PROSEDUR DAN PERSYARATAN KELENGKAPAN DOKUMEN PENAGIHAN

1. Dokumen Penagihan a. Invoice / Tagihan bermaterai sesuai Purchase Order (PO)/Kontrak/SPK

• Penulisan nama, alamat, NPWP harus mengikuti data yang tertera di PO/Kontrak/SPK. • Terdapat nomor invoice. • Nomor invoice yang sama tidak boleh digunakan lebih dari 1 (satu) kali (bila sistem

membaca adanya duplikasi penggunaan nomor invoice, maka dokumen akan ditolak). • Terdapat nomor rekening tujuan transfer pada invoice.

Jika tidak ada, agar dilampirkan surat pernyataan bermaterai berisikan informasi nomor rekening tujuan transfer yang ditanda tangani oleh pejabat berwenang disertai stempel vendor.

• Penggunaan materai: Rp. 0 – Rp. 5.000.000 (tidak diwajibkan menggunakan materai)

Diatas Rp. 5.000.000 (materai Rp. 10.000) Merujuk pada peraturan pemerintah terkait: https://pajak.go.id/id/undang-undang-republik-indonesia-nomor-10-tahun-2020

Penggunaan bea materai lunas dengan sistem komputerisasi harus memberikan surat ijin pembubuhan materai.

• Terdapat tanda tangan elektronik atau tanda tangan basah dan stempel Vendor. Pengecualian apabila menggunakan invoice elektronik maka tidak memerlukan tanda tangan basah dan stempel.

• Terdapat nomor Purchase Order (PO)/Kontrak/SPK di invoice, dimana 1 (satu) invoice hanya terdiri dari 1 (satu) Purchase Order (PO)/Kontrak/SPK.

• Tanggal invoice harus sesuai dengan tanggal pengiriman barang atau penyelesaian jasa. Untuk invoice atas beberapa pengiriman barang yang digabung, tanggal invoice yang digunakan adalah tanggal pengiriman terakhir dalam bulan yang sama.

• Nilai Invoice harus dipisahkan antara nilai DPP (Dasar Pengenaan Pajak) dan PPN (Pajak Pertambahan Nilai) nya.

• Untuk invoice yang berkaitan dengan barang dan jasa, Vendor wajib untuk memisahkan masing-masing nilai DPP untuk barang dan jasanya.

• Jika terdapat pembayaran uang muka maka dalam invoice tersebut wajib mencantumkan nilai total transaksi dan uang muka yang telah dibayarkan (Lampiran-1 Invoice Uang Muka).

• Invoice harus dicetak dengan jelas dan nyata serta tidak boleh ditulis atau dikoreksi tulisan tangan.

• Penulisan detail nama barang/jasa dan kuantiti unit measure (UoM) pada invoice harus sama seperti detail pada PO. Jika tidak sama, agar dilengkapi surat penjelasan informasi barang/jasa dengan diketahui Procurement terkait.

b. Faktur Pajak Elektronik / Faktur Pajak (khusus Vendor dari dalam negeri Republik Indonesia dan merupakan Vendor Pengusaha Kena Pajak (PKP)) • Mengirimkan 2 (dua) rangkap print-out Faktur Pajak (Faktur pajak elektronik) yang memiliki

QR code/barcode dan nomor seri e-Faktur Pajak (e-Nofa) sebagai bukti telah tervalidasi. • Bila ada Faktur Pajak pengganti maka saat penagihan wajib memberikan Faktur Pajak

awal dan Faktur Pajak pengganti terakhir (rangkap 2). • Tanggal Faktur Pajak harus sama dengan tanggal invoice. • Setiap 1 (satu) Faktur Pajak yang diterbitkan hanya untuk 1 (satu) invoice. • Untuk transaksi uang muka maka tanggal Faktur Pajak adalah saat barang diserahkan

sesuai Surat Jalan atau dana diterima, tergantung mana yang lebih dahulu. • Penulisan nama, alamat, NPWP Vendor sesuai SPPKP.

• Nama pejabat/pegawai yang tercantum di Faktur Pajak harus sesuai dengan spesimen & BPS atas tanda tangan faktur pajak yang diberikan.

