UNIVERSITATEA BUCURE TI FACULTATEA DE ADMINISTRA IE I AFACERI ADMINISTRA IE PUBLIC

REFERATProtocolul instrument de comunicare

MEREU

GEORGE-GRIGORE - 304

BUCURE TI 2011 UNIVERSITATEA BUCURE TI

Protocolul

n lucrarea sa intitulat Protocolul, instrument de comunicare , Louis Dussault spune: Protocol, etichet , polite e fac parte din pre ul care trebuie pl tit pentru a men ine armonia ntre noi i mediul n care evolu m. Cu ct sunt mai bine cunoscute i asimilate, cu att impieteaz mai pu in asupra libert ii noastre. Inerente vie ii n societate, ele nso esc progresul civiliza iei. Reflectnd importan a respect rii normelor morale, legale, de polite e, bun -cuviin i protocol, pe frontispiciul cl dirii de la New College din Oxford se afl scris Manners make mane respectiv comportamentul l face pe om. Protocolul ntr-o accep ie foarte larg , poate fi definit ca totalitatea regulilor de conduit ce trebuie respectate n societate. Cuvntul protocol provine din limba greac , fiind format din dou cuvinte, protos care nseamn primul i kollao care nseamn a lipi (ceea ce este lipit mai nti). Semnifica ia ini ial a termenului avea n vedere prima foaie lipit pe un sul de papirus, pe care se aflau nscrise datele asupra originii sale. Termenul a devenit ulterior, n succesiune: textul original al unui nscris notarial; registrul n care erau nscrise actele notariale; repertoarul modelelor folosite n redactarea textelor administrative.

Mai trziu, n secolul al XVII-lea, termenul este folosit pentru a desemna o culegere de formulare utilizate pentru a stabili coresponden a ntre persoane, n func ie de rangul acestora. Aceast evolu ie este de natur s legitimeze folosirea actual a termenului prin referire la ceremoniile i rela iile stabilite cu rigurozitate ntre personalit ile publice, ordinea protocolar , folosirea simbolurilor rilor i na iunilor. n lucrarea lui Louis Dussault Protocolul, instrument al comunic rii, se apreciaz c domeniul protocolului este urm torul: 1. rela iile dintre puteri suverane, organizate statal, indiferent dac suveranitatea este att extern ct i intern , numai intern sau limitat doar la ni te scopuri urm rite de statul respectiv; 2. normele la care se apeleaz n rela iile cu aceste puteri i, n general, n sfera afacerilor externe; 3. raporturile ierarhice stabilite ntre institu ii i, n cadrul institu iilor, raporturile dintre cei care de in puterea i rela iile pe care subordona ii le ntre in cu ace tia. Al i autori restrng semnifica ia protocolului la prescrip iile imperative care determin locul cuvenit personajelor oficiale i maniera de comportare fa de acestea. Cuvntul protocol are mai multe accep iuni, din care relev m:

a. ansamblu de reguli i practici de ceremonial care se aplic la festivit i oficiale n rela iile diplomatice; b. compartiment dintr-o institu ie care are ca sarcin organizarea oficial a activit ii de protocol, de ceremonial, a celebr rilor i a altor ac iuni de acest tip (de pild , serviciul de protocol din Ministerul Afacerilor Externe). Un asemenea compartiment are ca func ie ordonarea lucrurilor, stabilirea lu rilor de cuvnt, a locurilor i a prec derii participan ilor i el trebuie s cunoasc toate elementele necesare organiz rii n bune condi ii a unor activit i specifice. c. document diplomatic care cuprinde acordurile, n elegerile i hot rrile la care s-a ajuns n cadrul unei reuniuni interna ionale; d. n lumea afacerilor, prin acest concept se desemneaz o conven ie, o n elegere la care ajung, n urma negocierii, partenerii de afaceri. Este adev rat c obiceiurile specifice protocolului i etichetei au fost create n favoarea sistemelor puternic ierarhizate i c autoritatea, oricare ar fi ea, recurge n practic la un aparat exterior destinat s impresioneze imagina ia. ns , o dat cu trecerea timpului, a trebuit s accept m c orice organizare social , indiferent de regimul politic, face apel la institu ii care au nevoie, pentru a- i ndeplini rolul, s recurg la un formalism capabil s evoce func ia pe care o au i s -i faciliteze exercitarea. Datorit responsabilit ilor ce i revin n materie de pace sau r zboi, justi ie i poli ie, educa ie, cultur sau n rela iile cu str in tatea, statul dispune de instrumente prestigioase: aparat militar, simboluri na ionale, aparat guvernamental, cl diri oficiale etc. Nu exist ns nici o organiza ie, orict de modest , oficial sau nu, legal sau ilegal care s nu genereze propriile sale institu ii: de la mica trup de ghizi, de la banda cea mai nensemnat pn la complexa organiza ie Cosa Nostra (dac ar fi s exemplific m cu organiza iile ilegale). Organizarea ce le caracterizeaz va fi cnd evident , cnd mai pu in vizibil , conform ritmului muncii de zi cu zi. Prin urmare, via a n societate are o latur teatral , care aminte te de spectacol: inute vestimentare, atitudini corporale, gesturi, conversa ii i moduri de a vorbi, organizarea unei primiri, a unei mese, s rb tori sau ceremonii n care respectarea unor ritualuri vechi sau noi creeaz tot attea leg turi ntre via a real i reprezentarea ei figurativ . Fiind vorba de reprezentare (=iluzie), manipularea se va face i ea sim it n mod obligatoriu. Scopul pentru care no iunile de protocol, etichet , polite e i bune maniere au fost utilizate n trecut, apari ia noilor condi ii de via , democra ia proprie Occidentului, totul ne poate face s credem c este vorba despre valori specifice unui sistem dep it, de i acestea sunt inerente vie ii n societate, fac parte din complexitatea realit ii. Formalismul respectului acordat institu iilor, cel pe care fiin ele umane l manifest unele fa de altele, reflect eforturile repetate din genera ie n genera ie pentru ca oamenii s beneficieze de o civiliza ie nfloritoare. ntr-un sens mai larg, prin protocol se n elege : principiile i ideile generale , susceptibile s -i deghizeze pe indivizi n evolu ia lor profesional , uman , social , conservandu i n acela i timp libertatea spiritului i propria demnitate, iar uzan ele reprezint legea nescris a vie ii sociale. Unii consider c protocolul, eticheta i chiar polite ea pot fi ignorate, ntruct ele sunt norme perimate, i le trezim la via a n mod artificial, ca pe ni te piese de muzeu. Nimic mai fals.

Cunoa terea regulilor de protocol, etichet , bun -cuviin , bune maniere, etc. constituie adev rate chei ale succesului , instrumente de comunicare ale activit ii respective. Stabilirea unui contact, men inerea sau ntreruperea lui in de capacitatea de a n elege anumite semne, de a le decoda corect i de a le respecta. Toate acestea duc la cre terea calit ii rela iilor cu persoanele n cauz , a eficien ei acelei activit i. Limbajul protocolului i al etichetei evolueaz , ambele fiind indispensabile convie uirii civilizate ntre oameni. Regulile de polite e i de protocol sunt influen ate de mai mul i factori, printre care amintim: a. forma de guvern mnt b. concep iile filosofice, juridice i politice ale vremii; c. gradul de dezvoltare al societ ii, n ansamblul s u. Se poate observa c , uzan ele practicate n societate i n lume sunt n continu evolu ie, c ele reflect de fapt, caracterul na ional i starea moravurilor. Regulile de protocol i polite e sunt impregnate nu doar de trecerea timpului, de evolu ia genera iilor, de influen a mass-mediei, de dezvoltarea tiin ei i tehnologiei, ci i de concep iile politice i juridice specifice fiec rui stadiu de dezvoltare al societ ii. Pe de alt parte, un cuvnt greu de spus n normele de comportare l are tradi ia. Confucius (551479) observa faptul c virtutea nu este nimic dac nu se na te din curtoazie adev rat . Regulile de curtoazie occidental sunt urmate n rile n care civiliza ia este de origine european . Multe din no iunile nvecinate protocolului (polite e, etichet , bune maniere, bun -cuviin ) sunt obiect de studiu al eticii. Vasile Morar recunoa te eticii trei momente, i anume: normativ, care este primul din punct de vedere al reprezent rii cantitative; descriptiv; explicativ.

