Riktlinjer för samverkan genom samordningsförbund€¦ · 3.4 Samordningsförbund som en del i den lokala verktygslådan Handläggare och chefer inom SF och FV ska ha god kännedom

RIKTLINJER

1 (20) Avdelning/Stab Beslutsdatum Diarienummer

Avdelningen för sjukförsäkring (SF)

VO Utveckling och stöd

2013-01-18 016692-2016 Ändringsdatum Serienummer Version

2016-09-30 2013:1 3

Riktlinjer för samverkan genom samordningsförbund

De här riktlinjerna vänder sig till chefer och medarbetare på Försäkringskassan som

arbetar med samverkan inom finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser.

Det här handlar riktlinjerna om

Riktlinjerna beskriver Försäkringskassans roll som medlem i samordningsförbund

och hur myndigheten praktiskt ska hantera denna medverkan. Rollen som

förbundsmedlem utgår från lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabili-

teringsinsatser.

Riktlinjerna styr vårt arbete, men innehåller också stödjande delar.

Det här är styrande i riktlinjerna

Områdesforum för partnersamverkan ska användas för att praktiskt hantera

dialogen mellan Försäkringskassans olika livssituationer. Läs mer i avsnitten 3.3,

3,5, 6 och 7.

Försäkringskassans medlemsrepresentanter ska informeras om när arbete pågår

med ny eller reviderad förbundsordning. Läs mer i avsnitt 5.3.

Nationella rådets stödmaterial vid framtagande av förbundsordningar ska

användas vid utarbetande av förbundsordning. Läs mer i avsnitt 5.3.2.

Försäkringskassans krav på innehållet i en förbundsordning, utöver de krav som

är reglerade i Finsamlagen, ska beaktas. Läs mer i avsnitt 5.3.2.

Då styrelseledamöter utses ska beaktas att uppdraget är frivilligt och inte ingår i

tjänsten. Läs mer i avsnitt 6.1.

Försäkringskassans medarbetare med koppling till samordningsförbund ska

säkerställa att de grundläggande kraven på insatser som finansieras av

samordningsförbunden, är i enlighet med lagens förarbeten. Läs mer i avsnitt 4.1.

Verksamhetsområdeschefer SF för VO Syd, Väst, Mitt, Stockholm och Nord

ansvarar för att årligen arrangera en gemensam regional sammankomst för

Försäkringskassans olika funktioner som har uppdrag kopplat till

samordningsförbund. Planering sker i respektive verksamhetsområde.

Läs mer i avsnitt 3.5.

Försäkringskassans ledamöter i samordningsförbundens styrelser ska bevaka att

samordningsförbundens verksamhet registreras i SUS. Läs mer i avsnitt 9.

RIKTLINJER





2016-09-30 2013:1 3

Innehåll

1 Inledning ....................................................................................... 3

2 Bakgrund ...................................................................................... 3

2.1 Parter ............................................................................................................ 4

2.2 Målgruppen för den finansiella samordningen ............................................... 4

3 Försäkringskassan som förbundsmedlem .................................... 4

3.1 Förtydligande av begrepp .............................................................................. 4

3.2 Försäkringskassan som förbundsmedlem ..................................................... 5

3.3 Rollen medlemsrepresentant ......................................................................... 5

3.4 Samordningsförbund som en del i den lokala verktygslådan ......................... 7

3.5 Regionala träffar/dialoger .............................................................................. 7

3.6 Nationellt stöd och nationell samsyn .............................................................. 7

3.7 Nationella rådet ............................................................................................. 8

4 Insatser som finansieras genom samordningsförbund ................. 8

4.1 Grundläggande krav ...................................................................................... 8

4.2 Insatser ......................................................................................................... 9

4.3 Insatser finansierade med medel från ESF- Europeiska socialfonden ......... 10

4.4 Målgrupper för insatser................................................................................ 10

4.5 Implementering av erfarenheter ................................................................... 11

5 Så utövar Försäkringskassan sitt medlemskap .......................... 12

5.1 Medelstilldelning .......................................................................................... 12

5.2 Redovisningar och revisionsrapporter ......................................................... 12

5.3 Förbundsordning ......................................................................................... 13

5.3.1 Processen för utarbetande av förbundsordning ..................................................... 13

5.3.2 Viktigt att tänka på vad gäller förbundsordningar ................................................... 14

5.3.3 Beslut om förbundsordning ..................................................................................... 14

5.3.4 Regional kvalitetsgranskare .................................................................................... 14

6 Ledamöter i samordningsförbundens styrelser .......................... 15

6.1 Rollen styrelseledamot ................................................................................ 15

7 Medlemmar i beredningsgrupperna ........................................... 16

7.1 Rollen medlem i beredningsgrupp ............................................................... 17

8 Ersättning från Samordningsförbunden ...................................... 17

8.1 Överenskommelse mellan Försäkringskassan och samordningsförbund ..... 18

8.2 Administrationskostnader ............................................................................ 19

8.3 Försäkringskassan bidrar med personal i en överenskommen insats/projekt (resursstöd) ............................................................................................................ 19

9 SUS ............................................................................................ 20

RIKTLINJER





2016-09-30 2013:1 3

1 Inledning

Det är viktigt att alla som har varit borta från arbetslivet under någon tid, eller som

aldrig har kommit in på arbetsmarknaden, får den hjälp och det stöd de behöver för

att kunna försörja sig genom eget arbete. Ofta behövs hjälp från flera aktörer och

stödet måste erbjudas utifrån individens behov. För att nå framgång krävs att alla

agerar utifrån sina respektive ansvarsområden och samverkar på både strukturell och

individuell nivå.

Det är viktigt att finansiell samordning genom samordningsförbund är integrerad

med övrig samverkan och med Försäkringskassans övergripande ambitioner för

samverkan. Det innebär att den finansiella samordningen ska stödja mål och

ambitioner i Försäkringskassans strategiska inriktning. Den ska genomföras i

enlighet med de bestämmelser och styrdokument som finns för övriga former för

samverkan.