• Tanggal penerbitan Faktur Pajak tidak boleh melebihi masa tenggang yang ditetapkan oleh peraturan perpajakan yang berlaku sejak tanggal barang/jasa diberikan. Jika tanggal penerbitan Faktur Pajak melebihi masa tenggang yang ditetapkan oleh peraturan perpajakan yang berlaku Faktur Pajak dan tidak bisa dikreditkan sehingga PPN tidak dapat dibayarkan. Vendor wajib memberikan surat pernyataan bermaterai bahwa Vendor bersedia dibayar DPP-nya saja tanpa PPN.

• Tanggal penyerahan Faktur Pajak tidak boleh melebihi masa tenggang yang ditetapkan oleh peraturan perpajakan yang berlaku. Jika tanggal penyerahan Faktur Pajak melebihi masa tenggang yang ditetapkan oleh peraturan perpajakan yang berlaku, Faktur Pajak tidak bisa dikreditkan sehingga PPN tidak dapat dibayarkan, Vendor wajib memberikan surat pernyataan bermaterai bahwa Vendor bersedia dibayar DPP-nya saja tanpa PPN.

c. Dokumen terkait Ketentuan Faktur Pajak (PER 24) (khusus Vendor dari dalam negeri Republik Indonesia) Melampirkan dokumen berikut ini jika ada perubahan dokumen yang telah diberikan sebelumnya: • Spesimen tanda tangan • Bukti penerimaan surat dari KPP (Kantor Pelayanan Pajak) atas spesimen tanda tangan. • SPPKP (Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak) • NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) • SKT (Surat Keterangan Terdaftar)

d. Surat Keterangan Domisili untuk Wajib Pajak Luar Negeri (Form DGT halaman 1 dan halaman

2) harus dilampirkan untuk invoice penyelesaian jasa • Form DGT halaman 1 dan 2 berlaku selama 1 tahun. Form DGT halaman 1 dan 2 yang

dilampirkan pertama kali harus asli dan untuk selanjutnya dapat berupa copy. Form DGT harus diisi dengan lengkap dan benar.

• Form DGT pada part II halaman 1 harus ditanda tangani dan di stempel oleh pihak otoritas perpajakan di negara asal yang kompeten (kecuali jika ada certificate of resident yang resmi dari otoritas perpajakan di negara asal dan harus valid selama maksimal 1 tahun)

• Form DGT pada part VII halaman 2 harus ditanda tangani oleh pihak otoritas Vendor yang kompeten.

• Jika vendor memiliki e-SKD (surat keterangan domisili elektronik) yang masih berlaku maka tidak perlu melampirkan form DGT.

• Merujuk pada peraturan direktorat jenderal pajak berikut: https://www.pajak.go.id/sites/default/files/2019-03/PER25PJ2018.pdf

e. Purchase Order (PO)/Kontrak/SPK

• Melampirkan copy Purchase Order (PO)/kontrak/SPK yang telah di tandatangani oleh SMART Group Sinarmas Agribusiness and Food (tidak berlaku untuk PO yang menggunakan elektronik PO)

• Melampirkan copy kontrak yang telah di tandatangani oleh kedua belah pihak • Untuk PO manual tagihan Koperasi harus melampirkan PO asli yang telah di tandatangani

oleh SMART Group Sinarmas Agribusiness and Food.

f. Dokumen pendukung lainnya sesuai jenis transaksi berikut: • Untuk Transaksi Pembelian Barang

Pengiriman via Darat Melampirkan surat jalan asli yang telah ditanda tangani oleh pengirim dan penerima

yang dilengkapi dengan nama jelas dan stempel pengirim

Melampirkan rekap surat jalan (jika surat jalan lebih dari 1 (satu)) sesuai dengan format terlampir (Lampiran-2 Rekap Surat Jalan).

Khusus pembelian material yang menggunakan weight bridge, wajib melampirkan tiket weight bridge yang telah ditanda tangani oleh pengirim dan penerima dilengkapi dengan nama jelas dan stempel perusahaan.

Tambahan dokumen khusus untuk pengiriman pupuk : weight bridge asli dan rekap penerimaan pupuk yang di tandatangani oleh unit.

Pengiriman via Laut atau Udara Melampirkan copy bill of lading/BL (laut) atau airway bill/AWB (udara) berdasarkan

incoterms yang disepakati. Melampirkan packing list. Untuk vendor luar negeri harus melampirkan certificate of domicile (CoD) SPK

• Untuk Transaksi Penyelesaian Jasa

Melampirkan BAPP (Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan)/ BAST (Berita Acara Serah Terima) yang sudah di tandatangani oleh pihak penyerah jasa (Vendor) dan pihak penerima jasa (SMART Group Sinarmas Agribusiness and Food) dilengkapi dengan nama jelas dan stempel penyerah dan penerima jasa.

• Untuk Transaksi Transportir Darat

Melampirkan surat jalan asli dari vendor transporter yang telah di tandatangani oleh pengirim dan penerima, dilengkapi dengan nama jelas dan stempel pengirim.

Melampirkan copy surat jalan dari vendor transporter yang telah ditandatangani oleh pengirim dan penerima dilengkapi dengan nama jelas dan stempel perusahaan dari pihak pengirim, berikut copy packing list, copy SPPB (Surat Perintah Pengeluaran Barang), copy PIB (Pemberitahuan Import Barang) jika ada.

Melampirkan rekap surat jalan asli (jika surat jalan Vendor barang lebih dari 1 (satu)), sesuai dengan format terlampir (Lampiran-2 Rekap Surat Jalan) khusus untuk pengiriman via darat.

Pemungutan tarif PPN dan PPh atas jasa transportasi harus sesuai dengan peraturan perpajakan yang belaku dan Vendor wajib melampirkan dokumen perijinan terkait sebagai bukti dan dasar pemungutan tarif pajak.

• Untuk Transaksi Transportasi Laut Melampirkan Fixture Notes Melampirkan Bill of lading dan Manifest Melampirkan Order Kapal/Time Charter

g. Surat Pernyataan Perubahan Rekening

• Jika terdapat perubahan rekening pembayaran yang telah terdaftar sebelumnya, maka wajib melampirkan Surat Pernyataan Perubahan Rekening bermeterai yang ditandatangani oleh pejabat berwenang disertai dengan stempel vendor (Lampiran-3 Surat Pernyataan Rekening)

• Nama yang tercantum di rekening harus sesuai dengan nama yang tertera di PO.

h. Form Persetujuan Penalti Jika pada PO terdapat klausal penalti mengenai keterlambatan pengiriman barang, dan barang diterima oleh pihak SMART Group Sinarmas Agribusiness and Food melewati tanggal pengiriman yang tertera pada PO, harus melampirkan form persetujuan penalti yang ditanda tangani oleh kedua belah pihak.

i. Dokumen pendukung lainnya yang dianggap perlu oleh Vendor (jika ada)

2. Bila terdapat ketidaksesuaian data Vendor yang tercantum di PO dengan data pada dokumen legal/ perijinan, atau bila terdapat perubahan data terkait perpajakan, maka Vendor diwajibkan untuk menginformasikan data terbaru (berikut dokumen pendukungnya) melalui bagian Procurement terkait.

3. Notifikasi Status Invoice/ Tagihan

Sistem akan mengirimkan notifikasi otomatis mengenai status invoice/ tagihan (Accepted / In-progress / Rejected) kepada Vendor melalui e-mail yang terdaftar di sistem kami. Jika Vendor tidak memiliki alamat e-mail atau e-mail yang terdaftar tidak dapat dihubungi, maka notifikasi otomatis melalui e-mail tidak akan terkirim. Oleh karena itu, Vendor diwajibkan memiliki dan menginformasikan alamat e-mail tersebut ke bagian Procurement terkait, termasuk juga perubahannya.

Untuk status invoice Vendor yang ditolak, maka Vendor wajib untuk mengambil kembali dokumen yang telah diserahkan dalam waktu selambat-lambatnya 5 hari kerja setelah status ditolak diinformasikan kepada Vendor. Kami tidak bertanggung jawab atas kehilangan dokumen jika tidak diambil dalam batas waktu yang telah ditentukan. Pengambilan dokumen yang ditolak dapat dilakukan di alamat yang tertera di point No. 5 dibawah. Dan dokumen revisi agar dapat dikirimkan kembali dalam waktu maksimal 10 hari kerja dengan tetap memperhatikan ketentuan tanggal penyerahan faktur pajak sebagaimana telah dijelaskan pada point No. 1.b. diatas.

