Res. 0286

11I _ .

RESOLUCIÓNNo. O 2 8 6 -:: DELAÑO 2009

CONCEJO DE BOGOTÁ, D.C.

(26 HAY2009)

"POR LA CUAL SE ACTUALIZA Y SE ADOPTA LA SEGUNDA VERSiÓN (2) DELMANUAL DE CALIDAD DEL CONCEJO DE BOGOTA"

LA MESA DIRECTIVA DEL CONCEJO DE BOGOTÁ D.C.En uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, especialmente las conferidas en

el articulo 20 numeral 10 del Acuerdo 348 de 2008 y

CONSIDERANDO:

Que los artículos 209 de la Constitución política preceptúa La función administrativaestá al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en losprincipios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad ypublicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración defunciones.

Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuadocumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes,tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.

Que el artículo 269 ibidem establece En las entidades públicas, las autoridadescorrespondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de susfunciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo quedisponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación dedichos servicios con empresas privadas colombianas.

Que la ley 872 del 30 de diciembre de 2003 , por el cual se crea el Sistema de Gestiónde la calidad en la Entidades del Estado, como una herramienta sistemática quepermita dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad ysatisfacción social.

Que el artículo 80 de la Ley 872 de 2003 dispone, entre otras cosas, que lasinstituciones del orden Distrital que dentro de su ordenamiento jurídico debangarantizar la eficiencia y el buen desarrollo de la función pública brindarán, durante eldesarrollo del sistema de gestión de calidad y su posterior certificación, el apoyo a quehubiere lugar prestando el debido acompañamiento a las entidades que así lo soliciten.

Que el artículo primero del Acuerdo 122 del 28 de junio de 2004, resolvió Adoptaren las entidades distritales el Sistema de Gestión de la Calidad, como una herramientade gestión sistemática y transparente para dirigir y evaluar el desempeño institucional,en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo delas entidades y agentes obligados, herramienta que estará enmarcada en los planesestratégicos y de desarrollo de tales entidades

Que el numeral 4.2.1 de la norma de calidad para la gestión pública NTCGP 1000:2004 establece que la documentación del sistema de gestión de calidad debe incluir unManual de calidad.

Que el requisito "4.2.2 Manual de la Calidad", de la Norma Técnica NTC-ISO 9001versión 2000 y NTCGP 1000:2004, determina que la organización debe establecer ymantener un Manual de la Calidad que incluya el alcance del SGC, con los detalles yjustificación de cualquier exclusión; los procedimientos y documentos establecidos parael SGC, o referencia a los mismos; así como la descripción de la interacción entreprocesos dentro del sistema.

ii UN CONCEJO SOCIAL Y PARTICIPA TIVO "www.eoneejodebogota.gov.eo

T

- - ----

IJ CONCEJO DE BOGOTÁ, D.C.

RESOLUCIÓNNo. O 2 8 6\~ -DEL AÑO 2009

(26 HAY 200~

"POR lA CUAL SE ACTUALIZA Y SE ADOPTA lA SEGUNDA VERSiÓN (2) DELMANUAL DE CALIDAD DEL CONCEJO DE BOGOTA"

Que mediante la Resolución No. 00078 de 2006, el Concejo de Bogotá aprobó elManual del Sistema de Gestión de la Calidad.

Que para cumplir con el acogimiento de esta herramienta sistemática, la Mesa Directivadel Concejo de Bogotá D.C; debe actualizar el Manual del Sistema de Gestión deCa!idad, para que sean implementados y evaluados con miras al mejoramientocontinuó del Sistema.

Que se hace necesario evidenciar todas las acciones de mejora del sistema de gestiónde calidad e igualmente reflejar las actualizaciones que se han realizado a la misión,visión, organigrama, política, objetivos de calidad y el mapa de proceso con susrespectivas caracterizaciones.

Que en merito de los expuesto,RESUELVE:

ARTICULO PRIMERO. Actualizar y adoptar la versión dos (2) del Manual de Calidaddel Concejo de Bogotá, contenido en el documento anexo, que forma parte integral delpresente acto administrativo y que se entiende incorporado al Sistema de Gestión deCalidad de la entidad.

ARTíCULO SEGUNDO: Remítase en medio magnético la presente Resolución asícomo el Manual de Calidad, a la Dirección Administrativa y Financiera a fin de que seanpublicadas en la Página Web.

ARTíCULO TERCERO: La presente resolución rige a partir de la fecha de suexpedición, y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

ANTONIOfE. SANGUINO PAEZ AICEDO ESCOBAR

Primer Vicepresidente

Proyecto: John Alexander Chalarca GómezRevisó: Nancy Adriana Sandoval Avila

Patrícia Duque CruzAmérica Tarazana Caicedo.

Revisó y Aprobó. Oiga Marlene Rodríguez Vega.

/( UN CaNCElO SOCIAL y PARTICIPATIVO "www.eoneejodebogota.gov.eo

T

-- - - --

0286"-

MANUAL DE CALIDAD

SGC - M -001

NTC ISO 9001: 2000

VERSiÓN No 2

r---

BL::TIJ DESCRIPCiÓN DE 11 NOMBRES Y CARGOS

FECHA ffi MODIFICACIONES11 REALIZO 11 REVISO>

B[I] Edición inicial11

PAOLA TOCORA11

IVANDAVIDFLOREZAsesora Externa Asesor 105-02

I 02-02-06 IDr] 11

I "" I """'''''. ""'11 IVANDAVIDFLOREZEdicióninicial . - - - .

CEJ 11

PAOLA TOCORA

11

IVANDAVIDFLOREZ02-02-06 Edicióninicial Asesora Externa Asesor 105-02

[jl 11

PAOLA TOCORA

11

IVAN DAVID FLOREZ02-02-06 11 4 Edicióninicial Asesora Externa Asesor 105-02

{JSe Modificó la Misión, Visión,

PAOLA TOCORA PATRICIA DUQUE CRUZayo de 200911 1 Asesora Externa Directora Administrativa y

organigrama Financiera

Se incluyo la exclusión del númeral PAOLA TOCORA PATRICIA DUQUE CRUZ2 11 N 117.5.2 Validación de los procesos y Asesora Externa Directora Administrativa y

de la Dreslación del servicio Financiera

11 N 11 Semodificola Políticay ObjetivosPAOLA TOCORA PATRICIA DUQUE CRUZ

Mayo de 200911 3 Asesora Externa Directora Administrativa yde CalidadFinanciera

Mayo de 20091DGSe incluyo la Medición, Análisis y

PAOLA TOCORA PATRICIA DUQUE CRUZAsesora Externa Directora Administrativa ymejora Financiera

Mayo de 2009[GSe actualizo el mapa de procesos PAOLA TOCORA PATRICIA DUQUE CRUZ

con sus respetivas Asesora Externa Directora Administrativa ycaracterizaciones Financiera '

-- --- --------------

0286

MANUAL DE CALIDAD

1. CAPITULO 1

1.1 Reseña histórica

La historia del Concejo de Bogotá, como la del resto de ciudades americanas fundadaspor los españoles, tiene sus antecedentes en los cabildos de España, los cuales tuvieronun papel importante en virtud de la determinación de la Corona de estimular esta especiede autoridad local con el fin de apoyarse en ella como un gran baluarte en la lucha contrala invasión musulmana.

La importancia geopolítica y militar de las ciudades llevó a los reyes a cedertemporalmente parte de sus atribuciones y potestades a las juntas municipales o cabildos.Los municipios, por su parte, se comprometían con el monarca a incorporar las tierrascircunvecinas a su jurisdicción con el fin de protegerlas, poblarlas e incrementar suproducción.

En el Nuevo Mundo, el cabildo fue el primer tipo de autoridad civil. A manos de loscabildos pasaba el poder militar de los conquistadores. Algunos investigadores sostienenque el primer registro de una sesión especial del Cabildo corresponde al 13 de mayo de1539, en la que se designó a Hernán Pérez de Quesada como gobernador, capitán yjusticia mayor de Santafé de Bogotá (1).

Sus primeros integrantes fueron reconocidos capitanes de la Conquista, que a su vezfueron los primeros titul~res de encomiendas de las tierras recién descubiertas. "(...) Loscabildos eran el gran reducto en el que se agrupaban los encomenderos para defendersus privilegios contra otros poderes que eventualmente podían interferir o recortar susfueros: el eclesiástico, el de la Real Audiencia o el de los Visitadores, que ejercían laautoridad por directa procuración del Monarca" (2).

Sus integrantes se denominaban regidores y su forma de elección fue variada en eltiempo: los designaba el rey o la Real Audiencia o se podía comprar el cargo.

El gran poder del Cabildo en la época colonial se vio enfrentado al de la Real Audiencia,especialmente en dos materias: el manejo de la distribución de tierras y el control sobrelos indígenas. Pese a las prohibiciones de la Corona, el Cabildo de Santafé otorgó"mercedes de tierras" entre 1548 y 1590. Con respecto al control de los indígenas, lapugnacidad Cabildo-Audiencia Real fue continua y abierta, tema que sólo vino a tenersolución a finales del siglo XVI (1592) cuando la Audiencia recuperó el control sobre estamateria. La instauración en Santafé de la Real Audiencia, el 7 de abril de 1550, seconvirtió en un mecanismo de presencia más efectiva de la Corona en estos territorios yen un control a los abusos de los capitanes y encomenderos para quienes los indios nopasaban de ser simples bestias de carga y les daban trato indigno.

En esos primeros tiempos, las acciones del Cabildo se concentraron en la regulación deasuntos de la vida aldeana: pesas y medidas, abastecimiento de carne y trigo,

--

liIPROCESO SISTEMA DE GESTiÓN DE LA CALIDAD Código: SGC-M-001

MANUAL DE CALIDADVersión. No 2Fecha: Mayo 2009

CONCEJO DE BOGOTA D.C

PROCESO SISTEMA DE GESTiÓN DE LA CALIDAD Código: SGC-M-001

MANUAL DE CALIDAD Versión. No 2

Fecha: Mayo 2009CONCEJO DE BOGOTA D.C

administración de justicia y policía, abastecimiento de agua, aseo y alumbrado,mantenimiento de calles y caminos y control de precios, entre otros.Pero el fuerte poder del Cabildo empezó a declinar y al finalizar el siglo XVI era evidentela disminución de su fuerza política y económica. Su influencia política se fue marchitandoparalelamente con el declive de la prestancia de los encomenderos. Definitivamente elpoder mermó en la medida en que la Real Audiencia se convirtió en un contrapeso. Dehecho, en varias materias asumió algunas funciones del Cabildo.

El Cabildo de Santafé de Bogotá, en contraste con el papel reaccionario que jugaron susintegrantes (encomenderos) en los siglos de dominio español (Colonia y Conquista),especialmente por su oposición al reconocimiento de los derechos indígenas y a lasmedidas fiscales que ordenaba la Corona, jugó un papel clave en la jornada del 20 de juliode 1810, en el sentido de que sirvió como legitimador del nuevo poder.

Aquí se cierra un período de la historia del Cabildo. Hasta ese momento las decisionesgiraban en torno al mandato de la Corona Española, cuya voluntad se hacía cumplir através de los virreyes.

A partir del período de Independencia, el marco de acción del Concejo lo impuso el vaivénde las guerras civiles, cuyos vencedores terminaban imponiendo una nueva constitución.En 1819, luego de la batalla de Boyacá nació en Angostura (Venezuela) la República deColombia, integrada por el Reino de Nueva Granada, la Capitanía General de Venezuelay la Presidencia de Quito. Le siguieron la de 1821 (Constitución de Cúcuta) que instituyóla Gran Colombia hasta 1830; las de 1832 (período de la Nueva Granada que mantuvoese nombre hasta 1858), 1843, 1853, 1863 Y 1886.

Un período de más de medio siglo que vio nacer a los partidos políticos Liberal yConservador que en defensa de unas creencias y de unos intereses económicos ypolíticos impusieron un sello en la conducción del Estado, lo cual se reflejaba en laaplicación de la ley.

Durante el período de 1863 (proclamación de los Estados Unidos de Colombia) seconsolidó el federalismo, que le dio amplio poder a los Estados soberanos de la nación endetrimento del poder del Ejecutivo central.