All samverkan som Försäkringskassan bedriver ska inkludera ett systematiskt

kvalitetsarbete som kan hantera föränderliga behov inom och utanför involverade

partners verksamhet. Det innebär att tillsammans med den lokala partnern

kontinuerligt och återkommande följa upp och anpassa samverkansinsatserna utifrån

eventuellt förändrade förutsättningar. För att underlätta uppföljning av samverkan i

samordningsförbund finns ett nationellt stödsystem, SUS1, som ska användas av alla

samordningsförbund.

2 Bakgrund

Lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser trädde i kraft

den 1 januari 2004. Samordningsförbunden har en spridning från norr till söder och

finns både i storstäder och på mindre orter. Samordningsförbunden är olika stora,

vissa samordningsförbund omfattar en kommun, andra förbund omfattar flera

kommuner, några omfattar ett helt län.

Den centrala uppgiften är att finansiera olika slags åtgärder som ska underlätta för

personer att uppnå förmåga till eget förvärvsarbete. Men samordningsförbunden ska

också på olika sätt stimulera till samarbete på handläggarnivå mellan

samverkansparterna och även i övrigt underlätta samarbete mellan parterna.

Enligt lagens förarbeten2 är det övergripande uppdraget för samordningsförbunden

att skapa goda förutsättningar för samverkan mellan parterna.

1 Sektorövergripande system för Uppföljning av Samverkan och finansiell samordning. 2 Regeringens proposition Finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet (prop 2002/2003:132)

RIKTLINJER





2016-09-30 2013:1 3

2.1 Parter

Finansiell samordning är en frivillig samverkan mellan Försäkringskassan,

Arbetsförmedlingen, ett eller flera landsting samt en eller flera kommuner.

Tillsammans bildar de fyra parterna ett samordningsförbund som leds av en

fristående styrelse. Styrelsen ska besluta om mål och riktlinjer för den finansiella

samordningen, hur samordningsförbundet ska ledas och organiseras samt

finansiering av insatser. Ett väl fungerande samarbete inom ramen för

samordningsförbunden ska bidra till att medborgarnas tilltro till de samverkande

myndigheterna ökar.

Försäkringskassan verkar tillsammans med Arbetsförmedlingen, Socialstyrelsen och

Sveriges Kommuner och Landsting för att alla kommuner ingår i

samordningsförbund3. Samtliga landsting ingår redan.

2.2 Målgruppen för den finansiella samordningen

Målgruppen för den finansiella samordningen är individer i arbetsför ålder som är i

behov av insatser från mer än en av parterna och där behovet inte kan tillgodoses

inom parternas ordinarie verksamheter. Därutöver har regeringen valt att inte göra

ytterligare begränsningar. Särskilt prioriterade målgrupper kan dock framgå i

Försäkringskassans regleringsbrev4.

Samordningsförbundets uppgift är primärt att verka för att individer ska få

rehabilitering som ger dem möjlighet att försörja sig själva. Den finansiella

samordningen gör det möjligt för de samverkande myndigheterna att identifiera

individernas totala behov av rehabilitering, vilket kan vara svårt för en enskild part.

3 Försäkringskassan som förbundsmedlem

3.1 Förtydligande av begrepp

Under tiden som lagen (2003:1210) om finansiell samordning av

rehabiliteringsinsatser har funnits har ordet ”ägare” kommit att bli ett mer eller

mindre vedertaget begrepp för rollen som förbundsmedlem. I lagen används dock

genomgående benämningen ”medlem” för Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen,

kommuner och landsting (även benämningen ”samverkande parter” förekommer). I

riktlinjerna används orden förbundsmedlem eller medlem, medlemsrepresentant och

medlemssamråd, även om hänvisning görs till Nationella rådets rekommendationer,

bland annat rekommendationen om Ägarsamråd.

3 Nationella rådets strategi (www.finsam.se) 4 Regleringsbrev som avser nästkommande verksamhetsår kommer i december, se Försäkringskassans

hemsida (fk.se).

RIKTLINJER





2016-09-30 2013:1 3

3.2 Försäkringskassan som förbundsmedlem

Försäkringskassan har som förbundsmedlem möjlighet att påverka

samordningsförbundens verksamhet genom förbundsordning, medelstilldelning,

beredningsgrupp, medlemssamråd samt samverkan med Arbetsförmedlingen och

övriga parter. Viktiga forum för Försäkringskassan är beredningsgrupperna,

förbundsstyrelserna, medlemssamråden, Nationella rådet5 och nationella möten

tillsammans med Arbetsförmedlingen.

Försäkringskassan ska tillsammans med Arbetsförmedlingen, kommuner och

landsting bidra till en utveckling av den finansiella samordningen. Därigenom ökar

möjligheterna för individer med behov av samordnade rehabiliteringsinsatser att få

det stöd de behöver för att uppnå eller förbättra sin förmåga att utföra förvärvsarbete.

Försäkringskassan ska, liksom de övriga parterna, stödja samordningsförbunden så

att förbunden kan verka optimalt för att uppnå bästa möjliga effekt av de medel de

förfogar över. I regeringens proposition6 om finansiell samordning inom

rehabiliteringsområdet framgår att den finansiella samordningen bygger på att det

finns lokala behov och ett lokalt inflytande över de frågor kring vilka man ska

samverka.

Enligt 18 § lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser

ska förbundsstyrelsen hålla förbundsmedlemmarna underrättade om den allmänna

planläggningen av förbundets verksamhet samt om frågor av större ekonomisk eller

organisatorisk betydelse. Detta kan ske i form av så kallade medlemssamråd7.

Styrelsen har också rätt att från förbundsmedlemmarna få de yttranden och

upplysningar som behövs för att den ska kunna fullgöra sina uppgifter.

3.3 Rollen medlemsrepresentant

Varje förbundsmedlem8 utser en medlemsrepresentant för respektive förbund med

uppdrag att företräda sin myndighet vid medlemssamråd.

Verksamhetsområdescheferna inom SF är Försäkringskassans

5 I Nationella rådet ingår representanter för Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Socialstyrelsen

och Sveriges kommuner och landsting. 6 Regeringens proposition Finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet (prop 2002/2003:132) 7 Nationella rådets rekommendation om Ägarsamråd (www.finsam.se) 8 Arbetsförmedling, Försäkringskassa, landsting och kommun

RIKTLINJER





2016-09-30 2013:1 3

medlemsrepresentanter på uppdrag av chefen för Avdelningen för sjukförsäkring

(SF). En verksamhetsområdeschef kan delegera detta ansvar vidare9.