4. Jatuh tempo pembayaran dihitung sejak tanggal dokumen diterima dengan lengkap dan benar berdasarkan notifikasi dari sistem.

5. Waktu dan lokasi pengiriman dokumen tagihan dan pengambilan dokumen yang ditolak: Hari: Senin s/d Jum’at (Libur Nasional tutup) Waktu: 08.30 s/d 11.30 WIB Alamat:

Sinarmas Agribusiness and Food (PT Sinarmas Sentra Cipta) UP. ODS loket A – Upstream atau loket B – Downstream Sinarmas MSIG Tower Lantai 26 Jl. Jend. Sudirman Kav 21, Setiabudi, RT.10/RW.1, Karet, Jakarta Selatan, DKI Jakarta, 12930 Telp : +62 (021) 50156000

Vendor lokal Upstream dapat mengirimkan tagihan ke Kantor Perwakilan di masing-masing area (Lampiran-4 Kantor Perwakilan Upstream).

6. Jalur komunikasi antara SMART Group Sinarmas Agribusiness and Food dan Vendor

• Vendor dapat mengkonfirmasikan status pembayaran yang belum diterima namun telah jatuh tempo melalui e-mail berikut ini: finance.helpdesk@sinarmas-agri.com

• Kami akan memberikan tanggapan atas e-mail Anda selambat-lambatnya dalam waktu 3 hari kerja.

Untuk membantu memudahkan proses pengecekan internal, maka kami lampirkan checklist sebagai panduan kelengkapan dokumen sebelum dokumen tersebut dikirim ke kami. (Lampiran-5 Checklist)

Jika Anda memiliki pertanyaan terkait dengan surat ini, mohon menghubungi bagian Procurement terkait.

Kami berterimakasih atas kerjasamanya. Dan kami akan terus meningkatkan kualitas pelayanan terhadap Vendor.

Lampiran-1 Invoice Uang Muka

Contoh Tagihan Non Project – Invoice Uang Muka

PT Bengkel Abadi JayaKomplek ABC, Jl. Bunga no 18 CirebonKel Abadi Kec Cirebon Barat - 99999 Billing No 001/1606000108NPWP : 01.000.111.1-011.000 Tanggal Faktur 1-May-20

Reference No. 910000001Vendor PT Smart Tbk

Kepada Yth : Terms Of Payment 30 hari setelah invoice diterimaPT. Sinar Mas Agro Resources And Technology Tbk Jatuh Tempo 31-May-20Sinar Mas Land Plaza Menara 2 Lt. 28-30Jl. MH. Thamrin No.51 , Gondangdia Menteng Jakarta Pusat , DKI Jakarta 10350NPWP : 01.000.183.2-092.000

Currency IDR

Product Quantity UoM Price Value Net Sales

GENSET 52 KVA (Uang Muka 20%) 1 UN Rp 2,000,000

DPP Rp 2,000,000PPN 10 % Rp 200,000Grand Total Rp 2,200,000

Terbilang : Dua juta dua ratus ribu rupiah

Keterangan : tagihan untuk uang muka

Jakarta, 01-May-20

Alamat Rekening :BRI KCP Cirebon BaratJL. Sudirman, CirebonEdy SaputraNO A/C : 555-1113890 ( IDR ) Edy Saputra

PT Bengkel Abadi Jaya

FAKTUR (BILLING)

Rp 10,000,000

Contoh Tagihan Non Project - Invoice Pelunasan atas Uang Muka

PT Bengkel Abadi JayaKomplek ABC, Jl. Bunga no 18 CirebonKel Abadi Kec Cirebon Barat - 99999 Billing No 001/1606000108NPWP : 01.000.111.1-011.000 Document Date 15-Jun-20

Reference No. 910000001Vendor PT Smart Tbk

Kepada Yth : Terms Of Payment 30 hari setelah invoice diterimaPT. Sinar Mas Agro Resources And Technology Tbk Due Date 15-Jul-20Sinar Mas Land Plaza Menara 2 Lt. 28-30Jl. MH. Thamrin No.51 , Gondangdia Menteng Jakarta Pusat , DKI Jakarta 10350NPWP : 01.000.183.2-092.000

