Särskilda förutsättningar

Kvalitetsarbete med internetbehandling i reguljär vård

Viktor Kaldo, leg psykolog, DocentUtvecklingsansvarig Psykiatri Sydväst

Särskilda förutsättningar

• Central specialiserad behandlingsenhet för internetbehandling, inte en eller ett fåtal behandlare inom traditionella verksamheter.

• Byggt upp verksamhet från början• Hade inledningsvis en 50%

kvalitetsexpert (Lisa “LEAN-machine” Jansson)

• Om vi hinner - Diskutera skillnader mot andra verksamheter!

Tre viktiga aspekter

• Grundprincip och strategi (LEAN)– Värde för patienter

• Minska väntan och besök/kostnader/tidsåtgång• Öka effekten och minska risk för negativa effekter

– Strategin• Rapportera alla nuvarande och potentiella problem• Hög struktur (strukturerad tavla med lappar, korta möten

för att prioritera och fördela)

• Kvalitetssäkring av det som görs - standardisering• Utvärdering av det som görs - utvärdering

• Standardiserat bedömningsförfarande, mallar för

intervjuer, skattningar och journalanteckningar

• Behandlingsmanualer – inte bara för patienterna

• Lathundar för alla yrkesgrupper = tydliga rutiner

• Datorstödd övervakning/notifiering och stöd

• Handledning - alltid tillgängligt

• LEAN-tavla och möten

• Tydlig redovisning av resultat – från anslagstavlor till

årsrapporter

• Inflytande på enhetens utveckling

• Forskningsaktivitet för långsiktig förbättring

Lokalt kvalitetssystem på Ipsy

Flödesöversikt (uppdateras kontinuerligt)

Aktivera MVK/självscreening

Reg. i TC + patregSkicka Introbrev + remissbekräftelseS

köte

rska

B

eha

ndla

reLä

kare

Se

kret

erar

e

Kontrollera självscreeningSMS-bekräfta

(Reg. i TC + patreg)

Boka läkarbesökSkicka kallelse, prioritera >4 på

suiciditem SMS-

påminnaGöra pat. mapp

Bedöma och diagnostisera

Journalföra i TCStarta behandling i plattformBoka hela behandlingen som 1 gruppbesök per vecka i TC

SMSa pat inloggnings-instruktioner om beh.start

Boka uppföljande läkarbesök 3 veckor efter beh.slut på fiktiv

läkarresursRegistrera start i pat.register

Behandling initieras av 1:a meddelandet

från pat. Behandla, mäta, följa

upp veckovis

Eftermäta & kontrollera

Psykoterapisammanf.Slutanteckning i TC

Kalla till återbesök

läkare.

Skriva läkarsamman-

fattning Ev. vidare-

remittering/remissvar

Följa uppbehandling

Journalföra (Sända

remissvar)

Pat.mapp

Pat.mapp

Dags för 7-dagars flaggning

ja

Nej

SMS-påminnakomplettera

pat. mapp med eftermätning

Pat.mapp

Pat.mapp

Pat.mapp

Ingångremiss

Ingångsjälvanmälan

Arkivera pat. mapp

Pat.mapp

2011-01-09

Behandling slut

Ta labb-prover

Pat. mapp

Skicka ut6mån.

uppföljn

Efter6-mån

Anmäla via MVK och fylla i

självscreening

Uppsöka vårdcentral

Komma på läkarbesök

Följa behandling:Läsa text

Utföra övningarRedovisa aktivitet

Fylla i veckoskattningar

Fylla i eftermätning

Pat.enkät

Komma på uppföljande läkarbesök

Fylla i 6mån.

uppföljn

Efter6-mån

Fylla i förmätning

MINIGAF

SCID-IMADRS-S

PDSSLSAS

MADRSEuroqolPHQ-9/PDSS-SR/

LSAS

MADRSPDSS-SR/LSAS

Anamnes ur SCID

PDSS-SRAuditDuditTIC-P

MADRSISI-5LSAS

MADRSEuroqolTIC-PÅsiktsenkätPHQ-9/PDSS-SR/

LSAS

GAF Syssel-

sättnings-status

MADRSEuroqolTIC-PPHQ-9/PDSS-SR/LSAS

Utv

ärd

erin

g/up

pföl

jnin

g s

ka

ske

me

d hj

älp

av

Pa

tient

ja

tidsaxel

1.OrganisationLedning

ProcesserRoller i

kvalitetssystemet

(Ändringar/ uppdateringar ska beslutas av

kvalitetssystemsägare)

