Rollout-Konzept SCHEMA ST4

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Inhaltsverzeichnis

Rollout-Konzept SCHEMA ST4 3RM_Rollout-Konzept-ST4 - 01/2015

Inhaltsverzeichnis

1 Rollout-Konzept .....................................................................................................................................  5

1.1 Einführung .......................................................................................................................................................................... 5

1.2 Prozesse ............................................................................................................................................................................... 61.2.1 Übersetzungsprozess....................................................................................................................................... 61.2.2 Lokalisierungsprozess...................................................................................................................................... 81.2.3 Publikationsprozess.......................................................................................................................................... 91.2.4 Kundenspezifische Versionen von Kaba exos ......................................................................................... 9

1.3 Auswirkungen auf Produktgruppen.......................................................................................................................... 91.3.1 Kaba exos 9300................................................................................................................................................... 91.3.2 Evolo....................................................................................................................................................................... 91.3.3 B-COMM/Terminals........................................................................................................................................  101.3.4 Leser und Online Geräte ..............................................................................................................................  10

1.4 Roadmap...........................................................................................................................................................................  10

Inhaltsverzeichnis

4 Rollout-Konzept SCHEMA ST4RM_Rollout-Konzept-ST4 - 01/2015

Rollout-Konzept

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1 Rollout-KonzeptDurch die organisatorische Zusammenlegung verschiedener Standorte zum MICAWM wurde in den Technischen Redaktionen die Notwendigkeit eines gemeinsa-men Tools erkannt. Die Einführungen des Redaktionssystems SCHEMA ST4 bietet dieMöglichkeit, den Harmonisierungsprozess voranzutreiben und einheitliche Abläufezu definieren.

Das hat auch Einfluss auf die Übersetzungs- und Lokalisierungsprozesse der RMOs,dessen Auswirkungen in diesem Rollout-Konzept beschrieben sind.

1.1 EinführungIm Sommer 2013 startete das Projekt COMET2 für die Einführung des gemeinsamenRedaktionssystems SCHEMA ST4 (ST4) in den Technischen Redaktionen vom MICAWM. Ziel war es, das alle Redaktionen Standort-übergreifend mit der selben Softwa-re arbeiten und Inhalte der anderen Redakteure sehen und nutzen können.

Unterstützt wurde das Projekt von der CIT in Rümlang, die das Redaktionssystem alsKaba-weit nutzbare Plattform aufsetzte.

Das Projekt COMET2 wurde im Frühjahr 2014 erfolgreich abgeschlossen. Die Schu-lung weiterer Redakteure fand im Juli 2014 statt. MIC PAS verwendet bereits ST4 undihre Daten werden zukünftig auch auf unserer Plattform genutzt. Des weiteren hatsich LEGIC bereits entschieden, ihre Technischen Dokumente auf unserer ST4 Platt-form zu erstellen.

Die Einführung von ST4 bringt nicht nur für die Redakteure große Veränderungenmit sich, sondern auch für alle RMOs und Partner, die unsere Dokumente nutzen.

Der Publikationsprozess [} 1.2.3] sah so aus, dass das MIC AWM in Abhängigkeitvon der Produktgruppe die Dokumente auf dem Portal zur Verfügung gestellt hat.Wurden von den RMOs weitere Übersetzungen in die jeweilige Landessprache vor-genommen, wurden diese ihren Kunden zur Verfügung gestellt.

Bisher war der Übersetzungsprozess [} 1.2.1] und Lokalisierungsprozess [} 1.2.2]der RMOs immer abhängig davon, von welchem Standort die Technischen Doku-mentationen bezogen wurden:

• Wetzikon und Villingen-Schwenningen (VS) lieferten PDFs. Eine Übersetzungkonnte in Auftrag gegeben werden und das übersetzte Dokument wurde als PDFgeliefert. In Ausnahmefällen wurden Lokalisierungen nachträglich vom MICAWM vorgenommen.

• Rümlang hingegen lieferte neben PDFs auch Word-Dateien, so dass die RMOsnicht nur selber übersetzen konnten, sondern die Dokumente auch selbst lokali-sierten. Die Übersetzungskosten wurden gering gehalten, da oft nicht auf profes-sionelle Übersetzer zurück gegriffen wurde, sondern die Übersetzungen von Lai-en durchgeführt wurden.Zusätzlich konnte das RMO aus den Word-Dateien eigene Dokumente (Kunden‐spezifische Versionen von Kaba exos [} 1.2.4]) erstellen.

