Rekrytointipalveluiden ostamisen opas - HENRY ry oppaan tavoitteena on tukea ... jonka valinnassa HR voi tuoda merkittv lisarvoa ... Miten organisaationne aiemmat

  • Published on
    06-Feb-2018

  • View
    213

  • Download
    1

Embed Size (px)

Transcript

<ul><li><p>Rekrytointipalveluiden ostamisen opas</p><p>1ENNEN </p><p>PALVELUN OSTAMISTA</p><p>Sivu 3</p><p>2YLEIST </p><p>REKRYTOINTI- YRITYKSIST</p><p>Sivu 6</p><p>3PALVELUN </p><p>OSTAMINEN</p><p>Sivu 8</p><p>3.1KILPAILUTUS</p><p>Sivu 11</p><p>3.2HINNOITTELU</p><p>Sivu 14</p><p>3.3SOPIMUKSET</p><p>Sivu 16</p><p>4HENKIL- ARVIOINTI</p><p>Sivu 19</p><p>5SANASTO</p><p>Sivu 21</p></li><li><p>1 | Rekrytointipalveluiden ostamisen opas Esipuhe </p><p>HENRY ry - Henkilstjohdon ryhm</p><p>Esipuhe</p><p>Henkilstjohtamisen yksi trke osa on yhteisty kumppaniverkoston kanssa. Tykalujen ja kump-panien valinta on vaikeaa, jos tytyy vain luottaa myyjn puheisiin tykalujen ja toimittajien luotet-tavuudesta ja asianmukaisuudesta. Mit kaikkea ostavan organisaation tulisi osata kysy ja selvit-t, jotta olennaisia asioita ei j huomioimatta?</p><p>Rekrytointipalvelut ovat yleisimpi HR -ammattilaisen ostamia palveluita. Palvelutarjonta on run-sasta yhden konsultin yrityksist kymmeni, jopa satoja konsultteja tyllistviin. Palveluntarjoajien nkkulmasta kilpailu asiakkaista on kovaa, jossa myyntitaidot laitetaan koetukselle. Uusien palve-luntarjoajien on tehtv itsens tunnetuksi ja myyntilupaukset hipovat toisinaan pilvi.</p><p>Uuden tyntekijn rekrytointi on trke investointi organisaatiolle. Rekrytointipalveluiden tarjoaja on asiakkaansa kyntikortti tynhakijoiden suuntaan. Samalla konsultti voi tuoda merkittv lisarvoa sparraamalla asiakastaan rekrytointimarkkinoiden tilanteesta sek haettavan henkiln profiilista ko-kemuksensa avulla. Virherekrytointien kustannukset nousevat helposti suuriksi, ei pelkstn talou-dellisina menetyksin, vaan mys ajallisina menetyksin unohtamatta maine- ja mielikuvavaikutus-ta. Mikli organisaatio ptt kytt thn rekrytointipalveluiden tarjoajaa, on trke, ett pts palveluntarjoajasta on asiantuntevasti tehty.</p><p>Tmn oppaan tavoitteena on tukea rekrytointipalveluntarjoajan valintaa, nostaa esille valinnassa huomioitavia seikkoja ja auttaa vlttmn yleisimpi kompastuskivi. Palveluntarjoajan valinta-prosessin laajuuteen vaikuttaa moni asia, eik ole tarkoitus ja ajankytllisesti jrkev, ett tss oppaassa lpikytyj asioita tulisi ottaa kaikkiin valintaprosesseihin tydess laajuudessa kyttn. Suosittelemme poimimaan oppaasta tilanteen kannalta trkeimmt sisllt ja helmet ja hydynt-mn niit soveltuvin osin.</p><p>Opas on laadittu yhteistyprojektina Henry ry:n HR-kumppanien hankinnan jaoksen jsenten toi-mesta. Jaoksen jsenet edustavat pitkn linjan ammattilaisia sek palveluntarjoajan ett palvelui-den ostajan puolelta.</p><p>Toivomme oppaan olevan hydyksi kaikille rekrytointeja tekeville tahoille.</p><p>Helsingiss 3.8.2015</p><p>Kirsi Laine, Master Suomi Annukka Isotalus, If Vahinkovakuutusyhti Pauliina dahl, Sanoma News Paula Peltolin, Operaria Johanna Ramos, Mercuri Urval Kristian Kotilainen, Eilakaisla Timo Tuohimaa, Personnel</p></li><li><p>Rekrytointi osana henkilstjohtamisen kokonaisuutta Rekrytointipalveluiden ostamisen opas | 2 </p><p>HENRY ry - Henkilstjohdon ryhm</p><p>Rekrytointi osana henkilstjohtamisen kokonaisuutta</p><p>Henkilstjohtaminen on strategian toteuttamista, toiminnan edellyttmn osaamisen varmistamista ja rakenteiden, ilmapiirin ja jrjestelmien luomista. Organisaatiolla tulee olla kytettvissn vision ja strategian toteuttamiseen tarvittava osaaminen sek sitoutuneet ja motivoituneet tyntekijt.</p><p>Rekrytoinnin tarkoituksena on hankkia yrityksen tarvitsema henkilst joko organisaation ulkopuo-lelta tai organisaation sisisist resursseista. Henkilststrategiassa tarkastellaan liiketoimintastra-tegioiden edellyttm osaamista ja tyvoimaa suhteessa yrityksen nykyiseen tilanteeseen, ja sen pohjalta laaditaan rekrytointisuunnitelma.</p><p>Rekrytointisuunnitelma on osa henkilststrategiaa. Siin mritelln periaatteelliset toimintalinjat rekrytointiprosessin kytnnn toteutukselle, kuten mahdollisuudelle ulkopuolisen palveluntarjoajan kyttmiseen. Suunnitelma toimii linjaavana ohjeena, sill jokainen rekrytointi on ainutlaatuinen ja ratkaisut tehdn tilannekohtaisesti.</p><p>Kuva 1. Henkilstjohtamisen osatekijit</p><p>Visio, strategia, johtamisjrjes-</p><p>telm</p><p>Rakenteet ja jrjestelmt </p><p>Rekrytoin6 ja valinta </p><p>Tysuhteen elinkaari </p><p>Palkkaus ja palkitseminen </p><p>Johtaminen ja esimiesty </p><p>Kehi?minen ja tyhyvinvoin6 </p><p>Sisinen ja ulkoinen </p><p>tynantajakuva </p></li><li><p>3 | Toimenpiteet ja huomioitavat asiat ennen rekrytoinnin ulkoistamista </p><p>Toimenpiteet ja huomioitavat asiat ennen rekrytoinnin ulkoistamista</p><p>Ennen rekrytointiprosessin aloittamista on organisaation sisll hyv kyd keskustelua rekrytoin-titarpeesta ja mahdollisista toimenkuvien muutostarpeista. Huolellinen rekrytointiprosessin ja ajan-kytn suunnittelu jo mrittelyvaiheessa tuo hytyj prosessin edetess. Strategisen henkilst-suunnittelun nkkulmaa tarvitaan, kun esimies ja HR tarkastelevat yhdess, millaista osaamista yrityksess tarvitaan tulevaisuuden tavoitteisiin psemiseksi, millaista osaamista jo on ja mit puuttuu. HR:n tehtv on pohtia yhdess esimiehen kanssa, millainen tehtvkokonaisuus palvelee toimintaa parhaiten, esimerkiksi voidaanko organisaatiojrjestelyill muodostaa erilainen toimenku-va tai tarvitaanko organisaatioon uudenlaista osaamista. HR:ll saattaa olla parempi kokonaiskuva yrityksen mahdollisesti rekrytointiin vaikuttavasta tilanteesta, kuten tulevista organisaatiomuutoksis-ta ja FTE-laskennasta.</p><p>Ennen kuin rekrytointipalveluja lhdetn hankkimaan, on tarpeen varmistaa onko rekrytoivalla organisaatiolla uudelleensijoitus- tai takaisinottovelvollisuutta, sill aiemmin kydyt YT-neuvottelut vaikuttavat niiden jlkeen alkaviin rekrytointeihin.</p><p>HR:n ja esimiehen rooli, kokemus ja resurssien riittvyys rekrytoinnissa vaikuttavat palveluntarjo-ajien valintaan. Tynantajamielikuvan nkkulmasta on trke varmistaa rekrytoinnin ammattimai-nen lpivienti. Tarvittaessa hankitaan rekrytoinnin lpivientiin palveluntarjoaja, jonka valinnassa HR voi tuoda merkittv lisarvoa arvioimalla palveluntarjoajan sopivuutta. Palveluntarjoajan valintaan saat vinkkej tst oppaasta.</p><p>1ENNEN </p><p>PALVELUN OSTAMISTA</p><p>Tarveanalyysi rekrytoin/-</p><p>lupa </p><p>Osaamispro-fiilin mritys Mediat </p><p>Hakemusten ksi:ely Haasta:elut Arvioinnit </p><p>Referenssit </p><p>Valinta ja /edo:aminen </p><p>Hakukanavat ja ilmoitus </p><p>Toteutus itse /konsulA </p><p>Muut tarkistukset </p><p>Kuva 2. Rekrytointiprosessin yleiskuvaus</p></li><li><p>HENRY ry - Henkilstjohdon ryhm</p><p>Toimenpiteet ja huomioitavat asiat ennen rekrytoinnin ulkoistamista | 4 </p><p>Pohdittavaa Onko rekrytointilupa olemassa?</p><p> Osallistuuko hankintaosasto mahdolliseen rekrytoinnin ostoon tai palveluntarjoajan valin-taan?</p><p> Onko olemassa puitesopimusta?</p><p> Millainen budjetti on varattu rekrytoinnille?</p><p> Millainen aikataulu prosessille on varattu? Voidaanko varata aikaa kunnolliseen suunnitte-luun?</p><p> Selvit, keit palveluntarjoajia on mahdollisesti kytetty ja hae palautetta heidn toiminnas-taan. Vlttmtt aikaisempi kumppani ei ole paras vaihtoehto, mikli organisaatio kaipaa uudistumista tai muutosta.</p><p> Hydynn omaa verkostoasi, kysy vinkkej ja suosituksia</p><p> Internetist lydt lis vaihtoehtoja, suhtaudu kriittisesti sielt saatavaan informaatioon.</p><p> Kansainvlisess rekrytoinnissa tulee selvitt paikalliset lait ja snnt, esim. luottamus-miesten osallistuminen.Tarkista palveluntarjoajan soveltuvuus omaan organisaatioosi</p><p> Miten organisaationne aiemmat rekrytoinnit ovat onnistuneet / eponnistuneet?</p><p> Millaista osaamista/palvelua tarvitsette rekrytoinnin onnistumiseksi?</p><p>HENRY ry - Henkilstjohdon ryhm</p></li><li><p>HENRY ry - Henkilstjohdon ryhm</p><p>5 | Toimenpiteet ja huomioitavat asiat ennen rekrytoinnin ulkoistamista </p><p>Tarkista palveluntarjoajan soveltuvuus omaan organisaatioosi.</p><p>Rekrytointipalveluntarjoajan lisarvo asiakasorganisaatiolle tulee asiantuntemuksesta, joka sill on rekrytointiprosessin kokonaisuuden ja sen hoitamiseen liittyvien vaiheiden hallinnasta. Rekrytointi-konsultin kyttminen sst asiakasorganisaatiossa aikaa ja antaa mahdollisuuden hydynt palveluntarjoajan mahdollista CV-pankkia ja muita tietolhteit. Parhaimmillaan konsultti tuo rekry-tointitilanteeseen ulkopuolisen nkemyksen, haastaa totuttuja kytntj ja tarjoaa uusia ratkaisu-malleja.</p><p>Jos ryhdyt toteuttamaan toimeksiantoja sinulle tuntemattoman toimijan kanssa, on aina hyv tarkas-tella avoimesti kyseisen toimijan sopivuutta sen hetkiseen tarpeeseen ja yrityksesi arvoihin peilaten. Toisessa yrityksess toimivalle kollegallesi toimeksiantoa hyvin hoitanut yritys ei vlttmtt auto-maattisesti sovellu sinun organisaatiosi tarpeisiin.</p></li><li><p>Rekrytointipalvelutoimiala on vaihteleva ja monimuotoinen | 6 </p><p>Rekrytointipalvelutoimiala on vaihteleva ja monimuotoinen</p><p>Suomessa toimii useita kymmeni yrityksi, joiden ptoimialaan sisltyy henkilstn hankintaan liittyvi palveluita. Lisksi on paljon yrityksi, jotka ilmoittavat tarjoavansa rekrytointiin liittyvi palve-luita, mutta eivt tee tt varsinaisesti ptykseen.</p><p>Tyllistmistoimialalla oli helmikuussa 2014 Suomessa aktiivisina 1514 yrityst (TOL toimialaluo-kittelu: 78 Tyllistmistoiminta, Intellia Oy:n tie-tokanta). Nist yrityksist suurin osa olivat 1-4 henkil tyllistvi yrityksi. Luonnollista on, ett suurimman osan kotipaikka on Helsinki. Mys Tam-pereella, Turussa, Espoossa ja Vantaalla on noin 100 yrityst kussakin. Liikevaihtotieto puuttuu tie-tokannasta noin 600 yritykselt, mik viittaa pieniin toimijoihin.</p><p>Toimiala on rikkonainen, ja tilastojen valossa alalla on todella paljon toimijoita. Rekrytointityhn liitty-vt osaamis- ja laatukriteerit tyttvi toimijoita, jot-ka tuntevat hyvin yleisesti hyvksytyt eettiset ohjeet ja alaan liittyvn lainsdnnn, on huomattavasti vhemmn. Tst syyst rekrytointipalveluja osta-van on hyv tehd riittvn perusteellinen taustaty ennen ostoptsten tekemist.</p><p>Jos yhteistyt lhdetn tekemn aivan uusien toimijoiden kanssa, on hyv aloittaa rekrytointi strukturoidulla tiedon keruulla eli RFI:ll (request for information), jossa pyydetn palveluntarjo-ajalta ehdotus etenemistavasta. Palveluntarjoajilta kannattaa pyyt vastaukset valmiiksi asetettuihin kysymyksiin, jotta vertailu olisi helpompaa tai ainakin jokaiselta palveluntarjoajalta vastaukset kriittisimpiin valintakriteereihin. Mikli rekrytoivalla yrityksell ei ole tietoa, ket toimijoita lhesty, voi esimerkiksi pyyt Henry ry:n jsenilt listietoa esim. samalta toimialalta tai referenssej hyvist kumppaneista.</p><p>2YLEIST </p><p>REKRYTOINTI- YRITYKSIST</p><p>Rekrytointipalveluiden hankinnan n-kkulmasta yritykset voidaan luokitella karkeasti neljn ryhmn:</p><p> Yritykset, jotka tarjoavat laajamittai-sesti erilaisia henkilstpalveluita (rekrytoinnit, henkilstvuokraus, ulkoistukset ja palveluratkaisut, hen-kilarvioinnit jne.).</p><p> Yritykset, jotka ovat keskittyneet rekrytointeihin jollakin tietyll toimialalla, tai erikoistuneet rekry-toimaan henkilit esimerkiksi taloushallinnon tehtviin tai myynnin tehtviin.</p><p> Suorahakuyritykset eli ns. head-hunting -yritykset, jotka ovat erikois-tuneet vaativiin, yleens johto- ja asiantuntijatason rekrytointitoimek-siantoihin.</p><p> Henkilarviointeihin erikoistu-neista yrityksist osa toteuttaa mys rekrytointitoimeksiantoja.</p></li><li><p>HENRY ry - Henkilstjohdon ryhm</p><p>7 | Rekrytointipalveluiden ostamisen opas Rekrytointipalvelutoimiala on vaihteleva ja monimuotoinen </p><p>Yrityksess on hyv pohtia, miten hyv sen oma tuntemus toimialan tymarkkinoista on ja miten hyvin organisaatiossa tiedetn tavoitteena olevan kandidaattiryhmn markkinatilanne. Mit laa-jempi ymmrrys nist on, sen helpommin yrityksess voidaan itsenisesti pohtia hankintastrate-giaa. Joissain tehtviss kotimaan rekrytointimarkkinat voivat olla rajoittuneet ja on syyt pohtia rekrytoinnin laajentamista kansainvliseksi. Lisksi yrityksen oma tynantajamielikuva ja vetovoima kyseisess hakijaryhmss voi tehd sopivien hakijoiden houkuttelemisesta hankalaa, jolloin kump-panin avulla toteutettu rekrytointi saattaa tuottaa tuloksia nopeammin kuin omin voimin suoritettu.</p></li><li><p>Rekrytointipalvelun ostamisessa voidaan hydynt erilaisia yhteistymalleja | 8 </p><p>Rekrytointipalvelun ostamisessa voidaan hydynt erilaisia yhteis-tymalleja</p><p>Rekrytointipalvelun ostaminen voidaan tehd eri tavoilla. Yleisin tapa on ostaa yksittisen rekry-tointitoimeksiannon toteutus. Tllin sopimus tehdn yhdest toimeksiannosta kerrallaan. Joskus voi olla mielekst antaa rekrytointiprosessin osa, kuten esimerkiksi hakemusten vastaanotto ja esikarsinta (ns. screening) ulkopuolisen hoidettavaksi. Hakemuksia voi tulla paljon eik oma aika vlttmtt riit hakemusten lpikyntiin tehokkaasti. Tllin kumppanista voi olla iso apu rekrytoin-tiprosessin lpiviemisess ajallaan.</p><p>Rekrytointiprojekteissa kuten kesharjoittelijoiden rekrytoinneissa osa yrityksist kytt ulkopuo-lista toimijaa tiiviin aikataulun, suuren hakijamrn ja hakuprosessin tymrn vuoksi. Vastaa-vasti erilaisia rekrytointiprojekteja voidaan rtlid moniin erilaisiin tarpeisiin. Kannattaakin kertoa omista tarpeistaan ja toivomuksistaan palveluntarjoajalle sek keskustella erilaisista toteutusvaih-toehdoista. Hyvt palveluntarjoajat ovat kokeneita resursointiprojektien toteuttajia ja voivat tuoda saamistaan kokemuksista arvokasta tietoa, ts. mik toimii ja mik ei.</p><p>Silloin kun yrityksell ei esimerkiksi ole omaa henkilstosastoa tai henkilsthallinnon resurssit ovat niukat, voidaan mietti rekrytointiasiantuntijan palvelun ostamista ns. in-house periaatteella. Tllin yritys ostaa rekrytointikonsultin, joka toimii yrityksen nimettyn rekrytointiasiantuntijana vas-taten rekrytointitoimeksiantojen hoitamisesta samalla tavoin kuin hn olisi yrityksen oma tyntekij.</p><p>Jotkut yritykset ovat ulkoistaneet koko rekrytointitoimintonsa alihankkijalle. Tllin puhutaan ns. RPO:sta (Recruitment Process Outsourcing).</p><p>3PALVELUN </p><p>OSTAMINEN</p><p>Rtli ostettavat palvelut tarpeesi mukaan!</p></li><li><p>9 | Rekrytointipalveluiden ostamisen opas Rekrytointipalvelutoimiala on vaihteleva ja monimuotoinen </p><p>HENRY ry - Henkilstjohdon ryhm</p><p>Rekrytointipalvelun ostaminen: eri vaihtoehtoja ulkoistuksen asteesta riippuen</p><p>Ulkoistamisen aste</p><p>Yksi%isen rekrytoin.prosessin </p><p>osan (esim. hakemusten </p><p>vastaano2o ja esikarsinta) ostaminen </p><p>oman yrityksen ulkopuolelta</p><p>Rekrytoin.projek.t Esim. useita rekrytointeja </p><p>samankaltaisiin tehtviin tai vaikka kesharjoi2elijoiden rekrytoin;. Sisiset rekrytoinnit esim. </p><p>organisaa;ouudistus-ten yhteydess</p><p>In-House malli: Ulkopuolinen </p><p>rekrytoin;amma?lai-nen tyskentelee </p><p>asiakkaansa ;loissa ja tekee </p><p>rekrytoin;toimeksian-toja asiakkaan lukuun, yleens kiinte osa </p><p>yrityksen omaa HR:</p><p>RPO (Recruitment Process Outsourcing) </p><p>eli koko rekrytoin;toiminnon </p><p>ulkoistaminen ulkopuoliselle </p><p>palveluntarjoajalle</p><p>SuuriPieni</p></li><li><p>Rekrytointipalvelutoimiala on vaihteleva ja monimuotoinen Rekrytointipalveluiden ostamisen opas | 10 </p><p>HENRY ry - Henkilstjohdon ryhm</p><p>Alla kuvataan rekrytointiprosessi palveluntarjoajan kanssa toteutettuna. Ennen varsinaisen rekry-toinnin aloittamista on erittin trke ymmrt palvelun kilpailutusprosessi, joka usein on HR-am-mattilaisille vieraampaa aluetta ja j helposti tekemtt. Siksi kuvaamme seuraavissa kappaleissa lyhyesti erityisesti tarjouspyynt, hinnoittelua sek sopimuksia.</p><p>1. Pts rekrytoin0palvelun hankinnasta yrityksen ulkopuolelta </p><p>2. Kumppanien kartoi:aminen, tarjouspyyntjen lhe:minen ja mahdollinen kilpailu:aminen </p><p>3. Toimi:ajien tarjousten vertailu mm. palvelun sislt, hinnoi:elu, laatu, referenssit, laskutus, takuu jne. </p><p>6. Rekrytoin0prosessin lpivien0 </p><p>5. Toimeksiannon kynnistminen tarjouksen mukaises0 </p><p>4. Tarjouksen hyvksyminen ja kumppanin valinta </p><p>7. Kumppanin to...</p></li></ul>