3.Yrkesroller, kvalifikationer

arbetsuppgifter för dagliga driften

(Ändringar/ uppdateringar ska beslutas av enhetschef)

4.Arbetsrutiner. flöde, Instruktioner,

lathundar, checklistor


2.Metoder för kvalitetssäkring: regelbundna mätningar, uppföljningar,

revisioner, flaggningssystem, leantavla, rapportsystem för irritation

system för avvikelser

(Ändringar/ uppdateringar ska

beslutas av kvalitetssystemsägare)

Internetpsykiatrins kvalitetssystem har till syfte att säkerställa god kvalitet, att kvalitetsstandards uppfylls och att ständiga förbättringar sker

1.OrganisationLedning

ProcesserRoller i

kvalitetssystemet

(Ändringar/ uppdateringar ska beslutas av

kvalitetssystemsägare)

3.Yrkesroller, kvalifikationer

arbetsuppgifter för dagliga driften


4.Arbetsrutiner. flöde, Instruktioner,

lathundar, checklistor


2.Metoder för kvalitetssäkring: regelbundna mätningar, uppföljningar,

revisioner, flaggningssystem, leantavla, rapportsystem för irritation

system för avvikelser

(Ändringar/ uppdateringar ska

beslutas av kvalitetssystemsägare)

1.0 Om kvalitetssystemet1.1 Vision & huvudprocesser1.2 Ledning, organisation & styrgrupp1.3 Roller & uppgifter i kvalitetssystemet1.4 Gällande kvalitetsstandards

2.1 Metoder för kvalitetssäkring2.2 Suicidriskintervju2.3 Standardiserad suicidprocess2.4 Flödesschema för behandling och uppföljning av pat.2.5 Rutin för ändringar/ nya rutiner2.6 Agenda för styrgruppsmöten

4.1 Lathund för internetbehandling4.2 Snabbref för uppstart av behandling4.3 Standardtexter för TC4.4 Standardtexter för plattform4.5 Lathund för 6-mån uppföljning4.6 Rutin vid hembesök

3.1 Roller & uppgifter för driften

5.1 Lathund för sjuksköterska5.2 Lathund för sekreterare5.3 Suicidrutin före läkarbesök5.4 Lathund för skapa pat.konto MVK 5.5 Lathund för aktivera screening5.6 Lathund för kontrollera screeningresultat5.7 Lathund för starta pat i plattformen5.8 Lathund för SMSa behandlingsstart5.9 Kassarutiner vid frikort5.10 Checklista för patientmapp

6.1 Lathund för läkare6.2 Urvalsguide vid bedömning6.3 Handledning av nya läkare6.4 Rutininfo för underläkare6.5 Standardremissvar6.6 Lathund för läkare i användning av plattform6.7 Dikteringsmall för nybesök

7.1 Allmän introduktion startvecka7.2 Kvalitetssystemsinformation för ny personal7.3 Rutiner för skötsel av webbplats7.4 Loggbok för webbplatsuppdatering

Lathundar för• Administratörer• Läkare• Psykologer

Suicidriskhantering• Process• Intervjuguide

Lathundar, rutinerMADRS-S fråga 9 >= 4

Meddelande om suicidrisk via plattform, telefon eller mejl.Behandlaren:

-titta på grafer i internetplatt-formen för att se om det är en stor eller liten förändring-kollar Take Care efter tidigaresuicidförsök eller planer-beakta ev tidigare suicidintervjuer under behandl.

Patienten svarar inte i telefon.

Se processSuicid 2

Akut risk föromedelbart suicidförsök

Se process Suicid 3

Bedömning =Bör träffa läkare

Avsluta samtalet, säga att du ringer upp inom kort. Stäm av behov (hur bråttom det är) och möjliga läkartider med bokningsansvarig person (Monica).

Tid ska bokas inom 24h / 7 dagar

Gör journalanteckning. PSY Telefonkontakt eller LÄK Telefonkontakt om samtal ägt rum, se separat mall i dok 9.1.2. Använd annars Anteckningoch beskriv bakgrund och beslut.Kontrasigneras om annan person konsulterats.

Tid bokas direkt(kan bli på jourmott (tel 58584920)om det är efter 16.00)

Ring patienten och erbjud tid

Ring patienten och säg att vi återkommer med en tid(ange när vi ska återkomma) .

Lämna över bokningsansvartill sköterskan, som kontaktar patienten med en tid.

Bedömning =Behöver inte träffa läkare

Stäm av med patientenatt ni har fortsatt kontakt via plattformen och att patienten meddelarom läget försämras.Avsluta samtalet.

2009-11-03 Suicidprocess 1 Ansvarig: Enhetschef Christian Rück

Gör bedömning:ringa eller inte?

Inte ringa

Ringer patienten samma vardag, senast nästa vardag om input

kommer efter kl 15.30, och genomför intervju enligt dok 9.1.2

Ringa

Gör bedömning:skriv ev något tillpatienten påinternetplattformen

Exempel på lathund

Utvärdering - Hur samlas data in?

• Personal matar in:– Tidpunkter för besök och andra händelser

(sekreterare)– Klinisk information från besök och behandlingar

(läkare / psykolog)• Patienter gör självskattningar över hur de mår

(och annat)• Systemet levererar information, t.ex. antal

genomförda moduler och minuter som behandlare lagt ner på varje patient.

Personalens skattningar Data från läkarbesök

Patienternas självskattningar

Just nu har vi 54450 ifyllningar av det här

Hur utvärderas alla data?

Utvärdering av behandlingseffekt och annat

Daglig uppföljning:• systematisk mätning av patienter före, under och efter behandling, • övervakning av suicidrisk genom självskattning veckovis• systematisk kontroll av patientärenden i plattformen genom

automatiskt flaggningssystem

Veckovis uppföljning på LEAN-möten

Kvartalsvis uppföljning av styrgrupp:• väntetider till utredning (max 3 veckor) och behandlingsstart (max 2

dgr)• behandlingseffekter• avvikelserapporter• förbättringsförslag

Årsvis uppföljning genom rapport till beställare

Antal patienter i behandling

v1 v4 v7 v10

v13

v16

v19

v22

v25

v28

v31

v34

v37

v40

v43

v46

v49

v52

0

50

100

150

200

250

300

350

201420132012

Viktigt för att planera för bemanning

VäntetiderAnmälan till läkarbesök

2008 (N=420)

2009 (N=807)

2010 (N=1026)

2011 (N=897)

2012 (N=854)

2013 (N=1472)

2014 Q1 (N=372)

År

0

5

10

15

20

25

30

26

1311.5

1715

22.521

Dagar anmälan till läkarbesök. Medianvärden har beräknats uti-från tillgängliga data i Filemaker.

Exempel på bra kvalitetsarbete med

hjälp av LEAN!

2008 (N=204)

2009 (N=490)

2010 (N=602)

2011 (N=540)

2012 (N=494)

2013 (N=699)

2014 Q1 (N=216)

År

0

5

10

15

20

25

30

35

40

4541

27

17

23 22

27 26

Dagar anmälan till behandlingsstart

Väntetider (forts)Not: Medianvärden har beräknats utifrån tillgängliga data i Filemaker

2008 (N=25)

2009 (N=479)

2010 (N=612)

2011 (N=545)

2012 (N=533)

2013 (N=634)

2014 Q1 (N=269)

År

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

7

9

1 1

0 0

1

Dagar inkludering till behand-lingsstart

Bra exempel på mycket lyckat kvalitetsarbete med hjälp av LEAN!

Inklusionsgrad

Q1 Q2 Q3 Q40%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

0.5320132014

Depression Paniksyndrom Social fobi0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

44%

31%

23%

Andel genomförda 6MFUNot: Andel genomförda 6MFU för Q1 2014 avser de patienter som avslutat sin behandling under Q3 2013 och följaktligen haft möjlighet att genomföra 6MFU under aktuellt kvartal.

2014 Q1

Värt att satsa extra resurser på?

Effektstorlek per diagnosCohen's d pre-post

Depression Paniksyndrom Social fobi0

0.2

0.4

0.6

0.8

1

1.2

1.4

1.6 1.5 1.5

1

1.51.4

0.8 20132014 Q1

Är det värt besväret?

• Mest jobb i början, sedan vinner man tid på:– Färre misstag och mindre förvirring och missnöje– Snabbt fånga upp och besluta om hur hantera

avvikelser i behandlingar och organisation– Snabbare att genomföra ändringar– Effektiva möten – Enklare beslut pga bra underlag och hög struktur– Lätt att fasa in ny personal

• Härlig känsla att ta problem på allvar och bli bättre!

Diskussion

• Kan alla dessa delar användas i andra sammanhang?

• Är en central enhet en förutsättning för kvalitetsarbete?

Documents

Särskilda förutsättningar