No iunile nvecinate protocolului1. Polite ea reprezint un ansamblu de norme de comportament bazate pe amabilitate, bun cuviin , respect reciproc i toleran . Ea personific tr s tura comportamental a celui care respect ntocmai rigorile tradi ionale ce sunt impuse de colectivitate. Polite ea a fost definit ca permanenta aten ie acordat celor din jur, arta de a fi pl cut celor din jur sau respectarea demnit ii tuturor, ncepnd i terminnd cu a ta nsu i. Diferen a ntre protocol i etichet , pe de o parte, i polite e, pe de alt parte, const n faptul c n timp ce protocolul i eticheta sunt normative, polite ea se refer la aten iile, atitudinile sau gesturile care tind s arate respectul fa de cel lalt, fiind, n acela i timp, i mijloace care garanteaz o luare de contact favorabil . L. Dussault Din punct de vedere cronologic, polite ea precede moralei, care, n prima faz , nu este dect polite e. Din aceast perspectiv , ea ne apare ca strict necesar i, am putea spune, ne apare ca suficient la copil, ns adultul are nevoie de mai mult dect s fie politicos. Adultului nu-i este suficient s fie politicos, dar lipsa polite ei duce la infatuare. Polite ea des vr it na te semne de ntrebare, aduce nelini ti. Oamenii ncep s se ntrebe despre politicosul perfect dac este, ntr-

adev r, cinstit, deoarece onestitatea presupune adesea asumarea riscului de a displace, de a-i oca sau r ni pe ceilal i. - Andre Compte Sponvile Polite ea reprezint , dup filosoful Bacon, ve mntul spiritului, care trebuie s serveasc drept hain de toate zilele. Goethe considera c nu exist nici un semn exterior al polite ii care s nu cuprind o profund idee moral , iar Pascal afirma c polite ea adev rat este altruist , c pl cerea oamenilor mari este s fac pe al ii ferici i. Prin urmare, omul adev rat i politicos l implic pe cel uman. Nu putem fi profund politico i, de vreme ce suntem indiferen i la suferin ele semenilor no tri, nep s tori fa de victoriile sau nfrngerile lor. Ca toate celelalte norme de conduit , polite ea a evoluat odat cu dezvoltarea societ ii, i a reflectat con inutul rela iilor sociale, modificndu- i formele de manifestare, func iile i aria de influen . n literatura de specialitate, sunt subliniate urm toarele tr s turi fundamentale ale sale: 1. cine nu este destul de politicos nu este destul de uman. Polite ea se confund cu omenia; 2. polite ea nu este un lux, ci un imperativ al societ ii moderne, o victorie mpotriva instinctelor, un ndemn pentru respectarea regulilor de convie uire social ; 3. adev rata polite e ne apare ca o dimensiune a personalit ii umane, integrat acesteia. Ca i cultura, polite ea autentic este cea care r mne dup ce au fost uitate regulile nv ate. Ceea ce este impus devine ulterior firesc, o a doua natur a omului; 4. polite ea este omniprezent , n orice moment al existen ei omului i fa de oricare fiin e cu care ne ntlnim.

2. Eticheta reprezint adeseori un simplu ceremonial exterior, care poate da luciu dar nu i str lucire, deoarece adev rat str lucire a fiin ei umane nu vine din exteriorul ei ci dinl untrul ei. Aspectul exterior al exprim rii fiin ei noastre nu poate suplini goliciunea i pustiul din interiorul acesteia. Mai mult chiar, uneori o etichet exagerat , se poate transforma n contrariul ei, ea poate sfida orice m sur i de aici, bunul sim i bunul gust. Este posibil ca o persoan s respecte normele de protocol dar s le ncalce pe cele de polite e. De pild , la o mas , o persoan cedeaz locul din dreapta gazdei, pe care l ocupase pn atunci, unui nou musafir care are cel mai important statut, ns peste cteva momente, ea ncepe s gesticuleze cu furculi a pe deasupra mesei, sau s ia cu tacmurile personale dintr-un platou comun, ceea ce nseamn c se comport nepoliticos. ntre polite e, pe de o parte, i etichet i bun -cuviin , pe de alt parte, poate fi stabilit urm toarea rela ie de determinare a unui anumit tip de om: buna-cuviin i eticheta sunt atribute ale omului adev rat, iar polite ea este a celui civilizat. Eticheta este una din no iunile nvecinate protocolului, motiv pentru care acesta din urm se confund u or cu ea. Aceast no iune se refer la formalismul rela iilor dintre persoane particulare, adic al rela iilor individuale, indiferent dac acest raport este ierarhic sau nu. Louis Dussault n lucrarea sa arat c : este o regul de protocol ca eful statului s prezideze o mas la care particip , dar a nu-l ntrerupe n timp ce vorbe te, dup cum, atunci cnd este vorba de un monarh, a a tepta s i se adreseze pentru a-i vorbi este o chestiune de etichet . Primul exemplu se refer la exercitarea

