REGULI PRIVIND CERTIFICAREA, SUPRAVEGHEREA … Reguli privind certificarea, supravegherea si... · 12. audit de certificare iniȚialĂ – etapa 1 10 13. audit de certificare iniȚialĂ

ALPHA CERT- Organism de certificare

Brașov, jud. Brașov Str. Iosif Şilimon, nr. 3

Tel: 0734.15.48.88 Fax: 0358.81.88.48

E-mail: [email protected] Web: www.alphacert.ro

REGULI PRIVIND CERTIFICAREA,

SUPRAVEGHEREA ȘI RECERTIFICAREA SISTEMELOR

DE MANAGEMENT

RQ.ALPHA.RC

Difuzare Tip copie

Număr exemplar Difuzat la Copie controlată

Copie necontrolată

Acest document este proprietatea Organismului de Certificare Alpha Cert și nu poate fi reprodus fără acordul scris al acestuia.

mailto:[email protected]

http://www.alphacert.ro

Cod: RQ.ALPHA.RC

Reguli privind certificarea, supravegherea și recertificarea sistemelor de management

Ediţia 1, Revizia 2 Data: 05.05.2017

PQS.ALPHA.CD-02, ed. 1, rev. 2 2 /25

ALPHA CERT- Organism de certificare Brașov, jud. Brașov

Str. Iosif Şilimon, nr. 3 Tel: 0734.15.48.88

Fax: 0358.81.88.48 E-mail: [email protected]

Web: www.alphacert.ro

Avizări interne

Prenume, nume, funcţie Semnătura Data

Elaborat: ECRQ

Verificat: EBCM

Aprobat: ICDG

Evidenţa modificărilor

Descrierea modificării Pagina

Paragraful modificat Data Ediţie/

revizie Elaborare iniţială - - 04.05.2012 1/0 Actualizare date contact antet

Întregul document

Întregul document 15.04.2014 1/1

Inserare cerinţe SR EN ISO 17021:2015

Întregul document

Întregul document 05.05.2017 1/2



Cod: RQ.ALPHA.RC








CAPITOLUL I- CONSIDERAȚII GENERALE ..............................................................................................4 1. SCOP 4 2. DOMENIU DE APLICARE 4 3. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ 4 4. DEFINIȚII ȘI PRESCURTĂRI 4

CAPITOLUL II- PROCESUL DE CERTIFICARE ÎN ANSAMBLU ................................................................. 5 5. ELEMENTE INTRODUCTIVE 5 6. CONDIȚII GENERALE PENTRU SOLICITANȚI 6

CAPITOLUL III- ACTIVITĂȚI PRE- CERTIFICARE ..................................................................................... 6 7. CONTACTARE ȘI FORMALITĂȚI CONTRACTUALE 6 8. DREPTURI ȘI OBLIGAȚII ALE SOLICITANTILOR 7 9. DREPTURI ȘI OBLIGAȚII ALE ALPHA CERT 9

CAPITOLUL IV- PLANIFICAREA AUDITULUI ........................................................................................ 10 10. DETERMINAREA OBIECTIVELOR, DOMENIULUI ȘI CRITERIILOR DE AUDIT 10 11. SELECTAREA ȘI DESEMNAREA ECHIPEI DE AUDIT 10

CAPITOLUL V - CERTIFICAREA ............................................................................................................ 10 12. AUDIT DE CERTIFICARE INIȚIALĂ – ETAPA 1 10 13. AUDIT DE CERTIFICARE INIȚIALĂ – ETAPA 2 12 14. Auditarea în locaţii multiple 13

CAPITOLUL VI- CONSTATĂRI DE AUDIT. ELIBERAREA CERTIFICATULUI ........................................... 14 15. CONSTATĂRI DE AUDIT 14 16. PUNCTE DE VEDERE 14 17. ELIBERAREA CERTIFICATULUI 15

CAPITOLUL VII- SUPRAVEGHEREA .......................................................................................................15 18. AUDITUL DE SUPRAVEGHERE PROGRAMAT 15 19. AUDITUL DE SUPRAVEGHERE DE LA DISTANȚĂ 17

CAPITOLUL VIII- RECERTIFICAREA .......................................................................................................17 20. AUDITURI DE RECERTIFICARE 17

CAPITOLUL IX- AUDITURI SPECIALE ................................................................................................... 18 21. EXTINDERE DE DOMENIU 18 22. AUDITURI NEPROGRAMATE 19

CAPITOLUL X- SUSPENDAREA, RETRAGEREA SAU RESTRÂNGEREA DOMENIULUI DE CERTIFICARE20 23. SUSPENDAREA 20 24. RESTRÂNGEREA DOMENIULUI 21 25. RETRAGEREA CERTIFICĂRII 21

CAPITOLUL XI TRANSFERUL CERTIFICATELOR ACREDITATE............................................................. 22 CAPITOLUL XII- DISPOZIȚII FINALE ..................................................................................................... 24

26. CONSIDERAȚII FINALE 24 26.1. Reguli de modificare ...................................................................................................... 24 26.2. Transparenţă .................................................................................................................. 25

27. ÎNREGISTRĂRI 25 28. ANEXE 25



Cod: RQ.ALPHA.RC








CAPITOLUL I- CONSIDERAȚII GENERALE

1. SCOP

Art. 1 Prezentul regulament are ca scop stabilirea condiţiilor de certificare, supraveghere şi recertificare a SM ale clienţilor AC, în conformitate cu standardele de referinţă și reglementările aplicabile, descriind inclusiv modalitatea prin care organizaţiile pot solicita, obţine, menţine şi utiliza certificarea Alpha Cert.

2. DOMENIU DE APLICARE

Art. 2 Indiferent de SM certificat, Alpha Cert şi organizatiile (clienţi potenţiali sau existenţi) vor aplica prezentul regulament în orice împrejurare care presupune referiri la respectiva certificare.

3. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ 3.1. SR EN ISO/ CEI 17021:2015 Evaluarea conformităţii. Cerinţe pentru organisme care

efectuează audit și certificare de sisteme de management. 3.2. SR EN ISO 9001: 2015 Sisteme de Management al Calităţii. Cerinţe. 3.3. SR EN ISO 14001:2015 Sisteme de management de mediu. Cerinţe cu Ghid de utilizare. 3.4. SR OHSAS 18001:2008 Sisteme de management al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale.

Cerinţe 3.5. IAF MD 11:2013 Application of ISO/IEC 17021 for Audits of Integrated Management

Systems (IMS). 3.6. IAF MD 5:2013 Duration of QMS and EMS Audits. 3.7. IAF MD 1:2007 IAF Mandatory Document for the Certification of Multiple Site Based on

Sampling. 3.8. SR EN ISO/ CEI 17000:2005 Evaluarea conformităţii. Vocabular și principii generale. 3.9. SR EN ISO 9000:2015 Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale și

vocabular. 3.10. SR EN ISO 14050: 2010 Management de mediu. Vocabular.

4. DEFINIȚII ȘI PRESCURTĂRI

4.1. Termeni și definiţii 4.1.1. Termenii utilizaţi în această procedură sunt definiţi în SR EN ISO 9000:2006, SR EN ISO

14050:2010, SR EN ISO/ CEI 17000:2005. 4.1.2. audit combinat: un audit al unui (unor) sistem (sisteme) de management al unei organizaţii

faţă de două sau mai multe seturi de criterii/ standarde de audit, care sunt efectuate simultan1

4.1.3. sistem de management integrat (SMI): Pentru scopul acestui document, un SMI rezultă în situaţia în care o organizaţie utilizează un singur SM pentru a gestiona aspecte multiple ale

1 auditul combinat acoperă standardele SM care fac referire la diferite riscuri organizaţionale (de ex. calitate, mediu, siguranţă, etc).



Cod: RQ.ALPHA.RC








activităţii organizaţiei de a îndeplini cerinţele mai multor standarde de SM2. 4.1.4. o organizaţie cu locaţii multiple: o organizaţie care are un sediu central (în cadrul căreia

anumite activităţi sunt planificate, controlate sau manageriate) şi mai multe locaţii (birouri, sedii, puncte de lucru, sucursale) în care se desfăşoară una sau mai multe activităţi cheie, integral sau parţial.

4.2. Prescurtări

AC=ALPHA CERT DG= Director General CM=Manager Certificare AS= Auditor Șef SM=Sistem de Management SMM= Sistem de Management de Mediu SSO= Sănătate și Securitate Ocupaţională MQ.ALPHA.MS= Manualul SM Nc= Neconformitate SMI= Sistem de Management Integrat

CAPITOLUL II- PROCESUL DE CERTIFICARE ÎN ANSAMBLU

5. ELEMENTE INTRODUCTIVE Art. 3 Pentru certificarea SM, este necesară parcurgerea de către solicitant şi AC a unor etape

simplificate după cum urmează: a. Activităţi pre-certificare

Solicitare- contactarea AC Analiza solicitării Elaborare program de audit, determinare durată audit, eșantionare locaţii multiple (după caz) Perfectarea formelor contractuale

b. Planificarea auditurilor Determinarea obiectivelor, domeniului și criteriilor de audit Selectarea și desemnarea echipei de audit

c. Certificarea iniţială Evaluarea prin audituri separate/ combinate ale SM/SMI ale solicitantului de către AC Luarea deciziei referitoare la certificare Acordarea certificatului AC în condiţiile îndeplinirii cerinţelor de certificare

d. Menţinerea certificării Supravegherea periodică a menţinerii implementării SM Recertificarea SM/SMI (opţional).

2 SM pot fi implementate separat sau pot avea diferite niveluri de integrare.



Cod: RQ.ALPHA.RC








Art. 4 Evaluarea SM al solicitantului se face conform unui Program al auditurilor, care implică:un audit iniţial în două etape, audituri de supraveghere în primul şi al doilea an după decizia de certificare şi un audit de recertificare în cel de-al treilea an, înainte de expirarea certificării. Primul ciclu de certificare de trei ani începe cu decizia de certificare. Ciclurile următoare încep cu decizia de recertificare.

6. CONDIȚII GENERALE PENTRU SOLICITANȚI

Art. 5 Accesul la certificare este deschis tuturor organizaţiilor, nefiind condiţionat de apartenenţa acestora la o anumită asociaţie sau grup.

Art. 6 Pentru a aplica pentru obţinerea certificării Alpha Cert, solicitanţii trebuie să demonstreze că au implementat și menţin un sistem de management, eficient și operaţional, în conformitate cu standardul de management de referinţă.

Art. 7 Solicitantul trebuie să: - realizeze anual cel puţin un audit intern și o analiză efectuată de management completă; - dispună de procese identificate, documentate, implementate, menţinute şi îmbunătăţite; - achite cu regularitate facturile emise de Alpha Cert

Art. 8 De asemenea, solicitanţii trebuie să accepte prezentele reguli, precum și regulile privind utilizarea certificatului și a mărcii de conformitate.

CAPITOLUL III- ACTIVITĂȚI PRE- CERTIFICARE

7. CONTACTARE ȘI FORMALITĂȚI CONTRACTUALE

7.1. Primirea chestionarului/ cererii de extindere a domeniului, de la Solicitant Art. 9 În vederea demararii procesului de certificare, orice solicitant care dorește primirea unei

oferte din partea AC pentru certificarea/ extinderea domeniului de certificare a SM pe care l-a implementat, este obligat să completeze și să transmită către AC, după caz: Chestionar de solicitare a certificării, cod PQ.ALPHA.AS-01/ Cererea pentru extinderea domeniului de certificare, cod PQ.ALPHA.AS-07.

Art. 10 Formulare sunt disponibile pe pagina web a AC sau pot fi transmise solicitantului, la cererea acestuia.

7.2. Analiza solicitării, întocmirea ofertei și semnarea contractului Art. 11 Managerul de Certificare efectuează analiza solicitării, iniţiază programul de audit,

determină durata auditurilor, eșantionează locaţii multiple (după caz). Art. 12 Pe baza analizei solicitării efectuată de Managerul de Certificare, CRM Manager elaborează,

după caz, Oferta de certificare, cod PQ.ALPHA.AS-03/ Oferta privind extinderea domeniului de certificare, cod PQ.ALPHA.AS-08 și o transmite solicitantului.

Art. 13 La primirea acceptului solicitantului privind Oferta de certificare formulată de AC, CRM Manager elaborează proiectul de Contract, care i se transmite solicitantului, pentru semnare.



Cod: RQ.ALPHA.RC








Art. 14 Semnarea Contractului privind certificarea şi supravegherea sistemelor de management management şi acordarea dreptului de utilizare a mărcii, cod PQ.ALPHA.AS-04 și a Stagiilor derulare, cod PQ.ALPHA.AS-05 de către cele două părţi reprezintă elementul de iniţiere a procesului de certificare a SM al clientului.

Art. 15 În cazul solicitărilor de extindere a domeniului de certificare, nu este necesar un nou contract, se întocmește doar Act adiţional la contractul în vigoare, cod PQ.ALPHA.AS-06, care este transmis solicitantului pentru semnare.

8. DREPTURI ȘI OBLIGAȚII ALE SOLICITANTILOR

Art. 16 Prin semnarea contractului, clientul își asumă: 1. Să respecte cerinţele din standardul aplicabil pentru SM la care face referire contractul, precum

şi regulile/ regulamentele AC privind certificarea SM şi privind dreptul de utilizare a certificatului și mărcii de certificare AC.

2. Să transmită documentaţia SM (manual, proceduri, instrucţiuni) pe suport informatic, la sediul AC, în vederea demarării procesului de certificare.

3. Să furnizeze AC informaţii exacte şi datele solicitate, privitoare la obiectul contractului, răspunzând de corectitudinea şi promptitudinea lor.

4. Să asigure condiţiile interne necesare îndeplinirii obiectului contractului, colaborând permanent, în mod deschis şi constructiv, cu AC, în desfăşurarea procesului de certificare.

5. Să permită AC accesul deplin, pe toată durata normală a timpului de muncă şi pe întreaga perioadă de derulare a contractului, la toate procesele, zonele de lucru, personal, înregistrări şi documente relevante, necesare pentru desfăşurarea auditurilor (ex: la înregistrările auditurilor anterioare, acţiunilor corective, reclamaţiilor, la toate procesele şi zonele, structurile organizatorice, în locurile unde se desfăşoară activităţile, inclusiv pe fluxurile de fabricaţie, la instalaţii, procese etc), în scopul examinării, indiferent că este vorba despre audit în vederea certificării iniţiale, supravegherii, recertificării sau se urmăreşte rezolvarea reclamaţiilor.

6. Să accepte prezenţa observatorilor (evaluatori de acreditare, auditori în formare etc), atunci cand se solicită, cu excepţia cazurilor în care există conflict de interese.

7. Să actualizeze permanent, în funcţie de diferitele motive care apar, documentele SM la care face referire contractul (modificări ale domeniului de activitate, modificări în structura organizatorică, modificări ale Regulilor de certificare ale SM, care impun modificarea documentelor respectivului SM la Beneficiari) şi să păstreze evidenţa modificărilor efectuate.

8. Să menţină conformitatea SM cu standardul de referinţă şi să informeze AC, în scris, în maximum 5 (cinci) zile de la momentul ivirii acestora, asupra oricăror modificări ale sistemului de management adoptat, (inclusiv documentaţia), care afectează/pot afecta capabilitatea sistemului de management de a continua să îndeplinească cerinţele standardului în baza căruia s-a acordat certificarea. Informările privind modificările intervenite în perioada de valabilitate a certificatului de conformitate se vor face cel puţin în cazul schimbărilor survenite asupra: statutului legal, comercial, organizaţional sau proprietatea; organizării şi managementului- personal cheie managerial, de decizie sau personal tehnic; adresei de contact şi locaţii; domeniului de aplicare a operaţiunilor din cadrul sistemului de management certificat şi modificărilor majore aduse sistemului de management şi proceselor, etc. Netransmiterea la timp



Cod: RQ.ALPHA.RC








şi în mod clar, complet şi coerent a tuturor modificărilor de tipul celor descrise anterior constituie caz de utilizare abuzivă a certificatului/mărcii de certificare, care se tratează conform prevederilor din contract şi prevederilor Regulamentului de utilizare certificat şi marca de certificare AC.

9. Să înregistreze şi să pună la dispoziţia prestatorului datele referitoare la reclamaţiile primite sau situaţiile identificate privind, după caz: SM certificat, calitatea produselor/serviciilor livrate/prestate, incidentele de mediu, accidentele de muncă/ incidentele privitoare la siguranţa ocupaţională, incidentele ce ţin de siguranţa alimentară, etc., inclusiv retragerea oricărui produs sau grupe de produse de pe piaţă, astfel încât organismul de certificare să fie informat cu privire la motivele obiective ce au cauzat aceste probleme.

10. Să respecte termenele impuse pentru desfăşurarea acţiunilor de certificare/ supraveghere/ recertificare, urmărind în acest scop datele-limită enunţate în prezentul contract şi documentele sale, şi să propună AC perioadele de desfăşurare a respectivelor acţiuni, în aşa fel încat procesul de recertificare să fie finalizat înainte de data expirării certificatului.

11. Să autorizeze toate auditurile de certificare şi supraveghere, programate sau neprogramate, cooperând cu echipa de audit şi asigurând membrilor acesteia măsurile de securitate necesare referitoare la condiţiile de muncă (atât instructajul specific de protecţie a muncii cât şi, acolo unde este cazul, echipament complet de protecţie individuală).

12. Să respecte prevederile obligaţiilor ce-i revin din regulile de certificare atunci când face referire la statutul certificării în mijloacele de comunicare (internet, adrese, scrisori, reclame, broșuri etc).

13. Să achite contravaloarea serviciilor realizate, conform prevederilor contractului. 14. Să nu facă referire la statutul de organizaţie certificată anterior obţinerii certificării, sub nicio

formă şi prin niciun mijloc, indiferent că este vorba despre acţiuni de marketing şi publicitate (broşuri, materiale publicitare, documente, pagini web), corespondenţă, contracte sau orice alt tip de comunicări scrise sau verbale.

15. Să nu utilizeze certificatul/marca de certificare cu valabilitate expirată, sau un certificat de conformitate falsificat/o marcă de certificare falsă, prin modificări de orice natură, săvârşite prin orice mijloace tehnice, orice reproducere, utilizare sau modificare parţială sau integrală pedepsindu-se conform legii.

16. Să nu sugereze că certificarea se aplică şi altor activităţi din afara domeniului de certificare şi să modifice orice material publicitar, în cazul restrângerii domeniului de certificare.

17. Atunci când este necesară suspendarea/ retragerea certificatului SM, se obligă să respecte interdicţia de a mai promova statutul de organizaţie certificată.

18. Atunci când este necesară retragerea certificatului SM, se obligă să transmită certificatul si anexele sale, în original, precum şi o declaraţie prin care se confirmă faptul că organizaţia nu va mai face referire la statutul de organizaţie certificată, în maximum 7 zile de la primirea înştiinţării de retragere a certificării.

19. Să nu utilizeze certificarea, prin măsurile întreprinse în scop publicitar sau prin orice alte mijloace, într-un mod care ar putea aduce prejudicii AC şi/sau sistemului de certificare şi care ar genera pierderea încrederii publice.



Cod: RQ.ALPHA.RC








20. Să conteste rezultatele auditurilor și deciziile AC referitoare la acordarea acordarea sau refuzul certificării, extinderea sau reducerea domeniului certificării, suspendarea sau ridicarea suspendării, retragerea sau reînnoirea certificării.

9. DREPTURI ȘI OBLIGAȚII ALE ALPHA CERT

Art. 17 Prin semnarea contractului, AC își asumă urmatoarele: 1) Să presteze activităţile necesare în vederea acordării/menţinerii certificării/recertificării, aşa cum

sunt ele stipulate în partea a II-a a contractului- STAGII DERULARE. 2) Să aplice corect regulile AC pentru certificarea SM. 3) Să aplice corect condiţiile stabilite de AC privind acordarea dreptului de utilizare a mărcii. 4) Să transmită beneficiarului activităţile planificate, ce urmează să se desfăşoare, cu cel puţin 2 zile

lucrătoare înainte, în vederea pregătirii şi stabilirii măsurilor organizatorice corespunzătoare. 5) Să pună la dispoziţia beneficiarului toate informaţiile necesare pentru certificarea şi

supravegherea SM la care face referire contractul. 6) Să informeze beneficiarul, atunci când este cazul, cu privire la modificările aparute în

desfăşurarea procesului de certificare şi supraveghere care pot să-i influenţeze activitatea. 7) La cererea beneficiarului, să transmită regulile privind certificarea şi supravegherea SM şi

reviziile acestora. 8) Să modifice, atunci când este cazul, regulile pentru certificarea SM la care face referire

contractul, pentru a le pune în concordanţă cu modificările survenite în standardul care reglementează funcţionarea AC ca organism de certificare.

9) Să asigure condiţiile interne necesare îndeplinirii obiectului contractului, colaborând permanent, în mod deschis şi constructiv, cu beneficiarul, în desfăşurarea procesului de certificare.

10) Să analizeze, atunci când este cazul, împreună cu reprezentantul beneficiarului, stadiul derulării contractului şi să stabilească măsuri comune pentru finalizarea acestuia.

11) Să nu se angajeze în vreun mod faţă de clienţii săi în legătură ori referitor la ofertele beneficiarului.

12) Să sisteze activităţile de evaluare, să suspende sau să retragă certificatul în condiţiile nerespectării clauzelor contractuale şi regulilor AC privind certificarea.

13) Să întreprindă măsuri de protecţie a mărcii AC împotriva utilizării abuzive. În circumstanţe de natură penală, AC îşi rezervă dreptul de suspendare/retragere a certificatului pană la clarificarea situaţiei respective.

14) Să modifice, atunci când este cazul, regulile pentru certificarea SM la care face referire contractul, pentru a le pune în concordanţă cu modificările survenite în standardul care reglementează funcţionarea AC ca organism de certificare/ în documentele sistemelor de acreditare aplicabile și/ sau survenite în procedurile proprii de lucru.

15) Să încaseze plata pentru serviciile furnizate în baza contractului și să condiţioneze furnizarea serviciilor de efectuarea plăţilor de către beneficiar.



Cod: RQ.ALPHA.RC








CAPITOLUL IV- PLANIFICAREA AUDITULUI

10. DETERMINAREA OBIECTIVELOR, DOMENIULUI ȘI CRITERIILOR DE AUDIT Art. 18 Obiectivele auditului se determină de AS. Domeniul şi criteriile de audit, inclusiv orice

modificări, se stabilesc de către AC după discuţii cu clientul. Art. 19 Domeniul auditului descrie amploarea şi limitele auditului, cum ar fi locaţiile fizice, unităţile

organizaţionale, activităţile şi procesele care vor fi auditate. Art. 20 Criteriile de audit utilizate ca o referinţă faţă de care se determină conformitatea includ:

cerinţele dintr-un document normativ definit referitor la SM; procesele definite şi documentaţia SM elaborată de client.

Art. 21 Pentru fiecare audit identificat în programul de audit, AS elaborează Planul de audit, cod PQ.ALPHA.CS-01, document în care înscrie obiectivele, domeniul și criteriile de audit.

11. SELECTAREA ȘI DESEMNAREA ECHIPEI DE AUDIT

Art. 22 După semnarea contractului si primirea documentelor SM/SMI ale solicitantului, ţinând cont de competenţele necesare, este desemnată echipa de audit.

Art. 23 Componenţa echipei de audit este adusă la cunoștinţa clientului prin Planul de audit, ce este înaintat acestuia de către CRM Manager, pe e _mail, fax sau personal, pe baza Adresa plan, cod PQ.ALPHA.CS-04, în care clientul consemnează acordul/ dezacordul sau cu privire la componenţa echipei de audit şi perioada programată şi o transmite la AC în termen de maximum trei zile lucrătoare de la data primirii.

Art. 24 În cazul în care clientul are obiecţiuni întemeiate cu privire la membrii echipei de audit, acestea pot fi transmise la AC în termen de maximum trei zile lucrătoare de la data informării de către AC, cu privire la echipa de audit.

CAPITOLUL V - CERTIFICAREA

Se derulează în doua etape, după cum urmează:

12. AUDIT DE CERTIFICARE INIȚIALĂ – ETAPA 1 Art. 25 Auditul de certificare iniţială - Etapa 1 are ca obiectiv verificarea informaţiilor cuprinse în

Chestionarul de solicitare a certificării SM, cod PQ.ALPHA.AS-01 completat de client și stabilirea nivelului de implementare a SM/SMI și a condiţiilor generale de pregătire pentru auditul de certificare iniţială - Etapa 2.

Art. 26 În cadrul auditului de certificare iniţială - Etapa 1 se desfășoară următoarele activităţi: analiza documentelor SM/SMI faţă de cerinţele din standardul (standardelor) de referinţă

aplicabil(e); evaluarea sediului, a condiţiilor specifice locaţiei și derularea discuţiilor cu personalul

organizaţiei, pentru a determina nivelul de pregătire pentru auditul de certificare iniţială - Etapa 2;



Cod: RQ.ALPHA.RC








analiza stadiului SM al clientului în raport cu cerinţele standardului/ standardelor aplicabil(e), privitor la identificarea performanţelor cheie, determinarea aspectelor, proceselor, obiectivelor și operaţiunilor semnificative ale SM (inclusiv identificarea aspectelor semnificative de mediu și/sau perioade cu nivel ridicat de risc/nivel scăzut de securitate privind SSO), precum și modul înţelegerii de către personalul organizaţiei a cerinţelor SM aplicabil(e);

colectarea informaţiilor referitoare la: domeniul SM, locaţiile organizaţiei, procesele și echipamentele utilizate, nivelurile controalelor stabilite (în special în cazul clienţilor cu locaţii multiple), cerinţe legale şi reglementate aplicabile (verificarea deţinerii şi valabilităţii autorizaţiilor necesare pentru activităţile relevante din domeniul de certificare solicitat de organizaţie, în cazul în care legislaţia prevede acest lucru);

colectarea informaţiilor referitoare la nivelul de integrare al sistemului (în cazul SMI): modalitatea de abordare a politicilor și obiectivelor, a mecanismelor de îmbunătăţire (acţiuni corective, monitorizări și îmbunătăţire continuă) și a planificării, cu o utilizare a abordărilor privind managementul riscului la nivelul întregii activităţi a organizaţiei;

analiza auditurilor interne și a analizei efectuate de management, dacă acestea sunt planificate și efectuate și dacă nivelul de implementare a SM demonstrează faptul că respectivul client este pregătit pentru Etapa 2 a auditului;

evaluarea comunicării cu părţile interesate, inclusiv sesizările sau reclamaţiile privind produsele/ serviciile furnizate de organizaţie și/ sau performanţa de mediu și SSO a organizaţiei;

evaluarea accidentelor și incidentelor privind SMM/SMSSO/SMI, dacă au avut loc; analiza alocării resurselor și stabilirea detaliilor pentru auditul de certificare iniţială - Etapa 2; stabilirea de comun acord, a unui punct de plecare pentru planificarea Etapei 2 a auditului de

certificare iniţială, pe baza înţelegerii SM și a activităţilor de la faţa locului, în contextul standardului SM sau a altui document normativ.

Art. 27 La sfârșitul auditului de certificare iniţială - Etapa 1 se întocmește Raport de audit Etapa 1, cod PQ.ALPHA.CS-02, ce conţine constatările auditului. Acesta este înaintat clientului, pe e _mail, fax sau personal de către CRM Manager, prin Adresă raport, cod PQ.ALPHA.CS-05 în care clientul consemnează punctul său de vedere cu privire la aspectele menţionate şi pe care o transmite la AC în termen de maximum trei zile lucrătoare de la data primirii.

Art. 28 La primirea Raportului de audit, clientul are obligaţia stabilirii corecţiilor necesare pentru rezolvarea constatărilor referitoare la documentaţia SM și a implementării măsurilor necesare pentru eliminarea problemelor semnalate ca potenţiale Nc.

Art. 29 Atunci când clientul anunţă că a soluţionat toate constatările rezultate din auditul de la Etapa 1, se poate trece la Etapa 2 a auditului, etapă în care se va verifica modul de rezolvare a constatărilor.

Art. 30 Perioada de efectuare a implementării măsurilor corective se stabilește împreună cu clientul și este de maximum 6 luni de la data efectuării auditului de certificare iniţială - Etapa 1. În cazul depășirii perioadei de șase luni, Etapa 1 va fi repetată.

Art. 31 Dacă apar schimbări semnificative care pot avea impact asupra SM, AS poate lua în considerare necesitatea repetării Etapei 1, în totalitate sau parţial.



Cod: RQ.ALPHA.RC








Art. 32 Rezultatele Etapei 1 pot conduce la amânarea sau anularea Etapei 2. Art. 33 Pe baza celor constatate în Etapa 1 a auditului de certificare iniţială, AS poate solicita

modificarea duratei de audit pentru Etapa 2. CM analizează solicitarea şi, în situaţia validării ei, iniţiază activităţile pentru modificarea acesteia, inclusiv revizuirea aranjamentelor.

13. AUDIT DE CERTIFICARE INIȚIALĂ – ETAPA 2

Art. 34 Scopul acestui audit îl constituie evaluarea implementării și a eficacităţii SM/ SMI al clientului. Art. 35 Etapa 2 are loc la sediul (locaţiile) clientului. Art. 36 Auditul - etapa 2 verifică modul în care organizaţia:

a implementat SM; își gestionează riscurile specifice și își ţine sub control procesele; a inclus cerinţele legale, reglementate și contractuale aplicabile; a instruit și a conștientizat personalul propriu; a îndeplinit politica, obiectivele cheie, ţintele de performanţă și programele de

management (consecvent cu așteptările standardului SM sau ale altor documente normative aplicabile);

a aplicat angajamentul privind îmbunătăţirea continuă; a obţinut dovezi de control operaţional al proceselor; a determinat eficacitatea auditului intern și a analizei efectuate de management- dacă

analiza de management și auditurile interne nu au fost finalizate la momentul efectuării auditului Etapa 1, trebuie să se asigure desfășurarea acestora înainte ca auditul Etapa 2 sa aibă loc;

dispune de un management care își asumă responsabilitatea pentru politicile sale; a analizat la intervale planificate SM, pentru a se asigura că acesta este corespunzător,

adecvat și eficace și a evaluat oportunităţile de îmbunătăţire și eventualele necesităţi de schimbare.

Art. 37 La evaluarea unui SMM/SSO/SMI, la dovezile necesare menţionate anterior se adaugă dovezi cu privire la modul în care organizaţia: și-a realizat politica, obiectivele și programele de management SMM/SSO; a respectat angajamentul pentru conformarea cu legislaţia și alte cerinţe (prevenirea

poluării și/ sau a pericolelor de rănire și îmbolnăvire și/ sau a riscurilor) și de îmbunătăţire continuă a managementului SSM/SSO;

a identificat riscurile de mediu asociate proceselor, pentru a le determina pe acelea care pot avea impact asupra mediului, în vederea ţinerii lor sub control;

a identificat și a evaluat riscurile SSO, pentru a le determina pe acelea care nu sunt acceptabile și a evalua dacă sunt ţinute sub control;

a stabilit și implementat programele de management SMM/SSO/SMI; a instruit și a conștientizat personalul propriu și pe cel care lucrează în numele său; aplică controlul operaţional și evaluează eficacitate acestuia;



Cod: RQ.ALPHA.RC








are planuri și pregătire pentru a răspunde eficient în situaţii de urgenţă3. Art. 38 La sfârșitul auditului de certificare iniţială - Etapa 2 se întocmește Raport de audit Etapa 2,

cod PQ.ALPHA.CS-03, ce conţine constatările auditului. Acesta este înaintat clientului, pe e _mail, fax sau personal de către CRM Manager, prin Adresă raport, cod PQ.ALPHA.CS-05, în care clientul consemnează punctul său de vedere cu privire la aspectele menţionate şi pe care o transmite la AC în termen de maximum trei zile lucratoare de la data primirii.

Art. 39 Perioada de implementare a măsurilor corective se stabilește împreună cu clientul și este de maximum 30 zile de la data efectuării auditului de certificare iniţiala - Etapa 2.

Art. 40 AC este proprietarul Raportului de audit, iar difuzarea acestuia (parţială sau totală) către terţi, este permisă doar cu aprobarea AC.

14. Auditarea în locaţii multiple

Art. 41 Organizaţiile cu locaţii multiple care pot fi auditate ţinând cont de tehnica de eșantionare trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:

există un sediu central și mai multe filiale/ sucursale conectate prin acorduri scrise; toate locaţiile desfășoară activităţi similare; toate locaţiile activează sub un singur sistem de management, controlat și administrat

central, sistem care să răspundă standardelor de referinţă adoptate; organizaţia demonstrează că strânge și analizează date de la toate locaţiile, inclusiv sediul

central și are autoritatea și posibilitatea de a iniţia modificări organizatorice dacă este cazul cu privire la cel puţin: documentaţia de sistem și modificările sistemului; analiza managementului; reclamaţii; evaluarea acţiunilor corective; planificarea auditului intern și evaluarea rezultatelor; diferite cerinţe legale;

există implementat un sistem de centralizat de colectare și analiză a datelor; aspecte suplimentare în cazul SMM: există aspecte de mediu comparabile (calitativ şi cantitativ) în respectivele locaţii

(materiale care intră, deşeuri, apă uzată, emisii); echipamentul tehnic destinat tehnologiei mediului este similar;

aspecte suplimentare în cazul SMSSO: există condiţii comparabile referitoare la sănătatea şi securitatea la locul de muncă; în cazul eşantionării care include mai multe ţări, este posibil sa fie aplicabile cerinţe

specifice diferite în domeniul muncii. Pentru integrarea acestor locaţii în procedura de eşantionare, este necesar să se demonstreze că există condiţii comparabile în toate locaţiile privitor la pericole şi riscuri potenţiale;

în cazul companiilor cu structuri pe mai multe niveluri (cum ar fi sediu central- filiale regionale– locaţii/ ramuri/ sedii), fiecare din aceste niveluri ierarhice formează un grup diferit.

Art. 42 În Etapa 1 a auditului, evaluarea SM se efectuează la sediul central sau/ și la o locaţie cu un număr mare de angajaţi.

3 în cazul SMI, scopul auditului va fi evaluarea eficacităţii SMI, luând în considerare cerinţele comune, dar și particularităţile standardelor de referinţă.



Cod: RQ.ALPHA.RC








CAPITOLUL VI- CONSTATĂRI DE AUDIT. ELIBERAREA CERTIFICATULUI

15. CONSTATĂRI DE AUDIT Art. 43 După gravitatea constatării, clasificarea constatărilor auditului conform politicii AC este

următoarea: Neconformitate majoră- neîndeplinirea uneia sau mai multor cerinţe ale standardului

sistemului de management, ce pun la îndoială eficacitatea sau îmbunătăţirea sistemului de management; inexistenţa dovezilor de implementare sau menţinere a uneia sau mai multor cerinţe ale standardului, sau o situaţie care, pe baza unor dovezi obiective, ridică îndoieli semnificative asupra capacităţii sistemului de a realiza politica şi obiectivele organizaţiei sau calitatea declarată a produselor/ serviciilor furnizate. În cazul existenţei unei neconformităţi majore nerezolvate, certificarea nu poate fi acordată, menţinută sau reînnoită.

Neconformitate minoră- neîndeplinirea unei cerinţe a standardului care nu afectează, în prezent, capacitatea sistemului de management de a realiza rezultatele intenţionate dar care, dacă nu este corectată, va afecta documentarea, organizarea, aplicarea, menţinerea, eficacitatea şi îmbunătăţirea sistemului de management. În cazul existenţei unei neconformităţi minore, certificarea poate fi acordată, menţinută sau reînnoită dacă au fost acceptate de Auditorul Șef, corecţiile si acţiunile corective propuse de către auditat. Mai multe neconformităţi minore nerezolvate pot fi considerate în mod global neconformitate majoră (dacă sunt identificate trei neconformităţi minore pentru aceeași clauză, ele se consideră în mod global neconformitate majoră).

Observaţie- neclaritate privind metoda aleasă pentru implementarea unei cerinţe a sistemului de management. Dovezile de audit arată că organizaţia îndeplineşte, pentru moment, cerinţele standardului, însă riscă să se abată de la aceste cerinţe din cauza soluţiei alese. Pentru observaţii, nu există obligativitatea stabilirii de acţiuni corective şi nu se întocmeşte raport de neconformitate, acţiunile întreprinse în soluţionarea acestora consemnându-se în raportul de audit următor.

Oportunităţi de îmbunătăţire- recomandări referitoare la creşterea eficienţei implementării unei cerinţe a sistemului de management, în vederea îmbunătăţirii performanţelor acestuia.

16. PUNCTE DE VEDERE Art. 44 Se menţionează recomandarea echipei de audit, respectiv decizia organizaţiei auditate: a) Raport de audit etapă 1, cod PQ.ALPHA.CS-02

trecerea la auditul de certificare/ recertificare etapa 2, fără rezerve sau cu condiţia rezolvării constatărilor înainte de începerea auditului etapă 2

b) Raport de audi etapă 2, cod PQ.ALPHA.CS-03 (utilizat și la auditurile de supraveghere) În situaţia în care:

nu sunt constatate Nc sau observaţii, se propune acordarea/ menţinerea/ extinderea domeniului/ restrângerea domeniului certificării SM, fără rezerve, după cum a fost planificat;



Cod: RQ.ALPHA.RC








sunt Nc minore, se propune acordarea/ menţinerea/ extinderea domeniului/ restrângerea domeniului certificării SM, cu condiţia aplicării corecţiilor şi Ac propuse de auditat şi acceptate de AS, astfel: înainte de luarea deciziei (dacă au fost constatate mai mult de 10 Nc minore); până la auditul următor (dacă au fost constatate cel mult 10 Nc minore). Evaluarea eficacităţii corecţiilor și Ac se va face de către AS, la termenele stabilite prin raportul de audit, pe baza unei analize a documentaţiei furnizate de client (dovezi documentate pot fi confirmate înainte de luarea deciziei sau în timpul auditurilor de supraveghere viitoare, după caz);

sunt Nc majore, nu se propune acordarea/ menţinerea/ extinderea domeniului/ restrângerea domeniului certificării SM, ci se recomandă, după caz, audit suplimentar (complet suplimentar sau limitat suplimentar), suspendarea certificării sau retragerea certificatului.

17. ELIBERAREA CERTIFICATULUI

Art. 45 Certificatul de conformitate, cod PQ.ALPHA.RD-02 şi Anexa acestuia, formular cod PQ.ALPHA.RD-03 se eliberează doar după ce dosarul conţine toate documentele prevăzute în Opis.

Art. 46 Elemente precizate în acestea, precum și detaliile referitoare la dreptul de utilizare de către client, a mărcii de certificare AC, se regăsesc în Regulamentul de utilizare certificat şi marca de certificare ALPHA CERT, cod RQ.ALPHA.MC.

Art. 47 Transmiterea certificatului și anexei/ anexelor sale (în original) către client se realizează prin poștă, cu confirmare de primire, curier sau direct (caz în care secretarul întocmeşte PV predare-primire, cod PQ.ALPHA.RD-04).

Art. 48 Marca de certificare se eliberează la solicitarea clientului şi respectă aceeaşi regulă ca la eliberarea certificatului.

CAPITOLUL VII- SUPRAVEGHEREA

18. AUDITUL DE SUPRAVEGHERE PROGRAMAT

Art. 49 AC execută, pe perioada de valabilitate a certificatului, activităţi de supraveghere (sunt audituri la faţa locului, dar nu neapărat audituri complete de sistem), pentru a verifica dacă SM este îmbunătăţit sau menţinut cel puţin la nivelul standardului pentru care s-a acordat certificarea, auditurile urmărind zonele și funcţiile reprezentative și schimbările apărute în SM. Sunt evaluate:

auditurile interne și analiza efectuată de management; efiacacitatea acţiunilor întreprinse pentru rezolvarea Nc identificate în timpul auditului

anterior; tratarea reclamaţiilor; eficacitatea SM cu privire la realizarea obiectivelor clientului certificat și a rezultatelor

intenţionate ale SM respectiv(e);



Cod: RQ.ALPHA.RC








progresul activităţilor planificate pentru îmbunătăţirea continuă; continuitatea controlului operaţional; analiza oricăror modificări apărute (ex: statutul legal al clientului; modificări privind structura

organizatorică a clientului; modificări privind componenţa conducerii și/sau reprezentantul managementului; revizuirea documentelor SM);

extinderea/restrângerea domeniului de activitate (spatii/capacităţi noi de producţie, dacă este cazul)

utilizarea certificatului de conformitate și a mărcii de certificare AC și/sau oricăror alte referiri la certificare.

Art. 50 Activităţile de supraveghere pot include și: reclamaţii privind produsele/ serviciile furnizate; solicitări de informaţii, adresate de AC, privind aspecte ale certificării; analizarea declaraţiilor clientului privind activităţile acestuia (prezentări, materiale

promoţionale de orice fel, website); solicitări adresate clientului certificat, de a furniza documente și înregistrări (în format

electronic sau pe hârtie); alte mijloace de monitorizare a performanţelor clientului certificat.

Art. 51 Proiecţia în timp a auditurilor de supraveghere este menţionată în Programul de audit secţiune din Planul de audit, cod PQ.ALPHA.CS-01. Conform proiecţiei, auditurile de supraveghere se realizează cel puţin o dată pe an, astfel:

în primul an de valabilitate a certificatului, auditul se realizează la max. 11 luni de la decizia de certificare, dar fără să se depășească 12 luni de la ultima zi a auditului de certificare iniţială/recertificare – Etapa 2;

în cel de-al doilea an de valabilitate a certificatului, auditul se realizează la max. 22 luni de la decizia de certificare.

Art. 52 Perioada auditului de supraveghere este comunicată clientului de către CRM Manager prin Adresa informare, cod PQ.ALPHA.CS-08, în luna anterioară celei în care ar trebui derulat auditul.

Art. 53 La solicitarea clientului și din motive întemeiate (ex: reorganizări, suspendări ale activităţii, controale efectuate de diferite instituţii guvernamentale- ce solicită cca 90% din timpul și efectivul de resurse umane ale organizaţiei în efectuarea respectivelor activităţi), auditurile de supraveghere stabilite prin programul de audit pot fi amânate pentru o perioadă determinată, până la asigurarea condiţiilor necesare îndeplinirii obiectivelor acestora. Data limită pentru desfășurarea auditurilor de supraveghere amânate se comunică oficial clientului de către CRM Manager, iar depășirea acesteia poate conduce la suspendarea certificării acordate.

Art. 54 În situaţia în care la supraveghere sau la termenele stabilite prin raportul de audit s-a constatat că prin corecţiile și acţiunile corective propuse nu s-au rezolvat Nc identificate, AS poate propune suspendarea certificatului pe o perioadă determinată sau chiar anularea lui.

Art. 55 În situaţia în care la supraveghere nu s-au constatat Nc majore, decizia de menţinere a certificării se ia de către CM pe baza concluziei pozitive a AS, fără analize independente



Cod: RQ.ALPHA.RC








suplimentare. În acest sens, CM completează formularul Decizie, cod PQ.ALPHA.CS-13 și îl adaugă la DC.

Art. 56 După finalizarea cu rezultate favorabile a auditului, secretarul AC transmite clientului timbrul de avizare, care se aplică pe certificat și confirmă menţinerea certificării.

Art. 57 La cererea titularului, în intervalul de timp dintre emiterea deciziei de menţinere a valabilităţii certificatului și intrarea în posesia timbrelor de avizare, Secretarul AC eliberează o Adeverinţă, cod PQ.ALPHA.CS-12, ce confirmă finalizarea cu rezultate pozitive a auditului și, implicit, menţinerea statutului de organizaţie certificată. Adeverinţa este semnată de DG, apoi transmisă clientului.

Art. 58 Formularul Adeverinţă, cod PQ.ALPHA.CS-12 este utilizat, de asemenea, și pentru a oferi informaţii despre un anumit client, atunci când primește solicitări în acest sens, din partea unor entităţi publice. Adeverinţa este semnată de DG, apoi transmisă clientului de către Secretarul AC.

19. AUDITUL DE SUPRAVEGHERE DE LA DISTANȚĂ Art. 59 Activităţile de supraveghere de la distanţă au scopul de a monitoriza performanţele

clientului certificat și pot include: solicitări de informaţii privind aspecte ale certificării; analizarea declaraţiilor clientului certificat privind activităţile acestuia (materiale

promoţionale, website); solicitări de furnizare de documente și inregistrari privind aspecte relationate sistemului de

management certificat. Art. 60 În situaţia în care aspectele rezultate din activităţile de supraveghere de la distanţă ridică

suspiciuni privind respectarea de către clientul certificat a cerinţelor referenţialelor aplicabile, AC poate dezvolta activităţi de evaluare la faţa locului (audituri speciale) pentru clarificarea acestora.

CAPITOLUL VIII- RECERTIFICAREA

20. AUDITURI DE RECERTIFICARE Art. 61 Pentru a exista o continuitate a procesului de certificare, cu minimum 4 luni înainte de data

expirării certificatului în vigoare, prin Adresa informare recertificare, cod PQ.ALPHA.CS-11, CRM Manager reamintește clientului termenul de valabilitate și îi solicită exprimarea disponibilităţii privind iniţierea procesului de recertificare.

Art. 62 Auditul de recertificare este efectuat la solicitarea clientului, pentru a confirma continua conformitate și eficacitate a SM ca un întreg, și relevanţa și aplicabilitatea lui continuă pentru domeniul certificării. Iniţierea procesului de recertificare presupune semnarea unui nou contract de certificare și reluarea tuturor activităţilor.

Art. 63 În planificarea auditului de recertificare se ţine cont de performanţa SM din ultimul ciclu de certificare, facând o analiză a rapoartelor auditurilor de supraveghere anterioare şi de eventualele noi condiţii stabilite, în care se va desfășura auditul, precum:



Cod: RQ.ALPHA.RC








schimbări semnificative ale SM ori ale contextului în care funcţionează SM (ex: schimbări ale legislaţiei);

locaţii multiple sau certificări integrate- caz în care se asigură o planificare adecvată a auditului la faţa locului, care să furnizeze încredere în certificare.

Art. 64 În cazul apariţiei unor modificări semnificative ale SM4, ale clientului ori ale contextului în care funcţionează SM, auditul de recertificare poate include și Etapa 1.

Art. 65 Procesul de recertificare include auditarea în locaţiile clientului (audit la faţa locului), având în vedere:

eficacitatea SM în totalitatea sa, ţinând cont de modificările interne și externe și relevanţa și aplicabilitatea lui continuă la domeniul certificării;

dovezi de respectare a angajamentului de menţinere a eficacităţii şi îmbunătăţirii SM în scopul creșterii performanţei globale

eficacitatea SM privind îndeplinirea obiectivelor și ale rezultatelor intenţionate ale SM respectiv.

Art. 66 Derularea auditului urmează aceleași etape ca la certificarea iniţială. Art. 67 În cazul identificării de Nc sau lipsei dovezilor de conformitate, AC definește limitele de timp

pentru corecţii și acţiuni corective, care să fie implementate și verificate înainte de expirarea certificării.

Art. 68 În cazul în care nu se recomandă recertificarea, iar validitatea certificatului nu este extinsă, secretarul AC transmite o adresă clientului, prin care este informat asupra deciziei și i se explică și consecinţele acesteia.

CAPITOLUL IX- AUDITURI SPECIALE

21. EXTINDERE DE DOMENIU

Art. 69 Orice solicitant care dorește primirea unei oferte din partea AC pentru extinderea domeniului de certificare a SM pe care l-a implementat, este obligat să completeze și să transmită Cererea pentru extinderea domeniului de certificare, cod PQ.ALPHA.AS-07.

Art. 70 La solicitarea de extindere a domeniului unei certificări deja acordate, AC analizează dacă cerinţele pentru extindere sunt clar definite, documentate și suficiente pentru a determina activităţile necesare de audit ce se impun, luând în considerare:

domeniul de extindere solicitat; locaţiile unde se desfășoară; timpul necesar pentru finalizare; orice alte elemente care influenţează activităţile de extindere.

Art. 71 Detalii privind procesul analizei solicitării de extindere se regăsesc în procedura Analiza solicitării, cod PQ.ALPHA.AS.

Art. 72 Auditurile privind extinderea domeniului de certificare nu sunt în mod necesar audituri complete de sistem şi pot fi planificate simultan cu un audit de supraveghere.

4 Asemenea modificări pot apărea oricând în perioada ciclului de certificare și este nevoie sau nu ca AC să efectueze un audit special, care poate fi sau nu audit etapa 2.



Cod: RQ.ALPHA.RC








Art. 73 Auditurile pentru extinderea SM pentru un alt referenţial pot fi planificate împreună cu extinderea domeniului de certificare sau cu un audit de supraveghere.

Art. 74 În cazul unui audit de extindere a domeniului de certificare și/sau audit de extindere pentru un alt SM, în care Etapa 2 se realizează într-un interval de max. 6 luni inclusiv de la luarea unei decizii de certificare și/ sau menţinere, atunci acesta se va desfășura ca audit de sine stătător, urmând ca la prima supraveghere programată să se efectueze un audit care să ia în considerare și noul domeniu de certificare și/ sau noul SM.

Art. 75 Dacă Etapa 2 a respectivului audit se realizează la peste 6 luni de la luarea unei decizii de certificare și/ sau menţinere, atunci se va putea stabili, de comun acord cu clientul, ca auditul de supraveghere următor programat să fie decalat, astfel încât acestea să se desfășoare simultan.

22. AUDITURI NEPROGRAMATE

Art. 76 Menţinerea valabilităţii certificării se realizează dacă se respectă condiţiile care au stat la baza certificării SM. În situaţia modificării condiţiilor iniţiale, AC efectuează audituri de supraveghere neprogramate. AC solicită deţinătorilor de certificat, ca orice modificare adusă SM, care poate influenţa conformitatea acestuia faţă de condiţiile referitoare la certificare, să fie notificată AC, în vederea analizării noilor condiţii.

Art. 77 Auditurile neprogramate pot fi audituri anunţate cu puţin timp înainte (2 zile lucrătoare) sau neanunţate.

Art. 78 Auditurile de supraveghere neprogramate au drept scop verificarea menţinerii SM faţă de motivaţia (cauza) care a determinat efectuarea auditului și se iniţiază:

ca răspuns la modificările apărute la deţinătorul de certificat (ex : modificarea standardului de referinţă, modificări în managementul organizaţiei etc);

când se constată utilizarea abuzivă a certificatului de conformitate și/ sau a mărcii de certificare AC;

pentru a investiga reclamaţiile; în cazul în care auditul de supraveghere programat nu se desfăşoară în intervalul de timp

corespunzător din cauza clientului- ca audituri de urmărire la clienţii suspendaţi. Art. 79 Exceptând prima situaţie (clientul certificat fiind obligat prin contract să notifice AC despre

modificările survenite), CRM Manager al AC transmite clientului certificat notificare privind desfăşurarea auditului neprogramat (anunţat cu puţin timp înainte) cu indicarea datei de desfăşurare, a condiţiilor în care această vizită neprogramată este efectuată şi a motivelor care au determinat acest audit special.

Art. 80 Auditurile de supraveghere neprogramate se execută la fel ca auditul de supraveghere programat, diferenţa constând în faptul că auditatul este anunţat cu puţin timp înainte de data efectuării auditului.

Art. 81 În funcţie de obiectivul lor, auditurile neprogramate pot fi audituri complete de sistem sau pot fi audituri focalizate pe anumite zone sau procese și se tratează după cum urmează:

dacă are ca obiectiv numai modificarea menţionată sau reclamaţia- poate fi un audit limitat suplimentar cu documente și dovezi;



Cod: RQ.ALPHA.RC








dacă reclamaţiile sau modificările pot avea un impact asupra întregului SM- poate fi un audit complet suplimentar;

în cazul organizaţiilor suspendate – poate fi tratat ca un audit iniţial (Etapa 1 și Etapa 2). Art. 82 Detaliile desfășurării auditurilor neprogramate sunt stabilite de către echipa de audit și

comunicate clientului prin intermediul Planului de audit (în cazul auditurilor anunţate). Art. 83 Ca rezultat al auditului neprogramat, AS elaborează Raportul de audit. Art. 84 Acesta este înaintat clientului, pe e _mail, fax sau personal, de către CRM Manager, prin

Adresă raport, cod PQ.ALPHA.CS-05, în care clientul consemnează punctul său de vedere cu privire la aspectele menţionate şi pe care o transmite la AC în termen de maximum trei zile lucratoare de la data primirii.

Art. 85 Dacă în urma auditului de supraveghere neprogramat se constată situaţii care se încadrează în clauzele referitoare la suspendarea/retragerea certificării sau restrângerea domeniului de certificare, organizaţiei certificate i se vor aplica măsurile dispuse în acest sens, de către AC.

Art. 86 În cazul în care se confirmă raţiunea care a declanșat auditul neprogramat, organizaţiei auditate îi revine obligaţia de a suporta costul auditului respectiv, inclusiv al auditului de urmărire a implementării acţiunilor corective.

Art. 87 Dacă organizaţia auditată nu este mulţumită de rezultatul auditului, poate face apel, conform procedurii Tratarea apelurilor și reclamaţiilor, cod PQ.ALPHA.TR.

CAPITOLUL X- SUSPENDAREA, RETRAGEREA SAU RESTRÂNGEREA

DOMENIULUI DE CERTIFICARE

23. SUSPENDAREA Art. 88 AC, în calitate de organism de terţă parte (independent de client și furnizor), care efectuează

certificarea/recertificarea SM al organizaţilor- client, și-a definit cerinţele care stau la baza acordării, menţinerii, recertificării, precum și condiţiile în care certificarea poate fi suspendată/ retrasă sau în care poate fi restrâns domeniul de certificare. Pentru informarea clienţilor referitor la activităţile privind suspendarea, retragerea sau restrângerea domeniului de certificare, AC a documentat și asigurat accesul tuturor părţilor interesate la următoarele documente:

Regulile AC privind certificarea, supravegherea și recertificarea sistemelor de management, cod RQ.ALPHA.RC

Politica privind suspendarea, retragerea sau restrângerea domeniului de certificare Procedura Tratarea apelurilor și reclamaţiilor, cod PQ.ALPHA.TR

Art. 89 AC suspendă certificarea acordată în următoarele situaţii: SM al clientului certificat are eșecuri repetate și serioase în ceea ce privește îndeplinirea

cerinţelor certificării, inclusiv a cerinţelor referitoare la eficacitatea SM; clientul certificat nu permite efectuarea auditurilor de supraveghere, programate sau

neprogramate, ale AC; nerespectarea obligaţiilor financiare;



Cod: RQ.ALPHA.RC








când titularul certificatului de conformitate a făcut uz incorect sau a utilizat abuziv certificatul şi/sau marca de certificare AC şi nu întreprinde în timp util măsurile corespunzătoare pentru a remedia problemele create;

când titularul certificatului de conformitate nu aplică în termenele stabilite, modificările operate de AC în regulile de certificare;

clientul certificat cere să fie suspendat în mod voluntar; clientul certificat nu informează AC asupra oricăror modificări ale SM adoptat, (inclusiv

documentaţia), care afectează/ pot afecta capabilitatea SM de a continua să îndeplinească cerinţele standardului în baza căruia s-a acordat certificarea.

Art. 90 Pe durata suspendării, certificarea SM este temporar invalidă. Art. 91 În cazurile menţionate anterior, DG al AC poate lua una din următoarele măsuri: înștiinţarea în scris a deţinătorului că i se suspendă certificarea pentru o perioadă de cel mult

6 (șase) luni, interval de timp în care trebuie să-și remedieze toate deficienţele semnalate; înștiinţarea în scris a deţinătorului că se retrage certificarea, dacă deficienţele semnalate

anterior nu au fost rezolvate în perioada de șase luni. Art. 92 AC are obligaţia de a verifica eliminarea deficienţelor la data la care solicitantul anunţă

rezolvarea acestora, dar nu mai târziu de 6 luni de la data suspendării. Art. 93 În urma suspendării sau retragerii certificării: organizaţia nu are voie să facă nicio referire la certificare în activitatea sa; deţinătorul poate face apel, conform procedurii Tratarea apelurilor și reclamaţiilor, cod

PQ.ALPHA.TR; AC face publică suspendarea/ retragerea certificării organizaţiei.

Art. 94 Suspendarea se ridică prin decizia DG în cazul în care, prin auditul de urmărire a implementării corecţiilor și acţiunilor corective, AS constată restabilirea conformităţii cu cerinţele. Secretarul AC anunţă în scris organizaţia certificată.

24. RESTRÂNGEREA DOMENIULUI Art. 95 În cazul în care, în urma auditurilor de supraveghere, AS constată eșecuri serioase și repetate

în îndeplinirea cerinţelor certificării pentru unele domenii, AC, prin decizia DG, poate restrânge domeniul pentru care a fost acordat certificatul clientului, excluzând părţile care nu îndeplinesc cerinţele certificării.

Art. 96 Restrângerea domeniului certificării se poate face și la solicitarea clientului certificat.

25. RETRAGEREA CERTIFICĂRII Art. 97 AC retrage certificarea acordată atunci când: organizaţia certificată își suspendă activitatea, se desfiinţează, este declanșată procedura de

faliment sau nu mai operează în domeniul pentru care i s-a acordat certificarea; nu au fost respectate prevederile contractuale; deţinătorul de certificat are certificarea suspendată și nu a rezolvat cauzele care au condus la

suspendare; la cererea deţinătorului de certificat;



Cod: RQ.ALPHA.RC








nu s-a respectat Regulamentul de utilizare certificat şi marca de certificare ALPHA CERT, cod RQ.ALPHA.MC.

Art. 98 În situaţiile prezentate mai sus, DG dispune: retragerea/ anularea certificării; anunţarea în scris a deţinătorului.

Art. 99 Organizaţia certificată se obligă să transmită certificatul si anexele sale, în original, precum şi o declaraţie prin care se confirmă faptul că organizaţia nu va mai face referire la statutul de organizaţie certificată, în maximum 7 zile de la primirea înştiinţării de retragere a certificării.

CAPITOLUL XI TRANSFERUL CERTIFICATELOR ACREDITATE

Art. 100 AC se preocupă de menţinerea unui grad ridicat de satisfacţie a clienţilor. Pentru a

îmbunătăţi percepţia publică și încrederea în certificare, este garantată continuitatea certificărilor eliberate, prin intermediul unui proces de transferare a acestora, stabilind protocolul de recunoaștere și transfer a certificărilor cu un alt OC.

Art. 101 Numai certificările emise de un OC acreditat de același organism de acreditare cu cel al AC sau semnatar al vreunui acord la care respectivul organism de acreditare aderă, sunt eligibile pentru transfer. Organizaţiile care deţin certificări care nu sunt acoperite de astfel de acreditări vor fi tratate ca noi clienţi.

Art. 102 Pentru demararea procesului de transfer, orice solicitant care dorește să își transfere certificarea primită de la un OC acreditat la AC, este obligat să completeze și să transmită către AC, Solicitare transfer certificare, cod PQ.ALPHA.TC-01.

Art. 103 Formularul este disponibil pe pagina web a AC sau poate fi transmis solicitantului, la cererea acestuia.

Art. 104 CM întocmește Analiza transfer, cod PQ.ALPHA.TC-02. Art. 105 În situaţia în care, în urma analizei, rezultă decizia de refuz, motivele care au determinat

refuzul sunt documentate și transmise către solicitant5. Art. 106 În cazul în care nu toate domeniile certificate au fost acoperite de acreditare, iar AC este

acreditat pe domeniile respective, solicitantul transferului este tratat ca un client nou. Art. 107 Dacă OC emitent a fost suspendat de organismul de acreditare sau i s-a retras acreditarea,

solicitantul este tratat ca un client nou. Art. 108 Sunt acceptate la transfer doar certificările care îndeplinesc cumulativ următoarele

condiţii: sunt certificări valide emise sub acreditare. În cazurile în care certificarea a fost acordată de

către un OC care şi-a încetat activitatea sau a cărui acreditare a expirat, a fost suspendată sau retrasă, AC poate considera la discreţia sa transferul unei astfel de certificări. În astfel de cazuri, înainte de a proceda la transfer, CM al AC solicită și trebuie să obţină acordul organismului de acreditare, a cărui marcă intenţionează să o aplice pe certificat;

5 Când refuză, AC nu acţionează în contradicţie cu principiile declarate și asumate



Cod: RQ.ALPHA.RC








certificarea nu trebuie să fie suspendată sau sub ameninţarea suspendării. În acest sens, CM solicită OC emitent o declaraţie pe propria răspundere, din care să rezulte că nu există vreo neconformitate deschisă sau vreun alt motiv pentru care certificarea să nu poată fi transferată. Dacă nu se poate verifica acest lucru la OC emitent, atunci se solicită de la client confirmarea că certificarea nu este suspendată sau nu este sub ameninţarea suspendării;

neconformităţile trebuie sa fie închise cu OC emitent înainte de efectuarea transferului. Daca acest lucru nu este posibil, neconformităţile vor fi închise cu AC înainte de efectuarea transferului.

Art. 109 Dacă se stabilește că AC ar putea prelua certificarea, pe baza analizei solicitării efectuată de CM, CRM Manager elaborează Oferta transfer certificare, cod PQ.ALPHA.TC-03 și o transmite solicitantului.

Art. 110 La primirea acceptului solicitantului privind Oferta transfer certificare formulată de AC (prin orice mijloc de comunicare- telefonic/ email/ fax/ poștă/ curier/ personal), CRM Manager elaborează proiectul de Contract transfer certificare şi acordarea dreptului de utilizare a mărcii, cod PQ.ALPHA.TC-04, pe care îl transmite CM pentru analiză. Ulterior, acesta îl prezintă DG pentru aprobare.

Art. 111 Procesul de transfer este efectuat prin analiza, la sediul AC, a documentaţiei și a informaţiilor furnizate în Solicitare transfer certificare.

Art. 112 Dacă la analiza transfer nu sunt identificate probleme nerezolvate sau potenţiale suplimentare, certificarea va fi emisă și se vor edita Certificatul de conformitate, cod PQ.ALPHA.RD-02 şi Anexa acestuia, formular cod PQ.ALPHA.RD-03, semnate de DG al AC.

Art. 113 Dacă CM stabilește că informaţiile și documentaţia nu sunt suficiente pentru a efectua transferul direct, înscrie acest lucru în formularul de Analiză transfer, recomandând o vizită în organizaţie înainte de aprobarea transferului.

Art. 114 Activităţile întreprinse în cadrul acestei vizite vor fi stabilite ca parte a revizuirii înainte de transfer și vor fi comunicate de către evaluatorul care efectuează vizita. Scopul este de a verifica dacă SM certificat continuă să fie menţinut. Se au în vedere implicaţiile oricăror modificări survenite ulterior certificării.

Art. 115 Echipa întocmește Planul vizitei, cod PQ.ALPHA.TC-05, care este înaintat clientului, pe e _mail, fax sau personal cu cel puţin 10 zile înainte de efectuarea vizitei.

Art. 116 Clientul consemnează acordul/ dezacordul său cu privire la componenţa echipei şi perioada programată şi transmite prima pagină a Planului la AC, în termen de maximum trei zile lucrătoare de la data primirii.

Art. 117 În cazul în care clientul are obiecţiuni întemeiate cu privire la membrii echipei, acestea pot fi transmise la AC în termen de maximum trei zile lucrătoare de la data informării de către AC, cu privire la echipa propusă.

Art. 118 Vizita debutează cu o ședinţă de deschidere. Art. 119 Echipa analizează apoi domeniul pentru care s-a solicitat transferul în raport cu domeniul

certificat anterior și examinează: SM, procesele, documentaţia și înregistrările existente, pentru a stabili dacă acestea

coincid domeniului de certificare solicitat pentru transfer; se analizează împreună cu clientul, orice necesitate de modificare a domeniului de audit care intervine pe măsură ce



Cod: RQ.ALPHA.RC








activităţile la faţa locului progresează; certificatul existent, pentru a analiza validitatea, standardul de referinţă aplicabil,

conformitatea activităţilor, produselor/ serviciilor și locaţiilor declarate, precum și statusul acreditării;

rapoartele de audit ale celei mai recente certificări/ recertificări și supravegheri ale OC emitent, pentru a verifica dacă toate neconformităţile au fost închise de OC emitent și a identifica acţiunile corective în desfășurare. Se va evalua relevanţa oricărei constatări restante și se va discuta despre calendarul acţiunilor corective;

modificările survenite în SM și eficienţa implementării acestora. Art. 120 În cazul sistemelor de mediu și al sănătăţii și securităţii ocupaţionale, echipa efectuează un

tur al locaţiei, pentru a verifica dacă toate riscurile asociate au fost identificate și tratate corespunzător.

Art. 121 Vizita se finalizează cu o ședinţă de închidere. Art. 122 După efectuarea vizitei, echipa întocmește Raportul vizitei, cod PQ.ALPHA.TC-06, ce

conţine constatările vizitei. Art. 123 În cazul în care echipa a recomandat transferul certificării, fără rezerve, se desfășoară

activităţile conform Art. 112 din prezentul document. Art. 124 În cazul în care echipa a recomandat transferul certificării, dar au fost identificate

neconformităţi/ observaţii, planul de acţiuni corective va face parte din revizuirea independentă a AC înainte de eliberarea certificatului. La următoarea vizită, evaluatorul va examina acţiunile întreprinse.

Art. 125 În cazul în care continuă să existe dubii asupra adecvării la o certificare curentă sau una deţinută anterior, AC are posibilitatea ca, în funcţie de amploarea dubiilor, fie să trateze solicitantul ca pe un client nou, fie sa realizeze un audit concentrat pe aria problemelor identificate. Decizia ca o acţiune cerută va depinde de natura şi amploarea oricăror probleme depistate şi va fi explicată organizaţiei. Justificările deciziei vor fi documentate şi înregistrările menţinute de către AC.

Art. 126 În situaţia în care, în urma vizitei, rezultă decizia de refuz, motivele care au determinat refuzul sunt documentate și transmise către solicitant6.

Art. 127 Programul supravegherilor următoare va avea la bază regimul precedentei certificări, chiar dacă AC a efectuat o vizită la faţa locului, ca urmare a rezultatelor analizei.

CAPITOLUL XII- DISPOZIȚII FINALE

26. CONSIDERAȚII FINALE

26.1. Reguli de modificare

Art. 128 Durata de valabilitate a prezentului Regulament este nelimitată. Art. 129 Orice variantă precedentă a Regulamentului, precum şi alte dispoziţii anexe ale acestuia se

anulează începând cu data intrării în vigoare a acestui regulament. 6 Când refuză, AC nu acţionează în contradicţie cu principiile declarate și asumate



Cod: RQ.ALPHA.RC








Art. 130 Prezentul regulament poate fi modificat în următoarele condiţii: la propunerea managementului AC- organismul de certificare își rezervă dreptul de a

modifica oricând prevederile prezentului Regulament, cu notificarea utilizatorilor- titulari de certificat, aceștia din urmă având obligaţia de a aplica modificările comunicate;

schimbări legislative- organismul de certificare respectă reglementările privind drepul de utilizare a mărcii și condiţiile de acordare a certificării. În măsura în care acestea vor suferi modificări, AC va notifica utilizatorii- titulari de certificat, iar aceștia din urmă vor avea obligaţia de a aplica modificările comunicate;

inserarea condiţiilor utilizării mărcii de acreditare- atât simbolurile acreditării, cât și specificaţiile de utilizare, pot suferi oricând modificări impuse de organismul de acreditare, care vor avea ca efect modificarea în consecinţă a prezentului Regulament.

Art. 131 Modificările se fac urmând aceeași procedură prin care a fost aprobat textul iniţial.

26.2. Transparenţă Art. 132 După aprobarea prin hotărâre a DG, prezentul Regulament se publică pe website-ul AC.

27. ÎNREGISTRĂRI

28. ANEXE



Documents

REGULI PRIVIND CERTIFICAREA, SUPRAVEGHEREA … Reguli privind certificarea, supravegherea si... · 12. audit de certificare iniȚialĂ – etapa 1 10 13. audit de certificare iniȚialĂ