En relación con la autoridad de la ciudad, hay que decir que el 2 de junio de 1863 seexpidió una ordenanza mediante la cual se determinaba la forma en que estaríaorganizada la Municipalidad del Distrito Federal, cuyo cuerpo legislativo estaría en cabezade la Municipalidad, integrada por vocales elegidos con su respectivo suplente por cadados mil habitantes y uno más por un residuo superior a mil. Esta ordenanza le fijaba 27atribuciones a la Munici¡::>alidad.Iban desde seguridad, orden, aseo, salubridad, ornato yabastecimiento hasta la expedición de recompensas honoríficas a los ciudadanos quehubieran sobresalido por su genio o por haberle prestado servicios a la ciudad.

En los "Acuerdos de la Municipalidad de Bogotá 1862-1896", que recogen el trabajo delConcejo de esa época, hay toda una variedad de normas que incluyen la adopción deimpuestos locales, la organizaciónde la Policía,la aprobaciónde contratossuscritospor

- -- - -

0286.,

'~.--

la municipalidad con particulares, autorizaciones para obras de infraestructura,reglamentación de construcciones y hasta la concesión para la explotación de negociosde espectáculos públicos.

El Federalismo llegó a su final en 1886 con la aprobación de una nueva Constitución -desmontada definitivamente en 1991 por la Asamblea Constituyente-- cuando se impusoun "proyecto político de Estado descentralizado y fuerte, en vez del federalismo aultranza" (3) y cuyo gestor, el presidente Rafael Núñez lo resumió así: "Centralizaciónpolítica y descentralización administrativa".

La Constitución aprobada el 5 de agosto de 1886, en lo que tiene que ver con lasfunciones de los concejos les fijaba tareas como determinar las contribuciones y gastoslocales, llevar el movimiento anual de la población y formar el censo civil. Pocas frente alas que le concedió a' los departamentos, razón por la cual Bogotá tuvo una altadependencia de Cundinamarca.

El propósito del presidente Rafael Reyes (1904-1909) de darle a Bogotá carácter deDistrito Capital, con la consecuente independencia administrativa, fiscal y electoral duróhasta 1910, cuando la reforma constitucional la devolvió a su condición anterior.

En 1954 el general Gustavo Rojas Pinilla, en su calidad de Presidente, al organizar elDistrito Especial de Bogotá mediante el decreto 3640, determinó que el Concejo de laciudad se denominaría Consejo Administrativo del Distrito Especial y estaría integrado por13 miembros, así: seis de elección popular, seis nombrados por el presidente de laRepública, teniendo en cuenta la filiación política de los candidatos. El otro sería elAlcalde Mayor del Distrito, quien lo presidiría. Este decreto le daba, así, un carácteradministrativo al Concejo. En ese mismo año se anexan al Distrito Fontibón, Usme,Engativá y Usaquén y al mismo tiempo se le da autonomía Administrativa respecto aldepartamento de Cundinamarca.

Tras la caída del Gobierno de Rojas, y de acuerdo con lo pactado por los partidos Liberaly Conservador, a partir de 1958 el Concejo estaría integrado por 16 representantes de lasdos colectividades (ocho de cada una). Así, por esta exclusión, el concejal elegido por elPartido Comunista en 1960 fue presentado como miembro del Movimiento RevolucionarioLiberal (MRL), en tanto que la representación de la Anapo en el Cabildo figuraba comodisidencia conservadora. Este sistema bipartidista rigió hasta 1970.

Otra norma importante relacionada con las funciones del Concejo fue el decreto 3133 de1968 (Estatuto de Bogotá) en el que la Corporación figuraba como organismo superior enmateria de atribuciones de Gobierno y Administración (le seguían el Alcalde, lassecretarías, la Junta Asesora de Contratos y la Junta de Planeación Distrital). El númerode concejales era de 15 con sus respectivos suplentes, elegidos por dos años.

La Asamblea Constituyente de 1991 aprobó que la ciudad volvería a tener el nombre deSanta Fe de Bogotá (hasta este año sólo Bogotá) y estaría organizada como DistritoCapital. Respecto a la integración del Concejo determinó que habría un concejal por cada150 mil habitantes o fracción mayor de 75 mil que tenga el territorio. Hasta ese momento

T- - - - -- - - -

liJPROCESO SISTEMA DE GESTiÓN DE LA CALIDAD Código: SGC-M-001



había 20 concejales, que pasaron a ser 35 a partir de ese año, y subió a 42 tras lasvotaciones del año 2001.

De acuerdo con el decreto 1421 de 1993, vigente, "El Concejo es la suprema autoridaddel Distrito Capital. En materia administrativa sus atribuciones son de carácter normativo.También le corresponde vigilar y controlar la gestión que cumplen las autoridadesdistritales" (artículo 10.).

El Concejo ha sido a lo largo de la historia escala obligada de importantes políticos en sucamino a la Presidencia de la República. Los datos históricos del siglo XX registran lapresencia como concejales de la ciudad de los siguientes ex presidentes: Miguel AbadíaMéndez, Enrique Olaya Herrera, Alfonso López Pumarejo, Eduardo Santos, Alberto LlerasCamargo, Darío Echandía, Mariano Ospina Pérez, Laureano Gómez, Roberto UrdanetaArbeláez, Carlos Lleras Restrepo, Misael Pastrana Borrero, Alfonso López Michelsen,Julio César Turbay Ayala, Belisario Betancur, Virgilio Barco, Ernesto Samper, CarlosLemos Simmonds y Andrés Pastrana.

1.2 Misión

Resolución 73 del 2009

Es misión del Concejo de Bogotá como suprema autoridad en materia políticoadministrativa, ejercer el control político a la administración Distrital y expedir normaspara promover el desarrollo integral de la ciudad y sus habitantes, en cumplimiento de losfines esenciales del Estado social de derecho.

Elementos de la misión: .1. Legalmente es la suprema autoridad en el Distrito Capital, con atribuciones de

carácter normativo y el ejercicio del control político sobre las autoridades de laadministración distrital.

2. Promueve el desarrollo integral y armónico de la ciudad, así como la eficienteprestación de los servicios públicos en cumplimiento de los fines del Estado socialde derecho

3. Personifica el régimen representativo de los habitantes de Bogotá4. Debe contar con una administración autónoma en el manejo de sus recursos

humanos, físicos, financieros y tecnológicos5. Debe contar con una administración eficiente y moderna, acorde con la

importancia y trascendencia de sus funciones.

1.3 Visión

Resolución 73 del 2009

El Concejo de Bogotá D.C. se posicionará como una entidad dinámica, confiable y gestoradel desarrollo integral de la ciudad y de sus habitantes

T-- - - - - --


MANUAL DE CALIDAD Versión. No 2Fecha: Mayo 2009


0286"....-

Elementos de la visión:1. Tener reconocimiento a nivel nacional, que sirva como modelo de gestión para el

desarrollo local.2. Posicionarse como ejemplo para los demás municipios y distritos, respecto del

ejercicio democrático de control político.3. Destacarse por su acierto en la expedición de normas adecuadas y oportunas para

el bienestar de la población capitalina.4. Contar con un reglamento interno moderno y eficaz, que garantice la estricta

aplicación de los principios de la administración pública moderna y eficiente.5. Contar con recursos, institucionales, administrativos y financieros que le permitan

actuar con criterio independiente y democrático en el ejercicio del control político.

- T -- -- --


MANUAL DE CALIDAD Versión, No 2Fecha: Mayo 2009


1.4 Oraaniarama

I.RUPO INTERNO" TRABAJO l.--,CONTROL INTERNO :

ICOOITE..--- DELI ¡...............~:OO" ...,

COMSION__ENTE DEI.PLAHDi

DESARROU.OYCRDEIWIEJfIO

"IERAI1OIUL

BIIIJOTECA

SEG<MENTOP.QRS

WEBMASTER

T---

{

TEQICAS

OONTASlI.J[W)YPRESUPt.ESTNJ

BONOSPENSIONALES

I8ENEST"~ I

+~ooocw~1

1=11~1

~ ~nMAS~ I

~ aHAff~ I

-- - --

IDPROCESO SISTEMA DE GESTiÓN DE LA CALIDAD Código: SGC-M-001



0286

CAPITULO 2.

2.1 ALCANCEEl Sistema de Gestión de Calidad del CONCEJO DE BOGOTA D.C descrito en elpresente manual, esta definido para la "Expedición de normas (acuerdos yresoluciones) para Bogotá D.C. conforme al régimen especial vigente yejecución del control político del distrito y sus entidades adscritas".

2.2. EXCLUSIONESSe consideran no aplicables los siguientes numerales:

7.3. Diseño y Desarrollo porque todas las normas y procedimientos aplicablesvienen de las normas juridicas ya aprobadas a las cuales debe regirse lacorporación, según lo estipulado en el acuerdo 348 de 2008.

7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y medición, porque no existenvariables tangibles que puedan ser medidas con equipo específico el cual debaestar calibrado.

7.4 Compras: El Concejo de Bogota en cabeza de su mesa directiva no realiza lostrámites para realizar las compras, estas son solicitadas a la Secretaria dehacienda a través del fondo cuenta el cual surte este trámite. Además no se tienecontrol sobre los proveedores, ni se realizan inspecciones previas a las compras.

7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio:El concejo de Bogotá durante la prestación del servicio puede controlar,monitorear y verificar su operación por lo que no es necesario validar los procesos.

2.3 CONTROL DEL MANUALDurante las últimas décadas, la calidad de la gestión, en términos de eficiencia yefectividad, se han convertido en el factor competitivo número uno de lasorganizaciones; por este motivo y como respuesta a la necesidad delfortalecimiento de la entidad como organización técnica, EL CONCEJO DEBOGOTA D.C., ha atendido el compromiso de proveer servicios conformes a losrequerimientosde sus clientes(Ciudadanía)..

La implementacióndel Sistemade Gestiónde la Calidaden EL CONCEJODE BOGOTAD.C., como instrumentodel control interno, refuerzala capacidadde proveeren formacoherentesus servicios(gestiónpolíticoadministrativa);y la divulgaciónde los resultadosdel control a través de comunicadosde prensa, declaracionesy publicaciones,entreotros, todo ello con fundamentoen la aplicaciónde la normainternacionalISO9001:2008y la norma técnica colombiana NTCGP1000-2004,comoelementode comprobaciónde

T- - -- - -

11IPROCESO SISTEMA DE GESTiÓN DE lA CALIDAD Código: SGC-M-001

MANUAL DE CALIDADVersión. No 2

CONCEJO DE BOGOTA D.CFecha: Mayo 2009

0286

su eficiencia, eficacia y pertinencia con los fines misionales establecidos en el marco legalaplicable y especialmente en el empeño de lograr mejorar el nivel de calidad de vida delos ciudadanos bogotanos mediante la optimización de sus actividades, la unificación deconceptos y estandarización de la ejecución de los procesos, hechos que garantizan ladebida armonización y calidad en los resultados.

El Manual de Calidad del CONCEJO DE BOGOTA D.C, es el documento que especifica elmodelo de Gestión de la Calidad estructurado e implementado en nuestra entidad parafacilitar la socialización de los procesos y sus interacciones, contempla la Estructura yAlcance del Sistema de Gestión de la Calidad; las Exclusiones; la descripción de losProcesos del Sistema, a través de los cuales se expresa el compromiso de la Entidadpara implementar los principios básicos de la norma, indicando claramente para cada unode ellos su Objetivo, Responsabilidad y Relación con el Modelo ISO 9001:2008 y normatécnica colombiana NTCGP 1000-2004, además de la interacción entre ellos bajo elprincipio de enfoque sistémico.

- ----- -----

(iJPROCESO SISTEMA DE GESTiÓN DE LA CALIDAD Código: SGC-M-001



0286

CAPITULO 3.

3.1. COMPROMISO DE lA DIRECCiÓN.

La Mesa Directiva del CONCEJO DE BOGOTA D.C adoptó mediante la resolución435 del 2003 el plan estratégico de la corporación, el cual contiene los objetivosgenerales, su misión y visión, y mediante la resolución 078 del 2006 la política de calidad.Estos elementos se encuentran documentados y referenciados en el presente Manual deCalidad, y están diseñados con el propósito de orientar su actividad política administrativay control político normativo. Con base en éstos elementos, se creó el Sistema de Gestiónde Calidad del CONCEJO DE BOGOTA D.C. (SGCCB) el cual se encuentra descrito en elpresente manual.