Medlemsrepresentanten utses så snart ett lokalt försäkringskasseområde är med i

diskussioner med övriga parter inför bildande av ett samordningsförbund. Även då

förbund slås ihop behöver frågan om medlemsrepresentant aktualiseras.

För att skapa en intern struktur med god representation i samordningsförbunden från

både livssituationen Tillfälligt nedsatt arbetsförmåga (TA) och livssituationerna Leva

med funktionsnedsättning/Varaktigt nedsatt arbetsförmåga (FV) ska frågan om

medlemsrepresentant beredas i berört Områdesforum för partnersamverkan.

Medlemsrepresentanten representerar samtliga livssituationer.

Förbundsordningen är ett viktigt dokument för Försäkringskassans möjlighet till

påverkan av samt insyn i ett förbunds verksamhet och medlemsrepresentanten ska

informeras om att arbete pågår med ny eller reviderad förbundsordning. Se vidare

avsnitt 5.3 Förbundsordning.

Medlemsrepresentanten ska hålla sig informerad om förbundets verksamhet

inklusive resultatredovisning samt om frågor av större ekonomisk eller organisatorisk

betydelse. Försäkringskassans medlemsrepresentant ska se till att minst ett

medlemssamråd genomförs årligen. Se vidare Nationella rådets rekommendation10.

Verksamhetsområdescheferna inom SF, som också är medlemsrepresentanter,

beslutar på delegation från avdelningschefen om att utse ledamöter och ersättare till

styrelser i samordningsförbund11. Denne har därmed också ansvaret för att de

ledamöter och ersättare som utses får utbildning för uppdraget.

För att undvika intressekonflikt och säkerställa att medlemsansvaret utövas objektivt

och opartiskt kan rollen medlemsrepresentant endast i undantagsfall kombineras med

att vara styrelseledamot eller medlem i beredningsgrupp för samordningsförbundet.

Särskilda skäl ska finnas som till exempel att resurserna inte räcker till att bemanna

med olika personer när det finns många samordningsförbund knutna till ett lokalt

försäkringskasseområde.

9 Beslutsprotokoll 2010-08-16, Försäkringskassans ägarrepresentation i samordningsförbund, Dnr

62851-2010 10 Nationella rådets rekommendation om Ägarsamråd beslutad 2016-02-23 (www.finsam.se) 11 Avsnitt Vissa frågor i arbetsordning (2005:1) för Försäkringskassan, § 53

RIKTLINJER





2016-09-30 2013:1 3

3.4 Samordningsförbund som en del i den lokala verktygslådan

Handläggare och chefer inom SF och FV ska ha god kännedom om vilka insatser

samordningsförbund finansierar som vänder sig till Försäkringskassans målgrupper.

Det ska också vara tydligt hur handläggare löpande får information om den

verksamhet som förbundet/förbunden finansierar inom kontorets geografiska

upptagningsområde. Tydliga och kända interna kommunikationskanaler mellan

handläggare och Försäkringskassans representant i beredningsgrupp/motsvarande ska

finnas för att fånga upp impulser om behov av insatser. Områdescheferna inom SF

och FV ansvarar gemensamt för att utarbeta kommunikationskanaler tillsammans

med kontoren inom respektive livssituation. Det ska ske i samråd med lokalt

samverkansansvarig inom SF och regionalt samverkansansvarig inom FV.

3.5 Regionala träffar/dialoger

För att stärka Försäkringskassans roll som förbundsmedlem och öka

förutsättningarna för enhetliga principer och ett samlat synsätt behöver det finnas

forum för erfarenhetsutbyte, kunskapspåfyllnad och diskussion om

samordningsförbundens verksamhet och resultat.

Verksamhetsområdescheferna inom SF ansvarar för att, inom respektive

verksamhetsområde, minst en gång per år genomföra regionala träffar med

Försäkringskassans medarbetare som har uppdrag kopplat till samordningsförbund.

Träffarna riktar sig till områdeschefer SF och FV, enhetschefer SF och FV,

stabschefer SF, medlemsrepresentanter, styrelseledamöter och ersättare, deltagare i

beredningsgrupp samt regionalt och lokalt samverkansansvariga. Det är lämpligt att

en representant från Område Partnersamverkan och försäkringsmedicin inom VO

Utveckling och stöd, Försäkringskassans ESF-kansli samt partnerstrateg FV bjuds in.

Även om det är verksamhetsområden inom SF som ansvarar för att de regionala

träffarna kommer till stånd ska planering ske i dialog mellan SF och FV.

Områdesforum för partnersamverkan kan med fördel användas som plattform för

dialog och planering.

Erfarenheterna från de regionala träffarna bör tas upp till gemensam diskussion i

exempelvis avdelningarnas ledningsgrupper (SF och FV), resultatdialoger och

Koordineringsgrupp för partnersamverkan.

3.6 Nationellt stöd och nationell samsyn

Området Partnersamverkan och försäkringsmedicin inom VO Utveckling och stöd

ansvarar för Försäkringskassans styrande och stödjande dokument för samverkan

genom samordningsförbund. Området ska utgöra ett stöd till regionala stöd- och

ledningsfunktioner för att stärka Försäkringskassans roll som förbundsmedlem och

RIKTLINJER





2016-09-30 2013:1 3

öka förutsättningarna för enhetliga principer och ett samlat synsätt. Medarbetare

inom området kan också ge stöd vid regionala utbildningar.

Området Partnersamverkan och försäkringsmedicin ansvarar också för att dialog förs

med FV på central nivå.

Frågor kopplade till den finansiella samordningen och Försäkringskassans

medlemsroll i samordningsförbund kan ställas till medarbetare på Område

Partnersamverkan och försäkringsmedicin. Kontaktuppgifter finns på

Fia/Försäkring/Partnersamverkan/ Samordningsförbund.

Område Partnersamverkan och försäkringsmedicin ingår i Nationella rådet och

Nationella rådets arbetsgrupp med uppdrag att ge ett partsgemensamt stöd till

samordningsförbunden och medarbetare hos parterna, se vidare avsnitt 3.7.

