PROSEDUR KUALITI KAWALAN DOKUMEN - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan bagi memastikan proses pengawalan dokumen Sistem Kualiti dibuat dengan teliti dan terkawal. 2. SKOP Prosedur

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA SALINAN TERKAWAL

JKSM-PKPS01 – KAWALAN DOKUMEN MS ISO 9001:2008

No. Keluaran 09

Tarikh Keluaran 12 November 2015

No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 1

PROSEDUR KUALITI

KAWALAN DOKUMEN

DISEMAK OLEH DILULUSKAN OLEH

...............................................

Pengurus Dokumen Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia

Tarikh : 30 Muharam 1437H 12 November 2015

.....................................................

Ketua Pendaftar Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia

Tarikh : 30 Muharam 1437H 12 November 2015

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 2

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan bagi memastikan proses pengawalan dokumen Sistem

Kualiti dibuat dengan teliti dan terkawal.

2. SKOP

Prosedur ini diguna pakai di JKSM dalam mengawal penyediaan, pengemaskinian

dan pergerakan dokumen bagi Sistem Kualiti.

3. DEFINISI

BIL ISTILAH PENGERTIAN

3.1 Dokumen Dokumen yang digunakan dalam Sistem

Pengurusan Kualiti, terdiri daripada dokumen yang

diwujudkan oleh organisasi dan dokumen yang

diwujudkan oleh pihak luar organisasi. Dokumen

dalam ialah seperti Manual Kualiti dan prosedur-

prosedur kualiti. Dokumen luar adalah seperti

standard dan lakaran yang dibekalkan oleh

pelanggan, mengikut keperluan.

3.2 Dokumen

Kualiti

Terdiri daripada 3 dokumen utama iaitu Manual

Kualiti, Prosedur Kualiti dan Dokumen Sokongan.

Dokumen boleh wujud dalam pelbagai bentuk

media seperti hardcopy atau softcopy.

3.3 Pemegang

Dokumen

Pegawai yang memegang Dokumen Kualiti seperti

di dalam Senarai Edaran Terkawal Dokumen.

3.4 Dokumen

terkawal

Semua Dokumen Kualiti JKSM yang dikawal dari

segi pendaftaran, pengedaran, pindaan, dan

penyimpanannya.

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 3

BIL ISTILAH PENGERTIAN

3.5 Batal Salinan dokumen terkawal yang tidak lagi diguna

pakai dan ditanda “BATAL”.

4. SINGKATAN

BIL. SINGKATAN PENGERTIAN

4.1 KP/KHS Ketua Pengarah/Ketua Hakim Syarie

4.2 WP Wakil Pengurusan

4.3 PD Pengurus Dokumentasi

4.4 PPD Pasukan Pengurus Dokumen

4.5 PPS Penolong Pegawai Syariah

4.6 PPT(PI) Penolong Pegawai Tadbir Pentadbiran Inovasi

4.7 PT(PI) Pembantu Tadbir Pentadbiran Inovasi

5. RUJUKAN

5.1 Manual Kualiti

5.2. JKSM-PKPS02 – Kawalan Rekod

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 4

6. PROSES KERJA

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

WP

PPD

WP

KP/KHS/ WP

PD

WP

PD

A. PENGURUSAN MANUAL KUALITI DAN

PROSEDUR.

i. Membina dan mengawal Dokumen Baru

1. Menerima arahan daripada KP/KHS untuk

menyediakan dokumen MS ISO 9001:2008.

2. Melantik PPD yang diketuai oleh PD untuk

menyediakan dokumen MS ISO 9001:2008.

3. Menyediakan dokumen Sistem Pengurusan Kualiti

dan bincangkan dengan WP.

4. Menyerahkan Dokumen Kualiti yang telah

disediakan kepada KHS.

5. Memberi kelulusan seperti berikut:

a. Manual Kualiti – KP/KHS

b. Prosedur Kualiti – WP

6. Menandakan dokumen yang telah diluluskan

dengan perkataan “salinan terkawal” di bahagian

atas setiap muka surat.

7. Menyediakan satu Senarai Induk Dokumen

(Lampiran 3) yang menyenaraikan dokumen serta

status terkini dokumen tersebut.

