakan terjual habis.

1.2 Penandatanganan kerjasama dilakukan oleh panitia kegiatan dengan

pihak sponsor yang bersangkutan.

1.3 Penandatanganan nota kerjasama dilakukan setelah panitia menerima

fotocopy bukti pembayaran dari pihak sponsor.

2. Materi Iklan

2.1 Pengaturan dan penempatan materi Iklan merupakan wewenang

panitia.

2.2 Pihak sponsor harus memberikan materi iklan ( logo/nama

perusahaan/nama produk ) maksimal 2 hari setelah penandatanganan

kerjasama.

3. Syarat Pembayaran

3.1 Saat penandatanganan kerjasama pihak sponsor membayar minimal 50

% dari nilai kontrak.

3.2 Sisa pembayaran harus disetorkan pihak sponsor maksimal tiga hari

sebelum kegiatan dilaksanakan.

3.3 Pembayaran disetorkan langsung kepada panitia atau melalui rek..

3.4 Biaya transfer dan biaya-biaya lain yang timbul akibat pembayaran dari

pihak sponsor bukan tanggung jawab panitia.

4. Pembatalan

4.1 Pembatalan oleh Pihak sponsor yang telah melakukan pembayaran

uang muka akan diberikan pengembalian dana setelah dipotong 50%

dari total uang yang telah disetorkan oleh pihak yang bersangkutan.

4.2 Pembatalan oleh Pihak sponsor akan dilakukan pengembalian dana

setelah dipotong 75% dari nilai kontrak

4.3 Pemberitahuan pembatalan oleh pihak sponsor maksimal tiga hari

setelah penandatangan kerjasama atau maksimal tiga hari setelah

pelunasan seluruh nilai kontrak pihak sponsor yang bersangkuta.

4.4 Uang yang telah disetorkan oleh Pihak sponsor akan dikembalikan

100%, jika pembatalan dilakukan oleh pihak panitia.

5. Lain-lain

5.1 Bentuk kerjasama lain yang belum tercantum dalam penawaran di

atas dapat dibicarakan kemudian dengan pihak panitia.

5.2 Sponsor berbentuk barang harus diserahkan maksimal empat hari

sebelum kegiatan dimulai.

5.3 Yang belum diatur dalam ketentuan kemudian oleh pihak panitia