Kegiatan ini terselenggara atas kerjasama antara:FORUM PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI INDONESIA PUSAT

FORUM PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI INDONESIA JAWA TENGAHPERPUSTAKAAN UNIVERSITAS – UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

Salatiga, 1 – 2 Agustus 2011

Repositori InstitusiSebuah seminar untuk mengenal fungsi

repositori bagi institusi, kontribusi perpustakaan pada portal Garuda sebagai portal ilmiah di Indonesia, serta pelatihan pengenalan aplikasi repositori yang dapat

digunakan dalam pengelolaan koleksi digital milik institusi.

DASAR PEMIKIRAN

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini telah sangat mempengaruhi kehidupan akademik di Indonesia. Kehadiran internet yang sudah hampir merata di perguruan tinggi sangat membantu sivitas akademika semakin mudah mendapatkan informasi pada saat membutuhkan. Banyak informasi pengetahuan serta hasil penelitian yang dengan mudah diperoleh dari Internet.

Ketersediaan informasi dan terutama hasil – hasil pengetahuan di Internet tidak terlepas dari transformasi peran perpustakaan dalam mengumpulkan, memelihara, mengolah serta menyebarluaskan asset informasi dan pengetahuan yang dimiliki. Terkait dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, perpustakaan perlu memanfaatkan kemajuan ini untuk menopang perannya tersebut.

Pemanfaatan kemajuan TIK dalam penyebarluasan informasi dan pengetahuan tidak terlepas dari kesediaan perguruan tinggi dan perpustakaannya sebagai pemilik asset untuk berbagi dengan masyarakat pengguna secara luas. Dalam definisinya mengenai perpustakaan digital, Pendit (2008) menulis bahwa salah satu fungsi perpustakaan adalah memastikan karya digital tersedia dan terjangkau secara ekonomis oleh sebuah atau sekumpulan komunitas yang membutuhkannya.

Kementrian Pendidikan Nasional telah mengembangkan sebuah portal ilmiah cita rasa Indonesia yang diberi nama portal GARUDA. Portal ini diharapkan menjadi acuan utama informasi ilmiah dan referensi umum di Indonesia, terkait dengan hasil – hasil penelitian atau tulisan ilmiah yang telah dilakukan oleh peneliti Indonesia. Sejak portal ini diluncurkan, baik muatan konten maupun para kontributornya belum berkembang pesat. Sementara itu Permendiknas No 17 tahun 2010 tentang Pencegahan dan Penanggulangan Plagiat di Perguruan Tinggi ditetapkan pada 16 Agustus 2011 mensyaratkan bahwa semua karya ilmiah yang dihasilkan oleh mahasiswa/dosen/ peneliti/ tenaga kependidikan yang dihasilkan di lingungan perguruan tinggi wajib untuk diunggahkan melalui portal GARUDA.

Berkaitan dengan hal diatas maka FPPTI Jawa Tengah dalam rangka mengembangkan kontribusi terhadap portal GARUDA menyelenggarakan kegiatan workshop/pelatihan portal GARUDA dan repositori institusi bagi perpustakaan anggota FPPTI khususnya di Jawa Tengah, dan diharapkan dapat membawa kemajuan bagi perpustakaan perguruan tinggi peserta pelatihan.

Repositori Institusi Salatiga, 1 – 2 Agustus 2011

TUJUAN KEGIATAN

Kegiatan pelatihan bertujuan untuk:

1. Meningkatkan kesadaran perpustakaan perguruan tinggi sebagai penggerak kontribusi institusi dalam menerapkan Permendiknas No 17 tahun 2010 di lingkungan masing-masing

2. Meningkatkan kontribusi perpustakaan perguruan tinggi terhadap GARUDA dan peran perpustakaan dalam penyebaran informasi lokal

3. Memperkenalkan konsep dan fungsi repositori institusi kepada perpustakaan anggota FPPTI Jawa Tengah sebagai sarana berbagi informasi lokal secara global.

TARGET & SASARAN

Peserta yang diundang dan diharapkan mengikuti rangkaian kegiatan ini adalah para pustakawan dan/ atau pengelola teknis perpustakaan perguruan tinggi (PTN/ PTS) di Jawa Tengah, Jawa Timur dan Daerah Istimewa Yogyakarta.