Nationella rådet tar successivt beslut om rekommendationer12 inom skilda områden.

Försäkringskassans medarbetare som har uppdrag kopplade till

samordningsförbunden ska känna till och i förekommande fall uppmärksamma och

se till att rekommendationerna efterlevs.

3.7 Nationella rådet

För att stödja och driva utvecklingen av finansiell samordning genom

samordningsförbund finns ett Nationellt råd för finansiell samordning. I rådet ingår

representanter för Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Socialstyrelsen och

Sveriges kommuner och landsting. Det nationella rådet har en arbetsgrupp med

representanter för alla fyra parter. Arbetsgruppen bereder ärenden till Nationella

rådet och står för det operativa stödet till samordningsförbunden13.

Nationella rådet tar fram och publicerar stödmaterial på www.finsam.se. Detta

stödmaterial vänder sig till lika mycket till Försäkringskassans medarbetare som till

samordningsförbunden. Myndighetens medarbetare som arbetar med frågor kopplat

till samordningsförbund bör därför vara bekanta med Nationella rådets webbplats

och känna till det stödmaterial som finns där.

4 Insatser som finansieras genom samordningsförbund

4.1 Grundläggande krav

Ett samordningsförbund kan finansiera såväl individinriktade som

strukturövergripande insatser. Båda inriktningarna ingår i samordningsförbundens

12 Rekommendationerna publiceras på www.finsam.se/rad_och_stod 13 Mer information finns på www.finsam.se

http://www.fia/Försäkring/Partnersamverkan/Samordningsförbund

http://www.finsam.se/

RIKTLINJER





2016-09-30 2013:1 3

uppdrag14. De individinriktade insatserna syftar till att deltagaren ska förbättra sin

förmåga till egen försörjning. Inriktningen på insatserna kan vara arbetslivsinriktade,

aktiverande och motiverande, behandlande, kartläggande eller förebyggande.

Strukturövergripande insatser kan till exempel omfatta insatser för att stärka samver-

kan mellan myndigheterna och för att öka kunskapen hos handläggare om olika

gruppers behov av arbetslivsinriktad rehabilitering.

Samordningsförbunden bedriver ingen egen rehabiliteringsverksamhet vilket innebär

att förbund inte heller får upphandla rehabiliteringsinsatser. De insatser som

finansieras av förbunden ska utföras hos eller genom någon av de fyra parterna

(förbundsmedlemmarna) och även upphandlas av någon av parterna. Förbundet får

inte heller fatta beslut om enskilda individers deltagande i insatser eller finansiera

deltagares försörjning.

Grundläggande krav på insatser som finansieras av samordningsförbunden, är enligt

lagens förarbeten

att de ska vara tydligt mål- och resultatinriktade och inte innebära att

ansvarsgränser luckras upp. Förbundet har till uppgift att svara för

uppföljning och utvärdering av beslutade insatser.

att de baseras på grundläggande principer om likabehandling av människor.

Allt rehabiliteringsarbete, all planering och all uppföljning och utvärdering

ska därför genomsyras av ett tydligt köns- och integrationsperspektiv.

Försäkringskassans representanter med koppling till samordningsförbund ska

säkerställa att de grundläggande kraven följs.

4.2 Insatser

De individinriktade insatser som samordningsförbunden finansierar kan ha olika

karaktär:

Tidiga och samordnade insatser som syftar till att motverka behovet av

omfattande rehabilitering.

Samordnade insatser som syftar till att rehabilitera individer som står relativt

långt från arbetsmarknaden.

Syftet med de insatser som samordningsförbunden finansierar är att individen ska

uppnå eller förbättra sin förmåga att utföra förvärvsarbete. Insatserna kan användas

som led i denna process. Det innebär att insatser av utredande och kartläggande

karaktär som syftar till att individer kommer i rätt åtgärd inkluderas i den verksamhet

förbunden finansierar.

14 Nationella rådets rekommendation Individinriktade och strukturövergripande insatser

(www.finsam.se)

RIKTLINJER





2016-09-30 2013:1 3

Ett annat syfte med den finansiella samordningen är att förbättra samarbetet mellan

olika myndigheter. Samordningsförbund kan därför stödja samverkan på olika sätt,

till exempel genom att finansiera och anordna gemensamma utbildningsinsatser för

parternas medarbetare.

För att få till stånd en effektiv resursanvändning förutsätts att förbunden har kartlagt

och analyserat de behov som finns regionalt/lokalt. Grundläggande är att ha kunskap

om vad som redan finns, som t.ex. samarbetet mellan Arbetsförmedlingen och

Försäkringskassan samt kommunala arbetsmarknadsinsatser. De insatser som

finansieras av förbund får inte innebära att man tar över en parts ansvar eller

dubbelarbetar.

4.3 Insatser finansierade med medel från ESF- Europeiska socialfonden

Den europeiska socialfonden (ESF) är ett viktigt verktyg för att skapa sysselsättning

inom EU. Socialfondsprogrammets individinsatser riktar sig till målgrupper som

överensstämmer med samordningsförbundens. Socialfonden kan även stödja

strukturella insatser. Det är därför naturligt att samordningsförbunden kan vara ett

stöd i samverkan inom ramen för myndigheternas ESF-samarbete.

Samordningsförbunden kan användas som en arena för att identifiera behov av

insatser. Förbunden kan även vara projektägare. Nationella rådet för finansiell

samordning är positivt till att samordningsförbund blir projektägare för ESF-projekt,

men betonar vikten av att känsliga personuppgifter hanteras inom ramen för

respektive myndighet15.

Försäkringskassan verkar tillsammans med Arbetsförmedlingen, Socialstyrelsen och

Sveriges Kommuner och Landsting för att lyfta fram samordningsförbundens roll

och betydelse för att bidra till genomförande av EU:s 2020 strategi i Sverige16.

4.4 Målgrupper för insatser

Målgruppen för den finansiella samordningen kan variera både utifrån lokala behov

och över tid. Lagstiftaren har därför medvetet inte preciserat målgruppen.

I förarbetena till lagen angavs ”förvärvsaktiva 20-64 år” som huvudinriktning för

bestämning av målgruppen. I praktiken har en utveckling skett mot 16-64 år för att

även täcka in unga vuxna med behov av samordnade rehabiliteringsinsatser.

