17.01.2014.

1

RAČUNOVODSTVO ZA PODUZETNIKE I

Predavanje 16. siječnja 2014.

2

SADRŽAJ PREDAVANJA

Informacijski sustav

Računovodstveni informacijski sustav

Interna kontrola

Revizija

17.01.2014.

2

33

INFORMACIJSKI SUSTAV

Osnovni dijelovi informacijskog sustava:

1. Hardware,

2. Software,

3. Lifeware,

4. Dataware,

5. Netware,

6. Orgware

ULAZ OBRADA (procesiranje) IZLAZ KORISNICI

povratna veza

44

PODJELA IS-a:

1. Klasični ili transakcijski IS – potpora tekućim procesima i transakcijama

OUTPUT: sirove informacije o procesu

2. Sustavi za potporu odlučivanja – posjeduju bazu modela

OUTPUT: simulacija događaja

3. Ekspertni sustavi – pohranjeno znanje stručnjaka

4. Neuralne mreže – sposobnost učenja, pronalaženje zakonitosti u kaotičnom okruženju.

Simuliraju ljudski mozak – ako je količina inputa na određeni neuron veća od X, neuron se aktivira

17.01.2014.

3

55

RAČUNOVODSTVENI INFORMACIJSKI SUSTAV

poslovni subjekt – dinamičan, otvoren sustav

složen – tri podsustava:

1. IZVRŠNI PODSUSTAV – osnovne poslovne funkcije (nabavna, proizvodna, uslužna, prodajna,...),

2. INFORMACIJSKI PODSUSTAV (spona, pružanje pravodobnih i pouzdanih informacija za donošenje odluka) –

a) računovodstveni i

b) neračunovodstveni,

3. UPRAVLJAČKI PODSUSTAV – zadovoljava potrebe manaagementa za informacijama o cjelokupnom poslovanju subjekta i vezama sa okruženjem;

potpora kod

planiranja,

organiziranja,

vođenja,

kontrole

normezakonski propisi

izvještaji prema potrebama managementa

66

ZADAĆA RIS-a– stvaranja (proizvodnja) računovodstvenih informacija, čuvanje i prijenos zainteresiranim korisnicima

Obrađuje pretežno financijske transakcije

INPUT u RIS: ekonomski događaji za koje postoji isprava

računovodstveni – promjena na imovini, kapitalu, obvezama)

neračunovodstveni podaci: (tel, e-mail, sjedište kupaca i dobavljača, bonitet)

Izvor: Grupa autora (Recenzija Spremić, I.) (2003) Računovodstvo. Zagreb: HZRIFD, str. 202.

17.01.2014.

4

77

KREIRANJE RIS-a

a) Računovodstvena načela,

b) Računovodstveni standardi,

c) Zakonski propisi,

d) Računovodstvene politike,

e) Kontnog plana,

f) Računovodstvene metode,

g) Poslovne knjige

88

TKO ČINI LIFEWARE KOD RIS-a ?

Mali subjekti - računovodstveni servis;

Srednji subjekti - zaposlene knjigovođe;

Veliki subjekti - knjigovođe, računovođe, analitičari,interni revizori, IT manageri…

17.01.2014.

5

99

ORGANIZACIJSKA PODJELA RIS-a Modularan

karakterističan za manje sustave

putuju isprave

izlaz iz pojedinog modula je ulaz u slijedeći:

Integralan

Podaci se evidentiraju na mjestu nastanka (do računovodstva putuju podaci a ne isprave)

Podatak se unosi jednom u sustav,

Kombiniran.

glavna knjigafinanc. izvještavanje

ANALITIKA:•kupci•dobavljači•DI•sirovine i materijali•plaće•proizvodnja•roba

POMOĆNE KNJIGE:•blagajna•URA/IRA

On-line obrada u realnom vremenu

1010

RAČUNOVODSTVENI INFORMACIJSKI SUSTAV

IT -> BT jer tehnologija nije tu samo da podrži

poslovanje već mu daje novu snagu i pomaže mu da se razvije.

iako se 99% predsjednika uprava slaže da je tehnologija integralni dio poslovnog uspjeha kompanije, samo 32% njih uključuje IT managere u strateško planiranje poslovanja.

17.01.2014.

6

1111

INTERNA KONTROLA

DEFINICIJE:

MRevS 400– “sve metode i postupci što ih je usvojio menadžment subjekta i pomažu mu pri ostvarivanju ciljeva te pridonose redovitom i uspješnom upravljanju poduzećem.”

prethodno ispitivanje pravilnosti i otklanjanje nepravilnosti u poslovnim procesima,

sprječava odvijanje poslovnih procesa koji nisu u skladu s unaprijed utvrđenim kriterijima

GDJE SE UGRAĐUJU:

a) izvršne ili administrativne kontrole – ugrađene u poslovne aktivnosti (kontrola kvalitete materijala, kontrola kvalitete proizvoda, ...),

b) informacijske, a u okviru njih računovodstvene kontrole (RIS),

c) upravljačke kontrole (UIS).

predmet ocjeneInterne revizije

feedback IS-a

1212

ZAŠTO kontrola

Glavni razlozi:

Osigurati razumnu vjerojatnost da će se postići ciljevi svakog poslovnog procesa

Ublažiti rizik da će poduzeće biti izloženo nekom obliku štete, opasnosti ili gubitka

Osigurati razumnu sigurnost da će se određene zakonske obveze ispuniti

17.01.2014.

7

1313

Što organizacija želi izbjeći• Prekid poslovanja

Pogrešno vođenje knjiga

• Pogrešne odluke managementa

• Prijevaru i pronevjeru

• Zakonske sankcije

• Prevelike troškove

• Gubitak ili uništenje resursa

• Gubitak konkurentnosti

1414

Istraživanje prijevara (1)

1998. na 5000 USA kompanija i organizacija

1. > 62% je imalo posla s nekim tipom prijevare

1. 21% je imalo gubitke > 1 mil. USD

2. 34% je imalo gubitke od 100.000 do 999.000 USD

3. 17% je imalo gubitke od 25.000 do 99.999 USD

2. 5 najčešćih vrsta prijevare:

1. Prijevara putem čekova

2. lažne fakture i “fantomski” dobavljači

3. prijevara putem kreditnih kartica

4. zlouporaba računa za troškove

5. krađa

17.01.2014.

8

1515

Istraživanje prijevara (2)1987 – 1997 na 200 slučajeva lažnih financijskih izvješća

1. Kompanije su uglavnom bile male (ispod 100 mil. USD vrijednosti) i nisu bile na popisu Njujorške ili Američke burze

2. Neke od kompanija su bile na granici gubitka

3. Top manageri su bili uključeni u 72% slučajeva, a izvršni u 43%

4. Tipične tehnike su se svodile na prikaz većih prihoda ranijim uknjiženjem ili fiktivno, uvećanjem vrijednosti imovine ili prikazom fiktivne imovine

5. Posljedice:

1. Bankrot

2. Značajne promjene u vlasničkoj strukturi

3. Skidanje s burzovnih listi

4. Financijske kazne

1616

Ciljevi interne kontrole

Zaštita imovine

Provjera točnosti i vjerodostojnosti knjigovodstvenih podataka

Promoviranje operativne efikasnosti

Osiguranje privrženosti definiranoj managerskoj politici

politike

procedure

upute

obrasci

dokumentacijska piramida prema ISO 9000

zašto poslujemo ?

tko, što, kada, gdje ?

kako ?

dokaz usklađenosti sa višim razinama

17.01.2014.

9

1717

Značajke interne kontrole Sredstvo za ostvarenje krajnjeg cilja

To je sustav sam za sebe:

jasno definirani ciljevi

međusobno povezani dijelovi

proces

Uspostavljanje kontrole je odgovornost managementa

Ovisna o ljudima

Ne nudi apsolutnu sigurnost ostvarenja ciljevaorganizacije već razumnu sigurnost

Nije besplatna

1818

Opći model kontrole

17.01.2014.

10

1919

Kontrolna matricaKontrolni ciljevi poslovnog procesa

Kontrolni ciljevi operativnog procesa Kontrolni ciljevi informacijskog procesa

Osigurati efikasnost

operacija postizanjem

slijedećih ciljeva

Osigurati

efikasno

korištenje

resursa

Osigurati

sigurnost

resursa

(podataka o

kupcima,

narudžbama,

popisu ...)