Currency IDR

Product Quantity UoM Price Value Net Sales

GENSET 52 KVA 1 UN Rp 10,000,000

Rp 10,000,000Uang Muka 20% Rp 2,000,000DPP Rp 8,000,000PPN 10 % Rp 800,000Grand Total Rp 8,800,000

Terbilang : Delapan juta delapan ratus ribu rupiah

Keterangan : telah dibayarkan uang muka 20% pada tanggal 31 May 2020

Jakarta, 15-Juni-20

Alamat Rekening :BRI KCP Cirebon BaratJL. Sudirman, CirebonEdy SaputraNO A/C : 555-1113890 ( IDR ) Edy Saputra

PT Bengkel Abadi Jaya

FAKTUR (BILLING)

Rp 10,000,000

Lampiran-2 Rekap Surat Jalan

No Invoice : 00001/05/2020Tanggal Invoice : 28-May-20No PO : 12345678Tagihan atas PT : PT SMART Tbk

No. No. Surat Jalan No. Polisi *) Tgl Pengiriman

No. WB Ticket *)

Tgl Penerimaan

Jenis Barang Harga Satuan (/Kg)

Qty Diterima

UoQ DPP PPN Total Keterangan

1 2020/05/A0001 B 1234 KL 1-May-20 WB012345 2-May-20 Material A Rp1,000 20,000 Kg Rp20,000,000 Rp2,000,000 Rp22,000,000 -

2 2020/05/A1012 B 5678 HJ 26-May-20 WB123456 27-May-20 Material B Rp2,000 10,000 Kg Rp20,000,000 Rp2,000,000 Rp22,000,000 Ada Reject 1 PC

3 2020/05/A1013 B 9102 NK 27-May-20 WB234567 28-May-20 Material C Rp3,000 15,000 Kg Rp45,000,000 Rp4,500,000 Rp49,500,000 -

4 2020/05/A1014 B 5243 LB 28-May-20 WB345678 28-May-20 Material D Rp4,000 10,000 Kg Rp40,000,000 Rp4,000,000 Rp44,000,000 -

55,000 Kg Rp125,000,000 Rp12,500,000 Rp137,500,000

*) Jika ada

Total

Lampiran-3 Surat Pernyataan Rekening

SURAT PERNYATAAN REKENING Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Jabatan 1) : Alamat : Telepon : Faksimili : E-mail : Memiliki hak dan kuasa secara hukum yang diperlukan dan telah memperoleh semua hak, persetujuan, surat izin, kualifikasi, surat perintah dan persetujuan lain yang diperlukan untuk mewakili:

Nama Perusahaan : Alamat Perusahaan : Dengan ini menyatakan bahwa semua pembayaran tagihan atas: Nama ______________________________________, mohon agar dapat ditransfer kepada rekening bank ________________________________ dengan rincian sebagai berikut:

Nama Pemilik Rekening Bank : Nama Bank : Mata Uang 2) : No. Rekening : Demikian Surat Pernyataan Rekening ini dibuat dengan sebenarnya dan mengikat untuk nama ___________________________________ untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

……Tempat….,….Tanggal Meterai 10,000 ribu

Nama

Jabatan

1) Direktur Perusahaan 2) Satu mata uang untuk satu rekening bank, maksimal dua rekening bank (dua mata uang).

Lampiran-4 Kantor Perwakilan Upstream

Kantor Perwakilan Alamat

Medan Jl. Monginsidi No.14 Medan, Tlp. (061) 4556566

Pekanbaru Jl. Soekarno Hatta No.19 RT01 / RW08 Kel. Sidomulyo Barat, Kec. Tampan, Pekanbaru, Riau 28294

Jambi Jl. Soekarno Hatta No.183 Jambi, Tlp. (0741) 572729

Lubuk Linggau Jl. Garuda Dempo No.42 Lubuk Linggau, Tlp. (0733) 320992

Lahat Jl. Kolonel H. Burlian Blok A-3 Kav. Bandar Jaya Kabupaten Lahat

Palembang Jl. Cendrawasih No.26 Palembang, Tlp. (0711) 352819

Lampung Jl. Pangeran Tirtayasa No. 18A Kel. Sukabumi Indah, Kec. Sukabumi Bandar Lampung, Tlp. (0721) 701828