15 Nationella rådets ställningstagande Samordningsförbund som ägare till ESF-projekt

(www.finsam.se) 16 Nationella rådets strategi 2016-2020 (www.finsam.se)

RIKTLINJER





2016-09-30 2013:1 3

En angelägen uppgift för ett samordningsförbund är mot den bakgrunden att

identifiera målgruppen med behov av samordnat stöd inom det geografiska område

som förbundet verkar. Försäkringskassan ser samordningsförbunden som en viktig

aktör i arbetet med specifika målgrupper.

Om behovsanalysen visar att det finns målgrupper som inte får sina behov

tillgodosedda inom ordinarie verksamheter ska Försäkringskassan verka för att de

prioriteras.

Försäkringskassan ska beakta om det i myndighetens regleringsbrev finns uppdrag

att genom samordningsförbunden verka för specifika målgrupper.

4.5 Implementering av erfarenheter

Finansiell samordning ger staten möjligheter, att i samverkan med andra aktörer,

utveckla och testa arbetsformer och metoder som kan leda till att arbetet med utsatta

målgrupper utvecklas. Vunna erfarenheter kan tas tillvara för att utveckla ordinarie

verksamhet. Implementering av erfarenheter kan ske på olika sätt. En insats kan efter

en tid i sin helhet tas över av någon av parterna, både vad gäller ansvar och

finansiering. Det är också möjligt att en av parterna enbart tar över en del av insatsen,

medan resterande del fortsätter att finansieras av samordningsförbundet. Ett annat

implementeringsalternativ är att kunskaper kring nya arbetsmetoder och

förhållningssätt, sprids till liknande verksamheter hos någon eller några av parterna.

Ibland är en insats inte möjlig att implementera, utan samordningsförbundet fortsätter

att finansiera insatsen hos en part.

Inför beslut om finansiering av en insats bör Försäkringskassans ledamot i styrelsen

alltid ta upp frågan om en insats är möjlig att genomföra i ordinarie verksamhet efter

en viss tid. Om den inte bedöms möjligt att genomföra i ordinarie verksamhet, utan

insatsen ska finansieras av samordningsförbundet så länge behovet finns kvar, bör

ändå frågan om hur vunna erfarenheter kan överföras till ordinarie verksamhet

diskuteras.

Ett prioriterat uppdrag för medlemsrepresentanter och styrelseledamöter är att

identifiera framgångsfaktorer och sprida information om dessa inom

Försäkringskassan. På samma sätt behöver även mindre goda resultat i större skala

uppmärksammas för att erfarenheterna ska kunna påverka framtida satsningar.

RIKTLINJER





2016-09-30 2013:1 3

5 Så utövar Försäkringskassan sitt medlemskap

5.1 Medelstilldelning

Försäkringskassan bidrar med statens andel, motsvarande hälften av de ekonomiska

resurserna till den finansiella samordningen. Landsting och kommuner bidrar med

var sin fjärdedel. För statens andel inrättades 2012 anslaget Bidrag för

sjukskrivningsprocessen (tidigare finansierades verksamheterna med

samverkansmedel). Regeringen meddelar årligen storleken på den budget som

avsätts för finansiell samordning genom samordningsförbund.

Styrelserna för samordningsförbunden ska senast den 30 november året före det

aktuella budgetåret fatta beslut om budget. Dessförinnan ska samråd ha skett med

förbundsmedlemmarna om budgeten17.

Respektive VO-chef ansvarar för att formerna för samråden angående budget

fungerar från Försäkringskassans sida. Uppdraget att samråda angående budget kan

utföras av medlemsrepresentant eller stabschef. Stabschefen har en samordnande roll

när det handlar om medelstilldelning.

Område Verksamhetsstyrning inom VO Utveckling och stöd ansvarar för arbetet

med medelstilldelningen och meddelar årligen rutiner och tidsplan inom

Försäkringskassan och till samordningsförbunden.

Chefen för Avdelningen för sjukförsäkring (SF) fattar beslut om tilldelning av statens

medel. Innan Försäkringskassan slutgiltigt beslutar om fördelning av medel sker

samråd på nationell nivå med Arbetsförmedlingen.

5.2 Redovisningar och revisionsrapporter

Områdeschefer SF inom kundmötesorganisationen är mottagare av

samordningsförbundens periodrapporter och årsredovisningar och ser till att dessa

diarieförs.

Samordningsförbunden ansvarar för att årsredovisningar samt revisionsrapporter

även skickas till Ekonomistaben, som förbereder ärendet inför Försäkringskassans

beslut om ansvarsfrihet för samordningsförbundens styrelser. Ekonomistabens

mailadress: [email protected].

17 Lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser 18 Mottagare av handlingar från samordningsförbund (www.finsam.se)

mailto:[email protected]

RIKTLINJER





2016-09-30 2013:1 3

5.3 Förbundsordning

Förbundsordningen är förbundsmedlemmarnas dokument och ska beslutas av var och

en av dessa för att gälla. Förbundsstyrelsen har att följa det som är bestämt av

förbundsmedlemmarna och som följer av förbundsordningen. Förbundsordningen är

ett viktigt dokument för Försäkringskassans möjlighet till påverkan av samt insyn i

ett förbunds verksamhet. Försäkringskassan ska verka för att processen för

utarbetande av förbundsordning fram till beslut blir så smidig och resurseffektiv som

möjligt. De fyra parterna måste dock tillsammans komma överens om hur arbetet

med att ta fram en förbundsordning ska bedrivas. Processen som beskrivs under

punkt 5.3.1 är Försäkringskassans syn på hur arbetet kan bedrivas för att undvika

långdragna processer samt få tillstånd förbundsordningar som håller god kvalitet och

som alla parterna är överens om innan beslutsprocessen inleds.

Oavsett hur parterna tillsammans väljer att bedriva arbetet fram till en färdig

förbundsordning ska Försäkringskassan ta aktiv del i arbetet och se till att

förbundsordningen som lämnas för beslut följer grundläggande krav enligt lagen

samt innehåller Försäkringskassans krav på ytterligare precisering.

Försäkringskassans medlemsrepresentant för berört förbund ska informeras om att

arbete med förbundsordning pågår och ta del av den färdiga förbundsordningen innan

den lämnas till kvalitetsgranskaren inför beslut.