Bila melampaui kuota maka pendaftar baru diarahkan untuk mengikuti kegiatan di hari pertama.

LINGKUP BAHASAN

A. Repositori Institusi

Pada era informasi saat ini, informasi dan pengetahuan menjadi sumberdaya inti. Perkembangan yang berubah secara dinamis serta penuh dengan kompetisi menjadi kondisi yang saat ini harus dihadapi oleh institusi, termasuk didalamnya institusi akademik. Pada saat yang bersamaan, institusi akademis, dalam hal ini perguruan tinggi, sadar bahwa didalam lingkungannya sendiri terdapat begitu banyak asset informasi dan pengetahuan yang tersedia yang belum termanfaatkan.

Peran awal perpustakaan perguruan tinggi adalah mengumpulkan, memproses, menyebarluaskan, menyimpan dan memanfaatkan informasi dalam memberikan pelayanannya kepada masyarakat perguruan tinggi. Peran ini turut berubah sesuai dengan perkembangan jaman. Sebagai bagian dari institusi yang menghadapi perubahan kondisi seperti diatas, apapun yang mempengaruhi institusi akan mempengaruhi perpustakaan juga. Dengan demikian peran perpustakaan berkembang menjadi penyedia competitive advantage bagi perguruan tinggi (Maponya, 2004).

Repositori Institusi Salatiga, 1 – 2 Agustus 2011

Sekalipun memiliki informasi dan pengetahuan yang berharga, perguruan tinggi dan perpustakaan belum tentu memiliki budaya memelihara dan mengelola pengetahuan yang ada didalam mereka. Demikian juga dengan budaya berbagi pengetahuan dan keahlian (knowledge & expertise sharing). Lebih lanjut Maponya (2004) menyatakan bahwa keberhasilan perpustakaan akademik adalah kemampuannya memanfaatkan/ mendayagunakan informasi dan pengetahuan yang dimiliki oleh sivitas akademika untuk melayani kebutuhan masyarakat akademik secara luas.

Karena alasan – alasan tersebut, perpustakaan serta perguruan tinggi perlu menemukan cara atau strategi menangkap dan menyebarluaskan pengetahuan yang masih terpendam maupun yang telah tersedia didalam lingkungan perguruan tinggi mereka. Salah satu peran perpustakaan yang mengalami perubahan adalah keharusan untuk terus menerus mengembangkan diri atau mendapatkan ketrampilan dan pengetahuan baru untuk dapat terus melayani kebutuhan penggunanya.

Repositori institusi merupakan salah satu aplikasi online untuk mengumpulkan, memelihara, dan menyebarluaskan hasil intelektual suatu institusi dalam bentuk digital. Untuk sebuah perguruan tinggi, materi-materi yang termasuk didalam koleksi repositori ini adalah artikel jurnal, makalah penelitian, tugas akhir (dalam bentuk elektronik), serta dapat juga mencakup asset-asset digital yang dihasilkan oleh kehidupan berakademik seperti dokumen – dokumen adiminstrasi, catatan pengajaran, dan lain lain.

Secara umum, terdapat 4 obyektif pentingnya memiliki repositori institusi ini:

1. Menciptakan visibility global atas hasil penelitian suatu institusi;

2. Mengumpulkan materi/ bahan dalam satu lokasi;

3. Menyediakan akses terbuka atas hasil-hasil penelitian institusi

4. Menyimpan serta memelihara asset digital institusi lainnya, termasuk yang belum dipublikasikan, yang cenderung mudah hilang seperti literature kelabu (tugas akhir, laporan kegiatan, dll).

Repositori Institusi Salatiga, 1 – 2 Agustus 2011

B. Portal GARUDA

Garuda (Garba Rujukan Digital) merupakan sebuah portal yang dikembangkan untuk mengelola dan mempermudah akses atas informasi ilmu pengetahuan yang dihasilkan oleh para peneliti Indonesia dalam bentuk elektronik, membangun jejaring resource sharing, serta memasyarakatkan upaya digitalisasi kekayaan lokal ( local content) pada perguruan tinggi di Indonesia (Wahyudin, 2010).

Pemanfaatan akses internet dalam penggunaan portal GARUDA sangat efektif untuk penyebaran informasi dan pengetahuan di Indonesia, mengingat kondisi geografis yang ada. Tanpa GARUDA, keberadaan informasi yang tersebar di berbagai perguruan tinggi hanya dapat diketahui dengan mengunjungi perpustakaan atau perguruan tinggi yang bersangkutan. Hal ini tentu akan sangat mengurangi efektifitas pencarian, dan membuat informasi yang penting menjadi tidak termanfaatkan secara maksimal.

Portal GARUDA dikembangkan dengan tujuan untuk meningkatkan ketersediaan dan keterjangkauan informasi umum dan ilmiah yang dapat diakses dengan cepat; membangun jaringan perpustakaan digital di Indonesia; menggalakkan kegiatan berbagi pengetahuan (“knowledge sharing”) antar komunitas di Indonesia; serta meningkatkan visibilitas kekayaan intelektual lokal (“local content”) Indonesia di arena internasional.

C. Kontribusi PT terhadap GARUDA (Penerapan Permendiknas No 17 tahun 2010)

Pada 16 Agustus 2010 Menteri Pendidikan Nasional telah mengesahkan Permendiknas No 17 tahun 2010 tentang Pencegahan dan Penanggulangan Plagiat di Perguruan Tinggi. Permendiknas ini telah merubah proses pengurusan jenjang fungsional para akademisi perguruan tinggi. Untuk mendapatkan persetujuan kenaikan jabatan akademik atau kenaikan pangkat dosen, para akademisi saat ini harus memenuhi ketentuan Permendiknas No 17 tahun 2010 pasal 7 butir (b) yang menyatakan bahwa semua karya ilmiah yang hendak digunakan dalam pengurusan kenaikan jabatan akademik wajib diunggah melalui portal Garuda.

Permendiknas No 17 tahun 2010 yang mewajibkan setiap PT mengunggah semua karya ilmiah mahasiswa/ dosen/ peneliti/ tenaga kependidikan menegaskan kembali peran perpustakaan akademik di lingkungan perguruan tinggi sebagai penggerak dalam pengumpulan dan pendokumentasian karya ilmiah yang telah dihasilkan oleh sivitas akademika di lingkungan PT masing-masing.

Peran ini sangat vital, mengingat tidak banyak perpustakaan PT yang memiliki kumpulan karya ilmiah mahasiswa/ dosen/ peneliti secara terpusat, melainkan masih tersebar

Repositori Institusi Salatiga, 1 – 2 Agustus 2011

pada berbagai sumber dan dalam bermacam format. Keadaan seperti ini yang mengakibatkan sharing informasi dan terutama informasi hasil penelitan menjadi terhambat dan tidak berlangsung dengan baik. Pengulangan tema penelitian menjadi tidak terhindarkan mengingat informasi karya ilmiah yang telah dihasilkan terdahulu tidak dapat diakses secara luas oleh masyarakat peneliti di tanah air.

Pengulangan yang terus menerus berakibat pada pemborosan sumber daya, pikiran serta peluang, karena minimnya informasi hasil penelitian membuat pihak lain tidak dapat menggunakan hasil penelitian yang telah dicapai sebagai referensi dan bahkan menindaklanjuti penelitian tersebut. Bayangkan banyaknya potensi kemajuan yang seharusnya dapat diraih oleh peneliti dan ilmuwan Indonesia andai saja hasil-hasil penelitian yang telah dicapai dapat diakses secara terbuka.

Dengan semangat keterbukaan yang sedang digalakkan, terutama berkaitan dengan diseminasi informasi ilmu pengetahuan, perpustakaan perguruan tinggi perlu bersatu padu dan bekerja sama mengatasi kendala yang selama ini ada. Dari dua kategori kendala yang disebutkan dalam tulisan Rizal Fathoni Aji (2010), yaitu kendala teknis dan non-teknis, perpustakaan perguruan tinggi perlu memberikan lebih banyak perhatian pada kendala non-teknis, yaitu rendahnya kesediaan berkorban untuk kepentingan bersama diantara para kontributor, rendahnya kepercayaan antar institusi, arogansi individu dan/atau institusi, kesadaran hukum yang rendah, kurangnya pemahaman terhadap norma dan etika berinformasi, dilema antara keinginan membuka informasi dan ketakutan “dimanfaatkan” oleh pihak-pihak yang mengambil keuntungan (Wahyudin, 2010).

METODE KEGIATAN

Peningkatan pemahaman peserta terhadap penerapan Permendiknas No 17 tahun 2010, serta kaitannya terhadap portal GARUDA dan repositori institusi diberikan melalui metode:

1. Ceramah: Metode ini digunakan untuk memberikan penjelasan dan pemahaman yang lengkap mengenai topik diatas. Materi diberikan secara koprehensif, jelas, praktis dan aplikatif, dengan menekankan pada contoh-contoh kasus dan pemecahannya. Waktu penyajian materi sekitar 45 menit dilanjutkan dengan tanya jawab untuk memberi kesempatan peserta memperjelas informasi yang telah disampaikan.

2. Diskusi: Diskusi berlangsung dalam bentuk tanya jawab dengan pembawa materi dengan alokasi waktu yang lebih banyak daripada ceramah. Metode ini memberi

Repositori Institusi Salatiga, 1 – 2 Agustus 2011

kesempatan lebih banyak kepada peserta untuk membahas, mempertanyakan, menggarisbawahi, memberikan masukan, dan memperdalam materi yang diberikan.

3. Tutorial: Metode ini digunakan untuk memberikan latihan langsung dan ketrampilan dalam memanfaatkan dan memaksimalkan penggunaan portal GARUDA serta aplikasi repositori institusi.

NARASUMBER

Kegiatan ini akan dipandu oleh pembawa materi sebagai berikut:

1. Dra. Luki Wijayanti, SS., M.Si Ketua FPPTI Pusat Kepala Perpustakaan Universitas Indonesia

2. Ir. Aditya Nugraha, MS Kepala Perpustakaan Univ. Kristen Petra Surabaya

3. Tim Portal GARUDA Jakarta

4. Tim Perpustakaan Universitas Univ. Kristen Satya Wacana Salatiga Jateng

PELAKSANAAN

Waktu : Senin & Selasa, 1 dan 2 Agustus 2011Tempat : Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga

Jalan Diponegoro 60 Salatiga Target Peserta : Pelatihan Portal GARUDA = terbuka

Pelatihan Repositori Institusi = 80 orang (kapasitas 2 kelas lab)

SUSUNAN PANITIA

Ketua Panitia : Elizabeth Sri Lestari, S.Pd., MLIS.

Sekretaris : Pramukti Narendra, S.S.

Bendahara : Wiji Suwarno, S.PdI., S.IP., M.Hum.

Koordinator pelaksanaan : Widya Damayanti, S.Pd., M.Sc.

Panitia Pelaksana : Tim Perpustakaan Universitas – UKSW

Repositori Institusi Salatiga, 1 – 2 Agustus 2011

SUSUNAN ACARA

Hari Waktu Acara Pengisi Acara

Senin 08.00-09.00 Pendaftaran ulang Panitia

09.00-09.30 Pembukaan Panitia

09.30-11.00 Materi Repositori Institusi Ir. Aditya Nugraha, MS.

11.00-12.00 Materi Portal GARUDA Dra.Luki Wijayanti,SS.,M.Si

12.00-13.00 ISHOMA

13.00-16.00 Pelatihan Kontribusi Portal GARUDA Tim PORTAL GARUDA

16.00-18.00 Presentasi Vendor Tim UKSW

18.00-19.00 BUKA PUASA BERSAMA UKSW dan Panitia

Selasa 08.30-12.00 Pelatihan Aplikasi Repositori Tim UKSW

12.00-13.00 ISHOMA

13.00-15.00 Lanjutan Pelatihan Tim UKSW

15.00-16.00 Penutupan dan penyerahan sertifikat Panitia

PENUTUP

Dari kegiatan ini diharapkan perpustakaan peserta pelatihan semakin mendapatkan tambahan informasi, wawasan dan pengetahuan berkaitan dengan tugas yang diemban oleh perpustakaan sebagai salah satu tempat dokumentasi karya dan karya ilmiah. Selain itu diharapkan para pustakawan pengelola perpustakaan juga mendapatkan pengetahuan baru mengenai pengelolaan sumber daya informasi lokal di masing masing perpustakaan.

Repositori Institusi Salatiga, 1 – 2 Agustus 2011