Bangka Jl. Depati Amir No.8 Pangkal Pinang, Bangka Tlp. (0714) 434404

Belitung Jl. Air Serkuk No. 2 RT02/RW01 Tanjung Pandan, Belitung, Babel 33415, Tlp. (0719) 23767

Sampit JL. HM. Arsyad No.88 Kec. MB. Ketapang Sampit, Tlp. (0531) 22329

Banjarmasin Jl. A. Yani KM 23.700 Landasan Ulin, Banjarmasin, Tlp. (0511) 4705508

Samarinda Jl. Ring Road III No.88 Samarinda, Tlp. (0541) 251281

Ketapang Jl. Brigjen Katamso No.88 RT026/RW006 Sukaharja Delta Pawan, Ketapang

Pontianak Jl. Ks. Tubun No. 56. RT03/ RW04 Kel. Akcaya Kec. Pontianak Selatan. Kota Pontianak, Kalbar 78121

Jayapura Perum Sky Line Indah Blok D No. 28 BTN Abepura Jayapura, Tlp. 0967-581234

Lampiran-5 Checklist

No. Kelengkapan Dokumen

PO NPO

Akurasi Check Items / Details Material Invoices

Service / Project Invoice

Invoice

1. Invoice Asli Faktur / Nota

Ya Ya Ya 1. Vendor stempel & tanda tangan 2. Materai : ≥ IDR 250K

2. Kwitansi (berlaku untuk notaris)

N/A N/A Ya 1. Vendor stempel & tanda tangan 2. Materai : ≥ IDR 250K

3. Faktur Pajak Ya Ya Ya 1. Total nilai sama dengan nilai di invoice 2. Tanggal faktur pajak sama dengan

tanggal invoice 3. Tanggal faktur pajak harus dalam

masa 3 bulan dari tanggal surat jalan 4. Tanggal faktur pajak berlaku : <3

bulan 5. Jika ada faktur pajak pengganti

(#011), faktur pajak awal (#010) harus disertakan juga.

4. PAM (Payment Approval Memo) Termasuk dokumen pendukung lainnya jika ada

N/A N/A Ya 1. Tanda tangan lengkap sesuai matrix persetujuan

2. Detail yang lengkap : a) Total nilai sama dengan total nilai di

invoice b) GL, Cost Center c) Nama & nomor rekening tujuan

transfer

5. Surat Jalan Ya N/A Ya 1. Vendor stempel & tanda tangan 2. Tanda tangan penerima 3. Kuantiti di surat jalan / rekapan surat

jalan harus sama dengan kuantiti di invoice.

6. Packing List & Bill of Lading *hanya untuk impor material

Ya N/A N/A Informasi berikut harus sama dengan di invoice: a) Nama Perusahaan b) Daftar Material c) Kuantiti

7. Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan / Berita Acara Serah Terima (BAPP/BAST)

N/A Ya Ya 1. Vendor stempel & tanda tangan 2. Stempel & tanda tangan penerima 3. % progress pekerjaan harus sama

dengan yang di invoice

No. Kelengkapan Dokumen

PO NPO

Akurasi Check Items / Details Material Invoices

Service / Project Invoice

Invoice

8. Kontrak (Surat Perjanjian Kerja (SPK))

Ya Ya Ya 1. Total nilai harus sama dengan total nilai PO (hanya untuk Downstream)

2. Tanda tangan dan stempel lengkap kedua belah pihak

3. Untuk PO, kontrak / SPK dilampirkan pada invoice pertama kali saja (scan dokumen tidak diperlukan)

9. Form DGT (Certificate of Domicile) * hanya untuk vendor luar negeri – kegiatan jasa akan dikenakan PPh

N/A Ya Ya 1. Masa berlaku : 1 tahun 2. Tanda tangan dan stempel lengkap

dari vendor & pejabat pajak yang berwenang sesuai aturan yang berlaku

10. Purchase Order Ya Ya N/A 1. Tanda tangan lengkap (kecuali e-PO)