8. Menetapkan tarikh kuatkuasa Dokumen Kualiti.

9. Mengedarkan Dokumen Kualiti kepada pemegang

dokumen dan Mengisi Borang Akuan Penerimaan

Dokumen (Lampiran 4).

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 5


PD

10. Memuat naik Dokumen Kualiti ke dalam Laman

Web Rasmi JKSM.

11. Memaklumkan kepada semua kakitangan JKSM

bahawa Dokumen-dokumen Kualiti telah dimuat

naik ke Laman Web Rasmi JKSM (melalui Laman

ISO di Laman Web Rasmi JKSM).

PD

KP/KHS/ WP

PD

PD/ PPD

ii. Membuat Pindaan Dokumen Kualiti

12. Menerima Borang Cadangan Pindaan Dokumen

(Lampiran 1) atau keputusan Mesyuarat Kajian

Semula Pengurusan.

13. Meneliti Borang Cadangan Pindaan atau keputusan

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan untuk

diluluskan Kelulusan adalah seperti berikut :-

a. Manual Kualiti – KHS

b. Prosedur Kualiti – WP

14. Mengarahkan PD membuat pindaan.

15. Meminda Dokumen Kualiti yang berkaitan dan

kemukakan kepada KP/KHS/ WP.

16. Menentukan status perubahan dokumen. Nombor

keluaran akan berubah jika berlaku :

a. pindaan pada atau lebih lima (5) tempat;

b. lima (5) pindaan pada sesuatu dokumen; atau

c. satu pindaan yang ketara

17. Menandakan nombor keluaran, nombor pindaan

dan tarikh kuat kuasa di atas dokumen berkenaan.

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 6


PD/ PPD

18. Menyediakan salinan secukupnya untuk diedarkan

kepada Pemegang Dokumen dan mendapatkan

tandatangan penerima (Lampiran 4).

19. Menggantikan muka surat yang dipinda dengan

yang baru.

20. Menyimpan satu salinan asal yang dipinda dan

tandakan “BATAL” di atas dokumen lama. Baki

salinan lama dari pemegang dokumen dilupuskan.

Setiap lokasi hendaklah menyimpan satu salinan

asal yang dipinda.

21. Memuat naik dokumen kualiti ke dalam Laman Web

Rasmi JKSM.

22. Memaklumkan kepada semua kakitangan JKSM

bahawa dokumen-dokumen kualiti telah dimuat

naik ke Laman Web Rasmi JKSM (melalui Laman

ISO di Laman Web Rasmi JKSM).

23. Mengemaskini rekod pindaan dokumen dan

Senarai Induk Dokumen Kualiti (Lampiran 3).

PPS/ PPT(PI)/ PT(PI)

B. PENGURUSAN DOKUMEN SOKONGAN

LUARAN

1. Menerima dokumen luar yang diperlukan dalam

perancangan dan pelaksanaan Sistem

Pengurusan Kualiti.

2. Cop/ Tulis tarikh penerimaan dokumen tersebut

dan merekodkan ke dalam Borang Akuan

Penerimaan Dokumen Sokongan Luaran

(Lampiran 5).

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 7


PD

PPT(PI)/ PT(PI)

3. Menyerahkan Dokumen Sokongan Luar kepada

PD melalui memo/ emel.

Nota : Sekiranya dihantar melalui emel hendaklah

dicetak dan disimpan di dalam fail berkaitan.

4. Mengesahkan pendaftaran dokumen.

5. Membuat edaran melalui emel kepada semua

warga JKSM.

6. Menyimpan dokumen asal ke dalam fail Dokumen

Sokongan Luaran.

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 8

7. CARTA ALIRAN

A. PENGURUSAN MANUAL KUALITI DAN PROSEDUR

i. Membina dan mengawal Dokumen Baru

Tidak

Ya

Mula

Terima Arahan Untuk Sediakan Dokumen MS ISO 9001

Lantik PPD

Sediakan Dokumen SPK

Kemukakan Dokumen SPK Kepada KP/KHS/ WP Untuk Kelulusan

Setuju? Tandakan Dokumen Dengan Perkataan “Salinan Terkawal” Sediakan Senarai Induk Dokumen

Tetapkan Tarikh KuatKuasa

Edarkan Dokumen SPK Kepada Pemegang Dokumen

A

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 9

A

Muat Naik Ke Dalam Portal JKSM Maklumkan Pada Kakitangan JKSM Tamat

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 10

ii. Membuat Pindaan Ke atas Dokumen

Tidak

Ya

Mula Terima Cadangan Pindaan Serah Kepada KP/KHS/ WP Untuk Kelulusan Lulus?