puterii, celelalte dou in de regulile de comportament care trebuie respectate fa de un personaj subiect al unui tratament protocolar. Cum spuneam, cele dou concepte se confund . Diferen a dintre ele ar consta n faptul c protocolul se aplic rela iilor interinstitu ionale, iar eticheta raporturilor individuale. Ceea ce este comun celor doi termeni, este faptul c n ambele cazuri este vorba despre raporturi ntre inute n contextul vie ii publice. Unul din motivele care determin confuzia celor doi termeni, l reprezint originea etichetei.. Etimologia cuvntului etichet care exprim ceea ce se cuvine a avut la baz o interdic ie instituit n parcul de la Versailles, de gr dinarul ef al lui Ludovic al XIV-lea, prin afi area unor inscrip ii care cereau s nu-i fie c lcate n picioare peluzele proasp t ns mn ate. Cum nobilimea ignora aceste inscrip ii gr dinarul a ob inut din partea regelui un decret prin care se dispunea respectarea obligatorie a acestor etichete, i de atunci cuvntul a intrat n limbajul curent cu sensul de a desemna o comportare conform unor norme. Eticheta comport rii n societate presupune respectarea unor norme care vizeaz inuta fizic , salutul, prezent rile, conversa ia, conversa ia telefonic , servirea mesei. inuta fizic face parte din patrimoniul fiec rei persoane, motiv pentru care nu este u or a fi modificat . n cazul unor defecte fizice minore, dar mai ales a unor deprinderi necorespunz toare, este necesar s se depun eforturi sus inute prin exerci ii repetate pentru a se ajunge la o inut fizic corect . Prin urmare, inuta recomandat n timpul mersului este: a. pozi ia dreapt a corpului degajat , nefor at , o balansare armonioas a bra elor n limitele fixate de jocul normal al minilor; b. pa i potrivi i; c. o pozi ie natural a umerilor, nici adu i n fa , dar nici tra i napoi ostentativ; n societate este gre it : a. pozi ia sprijinit de sp tarul unui scaun sau de un perete; b. pozi ia cu minile n buzunare este, de asemenea, nepotrivit ; c. gesturile nervoase f cute cu diverse obiecte personale: chei, brichet , batist , ochelari, stilou etc. d. a ezarea pe scaun, fotoliu sau canapea care pot s denote plictiseala ori satisfac ia de a fi ob inut un loc care nu va fi cedat cu u urin . Asemenea gesturi trebuie evitate n societate. n inuta fizic , expresia fe ei, mimica i gesturile toate trebuie controlate cu aten ie. De pild , folosirea minilor n timpul unei conversa ii este uneori util , dar nu trebuie s ajung la gesturi excesive. Gre eli evidente sunt: e. indicarea cu mna a unui obiect i mai ales a unei persoane; f. trosnitul degetelor; g. introducerea degetelor n nas; h. ncruci area minilor pe piept; i. punerea minilor n olduri; j. tu itul, c scatul i str nutul f r a pune mna n dreptul gurii; k. rsul prea zgomotos.

3. Buna-cuviin evoc tipul comportamental al celui care reac ioneaz din convingere, este p truns de respectul pe care-l datoreaz celorlal i, care a devenit parte din sine, prin lefuirea ndelungat , din interior i exterior, a propriei personalit i. Ea se confund adeseori cu eticheta, presupune s dai fiec ruia ce merit , s respec i valorile morale i materiale ale celorlal i. Bunacuviin nseamn a intui ce i se cuvine ie i ce se cuvine altora i a te comporta n consecin . Buna-cuviin poate fi definit drept o tiin a purt rii, denumire care se reg se te la vechii indieni. Ca i polite ea, buna-cuviin trebuie s izvorasc din interiorul individului, nu din exteriorul s u, din nmagazinarea unui ansamblu de reguli c ruia s te supui orbe te, f r discern mnt i credin . Unii autori nu pun semnul egalit ii ntre buna-cuviin i bunele maniere, ntruct, bunacuviin exprim conformitatea fa de normele considerate a fi corespunz toare n timp ce bunele maniere sunt numai acelea care sunt considerate corecte, adic susceptibile s determine rezultatul a teptat, spre deosebire de cele care nu ar putea s fac acest lucru. L.Dussault Cicero, considera ca fiind o conduit frumoas aceea care corespunde demnit ii omului n ceea ce natura lui difer de a celorlalte vie uitoare: (...) este acea potrivire cu natura n care modera ia i cump tarea apar ntr-o nf i are de distinc ie i elegan . Necuviin a este reversul bunei-cuviin e, atitudinea prin care individul se exprim ntr-un mod lipsit de respect, indecent, mergnd pn la grosol nie, fa de semenii s i, de i i con tientizeaz comportamentul i situa ia pe care o creeaz acest comportament. Insolen a reprezint apogeul necuviin ei. Este lipsa absolut a respectului fa de ceilal i, duritatea ofensatoare a individului care nu respect pe nimeni i nimic. O asemenea atitudine se dezv luie prin lipsa oric rei considera ii fa de semenul s u i, implicit fa de sine, care anuleaz posibilitatea integr rii treptate n societate. Snobismul semnific admira ia excesiv pe care unele categorii sociale o manifest fa de regulile vie ii mondene, nso it de dispre ul f r menajamente fa de cel sau cei care nu le practic .

4. Bunele maniere reprezint : totalitatea comportamentelor, atitudinilor, regulilor de etichet i no iunilor de protocol care ne permit s facem fa unei multitudini de situa ii din via a particular i public . L.Dussault Un manual de bune maniere va aborda att circumstan ele vie ii de familie, ale vie ii de cuplu, rela iile profesionale din via a de toate zilele, ct i arta conversa iei sau convorbirile telefonice. Acest concept se afl n strns leg tur cu eticheta i protocolul, f r a se confunda cu ele. Astfel, a oferi flori drept mul umire pentru o cin deosebit de reu it este o regul a bunelor maniere, dar a da ntietate unei persoane mai n vrst , una de etichet . n schimb, ar fi o gre eal de protocol ca un ef de stat s -i scrie unui ministru al unui guvern str in, c ci n materie de rela ii interna ionale trebuie s respect m egalitatea nivelurilor ierarhice. Manierele sunt o oglind n care fiecare i arat fa a. Ele nu au ap rut la ntmplare, nu au fost ad ugate n mod arbitrar unor structuri sociale. Aurelia Marinescu, subliniaz faptul c originea lor const ntr-un sentiment uman profund, care tinde spre o armonie ntre comportare i etic , ntre frumuse ea caracterului uman i moralitatea sa, prin urmare, ntre etic i estetic.

e. Uzan ele reprezint elemente de fond, care caracterizeaz , ntr-un timp i loc determinat, practicile urmate n rela iile umane, ele fiind regulile statornicite n comportamentul social. Salutul constituie o manifestare de considera ie i curtoazie fa de o alt persoan . El const n mimic , n expresia corporal i n inut , o serie de aspecte ce-i pot complica sau modifica sensul de la o expresie de stim pn la o obliga ie formal .

Prezent rile implic cunoa terea anumitor reguli, i anume: a. b rbatul este prezentat femeii; a1. cel mai tn r este prezentat celui mai n vrst ; a2 gradul inferior celui superior Este incorect de s prezent m o femeie unui b rbat sau pe directorul X unui tn r func ionar, cu unele excep ii. b. dac persoana recomandat are mai multe titluri, se pronun numai titlul cel mai mare; c. cnd se prezint o pereche, mai nti se prezint b rbatul (so ul) i apoi femeia (so ia); Atunci cnd una dintre persoane st pe scaun i urmeaz prezentarea, eticheta impune urm toarele reguli: a. b rbatul se ridic ntotdeauna cnd i este prezentat alt persoan , b rbat sau femeie; b. femeia r mne pe scaun, cu excep ia situa iilor cnd i este prezentat o femeie mai n vrst , un b trn sau o personalitate marcant . Conversa ia constituie la rndul ei un element important n societate. Orice reuniune, ntlnire de afaceri, orict de minu ios ar fi preg tit , risc s devin plictisitoare n lipsa unei conversa ii interesante. Pentru ob inerea unei atmosfere corespunz toare gazda sau cel care a f cut invita ia la o ntlnire de afaceri trebuie s se gndeasc din timp la organizarea acesteia astfel nct ntre participan i s existe anumite puncte comune sus inute de interese sau preocup ri din acela i domeniu sau din domenii conexe. Arta conversa iei nu poate fi nsu it dup anumite formule. Pentru purtarea unei conversa ii pl cute i eficiente se cer: o bun preg tire profesional i politic , cultur general , tactic , aten ie, polite e etc. n timpul unei conversa ii, un om politicos nu va ine n gur creionul, igara i mai ales scobitoarea. Dac se fumeaz n timpul unei discu ii, igara se scoate din gur cnd dore ti s iei cuvntul. Este nepoliticos s -l apuci de rever pe interlocutor pentru a-i combate p rerea sau s -l aprobi b tndu-l pe um r.