Za unos

narudžbi

osigurati

Za

matične

podatke

osigurati

Za unos

obavijesti o

isporuci

osigurati

Za

matične

podatke

narudžbe

osigurati

Preporučeni kontrolni

planovi

P-1: Neovisno održavanje matičnih

podataka o kupcima

P-2: Unos podataka na lokaciji kupca

P-3: Provjera kreditne sposobnosti

kupca

P-4: Neovisni cjenik

P-5: Neovisna autorizacija isporuke

P-6: Slip za pakiranje

P-7: kompletiranje datoteke isporuke

P-8: Provjera robe i prateće

dokumentacije

A B C D E IV IC IA UC UA IV IC IA UC UA

P-1 P-1 P-1

P-2 P-2 P-2 P-2 P-2

P-3 P-3 P-3

P-4

P-5 P-5

P-6 P-6

P-7

P-8 P-8 P-8

P-2

LEGENDA:

A - Osigurati vremenski brz odgovor na zahtjeve kupac

B - Osigurati vremenski brzu potvrdu narudžbe kupca

C - Osigurati provjeru kredibiliteta kupca

D - Osigurati vremenski brzu isporuku robe kupcu

E - Osigurati fer tržišne cijene

IV - Validnost ulaza

IC - Potpunost ulaza

IA - Točnost ulaza

UC- Potpunost ažuriranja

UA- Točnost ažuriranja

2020

INTERNE RAČUNOVODSTVENE KONTROLE

kontrole u fazi ulaza, procesiranja i izlaza iz RIS-a

ulaz – prije knjiženja računovodstvene isprave trebaju biti provjerene (kontrolirane) i to:

a) formalna točnost (posjeduju li sve bitne elemente računovodstvenih isprava),

b) računska točnost (jesu li točno izvršene računske operacije) i

c) bitna točnost (je li se transakcija stvarno dogodila).

PRI USTROJU poštovati načelo odvajanja ovlaštenja i odgovornosti tj. kontrolu isprava obaviti osoba koja ne sudjeluje u izvršenju

procesiranje – primjena odabranih računovodstvenih politika, ispravnost knjiženja, poštovanje zakonskih propisa, vođenje propisanih poslovnih knjiga i dr.

izlaz – provjera računovodstvenih izvještaja od strane odgovornih osoba

17.01.2014.

11

2121

UPRAVLJAČKI NADZOR

predmet:

a) naknadna provjera funkcioniranja sustava administrativnih i računovodstvenih kontrola i poduzimanje potrebnih mjera i akcija za njihovo učinkovito djelovanje,

b) odlučivanje o poduzimanju potrebnih korektivnih mjera i akcija kako bi se poslovanje odvijalo u skladu s usvojenim planom (proračunom)

2222

UPRAVLJAČKI NADZOR

INTERNA REVIZIJA – neovisna i stručna služba uprave,nadzire funkcioniranje sustava internih kontrola, predlaže mjere da se poslovanje uskladi s ciljem,

3 nivoa kontrolnih postupaka:

a) preventivna – “spriječiti” - provjera računovodstvenih isprava prije knjiženja, kontrola ovlasti, potpisa ...,

b) detektivna – “liječiti” - usporedbe ostvarenih veličina s planiranim, inventurom,..., i

c) korektivna – “ukloniti” - ispraviti pogreške, proučiti uzroke i moguće posljedice i poduzeti mjere za korekciju (moguće više korektivnih mjera)

17.01.2014.

12

2323

KOMPONENTE SUSTAVA INTERNIH KONTROLA

2424

1. Kontrolna okolinaUspostavlja, daje ukupan “ton” shvaćanju kontrole u

organizaciji, utječući na svijest o značaju kontrole kod svih djelatnika organizacije, osiguravajući osnovnu disciplinu i strukturu.

Faktori unutar kontrolne okoline:

- Integritet, etičke vrijednosti i kompetentnost djelatnika u organizaciji

- Filozofija managementa i stil rada

- Način na koji management dodjeljuje autoritet i odgovornosti, kao i kako organizira i unapređuje razvoj svojih zaposlenika

- Pozornost i smjernice koje daje uprava organizacije.

- politika ljudskih resursa, konzervativan/liberalan stav prema vođenju

- stav prema ekologiji

KOMPONENTE SUSTAVA INTERNIH KONTROLA

17.01.2014.

13

2525

Kontrolna okolina i etika

Etičko ponašanje i čestitost managera je rezultat “korporacijske kulture”.

Zvanična (formalna) politika organizacije specificira ono što management želi da se dogodi, dok korporacijska kulturaodređuje što se stvarno događa i koja pravila se poštuju, zaobilaze ili ignoriraju.

KOMPONENTE SUSTAVA INTERNIH KONTROLA

2626

2. Utvrđivanje rizika

Pri ostvarivanju svojih ciljeva posl. subjekt se suočava s rizikom (interni, eksterni, npr. promjene u zakonodavstvu)

Rizici koji mogu ugroziti ostvarivanje ciljeva organizacije trebaju biti identificirani, analizirani i potrebno je imati spremne planove za djelovanje u slučaju pojave rizika.

Ili odbaciti ako je

troš. akcije > rizika

KOMPONENTE SUSTAVA INTERNIH KONTROLA

17.01.2014.

14

2727

3. Kontrolne aktivnosti

Politike i procedure koje pomažu pri osiguravanju da se provode smjernice i direktive managementa.

Bitno je osmisliti i uspostaviti specifične kontrolne procedure kako bi se osiguralo poduzimanje neophodnih aktivnosti vezano za pojedine vrste rizika ostvarenja ciljeva organizacije.

KOMPONENTE SUSTAVA INTERNIH KONTROLA

2828

3. Kontrolne aktivnosti

VRSTE:

-Preventivne kontrole

-Kontrole detekcije (otkrivanja)

-Korektivne kontrole

KOMPONENTE SUSTAVA INTERNIH KONTROLA

17.01.2014.

15

2929

Kontrolne aktivnosti

Preventivne kontrole – kontrole osmišljene i implementirane kako bi se spriječili potencijalni problemi tijekom odvijanja određene aktivnosti.

Na primjer:

Pravilo koje kaže da knjigovođa odgovoran za bilježenje gotovinskih uplata, ne može imati izravan pristup gotovini.

KOMPONENTE SUSTAVA INTERNIH KONTROLA

3030

3. Kontrolne aktivnosti

Kontrole detekcije (otkrivanja) – daju managerima povratnu informaciju o tome da li se na operativnoj razini postupalo prema uputama managementa ili nije.

Na primjer:

Izvješće o odnosu između stvarnih i planiranih (standardnih) troškova proizvodnje.

KOMPONENTE SUSTAVA INTERNIH KONTROLA

17.01.2014.

16

3131

3. Kontrolne aktivnosti

Korektivne kontrole – osmišljene da “liječe” (rješavaju) probleme otkrivene pomoću kontrola detekcije.

Primjer:

povećane troškove proizvodnje

dodatna obuka djelatnika

KOMPONENTE SUSTAVA INTERNIH KONTROLA

3232

4. Informacije i komunikacija

Pojam informacije

odnosi se na računovodstveni sustav

podrazumijeva metode za bilježenje, obradu, zbrajanje i izvještavanje o transakcijama organizacije, kao i održavanje odgovornosti za imovinu, obveze

KOMPONENTE SUSTAVA INTERNIH KONTROLA

17.01.2014.

17

3333

4. Informacije i komunikacija

Pojam komunikacija

odnosi se na osiguranje razumijevanja i odgovornosti kod svih zaposlenika organizacije, vezano za to kako svačija pojedina aktivnost utječe na kvalitetu računovodstvenih podataka i izvješća.

Na primjer:

Priručnici za ponašanje, rač. priručnici, upute, usmena komunikacija, putem postupaka managementa (horizontalna, vertikalna)

KOMPONENTE SUSTAVA INTERNIH KONTROLA

gornji

srednji

niži

MANAGEMENT

AGREGIRANOST

INFORMACIJA

horizontalnavertik

aln

a

3434

5. Nadzor

Proces koji procjenjuje kvalitetu izvršavanja interne kontrole tijekom vremena.

Procjenjuju se dizajn i operativne kontrole na vremenskoj bazi i iniciraju korektivne akcije ukoliko je to potrebno.

KOMPONENTE SUSTAVA INTERNIH KONTROLA

17.01.2014.

18

3535

OGRANIČENJA SUSTAVA INTERNIH KONTROLA

a) vanjska – zakonski propisi, manji utjecaj

b) unutarnja – veći utjecaj; manje važna, na značaj može utjecati uprava, djelatnici i vlasnici

razlozi za slabu internu kontrolu:

a) kršenje interne kontrole od strane managementa,

b) tajni sporazumi – falsificiranje isprava, otuđivanje imovine, fiktivne isplate,

c) pogreške djelatnika – pogrešno shvaćeni propisi,.., nenamjerno

d) neadekvatan nadzor vlasnika

management zahtijeva da bude troškovno djelotvorna,

ljudske pogreške,

zloupotreba odgovornosti osobe odgovorne za kontrolu,...

3636

SPECIFIČNOSTI:

ovlaštenje (autorizacija) - radnici obavljaju samo one poslove za koje su ovlašteni (Public key infrastructure)

odvajanje funkcija (provjera stanja zaliha, dobavljača) – izbjeći prijevare

supervizija – kontrolori i revizori informacijskog sustava

računovodstveni zapisi

kontrola pristupa - bitna zbog napada izvana

nezavisna verifikacija -> automatizirana

npr. analitika = sintetici ?

INTERNA KONTROLApodržana računalom

vs klasičan potpis

17.01.2014.

19

3737

Izazovi vezani za računalnu kontrolu

• Efekti grešaka mogu biti značajno uvećani

• Smanjeni broj ručnih intervencija, može dovesti do neadekvatnog razdvajanja dužnosti

• Promjene na računovodstvenim podacima i programima mogu napraviti pojedinci

• Puno veći broj ljudi može pristupati kritičnim podacima

SPRIJEČITI:

• edukacijom zaposlenih• npr. ne ostavljati “otključano računalo” jer tada

najsavršeniji sustav identifikacije pada u vodu

3838

Aplikacijska kontrola

je kontrola nad unosom podataka

Pokušava osigurati validaciju, točnost ipotpunost ulaznih podataka.

razlozi za testiranje ulaznih podataka:- podaci odbijeni na unosu mogu se lakše ispraviti

- Podaci koji su točno prepisani ne moraju nužno biti iispravni, oni su samo korektno kopirani

- Nije efikasno samo pregledavati podatke

- Značajno je da RIS ne koristi netočne podatke uobradi.

- RIS ne može osigurati dobre informacije ukoliko nestarta s dobrim podacima.

17.01.2014.

20

3939

REVIZIJA

lat.revidere – pregledati, pogledati unatrag, naknadno ispitati činjenice

eng.audit,

tal.revisione,

fran.revision,

“onaj tko sluša”

Vanjska (eksterna ili komercijalna) – external audit,

Državna ili javna – governmental audit

Unutarnja (interna) – internal audit

4040

REVIZIJAPODJELA PREMA TIJELU KOJE JE OBAVLJA:

Vanjska ili komercijalna revizija:

revizorske tvrtke ili ovlašteni vanjski revizori,

neovisni o subjektu,

revizija financijskih izvještaja,

Unutarnja revizija:

nezavisna jedinica, najčešće pod kontrolom managementa,

revizija poslovanja i pravilnosti,

NE mijenja tehnologiju već procjenjuje rizik, dakle moguće greške u budućnosti.

-> produžena ruka managementa

Državna revizija:

državni revizori,

revizija državnog financiranja, namjenskog trošenja proračunskih prihoda,

revizija pravilnosti odnosno usklađenosti, ali i učinkovitosti

17.01.2014.

21

4141

REVIZIJA

PREMA PREDMETU ISPITAVANJA:

a) revizija financijskih izvještaja,

b)revizija usklađenosti s propisima, pravilnosti, podudarnosti ili zakonitosti, i

c) revizija poslovanja

VANJSKA REVIZIJA POSLOVNI SUBJEKTI

SUBJEKT OBJEKT

FINANCIJSKA IZVJEŠĆA

DRŽAVNA Sabor, Vlada i ostali

korisnici drž proračuna

PRORAČUN

INTERNA REVIZIJA POSLOVNI SUBJEKTIPOSLOVANJE

(nabava, proizvodnja, prodaja)

4242

REVIZIJA

OKVIR (KRITERIJ) ZA USPOREDBU PROCESA I STANJA:

vanjska – računovodstvena načela, kodeks etike računovođa, zakonski propisi,

državna – proračun, propisi o izvršenju proračuna,

interna – politike poduzeća, proračun, pravila …

17.01.2014.

22

4343

REVIZIJA

POSTUPCI PREMA KOJIMA SE OBAVLJA REVIZIJA:

vanjska – nacionalni ili međunarodni revizijski standardi, kodeks profesionalne etike vanjskih revizora, zakonski propisi o obavljanju revizije,

državna – kodeks profesionalne etike državnih revizora, zakonski propisi, INTOSAI (Međ. Stand. za održavanje međ. revizije),

interna – standardi interne revizije, kodeks profesionalne etike, upute koje donosi management

4444

Postupak naknadnog, neovisnog i stručnog ispitivanja i ocjenjivanja realnosti i objektivnosti informacija sadržanih u financijskim izvještajima

usklađenost s okvirom (kriterijem) financijskog izvještavanja (MRS i zakonski propisi)

zadaća- zaštita interesa vlasnika kapitala; osigurati pouzdanu informacijsku podlogu za sve korisnike financijskih izvještaja

relativno a ne apsolutno mišljenje

menadžment odgovara apsolutno za financijske izvještaje

a) REVIZIJA FINANCIJSKIH IZVJEŠTAJA

17.01.2014.

23

4545

a) REVIZIJA FINANCIJSKIH IZVJEŠTAJASASTOJI SE OD:

PRETHODNE ZAVRŠNE

Nakon izrade financijskih izvještajaPreuzimanje obveze

Upoznavanje poslovanjai procjena rizika

Analitički postupci

Upoznavanje i ocjenasustava internih kontrola

prema poslovnim funkcijama(nabava, proizv., prodaja)

5%

4646

REVIZIJA SUSTAVA INTERNIH KONTROLA:

ako unutarnja revizija obavlja reviziju sustava kvalitetno, vanjski revizor se oslanja na njene informacije

forma izvještaja nije propisana

CILJEVI:valjanost – u poslovnim knjigama nisu iskazani fiktivni iznosi

potpunost – iskazani svi poslovni događaji

cutoff – proknjiženi u odgovarajućem razdoblju

autorizacija – posl. događaji odobreni na odgovarajući način

procjena – npr. zalihe po trošku nabave ili neto prodajnoj vrijed.

klasifikacija – npr. potraž. od povezanih društava odvojena od potraž. od kupaca

prijenos i zbrajanje – ispravno knjiženi u pomoćne i glavne knjige

17.01.2014.

24

4747

REVIZIJA SUSTAVA INTERNIH KONTROLA:

METODE:ispitivanje i potvrđivanje

(upitnici osoblju i managementu)

promatranje

hodogrami

(slikoviti prikaz tijeka kolanja dokumentacije)

4848

REVIZIJA SUSTAVA INTERNIH KONTROLA prema posl. funkcijama:

NABAVA - realizacija plana, reklamacije, likvidatura dokumentacije, vrednovanje zaliha, knjiženje…

PROIZVODNJA – kontrola potpunosti radnog naloga, iskorištenosti kapaciteta, škart, primjena usvojenih rač. politika (troškovi, zalihe)…

PRODAJA – kontrola naručeno/isporučeno, kontrola boniteta novih kupaca, odobreni rabat…

FINANCIJE – provođenje platnog prometa, likvidnost, solventnost, blagajna, manipulacija vrijednosnim papirima…

17.01.2014.

25

4949

b) REVIZIJA PRAVILNOSTI Ic) REVIZIJA POSLOVANJA

Vanjski revizori – u okviru revizije financijskih izvještaja

Državni revizori – kod neprofitnih organizacija (npr. jedinica lokalne samouprave)

Revizija pravilnosti - ispituje i ocjenjuje usklađenost s propisima (zakoni, propisi subjekta); državna, vanjska, unutarnja

Revizija poslovanja (učinkovitosti – value for money) –ispitivanje i ocjenjivanje učinkovitosti, ekonomičnosti i djelotvornosti poslovanja kako bi se pronašla i ostvarila bolja rješenja

3 E:

djelotvornost – “raditi pravu stvar”,

učinkovitost – “raditi stvari na pravi način”,

ekonomičnost – “raditi stvar jeftino”

5050