5.3.1 Processen för utarbetande av förbundsordning

När arbete med ny eller reviderad förbundsordning startar utser områdeschef

SF en för Försäkringskassan ansvarig medarbetare lokalt (förslagsvis lokalt

samverkansansvarig eller enhetschef). Den ansvariga medarbetaren ska

informera Försäkringskassans medlemsrepresentant för berört förbund och

berörd områdeschef FV om att arbete pågår med ny eller reviderad

förbundsordning.

Ansvarig medarbetare verkar för att en partssammansatt arbetsgrupp utses så

att samtliga parter kan diskutera fram och enas om en och samma skrivning

från början. Lokalt finns förutsättningar att föra dialog med övriga parter (och

i förekommande fall förbundschef) så att en juridiskt hållbar förbundsordning

kan skickas för beslut till alla parter samtidigt.

En ansvarig person ska finnas för ”skrivarbetet” och deadline sättas.

När arbetsgruppen/de lokala parterna är överens om förbundsordningen gör

arbetsgruppen en extra kontroll mot stödmaterialet för förbundsordningar19.

Därefter lämnas förbundsordningen till respektive part för avstämning innan

den slutligen lämnas till parterna för beslut. Genom detta förfarande kan

tidsödande återremisser och ”omtag” undvikas när väl förbundsordningen

hanteras i parternas olika beslutsprocesser.

19 Stödmaterialet Lathund vid utarbetande av förbundsordningar (www.finsam.se)

RIKTLINJER





2016-09-30 2013:1 3

I samband med ovanstående punkt informerar ansvarig medarbetare på

Försäkringskassan myndighetens medlemsrepresentant och områdeschef FV

om innehållet i förbundsordningen innan förbundsordningen lämnas till

regional kvalitetsgranskare.

5.3.2 Viktigt att tänka på vad gäller förbundsordningar

Förbundsordningar ska utformas i enlighet med stödmaterialet ”Lathund vid

utarbetande av förbundsordningen” som finns på www.finsam.se. På så sätt säkras att

formuleringarna under de olika paragraferna följer Försäkringskassans krav.

Därutöver ska det framgå att

de insatser som finansieras ska registreras och följas upp via det för parterna

gemensamma uppföljningssystemet SUS,

förbunden betalar sina egna revisionskostnader20,

minst ett medlemssamråd genomförs årligen21.

5.3.3 Beslut om förbundsordning

När samtliga lokala parter är överens skickar områdeschefen förbundsordningen till

regional kvalitetsgranskare för beslut av verksamhetsområdeschef SF.

Regional kvalitetsgranskare upprättar protokoll och föredrar ärendet för

verksamhetsområdeschef SF. Observera att beslut om förbundsordning fattas med

två originalhandlingar.

Administrativ assistent inom berört VO diarieför ärendet som samlingsärende och

publicerar beslutet (protokoll med bilaga förbundsordning) i TA:s grupprum/

Samordningsförbund. Ett av besluten i original skickas till insändande områdeschef

för vidarebefordran till samordningsförbundet och det andra skickas till administrativ

assistent hos SF, VO Utveckling och stöd, som förvarar originalet i gemensam

diarieakt.

5.3.4 Regional kvalitetsgranskare

Kontaktuppgifter till de regionala kvalitetsgranskarna finns på

Fia/Försäkring/Partnersamverkan/ Samordningsförbund.

Det finns ingen intressekonflikt med att Försäkringskassans medlemsrepresentant

kvalitetsgranskar förbundsordningar. Förbundsordningen är medlemmarnas

dokument och ska följa lagkrav och de ytterligare krav som Försäkringskassan ställer

som förbundsmedlem, se punkt 5.3.2.

20 Nationella rådet 2011-09-21: Nationella rådet rekommenderar förbund att ha som princip att bära

sina egna revisionskostnader (Stödmaterialet för förbundsordningar, www.finsam.se) 21 Nationella rådets rekommendation Ägarsamråd (www.finsam.se)

http://www.finsam.se/

RIKTLINJER





2016-09-30 2013:1 3

Det går däremot inte att kombinera rollen som styrelseledamot i ett

samordningsförbund med att vara kvalitetsgranskare av förbundsordningen. Som

styrelseledamot är man ansvarig för samordningsförbundets planering och beslut.

Det kan därmed uppstå jävsliknande situationer.

6 Ledamöter i samordningsförbundens styrelser

Försäkringskassan utser ledamöter till styrelser i samordningsförbund. Chefen för

Avdelningen för sjukförsäkring (SF) som enligt Försäkringskassans arbetsordning22

har att utse ledamöter, har delegerat detta ansvar till verksamhetsområdescheferna.

Verksamhetsområdeschef inom SF beslutar om att utse ledamöter oavsett från vilken

livssituation den föreslagna ledamoten kommer.


både livssituation Tillfälligt nedsatt arbetsförmåga (TA) och livssituation Leva med

funktionsnedsättning/Varaktigt nedsatt arbetsförmåga (FV) tas frågan om lämplig

representation upp i berört Områdesforum för partnersamverkan. Områdeschef SF

lämnar därefter förslag på styrelseledamöter och ersättare till

verksamhetsområdeschef SF för beslut.

Administrativ assistent inom berört VO diarieför beslutet som samlingsärende och

publicerar beslutet i TA:s grupprum/ Samordningsförbund.

6.1 Rollen styrelseledamot

För att en person ska kunna utses till Försäkringskassans styrelseledamot eller

ersättare ska han eller hon vara anställd inom myndigheten och lägst enhetschef eller

lokalt samverkansansvarig.

För att undvika intressekonflikt och säkerställa att uppdraget utövas objektivt och

opartiskt kan rollen styrelseledamot endast i undantagsfall kombineras med att vara

medlemsrepresentant eller medlem i beredningsgrupp för samordningsförbundet.

