-
RANCANGAN PEMBENTUKAN PERKUMPULAN
ALUMNI SMA UNGGULAN CT FOUNDATION
Oleh:
Muhammad Syukri (11.095)
-
1. PENDAHULUAN
Alumni adalah orang-orang yang telah mengikuti atau tamat dari
suatu sekolah atau
perguruan tinggi (http://kbbi.web.id/). Alumni memiliki tugas
tugas untuk menjaga nama baik
almamaternya dimanapun ia berada. Dan alumni juga berkewajiban
membantu almamaternya
untuk menjadi lebih baik dari sebelumnya.
SMA Unggulan CT Foundation adalah sebuah lembaga pendidikan
formal yang pada saat ini
sudah meluluskan dua angkatan sejak didirikan pada 18 Juli 2010.
ANGSA (Angkatan Satu)
dengan 51 siswa dan ANGKASA (Angkatan Kedua Selalu Ceria) dengan
100 siswa resmi
tercatat sebagai alumni SMA Unggulan CT Foundation setelah
menyelesaikan pendidikannya di
sekolah tersebut.
Sebagai manusia dengan pola pemikiran yang lebih maju dan lebih
dewasa, para alumni ini
seharusnya memiliki ide-ide dalam pikirannya masing-masing. Hal
yang kemudian menjadi
persoalan selanjutnya adalah bagaimana mengkoordinir ide-ide
tersebut agar memberikan
manfaat bagi almamaternya, SMA Unggulan CT Foundation pada
khususnya dan masyarakat
Indonesia pada umumnya.
Sebagai solusi masalah di atas, dibutuhkan sebuah perkumpulan
atau organisasi yang
kemudian akan berperan sebagai tempat dihimpunnya ide tersebut,
didiskusikan, dan kemudian
dieksekusi bersama. Untuk itu, sebagai salah seorang alumni saya
menulis Rancangan
Pembentukan Perkumpulan Alumni SMA Unggulan CT Foundation untuk
menginisiasi
pembentukan perkumpulan alumni SMA Unggulan CT Foundation.
Perkumpulan Alumni SMA
Unggulan CT Foundation dalam dokumen ini kemudian ditulis
sebagai perkumpulan alumni
untuk mempermudah penulisan.
Rancangan Pembentukan Perkumpulan Alumni SMA Unggulan CT
Foundation ini terdiri
dari beberapa bab. Bab 1 merupakan pendahuluan yang berisi latar
belakang masalah. Bab 2
menjelaskan tentang perlengkapan yang harus dimiliki perkumpulan
alumni SMA Unggulan CT
Foundation. Bab 3 menjelaskan tentang rancangan pembentukan
perkumpulan alumni SMA
Unggulan CT Foundation. Bab 4 berisi penutup sebagai kesimpulan.
Di akhir dokumen terdapat
lampiran berupa berkas formulir pendaftaran calon ketua dan
calon pengurus perkumpulan
alumni SMA Unggulan CT Foundation.
-
2. PERLENGKAPAN PERKUMPULAN ALUMNI
2.1 Visi Misi
Visi misi suatu organisasi atau perkumpulan sangatlah menentukan
bagimana
perkumpulan itu ke depannya. Begitu juga perkumpulan alumni SMA
UNGGULAN CT
FOUNDATION yang ditujukan untuk memberikan manfaat yang
sebesar-besarnya untuk
almamaternya SMA UNGGULAN CT FOUNDATION pada khususnya dan
masyarakat
Indonesia pada umumnya. Visi misi perkumpulan alumni ini
kemudian akan dibahas dan
ditentukan sesuai dengan prosedur yang akan dijelaskan dalam bab
selanjutnya.
2.2 Nama Perkumpulan
Ikatan Alumni Insan Cendikia, Keluarga Besar Alumni SMAN 1 Medan
adalah nama
beberapa perkumpulan alumni sebuah lembaga pendidikan.
Perkumpulan alumni SMA
UNGGULAN CT FOUNDATION ini juga membutuhkan nama sehinggga
memudahkan
administrasi ke depannya. Nama perkumpulan alumni ini kemudian
akan dibahas dan ditentukan
sesuai dengan prosedur yang akan dijelaskan dalam bab
selanjutnya.
2.3 Logo Perkumpulan
Sebuah organisasi atau perkumpulan mestinya mempunyai logo yang
menggambarkan
semua tentang perkumpulan tersebut. Begitu juga dengan
perkumpulan alumni SMA
UNGGULAN CT FOUNDATION ini juga membutuhkan sebuah logo yang
menggambarkan
latar belakang, visi, dan misinya. Logo perkumpulan alumni ini
kemudian akan dibahas dan
ditentukan sesuai dengan prosedur yang akan dijelaskan pada bab
selanjutnya.
2.4 Badan Kepengurusan
Badan Kepengurusan juga merupakan hal yang sangat menentukan
bagaimana sebuah
perkumpulan melaksanakan visi dan misinya. Perkumpulan alumni
SMA UNGGULAN CT
FOUNDATION juga tentunya harus memiliki kepengurusan yang
kemudian akan menjadi motor
penggerak semua alumni menuju visi dengan menjalankan
misi-misinya. Menurut penulis
kepengurusan yang dibutuhkan antara lain:
1) Ketua
Dalam kepengurusan perkumpulan alumni ini, Ketua memilik tugas
dan wewenang untuk:
a. Mengkoordinasikan divisi-divisi yang ada di bawahnya.
b. Bertanggungjawab pada keberjalanan misi dan program untuk
mewujudkan visi.
c. Memastikan misi dan program berjalan dengan baik dan mengarah
ke visi.
d. Menciptakan hubungan antar alumni dengan alumni, alumni
dengan almamater,
alumni dengan masyarakat yang harmonis.
e. Membentuk struktur kepanitiaan dalam setiap kegiatan. f.
Mengkoordinir rapat dan evaluasi secara rutin.
-
g. Mendukung dan membantu setiap bagian dalam melaksanakan
program kerja. h. Menanggungjawabi semua divisi. i. Dalam
menjalankan tugasnya ketua akan didampingi oleh wakil ketua.
2) Sekretaris
Dalam kepengurusan perkumpulan alumni ini, Sekretaris memilik
tugas dan wewenang untuk:
a. Menerbitkan surat.
b. Mengarsipkan surat masuk dan keluar dengan baik, baik dalam
bentuk hard copy
maupun soft copy.
c. Memegang perlengkapan surat menyurat (stempel, tinta,
dll).
d. Menerima surat yang masuk dan menyampaika kepada ketua dan
divisi yang
bersangkutan.
e. Mencatat hasil rapat perkumpulan alumni. f. Membuat proposal
kegiatan. g. Mendokumentasikan kegiatan.
3) Bendahara
Dalam kepengurusan perkumpulan alumni ini, Bendahara memilik
tugas dan wewenang untuk:
a. Bertanggungjawab dan mengatur keluar masuk uang perkumpulan
alumni.
b. Mencatat keuangan dalam bentuk buku keuangan.
c. Melaporkan keuangan secara berkala.
d. Menyimpan uang dengan baik.
e. Membuat tanda bukti /kwitansi setiap pemasukan/pengeluaran
uang untuk
pertanggungjawaban.
4) Eksternal
Dalam kepengurusan perkumpulan alumni ini, Eksternal memilik
tugas dan wewenang untuk:
a. Menjaga hubungan baik dengan almamater, lembaga, organisasi,
maupun
perkumpulan di luar perkumpulan alumni.
b. Penanggung jawab atas pengiriman delegasi perkumpulan alumni
di setiap kegiatan
di luar kegiatan perkumpulan alumni.
c. Penanggung jawab silatutahmi dengan almamater.
-
5) Pengembangan Sumber Daya Anggota
Dalam kepengurusan perkumpulan alumni ini, Pengembangan Sumber
Daya Anggota memilik
tugas dan wewenang untuk:
a. Mendesain kegiatan dalam rangka pengembangan karakter
anggota.
b. Mengawasi dan memengevaluasi kegiatan perkumpulan alumni.
6) Kominfo
Dalam kepengurusan perkumpulan alumni ini, Kominfo memilik tugas
dan wewenang untuk:
a. Bertanggung jawab atas ketersampaian informasi ke semua
anggota perkumpulan
alumni.
b. Bertanggung jawab atas pengumuman dalam perkumpulan
alumni.
7) Badan Rumah Tangga
Dalam kepengurusan perkumpulan alumni ini, Badan Rumah Tangga
memilik tugas dan
wewenang untuk:
a. Mencatat inventaris perkumpulan alumni.
b. Bertanggung jawab atas barang-barang milik perkumpulan
alumni.
c. Kepengurusan dan tugas-tugasnya ini kemudian akan dibahas dan
ditentukan sesuai
dengan prosedur yang akan dijelaskan pada bab selanjutnya.