Para proporcionar evidencia del compromiso con el desarrollo e implementación delsistema de gestión de calidad, la Presidencia de la corporación se compromete acomunicar a la corporación la importancia de satisfacer las necesidades de las actividadespolítico administrativas y de control político, las legales y reglamentarias, estableciendo lapolítica de calidad y los objetivos, y proporcionando los recursos necesarios paradesarrollar, implementar,.mantener y mejorar constantemente la eficacia del sistema.

Adicional a lo anterior, la presidencia se compromete a verificar continuamente elcumplimiento y desempeño de los procesos implementados dentro del Sistema deGestión de la Calidad por medio del proceso de Revisión por la Dirección que se describeen el parágrafo REVISiÓN POR LA DIRECCiÓN de la presente sección del Manual deCalidad.

3.2 ENFOQUE Al CLIENTE

El CONCEJO DE BOGOTA D.C. es la suprema autoridad del Distrito Capital. En materiaadministrativa sus atribuciones son de carácter normativo. Le corresponde vigilar ycontrolar la gestión que cumplan las autoridades distritales, sus funciones se encaminana satisfacer los siguientes requisitos de los clientes (Personas):

1. Reglamentar las funciones y la eficiente prestación de los servicios a cargo delmunicipio.2. Adoptar los correspondientes planes y programas de desarrollo económico y social y deobras públicas.3. Autorizar al alcalde para celebrar contratos y ejercer pro tempore precisas funciones delas que corresponden al Concejo.4. Votar de conformidad con la Constitución y la ley los tributos y los gastos locales.5. Dictar las normas orgánicas del presupuesto y expedir anualmente el presupuesto derentas y gastos.6. Determinar la estructura de la administración municipal y las funciones de susdependencias; las escalas de remuneración correspondientes a las distintas categorías deempleos; crear, a iniciativa del alcalde, establecimientos públicos y empresas industrialeso comerciales y autorizar la constitución de sociedades de economía mixta.

T




0286

7. Reglamentar los usos del suelo y, dentro de los límites que fije la ley, vigilar y controlarlas actividades relacionadas como la construcción y enajenación de inmuebles destinadosa vivienda.8. Elegir Personero para el período que fije la ley y los demás funcionarios que éstadetermine.9. Dictar las normas necesarias para el control, la preservación y defensa del patrimonioecológico y cultural del municipio.10. Las demás que la Constitución y la ley le asignen.

El CONCEJO DE BOGOTA D.C. se compondrá de un concejal por cada ciento cincuentamil habitantes o fracción mayor de setenta y cinco mil que tenga el Distrito. El número deconcejales lo fijará la Registraduría Nacional del Estado Civil teniendo en cuenta elestimativo de población. que para el 31 de diciembre del año anterior a cada elecciónelabore el Departamento Administrativo Nacional de Estadística o la entidad que haga susveces.

El aspecto más importante para el CONCEJO DE BOGOTA D.C. es lograr la satisfaccióndel cliente, por tal razón se cuenta con un mecanismo para asegurar la comunicación conlos mismos, cumplir con sus requisitos y determinando el grado de satisfacción por mediode:

. Procedimiento de Peticiones, quejas y reclamos

. Procedimiento Seguimiento Peticiones, quejas y reclamos.

EL CONCEJO DE BOGOTA D.C., implementa el Sistema de Gestión de la Calidad con elfin de satisfacer las cambiantes necesidades y expectativas del Sujeto de derecho pormedio de una red de procesos (ver Manual de Calidad sección mapa de Procesos)orientada bajo los lineamientos de la norma NTC-ISO 9001 :2008).

3.3 POLITICA DE CALIDAD

EL CONCEJO DE BOGOTA D.C, ha enmarcado su política de calidad bajo variaspremisas que abarcan la corporación en su totalidad.

Para asegurar una relación adecuada entre las Políticas y los Objetivos Implementados,se analiza la coherencia entre las premisas de la política de calidad y los objetivosdefinidos.

La presidencia es responsable de la implementación, evaluación de entendimiento yrevisión de la política y los objetivos de calidad, estas actividades se efectúan por mediode charlas, boletines, publicaciones o cualquier método que se considere convenienteteniendo en cuenta las necesidades de la corporación.La revisión de la política de calidad se verifica y revisa cada que se realiza una revisiónpor la dirección.

T- -- -- - -- --

IDPROCESO SISTEMA DE GESTiÓN DE LA CALIDAD Código: SGC-M-001



0286

LA POLíTICA DE CALIDAD ES:

El Concejo de Bogotá D.C. comprometido con el desarrollo integral de la ciudad, haimplementado un Sistema de Gestión de la Calidad con el fin de Ejercer el Control Políticoy expedir la normatividad para el desarrollo integral de la ciudad, por ello haimplementado las siguientes políticas de calidad:

. Expedir normas que promuevan el desarrollo integral de la ciudad de acuerdo conel cumplimiento' de los fines esenciales del estado social del derecho, losrequisitos de la ciudadanía y los propios de la corporación

. Establecer directrices y controles que aseguren la Gestión del Talento Humano.

. Contar con canales de comunicación soportados en los Sistemas de Informacióncomo herramientas de gestión.

. Mejorar continuamente el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad.

. Velar por la conservación del medio ambiente al interior de la entidad.

3.4 OBJETIVOS DE CALIDAD

EL CONCEJO DE BOGOTA D.C. ha establecido los siguientes objetivos de calidad con elfin de medir la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad. En el diseño de los objetivosse tiene en cuenta que encaminan a la corporación a la mejora continua de la misma,estos objetivos deben incluir lo siguiente:

. Una variable o atributo.

. Un umbral de tiempo para su aplicación.

. Una meta cuantificable para la variable.

Tanto los objetivos de calidad como aquellos establecidos para lograr la conformidad delservicio aplican en todos los niveles de la organización donde se desarrollan actividadesde acuerdo con las necesidades detectadas en cada proceso.

Los objetivos de calidad que ha determinado EL CONCEJO DE BOGOTA D.C. son lossiguientes:

. Promover una gestión pública responsable a través del control políticooportuno y eficaz a las entidades del distrito capital.

. Dotar a la ciudad de normas que promuevan el desarrollo armónico eintegral del distrito capital

. Generar una imagen positiva y de confianza entre la ciudadanía.

. Brindar a la comunidad información respecto a los procesos desarrolladospor la corporación

. Capacitar permanente a los funcionarios de la corporación buscando elmejoramiento continuo de los procesos.

· Obtener un alto desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad en laevaluación de todas las variables establecidas internamente.

-- -- -




0286

. Garantizar los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos, elmantenimiento adecuado de la infraestructura de la entidad y de lossistemas de información.

3.4.1 ESTRATEGIAS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS

Estrategias para el Objetivo 1.

Promover una gestión pública responsable a través del control político oportuno y eficaz alas entidades del distrito capital.

Vigilar el cumplimiento de los deberes de las Instituciones Distritales.

Vigilar el cumplimiento de las responsabilidades de las institucionesDistritales.

Velar por la conformidad con los principios constitucionales y legales queregulan la función administrativa

Analizar la información que las entidades envían periódicamente paraevaluar los resultados de la gestión de las entidades y AutoridadesDistritales.

Analizar la información que las entidades envían periódicamente paraevaluar el'impacto de los planes de gestión de las entidades y AutoridadesDistritales.

Analizar la información que las entidades envían periódicamente paraevaluar las metas de la gestión de las entidades y autoridades Distritales.

Diseñar e implementar el plan institucional

Diseñar e implementar los planes de acción de sus dependencias


Dotar a la ciudad de normas que promuevan el desarrollo armónico e integral deldistrito capital

Desarrollo de mecanismos de análisis de problemáticas de la ciudad.

Establecer posibles cursos de acción para dar solución a las problemáticasde la ciudad.

Generar normas, en las cuales se involucren las mejores soluciones a lasproblemáticas detectadas, con el fin de regular la Administración Pública.

- r -- - - - -- --- - --




0286

- Divulgar las normas emitidas por la corporación.


Generar una imagen positiva y de confianza entre la ciudadanía.

Determinar requisitos relacionados con los servicios.

Cumplir requisitos del cliente por medio de los procesos de prestación delservicio.

Medición.

Análisis de resultados.

Toma de decisiones.


Brindar a la comunidad información respecto a los procesos desarrollados por lacorporación

Analizar el resultado de la gestión de la corporación con base enindicadores.

Evaluar el resultado de la gestión de la corporación con base enindicadores.

Socializar el resultado de la gestión de la corporación con base enindicadores.

Difundir la actividad político normativa que adelanta la corporación.

Emplear mecanismos tecnológicos para realizar divulgaciones de lasgestiones de la entidad.


Capacitar permanente a"los funcionarios de la corporación buscando el mejoramientocontinuo de los procesos

Plan de capacitación.

Suministro de recursos según aplique.

T- -- ---




0286

Capacitar.

Evaluar capacitaciones.

Tabular resultados.

Análisis.

Toma de decisiones para mejorar el desempeño de los colaboradores de laorganización.


Obtener un alto desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad en la evaluaciónde todas las variables establecidas internamente.

Auditorias.

Calculo de indicadores.

Seguimiento al PNC.

Seguimiento a Acciones Correctivas.

Seguimiento a Acciones Preventivas.

Seguimiento al producto.

Recopilación de información - generación de informes.

Análisis de información.

Toma de decisiones.


Garantizar los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos, el mantenimientoadecuado de la infraestructura de la entidad y de los sistemas de información

Establecer programación de mantenimiento para equipos de la entidad.

Establecer programación de mantenimiento para la planta física.

Establecer programación de mantenimiento para el Sistema de informacióny toda la plataforma que lo soporta.

- -T ----- ---




0286

Establecer planes de contingencia para actuar en caso de falencias en lainfraestructura de la entidad.

Realizar seguimiento al cumplimiento de las programaciones demantenimiento.

Dar capacitación al personal para garantizar la adecuada utilización delSistema de Información.

3.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACiÓN

La estructura organizacional del CONCEJO DE BOGOTA esta definida en la resolución378 del 2003, la cual aprueba la nueva estructura organizacional con el fin de dar aconocer a todos los funcionarios de la corporación los niveles jerárquicos, el canal regularde información y el nivel de autoridad de cada cargo.

Adicionalmente en el organigrama de la corporación se ilustra que la responsabilidadaumenta en los niveles mas altos al igual que la autoridad. La autoridad máxima delCONCEJO DE BOGOTA D.C. es la Mesa Directiva la cual se encuentra apoyada porunos asesores, los cuales les brindan recomendaciones según sus observaciones dentrode la corporación, pero es siempre la mesa directiva la que toma las decisiones.

Las responsabilidades y las funciones de cada uno de los cargos establecidosinternamente están descritas en el manual específico de funciones y requisitos el cual fueaprobado mediante resolución.

La corporación imparte ia información relacionada con la estructura organizacional, lasfunciones y tareas específicas de cada cargo entre sus funcionarios por medio de charlas,boletines informativos o cualquier medio que se considere apropiado de acuerdo con elcaso en cuestión.

3.6 REPRESENTANTE DE LA DIRECCiÓN

EL CONCEJO DE BOGOTA D.C. cuenta con un representante de la dirección el cual fuenombrado por medio del acto administrativo.Las funciones principales de este cargo es velar por la integridad del Sistema de Gestiónde la Calidad implementado en la empresa teniendo en cuenta, entre otras cosas, lassiguientes:· Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios

para la implementación del sistema de gestión de calidad.

· Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad yde cualquier necesidad de mejora.

T

--------

IJPROCESO SISTEMA DE GESTiÓN DE LA CALIDAD Código: SGC-M-001



0286

. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente entodos los niveles de la entidad.

. Efectuar seguimiento a los programas de capacitación (Directiva No 004 de 2005)

3.7 COMUNICACiÓN INTERNA

EL CONCEJO DE BOGOTA D.C. cuenta con medios de comunicación interna tales comoreuniones, cartas, página Web, carteleras entre otros, los cuales permiten a todos losfuncionarios estar al día en todas las disposiciones de la corporación y de la eficacia delsistema de gestión de la calidad.

3.8 REVISiÓN POR LA DIRECCiÓN

3.8.1 GeneralidadesLa presidencia del CONCEJO DE BOGOTA D.C. ha establecido que cada mesa directivarealice al menos una revisión por la dirección durante su periodo, con el fin de asegurar laconveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continua.

Durante el proceso de Revisión por la Dirección participan: la mesa directiva, elrepresentante de la dirección, y los funcionarios que la presidencia considere conveniente.

En la(s) reunión(es) realizada(s) se llevan a cabo las siguientes actividades con el fin de:

. Conocer los resultados de las divulgaciones realizadas para determinar elcumplimiento de las directrices implementadas en el Sistema de Gestión de la Calidadde la organización.

. Asegurar que las decisiones tomadas en anteriores revisiones se han llevado a cabo yhan sido eficaces.

. Conocer si el cliente esta realmente satisfecho con el servicio prestado y con elproducto final suministrado.

. Revisar los cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de la Calidad.

. Detectar problemas y solucionarlos.

. Dar nuevas recomendaciones para el crecimiento de la empresa.

En el informe de la revisión por la dirección se consignan las conclusiones, loscompromisos y sus responsables, los recursos a utilizar, fechas y seguimientos entreotros aspectos que puedan surgir.

T- --- - - - - - -- -




0286"

..~-

Durante la revisión por la dirección se revisa el acta previa para verificar que las tareas ylos compromisos se hayan realizado.

3.8.2. Infonnación para la revisión:

El informe del Representante de la dirección es utilizado para efectuar la revisión por ladirección, dicho informe incluye por lo menos los siguientes aspectos:

. Informe de políticas y objetivos

. Informe de resultados de auditorias internas y cumplimiento de auditorias

. Informe acciones correctivas y preventivas

. Retroalimentación del cliente e Informe de quejas y reclamos

. Desempeño de los procesos y conformidad del servicio

. Seguimiento a las actividades de la anterior revisión

. Cambios que podrían afectar el sistema de calidad

. Riesgos actualizados e identificados para el Concejo de Bogota D.C.

. Recomendaciones para la mejora

. Acciones a Tomar (Plan de mejora)

. Conclusiones del Sistema de Gestión de la Calidad

El Representante de la dirección se apoya en todos los niveles de la corporación paracompilar y analizar la información necesaria para poder desarrollar un informe que cobijelos aspectos mencionados.

3.8.3 Resultados de la revisión

Los resultados de la revisión por la dirección incluyen todas las decisiones y accionesrelacionadas con:

a) la mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos;

b) la mejora del producto en relación con los requisitos del cliente, y

c) las necesidades de recursos.

3.9 PROVISiÓN DE RECUROSCon el fin de mantener la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad EL CONCEJO DEBOGOTA D.C. provee lo.siguientes recursos:

. Documentación:Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad provee información acerca de losmétodos de trabajo de la organización, evidencia objetiva del desarrollo de las actividadesestablecidas por la compañía.

. Funcionarioscompetentes(ley909del 2004):




o2 8 6 ::Z

EL CONCEJO DE BOGOTA D.C. se asegura de que el personal que participa en losdiferentes procesos de la empresa, tien~n las capacidades necesarias para cumplir conlas especificaciones del cliente y de los requisitos de calidad, para esto se cuenta con elmanual de funciones y requerimientos.

. Auditores Internos:Son los encargados de desarrollar auditorias de calidad, de acuerdo con lo establecidopor la empresa. Verifican que las directrices de la compañía se cumplan y que losrequisitos de calidad sean implementados dentro de la organización.

. Tiempo para desarrollar auditorias:La junta de socios proporciona tiempo, dentro de todos los niveles de la organización,para las visitas programadas por los auditores, pues ellos son los que certifican que laempresa cumple con los parámetros de calidad.

. Tiempo para la revisión por la dirección:La Presidencia, invierte parte de su tiempo, por medio de reuniones, para la revisión delas especificaciones de calidad con el fin de cumplir con las necesidades y la satisfacciónde sus clientes.

3.10 INFRAESTRUCTURA

EL CONCEJO DE BOGOTA D.C., proporciona y mantiene la infraestructura necesariapara lograr la conformidad de los requisitos del servicio.

Entre la infraestructura que la corporación cuenta se contemplan:. Oficinasáreaadministrativa. Oficinas área misional. Equipos de cómputo.. Equipos de comunicación.

.:. Fax, telefonía fija, telefonía móvil, Internet, Radio teléfonos, red de cableadoestructurado.

. Vehículos

. Biblioteca

. Imprenta

. Recinto los comuneros

. Sede Social

. SalónLaraBonilla

. Video Bean· Computadores especiales en RELATORIA. Guillotina. Multi Lit. Guillotina manual. Compaginadora. Prensa (encuadernar libros). Cosedora eléctrica(DAÑADA)

- T--- --




. -..---...----.--

0286

3.11 AMBIENTE DE TRABAJO

EL CONCEJO DE BOGOTA D.C:, se asegura que los funcionarios cuenten con lonecesario para desempeñarse correctamente en cada uno de sus puestos de trabajo,además de la afiliación a E.P.S, A.R.P, Caja de compensación familiar, Pensiones paraatención inmediata frente a cualquier tipo de riesgo.Adicionalmente, la corporación gestiona el ambiente de trabajo a través del programa dehigiene y seguridad industrial el cual controla el COPASO.

La corporación cuenta con mapas de riesgos el cual es una herramienta que permiterealizar ejercicios de auto evaluación, por cuanto a través de ella se exhibe y organiza unainformación crítica relativa a una amenaza, incidente o actividad que es vista como un

-- --




. Estampadora

. Taladro vertical

. Maquina para hacer duplicados de llaves

. Planta eléctrica

. Moto bomba

. Equipo de sonido, amplificadores, consolas

. Ozonificadores

. Argolladoras

. UPC

. Conmutador

. Tensiometro digital

. Camillas duras y blandas

. Botiquín

. Extintores

. Calculadoras de escritorio

. Bomba de emergencia

. Equipos fijos de contra incendio neumático

. Cocina

. Esmeril - Pulidora

. Ascensores

. Parqueadero

. Polideportivo

. Desgrabadoras, audífonos (Relatoria)

. Cámaras de video de seguridad

. Televisor y VHS (Prensa)

. Módulos para las oficinas

. Archivadores

. Cuarto de conmutación.

. Cuarto de transformadores

. 2 edificios (claustro, Honorables concejales)

0286,,"-

riesgo real o potencial para el cumplimiento de los objetivos. Los mapas de riesgos seencuentran en la intranet y fueron aprobadas mediante acto administrativo.

3.12 PROPIEDAD DEL CLIENTE

El concejo de Bogotá cuida y preserva los bienes que son propiedad del cliente, mientrasestos se encuentren bajo su control y/o uso. La entidad protege, verifica y salvaguarda losbienes que son propiedad del cliente suministrados para la utilización o incorporacióndentro del producto o servicio. Cualquier bien que sea propiedad del cliente que se pierda,deteriore o que de algún otro modo se considere inadecuado para su uso, debe serregistrado y su estado comunicado al cliente.

A continuación relaciono algunos documentos o información que pueden provenir denuestros clientes.

. Proyectos de acuerdo

. Proposiciones

. Derechos de Petición

. Tutelas

. Quejas y reclamos

. Oficios solicitando cabildos y foros




0286-':

CAPITULO 4

MEDICIÓN, ANALlSIS y MEJORA

Satisfacción del Cliente: EL CONCEJO DE BOGOTA D.C., realiza seguimiento a laSatisfacción del Cliente, por medio de encuestas, con el fin de determinar la percepciónque ellos tienen acerca de los trabajos realizados por la Corporación. (Los resultados dedicho seguimiento se registran en la página Web de PQRS).

Auditoria Interna: EL CONCEJO DE BOGOTA ha establecido el ProcedimientoAuditorias Internas, con el fin de establecer los lineamientos para realizar auditoriasinternas de calidad, verificando el cumplimiento de las directrices establecidas dentro delSistema de Gestión de la Calidad; del procedimiento cabe resaltar lo siguiente:

Se realiza por lo menos, una auditoria anual a todo el Sistema de Gestión deCalidad. (Un ciclo completo de auditoria).Los Auditores de Calidad, se programan teniendo en cuenta que éstaspersonas, no deben auditar sus propias responsabilidades.Se establecen directrices, para programar auditorias.

La Auditoria Interna, proporciona evidencia de la conformidad del sistema, con respecto alas directrices establecidas; el resultado de la presente actividad, es una de las entradasde información para la Revisión por la Dirección.

Seguimiento y Medición de Procesos: Con el fin de comprobar el desempeño de losprocesos, se verifica periódicamente, que se alcance los resultados planificados, paracada una de las variables críticas de la Entidad.

Los resultados de los seguimientos realizados, generan acciones correctivas, preventivaso de mejoramiento continuo de acuerdo con los hallazgos específicos de cada caso.

Seguimiento y Medición del Producto: EL CONCEJO DE BOGOT A ha estructuradodocumentos, en los que se describe el desarrollo de las diferentes etapas, los controlesimplementados y las verificaciones realizadas para comprobar que los productos/serviciosofrecidos, cumplen con los requisitos especificados.

Control de Producto No Conforme: El Procedimiento Control de Producto No Conforme,tiene como objeto establecer directrices para el manejo, control y registro de los productoso servicios, que no cumplen con los requisitos establecidos previniendo su uso nointencionado.

En dicho procedimiento, se identifican los responsables de las actividades, se establecenposibles acciones para eliminar el Producto/Servicio No Conforme; además, se diligenciael formato Control de Producto No Conforme.

Análisis de Datos: Los datos son analizados, para determinar la capacidad y eficacia delsistema. Dichos datos son obtenidos, por medio del seguimiento periódico.




0286..

-....--

Los resultados obtenidos, son analizados durante la Revisión por la Dirección, con el finde generar actividades de mejoramiento continuo, dentro de los diferentes procesosimplementados internamente.

Mejora Continua: EL CONCEJO DE BOGOTA D.C., realiza actividades de seguimiento,a partir de las que se detectan oportunidades de mejoramiento, las cuales son tratadasdurante la Revisión por la Dirección, donde según sea aplicable, se estructuran planes deacción para lIevarlas a cabo.

Sin embargo, si se detecta la necesidad de estructurar acciones de mejoramiento, antesdel periodo previsto para realizar la Revisión por la Dirección, estas son desarrolladas enconjunto con los responsables de las áreas implicadas.

Acciones Correctivas y Preventivas: Cuando se detectan No Conformidades, ya sea enel Producto o en el Sistema, la Empresa sigue la metodología descrita en elProcedimiento Acciones Correctivas y Preventivas.

Adicionalmente, la Entidad ha desarrollado el Procedimiento de Peticiones, Quejas yReclamos, con el fin establecer una metodología para tratar las quejas y reclamos,emitidos por los Clientes del CONCEJO DE BOGOTA D.C.

- -r-- -- --- - - -

BIPROCESO SISTEMA DE GESTiÓN DE LA CALIDAD Código: SGC-M-001

MANUAL DE CALIDAD Versión. No 2 .Fecha: Mayo 2009


0286

CAPITULO 5 MAPA DE PROCESOS

R1!

¡~E - N. DEtAS

a.1 ~RSONASl.stI 11ToS

oE

I

fi

SISTEMA DE I MECIGESTIÓN DE~L CAUDAD '-_- - ~-

PROCESOS ESTR.\TEGICOS

PROCESOS MISIONALES \

GEST.lONNOR/<fAm(A-

CONTROLPOLÍ17CO

CONTROL Iorscrp~NlUo

ATENaÓN AL IaUOAOANO .

PROCESOS DE APOYO

I GES17ÓN di Ic:-~oc~~

AOMrNrsTRA77VA y

~FrNANaERA

1; ,III!!!IJ!._

TALENTO

~ANALESY

RELATORJA srsTEMAS-

Anexo las caracterizaciones de los procesos

---

1SFAee1ÓN

oE

LAS

PERS uoN 1:

A I~

Sr¡

-----

11PROCESO SISTEMA DE GESTiÓN DE LA CALIDAD Código: SGC-M-001



CONCEJO DE BOGOTACARACTERIZACION DEL PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO ATENCION AL CIUDADANO

OBJETIVO: Ofrecer una solución oportuna y pertinente a las peticiones, quejas, reclamos y/o sugerencias recibidas, con el fin de informar, orientar, atender o direccionar al peticionarioen su solicitud dando respuesta adecuada, además, realizar el seguimiento pertinente al tramite efectuado.