Mit der Einführung von ST4 wurden diese Prozesse harmonisiert und werden in denfolgenden Kapitel detailliert erläutert.

Die bisherigen bestehenden Prozesse der Dokumentationserstellung und der Quali-tätssicherung der Dokumente bleiben erhalten.

Rollout-Konzept

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1.2 ProzesseVon den Änderungen der Harmonisierung der Prozesse sind überwiegend die Doku-mentationen von Kaba exos betroffen. Grund dafür war der Entscheid, dass Doku-mentationen zukünftig ausschließlich als PDF publiziert werden.

1.2.1 ÜbersetzungsprozessDa ST4 ein XML-basiertes Redaktionssystem ist und dadurch alle Sprachen verwaltetwerden können, gestaltet sich der zukünftige Übersetzungsprozess folgendermaßen:

Rollout-Konzept

7RM_Rollout-Konzept-ST4 - 01/2015Rollout-Konzept SCHEMA ST4

MIC AWM pflegt die deutschen und englischen Inhalte, bei der Software Kaba exosund KEM auch in weiteren Sprachen. Übersetzungen werden nur auf Anfrage in Auf-trag gegeben und können vom RMO über zwei verschiedene Kanäle erteilt werden:

• STM, Produktmanagement

• MIC AWM, Business Service

Die Kosten der Übersetzungen trägt das auslösende RMO. Abweichungen von dergängigen Praxis regelt das STM bzw. MIC AWM. Die übersetzten Inhalte werden dannauch anderen RMOs zur Verfügung gestellt.

Durch die Verwaltung der Sprachen in ST4 ist sichergestellt, dass die Dokumente ak-tuell und haftungssicher sind. Zusätzlich sind die unterschiedlichen Dokumentversio-nen automatisch in ST4 dokumentiert.

Bestehende Übersetzungen

Bisherige Übersetzungen können, wenn sie von einem Übersetzungsbüro mit einemTranslation Memory System (TMS) vorgenommen wurden, erneut verwendet wer-den. Ein TMS beinhaltet die bereits übersetzten Sprachpaare (z.B. DE und EN), so dassbereits übersetzte Texte nicht noch mal übersetzt werden müssen. Dazu müsste diejetzige XML-Datei erneut ins TMS eingelesen werden, was das Übersetzungsbüroübernimmt.

Bei Übersetzungen, die manuell erstellt wurden, besteht die Möglichkeit, dass einÜbersetzungsbüro ein sogenanntes "Alignment" durchführt. Bei dem Verfahren wer-den die bisherigen Übersetzungen mit den bisherigen deutschen Texten verknüpft,damit daraus Sprachpaare entstehen, die dann im TMS zur Verfügung stehen. DiesesVerfahren ist kostenpflichtig. Ein entsprechendes Angebot kann beim MIC AWM ein-geholt werden.

Review von Übersetzungen

Für den Reviewprozess existiert ein effizienter Weg, der allerdings außerhalb vonSCHEMA ST4 stattfindet und daher nicht Gegenstand dieses Rollout-Konzepts ist. DerReviewprozess kann bei den Technischen Redakteuren des MIC AWM erfragt werden.

Rollout-Konzept

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1.2.2 LokalisierungsprozessFür die Lokalisierung, also die Anpassung der Dokumente auf lokale Gegebenheiten,sind mehrere Wege möglich:

• Das RMO hat einen eigenen Technischen Redakteur, der Zugriff auf ST4 hat, Do-kumente selbst anpasst und diese als lokale Version publiziert.

• Das RMO dokumentiert das Delta zum bestehenden MIC AWM Dokument in ei-nem eigenen Dokument und gibt dieses als Ergänzung zum bestehenden MICAWM Dokument heraus.

• Das RMO dokumentiert das Delta zum bestehenden MIC AWM Dokument in ei-nem eigenen Dokument und gibt diese Informationen ans MIC AWM. Das MICAWM entscheidet, welcher Input in die Standardversion übernommen wird. Derlokale Input wird ans Ende der Standardversion platziert und als lokale Versiondem RMO, dass den Input geliefert hat, zur Verfügung gestellt.

Die Abarbeitung der Anpassungen muss terminiert und projektspezifisch zwischenRMO und MIC AWM vereinbart werden. Die Kosten der Lokalisierung trägt das auslö-sende RMO. Abweichungen von der gängigen Praxis regelt das STM bzw. MIC AWM.