8) Kajian Strategis
Dalam kepengurusan perkumpulan alumni ini, Kajian Stretegis
memilik tugas dan wewenang
untuk:
a. Mengkaji agenda-agenda yang akan dilakukan oleh perkumpulan
alumni.
b. Berperan sebagai perancang acara di dalam perkumpulan
alumni.
Badan Pengurus perkumpulan alumni ini kemudian akan dibahas dan
ditentukan sesuai
dengan prosedur yang akan dijelaskan pada bab selanjutnya.
Divisi kepengurusan dan tugas serta
wewenangnya disini masih bisa ditambah atau dikurangi keputusan
dari calon ketua terpilih
nantinya.
-
3. RANCANGAN PEMBENTUKAN PERKUMPULAN ALUMNI
Adapun tahap pembentukan perkumpulan alumni ini adalah:
3.1 Pemilihan Ketua
a. Persyaratan Calon Ketua
1. Calon adalah alumni SMA Unggulan CT Foundation.
2. Mempunyai minimal 20 orang yang mendukung calon untuk
mencalonkan diri sebagai ketua perkumpulan alumni SMA Unggulan CT
Foundation.
3. Bersedia menaati peraturan yang ditetapkan serta mengikuti
tata cara dan petunjuk yang diberikan panitia pemilihan.
4. Mengikuti seluruh tahapan penetapan calon kandidat. 5.
Mengumpulkan semua persyaratan / dokumen yang disyaratkan oleh
panitia pemilu. 6. Mendaftarkan diri dalam keadaan sadar dan tidak
mendapat tekanan dari pihak manapun.
b. Proses Pendaftaran Calon Ketua
1. Pendaftaran calon ketua kepada panitia.
2. Mengisi dan menyerahkan formulir yang telah diisi lengkap dan
benar (dalam bentuk
soft copy) kepada panitia yang berisikan :
a. Data calon ketua perkumpulan alumni SMA Unggulan CT
Foundation. b. Curiculum vitae calon ketua perkumpulan alumni SMA
Unggulan CT Foundation. c. Draft motivasi jadi ketua pekumpulan
singkat dan jelas. d. Daftar 20 orang yang mendukung calon untuk
mencalonkan diri sebagai ketua
perkumpulan alumni SMA Unggulan CT Foundation beserta alasannya
memilih
calon.
e. Essay tentang bagaimana peran alumni SMA Unggulan CT
Foundation dalam memajukan SMA Unggulan CT Foundation dan Indonesia
di masa yang akan
datang.
f. Surat pernyataan calon ketua.
c. Proses Pemilihan
Tanggal Agenda Keterangan
1 Mei 5 Mei Pendaftaran calon ketua Panitia
6 Mei 10 Mei Pengumpulan berkas Panitia
11 Mei 25 Mei Kampanye dan publikasi Panitia dan calon ketua
26 Mei 30 Mei Pemilihan ketua Panitia dan alumni
31 Mei Penetapan calon ketua terpilih Panitia
-
d. Peraturan Kampanye dan Publikasi
1. Panitia akan mempublish semua formulir calon ketua panitia di
grup facebook yang
sudah disepakati bersama dengan semua alumni, dikoordinir oleh
ketua angkatan.
2. Kampanye oleh calon ketua boleh dilakukan dengan media
apapun.
3. Khusus untuk kampanye di media sosial format kampanye
yaitu
#calonketuaalumniCTF(nama calon ketua), isi kampanye.
4. Calon ketua tidak boleh mencemarkan nama baik calon lain.
e. Metode Pemilihan Ketua
1. Pemilihan calon ketua dilakukan dengan sistem voting.
2. Pemilihan calon ketua dilakukan dengan media facebook.
3. Voting dilakukan dengan mengirim inbox (pesan) kepada panitia
dengan format, nama,
nama calon ketua yang dipilih.
4. Calon dengan suara (vote) terbanyak pertama akan menjadi
pemenang pemilihan ketua.
5. Calon dengan suara (vote) terbanyak kedua akan menjadi
pemenang pemilihan ketua.
3.2 Pemilihan Pengurus
a. Persyaratan Calon Pengurus
1. Calon adalah alumni SMA Unggulan CT Foundation.
2. Mempunyai minimal 3 orang yang mendukung calon untuk
mencalonkan diri sebagai pengurus perkumpulan alumni SMA Unggulan
CT Foundation.
3. Bersedia menaati peraturan yang ditetapkan serta mengikuti
tata cara dan petunjuk yang diberikan panitia pemilihan.
4. Mengikuti seluruh tahapan penetapan calon kandidat. 5.
Mengumpulkan semua persyaratan / dokumen yang disyaratkan oleh
panitia pemilu. 6. Mendaftarkan diri dalam keadaan sadar dan tidak
mendapat tekanan dari pihak manapun.
b. Proses Pendaftaran Calon Pengurus
1. Pendaftaran calon pengurus kepada panitia.
2. Mengisi dan menyerahkan formulir yang telah diisi lengkap dan
benar (dalam bentuk soft
copy) kepada panitia yang berisikan :
b. Data calon pengurus perkumpulan alumni SMA Unggulan CT
Foundation. c. Curiculum vitae calon pengurus perkumpulan alumni
SMA Unggulan CT
Foundation.
d. Draft divisi pilihan dan motivasi jadi pegurus perkumpulan
alumni dengan singkat dan jelas.
e. Daftar 3 orang yang mendukung calon untuk mencalonkan diri
sebagai ketua perkumpulan alumni SMA Unggulan CT Foundation beserta
alasannya memilih
calon.
f. Essay tentang rencana calon untuk divisi yang dipilihnya. g.
Surat pernyataan calon pengurus.
-
c. Proses pemilihan
d. Metode Pemilihan Calon Pengurus
Teknis pemilihan calon pengurus perkumpulan alumni dirancang dan
ditetapkan oleh
ketua terpilih.
3.3 Pemilihan Nama dan Logo Perkumpulan Alumni
Teknis pemilihan nama dan logo perkumpulan alumni dirancang dan
ditetapkan oleh
ketua terpilih.
3.4 Penyusunan dan Pengesahan Visi, Misi, serta Program Kerja
Perkumpulan Alumni
Teknis penyusunan dan pengesahan visi, misi, serta program kerja
perkumpulan alumni
dirancang dan ditetapkan oleh ketua terpilih beserta pengurus
terpilih.
3.5 Peresmian Perkumpulan Alumni dan Pelantikan Ketua serta
Pengurus Perkumpulan
Alumni
Teknis pemilihan peresmian perkumpulan alumni dan pelantikan
ketua dan pengurus
perkumpulan alumni dirancang dan ditetapkan oleh ketua terpilih
beserta pengurus terpilih.
Tanggal Agenda Keterangan
1 Juni 5 Juni Pendaftaran calon pengurus Panitia
6 Juni 10 Juni Pengumpulan berkas Panitia
(ditetapkan ketua
terpilih)
Pemilihan pengurus Ketua terpilih dan panitia
(ditetapkan ketua
terpilih)
Penetapan calon pengurus terpilih Ketua terpilih
-
4. PENUTUP
Harapannya Rancangan Pembentukan Perkumpulan Alumni SMA Unggulan
CT Foundation
ini dapat dijadikan pedoman untuk keberjalanan pembentukan
perkumpulan alumni SMA
Unggulan CT Foundation. Tentu saja dokumen ini jauh dari
sempurna baik secara konten
maupun penulisan sehingga perlu ada perbaikan ke depannya. Maka
dari itu saran dan kritik
semua alumni sangat dibutuhkan untuk kemudian dijadikan sebagai
bahan perbaikan. Dokumen
ini juga tidak dimaksudkan untuk memaksa alumni untuk kemuadian
menyetujui dan
melaksanakannya.
-
BERKAS FORMULIR PENDAFTARAN
CALON KETUA PERKUMPULAN ALUMNI
SMA UNGGULAN CHAIRUL TANJUNG FOUNDATION
-
DATA PRIBADI CALON KETUA PERKUMPULAN ALUMNI SMA UNGGULAN CT
FOUNDATION
A. DATA DIRI
Nama Lengkap :
Nama Panggilan :
Agama :
Tempat, Tanggal Lahir :
Alamat Sekarang :
No. Hp :
E-mail :
Alamat Rumah :
Hobi/Kegemaran :
B. DATA KELUARGA
Nama Ayah :
Alamat Ayah :
Nama Ibu :
Alamat Ibu :
Anak ke : dari bersaudara.
-
MOTIVASI
Motivasi :
(Latar belakang kenapa ingin jadi ketua perkumpulan alumni)
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
___________________________________
-
ESSAY
Ketentuan:
minimal 2 halaman A4
tema: Bagaimana peran alumni SMA Unggulan CT Foundation dalam
memajukan
SMA Unggulan CT Foundation dan Indonesia di masa yang akan
datang
____________(judul)__________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
-
CURRICULUM VITAE
A. RIWAYAT PENDIDIKAN
Nama Institusi Kota Tahun
B. PENGALAMAN BERORGANISASI DAN KEPANITIAAN
Nama
Organisasi/Kepanitiaan
Jabatan Tahun
C. PRESTASI AKADEMIK DAN NON AKADEMIK YANG PERNAH DIRAIH
Prestasi yang Diraih Penyelenggara Tahun
-
SURAT PERNYATAAN
Pada hari ini, tanggal ______________________ , yang bertanda
tangan di bawah ini,
Nama :
Tempat Tanggal Lahir :
Anak dari Bapak :
Meyatakan secara sadar dan atas dasar kehendak sendiri,
bahwa
Saya mencalonkan diri untuk menjadi ketua perkumpulan alumni SMA
Unggulan CT
Foundation. Dan saya akan mengikuti rangkaian acara yang
merupakan bagian dari proses
pemilihan dan bersedia mematuhi semua peraturan yang telah
ditetapkan.
Demikian surat pernyataan ini saya buat,
(kota),
(foto tanda tangan calon)
____________________________
-
BERKAS FORMULIR PENDAFTARAN
CALON PENGURUS PERKUMPULAN ALUMNI
SMA UNGGULAN CHAIRUL TANJUNG FOUNDATION
-
DATA PRIBADI CALON PENGURUS PERKUMPULAN ALUMNI SMA UNGGULAN
CT FOUNDATION
C. DATA DIRI
Nama Lengkap :
Nama Panggilan :
Agama :
Tempat, Tanggal Lahir :
Alamat Sekarang :
No. Hp :
E-mail :
Alamat Rumah :
Hobi/Kegemaran :
D. DATA KELUARGA
Nama Ayah :
Alamat Ayah :
Nama Ibu :
Alamat Ibu :
Anak ke : dari bersaudara.
-
MOTIVASI
Divisi pilihan :
Motivasi :
(Latar belakang kenapa ingin jadi pengurus divisi perkumpulan
alumni)
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
___________________________________
-
ESSAY
Ketentuan:
minimal 2 halaman A4
tema: rencana ke depan untuk divisi yang dipilih
____________(judul)__________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
-
CURRICULUM VITAE
A. RIWAYAT PENDIDIKAN
Nama Institusi Kota Tahun
B. PENGALAMAN BERORGANISASI DAN KEPANITIAAN
Nama
Organisasi/Kepanitiaan
Jabatan Tahun
C. PRESTASI AKADEMIK DAN NON AKADEMIK YANG PERNAH DIRAIH
Prestasi yang Diraih Penyelenggara Tahun
-
SURAT PERNYATAAN
Pada hari ini, tanggal ______________________ , yang bertanda
tangan di bawah ini,
Nama :
Tempat Tanggal Lahir :
Anak dari Bapak :
Meyatakan secara sadar dan atas dasar kehendak sendiri,
bahwa
Saya mencalonkan diri untuk menjadi pengurus perkumpulan alumni
SMA Unggulan CT
Foundation. Dan saya akan mengikuti rangkaian acara yang
merupakan bagian dari proses
pemilihan dan bersedia mematuhi semua peraturan yang telah
ditetapkan.
Demikian surat pernyataan ini saya buat,
(kota),
(foto tanda tangan calon)
____________________________
-
ALUR PERSETUJUAN MAKALAH INI
ANGSA ANGKASA
MUHAMMAD RIZAL GANTI JULIANTO
PENULIS
KET:
Persetujuan (setuju/tidak) dari setiap alumni
disampaikan ke ketua angkatan masing-
masing, artinya keputusan ketua angkatan
adalah keputusan seluruh angkatan.
NOTE:
Saran atau kritik dari alumni bisa
disampaikan langsung kepada penulis atau
bisa disampaikan ke ketua angkatan dan ketua
angkatan yang menyampaikan ke penulis.