DUEfilO DELIDlRECTOR(A) ADMINISTRATIVO(A) Y FINANCIERO(A)PROCESO

RESPONSABLE IProfesional Universitario -Secretaria Ejecutiva

ACTIVIDADES DEL PROCESO

Planificar Hacer

1. Definir un esquema (Procedimientos,

protocolos, lineamientos) de prestacióndel servicio de atención al ciudadano, de

acuerdo con las normas y lineamientos

vigentes.2. Definir las rutasde direccionamientoparacadauno de los tiposde las PQRS

recibidas.

. Implementar el esquema de prestacióndel servicio de atención al ciudadano

definido en el procedimiento

2. Recibir y registrar las PQRS recibidasde los ciudadanos.

3. Tramitar las PQRS según loslineamientos definidos al interior de la

entidad.

4. Aplicar herramientas para conocerpercepción frente a los servicios que

prestan en el CONCEJO.

Actuar Verificar

1. Se toman las acciones correctivas ypreventivas necesarias.

1. Hacer seguimiento a las PQRSverificando que cada una de ellas reciba

la debida atención y respuesta.2. Formulación de acciones de

mejoramiento en función de losresultados obtenidos en las verificaciones

efectuadas.

ENTRADASPROVEEDOR ENTRADAS

Entidades Leyes sobre atención alGubernamentales ciudadano

Ingreso al sistema deinformación radicando

Ciudadanos quejas, derechos depetición, solicitud de

información y consultas.

Lineamientos yMesa Directiva resoluciones internas

sobre el tema

Esquema de prestaciónMesa Directiva del servicio de atención

al ciudadano definido

Herramientas deProceso SGC medición de la

percepciónMantenimiento,conservación y

Administrativo y reparación de losfinanciero equipos, bienes muebles

e inmuebles de lacorooración.

SALIDASSALIDAS CLIENTES

Medición de laProceso SGC

percepción

Registro de laspeticiones en el Sistema

de Información. Proceso Atención

Reporte y registro de las al Ciudadanoactuaciones adelantadasfrente a las peticiones.

Direccionamiento de las

situaciones planteadas Entidadespor la ciudadanía a la Distritales

entidad del distritocomDetente.

Oficios de respuesta aquejas, derechos de Ciudadanos

petición, solicitudes deinformación y consultas.

Análisis del estado deProceso SGC

las peticiones.

Acciones Correctivas y Proceso SGCacciones preventivas

RECURSOS

Personal CapacitadoRecursos Informaticos

Pagina WEB

DOCUMENTACiÓN SOPORTE

Procedimiento de P,Q,R

Procedimiento de Seguimiento al P,Q,R

NTC GP 1000:2004

CONTROLES

Se diligencia una hoja de ruta para controlar el estado de cada una de las PQRSprovenientes de los ciudadanos.

Se cuenta con un sistema de información en el que se lleva registro y control de laevaluación de cada una de las PQRS.

A cada una de las PQRS se les asigna un numero consecutivo único que laidentifica.

INDICADORES

· Tramite de quejas y reclamos.Respuesta a consultas y solicitudes de información.Tiempo promedio de respuesta a requerimientos.Tiempo por medio de respuesta a Quejas y Reclamos

Nota 1: Los indicadores de procesos con su nombre, formula y frecuencia de la medición se relacionan en la planificación del SGCNota 2: Las normas internas y externas se pueden consultar en el Normograma

SEGUIMIENTO

Auditorias Internas

Recomendaciones y/osugerencias para el

Control Interno mejoramiento de losprocesos y

Drocedimientos.

Controles para mitigarProceso los impactos

Ambiental ambientales producto dela operación

Esquema de prestación Proceso Atencióndel servicio de atención

al Ciudadanoal ciudadano definido.

Informe de evaluación Proceso SGCdel esquema de Proceso

prestación del servicio Administrativo

RIESGOS

Datos incorrectos en lasDaños en los

solicitudes de los equipos que

ciudadanos a través de soportan el

la pagina WEBproceso de PQR y

sugerencias

Falta de calificación de Respuestas de

la gestión parte delPQR con

informaciónusuario de la Web

desactualizadaCaídas de la red de Errores en el

información del Concejo tramite de PQR yde Boaotá suaerencias

Usurpación deMal funcionamiento de correos

los sistemas de electrónicos parainformación que instaurar PQR y

soportan el proceso de sugerencias aPQR y sugerencias nombre de

tercerosDesconocimiento

Incumplimiento dedel funcionario

términos en respuestadesignado para el

de PQR y sugerenciasseguimiento de lagestión de PQR y

suaerencias

---; 11CONCEJO DE BOGOr A

CARACTERIZACION DEL PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO PROCESO ADMINISTRACION y FINANCIERA

OBJETIVO: Planear, direccionar, gestionar y controlar el mantenimiento correctivo y preventivo de la infraestructura, liquidación de nomina y prestaciones sociales; correspondenciainterna y externa, peticiones quejas y reclamos, presupuesto y trabajo social del Concejo de Bogotá.

DUENO DELIDIRECTORADMINISTRATIVOy FINANCIEROPROCESO

RESPONSABLE IDirector administrativo v financiero

Planificar

ACTIvIDADES DEL PROCESO

Hacer

1.La metodología para realizarmecanismos de mantenimiento correctivo

y preventivo a la infraestructura delconcejo

2. Informes de gestión3. Planear el control de la ejecución

presupuestal

I~

Actuar

..-1.Presentar el informe de gestión

2.Liquidación de la nomina3.Ejecutar el mantenimiento correctivo y

preventivo a la infraestructura de laentidad

4.Ejecutar el presupuesto5. Administrar las hojas de Vida de todos

los funcionarios de la entidad

6. Realizar las resoluciones de las primastecnicas

7. Brindar servicios de cafetería ylimpieza

8. Elaborar los Actos Administrativos de

la Corporación

Verificar .....

1. Que todos todas las entradas del

proceso se estén realizandocorrectamente.

2. Formulaciónde accionesde 2. Realizarauditoriasinternasmejoramientoen funciónde los 3. El cumplimientodel presupuesto

resultadosobtenidosen las verificaciones 4. La liquidaciónde la nominaefectuadas. 5. Elcumplimientode los mantenimientos

correctivos y preventivos


oN

ex>O)I

iJ

ENTRADAS

PROVEEDOR ENTRADAS

Necesidad de presentarMesa Directiva plan de gestión a la

mesa directiva.

Velar por el

Administración ymantenimiento,

conservación yfinancieroreparación de los

equipos, bienes muebles

Necesidad de ordenar el

Administración y pago de salario de losfinanciero empleados del concejo

de Bogotá.

Necesidad de adoptar

las políticasrelacionadas con el

Talento humano programa de saludocupacional, seguridad

industrial, bienestarsocial.

Necesidad de adoptar

estrategias necesariasAdministración del para la administración,

sistema manejo y custodia de las

hojas de vida de losfuncionarios.

Atención alInformede evaluacióndel

Ciudadanoesquemade prestacióndel

servicio


Informe del plan degestión a la mesa Mesa Directiva

directiva.Orientaciones de los

procesos de evaluación Talento humanode desempeño de los

funcionarios.Mantenimiento,conservación y Todos los

reparación de losprocesos.

equipos, bienes mueblese inmuebles de la

Estrategias para laadministración, manejo y Administración del

custodia de las hojas de sistemavida de los funcionarios.

Pago de salario de los Todos losempleados del concejo

procesos.de Bogotá.

Actos AdministrativosTodos los

procesos.

---1

CONTROLES

El Asesor DAF debe revisar los datos consignados en la nómina antes de dar laaprobación

Revisar los documentos soportes con el fin evitar aprobar valores de primastécnicas

El Asesor DAF debe revisar los datos consignados en las sentencias antes de dar laaprobación

El Asesor DAF debe revisar los datos consignados en las liquidaciones deprestaciones sociales antes de dar la aprobación

I

SEGUIMIENTO

MONITOREO.Auditorias Internas

INDICADORES

Cumplimiento del PAC programadoCumplimiento del plan de acción de la DAFEjecución PresupuestalVariación del presupuestoEstados financieros

Transacciones reportadasPlan de acción (contabilidad)Tiempo promedio de elaboración de certificacionesLiquidación de cesantíasConfiabilidad en la liquidación de la nominaTiempo promedio de respuesta en asistencia técnica (sistemas)Confiabilidad de la correspondenciaTiempo promedio de respuesta a solicitudes de mantenimiento electrónico y eléctrico

o

N

(»

O)

: ~

IJ

__o .........

Controles para mitigarProceso los impactos

Ambiental ambientales producto dela operación

Programación deTodos los CapactacionesProcesos Especificas a temas

determinados por cada



procedimientos.

RECURSOS

Equipo de Computo

Personal Capacitado y con la competencianecesaria

Teléfono

Archivador


NTC GP 1000:2004

Revisión, validación y aprobación dedocumentos oficiales de la DAF.

Mantenimiento preventivo y correctivo deáreas locativas y redes del Concejo de

Primas técnicas

Recepción, Distribución, Entrega y Tramitede la correspondencia interna y externa de

Presupuesto

Análisis, codificación y cuantificación deldocumento soporte

Generación de estados contables

Generación, aprobación y presentación delos estados contables

RIESGOS

Inconsistencias de los

datos consignados en la Inconsistencia ennomina anrobada nara la elaboración deErrores en los valores los actosaprobados de primas administrativos

técnicasErrores en la

aprobación de valorespara pago de sentencias

judicialesInconsistenciaseconómicas en

reconocimiento de

liquidación deprestaciones sociales afuncionarios retirados

lCONCEJO DE BOGOr A


NOMBRE DEL PROCESO CONTROL DISCIPLINARIO

OBJETIVO: Establecer responsabilidades disciplinarias de los Servidores Públicos durante el desempeño de las funciones propias de su cargo, describiendo y reglamentando cada unal

de las actividades registradas y relacionadas con la apertura de un proceso disciplinario en contra de los funcionarios de la Corporación.

DUEf'.IO DELISECRETARIO(A) GENERALPROCESO

RESPONSABLE IAsesor 105-02

Planificar


Hacer

1. Realizar la programación decapacitaciones, para dar a conocer los

efectos de la ley disciplinaria.

1. Realizar capacitaciones que permitanconocer a los funcionarios públicos y

contratistas los efectos de la leydisciplinaria.

2. Expedir el auto que ordena adelantarla correspondiente indagación preliminar

1

2. Realizarla induccióna los funcionarioso investigacióny decretarla prácticade nuevossobre ley disciplinaria.

pruebas.

3. Programar las fechas de las audiencias

teniendo en cuenta los tiemposmáximos de la toma de decisión.

Actuar


3. Relacionar las quejas presentadas einiciar las actuaciones

correspondientes.

4. Indagación preliminar o investigacidisciplinaria,

archivo del proceso, o Formulacióncargos fallo absolutorio o sancionato

Verificar

1. El estado de los procesos frente a losprocedimientos que exige la ley.

2. Formulación de acciones de 2. Tramite adelantado a las quejasmejoramiento en función de los presentadas por faltas de los servidores y

resultados obtenidos en las verificaciones ex servidores del Concejo de Bogotáefectuadas.

I .


Congreso de laLey 734 de 2002reoública

Funcionarios, ExQuejas sobre faltasfuncionarios,

ciudadanos, Entesde los servidores

de ControlControl

Auto (Documento)disciplinario

Control Fallo Disciplinariodisciplinario sancionatorio

Control Resolución de ejecucióndisciplinario de la sanción

Mantenimiento,conservación y

Administrativo y reparación de losFinanciero equipos, bienes muebles

e inmuebles de lacorporación.



procedimientos.Controles para mitigar

Proceso los impactosAmbiental ambientales producto de

la ooeración


Programación de Todos loscapacitaciones orocesos

Programación de Controlpráctica de pruebas disciplinario

Programación de fechas Controlcara audiencias disciolinario

Control

Fallo, auto o inhibitorio.disciplinario

ServidorInvestiQado

ExpedientesControl

disciolinario

ControlResolución de disciplinariocumplimiento Servidor

Investigado

Acciones Correctivas y Proceso SGCacciones preventivas

I

I

1 3. Verificar el cumplimiento de la Sanción

4. Seguimiento al cumplimiento de metas

de capacitación

CONTROLES

Diligenciar una Bitácora con el fin de llevar un adecuado control sobre todos losexpedientes

Realizar grabaciones de diligencias externas, eliminando archivosde computadoresexternos, uso dispositivos portátiles, USB

RECURSOS

Asesor 105-02 con las competenciasnecesarias

Recursos Físicos

Computador, impresora, teléfono. Internet


SEGUIMIENTO

.Auditorias Internas

INDICADOR ES

· Tramite de los procesos.Tramite de los procesos en termino.Plan de Capacitación código únicodisciplinario

oNc:oO)

I .


Tramite a Procesos Disciplinarios

Ley 734 de 2002

Código de Procedimiento Civil

Código de Procedimiento Penal

Código Penal

RIESGOS

Incumplimiento de

Coacción para el términos para laresultado de los elaboración de

procesos disciplinarios informes de

Qestión

Rotación del personalInformes de

gestiónprocesos disciplinarios desactualizados

Inadecuada ubicación

logística paraconfidencialidad del

procesoAusencia de equipos

portátiles para

diligencias disciplinariasextemas

Ausencia de programas

de capacitación encontrol disciplinario

---1 11CONCEJO DE BOGOTA


NOMBRE DEL PROCESO SISTEMA CONTROL INTERNO

OBJETIVO: ICoadyuvar al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales en concordancia con la misión y la visión de la corporación.

DUEIIIO DELPROCESO IMesaDirectiva

RESPONSABLE ICoordinador Grupo de Controllntemo

Planificar


Hacer

1. Plan interno de trabajo.2. Determinar programa de evaluaciones.3. Determinar programas de auditorias.

4. Mecanismos de difusión.

Actuar


2. Formulación de acciones de


efectuadas.

1. Auditorias a los procesos o, a algunaactividad en especial.

2. Evaluaciones a los procesos.

3. Ejecutar el plan interno de trabajo.

4. Ejecutar las disposiciones de lacontraloria.

5. Mecanismos de difusión.

6. Segimiento a los mapas de Riesgos

7. Seguimiento al cumplimiento de los

Planes de Mejoramiento individual, porproceso e institucional

Verificar

1. Cumplimiento de los objetivos.2. Controles efectivos sobre cada uno de

los procesos.

3. Cumplimiento del manual de funciones.

4. Cumplimiento de la normatividad.5. Medición de los indicadores

oN

ex>O)

ENTRADAS

PROVEEDOR ENTRADAS

Proceso SGCNecesidad de revisar losmanuales de funciones.

Necesidad de revisar los

Proceso SGC procedimientos quetiene la corporación

establecidos.Necesidad de verificar el

Entidades cumplimiento de lasGubernamentales normas internas y

externas vigentes.

Entidades Seguir las disposicionesGubernamentales de la contraloría.

Necesidad de revisar losProceso SGC objetivos de la

corporación.

Necesidad de establecer

Sistemassistemas modemos de

información que facilitenla gestión y el control.

Necesidad de adoptarProceso normas para la

Ambiental protección y utilizaciónracional de los recursos.

Administración yMantenimiento,conservación y

reparaciónde los equipos,financiera. bienes muebles e ¡nmuebles

de la corporación.


Recomendaciones y/osugerencias para el Todos losmejoramiento de los Procesos

procesos yprocedimientos.

Sugerencias a losobjetivos de la Proceso SGC

corporación.Presentar informes a laContraloría, Secretaria

de hacienda distrital y al EntidadesConcejo asesor del Gubernamentales

gobierno nacional enmateria de control

interno.Presentar informes a la

mesa directiva del Mesa Directivafuncionamiento delEstablecimientos de

métodos confiables para Sistema de controlla evaluación de la interno

gestión.Asesorar en la

implementación ydesarrollo de los Todos los

procesos en Procesos

cumplimiento a lanormatividad viQente.

--;I

ProcesoAmbiental

Controles para mitigar losimpactos ambientales

producto de la operación

RECURSOS

Asesor 105-02 con las competenciasnecesarias

Computador, impresora, teléfono. Internet


* Seguimiento y Evaluación al Sistema deControl Interno en cada uno de los procesosy áreas de la Corporación.* NTC GP 1000:2004* MECI1000:2005-12-06* Decreto 1599 del 2005

* Ley 87 del 1993* Constitución Política de Colombia,artículos 209 y 269* Decreto 1826 de 1994 (reglamentario dela Ley 87).* Decreto 215 de 1994

CONTROLES

Realizar seguimiento y verificación de cumplimiento del cronograma mensual yanual

Dejar evidencias de las auditorias realizadas, conservando las pruebas de auditoría,sustantivas y de cumplimiento

Revisión del informe por el responsable del proceso, normas DAFP

Realizar seguimiento continuo a las recomendacionesSEGUIMIENTO


INDICADORES

.Evaluación del sistema de control interno de la corporación.Cumplimiento del plan de trabajo.Evaluación de áreas


oN

ex>

en

I ·

RIESGOS

Falta de apoyode la Alta Incumplimiento delDirección a la función de Plan anual de

Control Interno Auditoría

Inconsistencia de laErrores en los

información suministradainformes de

por las áreasevaluación deControl Interno

Falta de compromiso Ausencia de

institucional para cumplir programas decon las capacitación

recomendaciones de especializados enControl Interno Auditoría

---;

IJCONCEJO DE BOGOTA


NOMBRE DEL PROCESO CONTROL POLlTICO

OBJETIVO: IVigilar y controlar la gestión de la administración distrital.

DUENC- O

SODELISecretarios de las comisiones, Secretario General

PRO E

RESPONSABLE ISecretarios de las comisiones, Secretario General

Planificar


Hacer

1. Agendar y programar las proposicionesque van a ser debatidas

2. Agendar y programar el debate de lassesiones con el fin de realizar el control

político

Actuar



mejoramiento en función de los

resultados obtenidos en las verificacion~sefectuadas.

1.Radicar y aprobar las proposiciones2. Elaboración y envío de las citaciones

y/o invitaciones a funcionarios de laadministración central y/o nacional y

Orden de control

3. Recepcionar dentro de los términos lasrespuesta, radicarlas y disponerlas en la

red interna4. Realizar el debate de la proposición en

la sesión.Verificar

1. Verificar que los documentos seanentregados dentro de los términos

establecidos.

2. Verificar que las respuestas seencuentren completos

3. Verificar que las autoridades citadasasistan al debate.

CONTROLES

1. Se confirma la recepción por medio telefonico o por correo electronico de larecepción de la proposición

or'0

ex>O>

, 1

ENTRADAS

PROVEEDOR ENTRADAS

Proposiciones

presentadas por los

Honorables Concejales

Ciudadanos,citando e invitando a las

autoridades distritalesHonorables

para ejercer controlConcejales

político sobre los

planes, programas y

proyectos de lasdiferentes entidades.

Recomendaciones y/o

sugerencias para elControl Interno mejoramiento de los

procesos y

procedimientos.

Administrativo y Actos Administrativosfianciero

Mantenimiento, conservaciónAdministrativo y reparaciónde los equipos,

fianciero bienes muebles e ¡nmueblesde la corporación.

Proceso SGCAcciones de

Mejoramiento


Envió de las actas con

las conclusiones yOrganismos derecomendaciones a los

citados y organismos deControl

control.

Moción de observación Control Politico

Necesidad deTalento Humano

Capacitación

Informe de comisiónaccidental sobre Control Politico

seguimiento al tema.

RIESGOS

Incumplimiento deIncumplimiento de

Terminos para remisiónterminos para

de cuestionarios a lascitación a

entidadesfuncionarios de la

administración

--;I 2. Revisión de la recepción de las Proposiciones -,

3. Diligenciar la matriz de información de proposiciones en la red interna

SEGUIMIENTO


INDICADORES

.Control político

.Tramite de los procesos(control disciplinario).Informes presentados.Derechos de petición.Tramite de tutelas.Cabildo abierto

.Foros de participación ciudadana.Tiempo promedio de respuestas a tutelas.Tiempo promedio de respuestas a derechos de petición.


oI\J

CX>

O)

Conrol PoliticoComisionesAccidentales

Proceso Gestión Documentos yDocumental Registros Controlados

RECURSOS

Personal,Equipo de computo

Recinto donde se pueda realizar el debateFax


NTC GP 1000:2004Acuerdo 348 del 2008

Acuerdo 122Decreto 1421 del 93.

Inoportuno ControlIncompatibilidad con los Politico porsistemas de información inasistencia de

externos funcionarioscitados

No respuesta oportuna yfaltante de lasDroDosiciones


NOMBRE DEL PROCESO GESTIONDOCUMENTAL

OBJETIVO: IControlar la documentación del Sistema, tanto documentos como registros, garantizando su adecuada utilización y mantenimiento en el Concejo

DUENO DELISECRETARIO(A) GENERALPROCESO

RESPONSABLE Representante de la alta dirección al SGC

Planificar


Hacer

1. Planear estrateg ¡as para laconservación documental.

2. Planear estrategias para el control dedocumentos y registros del Sistema de

Gestión de la Calidad.3. Identificar necesidad de elaborar o

modificar un documento.4. Determinar la información necesaria

para construir el nuevo documento oregistro.

Actuar

1. Elaborar el nuevo documento o

registro.. Revisar y aprobar el nuevo documento

o registro.3. Entregar el documento o registro a laspersonas responsables de su utilización.4. Socializar los documentos y registros.5. Archivar los registros según la tabla de

retenciones.6. Tener toda la documentación en buen

estado y segura7. Actualización de listados de

documentos y registros.8. Velar por la conservación de la

documentación de los Sistemas deGestión.

Verificar

1. Se toman las acciones correctivas y 1. Hacer seguimiento a la documentaciónpreventivas necesarias de los sistemas de Gestión de la

Formulación de acciones de Corporación.mejoramiento en función de los 2. Verificar el cumplimiento de programas

resultados obtenidos en las verificaciones de conservación documental.

efectuadas. 3. Desarrollo de auditorías de procesos

ENTRADAS

PROVEEDOR ENTRADAS

Todos losNecesidad de crear

Procesos del nuevos registros dentro

Concejodel Sistema de Gestión

de la Calidad.

Todos losNecesidad de crear o

modificar un documentoProcesos del

dentro del Sistema deConcejo Gestión de la Calidad.

Todos losRegistros del Sistema deProcesos del

ConceioGestión de la Calidad.

Todos los Documentos del SistemaProcesos del de Gestión de la

Conceio Calidad.

Proceso SGC Ajustes a la política decalidad.

Proceso SGC Ajustes a los objetivosde calidad.

Proceso SGC Mejoras al sistema.

Proceso SGC Mejoras a los procesos.


Entregay actualizaciónde losdocumentos garantizandoque Todos losse encuentrenen los sitiosde Procesos

uso establecidos.

Registros del Sistema deGestión de la Calidad

Todos losadecuadamente

Procesos delmantenidos,

Concejoorganizados ycontrolados

Documentos controlados Todos losdel SGC. Procesos

Información respecto a Proceso SGCindicadores.

Problemas potenciales o Proceso SGCreales detectados.

Información relativa aProceso SGC

objetivos y políticas.

Solicitud de productos yProceso de

Administrativo yservicios.Financiero

Necesidades de Proceso de

capacitación. Talento Humano

---¡I

verificando conveniencia, eficacia y laadecuada implementación de las

directrices documentadas.

CONTROLES

a. Los documentos del SGC se relacionan dentro del listado maestro dedocumentos.

b. Los documentos del SGC son revisados antes de su emisión, lo cual seevidencia por medio de firmas.

c. Los documentos del SGC son aprobados antes de su emisión, lo cual seevidencia por medio de una resolución.d. Los registros se relacionan dentro del formato control de registros.


SEGUIMIENTO

Bajo responsabilidad del encargado delSGC, semestralmente se verifica el control

de documentos y registros del Concejogarantizando que se conserve adecuada su

organización y adecuación.

INDICADORES

1. Eficacia en el Control de los Documentos

2. Eficacia en el Control de Registros3. Manejo de fondos acumulados

4. Aplicación de la tabla de retencióndocumental

5. Conservación documental

Proceso deEntrega de productos

Administrativo yFinanciero y/o servicios solicitados.

Proceso de

Administrativo y Suministro de recursos.Financiero

Proceso dePersonal competente.Talento Humano

Entidades Documentos de origenExternas externo

Controles para mitigar losProceso Ambiental impactos ambientales

producto de la operación

RECURSOS

Equipode Computo

PersonalCapacitadoy con la competencianecesaria

Teléfono

Archivador


Procedimiento Control de Documentos Producción de la Gestión Documental

Procedimiento Control de RegistrosProcedimiento Producción de la Gestión

Documental

NTC GP 1000:2004 Conservación de la Gestión Documental

Resolución 647 del 2003 (adopción de lasRecepción, distribución y entrega de la

tablas de retención)Procedimiento organización y

correspondencia interna y externa de la

administración de archivo. Corporación

Consulta o préstamo de Documentos

RIESGOS

Ausencia de un

Perdida de documentos procesopermanente de

limDieza

Incumplimiento fechasDesactualizaciónde las tablas de

de transferencia deretención

documentosdocumental

Errores en la aplicación Uso dede las tablas de documentos

retención documental obsoletos

Errores en la clasificación y Desactualización deubicación de los archivos en la los listados maestros

biblioteca y Archivo (SIGA) de documentos

Ausencia de un proceso Inadecuada

permanente de limpieza Organización de(Documentos y espacio flsico) documentos

-,I

I

CONCEJO DE BOGOT ACARACTERIZACION DEL PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO GESTION NORMATIVA

OBJETIVO: IExpedir las normas necesarias para garantizar el cumplimiento de las funciones y la prestación de los servicios que le corresponde desarrollar al distrito capital

~~~~~SO DEL Secretario General, Secretario de las comisiones

RESPONSABLE ¡Secretario General, Secretario de las comisiones


Planificar Hacer

1. Programación de primer y segundodebate

1. Distribución de los proyectos deacuerdo a cada comisión según la

materia2. Designación de ponentes por sorteo

3. Publicación del proyecto de acuerdo enlos anales

4. Radicación de los proyectos deacuerdo en las respectivas comisiones

5. Radicación de ponencias y/o solicitudde prorroga

6. Convocar a sesión para primer ysegundo debate

7. Realización de la sesión del primer y/osegundo debate

Actuar Verificar

Se toman las acciones correctivas yreventivas necesarias.

Verificar el adecuado tramite a losrovectos de acuerdo

CONTROLES

Revisión de los expedientes antes del envío a Secretaria General, cotejando con elsonido o grabacion

of"C--,(

ENTRADAS

PROVEEDOR ENTRADAS

Proyectos de acuerdo deiniciativa de los

concejales

Ciudadadanos,Proyectos de acuerdo deHonorables

Concejalesiniciativa de la

administración yorganismos de control

Proyectos de acuerdo deiniciativa de los

ciudadanos

Gestión Documentos y RegistrosDocumenbtal Controlados

Administración y Actos AdministrativosFinanciero


Proyectos de acuerdo Gestión Normativa

aprobados en primer ysegundo debate Anales y Relatoria

Necesidad deTalento Humano

Capacitación

Respuesta de P,Q,R,S Atención alde competencia del Ciudadano

proceso

Informes de GestiónProceso SGC

Control Interno

Cumplimiento del PIGA Proceso Ambiental

Planes de Mejoramento Proceso MECIpor Proceso

RIESGOS

Inconsistencias en la

transcripción del texto Incumplimiento dedefinitivo de los proyectos de términos para citaciónacuerdo aprobados en primer del primer debate

debate

--;II

Revisión permanente de las agendas

Se diligencia un cuadro de control de proyectos de acuerdo que esta en la red, elcual le permite realizar una adecuada trazabiliad al proyecto.

Se revisa toda la información que va a ser publicada en la red

--:

INDICADORES

.Proyectosde acuerdo.Materianormativa

. Informes presentados.Derechos de petición.Tramite de tutelas


oN

ex>

(j)

I J

Administración yMantenimiento.conservación

reparaciónde los equipos,Financiero bienes muebles e ¡nmuebles

de la corporación.

Proceso Controlespara mitigar los

Ambientalimpactosambientales

productode la operación

Publicaciones de los

Anales y Relatoria proyectos de acuerdoActas de las sesiones.

RECURSOS

Personal. Equipo de computo.


.NTC GP 1000:2004.Procedimiento Gestión Normativa.Acuerdo 348 de 2008

Errores en la digitaciónDiferencia entre el

del cuadro publicado entexto fisico con

la red respecto almagnetico

SEGUIMIENTO



NOMBRE DEL PROCESO MODELO ESTANDAR DE CONTROL DE INTERNO

OBJETIVO: IControlar la operación interna del Concejo de Bogotá. permitiendo una gestión sistémica y transparente para dirigir y evaluar el desempeño institucional.

DUEflJO DELlpRESIDENTEDE LA CORPORACiÓNPROCESO

RESPONSABLE IRepresentante de la Dirección MECI


Planificar1. Diagnostico de la situación de los

Subsiste mas. componentes y elemen

del MECI dentro del Concejo de Bogotá.

2. Planificación estratégica de acuerdo alos lineamientos de la Norma MECI

1000:2005.

3. Planificación Operacional para eldesarrollo de los procesos de manera

transparente y eficaz.

Actuar

1 . Se toman las acciones correctivas y

preventivas necesarias.



efectuadas.

Hacer1. Establecer compromisos y protocolos

de ética.

2. Sensibilizar y socializar los elementosy componentes del MECI.

3. Aplicar los 29 elementos y 9componentes del MECI

3. Aplicar las políticas de operacióndefinidas dentro de la entidad.

4. Aplicar los controles.5. Identificar y controlar los riesgos.

6. Desarrollar herramientas que permitanmedir la autoevaluación de la gestión y

control de la entidad.

Verificar

1. La adecuada Implementación del MECIen la entidad

2. Seguimiento a la actualización de losproductos del MECI

tf


Entidades Norma MECI1000:2005,Estatales Principios del MECI.

Departamento Lineamientos deAdministrativo de implementación della Función Publica MECI

Lineamientos yMesa Directiva resoluciones internas

sobre el tema

Esquema de prestaciónMesa Directiva del servicio y procesos

de la entidad

Todos losInformación de la

gestión de los planes yprocesos.

programas de la entidad.

Todos losInformación con relación

al desempeño de losprocesos. mecanismos de control.

DirecciónNecesidades de los

Administrativa yprocesos para el

planteamiento de planesFinancieray programas.


NormogramaTodos losProcesos

Código de ÉticaTodos losProcesos

PolíticadeTodos los

Administración delProcesos

RiesQo

Mapas de Riesgo con Todos loslos Planes de Mitigación Procesos

Controles a los ProcesosTodos losProcesos

Autoevaluacióndel Todos loscontrol Procesos

Planes y programasTodos losProcesos --

Planes de mejoramiento Todos los '\}individualpor procesoe Procesos ninstitucional.

.n

--;I

CONTROLES

Al interior de la entidad se cuenta con un grupo de gestores éticos que evalúan elcumplimiento de los valores éticos de la entidad.

Los riesgos de la entidad son evaluados y actualizados por la menos una vez al año.

Se realizan encuestas con el fin de determinar el nivel de satisfacción de los planesy programas.


SEGUIMIENTO

Auditorias Internas

INDICADORES

1. Cumplimiento del Plan Institucional2. Cumplimiento de los planes de

Mejoramiento por proceso.

o1\.)(X)0'1

I .;,..

RECURSOS

Equipo de Computo


Teléfono

Archivador


Autoevaluación de la Gestión

Autoevaluación del Control

Generación de Planes de mejora porProcesos

Generación de Plan de mejoraInstitucional

Generación de Planes de mejoraindividual

PQRS cliente interno

Mapa de riesgos

Políticasde OperaciónTodos losProcesos

Autoevaluaciónde la Todos losaestión Procesos

RIESGOS

Incorrecta identificaciónMecanismos de

de riesgos.control

ineficientes.Inadecuada elaboración Mecanismos de

de planes de mitigación gestiónde riesaos. inapropiados.

Falta deIncorrecta definición de mecanismospolíticas de operación. apropiados de

dirección.

---;I IJ

CONCEJO DE BOGOT ACARACTERIZACION DEL PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO ANALESY RELATORIA

OBJETIVO: IPublicar e imprimir el original de todos los acuerdos y resoluciones en la red interna del concejo y transcribir las actas que son emitidas por el concejo en las sesiones.

DUENO DELPROCESO ISecretarioGeneral

RESPONSABLE IAuxiliar Administrativo - Secretarias Ejecutivas


Planificar Hacer

1. Determinar como se van a publicar losproyectos de acuerdo y las resoluciones

del concejo2. Planear como se van a transcribir y

revisar las actas.

1. Transcribir todas las actas que se

generan en las sesiones

2. Publicación de los proyectos deacuerdo y resoluciones del concejo.

Actuar Verificar


1. Revisar que las actas sean iguales a lograbado en los cassetes.

2. Revisar que con existan errores deortografía

3. La correcta publicación de los

e!'0yectos de acuerdo y resoluciones delconceio.


mejoramiento en función de losresultados obtenidos en las verificacion~

efectuadas.

CONTROLES

Planilla de Solicitud

of\J

00O)

ENTRADAS

PROVEEDOR ENTRADASNecesidad de

Gestión normativa documentar losacuerdos.

Necesidad de

Control politico documentar lasresoluciones .

Talento humano Necesidad de empastary reparar libros.

Necesidad de publicarAdministración y los proyectos de

financiera acuerdo y resolucionesdel concejo.

Necesidad de reproducir

Archivolos documentos de la

corporación en altotiraje.

Necesidad de transcribirGestión todas los casettes en

Normataiva y actas las cuales seControl Politico generan en las sesiones

del concejo.Controles para mitigar

Proceso los impactosAmbiental ambientales producto de

la operación


Publicaciones de los

proyectos de acuerdo y Gestión Normativaresoluciones.

Gestión

Actas de las sesiones.Normativas

Control Politico

Libros en excelentes Todos loscondiciones de uso. Procesos

Reproducción de losdocumentos de la Todos los

corporación en alto Procesos

tiraje.

RIESGOS

CambiosIncumplimiento del constantes en laManual de Estilo de

planta decorrección de actas ensupernumerarios

comisiones y secretaria de relatoria

--i Videos de las sesiones

Revisones de las actas por os asesores de las comisiones y secretaria General

Inducciones a los nuevos supernumerios del proceso

SEGUIMIENTO


INDICADORES

.Elaboración de actas correpondientes a las diferentes comisones del concejo.Confiabilidad de las actas elaboradas

.Publicación de los proyectos de acuerdo en 1 y 2 debate.Publicaciones de acuerdo.Restauración y empaste.Aplicación de la tabla de retención documental


or-0

00

O)

t :

RECURSOS

Guillotina, Multi Lit, Guillotina manual,Compaginadora. Prensa (encuadernar

libros), Desgrabadoras, audífonos(Relatoria)


NTC GP 1000:2004

Ley 909 del 2004Publicación de los proyectos de acuerdo y

resoluciones del concejoProcedimiento trascripción de actas

Demora en la

Inoportunidad en la transcripción de

entrega de material actas por falta de

soporte de las sesiones elementos de

trabaioErrores de los

Insuficiente cantidad de documentos

insumos para empaste entregados paracorte v refilado

Inexactitud en las espeificaciones de las

solicitudes de corte y refilado

I

lCONCEJO DE80601 A


NOMBRE DEL PROCESO SISTEMADE GESTIONAMBIENTAL

OBJETIVO: Promover acciones ambientales dinamizadoras de la Gestión Institucional en el Concejo de Bogotá, orientado hacia la animación de prácticas ambientales con el fin de~proteger y cuidar el medio ambiente

DUENO DELlpRESIDENTEDE LA CORPORACiÓNPROCESO

RESPONSABLE IRepresentante de la Dirección SGA


Planificar Hacer

1. Identificación de peligros ambiental2. Identificar mecanismos de mitigacion

para los peligros ambientalesidentificados.

3. Establecer el plan PIGA.

. Desarrollar estrategias y parámetrosestablecidos dentro del plan PIGA.

2. Buscar ahorros en insumos, energía yagua.

3. Desarrollar prácticas de reciclaje alinterior de la entidad.

Actuar Verificar


1. Monitorear el resultado de las

estrategias y controles ambientales

implementados al interior de la

organización.. Calculo de indicadores ambientales

eterminando los resultados ambientales

de la entidad.


mejoramiento en función de losresultados obtenidos en las verificacion

efectuadas.

CONTROLES

Realizar análisis y seguimiento continuo al cumplimiento de las estrategias del PIGAestablecidas

Verificar ejecución del Plan de acuerdo al cronograma establecido

o

1\)

ex>

O)

ENTRADAS

PROVEEDOR ENTRADAS

Entidades legislación ambientalEstatales. vigente

Entorno de laPeligros ambientalesentidad.

Proveedor de Información de consumoeneroía. de energía

Proveedor de Información de consumoaaua. de agua.


Controles para mitigarlos impactos Todos los

ambientales producto de procesos.la operación

Planes de acción para Todos losmitigar los peligros

procesos.ambientalesProgramas ambientales Todos los

interno y externo. procesos.Necesidad de

Talento HumanoCapacitación

Informes de GestiónProceso SGCControl Interno

RIESGOSNo realización de

análisis de estrategiasdel Plan

Actividades incompletaseiecutadas

No realizar seguimientoal Plan

Realizar seguimiento y ejecución del Plan de acuerdo al CI

Nota 1: Los indicadores de procesos con su nombre, formula y frecuencia de la medición se relacionan en la pNota 2: Las normas internas y externas se pueden consultar en el Normograma

SE(-

Audil

IN[

1.Con:2.Co

3. Cumplimiento

RECURSOS

Equipo de Computo


Teléfono

Archivador


Gestión Ambiental

PIGA

Decreto 456 de Diciembre 23 de 2008.Por el cual se reforma el Plan de GestiónAmbiental del Distrito Capital y se dictan

otras disposiciones

Mejosiste

MejorarPI

sistema. los productos y los servicios de

la corporación.

6. Suministrar los recursos apropiados.

-6. Estado de las acciones correctivas y

preventivas.7. Resultados de las auditorias.

~

CONTROLES

Seguimiento a programa de auditorias se verifica el cumplimiento de la agenda deauditorias con respecto a lo ejecutado.

La Directora de Calidad verifica el planteamiento y ejecución de las accionescorrectivas desarrolladas al interior de la organización.

La Revisión por la Dirección se realiza con el fin de evaluar el Sistema de Gestiónde la Calidad, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continua,

incluyendo el análisis de oportunidades de mejora.Las decisiones tomadas durante la Revisión por la Dirección se enfocan en mejorarel Sistema, los Procesos y los Servicios estableciendo los recursos apropiados para

ejecutar las actividades planificadas de manera eficaz. SEGUIMIENTO


INDICADORES

.Cumplimiento de la política de calidad

.Cumplimiento del cronograma de la revisión por la dirección.Eficacia del sistema de Gestión de la calidad


Legisllaboraly q

ocupa~vige

oNex>O>

Todos los Recomendaciones paraprocesos la mejora.

Todos los Riesgos actualizados e

procesosidentificados para la

entidad.

Gestión Documentación deldocumental sistema.

Clientes-Quejas.ciudadano

RECURSOS

Personal, Equipode computo,Equipodeoficina

DOCUMENTACiÓNSOPORTE

.NTCGP 1000:2004.AccionesCorrectivas.AccionesPreventivas.Producto No conforme.AuditoriasIntenas.Manualde Calidad

RIESGOS

Inadecuada definición deCierre de Acciones

la politica de CalidadCorrectivasinceficaces

Inadecuada

Cierre de Accioneselaboración del

Preventivas ineficacesinforme de

Revisión por ladireción

No realizar

No realizar seguimiento auditorias Internas

a los procesos a todos losprocesos

Nota 1: Los indicadores de procesos con su n

Nota 2: Las normas internas y externas se pu

CONCEJO DE BOGOr ACARACTERIZACION DEL PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO SISTEMAS

OBJETIVO: Desarrollar, implementar, administrar , renovar y mantener la infraestructura tecnológica del Concejo, directamente o a través de terceros para fortalecer la gestióninstitucional.

DEL'DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO(A) Y FINANCIERO(A)

RESPONSABLE IProfesional Universitario


Planificar

1. Planear el mantenimiento preventivlos equipos de computo del Concejo de

Bogotá.2. Planear la reposición de los equipos.

3. Modernización y actualización delcomponente tecnológico de la entidad.4. Planear las políticas de seguridad de

sistemas.

Actuar




efectuadas.

Hacer1. Prestar soporte técnico.

2. Apoyar el seguimiento a los contratosde mantenimiento de equipos.3. Administración de la Web.

4. Realizar backups de la información dela entidad.

5. Reportar las necesidades informáticasa la Dirección Administrativa y Financiera.

6. Hacer mantenimiento preventivo ycorrectivo.

7. Administrar el software yfuncionamiento de la pagina Web.

Verificar

1. Verificar el cumplimiento del plan de

mantenimiento preventivo.

2. Verificar el cumplimiento de las

políticas de seguridad de sistemas alinterior de la entidad.

O>

11

RECURSOS

Equipo de Computo


Teléfono

Archivador

UPS

Herramientas de mano.

Almacén de repuestos.

ENTRADAS

PROVEEDOR ENTRADAS

Todos los Solicitud de reposiciónprocesos. de eauipos

Todos losSolicitudes de soporte.

procesos.

Todos los Datos relativos al

procesos. problema

Todos los Información relativa al

procesos. usuario

Todos losSolicitudes de otros

Procesos para elprocesos. mantenimiento

Solicitudes de

Todos los publicación de

procesos.información en la red yen la pagina Web de la

Entidad

Todos losSolicitud de creación o

modificación de cuentasprocesos. de correo electrónico.


Solución de dudas.Todos losprocesos

Solución deTodos los

inconvenientes yproblemas. procesos

Actualización de la

información en la red y Todos los

la pagina Web de la procesosentidad.

Cuentas de correoTodos los

electrónico creadas oactualizadas. procesos

Mantenimiento de Todos loseauipos de computo. procesos

RIESGOS

Demoras en el reporte Vencimiento de

de daños por parte de contratos delos usuarios mantenimiento

Alto volumen de

Falta de disponibilidad interrupción delde los usuarios fluido eléctrico en

la zona

DocumentaciónPerdida de

información deincompleta de la archivos de sonido I

información soporte de de actas de laslos contratos

sesiones

I,


Soporte técnico usuarios

Administración y actualización de la red

Copias de seguridad


SEGUIMIENTO

Auditoria Interna

INDICADORES

1. Mantenimiento preventivo de Hardware ySoftware.

2. Respuesta de soporte técnico.3. Backup.

oN00O>

RECURSOS

Equipo de Computo


Teléfono

Archivador

UPS

Herramientas de mano.

Almacén de repuestos.

. .

CONTROLES

Se cuenta con un formato de control para reportar los soportes técnicos realizados.

Diligenciamiento actualizado de un inventario de partes.Cronograma de mantenimiento en el que se planifican las actividades a realizar.

Daños en el cableadoInsuficiencia de

estructural insumos pararealizar BackuDs

Falta de capacitación enAusencia de sitio

nuevas tecnologías deexterno al Concejo

hardware y softwarepara archivo de

backups

I

1II

IJCONCEJO DE BOGOTA


NOMBRE DEL PROCESO TALENTO HUMANO

OBJETIVO: Garantizar el ingreso de funcionarios idóneos, teniendo en cuenta, no solo, la capacidad del individuo para ocupar el cargo sino, adicionalmente, las habilidades,experiencia y formación con que debe contar. Además, establecer medidas que garanticen la competencia laboral de los funcionarios de la organización.

DUENO DELIDirector Administrativo y FinancieroPROCESO

RESPONSABLE IProfesional Universitario, Profesional Especializado

Planificar


Hacer

1. Planificar el desarrollo de las

evaluaciones a los funcionarios

2. Determinar como se van a realizar las

capacitaciones a los funcionarios.

3. Establecer las competencias del

personal.

1"

Actuar




-~1. Realizar las evaluaciones a los

funcionarios

2. Realizar capacitaciones a losfuncionarios.

3. Recopilar registros de competenciasdel personal.

4. Realizar los programas de BienestarSocial

5. Realizar los programas de Saludocupacional

6. Evaluar a todos los funcionarios decarrera administrativa

Verificar

1. Se verifica la información contenida en

los registros de competencias de losfuncionarios (educación, formación,

habilidades y experiencia)

2. Se verifica la eficacia de las

capacitaciones proporcionadas a losfuncionarios.

o1'0

ex>O)

ENTRADASENTRADA PROVEEDOR

Necesidad deTodos los Procesos

personal.

Características deTodos los Procesos

nuevos cargos.

Resultado del

seguimiento del Todos los Procesosdesempeño del

personal.Necesidades de

Todos los Procesoscapacitación.

Mejorar el Proceso SGCsistema.

Mejorar procesos. Proceso SGC

Ajustes a losobjetivos de Proceso SGC

calidad.Ajustes a lapolítica de Proceso SGCcalidad.

Suministro deProceso SGC

recursos.

Legislaciónlaboral y de salud Entidades Estatales

ocupacionalvigente.


Personal competente.Todos losprocesos

Personal seleccionado y Todos los

capacitado. procesos

Resultado de laProceso Talento

evaluación delHumano

desempeño.

Las necesidades de Proceso Talentonuevas capacitaciones Humano

Desempeño de losprocesos e información Proceso SGC

para calcularindicadores.

Problemas potenciales o Proceso SGCreales detectados.

Información relativa aProceso SGC

objetivos y políticas.

Registros del sistema.Proceso Gestión

Documental

Necesidades de nuevos Proceso Gestióndocumentos o cambios. Documental

Necesidad de crear

nuevos registros dentro Proceso Gestión

del sistema de gestión Documentalde la calidad.

-¡ efectuadas. 3. Verificar el cumplimiento de losprogramas de Bienestar Social

4. Verificar el cumplimiento de ejeción delos programas de salud ocupacioinal

CONTROLES

Periódicamente se verifica el desarrollo de las capacitaciones.

El Manual de Funciones y Competencias laborales se verifica periódicamente conel fin de garantizar que la información allí incluida se actualice conforme a las

necesidades de la entidad.

Periódicamente se realizan evaluaciones de desempeño de acuerdo a lasdisposiciones del Departamento Administrativo de la Función Publica.

Presupuesto insuficiente

para programas debienestar social

Demora en el reporte

por parte del funcionarioaccidentado

Incumplimiento de términos para suscribirlos acuerdos de aestión

SEGUIMIENTO

MONITOREO.Auditorias Intemas

INDICADORES

.Indice de frecuencia de incidentes de trabajo

.Morbilidad por enfermedad profesional

.índice de frecuencia de accidente de trabajo

.índice de lesiones incapacitantes.Capacitación

.Evaluación del desempeño.Confiabilidad de la revisión de documentos

oI'V

ex>

O)

l.

jJ

Nota 1: los indicadores de procesos con su nombre, formula y frecuencia de la medición se relacionan en la planificación del SGCNota 2: las normas internas y externas se pueden consultar en el Normograma

Resultado de laProceso Talento

evaluación delHumano

desemeño.

Entrega yactualización delos documentos

Proceso Gestióngarantizando que Documentalse encuentre en

los sitios de uso

establecidos.

Registrosdel sistemade gestión de la

Proceso Gestióncalidadadecuadamente Documental

mantenidos yorganizados.

RECURSOS

Personal competente para desarrollar elcargo, Equipo de computo


.NTC GP 1000:2004.ley 909 del 2004.Capacitación a funcionarios.Realizacion de programas de bienestar

Social

. Reporte de accidentes laboral.Sistema de Seguridad Social.Evaluación del Desmpeño laboral.Coodinar e implementar actividades parael control de las condiciones laborales

Documents

Res. 0286