Rollout-Konzept

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1.2.3 PublikationsprozessZukünftig werden alle Technischen Dokumentationen ausschließlich als PDF zur Ver-fügung gestellt. Dadurch ist gewährleistet, dass das Original nicht verändert wirdund die Verantwortung beim MIC AWM liegt. Betroffen von dieser Änderung sindüberwiegend Kaba exos Dokumente. Mit Hardware-Dokumenten wurde bereits inder Vergangenheit aus rechtlichen Gründen so verfahren.

Das MIC AWM stellt seine Technische Dokumente nach wie vor allen RMOs über dieKaba Portale bzw. über das Extranet als PDF zur Verfügung. Lokalisierte Dokumente,die vom MIC AWM fürs RMO erstellt wurden, werden vom RMO publiziert.

Der zusätzliche FTP-Server sowohl für die Kaba exos Dokumente als auch Firmware/Software wird auch über das Extranet abgelöst werden. Details können in diesem Do-kument nicht abschließend geklärt werden.

1.2.4 Kundenspezifische Versionen von Kaba exosKundenspezifische Versionen von Kaba exos, wie sie bisher das RMO für seine Kun-den erstellt hat, sind zukünftig nicht mehr möglich, da die Dokumente als PDF publi-ziert werden. Da die PDFs aber nicht geschützt sind, können Textpassagen zum Bei-spiel für Ausschreibungen oder kundenspezifische Kurzanleitungen heraus kopiertwerden.

1.3 Auswirkungen auf ProduktgruppenJa nach Produktgruppe hat der Einsatz von ST4 unterschiedliche Auswirkungen aufdie Produktgruppen, die im Folgenden beschrieben werden.

1.3.1 Kaba exos 9300Wie bereits bei den Prozessbeschreibungen erwähnt ist das manuelle Editieren vonKaba exos Dokumenten nicht mehr möglich. Für die Lokalisierung, also die Anpas-sung der Dokumente auf lokale Gegebenheiten, sind verschiedene Wege [} 1.2.2]in diesem Dokument beschrieben.

Da die Online Hilfe ab Kaba exos Release 3.2 auch in ST4 erstellt wird, besteht dieMöglichkeit, dass einzelne Hilfe-Seiten übersetzt werden. So ist es zum Beispiel mög-lich, die Online Hilfe zu einem bestimmten Dialog in die Landessprache zu überset-zen, während die restlichen Online Hilfe in einer der Standardsprachen bliebt. Gelie-fert würde dann eine zweisprachige Online Hilfe. Dieser Vorgang ist jedoch mit ei-nem Mehraufwand im MIC AWM verbunden und würde dem RMO in Rechnung ge-stellt.

Die Software Kaba exos 9300 ist von den Änderungen nicht betroffen. Die Überset-zung der Software erfolgt weiterhin über RCWintrans.

1.3.2 EvoloNeue Dokumentationen werden in SCHEMA ST4 erstellt.

Die Dokumentation für die Software KEM wird aufgrund von Terminüberschneidun-gen durch neue Dokumentationen im GJ 2014/15 zu einem späteren Zeitpunkt inST4 übernommen und daher werden aktuelle Anpassungen weiterhin in FrameMa-ker vorgenommen.

Rollout-Konzept

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1.3.3 B-COMM/TerminalsNeue Dokumentationen werden in SCHEMA ST4 erstellt. Bestehende Dokumentatio-nen werden nach und nach migriert.

Da die bisherigen Dokumentationen bereits mit einem ähnlichen Tool wie SCHEMAST4 erstellt wurden, wurden die Dokumente ausschließlich als PDF publiziert. Da-durch hat die Harmonisierung des Prozesses keine direkten Auswirkungen für dasRMO.

1.3.4 Leser und Online GeräteNeue Dokumentationen werden in SCHEMA ST4 erstellt. Bestehende Dokumentatio-nen werden nach und nach migriert.

1.4 RoadmapSeitens STM stehen folgende Roadmaps zur Verfügung, zu denen parallel die ent-sprechenden Dokumente erstellt werden:

Roadmap WFM

Die Roadmap vom WFM sieht folgende Planung vor:

Rollout-Konzept

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Roadmap EAC

Die Roadmap vom EAC sieht folgende Planung vor: