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PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

PRESENTADO POR: 

PABLO EMILIO NORATO FORERO Profesional Especializado del Ministerio de Educación Nacional. 

CARLOS JULIO ALVAREZ MORA Conductor Mecánico del Ministerio de Educación Nacional. 

CARLOS ALBERTO HERNANDEZ ALFARO Conductor Mecánico del Ministerio de Educación Nacional. 

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PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

OBJETIVO ESPECIFICO 

OPTIMIZAR LA DISPONIBILIDAD Y USO DE LOS RECURSOS FISICOS APLICANDO UN 

PLAN DE MEJORAMIENTO EN EL CONTROL Y MANTENIMIENTO DEL PARQUE 

AUTOMOTOR PERTENECIENTE AL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL.

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PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO 

• EL PARQUE AUTOMOTOR DEL MINISTERIO  DE  EDUCACIÓN  NACIONAL 

NO  CUENTA  EN  LA    ACTUALIDAD  CON  UN  SISTEMA  DE  CONTROL  Y 

SEGUIMIENTO AGIL, EFICAZ Y DE FACIL ACCESO. 

INDICANDONOS EL PROCEDIMIENTO ACTUAL QUE SE DEBERIA  INCLUIR 

UN  PLAN  DE  MEJORA,  DE  FORMA  QUE  SE  AJUSTE  Y  CONTRIBUYA  AL 

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA INSTITUCIÓN. 

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PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

UTILIDAD: LA UTILIDAD DEL PROYECTO RADICA EN LA OPTIMIZACIÓN DE LA FORMA  EN QUE  SE  REALIZA  EL  SEGUIMIENTO DEL  MANTENIMIENTO  Y  EL MEJORAMIENTO DEL FORMATO ACTUAL, DONDE SE PUEDE OBSERVAR LAS DIFERENTES  FALENCIAS  EN  EL  CUAL  INCURRE,  PARA  TAL  EVENTO RESALTAMOS LAS SIGUIENTES: 

•Es una Hoja de Excel que no agiliza el manejo  de la Información •El Formato esta estandarizado para todos los Bienes e Inmuebles y no amplia el de Vehículos •Los campos son pequeños y poco funcionales •El campo de Observaciones, esta mal empleado •No existe campo aplicado al Kilometraje •No existe Historial •No existe campo aplicado al consumo de Galón Gasolina por Kilómetro •No se tiene un accesibilidad para los Conductores que  podrían contribuir al control •La información requerida es dispendiosa consolidarla.

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El Formato esta estandarizado para todos lo Bienes e Inmuebles y no amplia el de Vehículos 

Es una Hoja de Excel que limita el manejo de la Información 

Los campos son pequeños y poco 

funcionales 

La información preliminar es 

escasa 

El campo de Observaciones, esta mal aplicado 

No existe campo aplicado al Kilometraje 

No existe campo de Historial 

No existe campo aplicado al consumo de Gasolina X KL. 

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PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

FACTIBILIDAD:  LA  REALIZACIÓN  DEL  PROYECTO  ES  VIABLE  DESDE  LOS TÉRMINOS TÉCNICO, FINANCIERO Y ECONÓMICO: 

•TÉCNICO:  LA    APLICACIÓN  DE  HERRAMIENTAS  INFORMÁTICAS  ACTUALES, PENSAMOS DEBE SER APROPIADA POR TODO ORGANISMO QUE DESEE DAR EJEMPLO  ORGANIZATIVO,  COMO  ES  EL  CASO  DEL  MINISTERIO  DE EDUCACIÓN  NACIONAL,  DONDE    EL  SISTEMA  INTEGRADO  DE  GESTIÓN  , MOSTRARÍA UN AVANCE EN LA SISTEMATIZACIÓN DE SUS PROCESOS. 

•FINANCIERO:  EL  PROYECTO  NO  CAUSARIA  GASTOS  FINANCIEROS,  EN CAMBIO SE APROVECHARÍAN  LOS RECURSOS TECNICOS DEL MINISTERIO, LO CUAL CONTRIBUYE A UN MEJOR CONTROL Y OPTIMIZACIÓN DE LOS BIENES. 

•ECONÓMICOS: EL PODER LLEVAR UN CONTROL SISTEMATIZADO SOBRE LOS AUTÓMOVILES,  SIGNIFICA  NO  COMETER  ERRORES  EN  LA  DUPLICIDAD  DE MANTENIMIENTOS  Y  LLEVAR  UN  CONTROL  MÁS  MINUCIOSO  SOBRE  LOS VEHÍCULOS.

