untitled67
Misija, vizija, Misija, vizija, ciljevi i poslovni ciljevi i poslovni procesi korisnika procesi korisnika proraunaprorauna
R a u n o v o d s tv
o Davor Kozina, dipl. oec. i Gordana Vojnovi, dipl. ing.
U prethodnim brojevima Ripup-a predstavljen je Plan uspostave i razvoja sustava financijskog upravljanja i kontrola (dalje u tekstu: sustav FMC) te je posebno obraena organizacijska uspostava kao i samoprocjena sustava FMC. U ovome lanku razmotrit emo daljnje aktivnosti u uspostavi sustava FMC, a to su sastavljanje izjave o misiji, viziji i kljunim poslovnim ciljevima te izrada knjige (mape) poslovnih procesa korisnika prorauna.
Proraunsko raunovodstvo
68 9 / 2007
R a u n o v o d s tv
o
1. Uvod Podsjeamo korisnike prorauna koji su obvezni uspostaviti
sustav FMC da sve odluke o imenovanju osoba zaduenih za uspostavu i razvoj sustava FMC (voditelj za FMC, koordinator za FMC) trebaju dostaviti Ministarstvu financija, Upravi za har- monizaciju unutarnje revizije i financijske kontrole, Gajeva 5, Zagreb, koja je nadlena za voenje registra osoba zaduenih za uspostavu i razvoj ovog sustava.
Pored organizacijske uspostave i samoprocjene, Plan uspostave i razvoja sustava FMC obuhvaa sljedee aktivnosti koje je potrebno provesti:
sastaviti izjavu o misiji, viziji i kljunim poslovnim ciljevima korisnika prorauna; popisati poslovne procese i utvrditi aktivnosti u njima; popisati poslovne procese, odnosno izraditi revizijske tra- gove; sastaviti knjigu (mapu) procesa; utvrditi rizike na razini poslovnih procesa, procijeniti rizike i ran- girati ih, te odluiti o odgovoru na rizike, odnosno uspostavi kontrola (upravljanje rizicima); sastaviti pregled uspostavljenih kontrola; analizirati postojee i potrebne kontrole; donijeti plan za otklanjanje slabosti unutarnjih kontrola i pratiti ostvarenje plana; te sastaviti godišnje izvješe o uspostavi sustava FMC i dostaviti ga Središnjoj harmonizacijskoj jedinici.
U ovome lanku razmotrit emo daljnje aktivnosti u uspostavi su- stava FMC, a to su sastavljanje izjave o misiji, viziji i kljunim poslov- nim ciljevima te izrada knjige (mape) poslovnih procesa korisnika prorauna.
Na razini korisnika prorauna potrebno je sastaviti izjavu o viziji i misiji, te utvrditi strateške ciljeve, dok se na razini niih ustrojstvenih jedinica (odjela odnosno odsjeka) trebaju utvrditi operativni ciljevi te poslovni procesi koji e pomoi ostvarenju ciljeva korisnika.
Izjave o viziji i misiji predstavljaju vaan element kojim se unapre- uje proces podjele organizacije na manje dijelove i omoguuje utvr- ivanje i odreivanje povezanih ciljeva procesa.
2. Izjava o viziji Izjava o viziji pokazuje dugoroan smjer poslovanja i opisuje što
korisnik eli ostvariti, odnosno kamo eli doi u razdoblju od 10 do 20 godina.
Izjava o viziji istovremeno treba biti ambiciozna i realna, odno- sno treba gledati na budunost, ali biti dostina. Ona takoer treba biti kratka i jasna, izazovna, ali i ostvariva. Izjava o viziji treba biti u pisanom obliku, a potrebno ju je razmotriti i odobriti prije nego se objavi.
U nastavku su dani primjeri izjave o viziji pojedinih korisnika. Vizija Dravnog ureda za reviziju je doprinijeti poveanju opeg i za-
jednikog dobra provjerom zakonitosti, uinkovitosti, ekonominosti i djelotvornosti gospodarenja javnom imovinom.1
Vizija gradske uprave Grada Rovinja2 je sljedea: Gradska uprava grada Rovinja usmjeriti e sve svoje resurse i
znanja u cilju ouvanja i njegovanja izvornih vrijednosti na nain da pravilno i struno planira sve svoje aktivnosti i zahvate u prostoru, da postane jedna od vodeih uprava po nainu upravljanja javnim dobrima, komunalnim gospodarstvom te da osigura svim svojim
1 www.revizija.hr 2 www.rovinj.hr
graanima najbolje mogue uvjete glede podrške u socijalnoj skrbi, te kulturnim i sportsko-rekreativnim sadrajima kojima se ukupno oplemenjuje ivot na podruju grada Rovinja.
Vizija knjinice i itaonice “Fran Galovi”3 je djelovati tako da Knji- nica bude prepoznata lokalno, nacionalno i meunarodno kao sredi- šte pismenosti i znanja za svoje korisnike.
3. Misija Misija je glavni razlog postojanja i djelovanja korisnika prorauna,
a sastoji se od podruja djelovanja, vrijednosti i ciljeva koji se ele ostvariti.
Ona odgovara na pitanja “tko smo”, “što radimo”, “zašto postoji- mo” i “kome sluimo”.
Izjava o misiji razrauje izjavu o viziji no ide korak dalje kroz defini- ranje svrhe samog korisnika. Ona za razliku od vizije nema vremen- ski okvir, pa postoji onoliko dugo koliko postoji i korisnik.
Misija jednog korisnika iz javnog sektora obino se temelji na pru- anju najboljih usluga javnosti uinkovitim, djelotvornim i ekonomi- nim upravljanjem javnim sredstvima.
Primjeri izjave o misiji: Misija Dravnog ureda za reviziju je provedba revizija, poveanje
uinkovitosti pravnih osoba odreenih Zakonom o dravnoj reviziji, poboljšanje informiranosti Hrvatskog sabora, Vlade i graana o nai- nu upravljanja sredstvima kojima upravljaju subjekti revidiranja.4
Misija gradske uprave Grada Rovinja5 je sljedea: „Gradska upra- va Grada Rovinja opunomoena je od strane svih svojih graana da kontinuirano putem svojih aktivnosti i usluga unapreuje kvalitetu ivota i rada u gradu Rovinju svim svojim graanima putem pru- anja izvrsne usluge, omoguavanjem participacije u odluivanju, odgovornim upravljanjem javnim dobrima, protokom informacija te nadasve ljubaznim, efikasnim i transparentnim radom administra- cije, kako bi Rovinj kao mjesto ivljenja bio poeljan i siguran grad u kojemu je ugodno ivjeti i raditi. Gradska uprava grada Rovinja nastojati e uvijek biti u slubi svih svojih graana.“
Misija knjinice i itaonice je sljedea: Knjinica i itaonica “Fran Galovi” kulturno je i informacijsko, multimedijalno središte Grada Koprivnice i Koprivniko-krievake upanije, koje graanima osigu- rava pristup znanju, informacijama i kulturnim sadrajima za potrebe obrazovanja, strunog i znanstvenog rada, cjeloivotnog uenja, in- formiranja, odluivanja i razonode.
4. Odreivanje strateških i operativnih ciljeva
Ono što je odreeno misijom konkretizira se u ciljevima kako bi se ostvario razlog i svrha postojanja korisnika.
Ciljevi predstavljaju eljene rezultate korisnika. Oni su proizvod procesa planiranja i neophodni su za koordiniranje aktivnosti u ko- risniku.
Postavljanje i odreivanje ciljeva jedan je od najvanijih zadata- ka, jer o kvalitetno odreenim ciljevima ovisi uspješnost ostvarenja svih drugih zadataka. Ako ciljevi nisu jasno utvreni, zaposlenici bi mogli raditi neuinkovito, nedjelotvorno i/ili u meusobno suprotnim smjerovima.
Ciljevi se mogu podijeliti na strateške i operativne ciljeve. Strateški ciljevi proizlaze iz misije i rukovodstvo ih esto razvija
tijekom procesa strateškog planiranja. Takvi su ciljevi dalekosene,
3 www.knjiznica-koprivnica.hr 4 www.revizija.hr 5 www.rovinj.hr
A05 Racun - Misija.indd 68A05 Racun - Misija.indd 68 5.9.2007 7:38:465.9.2007 7:38:46
699 / 2007
R a u n o v o d s tv
o Davor Kozina, dipl. oec. i Gordana Vojnovi, dipl. ing.
opsene izjave, kojima se definiraju eljeni rezultati korisnika u cje- lini.
Dobri strateški ciljevi mogu biti poetna toka za utvrivanje de- taljnijih operativnih ciljeva unutar niih ustrojstvenih jedinica (upra- va, odjela i odsjeka). Oni ujedno mogu posluiti kao standard za pro- cjenu ukupne uspješnosti poslovanja korisnika.
Primjerice, strateški cilj Ministarstva vanjskih poslova i europskih integracija je ulazak Republike Hrvatske u punopravno lanstvo Eu- ropske unije. Takoer, strateški cilj Ministarstva obrane je ulazak Republike Hrvatske u NATO savez.
Operativni ciljevi proizlaze iz strateških ciljeva i planova korisnika. Ti ciljevi su ueg opsega, specifiniji su i definiraju eljene rezultate svake nie ustrojstvene jedinice. Oni trebaju biti komplementarni, odnosno meusobno se dopunjavati.
Ciljevi na operativnoj razini moraju ukljuivati kriterije mjerljivosti, koristei naelo SMART6.
Prema navedenom naelu operativni ciljevi trebaju biti: specifini (specific) - odnosno trebaju precizno izraziti eljeno stanje; mjerljivi (measurable); ostvarivi (achievable); orijentirani na rezultat (results-focused) te vremenski odreeni (timely).
Tako postavljeni ciljevi stvaraju jasnou s obzirom na oekivanja, naine ostvarivanja tih oekivanja i naine mjerenja uspješnosti po- slovanja.
Uzimajui u obzir odreivanje ciljeva na tzv. SMART naelu, Sre- dišnja harmonizacijska jedinica koja je nadlena za organiziranje i provoenje izobrazbe osoba ukljuenih u sustav FMC, moe pri- mjerice, utvrditi sljedei cilj: provesti u 2008. izobrazbu 100 osoba zaduenih za uspostavu sustava FMC na lokalnoj razini. Na taj nain je mogue mjeriti ostvarenje postavljenog cilja, te kontrolirati napre- dovanje prema cilju.
Da bi jedan korisnik djelotvorno funkcionirao, on treba periodino procjenjivati svoje strateške i operativne ciljeve.
Bitno je naglasiti da rukovodstvo treba zaposlenicima staviti na raspolaganje pisane strateške i operativne ciljeve te izjave o viziji i misiji. Takoer se treba pobrinuti za to da zaposlenici razumiju ciljeve i kako njihov rad pomae u ostvarenju tih ciljeva.
U tom smislu, potrebno je spomenuti i standarde unutarnje kontro- le koje je donijela Europska komisija.
Europska komisija je usvojila 24 standarda unutarnje kontrole koji postavljaju norme za razliite poslove svoje organizacije. Navede- ni standardi predstavljaju minimalni zahtjev za uspostavu sustava unutarnje kontrole, a temelje se na pet komponenata unutarnje kon- trole (kontrolno okruenje, upravljanje rizicima, kontrolne aktivnosti, informacije i komunikacije i praenje i procjenu). U nastavku emo spomenuti dva standarda koji se odnose na misiju, te ope i speci- fine ciljeve.
Tako, je primjerice u standardu broj 2: Misija, uloga i zadae, pro- pisano sljedee:
Subjekt e osigurati da svi zaposlenici, pisanim putem budu upo- znati sa sljedeim:
Izjava o misiji, Njihova uloga u ustrojstvenoj jedinici (opis posla) i Njihova procjena zadataka (individualni cilj) i oekivani rezultati.
Rukovodstvo treba osigurati da zaposlenici za svaku aktivnost ra- zumiju specifine ciljeve i njihovu ulogu u provedbi aktivnosti.








Standard broj 7 se odnosi na utvrivanje opih i specifinih ciljeva. Svaki subjekt treba priopiti svojim zaposlenicima ope ciljeve i
oekivane rezultate koje je utvrdio. Svaki subjekt e prevesti ope ciljeve u specifine ciljeve i oekivane rezultate za svaku aktivnost te o tome raspraviti sa svojim zaposlenicima. Specifini ciljevi trebaju biti provjerljivi, dokazivi, ukljuujui znaajne i primjenjive kriterije mjerenja.
5. Poslovni procesi
5.1. Izrada knjige (mape) poslovnih procesa
Nakon što je korisnik utvrdio viziju i misiju te postavio strateške i operativne ciljeve, sljedea aktivnost u uspostavi sustava FMC je izrada knjige (mape) poslovnih procesa.
Uspostavom sustava FMC, izmeu ostaloga, propisat e se nain odvijanja poslovnih procesa, utvrditi tko je odgovoran za provoe- nje pojedinih aktivnosti u procesu i rokovi u kojima ih je potrebno provesti, kao i sastaviti pregled kontrola koje su uspostavljene u po- slovnim procesima. To e s jedne strane osigurati transparentnost poslovanja, odnosno odvijanja poslovnih procesa, a s druge strane e se utvrditi koje su kontrole uspostavljene, a koje kontrole treba uspostaviti kako bi se osiguralo ostvarivanje ciljeva i poboljšanje poslovanja.
U nastavku se detaljnije objašnjavaju aktivnosti koje prethode izra- di knjige (mape) procesa, a to su popis i opis poslovnih procesa.
5.2. Pojmovi i elementi poslovnih procesa
Postoji više definicija poslovnih procesa te se u nastavku navode neke od njih.
Tako je primjerice, proces odreen kao „skup meusobno poveza- nih radnji ili aktivnosti radi ostvarenja zajednikog cilja i podrazumi- jeva napredak prema cilju“7.
Takoer, proces je definiran kao „skup uzajamno povezanih ili me- usobno ovisnih radnji koje ulazne veliine pretvaraju u rezultate“ 8.
Da bi se jedan proces mogao odvijati potrebno je da postoje odre- eni ulazi, dok se s druge strane oekuju odreeni izlazi (rezultati). Za sve to potrebni su resursi ali i dobro uspostavljena pravila i kon- trole kako bi se postigli eljeni ciljevi jednog procesa. Sve navedeno predstavlja elemente koji ine jedan proces, te se oni objašnjavaju u nastavku.
Ulazi u proces mogu biti zahtjevi korisnika, podaci, ideje i sve što se u procesu mijenja kako bi se postigao rezultat procesa. Kod pro- cesa zapošljavanja ulaz je iskazana potreba za zapošljavanjem osobe odreenih sposobnosti i kvalifikacija, dok je kod procesa nabave ulaz zahtjev korisnika za nabavom roba, usluga i radova odgovarajuih karakteristika i kvalitete.
Izlazi iz procesa su rezultati koje je proces ostvario u odnosu na ulaze u proces. Primjerice, kod procesa nabave to je zaprimljena roba, usluga ili radovi traene kvalitete i karakteristika, dok je kod procesa zapošljavanja izlaz iz procesa zapošljavanje osobe potrebnih znanja, vještina i sposobnosti.
Aktivnosti su radnje koje je potrebno provesti kako bi se od ulaza ostvarili izlazi ili radnje koje je potrebno provesti da bi dobili eljeni rezultat ili izlaz procesa.
7 Definicija prema projektu CARDS 2004 „Jaanje strukture unutarnje financij- ske kontrole u javnom sektoru“
8 Definicija prema normi HRN EN ISO 9000:2000
A05 Racun - Misija.indd 69A05 Racun - Misija.indd 69 5.9.2007 7:38:465.9.2007 7:38:46
70 9 / 2007
R a u n o v o d s tv
o
Misija, vizija, ciljevi i poslovni procesi korisnika prorauna
Resursi su oprema, ljudi i financijska sredstva potrebni za izvoe- nje aktivnosti procesa.
Pravila i kontrole su specifini ulazi u proces. Oni slue usmjera- vanju procesa kako bi on ostvario svoj cilj, odnosno eljeni rezultat. Pravila mogu obuhvaati zakone, podzakonske akte, smjernice, upu- te koji odreuju na koji se nain treba postupati prilikom provoenja odreenih aktivnosti procesa. Kontrole su svi oni mehanizmi koji se uspostavljaju ovisno o rizicima, njihovoj procjeni i odluci o nainu na koji e se njima upravljati.
Poslovni procesi se mogu podijeliti na više naina, a jedna od po- djela moe biti na:
glavne procese - to su procesi zbog kojih korisnik postoji i esto se nazivaju horizontalni procesi. To je primjerice, u Dravnom uredu za reviziju obavljanje revizija, a u jednoj školi odgojno obrazovni proces; procese upravljanja - koji obuhvaaju provoenje upravljakih aktivnosti koje se posebice odnose na donošenje opih politika i planova, organizaciju i drugo; procese podrške - procesi koji pomau glavnim procesima u ostvarivanju njihovih ciljeva. Oni ne stvaraju izravnu vrijednost za korisnika, ali su nuni za njegovo funkcioniranje. Primjeri tih procesa su proces obrauna i isplate plaa, nabave, zapošlja- vanja.
Prema Ignjacu, N9., kako bismo uspostavili pravila odvijanja po- slovnih procesa potrebno ih je opisati, odnosno potrebno je propisati postupke ili procedure za njihovo provoenje.
Opisom odnosno dokumentiranjem poslovnih procesa opisat e se nain provoenja poslovnih procesa. Na taj e se nain standar- dizirati postupanje zaposlenika, odnosno omoguit e im se da to- no znaju svoja ovlaštenja i odgovornosti. Ako zaposlenici primjenjuju propisane postupke, obavljat e aktivnosti na isti nain i u priblino istom vremenu.
Dokumentacija obuhvaa tri razine: Dokumentacija 1. razine je knjiga procesa koja sadri sve glavne procese razraene po aktivnostima i nadlenostima; Dokumentacija 2. razine su postupci koji pokazuju nain pro- voenja aktivnosti, s kontrolnim tokama, odgovornostima i nadlenostima za izradu, kontrolu i primjenu; Dokumentacija 3. razine su radne upute, kontrolne liste, speci- fikacije, obrasci i drugo.
Kako bi se izradila knjiga (mapa) procesa potrebno je: popisati poslovne procese, opisati poslovne procese uz odreivanje elemenata procesa i postupaka putem kojega se odvijaju te opisati postupke/procedure koje odreuju nain provoenja poslovnih procesa.
Popis poslovnih procesa Popis poslovnih procesa je pregled poslovnih procesa koji se odvi-
jaju u korisnku prorauna. Najprije je potrebno sastaviti popis proce- sa na razini ustrojstvenih jedinica kao što su odjeli ili odsjeci.
Popis e se sastaviti na temelju uputa i smjernica voditelja za FMC koji e zaduiti voditelje ustrojstvenih jedinica za popis poslovnih pro- cesa koji se odvijaju u njihovim jedinicama. Na taj nain je mogue utvrditi poslovne procese u relativno kratkom vremenu i kvalitetno jer upravo voditelji pojedinih ustrojstvenih jedinica najbolje poznaju poslovanje, odnosno poslovne procese putem kojih ostvaruju svoje ciljeve.
9 Ignjac, N.: Mala enciklopedija kvalitete, II. dio, Informacije; Dokumentacija; Auditi, Oskar, Zagreb, 2002.
a)
b)
c)






Pri sastavljanju popisa poslovnih procesa treba poi od Uredbe o unutarnjem ustrojstvu te utvrditi poslovne procese za pojedini odjel, odnosno one poslovne procese zbog ijeg je provoenja pojedini odjel ustrojen. Na razini jednog odjela trebalo bi biti nekoliko poslov- nih procesa.
Tako primjerice, u ustrojstvenoj jedinici koja obavlja raunovod- stvene poslove mogu se utvrditi sljedei poslovni procesi: proces izrade prorauna ili financijskog plana, proces obrauna i isplate pla- a, proces blagajnikog poslovanja, proces knjienja (evidentiranja), proces plaanja, proces izrade propisanih financijskih i statistikih izvješa. Neki korisnici prorauna e u okviru ovog odjela imati i pro- ces ispostavljanja rauna. Dakle, i u okviru odjela za raunovodstve- ne poslove poslovni procesi e se razlikovati ovisno o specifino- stima pojedinog korisnika prorauna, nainu organizacije korisnika, nainu ostvarenja prihoda i drugim elementima.
Popisom treba obuhvatiti popis poslovnih procesa i aktivnosti u pojedinom procesu.
Aktivnosti su radnje koje je potrebno provesti kako bi se od ula- za dobili izlazi, odnosno eljeni rezultat procesa. Primjeri utvrivanja aktivnosti daje se na procesu obrauna i isplate plaa jer se radi o relativno jednostavnom procesu koji se primjenjuje u svim korisni- cima prorauna.
U procesu obrauna i isplate plaa mogu se utvrditi sljedee ak- tivnosti: prikupljanje podataka potrebnih za obraun plaa; izraun promjena u odnosu na prethodni mjesec (bolovanje, prekovremeni, godišnji odmor); zahtjev za odobrenje sredstava nadlenom mini- starstvu; unos podataka u sustav za obraun plaa; obraun plaa za tekui mjesec; zahtjev za isplatu plaa FINI; zahtjev za prijenos sredstava na raune zaposlenika; podjela isplatnih listi.
Sam proces e se razlikovati od jednog do drugog korisnika (i ak- tivnosti utvrene u njemu), te se od korisnika prorauna oekuje da dani primjer prilagodi svojem poslovanju.
Zbog nedovoljnog znanja o poslovnim procesima mogu se prili- kom utvrivanja procesa pojaviti odreeni problemi. Tako se, u ustrojstvenoj jedinici u kojoj se priprema desetak razliitih izvješa, izrada svakog pojedinog izvješa prikazuje kao zaseban proces. To je meutim, samo jedan proces koji se zove izvješivanje, a unutar tog procesa mogu se opisati postupci donošenja pojedinih izvješa.
Nakon sastavljanja popisa po odjelima ili drugim ustrojstvenim jedinicama utvrdit e se poslovni procesi na razini šire ustrojstvene jedinice (uprava ili upravni odjel), kako bi se utvrdili poslovni procesi koji su zajedniki za odjele u okviru iste uprave.
Postoje ministarstva, odnosno drugi korisnici prorauna kod kojih više odjela provode iste ili vrlo sline poslovne procese (kao što su odjeli koji provode inspekcijski nadzor). Kako je cilj mapiranja pro- cesa, jednoobraznost postupanja, odnosno provoenje poslovnih procesa na priblino isti nain, s istim brojem zaposlenika i u pri- blino istom vremenu, potrebno je utvrditi koji se poslovni procesi odvijaju u više odjela kako bi se nain njihova odvijanja propisao na jedinstveni nain.
U Upravi za harmonizaciju unutarnje revizije i financijske kontrole Ministarstva financija (koja se sastoji od dva odjela) utvreni su slje- dei procesi: donošenje akata iz podruja financijskog upravljanja i kontrola te unutarnje revizije; izrada metodologije i standarda rada financijskog upravljanja i kontrola te unutarnje revizije; organiziranje izobrazbe osoba odgovornih i ukljuenih u financijsko upravljanje i kontrole te unutarnju reviziju; izvješivanje Vlade Republike Hrvatske o sustavu unutarnjih financijskih kontrola u javnom sektoru.
Na koncu e se sastaviti popis poslovnih procesa na razini kori- snika prorauna (ministarstva, upanije, grada i drugo). Kod veih
A05 Racun - Misija.indd 70A05 Racun - Misija.indd 70 5.9.2007 7:38:465.9.2007 7:38:46
719 / 2007
R a u n o v o d s tv
o Davor Kozina, dipl. oec. i Gordana Vojnovi, dipl. ing.
korisnika prorauna treba utvrditi poslovne procese koji se provode u svim ili veini ustrojstvenih jedinica. U ministarstvu to moe biti donošenje prijedloga zakona i podzakonskih propisa, pisani odgovori na upite graana ili pravnih osoba i slino. Zbog toga je kao pomo voditelju za FMC korisno imenovati radnu skupinu za financijsko upravljanje i kontrole koja bi trebala usuglasiti stavove vezano uz poslovne procese koji se mogu utvrditi u korisniku prorauna.
5.3. Opis poslovnih procesa
Nakon utvrivanja poslovnih procesa, njih bi trebalo opisati i upi- sati u knjigu (mapu) poslovnih procesa.
Nain na koji e se opisati poslovni procesi, odnosno oblik i sadr- aj knjige/mape procesa odredit e svaki korisnik prorauna u skladu sa specifinostima organizacije i prilagoen svojim potrebama. Kao pomo korisnicima prorauna u opisu poslovnih procesa Uprava za harmonizaciju unutarnje revizije i financijske kontrole Ministarstva financija u suradnji s projektom CARDS 2004 izradila je prijedlog obrasca knjige/mape procesa koji je objavljen u Priruniku za finan- cijsko upravljanje i kontrole10.
U predloenom obrascu uz ostale elemente procesa naznaen je i vlasnik procesa. Svaki poslovni proces treba imati vlasnika odnosno osobu odgovornu za izvršenje procesa. Vlasnik procesa moe biti samo jedna osoba, koja odreuje kako se proces treba provoditi te ima dopuštenje za njegovo mijenjanje.
Treba istaknuti da svaki voditelj ustrojstvene jedinice treba odrediti redoslijed opisivanja poslovnih procesa koji se odvijaju u njegovom odjelu i to prema vanosti procesa. Tako e se s opisom poslovnih procesa poeti od onih koji su vaniji za ostvarenje ciljeva odjela, odnosno misije korisnika.
U obrascu broj 1 dan je primjer knjige/mape poslovnih procesa za proces zapošljavanja.
5.4. Opis postupka (izrada revizijskog traga)
Nakon opisa poslovnog procesa potrebno je opisati nain njihova odvijanja, odnosno provoenja. Procesi se opisuju u postupcima ili procedurama. Postupak ili procedura prikazuje redoslijed i nain provoenja aktivnosti procesa, odgovornost i rok za provoenje po- jedinih aktivnosti procesa, te dokumente koji nastaju provoenjem aktivnosti procesa. Opisom postupka (procedurom) osigurava se jedinstvenost odvijanja poslovnih procesa na tono odreen i odo- bren nain, planski i organizirani rad, priprema odgovarajueg os- posobljavanja zaposlenika, poboljšanje kvalitete usluga te stvaranje objektivnog dokaza o nainu provoenja procesa.
Openito, postoje tri razliite tehnike opisa poslovnih procesa, a to su:
opisne ili narativne bilješke, dijagrami tijeka ili hodogrami te kombinacija prethodno navedenih tehnika.
Opisne bilješke, ukoliko su dobro napisane, omoguavaju najja- snije razumijevanje procesa, a mogu se pisati pomou programa za obradu teksta i jednostavno aurirati. Nedostaci opisnih bilješki mogu biti dugotrajan postupak izrade, u sluaju promjena potrebno ih je temeljito preraditi, a takoer je teško znati jesu li potpune.
Dijagram tijeka ili hodogram je grafika metoda koja na pregle- dan nain prikazuje odvijanje aktivnosti procesa kronološkim redo- slijedom pomou unificiranih simbola.
Dijagram tijeka prikazuje slijed aktivnosti od poetka do završetka, a svaka aktivnost se prikazuje logikim slijedom. S obzirom da su
10 Prirunik je objavljen na web stranici www.mfin.hr/str/128



aktivnosti u organizaciji vrlo dinamine, odnosno da se esto mi- jenjaju, dijagram tijeka e trebati aurirati. Upravo zbog moguih promjena trebalo bi ga izraditi u elektronskom obliku. Dijagram tijeka moe se izraditi u Microsoft Word i Microsoft Excel programu te u programu Microsoft Visio. Koji nain e korisnik prorauna izabrati ovisi o njemu, odnosno o tome ime raspolae.
5.5. Oblik opisa postupka
Opis postupka bi trebao sadravati sljedee: dijagram tijeka (gra- fiki prikaz procesa, odnosno postupka), opis aktivnosti, funkciju osobe odgovorne za provoenje odreene aktivnosti u poslovnom procesu, rok u kojem ili do kada aktivnost treba provesti kao i dru- ge dokumente (obrasce, upute i drugo) koji se koriste u poslovnom procesu.
U opisu postupka navest e se i kontrole koje se provode odvi- janjem poslovnog procesa (ex ante odnosno prethodne kontrole), kao i osobe koje provode pojedinu kontrolnu aktivnost. Oblik opisa postupka moe se prikazati na sljedei nain:11
Dijagram tijeka Opis
aktivnosti Izvršenje Popratni
dokumentiOdgovornost Rok
Pri izradi dijagrama tijeka potrebno je paziti na mjesta donošenja odluke ili kontrole gdje se izlaz iz tog simbola oznaava moguno- stima DA – NE pri emu e sljedee aktivnosti ovisiti o toj odluci. Takoer je vano da svi simboli dijagrama tijeka moraju biti povezani strelicama.
Prikaz naješe primjenjivanih simbola koji se koriste u izradi dija- grama tijeka daju se u nastavku.
11 Prilagoeno prema Ignjac, N.: Mala enciklopedija kvalitete, II. dio, Informaci- je; Dokumentacija; Auditi, Oskar, Zagreb, 2002.
www.propisipropisi.hr Svakom PRETPLATNIKU
PRISTUP portalu – GRATISGRATIS!
72 9 / 2007
R a u n o v o d s tv
o
Simboli za izradu dijagrama tijeka
Aktivnost ili radnja – u simbol se upisuje kratki naziv aktivnosti.
Upit – simbol odluke, odnosno kontrole. Simbol se stavlja na mjesto u procesu (u toki procesa) na kojem se mora donijeti odluka. Izlaz iz simbola oznaava se mogunostima DA – NE.
Poetak ili završetak postupka – simbol se koristi za prikazivanje poetka i završetka procesa u dijagramu tijeka. Unutar simbola upisuje se rije «poetak» ili «završetak».
Smjer odvijanja postupka – simbol se koristi za oznaavanje smjera i redoslijeda aktivnosti postupka odnosno zzda koraka (faza) postupka tj. Zi odobriti ista osoba. a oznaavanje smjera kretanja od jednog simbola dijagrama prema drugom – gore, dolje i bono.
Dokument – simbol se koristi za oznaavanje do- kumenta koji nastaje tijekom odvijanja postupka.
Višestruki dokumenti – simbol se koristi za oznaavanje više dokumenata koji nastaju tijekom odvijanja postupka.
Runa operacija – simbol se koristi za oznaava- nje rune operacije.
Baza podataka – simbol se koristi za oznaavanje baze podataka u koju se elektroniki pohranjuju podaci koji nastaju tijekom odvijanja postupka.
Prekid ili nastavak postupka (ili dijela postup- ka) – simbol se koristi na kraju dijagrama tijeka da bi pokazao kako e izlaz iz jednog dijagrama tijeka posluiti kao ulaz u drugi dijagram.
5.6. Opis aktivnosti
Osim grafikog prikaza aktivnosti (dijagram tijeka aktivnosti) kod postupka se koristi detaljni tekstualni prikaz. U matrici odgovornosti treba utvrditi odgovornost za provoenje i rok u kojem je pojedinu aktivnost potrebno provesti.
Nadlenost za izvršenje je potrebno odrediti u svakoj aktivnosti, dok se rok odreuje za aktivnosti u kojima je rok znaajan ili je odre- en zakonom odnosno podzakonskim aktom.
Nain odvijanja poslovnih procesa moe se opisati, odnosno pro- pisati koristei obrazac broj 2 u kojem je opisan postupak prijama u dravnu slubu javnim natjeajem.
5.7. Knjiga poslovnih procesa
Kao rezultat popisa i opisa poslovnih procesa postupaka sastavit e se knjiga (mapa) procesa. Time e se dobiti cjelovit opis korisnika
i njegovog djelovanja, uoiti postoje li nedostaci s obzirom na defi- niciju procesa, te utvrditi meusobna povezanost izmeu procesa i prilike za moguim poboljšanjem poslovanja korisnika.
Knjiga procesa treba sadravati popis poslovnih procesa, uz utvr- ivanje procesnih aktivnosti, opis procesa u cjelini i po koracima, pregled zahtjeva zainteresiranih strana, pravila i kontrole te mehaniz- me potrebne za realizaciju procesa, kao i nadlenosti i odgovornosti za proces.
Stoga sadraj knjige procesa moe biti sljedei: Uvodni dio – u kojem e se navesti djelatnost korisnika, nje- gova misija i strateški ciljevi, te unutarnje ustrojstvo (organi- gram) Zajednike poslovne procese – popis i opis poslovnih procesa koji se odvijaju u svim ili veini ustrojstvenih jedinica korisni- ka (u ministarstvu je to donošenje prijedloga zakona i podza- konskih propisa; pisani odgovori na upite graana ili pravnih osoba). Popis i opis procesa po ustrojstvenim jedinicama (na razini uprava u ministarstvima ili upravnih odjela u upanijama i gra- dovima).
Korisnici prorauna trebaju sami odrediti nain na koji e opisati poslovne procese, odnosno oblik i sadraj knjige/mape procesa koji treba biti u skladu s posebnostima njihove organizacije i prilagoen njezinim potrebama.
Opisom poslovnih procesa i postupaka Korisnik e sastaviti re- vizijski trag. Zakonom o sustavu unutarnjih financijskih kontrola u javnom sektoru12 propisano je da revizijski trag prikazuje dokumen- tirani tijek financijskih i drugih transakcija od njihovog poetka do završetka, s ciljem omoguavanja rekonstrukcije svih pojedinanih aktivnosti i njihova odobrenja. Svrha revizijskog traga jest pomo ru- kovodstvu u procjeni adekvatnosti financijskog upravljanja i kontrole te moguih jazova, preklapanja ili dupliciranja izmeu ustrojstvenih jedinica korisnika prorauna i/ili drugih tijela.
6. Zakljuak Sastavljanje izjave o viziji i misiji ne bi trebalo predstavljati problem
za korisnike prorauna. Ono što moe predstavljati izazov za svakog korisnika je biti pripravan i strateški prilagoen slijediti svoju misiju i viziju.
Za razliku od vizije i misije, sastavljanje knjige (mape) procesa je zahtjevna zadaa ije e obavljanje trajati odreeno vrijeme. Bitno je naglasiti da taj posao ne moe napraviti netko izvan samog ko- risnika, odnosno onaj tko nije ukljuen u poslovni proces. Stoga za provoenje odreenih aktivnosti vezano uz izradu knjige procesa treba zaduiti rukovoditelje ustrojstvenih jedinica jer su oni najbo- lje upoznati s nainom odvijanja poslovnih procesa. Time e se, s jedne strane, skratiti vrijeme potrebno za sastavljanje popisa i opisa poslovnih procesa i postupaka, a s druge strane, poveati kvaliteta provoenja ovog sloenog zadatka.
Navedene aktivnosti bi trebale pomoi u poboljšanju upravljanja i ostvarenju ciljeva korisnika prorauna, smanjenju troškova i po- stizanju boljih rezultata koristei sredstva, odnosno resurse kojima raspolae na najprikladniji nain.
12 Nar. nov., br. 146/06



739 / 2007
R a u n o v o d s tv
o Davor Kozina, dipl. oec. i Gordana Vojnovi, dipl. ing.
Obrazac broj 1. Primjer knjige/mape poslovnih procesa za proces zapošljavanja korisnika „ABC“
KORISNIK PRORAUNA „AB” KNJIGA/MAPA PROCESA Šifra procesa: 6
Verzija 1.0.
NAZIV PROCESA
Proces zapošljavanja
CILJ PROCESA
GLAVNI RIZICI
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: potrebe za zapošljavanjem osoba odreenih kvalifikacija i sposobnosti. AKTIVNOSTI: iskazivanje potreba i izrada prijedloga plana prijama u dravnu slubu, pokretanje postupka zapošljavanja tijekom godine,
provoenje natjeaja, odabir kandidata, zapošljavanje odnosno izrada rješenja o prijamu u dravnu slubu i rješenja o rasporedu na radno mjesto te prijava na zdravstveno i mirovinsko osiguranje, praenje probnog rada.
IZLAZ: zaposlena osoba traenih kvalifikacija i sposobnosti.
VEZA S DRUGIM PROCESIMA/POSTUPCIMA
Djelatnici koji provode aktivnosti procesa. Prostor i oprema potrebna za provoenje aktivnosti procesa.
ŠIFRE I NAZIVI POSTUPAKA
6.1. Postupak planiranja (izrade prijedloga plana prijama u dravnu slubu) 6.2. Postupak prijama u dravnu slubu redovitim postupkom - vjebenici 6.3. Postupak prijama u dravnu slubu izvanrednim postupkom – javni natjeaj 6.4. Postupak prijama u dravnu slubu izvanrednim postupkom – interni oglas 6.5. Postupak prijama u dravnu slubu na odreeno vrijeme
www.propisipropisi.hr Svakom pretplatniku pristup portalu – GRATISGRATIS!
A05 Racun - Misija.indd 73A05 Racun - Misija.indd 73 5.9.2007 7:38:475.9.2007 7:38:47
74 9 / 2007
R a u n o v o d s tv
o
Obrazac 2. - Prikaz postupka prijama u dravnu slubu javnim natjeajem
KORISNIK PRORAUNA „ABC“ POSTUPAK Šifra postupka: 6.3.
Verzija 1.0
NAZIV POSTUPKA
SVRHA I CILJ POSTUPKA
Svrha i cilj postupka je opisati odvijanje postupka zapošljavanja izvanrednim postupkom putem javnog natjeaja za radna mjesta utvrena Pravilnikom o unutarnjem redu s ciljem pravovremenog i transparentnog zapošljavanja osoba odgovarajuih kvalifikacija i sposobnosti.
PODRUJE PRIMJENE
DRUGA DOKUMENTACIJA
Plan prijama usvojen od Središnjeg dravnog ureda za upravu Program testiranja Uputa u sluaju albe Uputa za prijavu na zdravstveno i mirovinsko osiguranje Uputa za dravni struni ispit
ODGOVORNOSTI I OVLAŠTENJA
Voditelj jedinice za slubenike odnose odgovoran je za izradu prijedloga plana prijama u dravnu slubu te nadziranje provoenja postupka u skladu s vaeim normativnim odreenjem. Komisija za provedbu natjeaja odgovorna je za provoenje postupka testiranja kandidata i izradu prijedloga kandidata za prijam. Nadleni voditelj odgovoran je za praenje probnog rada novozaposlenog dravnog slubenika.
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR
Zakon o dravnim slubenicima (Narodne novine, 92/05) Uredba o raspisivanju i provedbi javnog natjeaja i internog oglasa u dravnoj slubi (Narodne novine, 8/06 i 8/07) Pravilnik o unutarnjem redu
POJMOVI I SKRAENICE koje se koriste u dijagramu tijeka
JSO – jedinica za slubenike odnose VOJ – voditelji organizacijskih jedinica RJSO – Voditelj jedinice za slubenike odnose Zap – zaposlenik jedinice za slubenike odnose K – komisija za provoenje natjeaja NV – nadreeni voditelj organizacijske jedinice u kojoj se zapošljava slubenik
Ime i prezime Funkcija Datum Potpis
Izradio
Kontrolirao
Odobrio
759 / 2007
R a u n o v o d s tv
o Davor Kozina, dipl. oec. i Gordana Vojnovi, dipl. ing.
DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI IZVRŠENJE POPRATNI
DOKUMENTIODGOVORNOST ROK
NE
DA
DA
Na temelju usvojenog plana prijama u dravnu slubu tijekom godine upuuju se zahtjevi za pokretanje postupka zapošljavanja Jedinici za slubenike odnose. Zahtjev sadri podatke propisa- ne Obrascem za pokretanje postupka.
Kontrola opravdanosti potreba za zapošljavanjem, potpunosti zahtjeva, provjera je li prijam planiran u planu prijama u dravnu slubu te odluka o odabiru naina provoenja postupka. O navedenom se obavještava voditelj organizacijske jedinice koja je izdala zahtjev.
JSO uz suglasnost voditelja podruja podnositelja zahtjeva predlae Komisiju za provedbu natjeaja.
elnik korisnika prorauna na prijedlog voditelja JSO imenuje Komisiju za provedbu natjeaja.
Jedinica za slubenike odnose u suradnji s imenovanom Komisijom izrauje Prijedlog oglasa i Prijedlog programa testiranja.
Kontrola teksta oglasa, te odobrenje Programa testiranja.
Objava u Narodnim novinama, web stranica korisnika prorauna, web stranica Središnjeg dravnog ureda za upravu. Po potrebi u dnevnom tisku.
VOJ
RJSO
RJSO
elnik
Zap
RJSO
Zap
prijama
natjeaja
76 9 / 2007
R a u n o v o d s tv
o
DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI IZVRŠENJE POPRATNI
DOKUMENTIODGOVORNOST ROK
OBAVIJEST KANDIDATIMA
ZAPRIMANJE PRIJAVA
KRAJ NE
Jedinica za slubenike odnose zaprima prijave kandidata u roku osam dana od objave u Narodnim novinama.
Obrada prijava u smislu ispunjenja for- malnih uvjeta iz l. 48 i l. 49 Zakona, te provjera potpunosti dokumentacije. U sluaju nepotpune dokumentacije pisana obavijest o neispunjenju uvjeta natjeaja kandidatu.
JSO u suradnji s komisijom izrauje listu kandidata koji ispunjavaju uvjete natje- aja.
JSO poziva kandidate na testiranje (objava na web stranici i oglasnoj ploi korisnika prorauna ili pisani poziv kan- didatu) s naznakom naina provoenja testiranja te podruja iz kojeg e se izvr- šiti testiranje.
Provjera strunih znanja i sposobnosti, vještina i steenog iskustva u struci su- kladno Programu testiranja – 1. dio, te izrada rezultata testiranja.
Na temelju utvrenih rezultata sa testi- ranja komisija provodi izbor kandidata za razgovor (intervju). U sluaju kada je za- dovoljilo više od 20 kandidata najmanje deset se mora intervjuirati.
JSO u suradnji s imenovanom komisi- jom poziva odabrane kandidate na raz- govor.
Komisija provodi razgovor na temelju Programa testiranja – 2. dio (boduju se interesi, profesionalni ciljevi, motivacija za rad u dravnoj slubi).
Komisija izrauje rang listu na temelju ukupno ostvarenog broja bodova su- kladno Programu testiranja (1. i 2. dio).
Zap
Zap
Zap
Zap
K
K
Zap
K
K
8 dana prije testiranja
potrebnoj dokumen- taciji
Poziv ili kopija objave na web-u
Program testiranja – 1. dio
Tablica s rezultatima testiranja
Lista kandidata za razgovor
Rang lista kandidata
779 / 2007
R a u n o v o d s tv
o Davor Kozina, dipl. oec. i Gordana Vojnovi, dipl. ing.
DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI IZVRŠENJE POPRATNI
DOKUMENTIODGOVORNOST ROK
DA
NE
C
Psihološko testiranje se provodi ako je to propisano Pravilnikom o unutarnjem redu. Do pet kandidata s utvrene rang liste testira psiholog zaposlen u korisniku prorauna ili drugi psiholog s dopusni- com sukladno posebnom zakonu – Pro- gram testiranja (3. dio).
Primitak psihološke procjene.
Na temelju sva tri dijela Programa testi- ranja izrauje se lista svih testiranih kan- didata i prijedlog kandidata za prijam.
elnik donosi odluku o prijamu ili odlu- ku o obustavi postupka prijama koja se objavljuje u N.N., web stranici korisnika prorauna i Središnjeg dravnog ureda za upravu.
Nakon odabira, upuuje se poziv oda- branom kandidatu za dostavu dokaza o zdravstvenoj sposobnosti (rok 8 dana).
Primitak dokaza o zdravstvenoj sposob- nosti.
Izrada prijedloga Rješenja o prijamu u dravnu slubu.
Odobrenje elnika.
Rješenje o prijamu u dravnu slubi dostavlja se svim prijavljenim kandida- tima.
Psiholog
Zap
K
elnik
Zap
Zap
RJSO
elnik
Zap
Odluka o prijamu ili Odluka o obustavi postupka prijama
Poziv kandidatu
A05 Racun - Misija.indd 77A05 Racun - Misija.indd 77 5.9.2007 7:38:475.9.2007 7:38:47
78 9 / 2007
R a u n o v o d s tv
o
DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI IZVRŠENJE POPRATNI
DOKUMENTIODGOVORNOST ROK
DA
albe? Rok za albe 15 dana od primitka Rješenja o prijamu. U sluaju albi postupa se po Uputi za albe.
Izrada Rješenja o rasporedu na radno mjesto s datumom poetka rada oda- branog kandidata.
JSO provodi postupak prijave na miro- vinsko i zdravstveno osiguranje.
Neposredno nadreen slubenik šest mjeseci prati i ocjenjuje probni rad na radnom mjestu na koje je slubenik rasporeen.
Je li slubenik zadovoljio na probnom radu? Za slubenika koji nije zadovoljio na probnom radu donosi se rješenje o otkazu dravne slube (rok osam dana od dana isteka probnog roka).
Upuivanje dravnog slubenika na polaganje dravnog strunog ispita. Iznimka: l. 56. st. 2. i 3. Zakona o dr- avnim slubenicima (Narodne novine, 92/05).
RJSO
RJSO
Zap
NV
NV
Zap
roka
roka
Uputa za albe
Radna knjiica Prijava za osiguranu osobu u obveznom
zdravstvenom osiguranju.
Prijava o poetku mi- rovinskog osiguranja Uputa za prijavu na
zdravstveno i mirovin- sko osiguranje
Izvješe o praenju probnog rada
Rješenje o otkazu dravne slube
Uputa za dravni struni ispit
A05 Racun - Misija.indd 78A05 Racun - Misija.indd 78 5.9.2007 7:38:475.9.2007 7:38:47