Särskilda skäl ska finnas, som till exempel att resurserna inte räcker till att bemanna

med olika personer när det finns många samordningsförbund knutna till ett lokalt


För att en samverkan i form av finansiell samordning ska bli effektiv är det enligt

lagens förarbeten viktigt att de som utses till ledamöter och ersättare i

förbundsstyrelsen har kännedom om vad de olika samverkansparterna kan erbjuda

22 Avsnitt Vissa frågor i arbetsordning (2005:1) för Försäkringskassan, § 53

RIKTLINJER





2016-09-30 2013:1 3

för olika stödinsatser inom den finansiella samordningen. Vidare bör dessa personer

också ha kännedom om vilka behov och problem som bör lösas genom den

finansiella samordningen. Detta förutsätter att till ledamöter och ersättare utse

personer som har anknytning till de huvudmän, som är samverkansparter i den

finansiella samordningen23. För statens del innebär detta en anställning hos

Försäkringskassan eller Arbetsförmedlingen.

Även om ledamöterna är en del i partsrepresentationen inom förbunden måste de

samtidigt kunna anlägga en helhetssyn på de frågor de har att ta ställning till.

Förarbetena inför lagen om finansiell samordning anger bland annat följande:

”ledamöterna måste ha förmåga att utifrån de förutsättningar huvudmännen har givit

samordningsförbundet kunna finna lösningar som är ägnade att uppnå de mål som

gäller för den finansiella samordningen. Detta innebär att de måste ha förmåga att

höja sig över ett sektoriserat tankesätt och se till de syften och motiv som ligger

bakom den finansiella samordningen. De ska svara för ett helhetsgrepp som utgår

från såväl ett individperspektiv som ett samhällsperspektiv. De ska ha förmåga att se

vad den egna huvudmannen i samarbete med övriga samverkansparter kan bidra med

för insatser. Ett sådant förhållningssätt underlättas av att de resurser som

samordningsförbundet disponerar inte är avsedda för att täcka behoven inom enbart

en huvudmans ansvarsområde”24.

Uppdraget som ledamot får utföras under arbetstid med bibehållen lön25. Arvode och

ersättning för vissa kostnader betalas av samordningsförbundet26.. Ordningen för att

bestämma storleken på arvode och andra ekonomiska förmåner till ledamöterna ska

framgå av förbundsordningen27..

7 Medlemmar i beredningsgrupperna

Försäkringskassan utser representant till beredningsgruppen. Andra benämningar på

gruppen kan förekomma men det som avses är en grupp med personer som utses av

de samverkande parterna. Gruppen utgör ett stöd till förbundschefen för att bereda

ärenden till förbundsstyrelsen och främjar ett gott samarbete mellan parterna. En

ytterligare fördel är att beredning och efterföljande beslut blir förankrade hos

respektive part under arbetets gång. Gruppen har inte något formellt ansvar i

förhållande till styrelsen.

23 Regeringens proposition Finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet (prop 2002/2003:132) 24 Regeringens proposition Finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet (prop 2002/2003:132) 25 Riktlinjerna (2009:8) om anställdas medverkan i externa uppdrag och arvoden för uppdrag som

ledamot eller ersättare i statliga nämnder, styrelser och samordningsförbund m.m. och PM Statens

deltagande i Samordningsförbund/Finsam Dnr 93933-2009 26 Lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser 27 Lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser

RIKTLINJER





2016-09-30 2013:1 3


både livssituation Tillfälligt nedsatt arbetsförmåga (TA) och livssituation Leva med

funktionsnedsättning/Varaktigt nedsatt arbetsförmåga (FV) tas frågan om lämplig

representant i beredningsgruppen upp i berört Områdesforum för partnersamverkan.

7.1 Rollen medlem i beredningsgrupp

För att en person ska kunna utses som Försäkringskassans representant i en

beredningsgrupp krävs att han eller hon är anställd inom myndigheten. Den som

utses ska vidare kunna anlägga en helhetssyn på de frågor som gruppen har att ta

ställning till, ha god kunskap om samordningsförbund samt erfarenhet av och

förmåga till samverkan med andra parter. Representanten ska fånga upp impulser

från handläggare inom Försäkringskassans olika livssituationer som arbetar med

samordningsförbundens målgrupper. I beredningsarbetet ingår att löpande förankra

behov och resurser med representant från berörd livssituation. Om

beredningsgruppsrepresentanten är annan än lokalt samverkansansvarig ska denne ha

en dialog med lokalt samverkansansvarig om det behov som har lyfts fram av

Försäkringskassan. Personerna i beredningsgruppen bör ha beslutsmandat28. För

Försäkringskassans del innebär detta att personen ska vara knuten till lokal

ledningsgrupp.

För att undvika intressekonflikt och säkerställa objektivitet och opartiskhet kan rollen

medlem i beredningsgrupp endast i undantagsfall kombineras med att vara

medlemsrepresentant eller styrelseledamot i samordningsförbundet. Särskilda skäl

ska finnas, som till exempel att resurserna inte räcker till att bemanna med olika

personer när det finns många samordningsförbund knutna till ett lokalt


8 Ersättning från Samordningsförbunden

När Försäkringskassan begär ersättning från samordningsförbunden kan det dels avse

ersättning för administrationskostnader och dels avse ersättning för resursstöd i en

insats/ett projekt.

Ersättningar som begärs av samordningsförbunden för personal ska ske med

fullkostnadstäckning. För att beräkna den personalkostnad som ska ersättas ska

kalkylen ”Kalkylerad kostnad för extern utlåning” användas. Där finns en särskild

flik som avser Samordningsförbund. Kalkylen finns på

fia.sfa.se/Styrning/Redovisningsmodell/kalkyler.se

28 Handbok för finansiell samordning (www.finsam.se)

http://fia.sfa.se/Styrning/Redovisningsmodell/kalkyler/Documents/externt-och-internt-kalkylpris-2016.xls

RIKTLINJER





2016-09-30 2013:1 3

Se också Riktlinjerna för Redovisning av projekt som finansieras med bidrag från

extern bidragsgivare fia.sfa.se/Styrning/Styrandedokument/Styrdokument/riktlinje-

2014-06.pdf.

8.1 Överenskommelse mellan Försäkringskassan och samordningsförbund

När Försäkringskassan är mottagare av medel från ett samordningsförbund för en

insats som förbundet finansierar ska det upprättas en samverkansöverenskommelse

mellan de samverkande parterna och samordningsförbundet.

