Conseil national National Research

de recherches Canada Council Canada

Rapport annuel au Parlement 2015-2016

Loi sur la protection des renseignements personnels

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TABLE DES MATIÈRES

I. INTRODUCTION ________________________________________________________ 3

II. DÉLÉGATION DE POUVOIRS ____________________________________________ 3

III. INTERPRÉTATION DU RAPPORT STATISTIQUE __________________________ 4

IV. FORMATION ET ÉDUCATION LIÉES À LA PROTECTION DES

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS _______________________________________ 7

V. PROCÉDURES, LIGNES DIRECTRICES ET DIRECTIVES ___________________ 7

VI. PLAINTES EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS

PERSONNELS ___________________________________________________________ 7

VII. CONTRÔLE DES DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ________ 7

VIII. ATTEINTES SUBSTANTIELLES À LA VIE PRIVÉE ________________________ 8

IX. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE _______________ 8

X. COMMUNICATION D’INFORMATION EN VERTU DU PARAGRAPHE 8(2)(m) 8

ANNEXE A : DÉCRET DE DÉLÉGATION ______________________________________ 9

ANNEXE B : RAPPORT STATISTIQUE _______________________________________ 10

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I. INTRODUCTION La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent. Elle régit la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels détenus par les institutions fédérales incluant le Conseil national de recherches Canada (CNRC). Conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le trente-deuxième rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels par le Conseil national de recherches Canada (CNRC) décrit comment le CNRC s’est acquitté de ses responsabilités en vertu de la Loi au cours de l’exercice 2015-2016. Le rapport annuel est également déposé au Parlement conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Mandat du Conseil national de recherches Canada Le Conseil national de recherches Canada (CNRC) est un organisme fédéral créé en 1916. Conformément à la Loi sur le CNRC, le Conseil assume la responsabilité D’entreprendre, d’aider ou de promouvoir des recherches scientifiques et

industrielles dans différents domaines d’importance pour le Canada; De mettre sur pied une bibliothèque scientifique nationale et d’en assurer le

fonctionnement; De publier, de vendre ou de diffuser par tout moyen l’information scientifique et

technique que le Conseil juge, à sa discrétion, nécessaire de distribuer; De procéder à des études sur les unités et techniques de mesure; De travailler à la normalisation et à l’homologation des appareils et instruments

scientifiques et techniques à l’usage de l’industrie canadienne; D’assurer le fonctionnement et l’administration des observatoires astronomiques

mis sur pied ou exploités par le gouvernement canadien; D’administrer les activités de recherche et de développement du CNRC, y compris

le versement de contributions à l’appui d’un certain nombre d’activités internationales;

De fournir des services technologiques et scientifiques cruciaux pour les milieux de la recherche et pour l’industrie.

II. DÉLÉGATION DE POUVOIRS

Le Président du CNRC a délégué les responsabilités en matière d’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels à la Directrice générale, Gestion du Savoir et à la Directrice, Direction des services de gestion de l’information. Une partie du pouvoir est déléguée à la Coordonnatrice de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP). Le décret de délégation de pouvoirs détaillé dûment signé peut être trouvé à l’annexe A.

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Au cours de la période visée, le groupe de l’AIPRP du CNRC faisait partie de la Direction de la gestion du savoir (GS-CNRC). En 2015-2016, le bureau de l’AIPRP du CNRC était composé d’une coordonnatrice à temps plein et d’une agente à temps plein. Le bureau de l’AIPRP du CNRC travaille étroitement avec le groupe de gestion des documents, l’agent de liaison en matière d’AIPRP du Programme d’aide à la recherche industrielle, les conseillers exécutifs, la direction des communications et les membres de la haute direction dans l’ensemble de l’organisation. Le Conseil national de recherches Canada a mis en place des procédures pour encadrer le traitement de toutes les demandes formelles sur les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le bureau de l’AIPRP assume la responsabilité de coordonner et de mettre en œuvre les politiques, les lignes directrices et les procédures afin de s’assurer que l’organisation respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le bureau de l’AIPRP offre également les services suivants à l’organisation : Il organise des activités de sensibilisation à la Loi sur la protection des

renseignements personnels au sein de l’organisation. Il traite et gère les demandes et les plaintes en matière de demandes de