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EFECTIVIDAD:  SE  OPTIMIZA    EL  TIEMPO  DEL  PROCESO,  LA ELABORACIÓN  DE  LOS  DIFERENTES  INFORMES  SOLICITADOS  POR ENTIDADES DE CONTROL, GENERA IGUALMENTE UNA PRONTA TOMA DE  DECISIONES,  CREANDO  DE  ESTA  FORMA  SEGURIDAD, CONFIANZA Y AGILIDAD EN LOS REPORTES 

SOSTENIBILIDAD:  LA  NUEVA  HERRAMIENTA  DE  INFORMATICA  SE DEBERA  CARGAR  EN  EL  MOMENTO  DE  SU  APLICACIÓN,  DEBIDO  A QUE LA  IDEA ES   CAMBIAR EL FORMATO POCO EFICAZ QUE EN  LA ACTUALIDAD SE MANEJA, CONVIRTIENDOSE EN UN DISPOSITIVO DE USO DIARIO 

EL  ALIMENTAR  EL  SISTEMA DE  MANERA CONSTANTE GENERA  LOS BENEFICIOS  ANTES  MENCIONADOS  Y  FORMA  EL  HISTORIAL  VERAZ DE CADA VEHÍCULO. 

PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

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IMPACTO:  EL  IMPACTO  PRINCIPAL  ES  AYUDAR  AL  CRECIMIENTO CONSTANTE  DE  LA  CULTURA  ORGANIZACIONAL  DEL  MINISTERIO  DE EDUCACIÓN, GENERANDO  INFORMACIÓN  CONFIABLE,  VERAZ  Y  DE  FORMA AGIL, BENEFICIANDO LOS PROCESOS DE LA OFICINA DE LA SUBDIRECCION DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA, LA LABOR DEL PERSONAL TECNICO Y GRUPO  DE  CONDUCTORES  QUE  UTILIZARAN  LA  HERRAMIENTA, ORGANISMOS  FISCALIZADORES  Y  DE  CONTROL  DEL  ESTADO  Y  DEMAS SERVIDORES QUE UTILIZAN EL  SERVICIO DE TRANSPORTE DEBIDO A QUE SE  VERA  REFLEJADO  EN  EL  BUEN  FUNCIONAMIENTO  DEL  PARQUE AUTOMOTOR PERTENECIENTE AL MINISTERIO. 

LA  UTILIZACIÓN DE  COMPONENTES DE  PROCESAMIENTO  POR  PARTE DEL GRUPO DE CONDUCTORES CREA UNA CULTURA EDUCATIVA Y FORMATIVA, EN UNA RETROALIMENTANCIÓN CONSTANTE DEL SISTEMA DE CONTROL  Y MANTENIMIENTO DE LOS AUTOMOVILES. 

PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS

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PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

• EL MODELO QUE DESEAMOS COMPLEMENTAR DE ACUERDO A NUESTRO ANÁLISIS  ES EL QUE MOSTRAREMOS A CONTINUACIÓN: 

•LOS TECNICOS ENCARGADOS DE MANTENER EL   SISTEMA ACTUALIZADO DEBERAN  TENER UN  PERMISO O  CLAVE  PARA  INGRESAR  AL  SISTEMA  Y CARGAR LAS NOVEDADES PRESENTADAS. 

EN EL   CASO DE LOS SEÑORES CONDUCTORES PODRÁN CONSULTAR LA HOJA  DE  VIDA  DE  SU  VEHÍCULO  ASIGNADO  CON  CLAVE  Y  SOLAMENTE PODRÁN INFORMARSE MAS NO MODIFICAR LOS DATOS, ESTO CON EL FIN DE  REALIZAR  LA    RETROALIMENTACIÓN    DEL  SISTEMA  Y  QUE ENCUENTREN  LOS  ANTECEDENTES  NECESARIOS  PARA  REALIZAR  EL SEGUIMIENTO  Y  CONTROL  DEL  MANTENIMIENTO  REALIZADO  DEL AUTOMOTOR. 

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PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

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•Correas •Aceites •Frenos •Seguros •Kilometraje 

•Motor •Suspenc. •Sistema Eléctrico •Tapicería •Latonería 

•Consumo •Corriente •Extra 

•Instructivo 

MODELO DE HERRAMIENTA

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PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

Asignado A: 

Conductor: 

Bogota Matrícula: OBF 268 Placa: 

Seguro Obligatorio: Manual Transmisión: 

150.000 Kilometraje: Plateado Color: 1,400cc Cilindraje: 2004 Año: 

Datos del Vehículo 

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PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

MP3 CD Cassette Radio: 

Techo Corredizo AirBag Bloqueo Central Alarma 

Aire Acondicionado Rines de Lujo Tapicería en tela Vidrios Eléctricos 

Fecha: Kilometraje: 

Prestador del: Servicio 

Tipo de Mantenimiento: 

Falla Reportada: Datos Del Mantenimiento:

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Repuestos Util izados: 

Orden de Pago: Factura: 

Observaciones: 

Gasolina:  /mes/año  •Correas •Aceites •Frenos •Seguros •Kilometraje 

Avisos: 

Revisión Tecno Mecánica:  /mes/año 

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7.741.480,00 TOTAL   CONSUMO MES JULIO 2007 

24.255,00 BNA­062 TOYOTA AUTANA 11 

5.435.128,00 4300 1992 CJE­950 CHEVROLET BLAZER 10 

82.528,00 2300 2007 OBG ­ 596 CHEVROLET GRAN VITARA 9 

1.479,00 1400 2007 OBG­592 CHEVROLET OPTRA 8 

511.044,00 1400 2007 OBG­591 CHEVROLET OPTRA 7 

214.553,00 1600 1996 OBD­379 MAZDA 323 6 

442.911,00 1600 1995 OBC­246 NISSAN SENTRA S. 5 

32.932,00 1500 1994 OBB­964 MAZDA 323 NX 4 

900.318,00 2000 1995 OBC­658 MAZDA 626 L 3 

69.710,00 1400 2005 OBF­742 CHEVROLET OPTRA 2 

26.622,00 1400 2003 OBF­269 CHEVROLET CORSA 1 

SEPTIEMBRE Cm. Cúbico Modelo Placa Marca vehiculo N O. 

ESTADÍSTICAS Suministro de Mantenimiento preventivo y correctivo, Suministro y consumo de gasolina, uso del Sistema. 

MANTENIMIENTO JULIO DE 2007

8 

15 

2008 Noviembre a diciembre 8 y 9 

2008 Octubre a noviembre 6 y 7 

2008 Septiembre a octubre 4 y 5 

2008 Agosto a septiembre 2 y 3 

2008 Junio a Agosto 0 y 1 

1995 a 2005 

2008 Abril a Mayo 9 

2008 Marzo a abril 8 

2008 Febrero a marzo 7 

2008 Enero a febrero 6 

2007 Noviembre a diciembre 5 

2007 Octubre a noviembre 4 

2007 Septiembre a octubre 3 

2007 Agosto a septiembre 2 

2007 Julio a agosto 1 

2007 Enero a junio 0 

1994 y anteriores 

Año Periodo meses Ultimo Digi to de la Placa Modelo del Vehículo 

REVISIÓN TECNO MECANICA 

16 *2 y *3 Estos vehículos prestan serv icios de apoyo diario a la gestión operativa 

$ 5.206.973,87 826,635 1.125 TOTAL CONSUMO AUTORIZADO/ MES 

$ 184.655,19 29,315 80 1.600 OIL­753 TOYOTA COROLLA 16 

$ 254.196,15 40,355 85 1.300 OBB­133 RENAULT 9 BRIO 15 

$ 255.046,51 40,490 80 1.600 OBC­246 NISSAN SENTRA 14 

$ 406.480,77 64,531 80 1.600 OBD­379 MAZDA 323 13 

$ 536.057,50 85,102 80 1.300 OBB­997 MAZDA 323 *3 12 

$ 497.558,01 78,990 80 1.300 OBC­656 MAZDA 323 11 

$ 487.051,28 77,322 80 1.500 OBB­964 MAZDA 323 10 

$ 542.488,78 86,123 80 2.000 OBC­658 MAZDA 626 *2 9 

$ 1.189.068,53 188,771 120 4.300 CJE­950 CHEVROLET BLAZER *1 8 

$ 237.944,73 37,775 120 1.400 OBF­742 CHEVROLET OPTRA 7 

$ 234.820,42 37,279 120 1.400 OBF­269 CHEVROLET CORSA 6 

$ 381.606,02 60,582 120 1.400 OBF­268 CHEVROLET CORSA 5 

VALOR GALONES CONSUMO AUTORIZADO GALONES 

C.C. PLACA VENÍCULO NO. 

$ 2.435.804,40 386,697 0 SUBTOTAL 

$ 252.457,62 40,079 600 JGU­97 MOTOCICLETA YAMAHA 4 

$ 136.600,11 21,686 600 JGU­98 MOTOCICLETA YAMAHA 3 

$ 1.007.317,18 159,917 3.600 CIV­781 TOYOTA PRADO 2 

$ 1.039.429,49 165,015 4.500 OHK­309 TOYOTA AUTANA 1 

VALOR GALONES 

CONSUMO 

VEHÍCULOS EXCENTOS        C­16­ 2006 

C. C. PLACA VEHICULO No. 

$8.399,00 EXTRA 

$6.299,00 CORRIENTE VALOR MENSUAL GALON DE GASOLINA

9 

17 Julio 13/2006 Julio 13/2007 9FH11VJ9539008232 1674339 03 4.500 CLV­781 PRADO CABINADA CAMIONETA TOYOTA 13 

Sept 12/2006 Sept 12/2007 8LAXF16J030005175 2E0003329 03 1.400 OBF­269 EVOLUTION SEDAN AUTOMOVIL CHEVROLE 

T 12 

Sept 12/2006 Sept 12/2007 8LAXF16J030004981 2E0003317 03 1.400 OBF­268 EVOLUTION SEDAN AUTOMOVIL CHEVROLE 

T 11 

Sept 12/2006 Sept 12/2007 3N1BJAB13R016187 E16731777M 95 1.600 OBC 

246 SEDAN SENTRA STD AUTOMOVIL NISSAN 10 

Sept 12/2006 Sept 12/2007 626NB209016 FE290255 95 2.000 OBC 

658 SEDAN 626L ASAHI AUTOMOVIL MAZDA 9 

Sept 12/2006 Sept 12/2007 29350 E575543 94 1.500 OBB 964 SEDAN 323 NX AUTOMOVIL MAZDA 8 

Sept 12/2006 Sept 12/2007 3TB­239518 3TB­239343 98 600 JGU 98 MOTOCICLETA XT 600 E MOTO YAMAHA 7 

Sept 12/2006 Sept 12/2007 3TB­239444 3TB­239271 98 600 JGU 97 MOTOCICLETA XT 600 E MOTO YAMAHA 6 

Sept 12/2006 Sept 12/2007 FZJ809012951 1FZ0361358 99 4.500 OHK 

309 STATION WAGON AUTANA CAMIONETA TOYOTA 5 

Mayo 09/2006 Mayo 08/2007 9GAJMS2735B036481 F14D3060072 

K 05 1.400 OBF­742 OPTRA MT CA SEDAN AUTOMOVIL CHEVROLE T 4 

Abril 21/2006 Abril 20/2007 AE928813665 4A928813665 90 1.600 OIL­753 COROLLA SEDAN AUTOMOVIL TOYOTA 3 

Abril 21/2006 Abril 20/2007 TC1T6ZMV314960 ZMV314960 91 4.000 CJE­950 

BLAZER CABINADA CAMIONETA CHEVROLE 

T 2 

Marzo 30/2006 Marzo 29/2007 33912 E5775571 96 1.300 OBD 

379 323 NX SEDAN AUTOMOVIL MAZDA 1 

Vigencia 2007 No. CHASIS No. MOTOR MO 

D. C.C PLACA TIPO LINEA CLASE MARCA Nº 

18 

3NX065671 3NX065671 95 80 AKO 51 

MOTOCICLET A 

V80 SPORT 

MOTOCICL ETA YAMAHA 5 

00411682 M861941 92 1.30 0 

OBB 133 SEDAN R9 BRIO AUTOMOVI 

L RENAUL 

T 4 

09764 E3343193 94 1.30 0 

OBB 997 SEDAN 323NS AUTOMOVI 

L MAZDA 3 

323HS500973 E3357199 95 1.30 0 

OBC 656 SEDAN 323 HS AUTOMOVI 

L MAZDA 2 

FZJ730007290 1FZ017924 5 94 4.50 

0 ZIL­ 001 CABINADO LAND 

CRUISER CAMPERO TOYOTA 1 

Excluidos 

3GKFK16R6VG520 579 97 2.60 

0 MQF­ 187 

GMC. SUBURBAN CABINADA CAMIONETA CHEVRO 

LET 1 

Póliza TRDM 

PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

SEGUROS

11 

21 

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION 

PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

15.Carga el aplicativo Con las novedades presentadas 

Fin 

•Aplicativo de control y Mantenimiento 

22 

PROYECTO SISTEMA DE CONTROL Y  MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 

LA PLENITUD DEL PROYECTO ESTA EN LA PREDISPOSICIÓN DE LOS DIFERENTES FUNCIONARIOS RELACIONADOS CON EL TEMA 

PARA APROVECHAR LAS  HERRAMIENTAS QUE NOS PUEDA  OFRECER UNA NUEVA OPCIÓN DE MEJORA EN NUESTRA LABOR DIARIA 

GRACIAS