Buat Pindaan

Tanda Nombor Keluaran, Nombor Pindaan Dan Tarikh Kuatkuasa

Buat Salinan Untuk Edar Kepada Pemegang Dokumen

Simpan Salinan Asal Dengan Tanda “BATAL”

Muat Naik Ke Dalam Portal JKSM

A

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 11

Maklumkan Pada Kakitangan JKSM Kemaskini Rekod Pindaan

Tamat

A

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 12

B. PENGURUSAN DOKUMEN SOKONGAN LUARAN

Mula

Terima Dokumen Cop Tarikh Penerimaan

Serah Dokumen Kepada PD Melalui Memo/ Emel

Rekod Ke Dalam Daftar Dokumen Sokongan Luaran Buat Edaran Melalui Emel Kepada Warga JKSM Simpan Dokumen Asal Ke Dalam Fail Dokumen Sokongan Luaran

Tamat

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 13

8. REKOD

BIL. REKOD LOKASI TEMPOH

SIMPANAN

8.1 Senarai Induk Dokumen Disimpan Di

Pejabat PD

5 tahun

8.2 Borang Cadangan

Pindaan Dokumen

Disimpan Di

Pejabat PD

5 tahun

8.3 Senarai Rekod Pindaan

Dokumen Kualiti

Disimpan Di

Pejabat PD

5 tahun

8.4 Rekod Salinan Dokumen

Kualiti

Disimpan Di

Pejabat PD

5 tahun

9. LAMPIRAN

9.1 Lampiran 1– Borang Cadangan Pindaan Dokumen

9.2 Lampiran 2 – Rekod Salinan Dokumen

9.3 Lampiran 3 – Senarai Induk Dokumen

9.4 Lampiran 4 – Borang Akuan Penerimaan Dokumen

9.5 Lampiran 5 – Borang Akuan Penerimaan Dokumen Sokongan Luaran

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 14

LAMPIRAN 1 KELUARAN:7 JKSM-PKP01-1

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH MALAYSIA

BORANG CADANGAN PINDAAN DOKUMEN

RUJUKAN DOKUMEN

Cadangan Pindaan :

Dicadangkan oleh : Tarikh :

(Nama dan tandatangan)

Jawatan :

Bahagian :

Ulasan :

Oleh : Tarikh :


Jawatan :

Bahagian :

Cadangan pindaan Diluluskan / Ditolak *:


Jawatan : Tarikh :

* Potong mana yang tidak berkenaan.

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 15

LAMPIRAN 2 KELUARAN: 7

JKSM-PKPS01-2

REKOD SALINAN DOKUMEN KUALITI

BIL NAMA PROSEDUR KELUARAN TARIKH

KELUARAN CATATAN

1

2

3

4

5

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 16

LAMPIRAN 3 JKSM-PKPS01-3

SENARAI INDUK DOKUMEN JKSM

MS ISO 9001:2008

BIL NO.

RUJUKAN DOKUMEN

NAMA DOKUMEN NO.

KELUARAN NO.

PINDAAN ULASAN

1

2

3

4

5

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 17


JKSM-PKPS01-4

BORANG AKUAN PENERIMAAN DOKUMEN

BIL NAMA PENERIMA BUTIRAN

DOKUMEN TARIKH TERIMA

TANDA TANGAN

1

2

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM



No. Keluaran 09


No. Pindaan 00

Tarikh Pindaan -

Muka surat 18


JKSM-PKPS01-5

BORANG AKUAN PENERIMAAN DOKUMEN SOKONGAN LUARAN

BIL NO. RUJUKAN MEMO/SURAT

TARIKH TERIMA MEMO/SURAT

PERKARA CATATAN

1

2

SALINAN LA

MAN WEB JK

SM

Documents

PROSEDUR KUALITI KAWALAN DOKUMEN - jksm.gov.my · Prosedur ini bertujuan bagi memastikan proses pengawalan dokumen Sistem Kualiti dibuat dengan teliti dan terkawal. 2. SKOP Prosedur