renseignements personnels. Il administre le système de gestion électronique de l’AIPRP. Il traite des questions en matière d’accès à l’information mentionnées dans le cadre

de responsabilisation de gestion. Il traite les demandes de consultation reçues d’autres organismes fédéraux. Il conseille et guide les employés et les hauts dirigeants sur toutes les questions

liées aux renseignements personnels. Il rédige le rapport annuel au Parlement. Il coordonne les mises à jour des publications d’Info Source. Il examine tous les documents de l’organisation, et notamment les rapports de

vérification et d’évaluation, avant leur diffusion sur le site Web de l’organisation ainsi que les réponses aux questions parlementaires. Il examine également les rapports d’enquête sur les cas de harcèlement.

Il élabore des procédures internes. Il participe aux activités de la collectivité de l’AIPRP, et notamment aux réunions de

la collectivité de l’AIPRP organisées par le Secrétariat du Conseil du Trésor ainsi qu’aux travaux des différents groupes de travail créés au sein de cette collectivité.

Le bureau de l’AIPRP est chargé de la mise en œuvre des nouvelles directives du SCT.

III. INTERPRÉTATION DU RAPPORT STATISTIQUE

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L’annexe B donne une version sommaire du rapport statistique sur les demandes relatives à la protection des renseignements personnels reçues et traitées par le Conseil national de recherches du Canada du 1er avril 2015 au 31 mars 2016. Dans cette section, nous procédons à l’interprétation de ce rapport statistique. Au cours de l’exercice, le CNRC a reçu huit (8) nouvelles demandes relatives à la protection des renseignements personnels. Deux (2) demandes, qui n’étaient pas complétées ou qui ont été reçues à la fin de l’année financière, avaient été reportées de l’exercice précédent. Au cours de la période de référence, le CNRC a traité un total de dix (10) demandes relatives à la protection des renseignements personnels. Les statistiques, comme l’indique le graphique suivant, indiquent le nombre de demandes reçues et traitées au cours des trois dernières années. Ces chiffres ne tiennent cependant pas compte des demandes traitées de manière informelle ni des autres demandes de renseignements (demandes transférées du centre d’appel du CNRC, de d’autres directions, etc.) reçues au bureau de l’AIPRP.

Les tendances indiquent que le nombre de demandes de renseignements personnels a diminué depuis l’année financière précédente, en plus d’une diminution du nombre de pages qui devaient être examinées (voir le tableau suivant).

0

2

4

6

8

10

12

14

2013-2014 2014-2015 2015-2016

reçues

traitées

reportées

0

5000

10000

15000

20000

2013-2014 2014-2015 2015-2016

Pages examinées

Pages examinées

6

L’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels autorise les organismes fédéraux à proroger le délai de traitement d’une demande. Le CNRC a invoqué cette disposition pour une (1) demande traitée puisque le respect du délai initial de trente (30) jours aurait nui de manière déraisonnable au fonctionnement de l’organisation en raison de la vaste portée de la demande et du niveau d’effort requis par les unités opérationnelles du CNRC. En bref, huit (8) demandes ont été traitées à l’intérieur du délai original prévu de trente jours et deux (2) demandes ont été traitées entre 31 et 60 jours. La section des exceptions du rapport statistique sert à identifier le nombre de demandes pour lesquelles une exception a été invoquée. Le CNRC a invoqué des exceptions en vertu de l’article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’article 26 (renseignements concernant un autre individu) a été utilisé dans six (6) cas. Dans le cadre de ses rôles et responsabilités générales, le bureau de l’AIPRP du CNRC a évalué un total de cent (100) questions parlementaires reçues en 2015-2016, comparativement à cent soixante et une (161) en 2014-2015 et à soixante-seize (76) en 2013-2014.

Nous n’avons aucune demande de correction à des renseignements personnels à rapporter pour l’année 2015-2016. Le rapport statistique annuel pour l’exercice 2015-2016 se trouve à la fin du présent chapitre.1

1 Les tableaux statistiques ci-joints ne présentent pas toujours les données reflétant le nombre total de demandes. Ils

se concentrent souvent sur des sous-ensembles particuliers tels que les cas impliquant des exclusions et des exceptions; les cas mettant en cause les demandes fermées seulement; ceux relatifs aux demandes qui nécessitent des consultations et des prorogations; ceux qui tiennent compte des demandes qui ont été divulguées de façon entière ou partielle. D’autres différences entre les totaux sont attribuables aux sous-ensembles qui ne tiennent pas compte des cas où les demandes ont été fermées puisqu’aucun document relatif à celle-ci n’existait ou lorsqu’une demande a été abandonnée.

0

50

100

150

200

2013-2014 2014-2015 2015-2016

Questions parlementaires

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IV. FORMATION ET ÉDUCATION LIÉES À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le bureau de l’AIPRP s’est engagé à fournir une formation et un perfectionnement

continus aux employés du CNRC. Des outils et des directives pour l’AIPRP sont disponibles sur les pages web internes et

externes du CNRC. Les membres du bureau de l’AIPRP travaillent continuellement à sensibiliser et guider les employés, les tierces parties et les demandeurs à propos des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels en offrant un dialogue continu et des discussions bilatérales. Au cours de l’exercice, la coordonnatrice et l’agente ont répondu à de nombreuses demandes et questions de collègues (direction des ressources humaines, haute gestion, etc.), où avis et conseils ont été prodigués sur divers sujets reliés à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le bureau de l’AIPRP a fait la promotion de la Journée du droit à l’information du 28 septembre et de la Journée de la protection des données du 28 janvier au sein du CNRC en affichant sur la page web interne du CNRC. La coordonnatrice ainsi que l’agente en AIPRP au CNRC ont assisté à plusieurs réunions de la collectivité de l’AIPRP et séances de formation offertes par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

V. PROCÉDURES, LIGNES DIRECTRICES ET DIRECTIVES

Le bureau de l’AIPRP du CNRC a révisé six (6) politiques, lignes directrices et directives pendant la période visée :

Pratiques efficaces concernant l’AIPRP;

Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée;

Politique de gestion des renseignements personnels;

Guide d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée;

Protocole relatif à la protection des renseignements personnels utilisés à des fins non administratives;

Procédures relatives aux entraves présumées au droit d’accès aux documents du CNRC.

VI. PLAINTES EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS

PERSONNELS Au cours de l’exercice, le CNRC n’a reçu aucune plainte.

VII. CONTRÔLE DES DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

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Conformément aux politiques et directives du SCT, le bureau de l’AIPRP a établi des procédures internes relatives à l’AIPRP et des pratiques organisationnelles pour assurer le traitement efficace et rapide des demandes de renseignements personnels, tout en faisant les efforts nécessaires pour aider les demandeurs, et ce, sans tenir compte de leur identité. Le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels utilise un système de traitement des données qui lui permet de consigner les demandes reçues et complétées au CNRC. Ce système est développé pour suivre les délais imposés par les lois. Les employés du bureau de l’AIPRP se rencontrent de façon hebdomadaire pour discuter activités reliées aux demandes, pour établir des échéanciers et pour s’assurer que tous les employés du bureau de l’AIPRP soient informés de l’état des demandes. Des rencontres avec la directrice de la direction des services de gestion de l’information sont également planifiées sur une base hebdomadaire. Un rapport de demandes d’AIPRP actives (en conservant l’anonymat en ce qui a trait aux demandes de renseignements personnels) est partagé avec la Direction des communications du CNRC sur une base hebdomadaire et un rapport plus détaillé est fourni aux gestionnaires possédant la délégation d’autorité pour l’AIPRP.

VIII. ATTEINTES SUBSTANTIELLES À LA VIE PRIVÉE Au cours de l’exercice, il n’y a eu aucune atteinte substantielle à la vie privée.

IX. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE

Le CNRC n’a effectué aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au cours de la période du rapport.

X. COMMUNICATION D’INFORMATION EN VERTU DU PARAGRAPHE 8(2)(m) L'alinéa 8(2)m) permet la communication de renseignements personnels dans les cas où des raisons d'intérêt public justifient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l'individu concerné en tirerait un avantage certain. Il n'y a eu aucune communication de renseignements aux termes de l'alinéa 8(2)m) au cours de l'exercice 2015-2016.

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ANNEXE A : DÉCRET DE DÉLÉGATION

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ANNEXE B : RAPPORT STATISTIQUE

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