De samverkansöverenskommelser som upprättas ska uppfylla vissa krav på formalia.

Överenskommelserna ska därför vara skriftliga och undertecknas av budgetansvarig

chef. Diarieföring ska alltid göras. Följande bör ingå i en överenskommelse:

• Parter

Samordningsförbundets namn samt berörd organisatorisk enhet inom

Försäkringskassan.

• Tid

Samverkansöverenskommelsen bör vara tidsbegränsad. Endast i undantagsfall

ska den tecknas på längre tid än tre år. En uppsägningsklausul ska finnas, där

parterna ömsesidigt kan säga upp överenskommelsen inom viss tid.

• Syfte

Varför görs den specifika överenskommelsen.

• Mål

Ange i så mätbara termer som möjligt vad/vilka resultat som parterna vill

uppnå, och när (mål kan anges på både kort och lång sikt).

• Åtaganden

En överenskommelse bör innehålla vad respektive part åtar sig att genomföra,

var för sig eller gemensamt; när ska det utföras och vem är ansvarig för de

olika insatserna.

• Organisation

Vilka resurser/kompetenser/personer avsätts hos respektive aktör för de olika

insatserna, samt i förekommande fall även för ledning och styrning. Det ska

även anges vem som är kontaktperson hos varje samverkanspart.

• Budget

En budget för insatsen ska finnas.

• Uppföljning/Utvärdering

Alla insatser ska rapporteras in i SUS. Det ska framgå av överenskommelsen

vem eller vilka personer som har ansvar för att inrapportering görs. Om djupare

uppföljning eller utvärdering ska göras ska detta framgå av överenskommelsen.

http://fia.sfa.se/Styrning/Styrandedokument/Styrdokument/riktlinje-2014-06.pdf

http://fia.sfa.se/Styrning/Styrandedokument/Styrdokument/riktlinje-2014-06.pdf

RIKTLINJER





2016-09-30 2013:1 3

8.2 Administrationskostnader

Samordningsförbunden kan köpa administrativa tjänster/varor av Försäkringskassan.

De tjänster/varor som exempelvis kan vara aktuella är:

- Förbundschef,

- Processtödjare/samordnare,

- Administratör eller ekonom,

- Övriga tjänster t.ex. ekonomitjänster, revisionstjänster, och

utvärderingstjänster,

- lokal/inventarier/lokalvård,

- telefoni/it,

- kontorsmaterial, övriga serviceavtal och försäkringar.

Överenskommelse mellan parter ska upprättas där det anges vad som avser det

administrativa stödet. Vad gäller köp av tjänster (personal) är huvudregeln den att

personen är underställd samordningsförbundets ledning. Ersättning för administrativa

varor och tjänster ska faktureras med moms.

8.3 Försäkringskassan bidrar med personal i en överenskommen

insats/projekt (resursstöd)

I samband med att beslut tas om en ny insats/nytt projekt upprättar samordnings-

förbundet en samverkansöverenskommelse med Försäkringskassan.

Samverkansöverenskommelsen reglerar vad uppdraget avser och för vilka kostnader

och till vilket maxbelopp som Försäkringskassan kan begära bidrag (ersättning) för.

När Försäkringskassan ska begära bidrag (ersättning) för specifik insats/projekt görs

detta genom att en faktura upprättas.

https://kundwebb.statenssc.se/1325/Documents/SC%203300%20KM%2050%20-

%20Fakturaunderlag.pdf. Fakturering av bidrag ska alltid ske utan moms.

Vid begäran av bidrag för en viss insats/projekt så är det viktigt att inte begära mer i

bidrag än de kostnader som Försäkringskassan har haft för den person som ingått i

projektet och för vilka bidrag inte redan har fakturerats. För att hålla kontroll på detta

ska alla kostnader som ingår för att Försäkringskassan ska få full kostnadstäckning

och alla bidrag tillhörande en viss insats/projekt redovisas på en för varje

insats/projekt unik kod (verksamhetstyp).

När Försäkringskassan bidrar med personal är som huvudregel medarbetaren

underställd Försäkringskassans ledning.

https://kundwebb.statenssc.se/1325/Documents/SC%203300%20KM%2050%20-%20Fakturaunderlag.pdf

https://kundwebb.statenssc.se/1325/Documents/SC%203300%20KM%2050%20-%20Fakturaunderlag.pdf

RIKTLINJER





2016-09-30 2013:1 3

9 SUS

Samordningsförbunden har till uppgift att svara för uppföljning och utvärdering av

de rehabiliteringsinsatser som förbundet finansierar29. I uppföljningssystemet SUS

ska uppgifter rapporteras in om budget, insatser och deltagare för att möjliggöra

uppföljning på lokal, regional och nationell nivå. Försäkringskassans

återrapportering till regeringen av förbundens verksamhet, bygger i sin helhet på de

uppgifter som har registrerats i SUS. Avdelning Analys och prognos hos

Försäkringskassan samkör uppgifter ur SUS med uppgifter om utbetalningar av sjuk-

och rehabiliteringspenning samt sjuk- och aktivitetsersättning för att följa upp de

individinriktade insatserna som samordningsförbunden finansierar.

Samordningsförbunden rapporterar in ekonomiska uppgifter och grundläggande

uppgifter om alla insatser som finansieras. Därefter ska ansvariga hos respektive part

(Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, kommuner och/eller landsting) löpande

registrera personuppgifter på deltagare i insatserna. För att säkerställa god kvalitet i

uppgifterna i SUS ska alla uppgifter registreras fortlöpande. Mer information om

SUS finns att läsa på www.susam.se.

För att säkerställa god kvalitet i uppgifterna inför återrapporteringarna till regeringen

meddelar Försäkringskassan årligen samordningsförbunden de datum då uttag av

uppgifter i systemet kommer att göras på nationell nivå.

Försäkringskassans ledamöter i samordningsförbundens styrelser ska bevaka och

verka för att samordningsförbundens verksamhet registreras i SUS och även bevaka

och verka för att styrelserna kräver kontinuerliga redovisningar av de insatser som

förbunden finansierar. På så sätt säkerställs möjligheten till uppföljning med god

kvalitet på såväl lokal som regional och nationell nivå.

Lars-Åke Brattlund

Irene Bergqvist

29 Lagen (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser